Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) 209-4748 E-mail: info@sdakft.hu Web: http://www.sdakft.hu/ Dátum: 2009.01.13. Verzió: 1.5
Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal 1.1. 2007.10.19. A teljes megváltozott 1.2. 2008.04.01. A teljes megváltozott 1.3. 2008.04.21. Ügyiratok leírása, képek cseréje, külsı Hozzáad gombok átnevezése Új menüpont: Felhasználó vezetı 12. Címfelvételi mezık átrendezése 28. Telefonszámok, E-mail címek megadásakor kötelezı szabályozott karakterkészlet használata 29. Feltüntetett jellemzık fülön Súly és Érték megadásakor kötelezı mezık 50. Jövıbeli dátumok megadásakor figyelmeztetı üzenet 50., 54. Irattári tételszám definiálásának módja megváltozott 56. Új funkciógomb: Iktatókönyvhöz hozzáad 92. Átiktat gomb átnevezése Iktat -ra, valamint Téves iktatás miatt kerül újra iktatásra jelölınégyzet 59.,100.,107. Elektronikus példány jellemzıi fülön új mezı: Eredeti fájlnév 79., Új funkciógomb: Visszaérkeztet 93. Új menüpont: Iktatókönyvek 99. Ügyiratok létrehozásának módja megváltozott 107-tól. Új alkalmazott felvételekor vagy szervezethez hozzáadásakor figyelmeztetı üzenet 149-150. Adminisztráció/Irányítószámok menüpontnál kötelezı mezı 170. E-mail iktatás definiálása 179. Új Gyorsiktató menüpont 95. 1.4. 2008.08.11 Iratimportálás 204. 1.5. 2009.01.13. Közvetlen válaszlevél 122 Szervezeti egység felsı menüsoron 13 Módosítások nyomonkövetése 25 Irattári helyek 46. Egyéncsoportok 50 Gyorsiktatás 105 Ügyiratok 146 Partnerek 206 Paraméterek 231 Egyéncsoportok szerkesztése 238 Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5 Oldalszám: 3 / 260
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 9 2. Belépés a rendszerbe... 9 2.1. Autentikációs mód... 9 2.2. Mindig kérje a jelszavat... 9 3. Belépés után... 10 3.1. A felület felépítése... 11 3.2. Felsı menüsor választási lehetıségei... 12 3.2.1. Fájl... 12 3.2.2. Eszközök... 12 3.2.3. Szerepkörváltás... 13 3.2.4. Szervezeti egység... 14 3.2.5. Felhasználó vezetı... 14 3.2.6. Kedvencek... 15 3.2.7. Súgó... 16 4. Felületek funkcionalitásai... 18 4.1. Felületek átméretezése... 18 4.2. Oszlopszerkesztés... 19 4.2.1. Oszlopszerkesztés funkció... 19 4.3. A listán jobb egérgomb kattintásával feljövı lista funkciói... 21 4.3.1. Az Összes adat funkció... 21 4.3.2. Lista nyomtatása és fájlba exportálása... 21 4.3.3. Mindent kinyit... 24 4.3.4. Mindent becsuk... 25 4.3.5. Mindent kijelöl... 25 4.3.6. Kijelöléseket töröl... 25 4.3.7. Módosítások nyomonkövetése... 26 4.3.8. Hierarchikus elrendezés... 26 5. Általánosan használt keresési funkciók... 27 5.1.1. Egyszerő és összetett keresés... 27 5.1.2. Szőrések... 28 6. Összesített információk... 29 7. Saját... 30 7.1. Személyes adatok... 30 7.1.1. Személyes adataink... 30 7.1.2. Elérhetıségeink... 31 7.1.3. Egyéb azonosítóink... 33 7.1.4. Licensz státusz... 33 7.2. Szervezeti egységek... 34 7.2.1. Alap adatok... 34 7.2.2. Elérhetıségek... 35 7.2.3. Helyi alkalmazottak... 36 7.2.4. Szervezeti egység alkalmazottai... 37 7.2.5. Iktatókönyvek... 43 7.2.6. Irattári helyek... 47 7.2.7. Index bevételezés... 49 7.3. Egyéncsoportok... 51 Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 4 / 260
8. Küldemények érkeztetése... 54 8.1. Érkeztetési adatok... 54 8.2. Feltüntetett jellemzık... 59 8.3. Küldemény továbbpostázása... 60 8.4. Postabontás... 63 8.5. Kulcsszavak... 64 8.6. Küldeményhez tartozó iratok... 65 8.6.1. Irat jellemzıi... 67 8.6.2. Iktatási számok... 69 8.6.3. Irathoz való hozzáférés definiálása... 74 8.6.4. Irat kapcsolatainak rögzítése... 76 8.6.5. Tájékoztatások felvitele és kiosztása... 77 8.6.6. Kulcsszavak megadása... 78 8.6.7. Mutatók megadása... 79 8.6.8. Materiális példányok... 80 8.6.9. Elektronikus példányok... 93 8.6.10. Iratkapcsolatok... 105 9. Gyorsiktatás... 106 9.1. Bejövı levelek iktatása... 106 9.2. Kimenı levelek iktatása... 110 10. Gyorsügyirat... 110 10.1. Bejövı iratok... 111 10.1.1. Érkeztetés... 111 10.1.2. Alszámos iktatása... 116 10.1.3. Fıszámos iktatása... 117 10.2. Kimenı iratok... 120 10.2.1. Iktatás nélküli kimenı iratok... 120 10.2.2. Alszámos iktatású kimenı iratok... 121 10.2.3. Fıszámos iktatású kimenı iratok... 122 11. Iratok... 123 11.1. Válaszlevél küldés... 123 11.2. Materiális példányok sablonból... 124 11.3. Elızetes elektronikus példány... 125 11.4. Utóirat hozzáadása... 126 11.5. Iktatókönyvhöz hozzáad... 127 11.5.1. Materiális példányok... 128 11.5.2. Elektronikus példányok... 131 11.5.3. Érkeztetési bejegyzés... 133 11.5.4. Iratkapcsolatok... 134 12. Iktatókönyvek... 134 12.1. Irat... 135 12.1.1. Materiális példányok... 135 12.1.2. Elektronikus példányok... 135 12.1.3. Érkeztetési bejegyzés... 135 12.1.4. Iratkapcsolatok... 135 13. Példányok... 136 13.1. Materiális példányok... 136 13.2. Elektronikus példányok... 137 Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 5 / 260
13.3. Faxok... 138 13.3.1. Irat... 139 13.4. Levéltárazás... 142 14. Tájékoztatások... 143 14.1. Kapott tájékoztatások... 143 14.2. Kiírt tájékoztatások... 144 14.3. Irat... 146 14.3.1. Elektronikus példány... 146 15. Ügyiratok... 147 15.1. Új ügyirat indítása iktatott elektronikus példányból... 148 15.2. Új ügyirat indítása iktatott materiális példányból... 151 15.3. Új ügyirat indítása iktatatlan elektronikus példányból... 151 15.4. Új ügyirat indítása iktatatlan materiális példányból... 152 15.5. Új ügyirat indítása feljegyzésbıl... 152 15.5.1. Munkafolyamat ügyirathoz rendelése... 153 15.5.2. Elıadói ív nyomtatása... 155 15.6. Idıpontok kezelése... 155 15.7. Tevékenységek kezelése... 157 15.7.1. Szabad ügyvitelő munkafolyamat létrehozása... 157 15.7.2. Munkafolyamat kezdése... 160 15.8. Véleményezés... 163 15.9. Hozzáférés... 164 15.10. Kapcsolatok... 164 15.11. Történet... 164 15.12. Ügyirat postázása... 165 15.13. Ügyirathoz ügykör rendelése... 167 15.14. Ügyirat irattárazása... 168 15.14.1. Ügyirat kölcsönzése... 169 15.15. Ügyirathoz kulcsszavak megadása... 170 15.16. Mutatók... 171 15.17. Határidı... 172 15.18. Iratok... 172 15.18.1. Materiális példányok... 173 15.18.2. Elektronikus példányok... 174 15.18.3. Érkeztetési bejegyzés... 175 15.18.4. Iratkapcsolatok... 176 15.19. Materiális példányok... 176 15.20. Elektronikus példányok... 177 15.21. Munkafolyamat... 178 16. Ügykörök... 179 16.1. Ügykör létrehozása... 179 16.2. Ügykörhöz kulcsszavak megadása... 180 16.3. Ügykörhöz tartozó ügyiratok... 181 16.3.1. Materiális példányok... 182 16.3.2. Elektronikus példányok... 182 16.3.3. Munkafolyamat... 182 17. Elektronikus dossziék... 182 18. Szervezeti egység postái... 183 Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 6 / 260
18.1. Feladott küldemények... 183 18.2. Feladott materiális példányok... 185 18.3. Feladott ügyiratok... 187 18.4. Várható küldemények... 191 18.5. Várható materiális példányok... 193 18.6. Várható ügyiratok... 195 18.7. Postalap... 198 19. Személyes postáim... 199 20. Szervezeti egységek... 200 20.1. Szervezeti egység alapadatai... 200 20.2. Szervezeti egység elérhetıségei... 201 20.2.1. Postai címek... 201 20.2.2. Telefonszámok... 202 20.2.3. E-mail címek... 202 20.2.4. Honlap címek... 202 20.3. Helyi alkalmazottak... 202 20.4. Alkalmazottak... 203 20.5. Iktatókönyvek... 204 20.6. Irattári helyek... 205 20.7. Nyomtatási sablonok... 206 21. Partnerek... 207 21.1. Partner személyek... 207 21.2. Partner szervezeti egységek... 210 21.2.1. Partner szervezet alkalmazottai... 213 22. Sablonok... 215 22.1. Munkafolyamat sablonok... 215 22.1.1. Munkafolyamat tervezı... 216 22.2. Irat sablonok... 221 22.2.1. Sablon elemek... 222 23. Adminisztráció... 223 23.1. Alkalmazottak... 223 23.2. Felhasználó szerepkörhöz rendelése... 225 23.2.1. Szerepkör összerendelés... 225 23.2.2. Helyettesítés adminisztrálása... 226 23.2.3. Csoportos jogosultság felvétel... 227 23.3. Irattári tervek... 228 23.4. Irányítószámok... 229 23.5. Index importálás... 230 23.6. Kódtételek... 231 23.7. Paraméterek... 232 23.8. Fájltárolók... 235 23.9. Tárgy sablonok... 236 23.10. Mutatók... 237 23.11. Típusszámok... 238 23.1. Egyéncsoportok szerkesztése... 239 24. Sztornózottak... 241 24.1. Sztornózott küldemények... 241 24.2. Sztornózott iratok... 242 Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 7 / 260
24.3. Sztornózott materiális példányok... 243 24.4. Sztornózott elektronikus példányok... 243 24.5. Sztornózott ügyiratok... 244 24.6. Sztornózott ügykörök... 245 25. Általános lekérdezések... 246 26. E-mailek iktatása... 247 26.1. Bejövı e-mailek iktatása... 247 26.2. Kimenı e-mailek iktatása... 252 27. Iratimportálás... 254 27.1. Importálás az Iratok menüponton... 254 27.1.1. Iratköteg... 254 27.1.2. Körlevél... 260 27.1.3. Külsı iratok... 261 27.1.4. Belsı keletkezéső papíralapú iratok... 261 27.1.5. Belsı keletkezéső elektronikus iratok... 261 27.1.6. Külsı keletkezéső papíralapú iratok... 261 27.1.7. Külsı keletkezéső elektronikus iratok... 261 27.2. Importálás az Ügykörök menüponton... 261 27.3. Importálás a Partnerek / Partner személyek menüponton... 261 Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 8 / 260
1. Bevezetés A Poszeidon egy teljes körő vállalati/intézményi iktató, nyilvántartó és ügyiratkezelı rendszer. A Poszeidon a legkorszerőbb technológiával kifejlesztett, modulárisan felépülı rendszer, amely végigkíséri a szervezetben keletkezı vagy beérkezett iratok teljes életciklusát a beérkezéstıl az irattáron át a selejtezésig legyenek azok elektronikus e-mail, fax, fájlban tárolt és/vagy papír alapú dokumentumok. A rendszer támogatja az összes irattal kapcsolatos munkafolyamatot, ezzel lehetıséget biztosít a modern, papírmentes ügyiratkezelésre való áttérésre, és megvalósítja az ehhez szükséges elektronikus archiválást a jogszabályban elıírt módon. 2. Belépés a rendszerbe A POSZEIDON Ügyviteli és Iktatási Rendszerbe beállításaitól függıen kétféle módon lehet bejelentkezni. 2.1. Autentikációs mód Ha a hálózaton belül a login nevek definiálva vannak, akkor a programba való bejelentkezés az operációs rendszerekben meglévı hálózati azonosítón keresztül történik. 2.2. Mindig kérje a jelszavat Ha a hálózaton belül a login nevek nincsenek definiálva, akkor a program elindítása után az ábrán látható felület jelenik meg. A belépéshez elsıként szükség van az azonosító és a jelszó megadására. Az azonosítót és a jelszót a rendszer adminisztrátora határozza meg, amit a késıbbiekben egyénileg módosíthatunk. Ennek menete a továbbiakban kerül ismertetésre. A bevitt adatokat az Enter billentyő vagy a Bejelentkezés gomb megnyomásával nyugtázhatjuk. A belépéshez ezután még ki kell választanunk a Szerepkör -t és a Nyelv -et. A legördülı listában azok a szerepkörök jelennek meg, amelyeket a rendszeradminisztrátor a felhasználóhoz rendelt. A szerepkörök magukba foglalják azokat a jogosultságokat, melyekkel a felhasználó rendelkezik a rendszer adattábláinak olvasására, illetve írására vonatkozóan. Ezt követıen ismét az Enter billentyő vagy a Belépés megnyomásával léphetünk be a rendszerbe. Ha a programot mégsem akarjuk elindítani, akkor a Kijelentkezés gombra kell kattintani. Bejelentkezés a rendszerbe Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 9 / 260
Belépés a rendszerbe 3. Belépés után Belépéskor megjelenik az általunk kiválasztott szerepkör funkcionalitását megjelenítı fastruktúra. A felület alsó részén módunkban áll megjeleníteni, hogy milyen login névvel, milyen szerepkörrel, valamint milyen szerveren keresztül érjük el az alkalmazást. A kívánt információ megjelenítéséhez a felület alsó részén a jobb egérgomb kattintására feljövı ablakban jelöljük ki a számunkra szükséges adatokat. Információk megjelenítése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 10 / 260
3.1. A felület felépítése Belépéskor egy információs felület jelenik meg, melynek felépítése eltér a többi felületétıl, így a rendszer általános felépítését az ügyiratok felületen mutatjuk be. A képernyı bal oldalán látjuk a fastruktúrájú menüt, felül található a szőrıpanel, alatta az adatlista, az alatt pedig a munkapanel. Menü: A menü segítségével navigálhatunk a felületek között. A kék színő menüpontok csoportokat, a fekete színő menüpontok pedig konkrét felületet azonosítanak. A menü fa szerkezető, ahol a fába lefele haladva egyre konkrétabb adatokhoz jutunk valamilyen logikai összerendelés mentén. Például a Szervezeti egységek alatti Alkalmazottak menüpontban a kiválasztott szervezeti egység saját dolgozóit tekinthetjük meg, szerkeszthetjük stb. Használat során csak lépésrıl lépésre, fentrıl lefele, vagyis balról jobbra lehet haladni. Szőrıpanel: Ezen a panelen találhatóak a szőréssel, kereséssel, léptetéssel kapcsolatos kezelık. Itt helyezkedik el a képernyırögzítéshez használható rajzszög is. A bal felsı sarokban látható a felettes felület megnevezése, amennyiben létezik ilyen. Adatlista: A lista tartalmazza a felülethez tartozó adatok szőrt, ill. rendezett listáját. A megjelenített oszlopok és azok sorrendje tetszılegesen testre szabható. A lista testre szabása az adatlista felett végrehajtott, jobb egérgomb lenyomásakor felugró menün keresztül történik. Munkapanel: Ezen a panelen találjuk meg, fülek alá csoportosítva a kijelölt rekord mezıit, pontosabban a mezıkhöz adekvát módon kapcsolódó felhasználóbarát kezelıket. A munkapanelen található kezelık csak szerkesztımódban aktívak. Lényegében az érdemi munka ezen a panelen történik. Az adatok rögzítését színezett mezık is segítik. A zöld színő mezık kötelezıen kitöltendıek, a szürke mezıket a rendszer automatikusan tölti, a fehér mezık pedig tetszılegesen kitölthetı mezık. Funkciógombok: Ezen a panelen sorakoznak a felülethez tartozó legfontosabb funkciógombok. A kevésbé fontos, vagy egy konkrét fülhöz kapcsolódó funkciógombok, ettıl eltérı módon, a munkapanelen helyezkednek el. Státuszsor: A státuszsorban találhatók az általános, az adatkezelés állapotával kapcsolatos információk. A felület felépítése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 11 / 260
3.2. Felsı menüsor választási lehetıségei 3.2.1. Fájl 3.2.1.1. Saját beállítások mentése A Fájl menüpont alatt elérhetı Saját beállítások mentése a következı beállításokra terjed ki: kedvenc menüpontok beállításai, kis- és nagybetőre keresés, kiválasztás jelölınégyzettel, alapértelmezett keresési feltétel beállítása, valamint a felületek alsó részén látható információkban végzett változtatásokra (login név látható, szerver látható, szerepkör látható) vonatkozik. Ha ez utóbbi beállítások közül bármit módosít a felhasználó, akkor kilépéskor mindig rákérdez a program, hogy mentjük-e a változásokat. A funkció az oszlopoknál végzett módosításokra viszont nem vonatkozik! Az oszlopok beállításait az Oszlop beállítások mentése saját részre paranccsal lehetséges tárolni, amit a szőrıpanelen végrehajtott jobb klikk megnyomásával érhetünk el. 3.2.1.2. Kilépés Ezt a parancsot választva kiléphetünk a rendszerbıl. 3.2.2. Eszközök 3.2.2.1. Kódtételek frissítése A kódtételek frissítése funkció azon mezık frissítésére szolgál, amelyek csak kódtételesen változtathatók, vagyis a mezık tartalma elıre kódolt. Ez viszont csak megfelelı jogosultsággal lehetséges. Új kódtétel felvitele után szükséges a kódtételek adatbázisát frissíteni, hogy az összes felületen megjelenjen. Ennek menetét a késıbbiekben részletezzük majd. 3.2.2.2. Számozott menü Amennyiben szeretnénk, hogy a bal oldali menü fastruktúrát alkotó menüpontjai számozottan jelenjenek meg, úgy válasszuk ki a Számozott menü parancsot. Ekkor a rendszer figyelmeztet, hogy a változás érvénybe lépéséhez a program újraindítása szükséges. Tájékoztató üzenet Ezután a programból való kilépés és belépést követıen az egyes menüpontok számozott formában jelennek majd meg. A menüpontok számozása a hibabejelentés folyamatának leegyszerősítését szolgálja. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 12 / 260
3.2.2.3. Kiválasztás jelölınégyzettel A Kiválasztás jelölınégyzettel parancs segítségével lehetséges egyes felületeken csoportos mőveleteket végrehajtani. Tehát abban az esetben, ha egy listából egyszerre több sort szeretnénk egyesével kiválasztani, akkor az Eszközök menüpontra lépve a legördülı listából válasszuk ki a Kiválasztás jelölınégyzettel funkciót. Ekkor minden olyan felületen, ahol lehetséges csoportos mőveletet végezni, a listában megjelenik egy jelölınégyzeteket tartalmazó oszlop. A jelölınégyzetek bepipálásával kijelölhetjük azokat a sorokat, amelyekkel dolgozni szeretnénk. Az oszlop legfelsı cellája megmutatja, hogy hány sort jelöltünk ki összesen. Például egyéncsoportoknál a csoportban lévı tagok kiválasztása csoportosan is történhet. A Shift és a Ctrl billentyők és az egér használatán túl ez a funkció a mindennapos használat megkönnyítésére szolgál. Fontos megjegyezni, hogy a funkció a módosítást követıen csak a következı felület megnyitásánál lesz érvényes! Egyéncsoportok tagjainak kiválasztása Abban az esetben, ha az összes jelölınégyzetet be akarjuk pipálni, akkor használjuk a Mindent kijelöl funkciót, amit a listára jobb egér gombbal kattintva érhetünk el. Ha pedig törölni akarjuk a kijelöléseket, akkor alkalmazzuk az ugyanebben a listában található Kijelöléseket töröl funkciót. 3.2.3. Szerepkörváltás A menüpont alatt azok a szerepkörök jelennek meg, amelyek a belépésnél is szerepeltek, vagyis azok, amelyeket a rendszeradminisztrátor a felhasználóhoz rendelt. Tehát ezzel a funkcióval a felhasználó a programból való kilépés nélkül válthat szerepkört, aminek hatására a kiválasztott szerepkörnek megfelelı fastruktúra fog megjelenni. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 13 / 260
3.2.4. Szervezeti egység A menüpont alatt azok a szervezeti egységek jelennek meg, amelyeknél a felhasználó szerepkörrel rendelkezik. Tehát ezzel a funkcióval a felhasználó a programból való kilépés nélkül válthat szervezeti egységet. A választás függvényében a program már csak a kiválasztott szervezetre vonatkozó szőkített mutató, és partner listákat jeleníti meg. Abban az esetben, ha a felhasználó csak egy szervezethez van rendelve, nincs lehetıség szervezeti egységet választani, mivel az a szervezet lesz az alapértelmezett. Ha a felhasználó több szervezethez van rendelve, akkor a belépést követıen meg kell adni, hogy mely szervezet szerinti szőkített listákkal szeretne dolgozni. A rendszer az utoljára választott szervezetet tekinti mindig az alapértelmezett szervezetnek, így a listákat annak megfelelıen jeleníti meg. 3.2.5. Felhasználó vezetı A menüpont alatt minden felhasználó magának tudja beállítani, hogy szeretne-e egy-egy opciónál figyelmeztetı üzenetet kapni a programtól vagy sem. Ezt a funkciót minden felhasználó szerepkörétıl függetlenül szabadon változtathatja a programból való kilépés nélkül. A Figyelmeztetés lezárt küldemények esetén parancs segítségével lehetséges beállítani, hogy új küldemény felvételekor a küldemény rögzítését megelızızve a program tegyen-e fel egy megerısítı kérdést az érkeztetés módjával kapcsolatban. Figyelmeztetı üzenetek új küldemény felvételekor A Figyelmeztetés szervezet postai címének hiánya esetén parancs segítségével lehetséges beállítani, hogy a program figyelmeztessen-e küldemény érkeztetésekor a postai cím hiányára vagy sem. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 14 / 260
3.2.6. Kedvencek Figyelmeztetı üzenet postai cím hiányáról Ha a baloldalon látható fastruktúrát kinyitjuk a + jelek segítségével, akkor a funkciókat jelentı menüpontok jelennek meg. Egyikrıl a másikra adott sorrendben tudunk haladni. Ha bármelyik menüpontot be szeretnénk tenni a kedvenceink közé, akkor a jobb egérgombbal jelöljük ki azt, és kattintsunk a Hozzáadás a kedvencekhez parancsra. Menüpont hozzáadása a kedvencekhez Ekkor a megjelenı kis ablakban akár egyénileg is elnevezhetjük a kiválasztott menüpontot, de érdemes az eredeti nevet megırizni. A név módosítása, vagy megırzése után kattintsunk az Rendben gombra. Ha mégsem szeretnénk a menüt a kedvencek közé tenni, akkor a Mégsem gombra kell kattintani. Menüpont nevének megadása Ezután a kiválasztott menüpont bekerül a Kedvencek alá. Ez a felhasználó munkáját könnyíti, hiszen így igen egyszerő a menüpontok közti lépkedés. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 15 / 260
Kedvencekhez adott menüpont A Kedvencek Adminisztrálása parancsra kattintva lehetséges a kedvencek közé tett menüpont(ok) karbantartása. A törölni kívánt elem kijelölése után a Törlés gombot megnyomva az adott menüpont kikerül a kedvenceink közül. Kedvencek adminisztrálása A Kedvencek navigator látható parancs megnyomásával megjelenik egy kis ablak, melyet a felületen bárhova áthelyezhetünk a bal egérgomb folyamatos nyomva tartásával, sıt az ablak méretét is változtathatjuk. Ennek segítségével már a Kedvencek menüpontra sem kell kattintanunk ahhoz, hogy az általunk közéjük tett menüket elérjük, hanem egyszerően a navigátorban látható menüket megjelenítı gombok segítségével lépkedhetünk a felületek között. 3.2.7. Súgó Kedvencek navigátor 3.2.7.1. Funkció lista A Funkció lista parancsra kattintva a feljövı ablak segítséget nyújt azon felület funkcióinak használatáról, ahol a felhasználó éppen áll. Gyakorlatilag a POSZEIDON program súgójaként funkcionál. A funkciólista az F1 billentyő megnyomásával is elıhívható. Szerkezetét tekintve megegyezik az adott szerepkörhöz tartozó fastruktúrával. Tehát ugyanazt a faszerkezetet látja a felhasználó, amit a fıablakban. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 16 / 260
A funkciólista jobb felsı részén jelennek meg az adott felülethez tartozó funkciók, az alsó felületrészen pedig az éppen kijelölt funkció leírása. A füleken lépkedve egyéb információk tekinthetık meg. Az Adatok fülön a funkció leírása jelenik meg. A Kapcsolódó funkciók/ eljárások fülön az adott funkcióhoz kötıdı egyéb funkciók listázódnak, mint az elızmény, vagy a következmény. A felületen megjelenı menüpontok bármelyikére duplán kattintva a program átlép a kiválasztott felületre. A Kapcsolódó felületek fülön a fent kiválasztott funkcióhoz tartozó összes felület megjelenik. Tehát ha egy funkciót több helyrıl is el lehet érni, akkor itt megtekinthetjük, hogy melyek azok. A Dokumentumrész fülön az adott funkció leírását olvashatjuk, továbbá ezen a felületen található a Dokumentum PDF-be gomb, melynek segítségével el is menthetjük a leírást. 3.2.7.2. Poszeidonról Funkció lista megtekintése A Súgó menüpont alatt megjelenı Poszeidonról feliratra kattintva a felhasználó információt kaphat az általa használt POSZEIDON rendszer tanúsítványáról, paramétereirıl, vagyis, hogy milyen verziójú adatbázist, szervert, és klienst használ. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 17 / 260
Poszeidonról 4. Felületek funkcionalitásai A POSZEIDON felületei általában 3 fı részre tagolódnak. Baloldalon a fastruktúra, mely a fımenü sornak a hordozója, a jobboldal vízszintesen két részre tagolódik, felül a listák jelennek meg, alul az adatok csoportosításuk szerint fülekkel választhatóak ki. 4.1. Felületek átméretezése A felület három tartománya az eredetileg középen látható nyilak segítségével méretezhetı át. A fastruktúrájú menü és a munkapanel rész elrejthetı, aminek hatására a felület többi része kiszélesedik. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 18 / 260
Felület átméretezése A felületek nem csupán a nyilakra kattintva méretezhetıek, hanem az egér bal gombjának folyamatos nyomva tartásával is. 4.2. Oszlopszerkesztés A listák oszlopokra tagolódnak, melyek átméretezhetık, átcsoportosíthatók. Az oszlopok átméretezése és átrendezése a MS Excel programban megszokott módon történik. A felhasználó ezeket a beállításokat saját részre el is mentheti. A mentés a szőrıpanelen jobb egérgomb megnyomásával megjelenı lista Oszlopbeállítások mentése saját részre funkciójának kiválasztásával történik. Abban az esetben, ha nem mentjük el ezeket a beállításokat, akkor a következı belépéskor a korábbi elrendezés fog megjelenni. A saját beállításokat módunkban áll törölni is, a Saját oszlopbeállítások törlése paranccsal. 4.2.1. Oszlopszerkesztés funkció Oszlopbeállítások mentése saját részre Az oszlopbeállítás másik módja az adatlistán jobb egérgomb kattintására megjelenı lista Oszlopszerkesztés funkciójának kiválasztásával történik. Ez esetben nem csupán az oszlopok sorrendjét, hanem az oszlopok számát is változtatni tudjuk. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 19 / 260
Oszlopszerkesztés funkció Az Oszlopszerkesztés funkció kiválasztásával beállítható tehát, hogy mely oszlopok jelenjenek meg a listában. Példánkban a Súly oszlopot is meg kívánjuk jeleníteni a többi alapbeállításon kívül. Ezt az OK gombbal tudjuk jóváhagyni. (Az oszlopszerkesztés ablakban természetesen az oszlopok sorrendje is szerkeszthetı.) Oszlopszerkesztés Ha a megjeleníthetı oszlopok mellett található jelölınégyzetet kipipáljuk, akkor a késıbbiekben azok az oszlopok fognak megjelenni az adott listában. A megjelölt oszlopot kijelölve használhatóak a Fel Le gombok, melyek segítségével beállíthatjuk az oszlopok sorrendjét. A Legfelülre gombra kattintva a kijelölt oszlop lesz a legelsı a megjelenı listában. Ezzel kihasználhatjuk, hogy legfelülre történjen az áthelyezés, ha nagy listában alul van a megjelölt oszlopnév. Az Összes kijelölése jelölınégyzet bepipálásával valamennyi információ megjeleníthetı a listában. Ha ezt a változtatás jóváhagyjuk, akkor az oszlopok között megjelenik az általunk beállított új információ. Ezután ha szeretnénk, hogy ez a beállítás így is maradjon, akkor válasszuk ki az Oszlop beállítások mentése saját részre funkciót, mely a lista fölötti felületrészen jobb egérgombbal kattintásra érhetı el. Ha a saját beállításainkat törölni szeretnénk, akkor kattintsunk a Saját beállítások törlése parancsra. Listák fölött jobb egérgombbal kattintásra feljövı ablak Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 20 / 260
A funkció a program mindennapi használatát hivatott megkönnyíteni, hiszen nem muszáj minden egyes alkalommal az általunk fontosnak vélt adatok megjelenítését újból és újból beállítani. 4.3. A listán jobb egérgomb kattintásával feljövı lista funkciói 4.3.1. Az Összes adat funkció Egyes felületeken a rendszer gyorsasága érdekében az adatlistáknak csak egy része töltıdik le, ezzel csökkentve a várakozási idıt. Az Összes adat funkció hosszú listák esetén bír nagy jelentıséggel, mivel ennek a parancsnak a segítségével tölthetı le egy lista összes sora. Ez a funkció fontos szerepet játszik a listák nyomtatásánál, hiszen, ha bármilyen listát ki szeretnénk nyomtatni, akkor az Összes adat funkció használata nélkül csak az éppen látható lista kerül nyomtatásra, nem az összes rekord. Nagyobb listák letöltése esetén a következı figyelmeztetı üzenet jelenik meg. Megerısítés Az Igen gombot választva elkezdıdik az adatok letöltése. Ha meggondoltuk magunkat, és mégsem szeretnénk az összes adatot megjeleníteni, akkor kattintsunk a Mégsem gombra. A letöltött rekordok számát, illetve az összes rekord számát a felület bal alsó sarkában tekinthetjük meg. A képernyı jobb felsı sarkában található Összes adat gomb ugyanezzel a funkcióval bír, csak az elérése gyorsabb. 4.3.2. Lista nyomtatása és fájlba exportálása A Poszeidon programban nyilvántartott adatlistákat módunkban áll kinyomtatni, vagy fájlba exportálni. Az adatlistán jobb egérgomb kattintásával feljövı ablakból válasszuk a Lista nyomtatása parancsot. Nyomtatás vagy exportálás elıtt nagyon fontos, hogy az Összes adat funkcióval valamennyi sort megjelenítsük, (ahogy ezt már említettük) hogy ne csak a felületen látható adatok kerüljenek kinyomtatásra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 21 / 260
A következı ablak jelenik meg: Lista nyomtatása funkció Lista nyomtatás/exportálás ablak Itt a Nyomtató csatolás gombbal tudunk új hálózati nyomtatót létrehozni. Csatlakozás a nyomtatóhoz Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 22 / 260
Beállítható, hogy a lista sorszámmal vagy sorszám nélkül kerüljön nyomtatásra a Listafile legördülı menübıl választva, de ez a nyomtatási kép oldalán is beállítható. A Nyomtatási elıkép gombot megnyomva láthatjuk, hogy fog kinézni a materiális lista. Nyomtatási kép E felület fejlécen végighaladva lehetséges beállítani, hogy egy, vagy két oldalt szeretnénk egyszerre látni, álló, vagy fekvı módban, egyéb. Megadhatjuk a nyomtatási paramétereket, betőméretet, sıt a bető típusát is. Az alsó láblécen további nyomtatási beállításokat adhatunk meg, mint az oldalszám megjelenítése, vagy a margó beállítása. A Nyomtat.. gomb megnyomására a helyileg beállított nyomtatóra küldi a program a listát, de meg lehet adni, hogy nyomtatóra, vagy fájlba kívánjuk a nyomtatást. A Print to file, vagy Nyomtatás fájlba jelölınégyzet bepipálásával elmenthetjük a listánkat valamilyen kiválasztott meghajtóra. Lista nyomtatása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 23 / 260
A formátuma hagyományos HTML vagy TEXT fájl lesz. Válasszuk ki a megfelelı könyvtárat, adjuk meg az új fájl nevét, majd Save, vagy Mentés gombbal tegyük be a könyvtárba. Lista fájlba mentése A fájlba nyomtatással megegyezik, ha a Lista nyomtatása parancsra feljövı ablakban egybıl az Export file-ba parancsot választjuk. Ekkor ugyanaz az ablak jelenik meg, mint az elızı folyamat végén (elızı kép). A listát ekkor is HTML-be, vagy TEXT formátumban tudjuk lementeni. Ez elsısorban hosszú listák esetén fontos, mert ez a mővelet közel sem annyira idı- és memóriaigényes, mint egy nyomtatási elıkép elkészítése. Az exportálás megszakítható. Ez különösen a több száz, vagy ezer soros listáknál jöhet jól, aminél a teljes export akár 10-50 percig is eltarthat. A beolvasott rekordok száma 5000-ig százasával, utána pedig ezresével nı. Üres lista nem exportálható. 4.3.3. Mindent kinyit A hierarchikus formában megjelenített listáknál (pl.: Irattári helyeknél és Szervezeti egységeknél) az egymáshoz tartozó elemeket egyszerre ki lehet nyitni a Mindent kinyit parancs segítségével. Ez egy kényelmi funkció, a felépítés egyszerre történı megjelenítésére szolgál. Mindent kinyit parancs használata Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 24 / 260
4.3.4. Mindent becsuk A Mindent becsuk parancs az elızı ellentettjeként funkcionál. Tehát például a hierarchikusan megadott szervezeti egység felépítését egyszerre be lehet csukni. Ez egy kényelmi funkció, a felépítés egyszerre történı visszacsukására szolgál. 4.3.5. Mindent kijelöl Mindent becsuk parancs használata Egy listában szükség lehet minden sor kijelölésére, ezekkel további mőveleteket lehet majd végezni. A Mindent kijelöl paranccsal lehetséges valamennyi sor kijelölése. Ez leginkább csoportos mőveletek végzésénél hasznos. Ilyenkor a parancsra kattintás elıtt fontos lehet megnyomni az Összes adat gombot, amennyiben a listánk összes sorával szeretnénk dolgozni. 4.3.6. Kijelöléseket töröl Mindent kijelöl parancs használata A Kijelöléseket töröl parancs az elızı kiegészítésére szolgál. Segítségével nem szükséges egyesével kivenni a pipát az egyes sorok mellıl, hanem a jobb egérgombbal a listán kattintva és a funkciót választva, egy lépéssel megszüntethetjük a kijelöléseket. Ezután új sorokat megjelölve folytathatjuk a munkánkat. Így a funkció szintén a felhasználó munkájának megkönnyítésére szolgál. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 25 / 260
Kijelöléseket töröl funkció használata 4.3.7. Módosítások nyomonkövetése A Módosítások nyomonkövetése parancs segítségével az adatlistán kijelölt rekord módosításait követhetjük figyelemmel. A megjelenı ablakban láthatjuk, mikor, melyik felhasználó, melyik számítógéprıl módosította az adatokat. 4.3.8. Hierarchikus elrendezés Módosítások nyomonkövetése A Hierarchikus elrendezés parancs azokon a felületeken jelenik meg, ahol a felsı listákat alkotó sorok alá-, és fölérendelt viszonyban vannak. Így például az Irattári helyek és a Szervezeti egységek felületeken. Az adatsorok alapértelmezetten hierarchikus formában jelennek meg ezeken a felületeken, de a listán jobb egérgombbal kattintva, és a Hierarchikus elrendezés parancsot választva ez az elrendezés megszüntethetı. Ekkor az adatok egymással egyenértékő soronként jelennek meg. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 26 / 260
Hierarchikus elrendezés parancs használata 5. Általánosan használt keresési funkciók A Poszeidon program számos helyén elıfordul, hogy a felhasználó valamilyen listát kezel: iratok, példányok, ügyiratok, stb. halmaza jelenik meg a képernyın. Ebbıl lehet aztán kiválasztani azt, amelyikkel éppen dolgozni akar. Ha ez a lista több száz elembıl áll, ha pl. tartalmazná egy adott Intézményhez kapcsolódó iratok listáját, akkor elég körülményes lehet ezek közül kiválasztani az éppen szükségeset. Ezért lehetıség van a listák szőkítésére, ami megkönnyítheti a munkánkat. Ennek több módja is van. 5.1.1. Egyszerő és összetett keresés Az egyik legalapvetıbb keresési lehetıség az egyszerő keresés, mikor konkrét személyre vagy adatra keresünk. Ez a mővelet a szőrıpanel bal részén található keresési feltétel kiválasztásával és a mellette található keresési mezı kitöltésével végezhetı. A keresési feltétel oszlopbeállítással módosítható, vagyis mindig a megjelenített oszlopok sorai között áll módunkban keresni. A keresési feltételek megadása után az Enter billentyő, vagy a Keresés gomb megnyomására egy szőkített lista jelenik meg, melynek sorai eleget tesznek a megadott feltételeknek. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 27 / 260
Egyszerő keresési feltétel kiválasztása Az egyszerő és összetett keresés esetében lehetıség van szövegrészre is keresni. Ezt karakterhelyettesítı _, vagy szövegrész helyettesítı % használatával végezhetünk. A keresési feltételek listájában megtalálható az Összetett keresés parancs is, amit a Keresés gomb mellett elhelyezett összerendelı gomb ( ) segítségével is elérhetünk. Összetett keresésnél akár több feltételt is megadhatunk. Ez a keresési mód elsısorban olyan esetben ajánlott, ha a keresési feltétel egy kódtétel. 5.1.2. Szőrések Összetett keresési feltételek megadása A hosszú listák szőkítésére szolgáló feltételhalmazokat nevezzük szőréseknek. Ezeket az elıre elkészített szőréseket egy legördülı listából választhatjuk ki, ami közvetlenül a Szőrés gomb mellett Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 28 / 260
található. Ezeket a szőréseket egyénre szabottan készíthetjük el, azokra a listákra alkalmazzuk, melyet a felhasználó nap, mint nap használ. Szőrések legördülı menübıl való kiválasztása A rendszergazdák akár az összes vagy meghatározott felhasználó részére kitehetnek szőréseket. Így például a gyakran használt keresési feltételek alapján gyorsan el tudjuk érni a keresett iratainkat. A jogosultsági rendszer tökéletesen összhangban van a lekérdezésekkel, így mindenki csak az általa elérhetı (legalább olvasásra engedélyezett) adatokra tud lekérdezni, illetve ezen adatok eredményét kapja kézhez. A Szőrés gomb megnyomására egy új ablak, a szerkesztı-kezelı felület jelenik meg, amely új szőrések összeállítására szolgál. A szőrések használatával kapcsolatos külön megtalálható a poszeidon.org.hu honlapunkon FDL melléklet néven. 6. Összesített információk Belépéskor összesített információ jelenik meg arról, hogy hány új postánk érkezett, hány új tájékoztatást, illetve tevékenységet írtak ki nekünk, valamint hány ügyiratnak közeleg, illetve járt le a határideje, és mennyi új irathoz, ügyirathoz lettünk hozzárendelve hozzáférıként az utolsó belépésünk óta. A felületen az egyes bejegyzések mögött található gombok segítségével a program automatikusan a bejegyzéshez tartozó menüpontra ugrik, ahol meg tudjuk tekinteni a rögzített új rekordot. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 29 / 260
7. Saját Összesített információ felület 7.1. Személyes adatok A Személyes adatok menüpontra lépve tekinthetjük meg a rendszerben tárolt adatainkat. Az adatokat csak a megfelelı jogosultsággal rendelkezı felhasználók szerkeszthetik, a Szerkeszt gomb segítségével. A módosításokat a Mentés gombbal lehet rögzíteni. 7.1.1. Személyes adataink A Személyes adatok fülre lépve személyes adatainkat láthatjuk. Az adatok módosításához kattintsunk a Szerkeszt gombra. Ilyenkor a Mentés és Mégsem gombok aktívvá válnak, amit a program úgy jelez, hogy a szerkeszthetı felület körül zöld színő keret jelenik meg. A módosítások után a Mentés gombra kattintva az adatok elmentıdnek, Mégsem gombra pedig visszavonódnak. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 30 / 260
Személyes adatok 7.1.1.1. Jelszóváltoztatás A Személyes adatok fülön van lehetısége a felhasználónak lecserélni saját jelszavát. A Jelszó módosítás gombra kattintva be kell írnunk a régi jelszót, majd meg kell adnunk kétszer az új jelszót. Az OK gombra kattintva az új jelszavunk mentésre kerül. 7.1.2. Elérhetıségeink Jelszómódosítás A Címek fület választva megjelennek a rendszerben szereplı személyes elérhetıségeink. 7.1.2.1. Postai címeink A Postai címek fülre lépve adhatjuk meg saját címeinket. Új cím megadásához kattintsunk a Szerkeszt majd a belsı Hozzáad gombokra, töltsük ki a címmel kapcsolatos adatokat és kattintsunk a Mentés gombra. Adjuk meg az irányítószámot, ezután ha egy másik mezıbe kattintunk, akkor a Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 31 / 260
program automatikusan tölti a Település, Ország/Régió mezıket. Ezután adjuk meg a pontos címet a Cím mezıben. Végül válasszuk ki a cím típusát: meg lehet adni állandó, ideiglenes, munkahelyi, értesítési, és levelezési címeket. A rendszer több címet tud tárolni, így lehetıségünk van több cím felvitelére is. A Töröl gombra kattintva van lehetıségünk a felvitt címsor törlésére. A Másol gomb segítségével mód van az éppen kijelölt cím másolására, amikor a cím Típus kivételével az összes adat átmásolódik. 7.1.2.2. Telefonszámaink Címeink megtekintése és szerkesztése A Tel.számok fület választva láthatjuk a rendszerben szereplı telefonszámainkat. Új telefonszám megadásához kattintsunk a Szerkeszt és a belsı Hozzáad gombra, töltsük ki a telefonszámmal kapcsolatos adatokat és kattintsunk a Mentés gombra. A rendszer több számot tud tárolni, így lehetıségünk van több telefonszám felvitelére is. A Töröl gombra kattintva van lehetıségünk a felvitt telefonszám törlésére. Telefonszám megadásakor engedélyezett karakterek a számokon kívül: -, (, ), +, \, /, #, *,. Amennyiben ettıl eltérı karaktert próbálunk megadni, akkor a program nem tölti a mezıt annak értékével. 7.1.2.3. E-mail címeink Az E-mail címek fülre lépve, megjelenik az e-mail címek listája. A Szerkeszt gombra kattintva, majd a belsı keretben lévı Hozzáad gombbal lehet új címet felvinni a rendszerben. Az e-mail cím tárolására a Mentés gomb megnyomásával van lehetıség. E-mail cím megadásakor engedélyezett karakterek: @,., -, _. Amennyiben rossz e-mail cím formátumot akarunk megadni, akkor a program figyelmeztetı üzenetet küld, hogy a szöveg formátuma nem megfelelı. Fontos megjegyezni, hogy csak abban az esetben kapunk a különbözı belsı folyamatokról üzenetet, ha a Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 32 / 260
Belsı értesítési e-mail cím típusához felvesszük a megfelelı elérhetıséget. 7.1.2.4. Honlap címeink A Honlap címek fülre lépve megtekinthetjük a felvitt honlap címek listáját. A Szerkeszt gomb után a belsı Hozzáad gombra kattintva a Honlap cím mezıje kitölthetı, melyet a Mentés gombra kattintva hagyhatunk jóvá. A kijelölt elem a Töröl gombra törlıdik. 7.1.3. Egyéb azonosítóink Az Egyéb azonosítók fül alatt lehetséges megtekinteni és karbantartani saját azonosítóinkat, valamint az ezekhez tartozó azonosító kódokat és az érvényességi idejüket. Új azonosító felviteléhez nyomjuk meg a Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombot, adjuk meg a szükséges adatokat, majd rögzítéshez kattintsunk a Mentés gombra. A belsı Töröl gombbal a kijelölt azonosítót törölhetjük. 7.1.4. Licensz státusz Egyéb azonosítók A Licensz státusz fülön megtekinthetjük a státuszunk állapotát, ami lehet aktív, vagy passzív. A megfelelı jogosultsággal ezt a beállítást szerkeszthetjük is. A passzív státusz azt jelenti, hogy az illetınek nincs joga belépni a rendszerbe. A felület továbbá arról is informál, hogy hány kiosztható státusszal rendelkezünk, és mennyi a maximálisan kiosztható licensz státusz. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 33 / 260
Licensz státusz megtekintése 7.2. Szervezeti egységek A Szervezeti egységek menüpontra lépve azon szervezeti egységek listáját tekinthetjük meg, amelyekhez az éppen aktuális szerepkörrel hozzá vagyunk rendelve. Láthatjuk a listából kiválasztott szervezet adatait, hivatalos címeit (postai címek, e-mail címek, honlapcímek), telefonszámait, továbbá a szervezethez tartozó munkatársak listáját. Ha a listán jobb egérgombbal kattintunk, a feljövı ablakban a Hierarchikus elrendezés parancs segítségével meg lehet adni, hogy a szervezetek a köztük lévı kapcsolat szerint jelenjenek meg, vagy attól függetlenül. 7.2.1. Alap adatok A listából kiválasztott szervezetnek az alapadatait láthatjuk az Alap adatok fülön. Megfelelı jogosultsággal az adatok módosíthatók a Szerkeszt gomb megnyomása után. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 34 / 260
Szervezeti egységek 7.2.2. Elérhetıségek A hozzánk tartozó szervezet hivatalos címeit (postai címek, e-mail címek, honlapcímek), telefonszámait láthatjuk a Címek fülön. Megfelelı jogosultsággal az adatok módosíthatók a Szerkeszt gomb megnyomása után, melynek módja megegyezik az elızıekben leírtakkal (7.1.2-es pont). Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 35 / 260
Szervezeti egység címei 7.2.3. Helyi alkalmazottak A szervezethez tartozó munkatársaink névsorát tekinthetjük meg a Helyi alkalmazottak fülön. Megfelelı jogosultsággal, a Szerkeszt gombra kattintás után a belsı Hozzáad és/vagy Töröl gombbal lehetséges a kiválasztott szervezeti egységhez további alkalmazotta(ka)t rendelni (listából), és/vagy törölni az összerendelést. Ezután a program figyelmeztetı üzenet formájában informál minket, hogy ne felejtkezzünk el szerepkört is rendelni az alkalmazotthoz. Figyelmeztetı üzenet új alkalmazott hozzáadásakor Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 36 / 260
Szervezeti egység alkalmazottai 7.2.4. Szervezeti egység alkalmazottai A Szervezeti egységek / Alkalmazottak menüpontra lépve a felsı listában jelennek meg az adott szervezethez tartozó munkatársak. A felület alsó részén, a különbözı füleken lépkedve az alkalmazottra vonatkozó részletes adatok jelennek meg. Az alkalmazotti adatokon túl megtekinthetjük és karbantarthatjuk az alkalmazott intézményi elérhetıségeit ( Intézményi címek fül), státuszát és egyéb azonosítóit is. Az adatokat csak a megfelelı jogosultsággal rendelkezı felhasználók módosíthatják, a Szerkeszt gomb segítségével. A módosításokat a Mentés gombbal lehet rögzíteni. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 37 / 260
Szervezethez tartozó alkalmazottak 7.2.4.1. Személyes adatok A Személyes adatok fül funkcióját és mőködését tekintve megegyezik a 7.1.1 pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy ezen a felületen nem a saját adatainkat tekinthetjük meg, és tarthatjuk karban, hanem egy adott szervezethez tartozó alkalmazottét. 7.2.4.2. Alkalmazotti adatok Az Alkalmazotti adatok fülre lépve a dolgozó Alkalmazotti státusz -át, és Betöltött pozíció -ját tekinthetjük meg, illetve megfelelı jogosultsággal szerkeszthetjük. Az adatok módosításához nyomjuk meg a Szerkeszt gombot, majd a legördülı menük segítségével állítsuk be a megfelelı értékeket, és végül az adatok rögzítéséhez kattintsunk a Mentés gombra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 38 / 260
Alkalmazotti adatok 7.2.4.3. Személyes elérhetıségek A Címek fül funkcióját és mőködését tekintve megegyezik a 7.1.2 pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy ezen a felületen nem a saját adatainkat tekinthetjük meg és tarthatjuk karban, hanem egy adott szervezethez tartozó alkalmazottét. Alkalmazott elérhetıségei Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 39 / 260
7.2.4.4. Intézményi elérhetıségek Az Intézményi címek fülön az alkalmazotthoz tartozó intézményi elérhetıségeket tekinthetjük meg és tarthatjuk karban. (A fülön megadható adatok annyiban térnek el a Címek fülön találhatóktól, hogy itt nem az alkalmazott személyes elérhetıségei láthatóak, hanem a munkahelyével, azaz az intézménnyel kapcsolatosak. Pl.: mellék száma stb. Tehát itt adhatjuk meg egy alkalmazott intézménynél lévı elérhetıségeit (postai címét, telefonszámát, e-mail címét, honlap címét). Ez azért fontos, mert az alkalmazottunk a szervezetnél olyan saját céges e-mail címmel, vagy saját céges mellékszámmal rendelkezhet, ami nem egyezik meg a szervezet elérhetıségeivel.) Az elérhetıségek módosítása, és felvitele megegyezik a 7.1.2 pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy az adatok szintén nem magunkra, hanem a felsı listában kiválasztott alkalmazottra vonatkoznak. 7.2.4.5. Egyéb azonosítók Intézményi címek Az Egyéb azonosítók fül funkcióját és mőködését tekintve megegyezik a 7.1.3-as pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy ezen a felületen nem a saját adatainkat tarthatjuk karban, hanem egy adott szervezethez tartozó alkalmazottét. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 40 / 260
Alkalmazott egyéb azonosítói 7.2.4.6. Licensz státusz A Licensz státusz fül funkciójának mőködése mindenben megegyezik a 7.1.4-es pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy ezen a felületen nem csak a saját státuszunkat látjuk, hanem a már korábban kiválasztott szervezeti egység összes alkalmazottjáét. Alkalmazott státusza Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 41 / 260
7.2.4.7. Új alkalmazott hozzárendelése szervezeti egységhez A funkció csak megfelelı jogosultsággal rendelkezı felhasználók számára elérhetı. A kiválasztott szervezethez új alkalmazott az Új gomb megnyomásával adhatunk hozzá. Ekkor tehát a Saját / Szervezeti egységek felületen kiválasztott szervezethez tudunk egy teljesen új munkatársat felvinni. A gomb megnyomása után a mezık szerkeszthetıvé válnak. A füleken lépkedve adjuk meg az alkalmazott adatait. (Azok a fülek, melyek neve át van húzva csak a fıbb adatok mentése után vihetık be a rendszerbe. Tehát az áthúzás mintegy a lépések sorrendjét hivatott jelezni. Ebben az esetben tehát elsıként az elsı három fül adatait lehetséges csak megadni.) Fontos, hogy a zöld színnel megjelölt mezık kitöltése kötelezı! Az adatfelvitel után a Mentés gombra kattintva az alkalmazott bekerül a rendszerbe, és egyúttal az adott szervezeti egységhez rendelıdik. Ha bármilyen okból kifolyólag az adatokat nem szeretnénk rögzíteni, úgy kattintsunk a Mégsem gombra. 7.2.4.8. Már meglévı alkalmazott hozzárendelése szervezeti egységhez A funkció csak megfelelı jogosultsággal rendelkezı felhasználók számára elérhetı. A rendszerben már szereplı alkalmazott(ak)at is lehetséges adott szervezethez rendelni. Erre a megfelelı szervezeti egység ( Saját / Szervezeti egységek menüpont) kiválasztása után a Hozzárendel gombra kattintással van mód. A gomb megnyomására feljövı listából válasszuk ki az alkalmazottat, majd hozzárendeléshez kattintsunk az OK gombra. Ezzel a kiválasztott alkalmazott bekerül a szervezet munkatársai közé. Alkalmazott hozzárendelése szervezeti egységhez listából Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 42 / 260
7.2.4.9. Iratokhoz való hozzáférés csoportos megadása Az alkalmazottak felületen lehetıség van az általunk rögzített iratokhoz csoportosan hozzáférést megadni. A Hozzáférés átadás gomb segítségével egy felhasználót egyszerre több irathoz is megadhatunk hozzáférınek. Ezt a funkciót új belépı esetén ajánlott alkalmazni. Erre a megfelelı szervezeti egység ( Saját / Szervezeti egységek menüpont) és alkalmazott kiválasztása után a Hozzáférés átadás gombra kattintással van mód. A gomb megnyomására feljövı listából válasszuk ki az iratokat, majd nyugtázáshoz kattintsunk az OK gombra. Ezzel a kiválasztott alkalmazott hozzáférıje lesz a kiválasztott iratoknak. 7.2.5. Iktatókönyvek Iratokhoz való hozzáférés átadása Az iktatókönyv egy adott szervezethez tartozó iratok iktatási számainak a jegyzıkönyve. Az iktatókönyvön belül minden fıszám egyedi. Egy szervezethez több könyv is tartozhat. Elıírás szerint minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. A menüpontra lépve lehetıségünk van a kiválasztott belsı szervezeti egység alatt található iktatókönyvek és adataik megtekintésére, adataik szerkesztésére, valamint új iktatókönyvek felvitelére. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 43 / 260
Szervezeti egység iktatókönyvei 7.2.5.1. Új iktatókönyv felvitele Új iktatókönyv felviteléhez kattintsunk a Megnyit gombra, adjuk meg az iktatókönyv adatait, majd kattintsunk a Mentés gombra. Fontos, hogy a zöld színnel megjelölt mezıket ( Elnevezés, Utolsó kiosztott fıszám, Iktatási rendszer ) feltétlen töltsük ki. Ellenkezı esetben a program nem menti el az adatokat, és figyelmeztet a hiányosságról. A Vonalkód mezı lehetıvé teszi egy adott iktatókönyv könnyebb azonosíthatóságát a késıbbiekben. Az Utolsó kiosztott fıszám mezıbe kell megadni, hogy melyik iktatási számtól kezdıdıen adja a rendszer az adott iktatókönyv kezdı sorszámát. Ez a szám alapértelmezetten 0, hiszen ez azt jelenti, hogy az iktatókönyv kezdı iktatószáma az 1 lesz. (Ha például 99-et írunk be a mezıbe, vagyis a 99 az utolsó kiosztott fıszám, akkor a rendszer a 100-as iktatási számtól kezdi az iktatókönyv iratainak azonosítását.) A Maximális fıszám mezıben meghatározhatjuk, hogy az iktatókönyvbe mennyi a kiadható maximális fıszám. Amennyiben elértük ezt a számot, akkor ezután már csak alszámosan lehetséges az adott iktatókönyvbe iktatni. Az Iktatási rendszer mezı automatikusan töltıdik, amennyiben a hozzá kapcsolódó paraméter be van állítva. Tehát paraméter beállítástól függıen megadható egy adott szervezeti egység iktatási rendszere. A paramétert a legnagyobb jogosultsággal rendelkezı felhasználók az Adminisztráció / Paraméterek felületen az IKTATASIRENSZER paraméter értékének, azaz az iktatási rendszer nevének megadásával állíthatják be. Az alapértelmezett iktatási rendszer, kényelmi célt szolgál az iktatókönyvek felvételnél. (A paraméter nem globális, ami azt jelenti, hogy akár minden egyes szervezeti egységhez külön iktatási rendszer vihetı fel, ha a Szerkeszt gombra kattintás után a Szervezeti egység mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintva a megjelenı listából kiválasztjuk a megfelelı szervezetet.) Az Évszám mezı azt mutatja, hogy az iktatókönyv melyik évre vonatkozik, mely új iktatókönyv létrehozásakor automatikusan töltıdik, de átírása megengedett. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 44 / 260
Új iktatókönyv felvitelénél figyelmeztetés hiányzó adatra 7.2.5.2. Iktatókönyv lezárása Egy iktatókönyvet akkor érdemes lezárni, ha már betelt, és több iratot nem szeretnénk iktatni hozzá. Ezt tipikusan év végén szükséges megtenni. A program automatikusan év végén minden iktatókönyvet lezár amennyiben az IKTATOKONYV_EV_VEGI_AUTOMATIKUS_LEZARASA rendszerparaméter értéke I -re van állítva. Amennyiben évközben szeretnénk egy iktatókönyvet lezárni, akkor a felsı listából válasszuk ki a lezárandó iktatókönyvet és kattintsunk a Lezár gombra. Ekkor a program rákérdez, hogy biztosak vagyunk-e a mővelet végrehajtásában. Megerısítı kérdés Ekkor, ha a Rendben gombra kattintunk a Lezárás jelölınégyzetbe pipa kerül, és a késıbbiekben nem lehet módosítani az iktatókönyv adatait, és újabb irat sem kerülhet hozzá. Emiatt átiktatásnál az iktatókönyvek listájában sem jelennek meg a már lezárt iktatókönyvek. Ha tehát egy lezárt iktatókönyvet kijelölünk és a Szerkeszt gombra kattintunk, akkor a program jelzi, hogy a szerkesztés nem lehetséges. Így nagyon fontos, hogy a mővelet végrehajtása elıtt bizonyosodjuk meg, hogy az iktatókönyv valóban lezárható-e, mert visszavonásra nincs lehetıség. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 45 / 260
Figyelmeztetı üzenet Az iktatókönyv lezárásakor a program automatikusan elkészíti, lementi annak hitelesen aláírt változatát. Így ekkor az Exportálás gombra kattintás nélkül megtörténik az iktatókönyv xml formátumban történı sajátgépre mentése. 7.2.5.3. Iktatókönyv exportálása Egy iktatókönyv hiteles elektronikus változatának elkészítéséhez lépjünk a Szervezeti egységek felületre, és válasszuk ki a megfelelı szervezetet, majd lépjünk az Iktatókönyvek alárendelt menüpontra. Válasszuk ki az exportálandó iktatókönyvet, és kattintsunk az Exportálás gombra. Ekkor a megjelenı ablakban tallózzuk ki azt a könyvtárat, ahova az iktatókönyv hitelesen aláírt változatát menteni szeretnénk. Végül kattintsunk az OK funkciógombra. Ezzel létrejött a kiválasztott iktatókönyv elektronikusan aláírt másolata, melyet a felhasználó által kimentett könyvtárban megtalálhatunk. Az exportált iktatókönyv XML formátumban tárolódik, és tartalmazza az iktatókönyvbe iktatott valamennyi iratot és azok részletes adatait is. Iktatókönyv exportálása (Amennyiben a Lezár funkciógombot alkalmazzuk, azzal egyúttal a program automatikusan elvégzi az iktatókönyv exportálását is. Azaz ebben az esetben egy XML állomány formájában mentésre kerül az iktatókönyv az Exportálás gomb megnyomásától függetlenül.) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 46 / 260
7.2.5.4. Iktatókönyv hozzáférésének definiálása A programban definiálni lehet azt, hogy egy-egy iktatókönyvet alkotó iratokhoz mely személyek férjenek hozzá. Akik az Alapértelmezett hozzáférés fülön fel vannak véve, azok minden abba az iktatókönyvbe iktatott irathoz hozzáférnek, függetlenül attól, hogy milyen jogosultságaik vannak. Egyén hozzáadásához kattintsunk elıször a Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra. A megjelenı táblából válasszuk ki azt az egyént, vagy egyéneket, aki(ke)t az iktatókönyvhöz szeretnénk rendelni, majd nyomjuk meg az OK gombot. Végül a Mentés gombbal tárolhatjuk az összerendeléseket. A Szerkeszt, majd a Csoportot hozzáad gombbal pedig egy általunk létrehozott egyéncsoportot is hozzárendelhetünk a megjelenı listából az adott iktatókönyvhöz. Ezzel a módszerrel tehát nem szükséges a személyeket egyesével kijelölni. A Szerkeszt, majd a Töröl gombbal törölhetünk akár egyszerre több személyt is a már hozzárendeltek közül. 7.2.6. Irattári helyek Iktatókönyv hozzáférésének definiálása A felettes menüponton kiválasztott szervezethez az Irattári helyek felületen lehetséges különbözı irattári helyeket felvinni, illetve a már meglévıket karbantartani. Irattári helyként értelmezzük az iratok fizikai elhelyezésére használt helyiséget és tárolókat. Az irattári helyek, akárcsak a szervezeti egységek, szintén hierarchiába rendezıdnek. Az Irattári hely jellemzıi fülön lehetséges új irattári hely definiálására. Ehhez kattintsunk az Új gombra. A Befoglaló hely mezı, ahogy a neve is mutatja, az éppen létrehozandó irattári hely felettes tárolója. Tehát itt lehet definiálni az adott irattári hely helyét a hierarchikus rendszerben. Például egy új szobatípus létrehozásánál a megfelelı emelet kiválasztása szükséges. A befoglaló helyet a mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintva listából lehetséges kiválasztani. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 47 / 260
Az irattári hely Típus -át (pl.: emelet, szoba, szekrény, fiók, polc, dosszié stb.) legördülı menü segítségével választhatjuk ki, melynek elemeit az Adminisztráció / Kódtételek menüpont alatt, a Tárolófajták kódtábla módosításával csak a rendszergazdai jogosultsággal rendelkezı felhasználók módosíthatják és tarthatják karban. (A mezı értékének megadása nem kötelezı, azonban a könnyebb áttekinthetıség érdekében ajánlott a tárolók definiálása.) Az egyes típusokat beszédes képi ikonok teszik könnyen átláthatóvá. A Vonalkód mezı az adott tároló könnyebb azonosíthatóságát teszi lehetıvé. A létrehozó/módosító személyek és a létrehozás/ módosítás dátumai automatikusan töltıdı mezık. Az adatok rögzítéséhez kattintsunk a Mentés gombra. Ha bármilyen módosítást szeretnénk végezni a már létrehozott irattári helyek adataiban, akkor kattintsunk a Szerkeszt gombra. A módosításokat szintén a Mentés gombbal tudjuk tárolni. Szervezeti egység irattári helyei A Példányok, és Ügyiratok füleken lehetıségünk van az iratok csoportos irattárazására a Kötegelt irattárazás gomb segítségével. Ekkor a megjelenı választólistában tudjuk kiválasztani azt, vagy azokat a példányokat vagy ügyiratokat, melyeket szeretnénk az adatlistában kiválasztott irattári helyen elhelyezni. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 48 / 260
Lehetıség kötegelt irattárazásra 7.2.7. Index bevételezés A felületen lehetıség van a hallgatók indexeinek gyors felvitelére. Ehhez szükség van egy vonalkód olvasóra, amit a számítógéphez csatlakoztatás után fel kell telepíteni a megfelelı illesztı program segítségével, és be kell állítani a paramétereit. Ezután a rendszer az indexet gyors egymásutánban képes bevételezni. A vonalkód olvasót érdemes úgy beprogramozni, hogy a szám leolvasása után egy Enter -t is küldjön a számítógépnek a gyorsabb felhasználói munkavégzés miatt. A felettes menüponton azt a szervezeti egységet kell kiválasztani, melyhez tartozó hallgatói leckekönyvekkel dolgozni szeretnénk. Az index bevételezés kétféleképpen történhet. 7.2.7.1. Indexek bevételezése az aktuális felhasználóhoz Az index bevételezés egyik módja, ha az Index bevétel utáni helye felirat alatt található Aktuális ügyintézı jelölıt választjuk. Kiválasztás után lépjünk az Index vonalkódja mezıbe, és a vonalkód leolvasó segítségével olvassuk le az adott leckekönyv vonalkódját. A vonalkód sorszáma ekkor bekerül a mezıbe. Ezután akár az Enter billentyő használatával melyrıl a program a mezı felett lebegı ablakban megjelenı Enter hatására elmentıdik a bevétel üzenettel is tájékoztat vagy a Mentés gombbal is bevételezhetjük az iratot. Az Enter billentyő használata elınyösebb, hiszen lényegesen meggyorsítja a folyamatot. Mentés után a rendszer felismeri az iratként már a rendszerben található indexet, és az index materiális iratpéldányának adatainál a Birtokló személy mezıbe az aktuális felhasználó nevét írja be a rendszer. Ezután a leckekönyvek fizikai helyének egyszerő a nyomon követése. Tehát az indexek bevételezése a beolvasó gomb megnyomásának és az Enter billentyő egymás után történı használatának ismétlésébıl áll. (Megfelelıen programozott vonalkód olvasó esetén nincs szükség Enter -re.) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 49 / 260
Ha valamennyi indexet bevételeztük a rendszerben, akkor ezután történhet azok irattárazása. Ez a módszer akkor ajánlott, ha nem tudjuk elıre, hogy mely indexek mely irattári helyhez fognak majd tartozni, illetve ha a hallgatók nem sorrendben hozzák be az indexüket. Indexek gyors bevételezése az aktuális felhasználóhoz 7.2.7.2. Indexek bevételezése adott irattári helyhez A leckekönyvek bevételezésének másik módja, ha már egyúttal a kiválasztott irattári helyhez tartozóan rögzítjük az iratokat. Ehhez az Index bevétel utáni helye felirat alatt jelöljük be az Irattári hely jelölıt. Ekkor a legördülı menü aktívvá válik, és segítségével válasszuk ki azt az irattári helyet, ahova a soron következı indexeket bevételezni szeretnénk. (A legördülı listában azok az irattári helyek jelennek meg, amik a felettes menüponton kiválasztott szervezeti egységhez tartoznak.) A folyamat további lépései megegyeznek a másik módszerben leírtakkal (7.2.7.1-es pont), a különbség mindössze annyi, hogy az indexek irattárazását már ezen a szinten megtesszük. A funkció használatát követıen az adott irat materiális iratpéldány adatainál a Birtokló szervezet mezıbe a felettes szervezet neve kerül, az Irattár fülön az itt beállított irattári hely jelenik meg, az Elhelyezı személy mezı pedig az aktuális felhasználó nevével töltıdik. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 50 / 260
7.3. Egyéncsoportok Indexek gyors bevételezése egy kiválasztott irattári helyhez A felhasználó munkatársaiból egyéncsoportokat hozhat létre. Az egyéncsoportok az iratok hozzáférésénél játszanak szerepet. Az iratoknál ugyanis (a Hozzáférés fülön - 8.6.3-as pont) definiálni lehet, hogy ki láthassa az adott iratot, és kinek engedélyezett a csatolt elektronikus példányok megnyitása. Az egyéncsoportok tehát mintegy megkönnyítik a munkánkat, hiszen nem szükséges minden iratnál egyesével hozzáadni a munkatársakat egy adott irathoz, hanem az elıre meghatározott egyéncsoportot is hozzá tudjuk rendelni a Csoportot hozzáad gomb segítségével. A funkciófelület felsı részén a létrehozott csoportlista látható. Az Egyéncsoport jellemzı fülön az Új gomb segítségével új csoportot tudunk létrehozni. Meg kell adnunk a csoport nevét. A Csoport leírása mezıben olyan megjegyzéseket tehetünk be, mely a csoport összetételére vonatkozik. Láthatjuk továbbá a felületen az egyéncsoportot létrehozó személy nevét, létrehozás idejét, és a módosítási adatokat. Egyéncsoport törlésére a Töröl gombra kattintással van lehetıség. A rendszer a mővelet végrehajtása elıtt rákérdez, hogy a biztosak vagyunk-e a csoport törlésében. Ha az Igen gombot választjuk, akkor a felsı listában kijelölt csoport törlıdik az egyéncsoportjaink közül. Biztonsági kérdés Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 51 / 260
Mindenki definiálhat egy Alapértelmezett nevő egyéncsoportot, amelynek tagjai minden irat és ügyirat felvétele esetén automatikusan hozzáférıi lesznek a tételnek. Alapértelmezett csoport hozzáadásához nyomjuk meg az Alapértelmezett gombot, vagy az Új gomb megnyomása után a Csoport neve mezıbe írjuk be helyesen az Alapértelmezett szót, mert a rendszer csak így lesz képes felismerni azt, és csak ebben az esetben fogja automatikusan a csoporthoz tartozókat az újonnan létrehozott irat vagy ügyirat Hozzáférés fülén lévı Alkalmazottak rovatába helyezni. A funkció lényege, hogy ezután ezek a személyek minden újonnan létrehozott irathoz és ügyirathoz automatikus hozzáférnek majd. Egyéncsoportjaim A Csoport tagjai fülön van lehetıségünk az adatlistában kiválasztott egyéncsoportot szerkeszteni. A Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra kattintva a feljövı listából a megfelelı alkalmazottakat kiválasztva hozzárendelhetjük ıket a csoporthoz. Az alkalmazottakat a feljövı listában akár szőréssel is leszőkíthetjük. A munkatársak csoportos kijelölésére is lehetıséget biztosít a program, melyhez használhatjuk a Ctrl vagy a Shift billentyőt, továbbá a Mindent kijelöl parancsot, vagy akár a jelölınégyzetes kiválasztás funkciót is. A megfelelı egyének kiválasztása után kattintsunk az OK gombra. Ezzel a kiválasztott tagok megjelennek a Tagok felirat alatt. A Mentés gombra kattintva tárolhatjuk az újonnan létrehozott csoport adatait és a hozzárendelt felhasználókat. Az egyéncsoportok módosítása a Szerkeszt gombra kattintás után bármikor lehetséges. Ekkor akár új tagokat is felvehetünk a csoporthoz, akár elvehetünk (csoportosan is) bizonyos egyéneket a belsı Töröl gomb segítségével. A módosításokat szintén a Mentés gombra kattintva rögzíthetjük. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 52 / 260
Egyéncsoport szerkesztése A Csoport tulajdonosai fülre lépve van lehetıségünk megtekinteni az egyéncsoport tulajdonosait. Ezt a felületet csak belsı adminisztrátori jogosultsággal van lehetıségünk szerkeszteni az Adminisztráció / Egyéncsoportok menüponton (23.1-es pont). Egyéncsoport tulajdonosai Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 53 / 260
8. Küldemények érkeztetése Minden, külsı kézbesítın keresztül érkezı levelet, csomagot, faxot, e-mailt a címzett szervezeti egység érkeztetni köteles. Érkeztetéskor az ügyintézı rögzíti a küldemény (késıbbi irat) postázással kapcsolatos jellemzıit. A küldemény egy egyedi azonosítót kap, az ún. érkeztetési számot ( Sorszám mezı), mely az iratok és az érkeztetési adatok (bejegyzés) között teremti meg a kapcsolatot. Ez a szám, magán a küldeményen is feltüntethetı (írás, nyomtatás, vonalkód). Az érkeztetés célja, hogy az ügyviteli rendszer számon tartsa egy postázott irat megérkezésének tényét. A menüpont alatt az eddig érkeztetett összes küldemény és a hozzájuk kapcsolódó információ megtekinthetı. Az elérhetı funkcionalitások az adott felhasználó szerepkörének, jogosultságának függvényében alakulnak. Új küldemény érkeztetése estén kattintsunk az Új gombra, és töltsük ki a megfelelı mezıket. A zöld mezık kitöltése kötelezı. (Azok a fülek, melyek neve át van húzva csak a fıbb adatok mentése után vihetık be a rendszerbe. Tehát az áthúzás mintegy a lépések sorrendjét hivatott jelezni. Ebben az esetben tehát elsıként az elsı két fül adatait lehetséges csak megadni.) Rögzítéshez kattintsunk a Mentés gombra! Az adatok módosítása esetén kattintsunk elıször a Szerkeszt gombra, hajtsuk végre a megfelelı változtatásokat, majd rögzítsük a Mentés gombbal. Küldemény adatainak szerkesztésekor már az összes fülön található információ megadható. Egy tévesen felvitt küldeményt a Sztornóz gombbal sztornózhatjuk. Sztornózást csak a létrehozó személy tud végrehajtani. Az Elektronikus példány gombra kattintással a megjelenı ablakban tallózzuk ki a küldeményhez tartozó elektronikus fájlt, majd kattintsunk a Megnyitás gombra. Ezzel a kiválasztott fájl hozzárendelıdik a küldeményhez tartozó iratokhoz, illetve az elektronikus példányoknál meg is jeleníthetı. Fontos azonban, hogy ezzel az irat még nem került iktatásra, ekkor az Iktatószám mezıben a (nincs iktatva) szöveg olvasható. 8.1. Érkeztetési adatok Az Érkeztetési adatok fülön a Sorszám mezı automatikusan töltıdik új küldemény érkeztetésekor. Ez tehát egy azonosító, az ún. érkeztetési szám, amely megteremti a kapcsolatot az iratok és az érkeztetési adatok (bejegyzés) között. A beérkezett küldeményeket matricás vonalkóddal láthatjuk el (magát a borítékot), amit vonalkód leolvasóval tudunk beazonosítani és a rendszerbe hatékonyabban bejuttatni, ha a kurzorral a Boríték vonalkódja mezıbe lépünk. A vonalkód tehát segíti az érkeztetett küldemények beazonosítását. A Beérkezés módja legördülı menübıl válasszuk ki, hogy milyen módon, vagy formában érkezett be a küldemény. (A legördülı menü elemeit megfelelı jogosultsággal az Adminisztráció / Kódtételek menüpont alatt lehetséges karbantartani.) A feladóhoz, címzetthez, birtoklóhoz, és kézbesítıhöz tartozó mezık értékeinek mindegyikét a mellettük található összerendelı gombra ( ) kattintva a feljövı listából választhatjuk ki, és az OK gombbal nyugtázhatjuk. Az egyes táblák elemei mindig a hozzájuk tartozó tábláknak megfelelıen alakulnak. Tehát például a Címzett szervezet kiválasztása után, a Címzett személy táblában csak a kiválasztott szervezet alkalmazottai szerepelnek. Ha bármelyik mezıhöz rossz szervezetet vagy személyt rendeltünk, akkor a mezık mellett található X gombra kattintva ezek kitörölhetık. Miután kiválasztottuk a feladó szervezetet és a beérkezés módját, a program automatikusan tölti a szervezethez már korábban felvitt postai címet, faxszámot, vagy e-mail címet, mindig a beérkezés módjának megfelelıen. Ha több címet rögzítettünk egy adott szervezethez, akkor mindig az elsı kerül betöltésre, amit utólag módosíthatunk. Ellenkezı esetben, ha a szervezethez nincs postai cím rendelve, a rendszer figyelmeztet minket erre. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 54 / 260
Figyelmeztetı üzenet Fontos megjegyezni, hogy a Mentés után nincs lehetıség a megadott Birtokló szervezet megváltoztatására, ami alapértelmezetten a Címzett szervezet. Amennyiben a küldeményt továbbpostázzák, és annak átvétele megtörténik ( Szervezeti egység postái, vagy Személyes postáim menüpont megfelelı almenüpontja Belsı postázás fül Átvesz vagy Nyugtáz gomb - 18-as pont alpontjai) a Birtokló szervezet automatikusan megváltozik. Ekkor a mezı az átvevı szervezet nevével töltıdik. A továbbiakban ez a szervezet fogja a küldeményt birtokolni. Továbbá a Lezártan érkezett jelölınégyzet állapota Mentés után szintén nem módosítható. Abban az esetben, ha tévesen adtuk meg és már mentettünk, akkor a Sztornóz gombra kattintva sztornózzuk azt, majd a mővelet végeztével érkeztessük újból a küldeményt. Sztornózni csak az általunk rögzített adatokat lehetséges. Megerısítı kérdés sztornózáskor A feladó mezıkhöz a borítékon feladóként megjelölt szervezetet és/vagy feladó személyt szükséges kiválasztani, míg a címzett mezıkhöz a borítékon a címzett szervezetet és/vagy személyt. Amennyiben a feljövı listák bármelyikében nem találjuk a hozzárendelendı szervezetet vagy személyt, akkor a hiányzó adatokat fel kell vinni a rendszer megfelelı felületein, de az azonnali adatpótlás, és az adatmódosítás is lehetséges. Valamennyi választó lista bal alsó részén megjelenik egy Hozzáad és egy Szerkeszt gomb. Ez utóbbi természetesen csak abban az esetben, ha legalább egy elemet tartalmaz a lista. A választó listában a gombokra kattintva lehetıség van a felületrıl való ellépés nélkül pótolni a hiányzó adatokat. Így például, ha egy szervezet nincs benne a listánkban, akkor kattintsunk a Hozzáad gombra, a megjelenı ablakban adjuk meg a szervezet adatait, és végül a Mentés -sel tároljuk az új szervezetet. Ezután visszatérhetünk a választó listához, amibıl így már kiválasztható az újonnan létrehozott sor. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 55 / 260
Választó listából azonnali adatpótlás (vagy módosítás) Az egyes mezık lehetséges értékei: - A Feladó szervezet lehet külsı vagy belsı szervezet. - A Feladó személy lehet külsı vagy belsı szervezethez tartozó, és szervezettıl független partner. - A Címzett szervezet csak belsı szervezet lehet. - A Címzett személy csak belsı szervezethez tartozó személy lehet. - A Birtokló szervezet csak belsı szervezet lehet. - A Birtokló személy csak belsı szervezethez tartozó személy lehet. - A Kézbesítı szervezet lehet külsı vagy belsı szervezet. - A Kézbesítı személy külsı vagy belsı szervezethez is tartozhat. A hiányzó adatok felvitele menüpontok szerint röviden: (Az adatok felvitele a késıbbiekben kerül részletezésre) - Belsı szervezet felvitele Szervezeti egységek / Új / adatok felvitele/ Mentés gomb - Külsı szervezet felvitele Partnerek / Partner szervezeti egység / Új / adatok felvitele/ Mentés gomb - Belsı szervezethez tartozó egyén felvitele Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 56 / 260
Szervezeti egységek / Alkalmazottak / Új / adatok felvitele/ Mentés gomb - Külsı szervezethez tartozó egyén felvitele Partnerek / Partner szervezeti egység / Alkalmazottak / Új / adatok felvitele/ Mentés gomb Amennyiben a Feladó postai címe, és/vagy a Feladó fax száma, és/vagy a Feladó e-mail címe mezık mellett található összerendelı gombokra ( ) kattintva feljövı listákban nem jelenik meg adat, úgy ezek felvitelét is pótolni kell. Hiányzó elérhetıségek felvitelének helye és módja: - Ha a feladó belsı szervezet Szervezeti egységek felületen a megfelelı szervezet kiválasztása/ Címek fül/ Szerkeszt / adatok felvitele/ Mentés gomb - Ha a feladó külsı szervezet Partnerek / Partner szervezeti egység felületen a megfelelı szervezet kiválasztása / Címek fül/ Szerkeszt / adatok felvitele/ Mentés gomb A Feladás ideje mezıbe a naptárnavigátor segítségével egyszerően megadhatjuk a megfelelı dátumot. Az Érkezés ideje automatikusan a felvitel napjával töltıdik, de módosítása megengedett. Figyeljünk arra, hogy a Feladás ideje és Érkezés ideje mezıkben ne adjunk meg jövıbeli dátumot, mert a program ez esetben nem engedi az adatok mentését. Errıl figyelmeztetı üzenet formájában is tájékoztat. Figyelmeztetı üzenet jövıbeli dátum megadásakor A létrehozással, és módosítással kapcsolatos mezıket a rendszer szintén automatikusan kitölti, ezek szerkesztése nem lehetséges. Amennyiben a küldemény borítékban, vagy lezárt csomagban érkezik, a Lezártan érkezett felirat melletti négyzetet pipáljuk be! Ennek a Belsı postázás fülnél lesz jelentısége, hiszen ha nem pipáljuk be a jelölıt, és az Adminisztráció / Paraméterek menüpontnál a FELBONTOTT_KULDEMENY_POSTAZHATO rendszerparaméter értéke N -re van állítva, akkor azt a rendszer úgy értelmezi, hogy nem borítékban, vagy csomagban érkezett a küldemény, így a postázás mőveletét sem fogja engedélyezi. Abban az esetben, ha a rendszerparaméter értéke I -re van állítva, úgy a program engedni fogj a nyitva érkeztetett küldemény postázását, de csak abban az esetben, ha még nem rögzítettünk hozzá iratot. A Postabontás funkciónak csak lezártan érkezett küldemény esetében van értelme. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 57 / 260
Küldemény postázására vonatkozó rendszerparaméter A Sérült csomagolás jelölınégyzetben tárolhatjuk, ha a küldemény csomagolása nem hibátlan. Érkeztetési adatok Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 58 / 260
8.2. Feltüntetett jellemzık A Feltüntetett jellemzık fülre lépve láthatjuk a kiválasztott küldeménnyel kapcsolatos adatokat. Itt adhatjuk meg a beérkezı küldemény ragszámát, súlyát, értékét, sürgısségét, határidejét, biztonsági minısítıjét, és a küldemény külsı iktatási számait is. A ragszám, vagy beviteli szám egy postai azonosító, amelyet a felvevı posta a küldeményen, vagy a tértivevényes papír postai adminisztrációs rovatában tüntet fel. A posta a ragszám alapján bármikor vissza tudja keresni a feladott küldeményre vonatkozó adatokat. Ezt a feltüntetett postai azonosítót adhatjuk meg a Ragszám mezıben. A küldeményen, vagy tértivevényen feltüntetett súlyt és a hozzá tartozó mértékegységet a Súly mezıben adhatjuk meg. Az Érték rovatban a küldemény értékének, és a pénznemének megadása lehetséges. Amennyiben kitöltjük a Súly vagy Érték mezıket, akkor a program kötelezıvé teszi a hozzájuk tartozó mértékegység kiválasztását is, amit a mezık melletti kódtételes lista segítségével adhatunk meg. Figyelmeztetı üzenet kötelezı mezık kitöltésére A Sürgısség legördülı menübıl válasszuk ki a küldeményen vagy a tértivevényen szereplı sürgısségi információt. (Ez lehet normál, sürgıs vagy nagyon sürgıs.) A Határidı a küldemény fogadásának határidejét jelöli, amelyet a naptárnavigátor segítségével adhatunk meg. A Biztonsági minısítı legördülı menü elemeibıl a megfelelıt kiválasztva meghatározhatjuk, hogy milyen szerepkörrel rendelkezı személyek férhessenek hozzá az adatokhoz, hiszen a mezıben a küldeményre vonatkozó biztonság szintjét adhatjuk meg. A Megjegyzés mezıbe az érkeztetett küldeményhez megjegyzést főzhetünk, ami a késıbbiekben segíti a küldemény könnyebb értelmezést. Lehetıség van továbbá az adott küldeményhez akár több külsı iktatási szám rögzítésére. Kattintsunk a belsı Hozzáad gombra, majd a Szervezet mezı mellett található összerendelı gombra ( ). A megjelenı táblából kiválasztjuk a megfelelı szervezetet, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ezután az Iktatási szám mezıbe gépeljük be a külsı iktatási számot majd a Mentés gomb segítségével mentsük a változásokat. Az itt megadott külsı iktatási számo(ka)t és minısítıt automatikusan megörökli a küldeményhez rögzített irat, mikor iktatjuk azt. Ha tévesen vettünk fel egy külsı iktatási számot, válasszuk ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. Az ezen a felületen rögzített iktatási számot a küldeményhez felvett irat automatikusan örökli. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 59 / 260
Feltüntetett jellemzık 8.3. Küldemény továbbpostázása A Belsı postázás fület választva van lehetıségünk a beérkezett küldeményt intézményen belül továbbpostázni. A Postáz gombra kattintva aktívvá válnak a mezık. Az összerendelı gombok ( ) és a legördülı menük segítségével adjuk meg a szükséges adatokat, majd kattintsunk a Mentés gombra. Ennek hatására történik meg az adott küldemények postázása. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 60 / 260
Küldemény intézményen belüli postázása Ezzel a küldemény azonnal továbbításra kerül a címzettnek. Amennyiben a címzett személy Belsı értesítési e-mail címe rögzítve van a rendszerben, úgy automatikusan e-mail értesítést is kap a küldemény érkezésérıl, mely tartalmazza a küldemény érkeztetésekor generálódott egyedi sorszámot is. Értesítés küldemény érkezésérıl Fontos megemlíteni, hogy habár a Címzett szervezet, és a Címzett személy mezı is zöld színnel van jelölve, mégsem kötelezı mindkettıt megadni, lehetséges, hogy csak a címzett szervezetet töltjük ki. A Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 61 / 260
címzett személyt belsı postázás alkalmával csak a címzett szervezet kiválasztása után lehetséges megadni. A Kézbesítés módja mezınél tudjuk meghatározni azt, hogy milyen módon kézbesítjük a küldeményt. Az Átvétel módja az átvétel feltételezett módját jelöli. A Feladó személy az a felhasználó, aki a küldeményt továbbpostázta, mely természetesen automatikusan töltıdik. A Feladás ideje mezıt a program automatikusan tölti az aktuális dátummal, de lehetıség van korábbi dátum rögzítésére is. A Feltüntetett érték mezınél adhatjuk meg azt az összeget, amennyiért feladtuk azt, illetve a küldeménynek az értékét. A küldemény kézbesítésére vonatkozó, illetve egyéb jellemzıket tudunk megadni az Exp. (expressz, elsıbbségi), P.lezárás (postai lezárás), Tértiv. (tértivevény), S.K (saját kézbe), Törékeny, Terjed. (terjedelmes). A Kifelé kézbesítı szervezet és Kifelé kézbesítı személy mezınél tudjuk meghatározni azt a szervezetet vagy személyt, aki a postázásért felelıs, pl. futárszolgálat. (Amikor továbbpostázunk egy küldeményt, azok bekerülnek a Szervezeti egység postái / Feladott küldemények menüpont alá, illetve, ha mi postáztuk az adott küldeményt, akkor a Személyes postáim / Feladott küldemények felületre is.) A Poszeidon lehetıvé teszi a Magyar Posta nyomtatványával azonos postalap nyomtatását. Ha a Postalap felületen a kimenı küldeményekhez tartozó postalapot kinyomtatjuk, akkor a rendszer a postalapokat automatikusan egy iktatószámmal látja el, ami alapján bármikor vissza tudjuk keresni a továbbpostáztatással kapcsolatos adatokat. A postalap tartalmazza, hogy milyen iratot, vagy iratokat adtam át bizonyos személynek. Ezt láthatjuk Postalap iktatási száma mezıben. Amennyiben a továbbpostázott küldemény átvétele megtörténik, és ez rögzítésre is kerül ( Várható küldemények felületek/ Átvesz funkciógomb), úgy a Postatörténet keret alatti felületrészen megtekinthetjük a korábbi postázással kapcsolatos részletes információkat. A postatörténetet ki is nyomtathatjuk, és exportálhatjuk is a listán jobb egérgombbal kattintásra feljövı ablakból a Lista nyomtatása parancs segítségével. Postatörténeti napló nyomtatása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 62 / 260
Továbbpostázott küldemény esetén a küldeményt birtokló szervezet és/vagy személy automatikus a címzett szervezet és/vagy személy nevével töltıdik. Fontos megjegyezni, ahogy már le is írtuk hogy postázni csak lezárt küldeményt lehet, amennyiben nem engedélyezzük a nyitott küldemények postázását. Ha mégsem lezárt küldeményrıl beszélünk, akkor a program nem engedélyezi a postázást, és errıl figyelmezetı üzenetet is küld. 8.4. Postabontás Tájékoztató üzenet A Postabontás fülre lépve van lehetıség a beérkezett küldemény felbontásának tényét rögzíteni. Ehhez elsıként kattintsunk a Felbont gombra. Ekkor az Ideje mezı szerkeszthetıvé válik, mely alapértelmezetten az aktuális dátummal töltıdik, azonban ez átírható a kívánt idıpontra a billentyőzetet, vagy a naptárnavigátort használva. Figyeljünk arra, hogy a Feladás ideje és Érkezés ideje mezıkben ne adjunk meg jövıbeli dátumot, mert a program ez esetben nem engedi az adatok mentését. Errıl figyelmeztetı üzenet formájában is tájékoztat. Figyelmeztetı üzenet jövıbeli dátum megadásakor Ezután a Mentés gombbal rögzíthetjük a postabontás tényét. A Szervezet mezıt automatikusan a Birtokló szervezet -tel, a Személy mezıt pedig az aktuális felhasználó nevével tölti a program (aki a postabontást végrehajtotta). Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 63 / 260
Küldemény felbontása Postabontás csak abban az esetben lehetséges, ha Lezártan érkezett küldeményrıl beszélünk, amely nincs postázás alatt sem. Ellenkezı esetben a program nem engedi végrehajtani a postabontást, melyrıl tájékoztat is! Tájékoztató üzenetek Amennyiben a küldeményt már felbontották, a Felbont gombra kattintva értelemszerően a következı üzenetet kapjuk: 8.5. Kulcsszavak Figyelmeztetı üzenet Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 64 / 260
A Kulcsszavak fület választva lehetıségünk van az adott küldeményhez kulcsszót rendelni. Elınye, hogy a késıbbiekben az adott kulcsszóra keresve könnyebben megtalálhatjuk az adott küldeményt. Kulcsszó hozzárendeléshez kattintsunk a Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra. Írjuk be a kulcsszót, válasszuk ki a Típus -át a legördülı menü segítségével, végül a Mentés gombbal tároljuk a felvitt szavakat. A kulcsszavak Típus -ának megadása nem kötelezı. A tipizálással lehetıség nyílik a bevitt kulcsszavak minısítésére; meghatározni, hogy az adott kulcsszó melyik témakörbe tartozik. Kulcsszó típusokat az Adminisztráció / Kódtételek menüpont alatt lehet felvenni. Típusos kulcsszó alapú keresésre jöttek létre a Kulcsszó elnevezéső szőrık ( Irat, Ügyirat, Küldemény, Elektronikus iratpéldány, Materiális iratpéldány stb. felületek). Egy küldeményhez tetszıleges darab kulcsszó rendelhetı. Törléshez kattintsunk a Szerkeszt, majd a belsı Töröl gombra. Küldeményhez kulcsszavak rendelése 8.6. Küldeményhez tartozó iratok Az Iratok menüpontra lépve láthatjuk a kiválasztott küldeménybıl származtatott iratok listáját, vagyis azon iratok együttesét, ami egy küldeményben érkezett. Itt tudjuk megadni az irat típusát, fajtáját, tárgyát, biztonsági minısítését és funkcionális minısítését stb. Az iratoknál fontos az iratok iktatása, amely az adott iratot egy iktatókönyvhöz rendeli. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 65 / 260
Származó iratok felület Ha a felsı lista bármely során kétszer kattintunk, akkor automatikusan megnyílik a hozzá tartozó elektronikus példány, amennyiben tartozik hozzá. Amennyiben egy irathoz tartozik elektronikus példány, akkor az adatlistán az irat elıtt egy ikon jelzi ezt. Ha az irathoz nincs elektronikus példány rögzítve, akkor figyelmeztetı üzenetet küld a rendszer: Figyelmeztetı üzenet Abban az esetben, ha több elektronikus példány is tartozik az irathoz, akkor a rendszer egy választólistában sorolja fel azokat, amelybıl a felhasználó kiválaszthatja a megnyitni kívánt példányt. Az OK gombbal, vagy a megfelelı soron kétszer kattintva nyithatjuk meg az adott fájlt. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 66 / 260
Több elektronikus példány esetén megjelenı választólista Az Új gombra kattintással a szükséges mezık kitöltésével új iratot vehetünk fel a felettes menüpontban kiválasztott küldeményhez. A Szerkeszt gombra kattintva módosíthatjuk a már felvitt irat adatait. A Sztornóz gombbal lehetséges az adott iratot törölni. Ekkor a program megerısítésként rákérdez, hogy biztosak vagyunk-e a mővelet végrehajtásában. Ha az Igen -re kattintunk, akkor a kijelölt irat kikerül a felsı listából, és ezután az Sztornózottak / Sztornózott iratok felületen megkereshetı. Tehát a program véglegesen sosem töröl semmilyen a rendszerbe már felvitt iratot. Irat sztornózásakor minden iratpéldány sztornózásra kerül. Sztornózást csak a létrehozó személy és a rendszeradminisztrátor tud végrehajtani. 8.6.1. Irat jellemzıi Megerısítı kérdés irat sztornózásakor A Irat jellemzıi fülre lépve meg kell adni az irat típusát, tárgyát, biztonsági minısítését és funkcionális minısítését. Fontos megjegyezni, hogy új irat felvitelénél csak a fül kötelezı mezıinek kitöltése, majd ezen adatok Mentés -e után lehetséges az irat iktatása, illetve a többi fülön szereplı további adatainak megadása. (Ezért nem tudunk átlépni a jelenleg áthúzott többi fülre.) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 67 / 260
Új irat felvitele Az Iktatási szám mezı új irat felvitelénél értelemszerően szürke, azaz nem szerkeszthetı, hiszen az irat még nincs beiktatva. Az iktatást az Iktatási számok fülön lehetséges elvégezni az irat alapadatainak megadása után (8.6.2-es pont). Amennyiben az iratot a küldeménynél az Elektronikus példány gombbal olvastuk be, úgy a mezıben a (nincs iktatva) szöveg olvasható. Az iktatási szám formátuma paraméter-beállítás függvénye, melyet a 0-es pontban részletezünk. Az Iktatás státusza mezı automatikusan töltıdı mezı, amely arról informál, hogy az irat iktatva van-e, vagy sem, továbbá arról is informál, hogy az irat bejövı, kimenı, vagy belsı keletkezéső irat (vagy esetleg bejövı és kimenı is egyben). Az irat tárgyát begépelhetjük, vagy a tárgy melletti < gomb segítségével listából is megadhatjuk. A rendszer ebben a listában az általunk rögzített tárgyakat tárolja. Ha pár karakter megadása után nyitjuk meg a választólistát, akkor csak azok a tárgyak jelennek meg, amelyek kezdıbetői megegyeznek a megadott karakterekkel. Továbbá tárgysablonok segítségével is megadhatjuk az irat tárgyát a + gombra kattintva. Itt az Adminisztráció / Tárgysablonok menüpont alatt rögzített sablonok közül tudunk választani. Az irat Típus -át (pl.: melléklet, eredeti dokumentum stb.) gördítı menü segítségével adhatjuk meg. Az irat Fajtája lehet például kérvény, határozat, beszámoló stb., mely szintén legördülı menübıl választható ki. Mindkét legördülı menü elemei kibıvíthetık az arra jogosult felhasználó által, ha az Adminisztráció / Kódtételek felületen a Iratfajták és az Irat típusok kódtábla kódtételeihez újakat visz fel, vagy módosít. (A Kódtételek felületen a rendszerben szereplı valamennyi legördítı menü tartalma karbantartható.) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 68 / 260
Az irat könnyebb azonosítása végett a Vonalkód mezıbe a vonalkód leolvasó eszköz segítségével az iratra ragasztott matricás vonalkódot is beolvashatjuk. Megadhatjuk az irat méretét szintén az Eredeti méret legördülı menübıl a megfelelıt kiválasztva. A Biztonsági minısítés gördítı menü az irat biztonsági szintjének meghatározására szolgál. Az, hogy az irat milyen (belsı, vagy közérdekő) céllal készült, beállítható a Funkcionális minısítés gördítı menübıl való választással. A Figyelmeztetı határidı mezınél olyan dátum, mely az irat tulajdonosának hasznos, hiszen a program a határidı lejáratakor elektronikus figyelmezetı üzenetet küld neki, amennyiben van beállítva egy Belsı értesítési e-mail cím a saját adatainál (7.1.2.3-as pont). A Tényleges határidı mezınél adhatjuk meg az irat tényleges határidejét. A Mellékletek száma mezıben az irathoz tartozó mellékletek darabszámát, míg a Lapok száma mezıben az irat lapjainak számát szükséges tárolni. Az Irattári tételszám -ot pedig az összerendelı gomb ( ) segítségével választhatjuk ki a megjelenı ablakban, amellyel azonosíthatunk egy-egy tételt (pl: A tsz 5 év, megsemmisítés). Az összerendelı gomb ( ) melletti X gomb segítségével lehetséges az irattári tételszámot törölni. A mezı töltésével az Adminisztráció / Irattári tervek menüpontban (23.3-as pont) meghatározottak szerint fog töltıdni az iratok példányainak megırzési módja, és határideje. A Számlaszám mezıben lehetséges megadni az irathoz tartozó számlaszámot. A Megjegyzés mezıbe tetszılegesen bármilyen, az irattal kapcsolatos további információ is berögzíthetı. A létrehozással és módosítással kapcsolatos mezıket automatikusan tölti a rendszer. 8.6.2. Iktatási számok Az Iktatási számok fülre lépve van lehetıség az adott irat beiktatására, esetleg átiktatására másik iktatókönyvbe, továbbá külsı iktatási számok irathoz rendelésére is. (Úgy, ahogy a küldeményeknél is megadható volt - 8.2-es pont, de itt konkrétan az adott iratra vonatkozik az azonosító.) Az iktatási szám az iratok egyedi azonosíthatóságát szolgálja. Az Iktat gombra kattintva lehetséges az iratot iktatni. Az iktatási szám tartalmazhatja még a típusszámot, az adott szervezetet, az iktatókönyvet, az évszámot, sıt hivatkozhat egy esetleges elıiratra is (alszámos iktatás). Az iktatószám formátuma paraméter beállítástól függ, így intézményi szinten igény szerint változható. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 69 / 260
Iktatási számok Az iktatási szám tartalmazza a típusszámot, amennyiben nem választunk ki típusszámot, akkor pedig alapértelmezettként Nagyszámos típusszámot rendel az irathoz. Iktatási szám paraméter Az IKTATASISZAM rendszerparaméter beállításától függ az iktatószám formátuma, melyet csak a belsı adminisztrátori szerepkörrel rendelkezı felhasználók jogosultak módosítani. A paraméter globális, azaz az egész intézményre vonatkozik, és nem állítható külön az egyes szervezeti egységek szintjén. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 70 / 260
Iktatási szám formátumának beállítása 8.6.2.1. Fıszámos iktatás Az Iktatási számok fülön rendelhetjük az adott iratot iktatókönyvhöz. Iktatáshoz kattintsunk az Iktat gombra, majd az Iktatókönyv mezı mellett található összerendelı gomb ( ) megnyomására feljövı táblából válasszuk ki a megfelelı iktatókönyvet, és kattintsunk az OK gombra. Csak azok az iktatókönyvek jelennek meg a listában, amelyek nincsenek lezárva, illetve azok, amelyekhez a felhasználó hozzáfér. (Az iktatókönyvek szervezeti egységekhez kötıdnek, és a Szervezeti egységek / Iktatókönyvek menüpontban lehetséges a felvitelük, karbantartásuk. 7.2.4.9-es pont.) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 71 / 260
Iktatókönyv kiválasztása Ha azt akarjuk, hogy a rendszer automatikusan a soron következı iktatószámot rendelje az irathoz, akkor pipáljuk ki az Automatikus fıszám jelölınégyzetet (alapértelmezés). A Típusszám melletti kódtételes lista segítségével adhatunk az irathoz típusszámot. 8.6.2.2. Alszámos iktatás Alszámos iktatás esetén egy már meglévı irat fıszáma alá iktatjuk be az adott iratot. Amennyiben kivesszük a pipát az Automatikus fıszám jelölınégyzetbıl, akkor megjelenik egy Fıszám mezı. A mellette található összerendelı gombra ( ) kattintással választhatjuk ki a már beiktatott iratok közül azt, amelyik utóirataként szeretnénk a jelenlegit tárolni. Fıszám kiválasztása Így az adott irat a kiválasztott irat fıszámát kapja, az alszáma pedig annyi lesz, ahányadik irat ezen a fıszámon belül. A megfelelı paraméterek megadása után a Mentés gombra kattintással iktatódik be az Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 72 / 260
irat. Ez az iktatási szám fog megjelenni az Irat jellemzıi fülön található Aktuális iktatási szám mezıben. Alszámos iktatás esetén az iratok közti kapcsolatot az Iratkapcsolatok (lásd 8.6.10-es pont) felületen is megtekinthetjük. Az alszámosan iktatott irat kiválasztását követıen az Iratkapcsolatok menüpontra lépve annak elıiratát tekinthetjük meg, melynek típusa Elıirat. A fıszámos irat iratkapcsolatában pedig az az alá beiktatott irat fog szerepelni, mint Utóirat. Ezt az iratkapcsolatot szerkeszteni nem lehetséges, csak megtekinteni. A Típusszám melletti kódtételes lista segítségével adhatunk az irathoz típusszámot. 8.6.2.2.1. Típusszámra vonatkozó beállítások A rendszer a típusszámok segítségével lehetıséget ad arra, hogy az egyes iratokat további szám, vagy szöveges információval lássuk el az iktatási számon belül feltüntetve. Az, hogy ezen plusz információ szöveg vagy szám formájában jelenik-e meg az iktatószámban, az IKTATASISZAM paraméternél szabályozható az iktatási számon belül. Ehhez Adminisztrátor szerepkörrel szükséges rendelkezni. Természetesen nem csupán a típusszám formátumát lehetséges meghatározni, hanem azt is, hogy milyen kódtételek jelenjenek majd meg a Típusszám legördülı beviteli menüben az iratok iktatásakor az Iktatási számok fülön. A típusszámokat az Adminisztráció / Kódtételek felületre lépve, a felsı listában a Típusszámok kódtételt választva tudjuk adminisztrátorként rögzíteni. Új elem felvételéhez az Új funkciógombra szükséges kattintani, míg egy-egy elem módosításához szerkesztımódra kell váltani. A Kódtétel neve mezıben megadott szöveg jelenik meg az iktatási számban, amennyiben az IKTATASISZAM paraméternél szöveges információt állítunk be, és az Érték mezıben található szám pedig akkor, ha számformátumra állítottuk a paraméterben a témaszámra vonatkozó karaktert. Típusszám kódtétel módosításának lehetısége Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 73 / 260
8.6.2.3. Tévesen iktatásra került irat iktatása Amennyiben tévesen lett iktatva egy irat, és ezért szeretnénk még egyszer iktatni, akkor pipáljuk be a Téves iktatás miatt kerül újra iktatásra jelölınégyzetet, és úgy iktassuk az iratot még egyszer az elıbbiekben leírtak alapján fıszámosan (8.6.2.1) vagy alszámosan (8.6.2.2). Tévesen iktatott irat újraiktatása Amennyiben egy olyan iktatókönyvbe szeretnénk iktatni az iratot, amelybe már egyszer iktat, akkor a program egy figyelmeztetı üzenet formájában informál minket, hogy biztos át akarjuk-e újra iktatni az iratot. Amennyiben az Igen gombra kattintunk, akkor az irat újra iktatásra kerül. Megerısítı kérdés 8.6.2.4. Külsı iktatási szám megadása Az Iktatási számok fülön lehetıség van az irathoz külsı iktatási számok megadására is. Ehhez kattintsunk a Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra. Ekkor a Külsı iktatási számok felületrésznél a Szervezet mezı mellett található összerendelı gomb ( ) aktívvá válik, melyet megnyomva a megjelenı listából kiválaszthatjuk az iktatási számot kiadó külsı szervezetet. Ezután az Iktatási szám mezıbe írjuk be a kiválasztott szervezet által használt iktatószámot, és az adatok rögzítéséhez kattintsunk a Mentés gombra. Külsı iktatási szám megadása 8.6.3. Irathoz való hozzáférés definiálása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 74 / 260
A Hozzáférés fülön lehetséges definiálni azon felhasználók, illetve szervezeti egység alkalmazottainak halmazát, akik megtekinthetik az adott irat adatait, és a hozzá kapcsolódó elektronikus példányokat is. Itt van jelentısége a Saját / Egyéncsoportok menüpont alatt létrehozott felhasználói csoportoknak, ahogy azt már leírtuk (7.3. pont). Ahhoz, hogy hozzáférést biztosítsunk a saját csoportunk tagjainak, kattintsunk a Szerkeszt, majd a Csoportot hozzáad gombra. Ekkor a megjelenı ablakban azok az egyéncsoportok jelennek meg, amelyeket korábban létrehoztunk. Kiválasztva a megfelelıt, és az OK gombra kattintva a csoport tagjai bekerülnek a Hozzáférés fülre. Amennyiben nem definiáltunk egyéncsoportokat, úgy a Szerkeszt gombra kattintás után az Alkalmazottak felirat alatti felületrészen található belsı Hozzáad gombbal a teljes alkalmazotti listából is lehetıségünk van, akár csoportosan is választani. A Csoportot hozzáad funkció csupán megkönnyíti munkákat, hiszen így nem szükséges mindig egyesével kiválasztani azokat az egyéneket, akiknek hozzáférést szeretnénk biztosítani. Amennyiben egy adott szervezeti egység valamennyi alkalmazottja számára hozzáférést szeretnénk biztosítani, akkor kattintsunk a Szerkeszt, majd a Szervezeti egységek felületrész alatti belsı Hozzáad gombra. Ekkor a megjelenı táblából válasszuk ki a megfelelı szervezetet, majd az OK gomb megnyomásával rendeljük az adott irathoz. Ebben az esetben a hozzáférés a szervezet alkalmazottaira (nem szerepkör alapján) érvényes. Komoly elınye ennek a hozzáférési módnak, hogy rugalmas, ugyanis ha új alkalmazottat vesz fel a szervezet, akkor az minden szervezeti irathoz/ügyirathoz dinamikusan hozzáfér. Az összerendeléseket a Mentés gombbal tárolhatjuk. Bármelyik funkciót is használjuk az irathoz tévesen rendelt egyéneket akár csoportosan is lehetséges törölni, ha a Szerkeszt gomb megnyomása, és az egyének kijelölése után a Töröl gombra kattintunk. Irat hozzáférésének definiálása A Csak a tulajdonos és listatagok számára elérhetı jelölınégyzet alapértelmezettként be van pipálva, de ha kivesszük, akkor az elıbbi funkciók nem elérhetık, hiszen ez esetben az irat a program valamennyi felhasználója számára látható lesz, és megtekintheti a hozzá tartozó elektronikus példányokat is. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 75 / 260
8.6.4. Irat kapcsolatainak rögzítése A Kapcsolatok fülre lépve meghatározhatjuk, hogy az adott irathoz mely szervezetek és személyek kapcsolódnak logikailag, valamint, hogy milyen kapcsolatban legyenek (érintett, létrehozó) az irattal. Így például egy szerzıdésnél hasznos rögzíteni a szerzıdı feleket. A felületen lévı zöld mezık kitöltése kötelezı. Ha az adott irathoz bizonyos szervezet(ek)et akarunk rendelni, akkor kattintsunk elıször a Szerkeszt, majd a Kapcsolódó szervezetek felületrész alatti belsı Hozzáad gombra. Ezután a mezı mellett található összerendelı gombot ( ) megnyomva, válasszuk ki a megfelelı szervezetet a listából. (A feljövı lista a rendszerben található összes szervezetet belsı szervezeti egységeket, és partner szervezeteket is tartalmazza.) A Kapcsolat típusa legördülı menü segítségével beállíthatjuk, hogy az adott szervezet milyen formában kapcsolódik az irathoz. Ennek megadása több szervezet esetén természetesen külön-külön más típusként is meghatározható. A tévesen felvitt szervezetet a listából történı kijelölés után a Töröl gombra kattintva tudjuk törölni. Az irathoz kapcsolódó személyeket felvitelének módja megegyezik a kapcsolódó szervezet(ek) hozzárendelésével, azzal a különbséggel, hogy ekkor természetesen a Kapcsolódó személyek felirat alatt található felületrészen megjelenı gombokat szükséges használni. (A partner személyeket megjelenítı listában szintén megjelenik az összes alkalmazott, összes partner, illetve valamennyi partner szervezet alkalmazottja.) A felvitt adatokat a Mentés gombra kattintva tudjuk rögzíteni. A Mégsem gomb segítségével mentés nélkül hagyhatjuk el a felületet. Kapcsolatok definiálása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 76 / 260
8.6.5. Tájékoztatások felvitele és kiosztása Amennyiben egy irattal kapcsolatban feladatot akarunk küldeni egy másik alkalmazottnak, válasszuk ki az iratpéldányt a fenti listából, és kattintsunk elıször a Szerkeszt, majd a Tájékoztatás gombra. A Tájékoztatás mezıt töltsük ki, vagy a < gombra kattintva a megjelenı választólista segítségével a korábban elmentett tájékoztatások szövegét tudjuk betölteni. Amennyiben fontos, adjuk meg a feladat határidejét a Határidı mezı kitöltésével, majd a Kiosztás gombra kattintva a feljövı listából válasszuk ki feladatvégzıt és az OK gombbal hagyjuk jóvá a hozzárendelést. Ekkor a Tájékoztatott mezı töltıdik az általunk kiválasztott munkatárs nevével, melyet ezután is lehetıség van módosítani, ha a mezı melletti három pontos gombra kattintunk. A tájékoztatásokat a rendszer óránként figyeli, és azokat, melyeknek lejárt a határideje, visszautasítással lezárja. Errıl e-mailben értesítést küld a program a feladat kiírója számára. Természetes ez utóbbi csak abban az esetben történik meg, amennyiben a kiíróhoz Belsı értesítési e-mail cím rögzítve van. Ha tévesen vettünk fel egy feladatot, akkor jelöljük ki a listából, majd kattintsunk a Tájékoztatást töröl gombra. A felvitt adatokat a Mentés gombbal tudjuk rögzíteni. A Tájékoztató mezıt a program természetesen automatikusan tölti. Irathoz kapcsolódó tájékoztatások Abban az esetben, ha a feladatot olyan személynek is kiosztottuk, akinek nincs rögzítve Belsı értesítési e-mail címe, akkor a program egy hibaüzenet formájában erre figyelmeztet minket. A figyelmeztetéshez elég, ha a sok feladatvégzı közül csak egynek nincs belsı értesítési e-mail címe rögzítve. A megjelenı kérdésre, Igen -nel válaszolva, a felhasználót hozzárendeljük a tájékoztatottak listájához, ellenkezı esetben nem lesz részese ennek a listának. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 77 / 260
Figyelmeztetés feladatvégzı hiányzó belsı értesítési e-mail címérıl A rendszer a feladatvégzıknek (tájékoztatottaknak) elektronikus levél formájában értesítést küld az új feladatról (tájékoztatásról). Azok a feladatvégzık, akiknek nincs rögzítve Belsı értesítési e-mail címe, nem kapnak értesítést, ık belépéskor fogják látni az Összesített információk felületen, hogy új tájékoztatásuk érkezett. 8.6.6. Kulcsszavak megadása Értesítés tájékoztatásról A Kulcsszavak fület választva lehetıségünk van az adott irathoz is kulcsszót rendelni. Funkciója és mőködése megegyezik az elızıekben leírtakkal (8.5 pont) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 78 / 260
Kulcsszavak megadása 8.6.7. Mutatók megadása A Mutatók fület választva lehetıségünk van az adott irathoz mutatót rendelni. Mutató hozzárendeléshez kattintsunk a Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra. A megjelenı választólistában tudjuk kiválasztani a megfelelı mutató(ka)t, majd az Ok gombbal rendeljük az irathoz. Végül a Mentés gombbal rögzítsük a módosításokat. Lehetıség van gyors mutató bevitelre is, amennyiben ismerjük a mutatóhoz tartozó kódot. Ebben az esetben kattintsunk a Keresett kód melletti mezıbe, és írjuk a mezıbe a mutató kódját. Amennyiben több mutatót szeretnénk gyorsítva bevinni, akkor pedig vesszıvel elválasztva írjuk a mezıbe a kódokat. Mutatókat az Adminisztráció / Mutatók menüpont alatt lehet felvenni. Mutató törléshez kattintsunk a Szerkeszt, majd a belsı Töröl gombra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 79 / 260
Irathoz tartozó mutató rögzítése 8.6.8. Materiális példányok A menüpontra lépve megtekinthetjük az iktatási rendszerbe az adott irathoz tartozó materiális iratpéldányok listáját és az iratpéldányokkal kapcsolatos részletes adatokat. (A materiális példány Adathordozó típusa lehet: papír, fólia, fotó, floppy, CD/DVD, stb.) A materiális példányok mindegyike létezı másolat, másodlat vagy maga az eredeti fizikai irat. Mikor például elfaxolunk egy iratot, keletkezik belıle egy újabb materiális példány, hisz ekkor a címzettnél egy másolat nyomtatódik. Minden példánynál fontos jelölni, hogy eredeti-, esetleg másodlat vagy másolat, és kik vállalják hitelességéért a felelısséget. Fontos megjegyezni, hogy az adatok szerkesztésére csak a megfelelı jogosultsággal rendelkezı személyeknek van lehetıségük. Új materiális iratpéldány bevitele estén kattintsunk az Új gombra, és töltsük ki a megfelelı rovatokat (a zöld mezık kitöltése kötelezı). Rögzítéshez kattintsunk a Mentés gombra. Az adatok módosításához kattintsunk elıször a Szerkeszt gombra, hajtsuk végre a megfelelı változtatásokat, majd rögzítsük a Mentés gombbal. A Másol gombot alkalmazva a lehetıségünk nyílik a kijelölt iratpéldány másolására. A mőveletet a Mentés gombbal hagyhatjuk jóvá. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 80 / 260
Materiális iratpéldány 8.6.8.1. Materiális iratpéldányok jellemzıi A Materiális iratpéldány jellemzıi fülre lépve adhatjuk meg az iratpéldány legfontosabb adatait. A Vonalkód mezıben a materiális iratpéldányokat matricás vonalkóddal láthatjuk el, amit vonalkód leolvasóval tudunk beazonosítani és a rendszerbe hatékonyabban bejuttatni. A vonalkód tehát segíti, a materiális iratpéldányok beazonosítását. A Típus legördítı menü segítségével meghatározhatjuk, hogy az iratpéldány eredeti irat, az eredeti irat másodlata vagy másolata. Az Adathordozó gördítı menübıl válasszuk ki, hogy az iratpéldány milyen adathordozón található. (pl. papír, cd, fotó) A Megjegyzés mezıbe további információval egészíthetjük ki a materiális iratpéldány adatait. Birtokló szervezet és/vagy Birtokló személy megadáshoz az összerendelı gomb segítségével listából választhatunk. Amennyiben azt akarjuk, hogy a materiális iratpéldány kölcsönözhetı legyen, pipáljuk ki a Kölcsönözhetı felirat mellett található négyzetet. A létrehozással és a módosítással kapcsolatos mezıket a rendszer automatikusan tölti. 8.6.8.2. Irat jellemzıinek megtekintése és szerkesztése Az Irat jellemzıi fülön lehetıség van a felettes menüpontra lépés nélkül megtekinteni az iratpéldányhoz tartozó irat alap jellemzıit. A fül mezıi ezen a felületen is szerkeszthetıek a Szerkeszt gombra kattintás után. Ezen a fülön tehát külön összefoglaljuk a példányhoz tartozó irat (az az irat, aminek az adott rekord tulajdonképpen a példánya) legfontosabb adatait. Ezek az adatok szerkesztéskor megváltoztathatók, ilyenkor természetesen maga az irat változik. Az információkat a program az Iratok menüpont Irat jellemzıi fülén feltüntetett adatokból nyeri (8.6.1-es pont.). Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 81 / 260
Irat jellemzıi 8.6.8.3. Materiális példány irattárazása Az iratokat több kritérium alapján a megfelelı helyen tárolni kell. Egy-egy irat pontos helyének megadására szolgál az irattárazási funkció. Az Irattárazás fülre lépve van lehetıség ennek adminisztrálására. Irattárazáshoz kattintsunk az Irattáraz gombra. Ekkor a Irattári hely mezı melletti összerendelı gomb ( ) aktívvá válik, melyre kattintással a megjelenı hierarchikusan elrendezett irattárazási helyeket tartalmazó listából válasszuk ki a megfelelıt, és kattintsunk az OK gombra. A Határidıbe helyezés mezınél a felhasználó tetszıleges dátumot adhat meg. Ezt a mezıt abban az esetben kell a felhasználónak kitölteni, ha az irattal valami munkája van még (pl. fizetési teljesítés). A program figyeli a kiosztott határidıket, amelyek lejártáról 3 nappal a lejárat elıtt e-mail értesítıt is küld az irattárba helyezı, a módosító, valamint a felelıs személynek, illetve az Összesített információk menüponton is felhívja erre az érintett felhasználók figyelmét. A Megjegyzés mezıt szabadon tölthetı. Végül a Mentés gombbal tárolhatjuk a kiválasztott irattári helyen az iratot. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 82 / 260
Irattárazás Ezután a kiválasztott irattári hely jelenik meg az azonos nevő mezıben. Ha a mellette található kérdıjelre kattintunk, akkor bármikor megtekinthetjük, hogy az adott irat pontosan hol található az irattári helyek hierarchikus elrendezésének megfelelıen. Irattári hely megtekintése az irattári helyek hierarchikus rendszerén belül A program nem engedélyezi az irattárazást, és tájékoztatató üzenet is küld, amennyiben az irat postázás alatt áll, vagy ha ügyiratba tartozik. Ha az adott iratot át szeretnénk tenni egy másik irattári helyre, vagy csupán a megsemmisítés elıtt ki szeretnék venni az irattári helyrıl (hiszen a megsemmisítés elıtt ezt feltétlen meg kell tenni), akkor kattintsunk az Irattárból kivesz gombra. Ekkor a program rákérdez: Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 83 / 260
Megerısítı kérdés Ha az Igen -re kattintunk, akkor a program egy újabb fontos kérdést tesz fel. (Ha a Nem gombot választjuk, akkor az eddigi irattári helyen marad az iratpéldány.) Megerısítı kérdés Ha ekkor az Igen -t választjuk, akkor miután akkor az iratpéldány nem fog kötıdni semmilyen irattári helyhez, és a Birtokló személy mezıbe a felhasználó neve kerül. Ha a Nem -re kattintunk, akkor szintén kikerül az irattári helyrıl az iratpéldány, azonban ekkor nem hozzánk fog kötıdni, hanem az adott szervezeti egységhez. A Napló funkciógombra kattintva pedig megtekinthetjük az adott iratpéldány irattárazásának történetét, vagyis azt, hogy az eddigiek folyamán mely irattári helyeken fordult elı az iratpéldány. Iratpéldány irattárazási történetének megtekintése 8.6.8.4. Materiális iratpéldány kölcsönzésének kezelése Az Irattár fülön mód van az iratpéldány kölcsönzésének kezelésére. Erre akkor van szükség, ha például az iratpéldány átmenetileg átkerül egy másik szervezeti egységhez. Ekkor nagyon fontos, hogy a kölcsönadás tényét is rögzítsük, hiszen így nyomon követhetı az iratpéldány konkrét helye. Ha kölcsön szeretnénk adni az iratot, akkor kattintsunk a Kölcsönöz gombra. Ekkor az Aktuális kölcsönzés felirat alatt található összerendelı gombok ( ) aktívvá válnak. Segítségéve válasszuk ki a Kölcsönzı szervezet -et és/vagy Kölcsönzı személy -t. Láthatjuk, hogy zöld színő mezı a Kölcsönzı Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 84 / 260
szervezet és Kölcsönzı személy is, de nem kötelezı kitölteni mind a kettıt. Amennyiben töltjük az egyik mezıt, akkor a másik automatikusan fehérré változik. Megadhatjuk a kölcsönzés határidejét is ( Határidı ). Ha az adott napnál elıbbi idıpontra esik a határidı, akkor a program errıl is tájékoztatja a felhasználót. A kölcsön tényének rögzítéséhez kattintsunk a Mentés gombra. A Kiadó személy, és a Kölcsönzés kezdete mezıket a rendszer automatikusan kitölti. Iratpéldány kölcsönzése Mentés után a Visszaszolgáltat gomb aktívvá válik, melyre kattintással a kölcsönbe adott iratot vissza lehet vételezni. Ez nyilván akkor használandó, amikor az iratot az adott szervezet, vagy személy visszahozza. A gombot megnyomva a program rákérdez, hogy biztosan vissza szeretnénk-e szolgáltatni a tételt. A Nem -et választva az irat állapota változatlan marad, de az Igen -re kattintva a visszakerül az adott irattári helyhez. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 85 / 260
Iratpéldány visszaszolgáltatásának tárolása Amennyiben a bal egérgombbal kétszer kattintunk az irattárazási napló valamely során, akkor a hozzá tartozó eddigi kölcsönzésekhez kapcsolódó információkat is megtekinthetjük. Irattárazáshoz kapcsolódó kölcsönzések megtekintése 8.6.8.5. Materiális iratpéldány postázása, kötegelt postázás Az Postázás fülön lehetıség van az iratpéldány postázására, és kötegelt postázására is. A materiális iratpéldány postázásának mőködése megegyezik a 8.3-as pontban leírt küldemény postázásával, a különbség csak annyi, hogy egy materiális iratpéldányt nem csupán szervezeten belül lehet postázni, ahogy egy küldeményt, hanem külsı szervezeteknek és partnerek is. Fontos megemlíteni, hogy habár a Címzett szervezet, és a Címzett személy mezı is zöld színnel van jelölve, mégsem Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 86 / 260
kötelezı mindkettıt megadni. Ez esetben lehetséges, hogy csak a Címzett személyt, vagy csak a Címzett szervezetet adjuk meg. A címzett a postázásról elektronikus levél formájában tájékoztatást kap, amennyiben belsı értesítési e- mail címe rögzítve van a programban. Ezért a Címzett szervezet vagy Címzett személy kiválasztásakor jelentısége van a postai cím meglétének, így amennyiben a mezık mellett található összerendelı gombra kattintunk, akkor csak olyan szervezetek, illetve személyek jelennek meg a választólistában, melyek rendelkeznek postai címmel belsı szervezetek, illetve személyek postai cím hiányában is megjelennek a listában. Materiális iratpéldány postázása A fül itt kiegészül a kötegelt postázással, amely lehetıvé teszi, hogy egy adott materiális iratpéldányt egyszerre több belsı vagy külsı szervezetnek elpostázzunk. Ehhez kattintsunk a Kötegelt postázás gombra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 87 / 260
Materiális iratpéldány kötegelt postázása Töltsük ki a kézbesítésre vonatkozó mezıket. Láthatjuk, hogy a Címzett szervezet és Címzett személy mezık nem tölthetı, szürke mezıként jelenik meg. A címzésre vonatkozó adatokat mikor végeztünk az egyéb jellemzık megadásával, akkor a Mentés gombra kattintva megjelenı ablakból tudjuk kiválasztani. A megjelenı ablakban adjuk meg a Címzett szervezet, és/vagy Címzett személy mezı értékét a mezı mellett található összerendelı gomb ( ) segítségével. A Postai cím mezı mellett található összerendelı gomb ( ) segítségével adjuk meg a szervezethez, illetve személyhez tartozó postai címet is. A Hozzáad gombra kattintva lehetséges további címzési adatot megadni. Mindig a három pontos gombbal tudunk választani, az X jelő gomb pedig a már kiválasztott elem elvételét teszi lehetıvé, amely után módosíthatjuk az eddigi választásunkat. Tetszıleges számú szervezetnek postázhatjuk az adott iratpéldányt. Ha minden szükséges adatot megadtunk, kattintsunk az OK gombra. Ekkor annyi materiális példány keletkezik az adott iratpéldányból, ahány szervezetnek továbbpostáztuk. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 88 / 260
Kötegelt postázás 8.6.8.6. Iratpéldány ügyiratba szerelése és csatolása Az Ügyirat fülre lépve lehetıség van az adott iratpéldányt ügyiratba rendezni. Lehetséges egy iratot csatolni egy ügyirathoz, azaz ezzel jelezve, hogy az iratnak valamilyen kapcsolata van az ügyirattal, illetve ténylegesen elhelyezni egy ügyiratba, azaz beleszerelni. A Csatol gombra kattintva lehetséges az iratot egy meglévı ügyirathoz csatolni. Ekkor a megjelenı listából válasszuk ki azt az ügyiratot, amelyhez csatolni szeretnénk, majd nyomjuk meg az Ok gombot. Ekkor az iratpéldány és az ügyirat között egy logikai kapcsolat jön létre. Ebbıl is következik, hogy ebben az esetben materiális iratpéldány esetén is lehetséges több ügyiratot ahhoz hozzácsatolni. Amennyiben egy ügyirathoz csatolunk egy iratot, akkor a késıbbiekben elıadói ív nyomtatásakor ezen iratok iktatási száma megjelenik az elıadói ív Kapcsolat mezejében A Beszerel gombra kattintva lehetséges az iratot egy ügyiratba beszerelni. A megjelenı listából válasszuk ki a megfelelı ügyiratot, és az OK gombbal az irat hozzárendelıdik. Amennyiben nincs a listában a megfelelı ügyirat, akkor lehetıségünk van a Hozzáad gombra kattintva egy teljesen új ügyiratot létrehozni. A felület teljesen megegyezik az Ügyiratok menüponttal, ezért ezt majd ott részletezzük (15-ös pont). Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 89 / 260
Új ügyirat létrehozása A fülön a Szerelve oszlop ad információt arról, hogy milyen kapcsolat van az iratpéldány és az ügyirat között. Amennyiben az oszlopban lévı jelölınégyzetben nincs pipa, úgy az elızıekben ismertetett egyszerő logikai kapcsolatról van szó. Abban az esetben azonban, ha pipa található a Szerelve oszlopban, úgy az adott ügyiratba be van szerelve az iratpéldány. Természetesen egyszerre mindkét kapcsolat is elıfordulhat. Ha ki szeretnénk venni az iratot az ügyiratból, akkor kattintsunk a Kiszerel gombra. Abban az esetben, ha új ügyiratba szereljük az iratunkat, akkor az lesz az ügyirat indító példánya, és a késıbbiekben ez nem is lesz kiszerelhetı az ügyiratból, és a gombra kattintva erre figyelmeztet is a program. Figyelmeztetı üzenet Abban az esetben, ha az irat irattárban van elhelyezve, akkor nem tudjuk ügyiratba szerelni, melyrıl a program figyelmeztetı üzenetet küld. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 90 / 260
Figyelmeztetı üzenet A program egy már beiktatott iratot ügyiratba szerelésekor automatikusan átiktat az ügyirat fıszáma alá, a soron következı alszámra. Egy ügyirat tömören fogalmazva iratpéldányok együttese (pl. Gipsz Jakab álláspályázatának ügyirata, ami tartalmazza Gipsz Jakab önéletrajzát, fényképét és jelentkezési ívét). Fontos tulajdonsága, hogy tevékenységeket végezhetünk vele. Míg egy irathoz nem rendelhetünk tevékenységeket, egy ügyirathoz igen. Amennyiben az iratpéldányhoz tartozó irat irattári tételszáma különbözik annak az ügyiratnak az irattári tételszámától, ahova beszereljük azt, akkor az irat ezen adata az ügyiratban meghatározottak szerint automatikusan módosul. Tehát a rendszer automatikusan az ügyirat megırzési módjának és határidejének megfelelıen módosítja a benne lévı irat irattári tételszámát is. Az iratpéldányok tehát összhangban módosulnak, mozognak az ügyirattal. Iratpéldány ügyiratba rendelése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 91 / 260
8.6.8.7. Materiális iratpéldány hitelességének tanúsítása Amennyiben úgy véljük, hogy a materiális iratpéldány eredetisége kétségbevonhatatlan és a felvett adatok az eredetivel mindenben megegyeznek, az iratpéldányt hitelesíthetjük a Hitelesség tanúsítás gombbal. Ekkor a hitelességet tanúsító személy neve és a tanúsítás ideje jelenik meg az ablakban. Amennyiben tévesen tanúsítottunk le egy iratot a Tanúsítás visszavon gombra kattintva visszavonhatjuk a tanúsítást. Ilyenkor a sor nem törlıdik, de az adott sorban lévı Érvényben oszlopból eltőnik a pipa. Hitelesség tanúsítás Ha olyan tanúsítvány szeretnénk visszavonni, amely már visszavonásra került, akkor a program a következı üzenettel figyelmeztet. 8.6.8.8. Kulcsszavak megadása Figyelmeztetı üzenet A Kulcsszavak fület választva lehetıségünk van az adott iratpéldányhoz is kulcsszót rendelni. Funkciója és mőködése megegyezik az elızıekben leírtakkal (8.5-ös pont). Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 92 / 260
Kulcsszavak megadása 8.6.9. Elektronikus példányok A menüpontot választva láthatjuk az iktatási rendszerbe felvitt elektronikus példányok listáját és részletes adatait. Az elektronikus példányok valójában a materiális dokumentumok más-más formátumban tárolt digitális változatai. Új elektronikus iratpéldány létrehozása esetén kattintsunk az Új gombra és a megjelenı ablakból tallózzuk, majd válasszuk ki a megfelelı fájlt. Lehetıségünk van egyszerre több fájlt is csatolni egyszerre a CTRL vagy a Shift gombok segítségével. Kiválasztás utána kattintsunk a Megnyitás gombra, és így a program automatikusan hozzárendeli a kiválasztott fájlt, vagy fájlokat az elektronikus iratpéldányhoz. A többi mezı kitöltése után a Mentés gombbal tudjuk a bevitt adatokat rögzíteni. A Meglévı példányból gombra kattintva, a szerveren található, de még irathoz nem kapcsolódó fájlok közül választhatjuk ki a megfelelıt az OK gomb megnyomásával. Ilyen keletkezhet például kötegelt digitalizálás során. A felugró ablakban található Nézet gombra kattintva az iratpéldány felvitelét megelızıen megtekinthetjük az éppen kijelölt és hozzáadni kívánt elektronikus példány elınézetét. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 93 / 260
Állomány beolvasása meglévı példányból A Lapolvasó gombra kattintva megjelenik a programhoz tartozó beolvasó program, mely a legtöbb szkennerrel kompatibilis. Használatával egy materiálisan meglévı iratot beszkennelhetünk, és elektronikus példányként egyszerően az irathoz rendelhetünk. A funkció megkönnyíti a felhasználó munkáját. A program lapolvasója automatikusan felismeri az adott számítógéphez tartozó lapolvasót, így az Eszközrıl beolvas gombbal kényelmesen beolvasható az iratpéldány. Lapolvasó Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 94 / 260
A beolvasás folyamatáról az Adatátvitel ablakban látható zöld sáv tájékoztat. (Ez a funkció lapolvasónként eltérhet.) Adatátvitel folyamata A beolvasott iratot TIFF formátumban tárolja a rendszer. Az elektronikus iratpéldány elnevezése automatikusan töltıdik, de természetesen tetszılegesen átírható. Ezen kívül a beolvasás után módosítható az irat mérete, lehetséges kicsinyítése és nagyítása, elforgatható, a Felbontás és Színkeverés paraméterek a legördülı menük segítségével állíthatók, illetve törölhetı is. Az OK gombra kattintva az elektronikus példány bıvíti a felsı listát, amit a megfelelı adatok beállítása után a Mentés gombbal lehetséges rögzíteni. Beolvasott irat A Sztornóz gombra kattintással sztornózhatjuk az éppen kijelölt elektronikus példányt. Ezután az adott sor eltőnik a felületrıl, de adatai továbbra is megtekinthetıek lesznek a Sztornózottak / Sztornózott elektronikus példányok felületen. Fontos, hogy sztornózást csak a létrehozó személy és a rendszeradminisztrátor tud végrehajtani. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 95 / 260
8.6.9.1. Elektronikus példány jellemzıi Az Elektronikus példány jellemzıi fülön a feltöltött fájl alapadatait lehetséges megadni. Az Eredeti fájlnév mezıben a kiválasztott, illetve már feltöltött elektronikus fájl nevét tudjuk megnézni. A Típus legördülı menü segítségével adhatjuk meg az elektronikus iratpéldány típusát, ami lehet eredeti, az eredeti digitális másolata, illetve fax. Fontos, hogy a Típus legördülı beviteli mezıben a Digitális másolat elemet válasszuk, ha például a Lapolvasó funkciót használva egy materiális példány másolatát kívánjuk felvinni a rendszerbe. Az elektronikus iratpéldányhoz megjegyzést is főzhetünk ( Megjegyzés mezı). A módosítással és létrehozással kapcsolatos mezıket automatikusan tölti a program. A létrehozással és a módosítással kapcsolatos mezıket a rendszer automatikusan tölti. Az adatok mentése után a fıbb adatok szerkeszthetıek, ezért ha tévesen vettünk fel egy elektronikus iratpéldány sztornózzuk azt a Sztornóz gomb segítségével. A program bármilyen formátumot támogat és megenged. Ennek oka, hogy a szoftver biztosítsa azt, hogy az állományok hosszú távon megırizhetıek legyenek. De külön szabályozni kell, hogy egy nemzetközileg elfogadott cég által kifejlesztett formátumokat (pl.: PDF, Word) használunk, vagy nyílt formátumú szabványos formátumokat. (pl.: PostScript) 8.6.9.2. Állomány jellemzıi Elektronikus példány jellemzıi Az Állomány jellemzıi fülre lépve részletes adatokat kaphatunk a feltöltött állományról. Itt tekinthetjük meg a feltöltött állomány eredeti nevét, méretét, formátumát, a létrehozás dátumát és módosítás dátumát, a fájltárolót, valamint a példány verziószámát és az elektronikus példányra vonatkozó mőveleti napló is. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 96 / 260
Ez utóbbiakat, tehát a példánnyal kapcsolatos egyéb adatokat a Mőveletek feliratú kereten belül láthatjuk, úgy, mint a példány létrehozásának idejét, a feltöltı számítógép IP címét stb. Amennyiben nem csupán a létrehozással kapcsolatos adatokat szeretnénk megtekinteni, hanem a fájl letöltéseire is kíváncsiak vagyunk, akkor pipáljuk be a felület alsó részén található Letöltések jelölınégyzetet. Ekkor megtekinthetjük, hogy ki és mikor jelenítette meg az adott állományt a számítógépén, illetve ismerte meg tartalmát. Az állomány megnyitásához kattintsunk a Megnyit gombra vagy duplán kattintsunk a felsı listában a megnyitandó állomány sorára. A Letölt gombot megnyomva lehetıség van elmenteni a fájlt a sajátgépünkre. A gombra kattintással válasszuk ki, hogy hova szeretnénk elmenteni az állományt és kattintsunk a Mentés gombra. A sajátgépünkre letöltött állományon történı bármilyen változtatás nincs hatással a rendszerben lévı eredeti fájlra. Mi csak a helyi másolattal dolgozunk. A Frissít gombra kattintva az arra jogosult szerepkörrel rendelkezı egyének az állományt frissíteni tudják, ha a megjelenı ablakból kiválasztják a módosított vagy akár új állományt, majd a Megnyitás gombra kattintnak. A Töröl gombra kattintva, pedig a törlési jogosultsággal rendelkezı egyének végezhetik el az éppen kijelölt elektronikus példány törlését. Ekkor a Mőveletek keret alatt található alárendelt listában láthatjuk, hogy pontosan melyik felhasználó, mikor és melyik számítógépen keresztül törölte az adott példányt. Állomány jellemzıi Ezután az adatsor a felületen marad, de a fájl már nem nyitható meg, melyrıl a program tájékoztat is. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 97 / 260
Törölt elektronikus példány megnyitásakor kapott üzenet Ha az Irattári tételszám szerinti megırzési határidı még nem járt le, akkor a program nem engedélyezi az iratpéldány törlését, és errıl figyelmeztetı üzenettel is tájékoztatja a felhasználót. Figyelmeztetı üzenet, ha a fájl megırzési ideje még nem járt le 8.6.9.3. Irat jellemzıinek megtekintése A fül funkciója mindenben megegyezik a 8.6.8.2-es pontban leírtakkal, ezért ezt a következıkben nem részletezzük. Irat jellemzıi Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 98 / 260
8.6.9.4. Tájékoztatások felvitele és kiosztása Amennyiben egy elektronikus iratpéldánnyal kapcsolatban feladatot akarunk küldeni egy másik alkalmazottnak, válasszuk ki az iratpéldányt a fenti listából, és kattintsunk elıször a Szerkeszt, majd a Tájékoztatás gombra. A Tájékoztatás mezıt töltsük ki, vagy a < gombra kattintva a megjelenı választólista segítségével a korábban elmentett tájékoztatások szövegét tudjuk betölteni. Amennyiben fontos, adjuk meg a feladat határidejét a Határidı mezı kitöltésével, majd a Kiosztás gombra kattintva a feljövı listából válasszuk ki feladatvégzıt és az OK gombbal hagyjuk jóvá a hozzárendelést. Ekkor a Tájékoztatott mezı töltıdik az általunk kiválasztott munkatárs nevével, melyet ezután is lehetıség van módosítani, ha a mezı melletti három pontos gombra kattintunk. A tájékoztatásokat a rendszer óránként figyeli, és azokat, melyeknek lejárt a határideje, visszautasítással lezárja. Errıl e-mailben értesítést küld a program a feladat kiírója számára. Természetes ez utóbbi csak abban az esetben történik meg, amennyiben a kiíróhoz Belsı értesítési e-mail cím rögzítve van. Ha tévesen vettünk fel egy feladatot, akkor jelöljük ki a listából, majd kattintsunk a Tájékoztatást töröl gombra. A felvitt adatokat a Mentés gombbal tudjuk rögzíteni. A Tájékoztató mezıt a program természetesen automatikusan tölti. Elektronikus iratpéldányhoz kapcsolódó tájékoztatások Ha a felületen új feladatot írunk ki egy példányhoz, és olyan személynek is kiosztjuk a feladatot, akinek nincs rögzítve Belsı értesítési e-mail címe, akkor a program ezt egy figyelmeztetı üzenetablakkal jelzi. A figyelmeztetéshez elég, ha a sok feladatvégzı közül csak egynek nincs belsı értesítési e-mail címe. A megjelenı kérdésre, Igen -nel válaszolva, a felhasználót hozzárendeljük a feladatvégzık listájához, de ebben az esetben ı nem fog értesítést kapni. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 99 / 260
Figyelmeztetés feladatvégzı hiányzó belsı értesítési e-mail címérıl Tehát a rendszer a feladatvégzınek értesítést küld elektronikus levél formájában, amennyiben a Belsı értesítési e-mail cím be van állítva nála. Értesítés tájékoztatásról 8.6.9.5. Iratpéldány ügyiratba szerelése és csatolása A fül funkciója mindenben megegyezik a 8.6.8.6-es pontban leírtakkal, ezért ezt a következıkben nem részletezzük. Egy elektronikus példányt, a materiális példánnyal ellentétben, egyszerre több ügyiratba is rendelhetjük. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 100 / 260
Elektronikus példány ügyiratba szerelése 8.6.9.6. Elektronikus iratpéldány hitelességének tanúsítása Amennyiben úgy véljük, hogy az elektronikus iratpéldány eredetisége kétségbevonhatatlan és a felvett adatok az eredetivel mindenben megegyeznek, az iratpéldányt hitelesíthetjük a Hitelesség tanúsítás gombbal. Ekkor a hitelességet tanúsító személy neve és a tanúsítás ideje jelenik meg az ablakban. Amennyiben tévesen tanúsítottunk le egy iratot a Tanúsítás visszavon gombra kattintva visszavonhatjuk a tanúsítást. Ilyenkor a sor nem törlıdik, de az adott sorban lévı Érvényben oszlopból eltőnik a pipa. Ha olyan tanúsítvány szeretnénk visszavonni, amely már visszavonásra került, akkor a program a következı üzenettel figyelmeztet. (A funkció mindenben megegyezik a 8.6.8.7-es pontban leírtakkal.) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 101 / 260
Elektronikus példány hitelességének tanúsítása Elektronikus iratpéldányról lévén szó a funkció kiegészül a digitális aláírás lehetıségével. Ehhez kattintsunk a Hitelesség tanúsítás aláírással gombra. Ekkor látható, hogy az Aláírás oszlopban lévı kis fehér lapon szöveg jelenik meg. A képen Az aláírás érvénytelen ablakban láthatóak a tanúsítvány adatai. A tanúsítvány érvénytelenségének oka, hogy csak tesztaláírásról beszélhetünk. Ezért ki is kerül a pipa az Érvényes oszlopból. Hitelesség tanúsítás aláírással Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 102 / 260
A felugró kérdésre Igen -t kell válaszolni. Ahhoz, hogy az aláírást érvényesnek találja a program, a kliens gépen szükséges bekonfigurálni azt. Az, hogy az elektronikus aláírás a helyi géprıl elvégezhetı legyen, az Adminisztrátori megfelelı utasításait, irányadásait szükséges figyelembe venni. A Tanúsítvány ellenırzés gomb ellenırzi a tanúsítvány állapotát. Amennyiben az ellenırzés során a rendszer az aláírást érvénytelen találja, úgy errıl a megjelenı ablakban részletes információval tájékoztatja a felhasználót. Ekkor szintén üresen marad az Érvényben oszlopban lévı jelölınégyzet. Ezáltal az ellenırzés ténye is rögzítésre kerül. Ellenırzéskor érvénytelennek ítélt aláírásról tájékoztató üzenet A Tanúsítvány mentése gomb segítségével exportálhatjuk a tanúsító állományt XML fájl formájában. Az állomány a 13/2005. (X.27.) IHM rendelet valamennyi követelményének megfelel. A programon belüli ellenırzés mellett, lehetséges kívülrıl is ellenırizni az aláírás hitelességét, a www.eellenorzes.hu weboldal segítségével. Az elızıleg a Tanúsítvány mentése gombbal lementett XML fájlt szükséges kikeresni a weboldalon megjelenı Tallózás gombra kattintás után. Az Elektronikus példányok felületek Állomány jellemzıi fülén a Letölt funkciógomb segítségével sajátgépünkre lementett állományt a weboldalon ki lehet keresni, és megadni a megfelelı mezıben. Ezután az éppen olvasható biztonsági kódot az alatta található mezıbe begépelve, majd az Ellenırzés gombra kattintva lehetséges a kikeresett elektronikus iratpéldány hitelességét ellenırizni. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 103 / 260
Tanúsítvány ellenırzése a http://wwww.e-ellenorzes.hu/weboldalon keresztül Így tehát a rendszeren kívül is le lehet ellenırizni egy-egy elektronikus dokumentum hitelességét. 8.6.9.7. E-mail formájában továbbított elektronikus példány adatainak megtekintése Amennyiben az adott elektronikus példány a rendszeren keresztül e-mailen továbbítva lett, úgy annak részletes adatait tekinthetjük meg az E-mail fülre lépve. A fül bal oldalán található alárendelt lista tartalmazza az e-mail küldéshez kapcsolódó adatokat. E-mail formájában továbbított elektronikus példány üzenetküldéssel kapcsolatos adatainak megtekintése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 104 / 260
8.6.9.8. Kulcsszavak megadása A Kulcsszavak fület választva lehetıségünk van az adott iratpéldányhoz is kulcsszót rendelni. Funkciója és mőködése megegyezik az elızıekben leírtakkal (8.5-ös pont). 8.6.10. Iratkapcsolatok Az Iratkapcsolatok menüpontra állva láthatjuk a kiválasztott irathoz tartozó iratkapcsolatokat, melyek típusa beállítástól függıen változhat, de funkcióját tekintve lehet: elıírat, utóirat, melléklet, válasz, hivatkozás, elızmény stb. Elıfordulhat, hogy a beérkezett és iktatott iratok között logikai kapcsolat van (pl. egy beérkezett irat egy már iktatott irat melléklete). Az ilyen kapcsolatokat iratkapcsolatnak nevezzük, hiszen iratokat kötnek össze. Az elıirat kapcsolatok az iktatószám alapján automatikusan létrejönnek. Amennyiben egy iratnak iratkapcsolata van, akkor az adatlistán duplán kattintva a tételre, akkor a program automatikusan az Iratok menüpontra ugrik, ahol meg tudjuk tekinteni az irat jellemzıit. A Frissít gombra kattintva a program megjeleníti az összes iratot. A törölt iratkapcsolatok adataihoz csak a megfelelı jogosultsággal rendelkezı személyek férhetnek hozzá. A rendszer a sztornózott iratok módosítását nem engedélyezi! Az Új gombra kattintva van lehetıségünk a kiválasztott irathoz egy másik iratot kapcsolni. A mezıkben meghatározott adatokat (a zöld mezık kitöltése kötelezı) a Mentés gombbal tudjuk rögzíteni. A tévesen felvitt iratkapcsolatokat a Töröl gombbal tudjuk eltávolítani. Az adatok módosítása esetén kattintsunk elıször a Szerkeszt gombra, hajtsuk végre a megfelelı változtatásokat, majd rögzítsük a Mentés gombbal. Iratkapcsolatok Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 105 / 260
8.6.10.1. Iratkapcsolat jellemzıi A Típus legördülı menü segítségével határozhatjuk meg, hogy a csatolandó irat a másik irattal milyen kapcsolatban áll (pl.: az egyik irat egy másik irat melléklete). A Megjegyzés mezıben további információk rögzítésére van lehetıség. A létrehozással és módosítással kapcsolatos mezıket a program automatikusan tölti. Iratkapcsolatok meghatározása A Kapcsolt irat felirat alatti felületrészen határozhatjuk meg, hogy az adott irat, melyik a már a rendszerben található irattal van kapcsolatban. Kattintsunk az Iktatási szám rovatnál található összerendelı gombra ( ), és a megjelenı táblázatból válasszuk ki, hogy melyik irathoz akarjuk kapcsolni a kapcsolandó iratunkat, majd kattintsunk az OK gombra. A kiválasztás után a rendszer a korábban meghatározott adatok alapján automatikusan megjeleníti a következı rovatokat: Irat típusa, Irat tárgya, Irat fajtája, Biztonsági minısítés, Funkcionális minısítés. 9. Gyorsiktatás A Gyorsiktatás menüpontra lépve az irat típusától és érkezés módjától függıen lehetıségünk van egy felületen végrehajtani az irat érkeztetését, materiális és elektronikus példány rögzítését, iktatását, irattárazását, ügyiratba szerelését, valamint kulcsszavak és hozzáférık megadását. A menüpontra lépve a felület egybıl aktívvá válik, azaz az adatok rögzítéséhez már csak ki kell töltenünk a megfelelı mezıket, majd a Mentés gombbal rögzítenünk azt. 9.1. Bejövı levelek iktatása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 106 / 260
A Típus mellett található rádiógombok segítségével tudjuk kiválasztani a rögzíteni kívánt iratunk típusát. Megkülönböztetünk papíralapú, digitális és vegyes (materiális és elektronikus példányt is rögzíteni szeretnénk) típusú iratokat. Fontos, hogy amennyiben kötegelt szkennerrel szeretnénk digitalizálni, akkor a papíralapú típust válasszuk, mivel akkor nem nekünk kell itt a felületen csatolnunk az elektronikus példányt, hanem a kötegelt szkenner vonalkód alapján fogja leválogatni az iratokat, és csatolni a programba. Az Irány mellett található rádiógombok segítségével határozhatjuk meg, hogy bejövı vagy kimenı levelet szeretnénk rögzíteni. Esetünkben most legyen ez most Bejövı. Az Új érkezés mezı mellett található rádiógombok segítségével tudjuk kiválasztani, hogy milyen úton érkezett az irat szervezetünkhöz. Lehetıség van Belsı, Posta -i, Személyes, E-mail, Fax irat rögzítésére. Amennyiben a Belsı -t válasszuk, akkor a program a rögzíteni kívánt iratot belsı keletkezéső iratként kezeli. A Személyes érkeztetést választva tudjuk rögzíteni a szervezetek közötti személyes küldemény átadást. A Típus, Irány és Új érkezés résznél beállított feltételek alapján jelennek meg a tölthetı mezık, a nem tölthetı mezıket pedig szürke színnel, és áthúzással jelöli a program. A felületen található mezık megegyeznek a Küldemények (8-as pont), és Küldemények / Iratok (8.6-os pont) menüpontoknál található mezıkkel, ezért a továbbiakban csak az eltérı mezıket mutatjuk be. Amennyiben egy korábban már rögzített küldeményhez szeretnénk rögzíteni iratot, akkor kattintsunk a Korábbi érkeztetés mezı mellett található összerendelı gombra ( ), majd a megjelenı választólistában keressük ki azt a küldeményt, amelyhez szeretnénk az iratokat rögzíteni, majd nyomjuk meg az OK gombot. A Felbontó személy mezınél lehetıségünk van megadni, hogy a küldeményt korábban ki bontotta fel. A Másodlatok száma mezınél tudjuk meghatározni azt, hogy a program hány darab másodlati példányt hozzon létre. Amennyiben például a mezı értékének kettıt adunk meg, akkor a késıbbiekben az Iratok / Materiális példányok menüpontnál láthatjuk, hogy a program egy eredeti és két másodlati példányt hoz létre. Lehetıség van a felületen fıszámos és alszámos iktatásra is. Amennyiben viszont az iratot ügyiratba szeretnénk elhelyezni, akkor nem tudunk kiválasztani iktatókönyvet, mivel ebben az esetben az irat az ügyirat iktatási száma alá, és a soron következı alszámot kapja meg. Amennyiben Vegyes típusú iratot szeretnénk elhelyezni ügyiratba, akkor az ügyirat mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintva a program rákérdez, hogy a materiális vagy az elektronikus példányt szeretnénk-e elhelyezni az ügyiratba. Példány elhelyezésére vonatkozó kérdés Amennyiben az Igen gombra kattintunk, akkor a program a materiális példányt, a Nem gombot választva pedig az elektronikus példányt helyezi el az ügyiratba. A Fájlnév mezınél tudunk elektronikus példányt csatolni az irathoz. A mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintva a megjelenı ablakban lehetséges az elektronikus példány tallózására, majd a Megnyitás gombbal hozzárendelni az irathoz. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 107 / 260
Lehetıség van az iratokat kulcsszavakkal ellátni. Ehhez kattintsunk a Kulcsszavak résznél a Kulcsszó mezıbe, gépeljük be a kívánt kulcsszót, majd nyomjuk meg az Enter vagy a + gombot. Az irat hozzáférıinek automatikusan bekerülnek az alapértelmezett csoport tagjai, valamint annak az iktatókönyvnek az alapértelmezett hozzáférıi, amelybe iktatjuk az iratot. A Hozzáférık résznél lehetséges az irathoz hozzáférıket megadni. Láthatjuk, hogy az Alapért. csoport tagjai és Iktatókönyv hozzáférıi mezıknél található jelölınégyzetben pipát tesz a program, és ezt nem is tudjuk módosítani. Ez azt jelöli, hogy a Saját / Egyéncsoportok menüpontban beállított Alapértelmezett csoport tagjait, valamint az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférıit alapértelmezettként hozzárendeli hozzáférınek az irathoz. Amennyiben szeretnénk megtekinteni, hogy kik tartoznak az alapértelmezett csoportba, valamint az iktatókönyv alapértelmezett csoportjába, akkor kattintsunk duplán az Alapért. csoport tagjai, illetve az Iktatókönyv hozzáférıi mezıre. Alapértelmezett hozzáférık listája Ha szeretnénk még további hozzáférıket megadni az irathoz, akkor azt több módon tudjuk megtenni. Az Új hozzáférı személy felvétele gombra kattintva alkalmazott(ak)at adhatunk még a listához. Az Új hozzáférıi csoport felvétele gomb segítségével a Saját / Egyéncsoportok menüpontban definiált egyéncsoportok közül tudunk csoportot rendelni az irathoz. Abban az esetben, ha rossz szervezetet, személyt, vagy csoportot adtunk meg hozzáférınek, akkor jelöljük ki a listában, majd nyomjuk meg a Kijelölt hozzáférık törlése gombot. Ha pedig mindenkit szeretnénk törölni, akkor nyomjuk meg az Összes hozzáférı törlése gombot. Lehetıség van megjegyzést főzni a rögzíteni kívánt iratunkhoz. Ehhez kattintsunk a Megjegyzés mezıbe, majd gépeljük a mezıbe a kívánt megjegyzésünket. A zöld mezık kitöltése kötelezı. A Mentés gombra kattintva a program informál minket, hogy az irat milyen iktatási számmal került iktatásra, valamint hogy milyen érkeztetési sorszámot kapott, és a továbbiakban az Iratok menüponton tudjuk megtekinteni és szerkeszteni az adatokat. Információs ablak Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 108 / 260
Amennyiben a többször kattintunk a Mentés gombra, és közben nem változtattunk az adatokon, akkor a program figyelmeztet minket, hogy egyszer már rögzítettük az adatokat, és biztosan szeretnénk-e ismételten menteni az adatokat. Figyelmeztetı üzenet Mentés után a program a gyorsabb iktatás miatt a kitöltött mezık értékeit nem törli ki, így a következı iktatás során gyorsabban tudjuk az adatokat rögzíteni. Amennyiben nem ezekkel az adatokkal szeretnénk a továbbiakban dolgozni, akkor kattintsunk az Üres őrlap gombra. Ekkor a program rákérdez, hogy Alapértelmezett állapotba akarja hozni az őrlapot?, és amennyiben az Igen -t válasszuk ki, akkor kitörli a mezık értékeit. Megerısítı kérdés Bejövı iratok gyors iktatása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 109 / 260
9.2. Kimenı levelek iktatása A Gyorsiktatás menüponton az Irány mellett található rádiógomboknál a Kimenı -t választva lehetséges kimenı iratot rögzíteni a programban. A mezık töltése mindenben megegyezik az elızıekben bemutatottakkal (9.1-es pont), ezért a továbbiakban csak az eltérı részeket mutatjuk be. Mentést követıen amennyiben a címzett szervezet vagy személy rendelkezik Poszeidon programmal, akkor ı értesülni fog a programba lépéskor az Összesített információk menüpontnál, hogy új materiális példány várható. Ebben az esetben ı vagy a Szervezeti egység postái / Várható materiális példányok vagy a Személyes postáim / Várható materiális példányok menüpontban tudja átvenni az iratot az Átvesz gombra kattintva. Viszont ha azt feltételezzük, hogy a címzett szervezet vagy személy nem rendelkezik Poszeidon programmal, úgy nekünk kell nyugtáznunk a postázás sikerességét. Ezt a Szervezeti egység postái / Feladott materiális példányok vagy a Személyes postáim / Feladott materiális példányok menüponton tudjuk megtenni a Nyugtáz gomb segítségével. Ezt a 18-as és 19-es pontban tárgyaljuk részletesen. Kimenı iratok gyors iktatása 10. Gyorsügyirat A Gyorsügyirat menüpontra lépve az irat típusától, irányától, és érkezés módjától függıen lehetıségünk van egy felületen végrehajtani az irat, illetve ügyirat érkeztetését, materiális és elektronikus példány rögzítését, iktatását, irattárazását, valamint mutatók és hozzáférık megadását. A menüpontra lépve a felület egybıl aktívvá válik, azaz az adatok rögzítéséhez már csak ki kell töltenünk a megfelelı mezıket, majd a Mentés gombbal rögzítenünk azt. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 110 / 260
10.1. Bejövı iratok 10.1.1. Érkeztetés Az Iktatás mellett található rádiógombok segítségével tudjuk meghatározni, hogy milyen módon szeretnénk iratunkat iktatni. Lehetıség van itt a Nincs, Alszámos, és Fıszámos iktatásra. Esetünkben válasszuk most a Nincs -et, és így az iratot csak rögzíteni tudjuk, iktatásra nincs lehetıségünk. Az Irány mellett található rádiógombok segítségével határozhatjuk meg, hogy belsı keletkezéső, bejövı vagy kimenı levelet szeretnénk rögzíteni. Esetünkben most legyen ez most Bejövı. A Típus mellett található rádiógombok segítségével tudjuk kiválasztani a rögzíteni kívánt iratunk típusát. Megkülönböztetünk papíralapú, digitális és vegyes (materiális és elektronikus példányt is rögzíteni szeretnénk) típusú iratokat. Fontos, hogy amennyiben kötegelt szkennerrel szeretnénk digitalizálni, akkor a papíralapú típust válasszuk, mivel akkor nem nekünk kell itt a felületen csatolnunk az elektronikus példányt, hanem a kötegelt szkenner vonalkód alapján fogja leválogatni az iratokat, és csatolni a programba. Az Érkezési mód mezı mellett található rádiógombok segítségével tudjuk kiválasztani, hogy milyen úton érkezett az irat szervezetünkhöz. Lehetıség van Posta -i, Személyes, E-mail, Fax irat rögzítésére. A Személyes érkeztetést választva tudjuk rögzíteni a szervezetek közötti személyes küldemény átadást. Az Iktatás, Irány, Típus, és Érkezési mód résznél beállított feltételek alapján jelennek meg a tölthetı mezık, a nem tölthetı mezıket pedig szürke színnel, és áthúzással jelöli a program. A feladóhoz, címzetthez, tartozó mezık értékeinek mindegyikét a mellettük található összerendelı gombra ( ) kattintva, vagy a mellettük lévı mezıbe kattintva és a CTRL billentyőt megnyomva a feljövı listából választhatjuk ki, és az OK gombbal nyugtázhatjuk. Az egyes táblák elemei mindig a hozzájuk tartozó tábláknak megfelelıen alakulnak. Tehát például a Címzett szervezet kiválasztása után, a Címzett személy táblában csak a kiválasztott szervezet alkalmazottai szerepelnek. Ha bármelyik mezıhöz rossz szervezetet vagy személyt rendeltünk, akkor a mezık mellett található X gombra kattintva ezek kitörölhetık. Valamennyi választó lista bal alsó részén megjelenik egy Hozzáad és egy Szerkeszt gomb. Ez utóbbi természetesen csak abban az esetben, ha legalább egy elemet tartalmaz a lista. A választó listában a gombokra kattintva lehetıség van a felületrıl való ellépés nélkül pótolni a hiányzó adatokat. Így például, ha egy szervezet nincs benne a listánkban, akkor kattintsunk a Hozzáad gombra, a megjelenı ablakban adjuk meg a szervezet adatait, és végül a Mentés -sel tároljuk az új szervezetet. Ezután visszatérhetünk a választó listához, amibıl így már kiválasztható az újonnan létrehozott sor. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 111 / 260
Választó listából azonnali adatpótlás (vagy módosítás) Hozzáad és Szerkeszt gombok segítségével Amennyiben tudjuk, hogy a beküldı szervezet vagy személy még nem szerepel a listában, akkor pedig ha egyszerre nyomjuk meg a CTRL billentyőt, és kattintunk az összerendelı gombra, akkor új partner szervezetet vagy személyt tudunk egybıl létrehozni. Errıl bıvebben a 21-es pontban írunk. Új Partner szervezet vagy személy hozzáadása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 112 / 260
A Feladás/átadás ideje mezıbe a naptárnavigátor segítségével egyszerően megadhatjuk a megfelelı dátumot. A Feladó postai címe, fax száma, vagy e-mail címe mezıt a program automatikusan tölti amennyiben rögzítve van a programban a kiválasztott szervezet vagy személy ezen elérhetısége. A Feladó iktatási száma mezıben tudjuk rögzíteni a külsı iktatási számot. A Címzett szervezet mezı töltése nem kötelezı, de amennyiben üresen hagyjuk ezt a mezıt, akkor a program automatikusan azt a szervezetet rendeli a mezı értékének amelyik szervezettel épp be vagyunk jelentkezve a programba. Az Átvétel/keletkezés ideje automatikusan a felvitel napjával töltıdik, de módosítása megengedett. Figyeljünk arra, hogy a Feladás/átadás ideje és Átvétel/keletkezés ideje mezıkben ne adjunk meg jövıbeli dátumot, mert a program ez esetben nem engedi az adatok mentését. Errıl figyelmeztetı üzenet formájában is tájékoztat. Figyelmeztetı üzenet jövıbeli dátum megadásakor Az irat tárgyát begépelhetjük, vagy a tárgy melletti < gomb segítségével listából is megadhatjuk. A rendszer ebben a listában az általunk rögzített tárgyakat tárolja. Ha pár karakter megadása után nyitjuk meg a választólistát, akkor csak azok a tárgyak jelennek meg, amelyek kezdıbetői megegyeznek a megadott karakterekkel. Továbbá tárgysablonok segítségével is megadhatjuk az irat tárgyát a + gombra kattintva. Itt az Adminisztráció / Tárgysablonok menüpont alatt rögzített sablonok közül tudunk választani. Az irat Fajtája lehet például kérvény, határozat, beszámoló stb., mely legördülı menübıl választható ki. A legördülı menü elemei kibıvíthetık az arra jogosult felhasználó által, ha az Adminisztráció / Kódtételek felületen az Irat típusok kódtábla kódtételeihez újakat visz fel, vagy módosít. (A Kódtételek felületen a rendszerben szereplı valamennyi legördítı menü tartalma karbantartható.) A Mellékletek száma mezıben az irathoz tartozó mellékletek darabszámát tudjuk megadni. Az irat könnyebb azonosítása végett a Vonalkód mezıbe a vonalkód leolvasó eszköz segítségével az iratra ragasztott matricás vonalkódot is beolvashatjuk. Abban az esetben, ha kötegelt szkennerrel szeretnénk digitalizálni, akkor ennek a mezınek a töltése kötelezı, mivel a késıbbiekben vonalkód alapján fogja a program a digitalizált példányokat elhelyezni. A Biztonsági minısítés gördítı menü az irat biztonsági szintjének meghatározására szolgál. Az Irattári tételszám -ot az összerendelı gomb ( ) segítségével választhatjuk ki a megjelenı ablakban, amellyel azonosíthatunk egy-egy tételt. Az összerendelı gomb ( ) melletti X gomb segítségével lehetséges az irattári tételszámot törölni. A mezı töltésével az Adminisztráció / Irattári tervek menüpontban (23.3-as pont) meghatározottak szerint fog töltıdni az iratok példányainak megırzési módja, és határideje. A Fájlnév mezınél tudunk elektronikus példányt csatolni az irathoz. A mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintva a megjelenı ablakban lehetséges az elektronikus példány tallózására, majd a Megnyitás gombbal hozzárendelni az irathoz. A Másodlatok száma mezınél tudjuk meghatározni azt, hogy a program hány darab másodlati példányt hozzon létre. Amennyiben például a mezı értékének kettıt adunk meg, akkor a késıbbiekben az Iratok / Materiális példányok menüpontnál láthatjuk, hogy a program egy eredeti és két másodlati példányt hoz létre. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 113 / 260
A Megjegyzés mezıbe tetszılegesen bármilyen, az irattal kapcsolatos további információ is berögzíthetı. A Mutatók résznél lehetséges az irathoz mutatót rendelni. A zöld + jelre kattintva listából lehetséges betölteni a kívánt mutatót. Itt csak azon mutatók jelennek meg melyeket a rendszeradminisztrátor az adott szervezeti egységhez rendelt. A mutatók karbantartása megfelelı jogosultsággal az Adminisztráció / Mutatók menüpontnál lehetséges. A Hozzáférık résznél lehetséges az irathoz hozzáférıket megadni. Láthatjuk, hogy az Alapért. csoport tagjai és Iktatókönyv hozzáférıi mezıknél található jelölınégyzetben pipát tesz a program, és ezt nem is tudjuk módosítani. Ez azt jelöli, hogy a Saját / Egyéncsoportok menüpontban beállított Alapértelmezett csoport tagjait hozzárendeli hozzáférınek az irathoz. Az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférıit esetünkben most nem rendeli az irathoz hozzáférınek, mivel nem iktatjuk az iratot. Amennyiben szeretnénk megtekinteni, hogy kik tartoznak az alapértelmezett csoportba, akkor kattintsunk duplán az Alapért. csoport tagjai mezıre. Alapértelmezett hozzáférık listája Ha szeretnénk még további hozzáférıket megadni az irathoz, akkor azt több módon tudjuk megtenni. Az Új hozzáférı szervezetek felvétele gombra kattintva szervezeti egység(ek)et adhatok meg hozzáférınek. Ebben az esetben a szervezet összes alkalmazottja hozzáférıje lesz az iratnak. Az Új hozzáférı személy felvétele gombra kattintva alkalmazott(ak)at adhatunk még a listához. Az Új hozzáférıi csoport felvétele gomb segítségével a Saját / Egyéncsoportok menüpontban definiált egyéncsoportok közül tudunk csoportot rendelni az irathoz. Abban az esetben, ha rossz szervezetet, személyt, vagy csoportot adtunk meg hozzáférınek, akkor jelöljük ki a listában, majd nyomjuk meg a Kijelölt hozzáférık törlése gombot. Ha pedig mindenkit szeretnénk törölni, akkor nyomjuk meg az Összes hozzáférı törlése gombot. A zöld mezık kitöltése kötelezı! Az irat rögzítéséhez nyomjuk meg a Mentés gombot. Ekkor a program informál minket, hogy az irat milyen érkeztetési sorszámot kapott, és a továbbiakban az Iratok menüponton tudjuk megtekinteni és szerkeszteni az adatokat. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 114 / 260
Információs ablak Amennyiben a többször kattintunk a Mentés gombra, és közben nem változtattunk az adatokon, akkor a program figyelmeztet minket, hogy egyszer már rögzítettük az adatokat, és biztosan szeretnénk-e ismételten menteni az adatokat. Figyelmeztetı üzenet Mentés után a program a gyorsabb iktatás miatt a kitöltött mezık értékeit nem törli ki, így a következı iktatás során gyorsabban tudjuk az adatokat rögzíteni. Amennyiben nem ezekkel az adatokkal szeretnénk a továbbiakban dolgozni, akkor kattintsunk az Üres őrlap gombra. Ekkor a program rákérdez, hogy Alapértelmezett állapotba akarja hozni az őrlapot?, és amennyiben az Igen -t válasszuk ki, akkor kitörli a mezık értékeit. Megerısítı kérdés Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 115 / 260
Bejövı irat rögzítése 10.1.2. Alszámos iktatása Bejövı irat alszámos iktatása megegyezik az elızıekben bemutatottakkal (10.1.1-es pont), ezért a továbbiakban csak az eltérı részeket mutatjuk be. Az Iktatás mezınél az Alszámos rádiógombot választva lehetséges egy már meglévı ügyiratba további példányt elhelyezni. Az Elhelyezés formája mezınél láthatjuk, hogy az elektronikus, vagy a papíralapú példány kerül elhelyezésre az ügyiratban. Abban az esetben, ha vegyes típusú iratot rögzítünk, akkor lehetıségünk van kiválasztani a rádiógombok segítségével, hogy az elektronikus, vagy a papíralapú példányt szeretnénk ügyiratban elhelyezni. A Korábbi ügyirat résznél található Ügyirat iktatási száma mezınél tudjuk kiválasztani azt az ügyiratot, amelybe el szeretnénk helyezni a rögzíteni kívánt iratot alszámosan. A mezı mellett található összerendelı gombra ( ), vagy a mezıbe kattintva, majd az Enter billentyőt megnyomva választólistából lehetséges kiválasztani a megfelelı ügyiratot. Az ügyirat rögzítéséhez nyomjuk meg a Mentés gombot. Ekkor a program informál minket, hogy az ügyirat milyen érkeztetési sorszámot, iktatási számot kapott, és a továbbiakban az Iratok, illetve az Ügyiratok menüponton tudjuk megtekinteni és szerkeszteni az adatokat. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 116 / 260
Információs ablak Bejövı irat alszámos iktatása 10.1.3. Fıszámos iktatása Bejövı irat fıszámos iktatása megegyezik az elızıekben bemutatottakkal (10.1.1-es pont), ezért a továbbiakban csak az eltérı részeket mutatjuk be. Az Iktatás mezınél az Fıszámos rádiógombot választva lehetséges egy új ügyiratot nyitni. Az Új ügyirat résznél található Szervezeti egység mezıben azt a szervezeti egységet jeleníti meg a program, amelyik szervezettel bejelentkeztünk a programba. Az Iktatókönyv mezıt a program automatikusan tölti, de amennyiben több iktatókönyvhöz is hozzá vagyunk rendelve, akkor ez szabadon módosítható. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy a mezıbe kattintunk, és megnyomjuk az Enter billentyőt, vagy a mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintunk. Ekkor a megjelenı listában lehetséges Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 117 / 260
kiválasztani a megfelelı iktatókönyvet. A Típusszám mellett található kódtételes lista segítségével tudunk az irathoz típusszámot rendelni. Amennyiben nem adunk meg típusszámot, akkor alapértelmezettként a Nagyszámos típusszámot rendeli az irathoz a program. Az Ügyintézési határidı mezınél rendelhetünk határidıt az irathoz. Itt lehetséges abszolút és relatív határidı megadása is. A Figyelmeztetési határidı mezınél lehetséges egy olyan határidıt megadni, amikor szeretnénk, hogy az ügy határidejének lejárta elıtt a program figyelmeztessen minket, és az ügyben résztvevı személyeket, azaz a hozzáférıket. Amennyiben egy ügy sürgıs, akkor ezt a Sürgıs mezınél tudjuk jelezni, úgy, hogy a mezı mellett található jelölınégyzetbe egy pipát teszünk. A Hozzáférık résznél lehetséges az irathoz hozzáférıket megadni. Láthatjuk, hogy az Alapért. csoport tagjai és Iktatókönyv hozzáférıi mezıknél található jelölınégyzetben pipát tesz a program, és ezt nem is tudjuk módosítani. Ez azt jelöli, hogy a Saját / Egyéncsoportok menüpontban beállított Alapértelmezett csoport tagjait, valamint az iktatókönyv alapértelmezett hozzáférıit alapértelmezettként hozzárendeli hozzáférınek az irathoz. Amennyiben szeretnénk megtekinteni, hogy kik tartoznak az alapértelmezett csoportba, valamint az iktatókönyv alapértelmezett csoportjába, akkor kattintsunk duplán az Alapért. csoport tagjai, illetve az Iktatókönyv hozzáférıi mezıre. Alapértelmezett hozzáférık listája Az ügyirat rögzítéséhez nyomjuk meg a Mentés gombot. Ekkor a program informál minket, hogy az ügyirat milyen érkeztetési sorszámot, iktatási számot kapott, és a továbbiakban az Iratok, illetve az Ügyiratok menüponton tudjuk megtekinteni és szerkeszteni az adatokat. Információs ablak Az Ok gombra kattintva a program rákérdez, hogy szeretnénk-e elıadói ívet nyomtatni az ügyiratnak. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 118 / 260
Elıadóív nyomtatása Az Igen gombot választva megjelenik az elıadói ív elıképe, ahol a Nyomtat gombot megnyomva van lehetıségünk kinyomtatni az elıadói ívet. A nyomtatás befejeztével pedig a Bezár gomb segítségével tudjuk bezárni az ablakot. Elıadói ív elıképe Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 119 / 260
Bejövı irat fıszámos iktatása 10.2. Kimenı iratok 10.2.1. Iktatás nélküli kimenı iratok Kimenı irat rögzítése megegyezik az elızıekben bemutatottakkal (10.1.1-es pont), ezért a továbbiakban csak az eltérı részeket mutatjuk be. Amennyiben Papíralapú vagy Vegyes típusú iratot rögzítünk, akkor mentés követıen ahhoz, hogy az iratunk ténylegesen kimenı legyen, nyugtáznunk kell a postázás sikerességét (amennyiben azt feltételezzük, hogy a címzett szervezet, vagy személy nem rendelkezik Poszeidon programmal), vagy a címzett szervezet, vagy személynek át kell azt vennie. A Poszeidon lehetıvé teszi a Magyar Posta nyomtatványával azonos postalap nyomtatását. Ha a Szervezeti egység postái / Postalap, vagy a Személyes postáim / Postalap felületen (18, 19-es pont) a kimenı iratokhoz tartozó postalapot kinyomtatjuk, akkor a rendszer a postalapokat automatikusan egy iktatószámmal látja el, ami alapján bármikor vissza tudjuk keresni a továbbpostáztatással kapcsolatos adatokat. A postalap tartalmazza, hogy milyen iratot, vagy iratokat adtam át bizonyos személynek. Ezt láthatjuk Postalap iktatási száma mezıben. Amennyiben nekünk kell nyugtáznunk egy irat postázását, akkor azt a Szervezeti egységek postái / Feladott materiális példányok vagy a Személyes postáim / Feladott materiális példányok menüponton (18, 19-es pont) tudjuk megtenni a Nyugtáz gomb segítségével. Ha rendelkezik a címzett szervezet, és/vagy személy Poszeidon programmal, akkor ı a Szervezeti egységek postái / Várható materiális példányok vagy a Személyes postáim / Várható materiális példányok menüponton (18, 19-es pont) tudja megtenni az Átvesz gomb segítségével. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 120 / 260
Amennyiben a postázott irat átvétele, illetve nyugtázása megtörténik, akkor a továbbiakban az Iratok menüpontnál a postázott iratot kiválasztva az irat státusza Kimenı lesz. Így jelzi a program, hogy postázott tételrıl van szó. Postázott irat esetén az iratot birtokló szervezet és/vagy személy automatikus a címzett szervezet és/vagy személy nevével töltıdik. Abban az esetben, ha Digitális típusú kimenı iratot készítünk, akkor a program mentés követıen automatikusan nyugtázza a postázás sikerességét. Kimenı irat rögzítése 10.2.2. Alszámos iktatású kimenı iratok Alszámos iktatású kimenı irat rögzítése megegyezik az elızıekben bemutatottakkal (10.2.1-es pont), ezért a továbbiakban csak az eltérı részeket mutatjuk be. Abban az esetben, ha Papíralapú típusú kimenı iratot szeretnénk rögzíteni, akkor a program automatikusan a Másodlatok száma mezı értékét 1-re változtatja, ugyanis az eredeti példány postázásra kerül, a másodlati példány pedig bekerül az ügyiratba. Ugyanígy jár el a program abban az esetben is, ha Vegyes típusú iratot rögzítünk, és az Elhelyezés formája mezınél a Papíralapú elhelyezést választjuk. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 121 / 260
Kimenı irat alszámos iktatás esetén 10.2.3. Fıszámos iktatású kimenı iratok Fıszámos iktatású kimenı irat rögzítése mindenben megegyezik az elızıekben bemutatottakkal (10.2.1- es pont). Kimenı irat fıszámos iktatás esetén Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 122 / 260
11. Iratok Az ügyviteli rendszer legalapvetıbb elemei az egyedi iktatási számmal ellátott logikai adathordozók. Alapvetıen, meglévı erıforrásnak tekintjük ıket, ezért külön tevékenységet nem végezhetünk velük. Az Iratok menüpontra lépve nézhetjük meg az iktatási rendszerbe felvitt iratok listáját és azok részletes adatait. A felületen vehetıek fel, az úgynevezett belsı keletkezéső iratok is. A küldeményhez tartozó és belsı iratok között az a különbség, hogy az elıbbihez tartozik érkeztetési bejegyzés, a belsı keletkezéső iratokhoz pedig értelemszerően nem. A felület megegyezik a Küldemények / Iratok menüponttal (8.6-os pont), de az alapvetı különbség az, hogy az Iratok menüpont alatt a rendszerben szereplı összes irat megjelenik, míg a Küldemények / Iratok felületen csak a felettes menüpontban kiválasztott küldeményhez tartozó iratok találhatóak. Továbbá az Iratok menüponton néhány újabb funkció is elérhetı. Ezen új funkciók kerülnek részletezésre az alábbiakban. 11.1. Válaszlevél küldés A rendszerben szereplı összes irat A Válasz gombra kattintva lehetıségünk van egy korábban rögzített, és érkeztetett irathoz válaszlevelet rögzíteni. Az adatlistán válasszuk ki azt az iratot, melyhez szeretnénk a válasziratot rögzíteni. A Válasz gombra kattintva, amennyiben iktattuk azt az iratot, melyre a választ készítjük, akkor a program egy kérdést tesz fel, hogy szeretnénk-e alszámosan rögízeteni az iratot. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 123 / 260
Válaszirat iktatására vonatkozó kérdés Ezek után meg kell adnunk azt a dátumot, amikor feladtuk a válaszlevelet. Feladási idı meghatározása Ezek után az adatok töltése mindenben megegyezik a Küldemények / Iratok menüponttal (8.6.1-es pont), ezért a továbbikaban nem részletezzük. 11.2. Materiális példányok sablonból Az iratsablon adott fajtájú irathoz tartozó materiális példányok egy tipikus konstrukciója. Az iratsablonok létrehozása és karbantartása az Sablonok / Irat sablonok menüpont alatt lehetséges. (Errıl részletesen a 22.2-es pontban.) Az ott definiált iratsablonok akkor játszanak szerepet, amikor olyan fajtájú iratot veszünk fel a rendszerbe, amihez tartozik iratsablon. Ekkor a Materiális példányok sablonból gombra kattintva a feljövı Iratpéldányok létrehozása sablonból ablakban automatikusan megjelennek az adott fajtájú irathoz tartozó alapértelmezett materiális iratpéldányok. Az egyes példányok soraiban található Birtokló szervezet és Birtokló személy oszlopokba lépve a kurzorral, a három pontos gombbal a feljövı listából választva meg kell adnunk az egyes példányok birtokló szervezeteit, és/ vagy személyeit. Az adatok megadása után, az OK gombra kattintással automatikusan létrejönnek a sablonhoz tartozó, irathoz elıre definiált materiális iratpéldányok. Tehát ez a funkció bizonyos esetekben nagymértékben megkönnyíti, és gyorsítja a felhasználó munkáját. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 124 / 260
Iratpéldányok létrehozása sablonból 11.3. Elızetes elektronikus példány Az Elızetes elektronikus példány gomb azoknál az iratoknál hasznos, melyekhez nem tartozik elektronikus példány. A gomb megnyomása esetén az irathoz létrejön egy alapértelmezett elektronikus példány. Ez akkor hasznos, ha az iratot ügyiratba szeretnénk szerelni (ezt csak elektronikus vagy materiális példányok felıl tudjuk megtenni) és csak a jövıben óhajtjuk digitalizálni az iratot. Az elızetes elektronikus példány lehet például egy kép vagy PDF dokumentum, ami figyelmeztet, hogy az iratot a jövıben digitalizálni szükséges. Hogy mi legyen az elızetes dokumentum, azt az adott szervezet rendszergazdája szabhatja meg a következı módon: - Felvesz egy új iratot, mondjuk Elızetes elektronikus dokumentum tárggyal. - Ezt az iratot iktatja. - Az irathoz felveszi a figyelmeztetést tartalmazó képet, dokumentumot mint elektronikus példányt. - Az ELOZETESEP rendszerparaméterbe megadja a felvett irat szöveges iktatási számát. Tehát az Elızetes elektronikus példány gomb segítségével egy elıre definiált állományt a kijelölt irathoz lehet rendelni elektronikus példányként. Sikeres elızetes elektronikus példány irathoz rendelése Az elızetes elektronikus példány létrehozásához elsıként vegyük fel az iratot, iktassuk, majd az Elektronikus példányok felületen olvassuk be az elektronikus példányként irathoz kapcsolódó állományt, mely majd a késıbbiekben elızetes példányként szolgál majd. Ezután lépjünk az Adminisztráció / Paraméterek felületre, és az ELOZETESEP paraméter Érték mezıjébe írjuk be az elızetes elektronikus példányhoz tartozó irat iktatási számát. A paraméternél megadott iktatási szám tehát annak az iratnak az iktatási száma, amelynek digitalizált alakja etalonként másolódik elızetes elektronikus példány felvétele esetén. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 125 / 260
Elızetes elektronikus példány paraméter Ezután az itt megadott irathoz tartozó elektronikus példányt bármikor hozzárendelhetjük az éppen kijelölt irathoz az Elızetes elektronikus példány gomb segítségével. Ez a funkció hasznos lehet például, ha egy olyan elızetes elektronikus példányt veszünk fel, amely információként szolgál a késıbbi teendıinkkel kapcsolatosan. Például egy-egy irat esetén, amennyiben a késıbbiekben digitalizálni szükséges a hozzá tartozó materiális példányokat, akkor az erre emlékeztetı elızetes elektronikus példány segítheti a munkánkat. 11.4. Utóirat hozzáadása Az Utóiratként hozzáad gombra kattintással egy lépésben lehetséges a fenti listában kijelölt irat alá beiktatni az általunk felvitt iratot. Tehát ez esetben a soron következı alszámot, illetve azt a fıszámot kapja az új irat, amit éppen kijelölünk. Funkcióját tekintve tehát megegyezik az Iktatási számok fülön, a fıszám alá való iktatással. (Az újonnan felvitt iratot kijelölve és az Iratkapcsolatok menüpontra lépve megjelennek az adott irat elıiratai.) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 126 / 260
Utóirat hozzáadása 11.5. Iktatókönyvhöz hozzáad Az Iktatókönyvhöz hozzáad gomb segítségével egy új iratot tudunk rögzíteni a programban úgy, hogy az irat egybıl iktatásra is kerül. A gomb megnyomásakor egy választólista segítségével lehetséges kiválasztani azt az iktatókönyvet, amibe szeretnénk leiktatni az iratunkra. Miután sikerült kiválasztani az iktatókönyvet, az OK gomb megnyomásával tudunk visszatérni az Iratok jellemzıi fülre. Iktatókönyv kiválasztása választólista segítségével A felület további funkciói megegyezik a Küldemények / Iratok menüponttal (8.6-os pont), de az alapvetı különbség az, hogy a Mentés gomb megnyomáskor, az irat egybıl iktatásra került a kiválasztott iktatókönyvbe, miután rendeltünk hozzá mutatót. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 127 / 260
11.5.1. Materiális példányok A Materiális példányok alatt lévı menüpontokon található mezık megegyeznek az elızıekben leírtakkal (8.6.8-as pont), de a felület néhány újabb funkcióval is kiegészül. Ezen új funkciók kerülnek részletezésre az alábbiakban. 11.5.1.1. Materiális példány visszaérkeztetése Abban az esetben, ha egy elpostázott iratpéldány kézbesítése nem sikerült, de már korábban a programban nyugtáztuk annak sikeres célba érését a Személyes postáim / Feladott materiális példányok felületen (errıl a felületrıl részletesen majd a 19-es pontban írunk), akkor a Visszaérkeztet gomb megnyomásával tudjuk azt utólag visszaérkeztetni. Ezzel a postázás sikertelenségét rögzítjük, vagyis a példány visszakerül saját szervezeti egységünk birtokába, így lehetıségünk nyílik újbóli postázásra. Visszaérkeztetésre csak abban az esetben van mód, ha külsı szervezeti egységnek postáztuk el az adott iratpéldányt. Materiális példány visszaérkeztetése Miután visszaérkeztettünk egy adott materiális példányt, úgy a Postázás fülön rögzül a visszaérkeztetés ténye. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 128 / 260
Visszaérkeztetett materiális példány 11.5.1.2. Materiális iratpéldány megsemmisítése Elıfordul, hogy egy-egy materiális iratpéldányt szükséges fizikailag megsemmisíteni. Ennek tényét feltétlen tárolni kell egy iktatási rendszerben. Erre szolgál a felületen, a Materiális iratpéldány jellemzıi fülön található Megsemmisítés gomb, melyre kattintással, a megsemmisítéssel kapcsolatos mezıket ( Személy, Ideje ) automatikusan tölti a rendszer. Az Ellenır kapcsolat beviteli mezıbe az összerendelı gomb segítségével megadhatjuk azt a személyt, aki a megsemmisítést ellenırzi. A feljövı táblából válasszuk ki a megfelelı személyt, majd az OK gombbal nyugtázzuk a választásunkat. A mezı kitöltése nem kötelezı. A megsemmisítés a Mentés gombra kattintással rögzül a rendszerben. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 129 / 260
Materiális iratpéldány megsemmisítése A személyhez az aktuális felhasználó nevét rögzíti, az idıhöz pedig természetesen a megsemmisítés pontos idejét. Ezután az irat ugyanott marad, ahol addig is szerepelt, csak a megsemmisítéssel kapcsolatos mezıkbıl informálódhatunk, hogy az irat már fizikailag nem létezik. Természetesen csak olyan irat megsemmisítését engedélyezi a rendszer, amely nincs ügyiratba rendelve, és nincs irattárazva sem. Ezen kívül nem semmisíthetı meg az a materiális iratpéldány sem, melynek irattári tételszáma szerint meghatározott megırzési mód ezt tiltja (pl.: Levéltári átadás), illetve a megırzési határideje még nem járt le. Ha ezek a feltételek nem teljesülnek, akkor a rendszer figyelmeztetı üzenetet küld. Figyelmeztetı üzenete Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 130 / 260
11.5.2. Elektronikus példányok Az iratok menüpont alatt lévı listából kiválasztott irathoz tartozó összes elektronikus iratpéldányt tekinthetjük meg az Elektronikus példányok felület alatt. A menüpont és funkciói többnyire megegyeznek a Küldemények / Iratok / Elektronikus példányok menüpontéval (8.6.9-es pont), ezért csak az új funkcionalitásokat részletezzük az alábbiakban. a következıkben ezeket nem részletezzük. 11.5.2.1. Elektronikus állomány elküldése e-mailen Az Iratok (1820800) / Elektronikus példányok (1800450) felületen megjelenı E-mail fülön lehetıség van az adott elektronikus példányhoz tartozó állományt a rendszeren keresztül e-mailen továbbküldeni. Ehhez elsıként nyomjuk meg a Küldés funkciógombot. A Tárgy mezıbe írjuk be az e-mail tárgyát, a Címzettek alárendelt listát pedig töltsük fel e-mail címekkel. Az e-mail címek hozzáadását a belsı Hozzáad gombra kattintással kezdeményezhetjük. Ekkor a megjelenı táblából válasszuk ki a megfelelıt. (Egyszerre akár több e-mail címet is kijelölhetünk.) A táblában a rendszerben szereplı valamennyi elektronikus levélcím megtalálható. A választásunkat az OK gombra kattintással nyugtázhatjuk. Állomány továbbküldése e-mail formájában A megfelelı e-mail címek megadása után kattintsunk a Mentés funkciógombra. Ha van telepített Microsoft Outlook alkalmazásunk, akkor egy kitöltött fejlécő e-mail szerkesztı jelenik meg, úgy hogy az érintett elektronikus példány csatolmányként szerepel az üzenetnél. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 131 / 260
A mentés gomb hatására megnyíló e-mail üzenet Az e-mail elküldése ezután a szokásos Küldés paranccsal lehetséges, mely után a programba visszalépve, a fül bal oldalán található alárendelt lista tartalmazza az e-mail küldéshez kapcsolódó adatokat. Így látható, hogy pontosan mikor és milyen tárggyal küldtük el a kijelölt állományt. E-mailben továbbított állomány Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 132 / 260
11.5.3. Érkeztetési bejegyzés Az Érkeztetési bejegyzés menüpontot választva láthatjuk a beérkezett iratok érkeztetési bejegyzését. A mezık megegyeznek az Küldemények menüpontban lévı mezıkkel (8-es pont). A felület annyiban különbözik a Küldemények felülettıl, hogy a Postázás fül nem található meg a menüpont alatt, mivel az adott küldemény már nyilvánvalóan fel lett bontva (hiszen az ıt alkotó iratok is felvitelre kerültek), ezért nem lehetséges bejelölni a Lezártan érkezett mezıt sem, s ezért nem lehet postázni sem. Ezáltal a postabontás funkció is értelmét veszti, így csak a postabontási adatok megtekintésére nyílik lehetıség. Érkeztetési bejegyzés A felületen az Új gombra kattintással lehetıség van az adott irathoz érkeztetési bejegyzést felvinni, amennyiben még nem tartozik hozzá, hiszen minden irathoz csak egyetlen érkeztetési bejegyzés tartozhat. A program errıl figyelmeztetı üzenetet küld: Figyelmeztetı üzenet A Szerkeszt gomb segítségével a küldeményhez kulcsszavakat rendelhetünk, melynek módja megegyezik a 8.5-ös pontban leírtakkal. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 133 / 260
11.5.4. Iratkapcsolatok Az Iratkapcsolatok menüpontra állva láthatjuk a kiválasztott irathoz tartozó iratkapcsolatokat. A felület funkcionalitása és mőködése megegyezik a 8.6.10-es pontban leírtakkal. 12. Iktatókönyvek Iratkapcsolatok Az Iktatókönyvek menüpontra lépve tekinthetjük meg az általunk hozzáférhetı iktatókönyvek tartalmát, vagyis az azokba iktatott iratok listáját. Fontos itt megjegyezni, hogy azon alkalmazottak, akik ahhoz az iktatókönyvhöz vannak rendelve, melyet az adott szervezeti egységnél nyitották, akkor az alkalmazott írási és olvasási joggal is rendelkezik az adott iktatókönyvbe. Ez azt jelenti, hogy a menüpontra lépve látni fogja az ı általa hozzáférhetı iktatókönyvekbe (melyet az ı szervezeti egységénél nyitottak) rögzített összes bejegyzést hozzáféréstıl függetlenül. Abban az esetben ha az alkalmazott egy alszervezeti egységnél rendelkezik szerepkörrel, és az iktatókönyvet egy felettes szervezetnél nyitották, akkor az alkalmazott ebbe az iktatókönyvbe csak írási joggal rendelkezik, olvasásival nem. Ez azt jelenti, hogy az iktatókönyvek menüpontra lépve csak azon bejegyzések jelennek meg számára, melyet ı hozott létre, illetve, melynek hozzáférıje. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 134 / 260
Iktatókönyvekben szereplı iratok 12.1. Irat Az Iktatókönyvek / Irat felületen az iktatókönyvek adatlistában kiválasztott irat adatait tekinthetjük meg, amennyiben hozzáférıi vagyunk az iratnak. Amennyiben nem vagyunk az irat hozzáférıi, akkor a menüpontra kattintva nem jelenik meg adat. A menüpont megegyezik az Iratok menüponttal (11-es pont) azzal a különbséggel, hogy ezen a felületen csak az iratok szerkesztésére, és törlésére van lehetıség. 12.1.1. Materiális példányok Az Iktatókönyvek / Irat / Materiális példányok menüpont alatt az irathoz tartozó materiális példány adatait tekinthetjük meg, illetve rögzíthetünk új materiális példányt is. A menüpont mindenben megegyezik a 11.5.1-es pontban leírtakkal. 12.1.2. Elektronikus példányok Az Iktatókönyvek / Irat / Elektronikus példányok menüpont alatt az irathoz tartozó elektronikus példány adatait tekinthetjük meg, illetve rögzíthetünk új elektronikus példányt is. A menüpont mindenben megegyezik a 11.5.2-es pontban leírtakkal. 12.1.3. Érkeztetési bejegyzés Az Iktatókönyvek / Irat / Érkeztetési bejegyzés menüpont alatt a beérkezett iratok érkeztetési bejegyzését láthatjuk. A menüpont mindenben megegyezik a 11.5.3-as pontban leírtakkal. 12.1.4. Iratkapcsolatok Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 135 / 260
Az Iktatókönyvek / Irat / Iratkapcsolatok menüpontra állva láthatjuk a kiválasztott irathoz tartozó iratkapcsolatokat. A felület funkcionalitása és mőködése megegyezik a 11.5.4-es pontban leírtakkal. 13. Példányok 13.1. Materiális példányok A Példányok / Materiális példányok felületen a rendszerben szereplı valamennyi materiális iratpéldány megjelenik. A menüpont funkcionalitásai mindenben megegyeznek az elızıekben leírtakkal. (8.6.8-as és 11.5.1-es pontok), azzal a különbséggel, hogy a menüponton ötvöztük az iratoknál használt három legszükségesebb funkciót. Így lehetıségünk nyílik egy felületrıl az irat rögzítésére és iktatására, valamint a hozzá tartozó materiális példány felvitelére. Összes materiális iratpéldány Az irat iktatására a Példányok / Materiális példányok felületen az Irat jellemzıi fül ( Új iktatási szám felületrész) alatt van lehetıség az Iktat gombra kattintással. A funkció egyébként mindenben megegyezik az iratoknál leírtakkal (8.6.2-es pont), annyi különbséggel, hogy ezen a felületen nem kötelezı mutató megadása az iktatáshoz. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 136 / 260
Irat beiktatása a Materiális példányok felületen 13.2. Elektronikus példányok A Példányok / Elektronikus példányok felületen a rendszerben szereplı valamennyi elektronikus iratpéldány megjelenik. A menüpont funkcionalitásai mindenben megegyeznek az elızıekben leírtakkal. (8.6.9-es és 11.5.2-es pontok) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 137 / 260
Összes elektronikus iratpéldány 13.3. Faxok A Poszeidon rendszer a megfelelı beállítások elvégzését követıen automatikusan fogadja, és beolvassa a szervezethez érkezı fax üzeneteket. Ehhez a Windows-ban elérhetı Windows-összetevık hozzáadása és eltávolítása paranccsal a Faxszolgáltatások összetevıt szükséges feltelepíteni a szervergépre, ami karbantartói feladat. A szükséges beállításokat követıen a Faxok menüponton megjelennek a beérkezett fax üzenetek. Amennyiben a felhasználó megadta Belsı értesítési e-mail címét a saját adatainál, úgy a rendszer automatikus e-mail üzenetben tájékoztatja ıt új fax érkezésekor. Fax hozzáadására nincs lehetıség, a rendszer automatikusan fogadja ıket az elıbb említett beállításokat követıen. A Sztornóz gomb segítségével lehetıség van a fenti listában kijelölt fax törlésére, amely ezután bekerül a Sztornózottak / Sztornózott elektronikus példányok felületre. A Faxok felületen megjelenı fülek és azok funkciói megegyeznek az elektronikus iratpéldányoknál már leírtakkal (8.6.9-es és 11.5.2-es pontok), hiszen a rendszerbe beérkezı faxok eredetüket tekintve szintén elektronikus iratpéldánynak minısülnek, ezért a továbbiakban ezeket nem részletezzük. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 138 / 260
Faxok 13.3.1. Irat A beérkezett faxok természetesen irathoz kapcsolódnak, ezért a Faxok / Irat felületen van lehetıség a faxhoz, mint elektronikus iratpéldányhoz iratot felvinni, és annak adatait megadni. Egy faxhoz egyetlen irat kapcsolódhat, ezért az Új gomb csak abban az esetben aktív, amíg nem vittük fel az új irat adatait. Ezzel a lépéssel lehetséges az iratot iktatni, hozzáféréseit definiálni, kapcsolatokat, és kulcsszavakat rendelni hozzá. A felület megegyezik az Iratok menüpont alatt elérhetı funkciókkal, amit a 8.6-os pontban és alpontjaiban leírtunk, ezért a következıkben nem részletezzük. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 139 / 260
Irat 13.3.1.1. Érkeztetési bejegyzés Az Érkeztetési bejegyzés menüpont alatt ugyanazon funkciók érhetık el, melyeket a 11.5.3-as pontban már leírtunk a küldeményeknél. A faxok vonatkozásában annyi eltérés van, hogy természetesen nem lehet továbbpostázni, illetve errıl a felületrıl hiányzik az Elektronikus példány gomb, mivel a faxokat nem lehetséges manuálisan felvinni a rendszerbe, hanem a megfelelı beállításokat követıen automatikusan csapódnak be a rendszerbe. Továbbá a postabontás funkció is értelmét veszti, így csak a postabontási adatok megtekintésére nyílik lehetıség. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 140 / 260
Faxhoz érkeztetési bejegyzés felvitele 13.3.1.2. Iratkapcsolatok Az Iratkapcsolatok menüpont mindenben megegyezik a 8.6.10-es pontban leírtakkal, ezért a továbbiakban nem részletezzük. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 141 / 260
Iratkapcsolatok 13.4. Levéltárazás Az Irattári tételszám -nak (iratok esetén Iratok menüpont, Irat jellemzıi fül, Irattári tételszám mezı; Ügyiratok esetén Ügyiratok menüpont, Ügyirat fül, Irattári tételszám mezı) megfelelı megırzési határidı lejárata után a materiális iratpéldányokat és ügyiratokat az irattári tervben meghatározott módon szükséges tovább tárolni vagy éppen megsemmisítésükre is sor kerülhet. Amennyiben a központi irattárnak az iratpéldány vagy ügyirat levéltári átadásáról kell gondoskodnia, úgy ezt a Példányok / Levéltárazás felületre lépve lehetséges megtenni. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 142 / 260
Levéltárazás Materiális példány(ok) levéltári átadásához kattintsunk az Új, majd a Materiális példány funkciógombra. A megjelenı választólistából keressük ki azt az iratpéldányt, melyet levéltárazni szeretnénk, végül nyomjuk meg az OK gombot. Az Átadó alkalmazott mezıt a rendszer az aktuális felhasználó nevével automatikusan tölti. Az Átadás ideje mezı szintén automatikusan töltıdik, de a billentyőzet segítségével módosítható. Megadása kötelezı! Az Átvevı személy, és a Levéltár kapcsolat beviteli mezıkbe a megjelenı választólistákból jelöljük ki a megfelelıt, és az OK -val nyugtázzuk választásainkat. Az adatok megadását követıen, a levéltárazás rögzítéséhez kattintsunk a Mentés funkciógombra. Az ügyirat(ok) levéltári átadása megegyezik az elızıekben leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy az Új funkciógombra kattintás után, az Ügyirat gomb megnyomása szükséges a levéltárazható ügyiratok kiválasztásához. A levéltárazott materiális iratpéldányokat, és/vagy ügyiratokat a felsı listában egy adott levéltárazást kijelölve az alárendelt lista tartalmaz, melyet a Lista nyomtatása parancs segítségével kinyomtathatunk, illetve akár fájlba is kimenthetünk. Természetesen csak azon ügyiratokat, illetve materiális példányokat lehetséges levéltárba adni, melyeknek az irattári tételszám szerint meghatározott levéltárazás elıtti határideje már lejárt. 14. Tájékoztatások 14.1. Kapott tájékoztatások A rendszer lehetıséget nyújt arra is, hogy egy irathoz, vagy elektronikus iratpéldányhoz feladatot írjunk ki, és ezt egy olyan adott személyhez - vagy személyekhez - rendeljük, aki(k) továbbiakban végrehajtja(k) az adott irattal kapcsolatos feladatot. A feladat tehát meghatározza az irattal, vagyis az elektronikus példánnyal végzendı munkát (pl.: iktatás, ügyiratba helyezés, egyéb). Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 143 / 260
A Kapott menüponton, a nekünk küldött feladatok listáját láthatjuk. Ha meg akarjuk tekinteni az elektronikus példány tartalmát, akkor elıször válasszuk ki a fenti listából a feladatot, majd kattintsunk a felület felsı részén található Irat megnyitása gombra, vagy csak egyszerően klikkeljünk kettıt az adott feladatra az egér bal gombjával. Az Irat letöltése gomb segítségével pedig lementhetjük a feladathoz tartozó iratpéldányt az általunk kívánt helyre. A Tájékoztatás részletei fülön láthatjuk a feladat részletes leírását, valamint a feladatot kiíró személy nevét. Továbbá az Értékelés rovatot, ahol lehetıségünk nyílik a feladat végrehajtása során megszerzett tapasztalataink, illetve véleményünk rögzítésére. Az értékeléshez kattintsunk elıször a felület alján lévı Lezár gombra, majd az így aktívvá váló Értékelés rovat kitöltése után a Mentés gombra. A feladat lezárásakor a feladatkiosztó személy értesítést kap, illetve a lezárás dátuma automatikusan megjelenik az adott elektronikus iratpéldány Tájékoztatások fülén. Lezárás után az adott feladat eltőnik a feladataink listájából. A felület alján lévı Visszautasít gomb segítségével lehetıségünk van az adott feladat elvégzésének visszautasítására. A gomb alkalmazása után az adott feladat eltőnik a feladataink listájából. A Továbbít és a Kioszt gombok segítségével pedig továbbíthatjuk a kiválasztott feladatot más személy számára is. A gombok közötti különbség az, hogy a Továbbít gomb alkalmazásakor a kiválasztott feladat lezáródik nálunk és eltőnik a feladataink listájából, míg a Kioszt gomb alkalmazásakor a feladat nem záródik le, és nem tőnik el a feladatok listájából. A Továbbít vagy a Kioszt gombra kattintva a megjelenı listából válasszuk ki azt a személyt, akinek a feladatot továbbítani szeretnénk, majd kattintsunk az OK gombra. 14.2. Kiírt tájékoztatások Kapott tájékoztatások Az általunk kiírt feladatokat a Kiírt menüpont alatt láthatjuk. A feladat kiírásának menetét a 8.6.5- ös és a 8.6.9.4-es pontban részleteztük. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 144 / 260
Kiírt tájékoztatások A Kapcsolódó tájékoztatások fülre lépve megtekinthetjük az adott elektronikus példányhoz tartozó valamennyi már kiosztott tájékoztatást. Amennyiben a Kioszt gombbal továbbítottuk egy munkatársunk számára a feladatot, akkor ez is megtekinthetı a felület középsı részén található listában. Kapcsolódó tájékoztatások Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 145 / 260
14.3. Irat A Kiírt vagy Kapott menüpont alá lépve az Irat menüponton annak az iratnak az adatait tekinthetjük meg, amelyhez a feladatot, tájékoztatást kiírták. A Szerkeszt gombra kattintva lehetıségünk nyílik az irat adatainak szerkesztésre, kapcsolódó személyek meghatározására, illetve kulcsszó meghatározására. A módosításokat és a mőveleteket a Mentés gombbal rögzíthetjük. A Mégsem gomb segítségével pedig mentés nélkül bezárhatjuk az aktív felületet. Az iratot az Iktatási számok fülön lévı Iktat gombra kattintva tudjuk a megfelelı iktatókönyvbe iktatni. (Ilyenkor ez lesz az aktuális iktatási szám.) Ennek a menüpontnak a fülei mindenben megegyeznek a már korábban bemutatott Iratok menüponttal (11-es pont), azzal a különbséggel, hogy a program itt nem teszi lehetıvé új iratok, utóiratok, materiális példányok sablonból és elızetes elektronikus példány hozzáadását. 14.3.1. Elektronikus példány Tájékoztatáshoz kapcsolódó irat Az Elektronikus példány menüpontra lépve annak az elektronikus iratpéldánynak az adatait láthatjuk, amellyel az adott tájékoztatást végre kell hajtanunk. A menüponton lehetıségünk van a példány ügyiratba szerelésére, hitelességtanúsítására, új feladat hozzáadására és kulcsszó megadására is. Abban az esetben, ha meg akarjuk tekinteni a példány tartalmát, lépjünk az Állomány jellemzıi fülre, majd kattintsunk a Megnyit gombra vagy a felsı listában található elektronikus példány során kattintsunk kétszer az egér bal gombjával. Fájl letöltése és más helyre történı másolása esetén válasszuk a Letölt gombot. A menüpont és fülei mindenben megegyeznek a korábban bemutatott elektronikus példányok menüpontokkal (8.6.9-es pont), azzal a különbséggel, hogy a program itt nem teszi lehetıvé az új elektronikus példányok felvételét. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 146 / 260
Tájékoztatáshoz tartozó elektronikus iratpéldány 15. Ügyiratok Az Ügyiratok menüpont alatti felületeken az eddig létrehozott összes ügyirat megtekinthetı. Egy ügyirat tömören fogalmazva iratpéldányok együttese (pl. Gipsz Jakab álláspályázatának ügyirata, ami tartalmazza Gipsz Jakab önéletrajzát, fényképét és jelentkezési ívét). Ezzel a program lehetıvé teszi, hogy az ugyanazon üggyel kapcsolatos iratokat ügyiraton belül kezeljük. Fontos tulajdonsága, hogy tevékenységeket végezhetünk vele. Míg egy irathoz nem rendelhetünk tevékenységeket, egy ügyirathoz igen. Az ügyiratokat lehet: továbbítani, irattárazni, megsemmisíteni, véleményezni, kulcsszavakat hozzárendeli, ügykörhöz rendelni, munkafolyamatot hozzárendelni, és kapcsolatait adminisztrálni. Amint az ügyirattal végzett munka véget ért (a munkafolyamat végére értünk), lezárhatjuk az ügyiratot. Attól a pillanattól kezdve már nem kerülhet bele új irat. Ha nincs szükség tovább egy ügyiratra (pl. lejárt a megırzési idı) szétszerelhetjük, ami az ügyirat megsemmisítésével azonos. Léteznek kötött munkafolyamatú és szabad ügyiratok. Az elıbbihez elıre definiált munkafolyamat tartozik (lásd munkafolyamat), míg egy utóbbi típusú ügyiratnál menet közben határozzuk meg a soron következı tevékenységet. Új ügyirat létrehozása esetén kattintsunk az Új gombra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 147 / 260
Ügyirat létrehozásánál a kezdı példány kiválasztására vonatkozó kérdés 15.1. Új ügyirat indítása iktatott elektronikus példányból Abban az esetben, ha az Iktatott elektronikus példányból opciót választjuk, majd az OK gombra kattintunk, akkor egy felugró ablakban az iktatott iratokhoz tartozó elektronikus iratpéldányok listája jelenik meg. Új ügyirat létrehozása elektronikus iratpéldányból Az itt kiválasztott iratpéldány iktatási száma lesz az ügyirat Iktatási szám -a is, ez okból a késıbbiekben ez a kezdı iratpéldány nem is lesz kiszerelhetı az ügyiratból. A megjelenı listából válasszuk ki a megfelelı példányt, majd kattintsunk az OK gombra. Ezzel meghatároztuk az ügyirat indító példányát. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 148 / 260
Ezután töltsük ki a megfelelı rovatokat. Ekkor csak az Ügyirat fül szerkeszthetı, ahogy azt a többi fül nevének áthúzásával is jelöli a rendszer. A zöld mezık kitöltése kötelezı! Amennyiben sikerült megadni a megfelelı adatokat, kattintsunk a Mentés gombra. Az Iktatási szám mezıt a program automatikusan tölti a kiválasztott irat iktatási számának megfelelıen. A Sorszám mezıbe a program automatikusan generál az ügyiratnak egy egyedi sorszámot, melyre a késıbbiekben akár keresni is tudunk. Az ügyiratokat matricás vonalkóddal láthatjuk el, amit vonalkód leolvasóval tudunk beazonosítani és a rendszerbe hatékonyabban bejuttatni a Vonalkód mezıbe, akárcsak az iratoknál. A vonalkód tehát segíti, az ügyiratok beazonosítását. A Tárgy rovatot a program automatikusan a kiválasztott irat Tárgy mezınek értékével tölti. Amennyiben mást szeretnénk megadni a tárgy mezınek, akkor ez szabadon módosítható. Lehetıség van a mezı mellett található < segítségével betölteni a korábbi tárgyak listájából értéket, illetve a tárgysablonokból is a + gomb segítségével. A Biztonsági minısítés gördítı menü az ügyirat biztonsági szintjének meghatározására szolgál. Az, hogy az irat milyen (belsı, vagy közérdekő céllal) készült, beállítható a Funkcionális minısítés gördítı menübıl való választással. Ezen mezık töltése szintén kötelezı. A Befoglaló ügyirat mezı töltésével, az adott ügyiratot egy másik létezı ügyiratba lehet helyezni. A mezı kitöltéséhez kattintsunk a mezı melletti összerendelı gombra ( ). A feljövı táblából válasszuk ki azt az ügyiratot, amelybe el szeretnénk helyezni az aktuálisat, majd nyomjuk meg az OK gombra. A Felelıs személy mezınél megadhatunk olyan személyt, aki az ügyiratért felelıs. A mezı töltése hasonlóképpen történik, mint a Befoglaló ügyirat -é. A mezı az ügyirat munkafolyamatainál játszik szerepet. Amennyiben az adott ügyirathoz tartozó munkafolyamat egy bizonyos tevékenységénél bepipálják a Felelıs felvétele a listába jelölınégyzetet, akkor amint elkezdıdik az adott tevékenység, az itt megadott személyt a rendszer automatikusan hozzárendeli döntéshozóként. A Nyitó szervezet mezıt a program automatikusan annak a szervezetnek a nevével tölti, amellyel be vagyunk jelentkezve a programba. Amennyiben más szervezetet szeretnénk megadni, akkor a mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintva a megjelenı listából válasszuk ki a megfelelıt. A Birtokló szervezet kiválasztása hasonló módon történik. Mindkét szervezet megadása kötelezı. A Birtokló személy szintén listából kiválasztható, ha a mezı mellett található összerendelı gombra kattintunk. İ az a személy, aki az ügyiratot birtokolja. A Kölcsönözhetı jelölınégyzetbe pipát téve tehetjük lehetıvé, hogy mások számára is elérhetı legyen a késıbbiekben az ügyirat, azaz kölcsönözhetı legyen. ( Irattárazás fül) A Megjegyzés mezıbe lehetséges az ügyiratról megjegyzést főzni. A mezık melletti X gombra kattintva lehetséges a már kiválasztott sort törölni. Amennyiben kiválasztottuk a megfelelıket, a Mentés gombra kattintással tudjuk rögzíteni az adatokat. Az Irattári tételszám mezıben megadott megırzési módot és határidıt tároló információ pontos szöveges megfelelıjét láthatjuk a Megırzés mezıben, mely az ügyirat irattári tételhez rendelésének pillanatában automatikus töltıdik. Az ügyirat lezárása nem történhet meg irattári besorolás nélkül, lezárt iratnál viszont a besorolás már nem módosítható. Figyelmeztetés az irattári tételszám hiányára Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 149 / 260
Amennyiben az adott ügyirat megırzési határideje lejár az irattári tételszám által meghatározottak szerint szükséges eljárni. Ekkor a további intézkedés lehet az ügyirat selejtezése, az ügyirat levéltári átadása, illetve a megırzési határidı megváltoztatásával egy késıbbi felülvizsgálati idıpont meghatározása. Selejtezéshez elsıként szükséges lezárni az ügyiratot, majd ezután az Idıpontok fülön található Megsemmisít gombbal selejtezni azt. (Az iratpéldányok összhangban módosulnak, mozognak az ügyirattal.) A létrehozással és módosítással kapcsolatos mezıket a rendszer automatikusan tölti. Ügyirat sztornózásához jelöljük ki a felsı listában a sztornózandó ügyiratot, majd kattintsunk a Sztornóz gombra. Lezárt ügyirat sztornózását nem engedélyezi a program. Sztornózást csak a létrehozó személy és a rendszeradminisztrátor tud végrehajtani. A gombra kattintással a rendszer megerısítésként megkérdezi a következıt: Biztonsági kérdés Az Igen -re kattintva a kiválasztott ügyirat bekerül a Sztornózottak / Sztornózott ügyiratok felületre, ahol a Sztornózás fülön megtekinthetı, hogy ki és mikor hajtotta végre a mőveletet. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat tehát ügyiratként tudjuk kezelni a programban. A jogszabály értelmében üres ügyirat létrehozása nem megengedett, ezért ügyiratot csak egy adott iratpéldányból kiindulva tudunk létrehozni, amit az elsı példányhoz tartozó irat fıszámán tartunk nyilván. A program egy már beiktatott iratot ügyiratba szerelésekor automatikusan átiktat az ügyirat fıszáma alá, a soron következı alszámra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 150 / 260
Új ügyirat indítása elektronikus példányból 15.2. Új ügyirat indítása iktatott materiális példányból Ha az Iktatott materiális példányból lehetıséget választjuk, akkor az OK gomb megnyomása után egy felugró ablakban az iktatott iratokhoz tartozó materiális iratpéldányok listája jelenik meg. A megjelenı listából a megfelelı iratpéldányt kiválasztva, és az OK gombra kattintva meghatároztuk az ügyirat indító példányát. Ezután az Ügyirat fül kitöltése mindenben megegyezik az elızı pontban (15.1-es pont) bemutatottakkal, ezért a továbbiakban ezt nem részletezzük. 15.3. Új ügyirat indítása iktatatlan elektronikus példányból Ha az Iktatatlan elektronikus példányból lehetıséget választjuk, akkor az OK gomb megnyomása után egy felugró ablakban az iktatatlan iratokhoz tartozó elektronikus iratpéldányok listája jelenik meg. A megjelenı listából a megfelelı iratpéldányt kiválasztva, és az OK gombra kattintva meghatároztuk az ügyirat indító példányát. Ekkor a program az Idıpontok fülre navigál minket, ahol az iktatáshoz szükséges adatokat tudjuk megadni elsıként. Az Iktatókönyv mezıt a program automatikusan tölti, de amennyiben több iktatókönyvhöz is hozzá vagyunk rendelve, akkor ez szabadon módosítható. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy a mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintunk, majd a megjelenı listában lehetséges kiválasztani a megfelelı iktatókönyvet. A Típusszám mellett található kódtételes lista segítségével tudunk az irathoz típusszámot rendelni. A Határidı mezınél rendelhetünk határidıt az irathoz. Itt lehetséges abszolút és relatív határidı megadása is. A Figyelmeztetı határidı mezınél lehetséges egy olyan határidıt megadni, amikor szeretnénk, hogy az ügy határidejének lejárta elıtt a program figyelmeztessen minket, és az ügyben résztvevı személyeket, azaz a hozzáférıket. Amennyiben egy ügy sürgıs, akkor ezt a Sürgıs mezınél tudjuk jelezni, úgy, hogy a mezı mellett található jelölınégyzetbe egy pipát teszünk. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 151 / 260
Ügyirat iktatása Ezután az Ügyirat fül kitöltése mindenben megegyezik az elızı pontban (15.1-es pont) bemutatottakkal, ezért a továbbiakban ezt nem részletezzük. 15.4. Új ügyirat indítása iktatatlan materiális példányból Ha az Iktatott materiális példányból lehetıséget választjuk, akkor az OK gomb megnyomása után egy felugró ablakban az iktatatlan iratokhoz tartozó materiális iratpéldányok listája jelenik meg. A megjelenı listából a megfelelı iratpéldányt kiválasztva, és az OK gombra kattintva meghatároztuk az ügyirat indító példányát. A mezık töltése mindenben megegyezik az elızıekben bemutatottakkal (15.3-es pont), ezért a továbbiakban ezt nem részletezzük. 15.5. Új ügyirat indítása feljegyzésbıl Abban az esetben, ha a Feljegyzésbıl opciót választjuk, majd az OK gombra kattintva egy szerkesztı ablak jelenik meg. A felület Tárgy rovatába az ügyirat tárgyát lehetséges megadni. Az Iktatókönyv rovat melletti összerendelı ( ) gomb segítségével kiválaszthatjuk, hogy melyik iktatókönyvbe szeretnénk iktatni az iratot. Az Érintett személy rovat melletti összerendelı gomb ( ) segítségével az irathoz kapcsolódó személyt választhatjuk ki listából. Ha a keresett személy nem található a listában, akkor az új személyt a Hozzáad gomb segítségével tudjuk hozzáadni a listához, illetve a Szerkeszt gomb segítéségével a már meglévı személyek adatait szerkeszthetjük. Az itt kiválasztott érintett személy a Kapcsolatok fülön a Kapcsolódó személyek mezıben fog megjelenni, amely személyre a késıbbiekben keresni is tudunk. A Megjegyzés melletti mezıbe megjegyzést főzhetünk az érintett személlyel kapcsolatban, ami a késıbbiekben a Kapcsolatok fülön fog megjelenni. Az Irattári tételszám mezı mellett található összerendelı gomb ( ) segítségével az ügyiratra vonatkozó megırzési határidıt tudjuk kiválasztani. A Feljegyzés mezıben megjegyzést főzhetünk az ügyirat indítás elızményeirıl, mely mentés után egy RTF kiterjesztéső fájlként kerül mentésre. Ez a fájl, Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 152 / 260
mint az ügyirat indító feljegyzése automatikusan iktatódik a rendszerben, és az iratok menüpont alatt megtekinthetjük annak elektronikus példányát is. A zöld mezık kitöltése ez esetben is kötelezı! Új ügyirat létrehozása feljegyzésbıl A Mentés gombra kattintva megadtuk a létrehozandó ügyirat kiindulási pontját. Ezután az Ügyirat fül kitöltése mindenben megegyezik az elızı pontban (15.1-es pont) bemutatottakkal, ezért a továbbiakban ezt nem részletezzük. 15.5.1. Munkafolyamat ügyirathoz rendelése Az Ügyirat fülön lehetséges a fenti listában kiválasztott ügyirathoz munkafolyamatot rendelni, feltéve, hogy még nem kapcsolódik egyhez sem. Amennyiben munkafolyamatot akarunk hozzárendelni egy ügyirathoz, kiválaszthatjuk azt sablonból, vagy létrehozhatunk egy újat. Ha sablonból rendeljük hozzá, akkor kattintsunk a Munkafolyamat felirat alatti felületrészen található Sablonból gombra és a megjelenı táblázatból válasszuk ki a megfelelıt, majd kattintsunk az OK gombra. (A feljövı ablakban a Sablonok / Munkafolyamat sablonok felületen létrehozott munkafolyamat sablonok jelennek meg.) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 153 / 260
Meglévı munkafolyamat ügyirathoz rendelése Ekkor a rendszer a biztonság kedvéért még egyszer rákérdez arra, hogy biztosak vagyunk-e az összerendelésben. Amennyiben az Igen -t választjuk, úgy a kiválasztott munkafolyamatot az ügyirathoz rendeltük. Biztonsági kérdés Ha újat akarunk hozzárendelni, akkor kattintsunk az Új gombra, majd a megjelenı üzenetnél az Igen gombra. Üzenet Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 154 / 260
Ekkor a program az ügyirathoz új, üres munkafolyamatot rendel, ami késıbb nem cserélhetı, csak módosítható. Ezek után lépjünk az Ügyiratok menü Munkafolyamat almenüpontjára, és kattintsunk a Szerkeszt gombra. A szerkesztı használatát a Sablonok / Munkafolyamat sablonok menü Tervezı almenüpontjában részletezzük (22.1-es pont és alpontjai). 15.5.2. Elıadói ív nyomtatása Az Ügyiratok menüponton lehetıségünk van elıadói ív nyomtatására. Ehhez elıször ki kell választani az adatlistában azt az ügyiratot, amelyhez nyomtatni szeretnénk az elıadó ívet, majd kattintsunk az Elıadói ív gombra. 15.6. Idıpontok kezelése Az Idıpontok fülre lépve az ügyiratra vonatkozó létrehozási-módosítási adatokat, határidıket lehetséges megtekinteni. Amennyiben egy elızı évben nyitott ügyirathoz további példányokat szeretnénk rendelni, akkor módunkban áll azt átiktatni egy új (nem lezárt) iktatókönyvbe. Ezt az Új iktatási szám mezı résznél lehetséges megtenni az Iktat gombra kattintva. Ekkor ki tudjuk választani az új iktatókönyvet, amibe szeretnénk átiktatni, valamint megadhatjuk az ügyre vonatkozó típusszámot is. Amikor egy ügyirat munkafolyamata elérkezik a végállapotba, lezárhatjuk azt, és ettıl a pillanattól kezdve már nem kerülhet bele új irat. Amint az ügyirattal kapcsolatos tevékenységek befejezıdnek, az ügyiratot irattárazhatjuk. Amikor az ügyirat megırzésének a határideje lejár, választhatunk, hogy szétszereljük az ügyiratot, vagy megsemmisítjük. Amint az ügyirattal végzett munka véget ért (a munkafolyamat végére értünk), a Lezár gombbal lezárhatjuk az ügyiratot. Ha nem sikerül lezárni, ellenırizzük, hogy nincs-e elpostázva az ügyirat. Ha már elpostáztuk, akkor amint megtörténik a posta átvétele és nyugtázása, lezárhatóvá válik az ügyirat. Ügyirat lezárása, szétszerelése vagy megsemmisítése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 155 / 260
Amennyiben nincs irattári tételszám az ügyirathoz rendelve, akkor a program szintén nem engedi lezárni az ügyiratot. Ekkor is figyelmeztet a hiányosságra. Ügyirat irattári tételszámhoz rendelése lezárás elıtt Az ügyirat sikeres lezárása után lehetıség van annak újranyitására, az Újranyit funkciógombra kattintással. Lezárt ügyirat újranyitása Ha nincs szükségünk tovább egy ügyiratra, mert például megırzésének a határideje lejár, választhatunk, hogy szétszereljük az ügyiratot ( Szétszerel gomb), vagy megsemmisítjük ( Megsemmisít gomb). Szétszereléskor csak iratokat tartalmazó ügyirat dossziéja, vagy borítékja semmisül meg, de a benne lévı iratok nem. Megsemmisítéskor az egész ügyirat megsemmisül a benne lévı iratokkal együtt. Mielıtt a megsemmisítés megtörténne a rendszer a következı kérdést teszi fel: Gondoskodott-e az ügyiratban lévı elektronikus példányok papíralapú változatának megsemmisítésérıl?, ami a felhasználó figyelmeztetését szolgálja. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 156 / 260
Figyelmezetı kérdés Ügyiratra vonatkozó idıpontok 15.7. Tevékenységek kezelése A Tevékenység fülön, a munkafolyamat által elıre definiált feladatot kezdhetjük el, illetve, ha korábban nem határoztunk meg munkafolyamatot, új feladatot hozhatunk létre. Új tevékenység létrehozásához kattintsunk a Létrehoz gombra és határozzuk meg, hogy mely személyek, milyen tevékenységet hajtsanak végre az ügyirattal adott határidın belül. 15.7.1. Szabad ügyvitelő munkafolyamat létrehozása Abban az esetben, ha korábbiakban még nem rendeltünk munkafolyamatot az ügyirathoz, akkor a program figyelmeztet minket erre, és tájékoztat, hogy az így létrehozott munkafolyamat szabad ügyvitelő lesz. Szabad ügyvitelő munkafolyamat létrehozása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 157 / 260
A Tevékenység legördülı menübıl válasszuk ki, hogy milyen tevékenységet folytasson az adott szervezet az átadott ügyirattal. A Tárgy mezıben az ügyirattal végzendı tevékenység tárgyát határozhatjuk meg. A Szervezeti egység mezı melletti összerendelı gombra ( ) kattintva, a megjelenı táblából válasszuk ki azt a szervezetet, aki az ügyirattal dolgozni fog. A Tervezett kezdés és a Tervezett befejezés idıpontját megadhatjuk dátumszerően ( Abszolút ), illetve relatív formában is. Ez utóbbi például az 1 nap, 2 hónap stb. Ha egy tevékenység folyamata a végéhez ér, akkor szükséges kitölteni az Átvétel módja mezıt, mely legördülı listából kiválasztható. Értéke lehet: postalappal igazolt, vagy direkt. Ez az automatikus továbbpostázás miatt szükséges. A Munkavégzık felirat alatti felületrészen határozhatjuk meg, hogy kik dolgozzanak a továbbküldött ügyirattal. Ha új dolgozót szeretnénk hozzárendelni, kattintsunk az Új dolgozó gombra. Ha új döntéshozót is hozzá szeretnénk rendelni, kattintsunk az Új döntéshozó gombra. Döntéshozó az, aki befejezheti a tevékenységet. Amennyiben tévesen adtunk hozzá egy alkalmazottat az adott tevékenységhez, úgy jelöljük ki a listából, és elvételéhez kattintsunk a Töröl gombra. A szükséges adatok megadása után, a tevékenység rögzítéséhez nyomjuk meg a Mentés gombra. Miután a Mentés gombra kattintottunk, az ügyirat elpostázódik a meghatározott szervezethez. A meghatározott szervezet dolgozója az Elkezd gombra kattintva kezdheti meg a munkát az ügyirattal, ekkor az Elkezdés ideje rovat automatikusan töltıdik. Az ügyirattal történı munka befejezésekor az adott személy a Befejez gombra kattint, és a rovatok kitöltése után a Mentés gombbal továbbpostázza az ügyiratot a következı szervezethez. Ez a folyamat mindaddig ismétlıdik, míg valamelyik szervezet munkatársa le nem zárja, majd a meghatározott döntéshozó be nem fejezi az ügyirattal történı tevékenységet. Fontos, hogy az ügyirattal történı tevékenységet csak a döntéshozói státuszban lévı személyek fejezhetik be! Errıl a program tájékoztat, amennyiben az arra nem jogosult szeretné a mőveletet végrehajtani. A dolgozói státuszban lévı személyek csak lezárhatják az ügyiratot! A Skontó gomb passzívvá teszi az adott tevékenységet. Használata abban az esetben javasolt, ha a folyamat önhibánkon kívül megáll. Ekkor érdemes azt skontóba tenni. A gombra kattintással a program rákérdez: Kérdés A program számolja az eltelt idıt a tevékenység skontóba tételétıl kezdıdıen, melyet az Összes skontó idı mezıben láthatunk. Amennyiben ismét folytatódhat a tevékenység, akkor a mezı melletti Aktív gombra kell kattintani. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 158 / 260
Skontózott tevékenység A program a biztonság kedvéért a mőveletrıl ismét megerısítést kér. Az Igen -re kattintva a tevékenység ismét aktívvá válik. Aktuális tevékenység Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 159 / 260
Tevékenység létrehozása 15.7.2. Munkafolyamat kezdése Abban az esetben, ha korábbiakban már rendeltünk munkafolyamatot az ügyirathoz, akkor a Létrehoz gombra kattintva tudjuk meghatározni, hogy milyen módon szeretnénk az ügyiratot átvenni Direkt, vagy Postalappal igazolt -an. Ez az automatikus továbbpostázás miatt szükséges. A Mentés gomb segítségével mentsük az adatokat. Tevékenység kezelése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 160 / 260
Amennyiben nincs meghatározva a munkafolyamatot végzı szervezet, akkor erre figyelmeztet minket a program, és a Rendben gombra kattintva választólistából határozhatjuk meg azt. Figyelmeztetés végrehajtó szervezet hiányára Miután sikerült kiválasztanunk a megfelelı szervezetet az OK gombra kattintva a program még megerısítı kérdést tesz fel, hogy biztos ezt a szervezetet szeretnénk-e hozzárendelni a tevékenységhez. Megerısítı kérdés Az Igen gombra kattintva láthatjuk, hogy milyen tárgyú tevékenység fog kezdıdni, és melyik szervezeti egység fog vele dolgozni. Egy adott tevékenységet az Elkezd gombra kattintva lehetséges elkezdeni. Amennyiben nincs meghatározva még döntéshozó és dolgozó a tevékenységhez, akkor ezt az Új dolgozó, és Új döntéshozó gombra kattintva tudjuk megtenni. Döntéshozó az, aki befejezheti a tevékenységet. A Mentés gombra kattintva mentsük az adatokat. Ekkor az Elkezdés ideje rovat automatikusan töltıdik. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 161 / 260
Tevékenység elkezdése Az ügyirattal történı munka befejezésekor az adott személy a Befejez gombra kattint, majd az Eredmény mezı melletti listából tudja kiválasztani a tevékenység eredményét. A rovatok kitöltése után a Mentés gombbal továbbpostázza az ügyiratot a következı szervezethez. Ez a folyamat mindaddig ismétlıdik, míg valamelyik szervezet munkatársa le nem zárja, majd a meghatározott döntéshozó be nem fejezi az ügyirattal történı tevékenységet. Fontos, hogy az ügyirattal történı tevékenységet csak a döntéshozói státuszban lévı személyek fejezhetik be! Errıl a program tájékoztat, amennyiben az arra nem jogosult szeretné a mőveletet végrehajtani. A dolgozói státuszban lévı személyek csak lezárhatják az ügyiratot! Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 162 / 260
Tevékenység befejezése 15.8. Véleményezés Amennyiben vannak az ügyirathoz, vagy a tevékenységhez felvitt vélemények, akkor azokat a Véleményezés fülön a Részletek gombra kattintva tekinthetjük meg. Ha szeretnénk véleményezni az ügyiratot, vagy egy tevékenységet, akkor kattintsunk a megfelelı Véleményez gombra. Ezután a megjelenı ablakban írjuk le a véleményünket, majd kattintsunk a Véleményez gombra. Ha a hozzáadott véleményünket vissza szeretnénk vonni, akkor a megfelelı sor kijelölése után kattintsunk a Visszavon gombra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 163 / 260
Véleményezés 15.9. Hozzáférés A Hozzáférés fülön lehetséges definiálni azon felhasználók, illetve szervezeti egység alkalmazottainak halmazát, akik megtekinthetik az adott ügyirat adatait, és a hozzá kapcsolódó iratpéldányokat is. Itt van jelentısége a Saját / Egyéncsoportok menüpont alatt létrehozott felhasználói csoportoknak. (7.3-as pont). A fül mőködése megegyezik a 8.5-ös pontban leírtakkal, ezért ezt a következıkben nem részletezzük. 15.10. Kapcsolatok A Kapcsolatok fül alatt felvehetünk informális jellegő kapcsolatot. A fül funkciója és mőködése megegyezik az iratoknál már leírtakkal (8.6.4-es pont). Amennyiben az ügyirat lezárásra kerül, akkor azon kapcsolódó személyek, akik Érintett típusúnak állítottunk be automatikusan e-mail értesítıt kapnak az ügyirat lezárásának tényérıl. 15.11. Történet A Történet fülön követhetjük nyomon, hogy az ügyirattal mely szervezetek dolgoztak. A listában az ügyirattal végzett és éppen tartó feladatok szerepelnek. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 164 / 260
Ügyirat történetének megtekintése 15.12. Ügyirat postázása A Postázás fület választva van lehetıségünk az ügyiratot intézményen belül vagy akár egy külsı szervezetnek is továbbpostázni. A postázás történhet direkt, vagy postalappal. A Postáz gombra kattintva a következı kérdést teszi fel a rendszer: Gondoskodott-e az ügyiratban lévı elektronikus példányok papíralapú változatának postázásáról?. A kérdés célja a felhasználó figyelmeztetése a kapcsolódó, nem számítógépes munka elvégzésére. Kérdés Az Igen választ adva, aktívvá válnak a mezık. (Ha a Nem -re kattintunk akkor nem történik változás, és a mezık nem tölthetıek ki.) Az összerendelı gombok ( ) és a legördülı menük segítségével adjuk meg a szükséges adatokat. Fontos megemlíteni, hogy habár a Címzett szervezet, és a Címzett személy mezı is zöld színnel van jelölve, mégsem kötelezı mindkettıt megadni, ez esetben lehetséges, hogy csak a Címzett személyt, vagy csak a Címzett szervezetet adjuk meg. Végül kattintsunk a Mentés gombra. Ennek hatására történik meg az adott ügyirat postázása. A címzett a postázásról elektronikus levél formájában tájékoztatást kap, amennyiben Belsı értesítési e-mail címe be van rögzítve a rendszerbe. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 165 / 260
A Kézbesítés módja mezınél tudjuk meghatározni azt, hogy milyen módon kézbesítjük az ügyiratot. Az Átvétel módja az átvétel feltételezett módját jelöli. A Feladó személy az a felhasználó, aki a küldeményt továbbpostázta, mely természetes automatikusan töltıdik. Az Átvétel módja az átvétel feltételezett módját jelöli. (Amikor továbbpostáznak egy ügyiratot, azok bekerülnek a Szervezeti egység postái / Feladott ügyiratok menüpont alá, illetve, ha mi postáztuk az adott ügyiratot, akkor a Személyes postáim / Feladott ügyiratok felületre is.) Az ügyiratok postázásánál módosítható a Feladás ideje is, ami alapértelmezetten az aktuális dátummal töltıdik. A Feltüntetett érték mezınél adhatjuk meg azt az összeget, amennyiért feladtuk azt. Az ügyirat kézbesítésére vonatkozó, illetve egyéb jellemzıket tudunk megadni az Exp. (expressz, elsıbbségi), P.lezárás (postai lezárás), Tértiv. (tértivevény), S.K (saját kézbe), Törékeny, Terjed. (terjedelmes). A Kifelé kézbesítı szervezet és Kifelé kézbesítı személy mezınél tudjuk meghatározni azt a szervezetet vagy személyt, aki a postázásért felelıs, pl. futárszolgálat. Ha a címzett személy átveszi a postázott ügyiratot, akkor a Postázás fülön ismét üresek lesznek a mezık, és a Postatörténet keret alatt tekinthetjük meg a postázással kapcsolatos információkat. (A számunkra érkezett ügyiratokat a Személyes postáim / Várható ügyiratok felület Postázás fülén az Átvesz gombbal tudjuk átvenni.) Ügyirat postázása Ha a Postalap felületen a kimenı ügyiratokhoz tartozó postalapot kinyomtatjuk, akkor a rendszer a postalapokat automatikusan egy iktatószámmal látja el, ami alapján bármikor vissza tudjuk keresni a továbbpostáztatással kapcsolatos adatokat. Ezt láthatjuk Postalap iktatási száma mezıben. A postalap kinyomtatásával egy új materiális iratpéldány keletkezik, amit az ügyirathoz csatolunk. A postalap tartalmazza, hogy milyen ügyiratot, vagy ügyiratokat küldtünk el bizonyos személy(ek)nek. A visszaérkezı postalapon szereplı aláírásokból tudjuk, hogy a postázás sikeres volt, vagy sem. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 166 / 260
Fontos megjegyezni, hogy amennyiben aktív tevékenység tartozik az ügyirathoz, úgy a postázása nem megengedett, melyrıl a program figyelmeztetı üzenetet küld. Figyelmeztetı üzenet 15.13. Ügyirathoz ügykör rendelése Egy ügykör nem más, mint az ügyiratok, szervezeti logikát követı csoportosítása. Ügyirat keresési célokat szolgál. Tehát az ügykör bizonyos személy tevékenységi köréhez történı ügyiratok rendelése. (pl. Tari Mihály ügykörébe tartozik az állásra pályázók ügyirataival történı foglalkozás.) Ha egy ügyirathoz ügykört akarunk rendelni, akkor elıször lépjünk az Ügykörök fülre, majd kattintsunk az Elhelyez gombra. A feljövı táblából válasszuk ki a megfelelı ügykört, majd kattintsunk az OK gombra. (Ha nem találjuk a keresett ügykört, akkor lépjünk az Ügykörök menübe és az Új gombra kattintva hozzuk létre a kívánt ügykört, majd kattintsunk a Mentés gombra.) Ha meg szeretnénk szüntetni az ügyirat-ügykör összerendelést, akkor jelöljük ki az hozzárendelt ügykört, és kattintsunk a Kivesz gombra. Ügyirathoz ügykör rendelése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 167 / 260
15.14. Ügyirat irattárazása Egy-egy ügyirat pontos helyének megadására szolgál az irattárazási funkció. (Pl.: Iktató Tanszék 303. szoba 1. iratszekrény 5. fiók 12. dosszié) Az Irattárazás fülre lépve van lehetıség ennek adminisztrálására. Irattárazáshoz kattintsunk az Irattáraz gombra. Ekkor a Irattári hely mezı melletti összerendelı gomb ( ) aktívvá válik, melyre kattintással a megjelenı hierarchikusan elrendezett irattárazási helyeket tartalmazó listából válasszuk ki a megfelelıt, és kattintsunk az OK gombra. A Hatályidıbe helyezés mezınél a felhasználó tetszıleges dátumot adhat meg. Ezt a mezıt abban az esetben kell a felhasználónak kitölteni, ha a lezárt ügyirattal valami munkája van még (pl. fizetési teljesítés). A program figyeli a kiosztott határidıket, amelyek lejártáról 3 nappal a lejárat elıtt e-mail értesítıt is küld az irattárba helyezı, a módosító, valamint a felelıs személynek, illetve az Összesített információk menüponton is felhívja erre az érintett felhasználók figyelmét. A Megjegyzés mezıt szabadon tölthetı. Végül a Mentés gombbal tárolhatjuk a kiválasztott irattári helyen az iratot. Ügyirat irattárazása Ezután a kiválasztott irattári hely jelenik meg az azonos nevő mezıben. Ha a mellette található kérdıjelre kattintunk, akkor bármikor megtekinthetjük, hogy az adott ügyirat pontosan hol található az irattári helyek hierarchikus elrendezésének megfelelıen. A Napló gomb funkciója és mőködése mindenben megegyezik a 8.6.8.3-as pontban leírtakkal. A program nem engedélyezi az irattárazást, és tájékoztatató üzenet is küld, amennyiben az ügyirat postázás alatt van. (Az ügyiratban szereplı iratokat külön nem lehet irattárazni, mivel ez esetben az ügyirat kerül irattárazásra.) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 168 / 260
Ha az adott ügyiratot át szeretnénk tenni egy másik irattári helyre, vagy csupán a megsemmisítés elıtt ki szeretnék venni a program szerinti irattári helyrıl (hiszen a megsemmisítés elıtt ezt feltétlen meg kell tenni), akkor kattintsunk az Irattárból kivesz gombra. Ekkor a program rákérdez: Megerısítı kérdés Ha ekkor az Igen -t választjuk, akkor az iratpéldány nem fog kötıdni semmilyen irattári helyhez. 15.14.1. Ügyirat kölcsönzése Az Irattárazás fülön mód van az ügyirat kölcsönzésének kezelésére. Erre akkor van szükség, ha például az ügyirat átmenetileg átkerül egy másik szervezeti egységhez, kölcsönadjuk más szervezetnek. Ekkor nagyon fontos, hogy a kölcsönadás tényét is rögzítsük, hiszen így nyomon követhetı az irat konkrét helye. Ha kölcsön szeretnénk adni az ügyiratot, akkor kattintsunk a Kölcsönöz gombra. Ekkor az Aktuális kölcsönzés felirat alatt található összerendelı gombok ( ) aktívvá válnak. Segítségükkel a megjelenı listákból válasszuk ki a Kölcsönzı szervezet -et és/vagy Kölcsönzı személy -t. Megadhatjuk a kölcsönzés határidejét is ( Határidı ). Ha az adott napnál elıbbi idıpontra esik a határidı, akkor a program errıl is tájékoztatja a felhasználót. A kölcsön tényének rögzítéséhez kattintsunk a Mentés gombra. A Kiadó személy, és a Kölcsönzés kezdete mezıket a rendszer automatikusan kitölti. Mentés után a Visszaszolgáltat gomb aktívvá válik, melyre kattintással a kölcsönbe adott ügyiratot vissza lehet vételezni. Ez nyilván akkor használandó, amikor az ügyiratot az adott szervezet, vagy személy visszahozza. A gombot megnyomva a program rákérdez, hogy biztosan vissza szeretnénk-e szolgáltatni a tételt. A Nem -et választva az irat állapota változatlan marad, de az Igen -re kattintva visszakerül az adott irattári helyhez. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 169 / 260
Aktuális kölcsönzés 15.15. Ügyirathoz kulcsszavak megadása A Kulcsszavak fület választva lehetıségünk van az adott ügyirathoz is kulcsszót rendelni. Elınye, hogy a késıbbiekben az adott kulcsszóra keresve könnyebben megtalálhatjuk az adott ügyiratot. A funkció mőködése megegyezik a 8.5-ös pontban leírtakkal. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 170 / 260
Ügyirathoz kulcsszó hozzáadása 15.16. Mutatók A Mutatók fülre lépve lehetséges az ügyirathoz mutatót rendelni. Az elérhetı funkcionalitások megegyeznek a 8.6.7-es pontban leírtakkal, ezért a következıkben nem részletezzük. Ügyirathoz mutató hozzáadása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 171 / 260
15.17. Határidı Az Ügyiratok / Határidı menüpontra lépve lehetséges az ügyirathoz tartozó határidıt megtekinteni, illetve újat rögzíteni. Amennyiben egy új határidıt szeretnénk megadni az ügyirathoz, akkor kattintsunk az Új gombra. A Határidı melletti mezıben adhatunk meg új határidıt az ügyhöz. A Figyelmeztetési határidı melletti mezıben beállíthatunk figyelmeztetési határidıt. A Sürgıs melletti jelölınégyzet bepipálásával jelezhetjük, hogy az ügy elintézése sürgıs. Kötelezı megadni a Megjegyzés mezıbe, hogy mi az oka az új határidınek. 15.18. Iratok Ügyirathoz tartozó határidı Az Ügyiratok / Iratok felületre lépve az ügyirathoz tartozó iratokat tekinthetjük meg, illetve szerkeszthetjük. Új irat felvitelét a rendszer ezen a felületen nem teszi lehetıvé. Az elérhetı funkcionalitások megegyeznek a 8.6-os pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy az irat iktatása és sztornózása a menüpont alatt nem engedélyezett. (Külsı iktatási számok megadása azonban itt is lehetséges.) Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 172 / 260
Ügyirathoz tartozó irat(ok) 15.18.1. Materiális példányok Az Ügyiratok / Iratok / Materiális példányok felületre lépve az ügyirathoz tartozó adott irat materiális példányait tekinthetjük meg. A felületen megjelenı iratpéldányok az irathoz tartoznak, tehát nem feltétlen kapcsolódnak közvetlen az adott ügyirathoz. Az ügyiratban lévı iratpéldányokat az Ügyiratok / Materiális példányok felületen találjuk. A menüpont mindenben megegyezik a 8.6.8-os pontban leírtakkal, ezért a következıkben nem részletezzük. Az egyetlen különbség, hogy az ügyiratba szerelés és kiszerelés funkció itt nem érhetı el, mivel egy materiális példány egyszerre csak egyetlen ügyiratban szerepelhet. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 173 / 260
Ügyiratban lévı irat materiális példányai 15.18.2. Elektronikus példányok Az Ügyiratok / Iratok / Elektronikus példányok felületre lépve az ügyirathoz tartozó adott irat elektronikus példányait tekinthetjük meg. A felületen megjelenı iratpéldányok az irathoz tartoznak, tehát nem feltétlen kapcsolódnak közvetlen az adott ügyirathoz. Az ügyiratban lévı iratpéldányokat az Ügyiratok / Elektronikus példányok felületen találjuk. A menüpont mindenben megegyezik a 8.6.9-es pontban leírtakkal, ezért a következıkben nem részletezzük. Az egyetlen különbség, hogy az ügyiratba szerelés és kiszerelés funkció itt nem érhetı el. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 174 / 260
Ügyiratban lévı irat elektronikus példányai 15.18.3. Érkeztetési bejegyzés A felületen elérhetı funkciók megegyeznek a 11.5.3-as pontban leírtakkal, ezért ezeket a következıkben nem részletezzük. Ügyiratban lévı irathoz tartozó érkeztetési bejegyzés Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 175 / 260
15.18.4. Iratkapcsolatok A felület megegyezik a 8.6.10-es pontban leírtakkal, ezért ezeket a következıkben nem részletezzük. 15.19. Materiális példányok Ügyiratban lévı irat iratkapcsolatai Az Ügyiratok / Materiális példányok menüpontban, az ügyiratban lévı materiális iratpéldányokat tekinthetjük meg a hozzá tartozó információkkal együtt. Meglévı materiális iratpéldány beviteléhez kattintsunk az Hozzárendel gombra, és a megjelenı táblából válasszuk ki a megfelelıt. A választólistában csak a hozzáférhetı iratok példányai jelenjenek meg. Az OK gombra kattintva a kiválasztott materiális példányt az adott ügyiratba helyezzük. Az iratpéldány másolása ezen a felületen nem lehetséges. Amennyiben egy új materiális példányt szeretnénk az ügyiratba szerelni, akkor kattintsuk az Új gombra, majd töltsük ki a Materiális példány jellemzıi, valamint az Irat jellemzıi fülön a kötelezı mezıket, majd a materiális iratpéldány rögzítéséhez kattintsunk a Mentés gombra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 176 / 260
Materiális példány ügyiratba helyezése A menüponton lehetıség van egy adott iratpéldányt az ügyiratból kiszerelni az Ügyirat fül Kiszerel gombjának segítségével. Ezen kívül, a felület mindenben megegyezik a 8.6.8-as pontban leírtakkal, ezért a következıkben nem részletezzük. 15.20. Elektronikus példányok Az Ügyiratok / Elektronikus példányok menüponton az ügyiratban lévı elektronikus iratpéldányokat tekinthetjük meg a hozzá tartozó információkkal együtt. Már meglévı elektronikus iratpéldány csatolásához kattintsunk a Hozzárendel gombra, majd a megjelenı táblából válasszuk ki a megfelelıt. A választólistában csak a hozzáférhetı iratok példányai jelenjenek meg. Az OK gombra kattintva a kiválasztott elektronikus példányt az adott ügyiratba kerül. Amennyiben egy új elektronikus példányt szeretnénk az ügyiratba szerelni, akkor kattintsuk az Új gombra, majd a megfelelı fájl kiválasztását követıen kattintsunk a Megnyitás gombra. Az új elektronikus példányt a Mentés gombra kattintva tudjuk rögzíteni. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 177 / 260
Elektronikus példány ügyiratba szerelése A felületen elektronikus példány beolvasására ( Lapolvasó és Meglévı példányból funkciók) nincs mód. Ezen kívül a menüpont mindenben megegyezik a 8.6.9-es pontban leírtakkal, ezért a következıkben nem részletezzük. 15.21. Munkafolyamat Egy munkafolyamat egy ügyirattal való munka menetét határozza meg. Lényegében a hozzárendelt ügyirattal elvégzendı tevékenységekbıl és eredmény szerinti döntési ágakból tevıdik össze. A munkafolyamat tehát meghatározza, hogy egy elvégzett tevékenység után mi a következı tevékenység az ügyirattal. A munkafolyamat betartására minden ügyirattal dolgozó felhasználó kötelezve van. Léteznek ügyirattól független munkafolyamatok is, ezek valójában sablonok, melyeket új ügyiratok esetén használhatunk fel. Ha sok azonos ügyvitelő ügyiratunk van, elég egyszer elkészíteni a munkafolyamat sablonját, és annak egy másolatát hozzárendelni minden egyes ügyirathoz. Az Ügyiratok / Munkafolyamat menüpontban lehetıségünk van a kiválasztott ügyirathoz tartozó munkafolyamat megtekintésére, vagy szerkesztésére. Persze ez csak abban az esetben mőködik, ha az ügyirathoz rendeltek munkafolyamatot. Amennyiben rendeletek, a Szerkeszt gomb segítségével tudjuk azt módosítani, vagy a Véleményez gombbal a véleményt hozzáfőzni. Ha korábban nem rendeltek hozzá munkafolyamatot, és mi ezt pótolni akarjuk, akkor lépjünk vissza az Ügyiratok menübe és az Ügyirat fülön a Munkafolyamat hozzárendelése rovaton rendeljünk hozzá egy munkafolyamatot sablonból, vagy hozzunk létre egy újat. Ha sablonból rendeljük hozzá, akkor kattintsunk a Sablonból gombra és a megjelenı táblázatból válasszuk ki a megfelelıt. Ha újat akarunk hozzárendelni, akkor kattintsunk az Új gombra, majd a megjelenı üzenetnél az Igen gombra. Ekkor a program az ügyirathoz új, üres munkafolyamatot rendel, ami késıbb nem cserélhetı, csak módosítható. Majd lépjünk vissza a Munkafolyamat menüpontba és hajtsuk végre a kívánt módosításokat, vagy az új szerkesztéseket. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 178 / 260
A szerkesztı használatát a Munkafolyamat sablonok menü Tervezı almenüpontjában részletezzük. (22.1.1-es pont) 16. Ügykörök 16.1. Ügykör létrehozása Munkafolyamat véleményezése Egy ügykör nem más, mint az ügyiratok, szervezeti logikát követı csoportosítása. Az ügyirat keresési célokat szolgál. Tehát az ügykör bizonyos személy tevékenységi köréhez történı ügyiratok rendelése. (Pl.: Tari Mihály ügykörébe tartozik az állásra pályázók ügyirataival történı foglalkozás.) Az Ügykör jellemzıi fülön a kiválasztott ügykör adatait tekinthetjük meg (elnevezés, vonalkód, megjegyzés). Új ügykör létrehozása esetén kattintsunk az Új gombra és hozzuk létre a kívánt ügykört, majd kattintsunk a Mentés gombra. Egy ügykört elhelyezhetünk más ügykörbe is. Ilyenkor a Befoglaló ügykör mezı melletti összerendelı gombra ( ) kattintva a felugró listából ki tudjuk választani a befoglaló ügykört, és kattintsunk az OK gombra. Az ügyköröket ugyanúgy, mint az ügyiratokat, vagy az iratokat matricás vonalkóddal láthatjuk el ( Vonalkód mezı), amit vonalkód leolvasóval tudunk beazonosítani és a rendszerbe hatékonyabban bejuttatni. A vonalkód tehát segíti, az ügykörök beazonosítását. A Megjegyzés rovaton megjegyzést főzhetünk az ügykörhöz, ami a késıbbiekben segítheti saját, vagy kollégáink munkáját. A többi mezıt a rendszer automatikusan kitölti. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 179 / 260
Ügykör létrehozása A hibásan felvitt ügyköröket a Sztornóz gombbal lehetıség van eltávolítani a felületrıl. Sztornózást csak a létrehozó személy és a rendszeradminisztrátor tud végrehajtani. A program rákérdez arra, hogy biztosak vagyunk-e a mővelet végrehajtásában. Ha az Igen -re kattintunk, akkor az ügykör átkerül a Sztornózottak / Sztornózott ügykörök menüpont alá. Ügykör végleges törlésére természetesen nincs lehetıség. 16.2. Ügykörhöz kulcsszavak megadása A Kulcsszavak fület választva lehetıségünk van az adott ügykörhöz kulcsszavakat rendelni. Elınye, hogy a késıbbiekben a kulcsszavakra keresve a felhasználónak esetleg könnyebb megtalálnia a keresett ügykört. A funkció mőködése megegyezik a 8.5-ös pontban leírtakkal. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 180 / 260
Ügykörhöz kulcsszavak rendelése 16.3. Ügykörhöz tartozó ügyiratok Az Ügyiratok almenüpontban az adott ügykörhöz rendelt ügyiratokat és a hozzájuk tartozó adatokat tekinthetjük meg. A felületen az adatokat csak szerkeszthetjük, új ügyiratot itt nem adhatunk hozzá. A Hozzárendel gomb segítségével csoportosan is lehetséges ügyiratot rendelni a kiválasztott ügykörhöz. Ügykörhöz csoportos ügyirat rendelés Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 181 / 260
A mezık és a funkciók megegyeznek a 15-ös pontban tárgyaltakkal, azzal a különbséggel, hogy az ügyirat továbbpostázása, irattárazása és lezárása ezen a felületen nem lehetséges. 16.3.1. Materiális példányok A felület mindenben megegyezik az Ügyiratok / Materiális példányok menüponttal (15.19-es pont), azzal a különbséggel, hogy új iratpéldányt itt nem lehetséges az ügyirathoz rendelni. 16.3.2. Elektronikus példányok A felület mindenben megegyezik az Ügyiratok / Elektronikus példányok menüponttal (15.20-as pont), azzal a különbséggel, hogy új iratpéldányt itt nem lehetséges az ügyirathoz rendelni. 16.3.3. Munkafolyamat A felület mindenben megegyezik az Ügyiratok / Munkafolyamat menüponttal (15.21-es pont). 17. Elektronikus dossziék Azok az ügyiratok, amelyeket korábban az Elektronikus dossziék nevő ügykörbe helyeztünk, hierarchiába szervezve láthatóak ezen a felületen. A Tartalom fülön az ügyiratba szerelt elektronikus példányok listája látható. A lista egy sorára duplán kattintva az adott elektronikus példány megnyílik. A felület tulajdonképpen egy radikálisan leegyszerősített Ügyiratok felület, kifejezetten digitális dokumentumok könnyed adminisztrálása céljából. Elektronikus dossziék Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 182 / 260
18. Szervezeti egység postái 18.1. Feladott küldemények Itt a szervezeti egység által feladott küldeményeket és a hozzájuk kapcsolódó adatokat tekinthetjük meg. A rendszer ebben a menüpontban az adatok módosítását vagy létrehozását nem teszi lehetıvé. Egyedül az elküldött küldemények nyugtázását engedélyezi. A Postázás fülön a feladott küldemények postázási adatait tekinthetjük meg. Itt a feladott küldemények módosításra illetve tovább postázására nincs lehetıség. Csak a megérkezett Átvételi igazolást nyugtázhatjuk, ha a Nyugtáz gombra kattintunk. Ezt akár csoportosan is elvégezhetjük, ha az adatlistában egyszerre több rekorodt jelölünk ki a Shift, vagy a CTRL gombok segtíségével, vagy akár a jelölınégyzet segítségével. A megérkezett átvételi igazolás rögzítése esetén kattintsunk a Nyugtáz gombra, majd az így aktívvá váló felületen töltsük ki a szükséges rovatokat, és rögzítsük a Mentés gombbal. A Befelé kézbesítı szervezet mezı melletti gombra kattintva a feljövı listából válasszuk ki azt a szervezet, aki a továbbküldött küldeményt kézbesíti. A Befelé kézbesítı személy mezıt ehhez hasonlóan töltsük. Ez utóbbi mezıbe azt a személy kell kiválasztani, aki a továbbküldött küldeményt kézbesíti. A ragszám, vagy beviteli szám egy postai adatazonosító, amelyet a felvevı posta a küldeményen, vagy a tértivevényes papír postai adminisztrációs rovatában tüntet fel. A posta a ragszám alapján bármikor vissza tudja keresni a feladott küldeményre vonatkozó adatokat. Ezt a feltüntetett postai azonosítót adhatjuk meg a Ragszám rovatban. Amennyiben a továbbküldött küldemény érkeztetése sikeres volt, pipáljuk be a Sikeresen célba ért jelölınégyzetet. A Fellebbezési határidı mezıben adhatunk meg a küldemény kézhezvételétıl számított fellebbezési határidıt, ameddig a címzett szervezet/személy fellebbezhet. Amennyiben külsı félnek postázunk, akkor a program automatikusan 15 nap fellebbezési határidıt ad meg az irathoz, mely szabadon módosítható. A rögzítés után az adott küldemény eltőnik a feladott küldemények listájából. Feladott küldemények postázási adatai Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 183 / 260
A listából kiválasztott küldemény érkeztetési adatait tekinthetjük meg az Érkeztetési adatok fülön. Küldemény érkeztetési adatai A Feltüntetett jellemzık fülre kattintva a kiválasztott küldemény adatait láthatjuk. Itt tekinthetjük meg a beérkezı küldemény súlyát, értékét, sürgısségét, határidejét, biztonsági minısítıjét és az esetleges megjegyzést. Továbbá a külsı iktatási számok is ezen a fülön láthatóak. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 184 / 260
Küldemény jellemzıinek megtekintése 18.2. Feladott materiális példányok A felületen a szervezeti egység által feladott materiális iratpéldányokat és a hozzájuk kapcsolódó adatokat tekinthetjük meg. A rendszer a menüponton az adatok módosítását vagy létrehozását nem teszi lehetıvé. Egyedül a postalappal igazoltan feladott iratpéldányok nyugtázását engedélyezi, amennyiben a postalap már visszaérkezett. Az Postázás fülön a feladott materiális iratpéldány postázási adatait tekinthetjük meg. Itt a feladott materiális iratpéldány módosítására illetve továbbpostázására nincs lehetıség. Csak a megérkezett Átvételi igazolást nyugtázhatjuk, ha a Nyugtáz gombra kattintunk. A megérkezett átvételi igazolás rögzítése esetén kattintsunk a Nyugtáz gombra, majd az így aktívvá váló felületen töltsük ki a szükséges rovatokat, és rögzítsük a Mentés gombbal. A nyugtázást több sor kijelölésével módunkban áll csoportosan is végrehajtani, ami jelentısen meggyorsítja a felhasználó munkáját. A Befelé kézbesítı szervezet mezı melletti gombra kattintva a feljövı listából válasszuk ki azt a szervezet, aki a továbbküldött iratot kézbesíti. A Befelé Kézbesítı személy mezıt ehhez hasonlóan töltsük. Ez utóbbi mezıbe azt a személy kell kiválasztani, aki a továbbküldött iratot kézbesíti. A ragszám egy postai adatazonosító, amelyet a felvevı posta a küldeményen, vagy a tértivevényes papír postai adminisztrációs rovatában tüntet fel. A posta a ragszám alapján bármikor vissza tudja keresni a feladott küldeményre vonatkozó adatokat. Ezt a feltüntetett postai azonosítót adhatjuk meg a Ragszám rovatban. Amennyiben a továbbküldött irat érkeztetése sikeres volt, pipáljuk be a Sikeresen célba ért jelölınégyzetet. A Fellebbezési határidı mezıben adhatunk meg az irat kézhezvételétıl számított fellebbezési határidıt, ameddig a címzett szervezet/személy fellebbezhet. Amennyiben külsı félnek postázunk, akkor a program automatikusan 15 nap fellebbezési határidıt ad meg az irathoz, mely szabadon módosítható. A rögzítés után az adott iratpéldány eltőnik a feladott materiális példányok listájából. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 185 / 260
Postázás A Materiális iratpéldányok jellemzıi fülön megtekinthetjük a szervezeti egység által feladott materiális iratpéldányok listáját és az iratpéldányokhoz kapcsolódó adatokat. Az iratpéldányok mindegyike létezı másolat, másodlat vagy maga az eredeti fizikai irat. Szervezeti egység által feladott materiális iratpéldányok Az Irat jellemzıi fülön találhatjuk az irattal kapcsolatos adatokat. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 186 / 260
Irat jellemzıi 18.3. Feladott ügyiratok Itt a szervezeti egység által feladott ügyiratokat és a hozzájuk kapcsolódó adatokat tekinthetjük meg. A rendszer ebben a menüpontban az adatok módosítását vagy létrehozását nem teszi lehetıvé. Egyedül a postalappal igazoltan feladott ügyiratok nyugtázását engedélyezi, amennyiben a postalap már visszaérkezett. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 187 / 260
Feladott ügyiratok nyugtázása A Postázás fülön a feladott ügyiratok postázási adatait tekinthetjük meg. A megérkezett átvételi igazolás rögzítése esetén kattintsunk a Nyugtáz gombra, majd az így aktívvá váló felületen töltsük ki a szükséges rovatokat, és rögzítsük a Mentés gombbal. A nyugtázást több sor kijelölésével csoportosan is végrehajthatjuk. A Befelé kézbesítı szervezet mezı melletti gombra kattintva a feljövı listából válasszuk ki azt a szervezet, aki a továbbküldött ügyiratot kézbesíti. A Befelé kézbesítı személy mezıt ehhez hasonlóan töltsük. Ez utóbbi mezıbe azt a személy kell kiválasztani, aki a továbbküldött ügyiratot kézbesíti. A ragszám egy postai adatazonosító, amelyet a felvevı posta a küldeményen, vagy a tértivevényes papír postai adminisztrációs rovatában tüntet fel. A posta a ragszám alapján bármikor vissza tudja keresni a feladott küldeményre vonatkozó adatokat. Ezt a feltüntetett postai azonosítót adhatjuk meg a Ragszám rovatban. Amennyiben a továbbküldött ügyirat érkeztetése sikeres volt, pipáljuk be a Sikeresen célba ért jelölınégyzetet. A rögzítés után az adott ügyirat eltőnik a feladott ügyiratok listájából. Az Ügyirat fülön a szervezeti egység által postázott ügyiratokhoz kapcsolódó adatokat tekinthetjük meg. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 188 / 260
Ügyirat adatainak megtekintése A Hozzáférés fülre lépve megtekinthetjük azon felhasználók, illetve szervezeti egység alkalmazottainak halmazát, akik megtekinthetik az adott ügyirat adatait, és a hozzá kapcsolódó iratpéldányokat. Feladott ügyirat hozzáférésének megtekintése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 189 / 260
A Kapcsolatok fülre lépve láthatjuk, hogy az adott ügyirathoz mely szervezetek és mely személyek kapcsolódnak. Ügyirathoz kapcsolódó személyek és szervezetek megtekintése A Mutatók fülre lépve láthatjuk az adott ügyirathoz tartozó mutatókat. Ügyirathoz tartozó mutatók megtekintése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 190 / 260
18.4. Várható küldemények A Várható küldemények menüpont alatt a szervezeti egységnek postázott küldeményeket és a hozzájuk kapcsolódó adatokat tekinthetjük meg. A rendszer ebben a menüpontban az adatok módosítását vagy létrehozását nem teszi lehetıvé. Egyedül a beérkezı küldemények átvételét engedélyezi. A Postázás fülön a beérkezett küldemény postázási adatait tekinthetjük meg. A beérkezett küldemény módosítására illetve tovább postázására itt nincs lehetıség. A rendszer csak a beérkezett küldemény átvételét engedélyezi. Átvétel esetén kattintsunk az Átvesz gombra, majd adjuk meg a kézbesítı szervezet, és a kézbesítı személy nevét. Végül kattintsunk a Mentés gombra. Ekkor az adott küldemény eltőnik a várható küldemények listájából. Egyszerre több küldeményt is átvehetünk, ha az Átvesz gomb megnyomása elıtt több sort jelölünk ki. A Befelé kézbesítı szervezet az a szervezet, aki a küldeményt kézbesítette nekünk. A Befelé kézbesítı személy az a személy, aki a beérkezett küldeményt kézbesítette nekünk (más terminológiával élve: átvevı). A ragszám egy postai adat azonosító, amelyet a felvevı posta a küldeményen, vagy a tértivevényes papír postai adminisztrációs rovatában tüntet fel. A posta a ragszám alapján bármikor vissza tudja keresni a feladott küldeményre vonatkozó adatokat. Ezt a feltüntetett postai azonosítót adhatjuk meg ebben a rovatban. Amennyiben a beérkezett küldemény érkeztetése sikeres volt, pipáljuk be a Sikeresen célba ért felirat mellett található jelölınégyzetet. Küldemény átvétele Az Érkeztetési adatok fülön a listából kiválasztott küldemény érkeztetési adatait tekinthetjük meg. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 191 / 260
Beérkezett küldemény érkeztetési adatainak megtekintése A Feltüntetett jellemzık fülre lépve a kiválasztott küldemény adatait láthatjuk. Itt tekinthetjük meg a beérkezı küldemény súlyát, értékét, sürgısségét, határidejét, biztonsági minısítıjét és az esetleges megjegyzést. Küldemény feltüntetett jellemzıinek megtekintése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 192 / 260
18.5. Várható materiális példányok A Várható materiális példányok felületen a szervezeti egységnek postázott iratpéldányokat és a hozzájuk kapcsolódó adatokat tekinthetjük meg. A rendszer ebben a menüpontban az adatok módosítását vagy létrehozását nem teszi lehetıvé. Egyedül a beérkezı iratpéldányok átvételét engedélyezi. A Postázás fülön a beérkezett materiális iratpéldány postázási adatait tekinthetjük meg. A beérkezett materiális iratpéldány módosítására illetve tovább postázására itt nincs lehetıség. A rendszer csak a beérkezett irat átvételét engedélyezi. Átvétel esetén kattintsunk az Átvesz gombra, majd adjuk meg a befelé kézbesítı szervezet, és a kézbesítı személy nevét. Végül kattintsunk a Mentés gombra. Ekkor az adott irat törlıdik a várható iratpéldányok listájából. A beérkezett posta átvételét csoportosan is végrehajthatjuk, ha egyszerre több sort jelölünk ki, majd utána kattintunk az Átvesz gombra. A Befelé kézbesítı szervezet az a szervezet, aki az iratpéldányt kézbesítette nekünk. A Befelé kézbesítı személy az a személy, aki a beérkezett iratot kézbesítette nekünk. A ragszám egy postai adat azonosító, ahogy azt már többször leírtuk, amelyet a felvevı posta a küldeményen, vagy a tértivevényes papír postai adminisztrációs rovatában tüntet fel. A posta a ragszám alapján bármikor vissza tudja keresni a feladott küldeményre vonatkozó adatokat. Ezt a feltüntetett postai azonosítót adhatjuk meg ebben a rovatban. Amennyiben a beérkezett irat érkeztetése sikeres volt, pipáljuk be a Sikeresen célba ért felirat mellett található jelölınégyzetet. Iratpéldány átvétele A Materiális iratpéldány jellemzıi fülön megtekinthetjük a szervezeti egységnek postázott materiális iratpéldányok listáját és az iratpéldányokhoz kapcsolódó adatokat. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 193 / 260
Várható iratpéldányok Az Irat jellemzıi fülön megtekinthetjük a materiális iratpéldányhoz tartozó irat egyéb adatait, tárgyát, eredeti méretét, iktatási számát, fajtáját, minısítését, típusát. Irat jellemzıinek megtekintése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 194 / 260
18.6. Várható ügyiratok A Várható ügyiratok menüpont alatt a szervezeti egységnek postázott ügyiratokat és a hozzájuk kapcsolódó adatokat tekinthetjük meg. A rendszer ebben a menüpontban az adatok módosítását vagy létrehozását nem teszi lehetıvé. Egyedül a beérkezı ügyiratok átvételét engedélyezi. A Postázás fülön a beérkezett ügyirat postázási adatait tekinthetjük meg. Átvétel esetén kattintsunk az Átvesz gombra, majd adjuk meg a befelé kézbesítı szervezet, és a kézbesítı személy nevét. Végül kattintsunk a Mentés gombra. A mővelet végeztével az adott ügyirat eltőnik a várható ügyiratok listájából. A várható ügyiratok esetében is mód van a posta csoportos átvételére, ha nyugtázás elıtt több sort jelölünk ki egyszerre. A Befelé kézbesítı szervezet az a szervezet, aki az ügyiratot kézbesítette nekünk. A Befelé kézbesítı személy az a személy, aki a beérkezett ügyiratot kézbesítette nekünk. A ragszám egy postai adat azonosító, amelyet a felvevı posta a küldeményen, vagy a tértivevényes papír postai adminisztrációs rovatában tüntet fel. A posta a ragszám alapján bármikor vissza tudja keresni a feladott küldeményre vonatkozó adatokat. Ezt a feltüntetett postai azonosítót adhatjuk meg ebben a rovatban. Amennyiben a beérkezett ügyirat érkeztetése sikeres volt, pipáljuk be a Sikeresen célba ért felirat mellett található jelölınégyzetet. Ügyirat postázási adatainak megtekintése és az ügyirat átvétele Az Ügyirat fülön a szervezeti egységnek postázott ügyiratokat és a hozzájuk kapcsolódó adatokat tekinthetjük meg. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 195 / 260
Ügyirat jellemzıinek megtekintése A Hozzáférés fülre lépve megtekinthetjük azon felhasználók, illetve szervezeti egység alkalmazottainak halmazát, akik megtekinthetik az adott ügyirat adatait, és a hozzá kapcsolódó iratpéldányokat. Ügyirat hozzáférésének megtekintése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 196 / 260
A Kapcsolatok fülre lépve láthatjuk, hogy az adott ügyirathoz mely szervezetek és mely személyek kapcsolódnak, valamint a kapcsolat milyenségét (érintett, létrehozó) is megtekinthetjük. Ügyirat kapcsolatainak megtekintése A Mutatók fülre lépve megtekinthetjük az adott ügyirathoz tartozó mutatókat. Ügyirathoz tartozó mutatók Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 197 / 260
18.7. Postalap A Postalap menüpontban a szervezeti egység által postalappal feladni kívánt küldemények, iratok, ügyiratok listáját tekinthetjük meg. Amikor postalappal igazoltan postázunk tovább egy küldeményt, egy iratot, egy ügyiratot, vagy ezeket egyszerre, akkor nyomtatunk egy postalapot. Ilyenkor egy új materiális iratpéldány keletkezik, amit a küldeményhez csatolunk. A postalap tartalmazza, hogy milyen küldeményt, vagy küldeményeket postáztunk el bizonyos szervezeteknek, személy(ek)nek. A visszaérkezı postalapon szereplı aláírásokból tudjuk, hogy a postázás sikeres volt-e, vagy sem. A rendszer a postalapot automatikusan egy iktatószámmal látja el, ami alapján bármikor vissza tudjuk keresni a továbbpostáztatással kapcsolatos adatokat. A rendszer lehetıvé teszi, hogy a nap végén, vagy adott idıintervallumban összegyőlt postalappal feladandó küldeményt, iratot, ügyiratot vagy ezeket egyszerre egy postalapra nyomtassuk. Postalap létrehozása esetén, elsı lépésben szőrjünk azokra a küldeményekre, iratokra, ügyiratokra, vagy akár ezek összességére, majd az így megjelenı listából válasszuk ki azokat, amelyeket egy postalapon akarunk postázni. Ezután kattintsunk a Postalap gombra. Ekkor a Szervezeti egység mezı alapértelmezetten a legfelsıbb szervezeti egység értékével töltıdik. De törlése lehetséges, mivel a megjelenı mezık kitöltése nem kötelezı. Tehát a postalapot létrehozó Szervezeti egység nevét és azt az Iktatókönyv -et, ahová az adott postalapot iktatni akarjuk nem feltétlen szükséges megadni. Amennyiben kitöltjük a mezıket, akkor a kinyomtatott postalapot, mint új iratot, automatikusan iktatni tudja a rendszer akár alszámosan is. Természetesen, ha nem töltjük ki az említett mezıket, a program meg se kísérli a postalap iktatását. A Nyomtat gombra kattintással kinyomtathatjuk a kijelölt sorokat tartalmazó postalapot. Postalap nyomtatása A Nyomtat gomb hatására láthatjuk az általunk létrehozott postalapot, amit a képernyı bal felsı sarkában lévı Nyomtat gomb segítségével tudunk kinyomtatni. Postázásnál, ha a címzett szervezet Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 198 / 260
mellett a címzett személyt is megadtuk, akkor a kinyomtatott postalapon a Címzett neve rovatban a címzett szervezet és a címzett személy is megjelenik. Postalap nyomtatása Nyomtatás után a rendszer megkérdezi, hogy sikeres volt-e a nyomtatás, vagy sem: Megerısítı kérdés Ha sikerült kinyomtatnunk a postalapot, akkor válasszuk az Igen gombot. Ha nem, akkor kattintsunk a Nem gombra. Ekkor a rendszer ismét felajánlja a nyomtatás lehetıségét. Ilyenkor újra kell válogatnunk a postalapot. Az Igen gombra kattintva a postalapon szereplı sorok eltőnnek a felületrıl. A postalapot a rendszer automatikusan iktatja. A késıbbiekben a feladott iratpéldányok, ügyiratok, küldemények között keresve megtekinthetı a Postázás fülön a Postalap iktatási száma mezıben, hogy az adott iratot melyik postalappal postázták. A postalapot a rendszer egy különálló materiális példányként iktatja, melyet megtalálhatunk az Iratok menüpontoknál, ha az irat tárgyában a Postalap szóra keresünk. A Mégsem gomb semmilyen változás nem történik az adatokban. 19. Személyes postáim A Személyes postáim menüponton kizárólag az általunk feladott és a nekünk küldött küldeményeket, iratokat, ügyiratokat láthatjuk, és kezelhetjük. A menüpont mindenben megegyezik az elızıekben bemutatott Szervezeti egység postái menüponttal, ezért ezt a továbbiakban külön nem részletezzük. (18-as pont). Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 199 / 260
20. Szervezeti egységek A megfelelı jogosultsággal rendelkezı személyek a felületre lépve láthatják és szerkeszthetik a rendszerben szereplı szervezeti egységeket és az azokhoz tartozó adatokat. A rendszerben a szervezeti egységek hierarchiába rendelhetık, amit a listában is láthatunk. A + jelre kattintva a felettes szervezet alá tartozó szervezetek jelennek meg. A felület megegyezik az elızıekben leírt (7.1.4 pont) Saját adatok / Szervezeti egységek menüponttal, azzal a különbséggel, hogy itt valamennyi szervezeti egység megjelenik, illetve jogosultságtól függıen szerkeszthetı. Új szervezet felviteléhez kattintsunk az Új gombra, majd töltsük ki a szükséges mezıket. Végül kattintsunk a Mentés gombra. A már meglévı adatok módosításhoz kattintsunk a Szerkeszt gombra, majd a módosítás befejeztével a Mentés gombra. Ha törölni akarunk egy tévesen felvitt szervezetet, akkor jelöljük ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. Fontos megjegyezni, hogy a rendszer csak azoknak a szervezeteknek a törlését engedélyezi, amelyeknek még/már nincsenek kapcsolódásai, azaz nem tartozik alá egyéb szervezet. A Mégsem gombra kattintással nem történik változás az adatokban. 20.1. Szervezeti egység alapadatai Szervezeti egységek hierarchiája Az Alap adatok fülön a kiválasztott szervezeti egységhez tartozó adatokat és információkat tekinthetjük meg, vihetjük fel, vagy módosíthatjuk. A zöld mezık kitöltése kötelezı! A Felettes szervezet az a befoglaló szervezeti egység, amely a szervezeti hierarchiában az általunk kijelölt szervezet fölé tartozik. Kitöltése kötelezı. Új szervezeti egység létrehozásakor e mezı kitöltésével Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 200 / 260
határozhatjuk meg az újonnan létrehozandó szervezet helyét a szervezetek közötti hierarchiában. Kiválasztásához kattintsunk a mezı mellett található összerendelı gombra ( ), majd a megjelenı listából válasszuk ki a megfelelı szervezeti egységet és végül kattintsunk az OK gombra. A szervezeti egység Típus -ának megadása szintén kötelezı. Kiválasztása a legördülı menübıl történı kijelöléssel lehetséges. Szervezeti egység típusa lehet például kar, tanszék, irattár stb. A Kód mezıben a szervezeti egység kódját szükséges rögzíteni. Munkánk megkönnyítése végett hasznos beszédes, könnyen megjegyezhetı kódokat adni egy-egy szervezetnek, mivel a késıbbiekben a szőrı segítségével megkönnyíti a szervezet megtalálását. Az Elnevezés mezıben az adott szervezeti egység nevét szükséges tárolni. A Rövid név rovaton a szervezet nevének a rövidítését adhatjuk meg, ami a késıbbiekben a szőrı segítségével szintén megkönnyíti a szervezet megtalálását. 20.2. Szervezeti egység elérhetıségei A Címek fülre lépve különbözı alfelületekre osztva (Postai címek, Tel.számok, E-mail címek, Honlap címek ) láthatjuk a kiválasztott szervezethez tartozó címeket és telefonszámokat, e-mail- és honlap címeket. A Szerkeszt gombra kattintva lehetıség van új címek, és elérhetıségek felvitelére, vagy akár a már meglévı adatok módosítására is. 20.2.1. Postai címek Szervezeti egység postai címei A Postai címek fülön tekinthetjük meg az adott szervezethez tartozó postai címet, vagy címeket. Ha új címet akarunk a kiválasztott szervezethez felvinni, kattintsunk a Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra és töltsük ki a szükséges rovatokat. A Másol gombbal a kiválasztott postai címet tudjuk másolni. Az Irányítószám kitöltésével automatikusan felismeri a rendszer a Település -t, az Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 201 / 260
Ország/Régió -t. A Település legördülı menübıl választva a rendszer automatikusan tölti az Irányítószám, Ország/Régió mezıket. Ha egy címet hibásan vettünk fel és törölni akarjuk, akkor válasszuk ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. Bármely változtatás rögzítéséhez nyomjuk meg a Mentés gombot. 20.2.2. Telefonszámok A Telefonszámok fülön tekinthetjük meg az adott szervezethez tartozó telefonszámo(ka)t. Ha új számot akarunk a kiválasztott szervezethez felvinni, elıször kattintsunk a Szerkeszt gombra, majd a belsı Hozzáad gombra és töltsük ki a szükséges mezıket. Telefonszám megadásakor engedélyezett karakterek a számokon kívül: -, (, ), +, \, /, #, *,. Amennyiben ettıl eltérı karaktert próbálunk megadni, akkor a program nem tölti a mezıt annak értékével. Ha egy telefonszámot hibásan vettünk fel és törölni akarjuk, akkor válasszuk ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. Bármely változást a Mentés gombra kattintva tudunk tárolni. 20.2.3. E-mail címek Az E-mail címek fül alatt tekinthetjük meg az adott szervezethez tartozó e-mail címe(ke)t. Ha új e-mail címet akarunk a kiválasztott szervezethez felvinni, elıször kattintsunk a Szerkeszt gombra, majd a belsı Hozzáad gombra, és töltsük ki a szükséges rovatokat. E-mail cím megadásakor engedélyezett karakterek: @,., -, _. Amennyiben rossz e-mail cím formátumot akarunk megadni, akkor a program figyelmeztetı üzenetet küld, hogy a szöveg formátuma nem megfelelı. Ha egy e-mail címet hibásan vettünk fel és törölni akarjuk, akkor válasszuk ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. Minden változtatást a Mentés gombra kattintva rögzíthetünk. 20.2.4. Honlap címek A Honlap címek fül alatt tekinthetjük meg az adott szervezethez tartozó honlap címe(ke)t. Ha új címet akarunk a kiválasztott szervezethez felvinni, elıször kattintsunk a Szerkeszt, majd a Hozzáad gombra, és töltsük ki a szükséges rovatokat. Ha egy honlap címet hibásan vettünk fel, és törölni akarjuk, akkor válasszuk ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. Bármilyen változtatást a Mentés gombra kattintással rögzíthetünk. 20.3. Helyi alkalmazottak A Helyi alkalmazottak fület választva láthatjuk a kiválasztott szervezethez rendelt alkalmazottak nevét. Új alkalmazott hozzárendelése esetén kattintsunk elıször a Szerkeszt, majd Hozzáad gombra. A megjelenı listából válasszuk ki a belsı szervezet azon dolgozóját, akit a szervezethez akarunk rendelni, majd kattintsunk az OK gombra. Ezután a program figyelmeztetı üzenet formájában informál minket, hogy ne felejtkezzünk el szerepkört is rendelni az alkalmazotthoz. Figyelmeztetı üzenet új alkalmazott hozzáadásakor Ha egy alkalmazottat hibásan vettünk fel és törölni akarjuk, akkor válasszuk ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. A változtatások rögzítéséhez kattintsunk a Mentés gombra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 202 / 260
Szervezeti egységhez tartozó helyi alkalmazottak 20.4. Alkalmazottak A Szervezeti egységek / Alkalmazottak menüpontban a kiválasztott szervezeti egységhez tartozó alkalmazottak adatait tekinthetjük meg. A már meglévı adatok módosításhoz kattintsunk a Szerkeszt gombra, majd a módosítás befejeztével a Mentés gombra. Ha az adott szervezethez egy új alkalmazottat szeretnénk felvinni, akkor kattintsunk az Új gombra, majd töltsük ki a szükséges fülek rovatait. A zöld rovatok kitöltése kötelezı! Az adatok megadását követıen kattintsunk a Mentés gombra. A Hozzárendel gombbal egy listából választva, lehetıség van egy már valamely szervezeti egységhez tartozó munkatárs hozzárendelésére a felettes menüponton kiválasztott másik szervezeti egységhez. (A funkció részletes leírásra került a 7.2.4.8-as pontban.) Amikor új alkalmazottat adunk hozzá egy adott szervezethez, illetve már egy meglévı alkalmazottat rendelünk hozzá, akkor a program figyelmeztetı üzenet formájában informál minket, hogy ne felejtkezzünk el szerepkört is rendelni az alkalmazotthoz. Figyelmeztetı üzenet új alkalmazott hozzáadásakor Ha törölni akarunk egy hibásan felvitt tételt, akkor jelöljük ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 203 / 260
A menüponton elérhetı funkciók megegyeznek a 7.2.4-es pontban leírtakkal, ezért külön most nem kerülnek részletezésre. 20.5. Iktatókönyvek Szervezeti egységhez tartozó alkalmazottak Az iktatókönyv egy adott szervezethez tartozó iratok iktatási számainak a jegyzıkönyve. Az iktatókönyvön belül minden fıszám egyedi. Egy szervezethez több könyv is tartozhat. Elıírás szerint minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Az Iktatókönyvek menüpontra lépve a megfelelı jogosultsággal rendelkezı személyeknek lehetıségük van a kiválasztott belsı szervezeti egység alatt található iktatókönyvek és adataik megtekintésére, (a még le nem zárt könyvek) szerkesztésére, valamint új iktatókönyvek felvitelére. A felület megegyezik a 7.2.5.4-es pontban és alpontjaiban leírtakkal, ezért külön most nem kerülnek részletezésre. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 204 / 260
Adott szervezeti egységhez tartozó iktatókönyv 20.6. Irattári helyek A Szervezeti egység menüpontban kiválasztott elemhez ezen a felületen van lehetıség új irattári helyet felvinni, vagy a meglévıket módosítani. Az irattári helyek szintén hierarchiába rendezhetık. Irattári helyként értelmezzük az iratok fizikai elhelyezésére használt helyiséget és tárolókat. Új irattári hely felvitelhez kattintsunk az Új gombra, majd töltsük ki a szükséges rovatokat (a zöld rovatok kitöltése kötelezı). Végül kattintsunk a Mentés gombra. A felület funkciója és mőködése szinte mindenben megegyezik a 7.2.6-os pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy ezen a felületen módunkban áll az irattári helyet átsorolni (áthelyezni) az Átsorol gomb segítségével, vagy átmásolni a Másol gombbal egy másik szervezetbe. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 205 / 260
Irattári helyek 20.7. Nyomtatási sablonok A Szervezeti egységek / Nyomtatási sablonok felületre lépve lehetıség van a szervezeti egységhez tartozó valamennyi nyomtatási sablon megtekintésére, valamint új sablonok létrehozására. Felül a sablonok listája található, melyek közül egyet kijelölve az alsó felületrészen arról láthatunk bıvebb információkat. Új sablon létrehozásához kattintsunk az Új gombra, majd adjuk meg a sablon nevét, típusát, másoljuk be a megfelelı kiterjesztett HTML sablont, végül a rögzítéshez nyomjuk meg a Mentés gombot. Egy-egy sablon módosításához jelöljük ki a felsı listából a módosítandó sablont, majd kattintsunk a Szerkeszt gombra. A módosítások végrehajtása után a Mentés gombbal tároljuk a változtatásokat. A sablonok kezelése alapvetıen rendszeradminisztrátori feladat és komolyabb informatikai ismereteket igényel. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 206 / 260
21. Partnerek Szervezeti egység nyomtatási sablonjai 21.1. Partner személyek A Partnerek / Partner személyek menüpontban a rendszerbe bevitt partner személyek névsorát tekinthetjük meg a hozzájuk tartozó személyes adatokkal együtt. A már meglévı adatok módosításhoz kattintsunk a Szerkeszt gombra, majd a módosítás befejeztével a Mentés gombra. Ha új partner személy adatait szeretnénk felvinni, akkor kattintsunk az Új gombra, majd töltsük ki a szükséges fülek rovatait. A zöld rovatok kitöltése kötelezı! Végül kattintsunk a Mentés gombra. Az Alap adatok fülön tudjuk megadni az új partner személy vezeték és keresztnevét, valamint az adóazonosító jelét. A Tárolási mód mezınél lehetséges meghatározni, hogy milyen módon szeretnénk a partner személy adatait tárolni, és mely szervezeti egységek partner listáiban szerepeljenek. Lehetséges Globálisan megjelenı, Nem megjelenı, valamint Szervezeti egységnél megjelenı tárolási módot kiválasztani. A Globálisan megjelenı -t választva a rögzített személy minden szervezeti egység megjelenik. A Nem megjelenı -t választva a beírt adatok nem kerülnek bele a partner listába. A Szervezeti egységnél megjelenı -t választva a beírt adatok a Szervezeti egység mezınél kiválasztott szervezeti egység összes alkalmazottjánál megjelenik. Abban az esetben, ha nem adunk meg tárolási módot, akkor minden szervezeti egységnél megjelenik a rögzített partner személy. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 207 / 260
Partner személyek Az Összevon gomb segítségével van lehetıség a partnerlista szőkítésére az azonos partnernevek összevonásával. Elsı lépésben ki kell jelölni azokat a partner személyeket az adatlistában, akiket össze szeretnénk vonni, majd ezután kattintsunk az Összevon gombra. Ekkor a program egy megerısítı kérdést tesz fel, melyben figyelmeztet minket, hogy az összevonást késıbb már nem lehet visszavonni. Amennyiben jó adatokat jelöltünk ki az adatlistában, akkor kattintsunk az Igen gombra, és így a program összevonja a kijelölt személyeket. A program az összevonást mindig az elsı kijelölt személyhez rendeli. Amennyiben több cím is van rögzítve a személyhez, de ez több adatsorban található, akkor pedig a címeket átmásolja az elsıként kijelölt partner személy adataihoz. Megerısítı kérdés Összevon gomb alkalmazásakor Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 208 / 260
A Címek fülön adhatjuk meg az új partner személyes elérhetıségeit (postai címét, telefonszámát, e- mail címét, honlap címét). Az adatokat a Szerkeszt gomb megnyomása után a belsı Hozzáad gombra kattintva tudjuk bevinni. Ha valamelyik adatot tévesen vettük fel, akkor válasszuk ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. A Postai címeknél található Másol gomb a kiválasztott cím másolására szolgál. (A címek szerkesztése és felvitele megegyezik a 7.1.2-es pontban leírtakkal.) Partner személyek elérhetıségeinek megadása vagy módosítása Az Alkalmazó szervezetek fülön láthatjuk, hogy az adatlistán kiválasztott partner személy mely szervezethez tartozik. Amennyiben szeretnénk egy partner személyt egy szervezethez hozzáadni, akkor kattintsunk a Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra. A megjelenı választólistában válasszuk ki azt a szervezetet, amelyiknél alkalmazott a partner személy, majd nyomjuk meg az OK gombot, majd az adatok mentéséhez kattintsunk a Mentés gombra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 209 / 260
Partner személyeket alkalmazó szervezetek 21.2. Partner szervezeti egységek A Partner szervezeti egységek felületen láthatjuk a rendszerben szereplı (külsı) partner szervezeti egységeket és azok részletes adatait. A rendszerben a partner szervezeti egységek hierarchiába rendelhetıek, amennyiben Felettes szervezet -ként adunk meg egy másik már létezı partner szervezetet. Ekkor a + jelre kattintva a felettes szervezet alá tartozó szervezetek jelennek meg. Az Alap adatok fülön a kiválasztott partner szervezeti egységhez tartozó adatokat és információkat tekinthetjük meg. Új szervezet felviteléhez kattintsunk az Új gombra, majd töltsük ki a szükséges rovatokat, végül kattintsunk a Mentés gombra. Új partner szervezeti egység létrehozása esetén a Felettes szervezet mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintva a megjelenı listából válasszuk ki a létrehozandó szervezet felettes szervezetét, és kattintsunk az OK gombra. Az Elnevezés rovaton adhatjuk meg az új partner szervezet nevét. A Típus gördítı menü segítségével határozzuk meg a létrehozott szervezet típusát, ami lehet például szolgáltató, egyéb szervezeti egység, irattár stb. A Kód mezıben kell megadni a partner szervezet kódját, ami a késıbbiekben a szőrı segítségével megkönnyíti a szervezet megtalálását. A Rövid név mezıben megadhatjuk partner szervezet rövid nevét, ami a késıbbiekben a szőrı segítségével megkönnyíti a szervezet megtalálását. A Tárolási mód mezınél lehetséges meghatározni, hogy milyen módon szeretnénk a partner személy adatait tárolni, és mely szervezeti egységek partner listáiban szerepeljenek. Lehetséges Globálisan megjelenı, Nem megjelenı, valamint Szervezeti egységnél megjelenı tárolási módot kiválasztani. A Globálisan megjelenı -t választva a rögzített személy minden szervezeti egység megjelenik. A Nem megjelenı -t választva a beírt adatok nem kerülnek bele a partner listába. A Szervezeti egységnél megjelenı -t választva a beírt adatok a Szervezeti egység mezınél kiválasztott szervezeti egység összes alkalmazottjánál megjelenik. Abban az esetben, ha nem adunk meg tárolási módot, akkor minden szervezeti egységnél megjelenik a rögzített partner személy. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 210 / 260
A már meglévı adatok módosításhoz kattintsunk a Szerkeszt gombra, majd a módosítás befejeztével a Mentés gombra. Ha törölni akarunk egy tévesen felvitt szervezetet, akkor jelöljük ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. Fontos megjegyezni, hogy a rendszer csak azoknak a szervezeteknek a törlését engedélyezi, amelyeknek még nincsenek kapcsolódásai. A Mégsem gomb segítségével mentés nélkül tehetjük inaktívvá a felületet. Partner szervezeti egységek Az Összevon gomb segítségével van lehetıség a partnerlista szőkítésére az azonos partnernevek összevonásával. Elsı lépésben ki kell jelölni azokat a partner szervezeteket az adatlistában, akiket össze szeretnénk vonni, majd ezután kattintsunk az Összevon gombra. Ekkor a program egy megerısítı kérdést tesz fel, melyben figyelmeztet minket, hogy az összevonást késıbb már nem lehet visszavonni. Amennyiben jó adatokat jelöltünk ki az adatlistában, akkor kattintsunk az Igen gombra, és így a program összevonja a kijelölt szervezeteket. A program az összevonást mindig az elsı kijelölt szervezethez rendeli. Amennyiben több cím is van rögzítve a szervezethez, de ez több adatsorban található, akkor pedig a címeket átmásolja az elsıként kijelölt partner szervezet adataihoz. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 211 / 260
Megerısítı kérdés Összevon gomb használatakor A Címek fülön tekinthetjük meg a kiválasztott szervezethez tartozó elérhetıségeket. Az elérhetıségek módosításához kattintsunk a Szerkeszt gombra. Az elérhetıségek felvitele megegyezik a 7.1.2-es pontban leírtakkal, ezért a továbbiakban ezt nem részletezzük. Partner szerezeti egység elérhetıségei Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 212 / 260
A Helyi alkalmazottak fület választva láthatjuk a kiválasztott partner szervezethez rendelt alkalmazottak nevét és adatait. Új alkalmazott hozzárendelése esetén kattintsunk elıször a Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra. A megjelenı táblázatból válasszuk ki a partner szervezet azon dolgozóját, akit a szervezethez akarunk rendelni, majd kattintsunk az OK gombra. Ha egy alkalmazottat hibásan vettünk fel és törölni akarjuk, akkor válasszuk ki a listából, kattintsunk a belsı Töröl, és végül a Mentés gombra. Partner szervezeti egységhez alkalmazott rendelése 21.2.1. Partner szervezet alkalmazottai Az Alkalmazottak menüpontban a kiválasztott partner szervezeti egységhez tartozó alkalmazottak adatait tekinthetjük meg. A már meglévı adatok módosításhoz kattintsunk a Szerkeszt, majd a módosítás befejeztével a Mentés gombra. Ha az adott szervezethez egy új alkalmazott adatait szeretnénk felvinni, akkor kattintsunk az Új gombra, majd töltsük ki a szükséges rubrikákat, végül kattintsunk a Mentés gombra. A zöld rovatok kitöltése kötelezı! Ha törölni akarunk egy hibásan felvitt tételt, akkor jelöljük ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. Az Alap adatok fülön adhatjuk meg a partner szervezeti egység új alkalmazottjának a vezeték és keresztnevét, valamint az adóazonosítóját, illetve alkalmazotti státuszának érvényességi idıintervallumát. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 213 / 260
Partner szervezeti egység alkalmazottai A Címek fülön adhatjuk meg a partner szervezet új alkalmazottjának személyes elérhetıségeit (postai címét, telefonszámát, e-mail címét, honlap címét). Az adatokat a Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra kattintva tudjuk bevinni. Ha valamelyik adatot tévesen vettük fel, jelöljük ki a listából és kattintsunk a Töröl gombra. A Postai címek -nél található Másol gomb a kiválasztott cím másolására szolgál. Az újonnan bevitt adatokat és módosításokat a Mentés gomb segítségével rögzíthetjük. Partner szervezeti egységhez tartozó alkalmazott elérhetıségei Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 214 / 260
A rendszerben már szereplı alkalmazott(ak)at is lehetséges adott szervezethez rendelni. Erre a megfelelı szervezeti egység ( Partnerek / Partner szervezeti egységek menüpont) kiválasztása után a Hozzárendel gombra kattintással van mód. A gomb megnyomására feljövı listából válasszuk ki az alkalmazottat, majd hozzárendeléshez kattintsunk az OK gombra. Ezzel a kiválasztott alkalmazott bekerül a szervezet munkatársai közé. Az Intézményi címek fülön az alkalmazotthoz tartozó intézményi elérhetıségeket tekinthetjük meg és tarthatjuk karban. (A fülön megadható adatok annyiban térnek el a Címek fülön találhatóktól, hogy itt nem az alkalmazott személyes elérhetıségei láthatóak, hanem a munkahelyével, azaz az intézménnyel kapcsolatosak, pl. mellék száma stb. Tehát, itt adhatjuk meg egy alkalmazott intézménynél lévı elérhetıségeit (postai címét, telefonszámát, e-mail címét, honlap címét). Ez azért fontos, mert az alkalmazott a szervezetnél olyan saját céges e-mail címmel, vagy saját céges mellékkel rendelkezhet, ami nem egyezik meg a szervezet elérhetıségeivel.) Az elérhetıségek módosítása, és felvitele megegyezik a 7.1.2-es pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy az adatok nem magunkra, hanem a felsı listában kiválasztott alkalmazottra vonatkoznak. 22. Sablonok Partner szervezet alkalmazottjának intézményei elérhetıségei 22.1. Munkafolyamat sablonok Egy munkafolyamat egy ügyirattal való munka menetét határozza meg. Lényegében a hozzárendelt ügyirattal elvégzendı tevékenységekbıl és eredmény szerinti döntési ágakból tevıdik össze. A munkafolyamat tehát meghatározza, hogy egy elvégzett tevékenység után mi a következı tevékenység az ügyirattal. A munkafolyamat betartására minden ügyirattal dolgozó felhasználó kötelezve van. Léteznek ügyirattól független munkafolyamatok is, ezek valójában sablonok, melyeket új ügyiratok esetén Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 215 / 260
használhatunk fel. Ha sok azonos ügyvitelő ügyiratunk van, elég egyszer elkészíteni a munkafolyamat sablonját, és annak egy másolatát hozzárendelni minden egyes ügyirathoz. A megfelelı jogosultsággal rendelkezı személyek a Munkafolyamat sablon menüpontban az eddig létrehozott összes munkafolyamat sablont megtekinthetik a hozzájuk kapcsolódó adatokkal együtt, továbbá lehetıségük nyílik a sablonok szerkesztésére, illetve létrehozására. Új sablon létrehozásához kattintsunk az Új gombra, és adjuk meg a szükséges jellemzıket. A zöld Elnevezés mezı kitöltése ez esetben is kötelezı. Ezen kívül a Megjegyzés mezıben adhatunk meg bármilyen, a munkafolyamattal kapcsolatos fontos információt. A többi mezıt a rendszer automatikusan kitölti. Rögzítéshez kattintsunk a Mentés gombra. Ha ezt végrehajtottuk, lépjünk a Tervezı almenüpontba és hozzuk létre a kívánt munkafolyamat sablont. 22.1.1. Munkafolyamat tervezı Összes munkafolyamat sablon Miután kitöltöttük a Munkafolyamat jellemzıi fület, kattintsunk a Tervezı menüpontban található Szerkeszt gombra, és hozzuk létre a kívánt munkafolyamat sablont. A következı példa és ábra a Tervezı használatának megértését segíti, ahol az ügyirat útját és a hozzá kapcsolódó munkafolyamatokat tekinthetjük meg. 22.1.1.1. Példa Gipsz Jakab álláspályázati ügyirata (gazdasági vezetı posztra) megérkezik az intézménybe. Az Érkeztetési Osztály elıkészítési tevékenységet lát el. Megnézi, hogy az álláspályázatot melyik karnak címezték, majd továbbítja az adott karnak. A Gazdasági Kar egyezteti, hogy minden szükséges irat megtalálható-e a dossziéban (ügyiratban). Ha nem, akkor az ügyirat átkerül a Kiértesítési Osztályhoz, aki értesíti a jelentkezıt a felmerült hiányosságokról. Ha minden szükséges irat megtalálható az ügyiratban, a dosszié a Gazdasági Tanszékhez kerül. A Gazdasági Tanszék ellenırzi, hogy a Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 216 / 260
jelentkezı iratai minden szükséges feltételnek eleget tesznek (pl. 2 év szakmai tapasztalat). Ha nem, akkor az ügyirat átkerül a Kiértesítési Osztályhoz, aki értesíti a jelentkezıt a felmerült hiányosságokról. Ha az iratok mindennek megfelelnek, akkor az ügyiratot a Gazdasági Tanszék Igazgatósága veszi át. Amennyiben a Gazdasági Tanszék Igazgatósága is mindent rendben talál és jóváhagyja a jelentkezést, akkor az ügyirat az Irattárba kerül. Ha nem, akkor az ügyirat a Kiértesítési Osztályhoz kerül, aki értesíti Gipsz Jakab az álláspályázat elutasításáról. Munkafolyamat sablon 22.1.1.2. Szerkesztıfelületen található ikonok használata A Szerkeszt gombra kattintva a tervezıfelület bal alsó sarkában hat darab szerkesztıikon jelenik meg. Az ikonok segítségével tudjuk a kívánt munkafolyamat sablont létrehozni. 22.1.1.2.1. Tevékenység létrehozása - Tevékenység gomb: a tevékenységek létrehozására szolgál. Kattintsunk a tevékenység gombra és vigyük a kurzort a tervezıfelület általunk kiválasztott pontjára. Nyomjuk le az egér bal gombját, és azt nyomva tartva rajzoljuk a négyzetet a kívánt méretőre, majd engedjük fel az egér gombját. Ekkor egy úgynevezett tevékenység ablak jelenik meg, ahol a következı füleket kell kitölteni: Jellemzık fül, Munkavégzık fül, Véleményezés fül. (A zöld rovatok kitöltése kötelezı!) 22.1.1.2.1.1. Tevékenység jellemzıinek megadása A Jellemzık fülön a tevékenység jellemzıit határozhatjuk meg. A zöld rovatok kitöltése kötelezı! A Tevékenység legördülı menübıl válasszuk ki azt a tevékenységet, amit az adott szervezeti egységnek az ügyirattal végeznie kell. (Amennyiben nem találjuk a keresett tevékenységet, lépjünk az Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 217 / 260
Adminisztráció / Kódtételek menüpontjára és vegyük fel az ott leírtaknak megfelelıen. Fontos azonban megjegyezni, hogy az Adminisztráció menüpont csak bizonyos jogosultsággal rendelkezık számára érhetı el.) A tevékenység tárgyát a Tárgy mezı kitöltésével határozhatjuk meg. Az itt megadott szöveg fog az adott tevékenység sablonon megjelenni. A Szervezeti egység mezı mellett található összerendelı gombra kattintással megjelenı táblázatból válasszuk ki azt a szervezetet, aki az ügyirattal dolgozni fog. A tevékenységet végrehajtó szervezet kitöltése nem kötelezı, így szervezettıl független munkafolyamat sablont is módunkban áll létrehozni. Ebben az esetben a tevékenység elkezdése esetén a rendszer kikényszeríti a szervezet végleges meghatározását az ügyviteli folyamat alatt. Az ügyirattal történı munka kezdetét a Tervezett kezdés mezıben adhatjuk meg, a Tervezett befejezés mezıben pedig a munka végét határozhatjuk meg. A megadott idı lehet Abszolút, vagy Relatív. Tevékenység jellemzıinek rögzítése 22.1.1.2.1.2. Munkavégzık tevékenységhez rendelése A Munkavégzık fülön határozhatjuk meg, hogy kik és milyen jogokkal dolgozzanak az ügyirattal. Az ügyirattal dolgozó személyeket két csoportba oszthatjuk: Dolgozók és Döntéshozók. A dolgozók csak a meghatározott tevékenységet végezhetnek az ügyirattal, míg a döntéshozók eldönthetik, hogy az adott folyamat, vagy tevékenység végrehajtható-e. Tekintsük meg a fenti ábrán a Gazdasági Kart! A négyzetbıl két nyíl indul ki. Az egyik a Gazdasági Tanszékhez a másik a Kiértesítési Osztályhoz mutat. Itt játszik nagy szerepet a kijelölt döntéshozó, hiszen İ dönti el, hogy az ügyirat hova kerüljön. Új dolgozó vagy Új döntéshozó esetén kattintsunk a megfelelı gombra, majd az így megjelenı listából válasszuk ki az adott személyt, végül az OK gombbal rendeljük az adott tevékenységhez. A Felelıs felvétele a listába jelölınégyzetbe pipát téve az ügyiratnál megadott felelıst ( Ügyirat felelıse mezı) a rendszer automatikusan hozzárendeli döntéshozóként az adott tevékenységhez, amint az elkezdıdik. Abban az esetben, ha törölni szeretnénk egy tévesen felvitt dolgozót vagy döntéshozót, válasszuk ki a listából, majd kattintsunk a Töröl gombra. A Mégsem gomb segítségével pedig mentés nélkül bezárhatjuk az adott felületet. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 218 / 260
Munkavégzık tevékenységhez rendelése 22.1.1.2.1.3. Véleményezés A Véleményezés fülön az ügyirattal kapcsolatos személyes véleményünket tudjuk rögzíteni, valamint megtekinthetjük a többi kolléga által tevékenységhez főzött véleményét. Továbbá láthatjuk, hogy ki volt a véleményezı, ki vette tudomásul a véleményt, és hogy fontos volt-e a vélemény. Errıl levelet is küld a rendszer. A véleményekhez kapcsolódó adatokat a Részletek gombra kattintva tudjuk megnézni, és a Tudomásul vesz gomb segítségével tudjuk láttamozni. Amennyiben rögzíteni akarjuk saját véleményünket, kattintsunk a Véleményez gombra, majd töltsük ki a megjelenı mezıket. Ha úgy véljük, hogy az általunk felvitt információ mindenki számára fontos lehet, akkor pipáljuk ki a Fontos felirat mellett található négyzetet, és kattintsunk a Véleményez gombra. Ekkor a rendszer automatikusan menti az általunk felvitt adatokat. Ha a véleményünket törölni szeretnénk, akkor kattintsunk a Visszavon gombra. Abban az esetben, ha módosítani szeretnénk egy tévesen felvitt véleményünket, a Részletek gombra kattintva mindaddig megtehetjük, amíg valaki tudomásul nem vette. Hajtsuk végre a változtatásokat, majd a Módosít gomb segítségével rögzítsük. A Mégsem gombra kattintva mentés nélkül bezárhatjuk az adott felületet. Tevékenység véleményezése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 219 / 260
Vélemény módosítása Ha mind a három fülön megadtuk a fontosnak ítélt adatokat, akkor kattintsunk az Mentés gombra. A Mégsem gomb segítségével pedig mentés nélkül elhagyhatjuk az adott felületet. 22.1.1.2.2. Végállapot tevékenység létrehozása Végállapot tevékenység gomb: a végállapot tevékenység létrehozására szolgál. A végállapot tevékenység a munkafolyamat végét jelenti. A munkafolyamatot minden esetben végállapot tevékenységgel, vagy végállapot tevékenységekkel kell lezárni (ld. a fenti ábrán a szürke oválist). Tehát itt mindenképp le kell zárni az ügyiratot. Fontos, hogy a végállapotból nyíl nem mutathat kifelé! Kattintsunk a Végállapot tevékenység gombra és vigyük a kurzort a tervezıfelület általunk kiválasztott pontjára. Nyomjuk le az egér bal gombját, és azt nyomva tartva rajzoljuk az oválist a kívánt méretőre, majd engedjük fel az egér gombját. Ekkor egy úgynevezett végállapot tevékenység ablak jelenik meg (a Végállapot jelölınégyzetben alapértelmezetten pipa van), ahol a következı füleket kell kitölteni: Jellemzık fül, Munkavégzık fül, Véleményezés fül. A zöld rovatok kitöltése kötelezı! A fülek funkciója és mőködése mindenben megegyezik az elızıekben bemutatottakkal (22.1.1.2.1.1 22.1.1.2.1.3 pontok), ezért ezeket most nem részletezzük. Annyi eltérés van, hogy ha a munkafolyamat tervezıben felveszünk egy végállapot tevékenységet (sraffozott ellipszis) és tevékenységnek a Lezárás kódtételt választjuk, ügyvitel alatt, az adott végállapot tevékenység elérésekor az ügyirat automatikusan lezárul, és az ügyvitel befejezıdik. 22.1.1.2.3. Tevékenység törlése Törlés gomb: a kijelölt ábrákat törölhetjük vele. Tevékenység, végállapot tevékenység, vagy eredmény törlése estén kattintsunk elıször a szerkesztıfelületen a törlendı elemre, majd a piros Törlés gombra. 22.1.1.2.4. Eredmények meghatározása Eredmény gombok: a tevékenységek és a végállapot tevékenységek (négyszögek és oválisok) összekapcsolására szolgálnak. A következıképpen tudjuk a tevékenységeket összekapcsolni: Kattintsunk az Eredmény gombok valamelyikére és vigyük a kurzort a négyszög oldalán található piros csatlakozási pont egyikéhez. A kiválasztott kapcsolódási pontból az egér bal gombját nyomva tartva húzzunk vonalat a másik tevékenység kapcsolódási pontjába, majd engedjük fel az egér gombját. Ekkor egy úgynevezett Eredmény ablak jelenik meg, ahol meg kell adnunk a végzett tevékenység Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 220 / 260
eredményét, és az esetleges megjegyzésünket. (Az Eredmény mezıben magadott szöveg fog az eredmény nyílon megjelenni.) Az eredmény véglegesítéséhez kattintsunk a Mentés gombra. A Mégsem gomb segítségével pedig mentés nélkül elhagyhatjuk az adott felületet. Amennyiben a mőveletet sikeresen végrehajtottuk, a rendszer egy nyíllal kapcsolja össze a kiválasztott tevékenységeket. Fontos, hogy az adott tevékenységbıl húzott nyíl az azt követı tevékenységbe mutasson! A nyilak létrehozásukat követıen is mozgathatók és módosíthatók. Módosításához kattintsunk kétszer a megfelelı eredményt jelzı nyílra. A kapcsolat átmozgatásához az egér bal gombjával kattintsunk a nyílra és az egér folyamatos nyomva tartásával húzzuk át a megfelelı helyre. Eredmények definiálása Egy-egy munkafolyamatot Mentés után nem lehetséges törölni! 22.2. Irat sablonok Adott fajtájú irathoz tartozó materiális példányok egy tipikus konstrukciója (sablonja). Tegyük fel, hogy a szervezetünknél a kérvények mindig ugyanabból a három iratpéldányból állnak. Tehát miután egy kérvényt rögzítünk az Iratok menüben, utána külön fel kellene vennünk mind a három materiális iratpéldányt minden egyes alkalommal. Az ilyen problémáknál nyújt segítséget az iratsablon. Az Irat sablonok menüben kattintsunk az Új gombra, és hozzunk létre egy iratsablont. A Iratsablon jellemzıi fülön adjuk meg a sablon fajtáját. (Ez esetben ez a kérvény.) Ezen zöld mezı kitöltése kötelezı. Ezután kattintsunk a Mentés gombra. A többi szürke mezıt a rendszer automatikusan tölti. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 221 / 260
Iratsablonok karbantartása 22.2.1. Sablon elemek A sablon létrehozását követıen lépjünk a Sablon elemek almenüpontra és külön-külön vegyük fel a három materiális iratpéldányt az Új gomb segítségével. A materiális iratpéldányokat matricás vonalkóddal láthatjuk el, amit vonalkód leolvasóval tudunk beazonosítani és a rendszerbe hatékonyabban bejuttatni a Vonalkód mezıbe. A vonalkód tehát segíti, a materiális iratpéldányok beazonosítását. A Típus legördülı menü segítségével meghatározhatjuk, hogy az iratpéldány eredeti irat, vagy az eredeti irat másodlata vagy másolata. Az Adathordozó gördítı menübıl válasszuk ki, hogy az iratpéldány milyen adathordozón található (pl. papír, cd, fotó). A Megırzési mód mezıben a materiális iratpéldány megırzése módját kell meghatároznunk, a Megırzési határidı mezıben pedig a megırzés határidejét definiálhatjuk. A Megjegyzés mezıbe a materiális iratpéldányhoz megjegyzést főzhetünk. A Birtokló szervezet mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintással válasszuk ki a megjelenı táblázatból azt a szervezetet, aki a materiális iratpéldányt birtokolja. A Birtokló személy -t hasonlóképpen választhatjuk ki, amennyiben van. Mivel ez egy sablon, nem biztos hogy a birtokosra vonatozó adatokat elıre tudjuk, így ezek nem kötelezı itt megadni, ezt elég a sablon irathoz rendelésekor megtenni. Amennyiben azt akarjuk, hogy a materiális iratpéldány kölcsönözhetı legyen, pipáljuk ki a Kölcsönözhetı felirat mellett található négyzetet. A rovatok kitöltése után kattintsunk a Mentés gombra. A rendszer hozzárendeli az általunk felvett iratpéldányokat a kérvényhez. (Ez azt eredményezi, hogy a következı kérvény felvételekor az Iratok menüpontban az Irat jellemzıi fülön, amikor megadjuk az irat fajtáját (kérvény), majd a Materiális példányok sablonból gombra kattintva kiválasztjuk az elızıekben létrehozott sablont, a rendszer automatikusan az általunk meghatározott három materiális iratpéldányt rendeli a kérvényhez.) A Sablon elemek menüpontban a sablonhoz rendelt sablonelemeket és a hozzájuk kapcsolódó adatokat tekinthetjük meg, illetve itt nyílik lehetıségünk új sablon elemek felvitelére is. A régi sablon elemeket a Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 222 / 260
Szerkeszt gomb megnyomása után módosíthatjuk. Új elemeket pedig az Új gomb megnyomása után vihetünk fel. A felvitt és módosított adatokat a Mentés gombbal rögzíthetjük. (A zöld rovatok kitöltése kötelezı!) A tévesen felvitt elemeket a listából történı kiválasztás után a Töröl gombra kattintva törölhetjük. 23. Adminisztráció 23.1. Alkalmazottak Sablon elemei Az Adminisztráció / Alkalmazottak felületre lépve a szervezet valamennyi alkalmazottja megjelenik. A menüpont alatt elérhetı fülek a következık: Személyes adatok, Címek, valamint az Egyéb azonosítók. Az elıbb említett fülek funkcionalitása és mőködése mindenben megegyezik a Szervezeti egységek / Alkalmazottak menüponttal, azzal a különbséggel, hogy itt kevesebb adat áll a felhasználó rendelkezésére, azonban nem csak egy adott szervezeti egység alkalmazottait, hanem valamennyit látja. A felület funkcionalitásai már leírásra kerültek az 7.2.4-es pontban, ezért ezeket a továbbiakban nem részletezzük. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 223 / 260
Összes alkalmazott megtekintése és adataik karbantartása A felületen egy új funkció is elérhetı: az Átadás gombra kattintással mód van a felsı listában kijelölt alkalmazotthoz tartozó iratokat, és ügyiratokat egy másik alkalmazotthoz rendelni. Erre akkor lehet szükség, ha egy alkalmazott például távozik az intézménytıl, és az ı tulajdonában lévı iratokat a funkcionalitás segítségével nem szükséges egyesével egy másik alkalmazotthoz rendelni, hanem az összes, tulajdonában lévı iratot egy lépésben hozzárendeli a kiválasztott alkalmazotthoz. A funkcionalitás azon iratokra és ügyiratokra vonatkozik, ahol a szóban forgó alkalmazott ezek tulajdonosaként szerepel ( Hozzáférés fül Tulajdonos mezı 8.6.3-as pont). Az iratok, ügyiratok tulajdonosa az, aki az adott iratot vagy ügyiratot létrehozta, vagy az, aki a késıbbiekben átiktatta ıket. Tehát a Tulajdonos mezıt a program automatikusan tölti. A tulajdonos az, aki biztosan hozzáférhet az adott irathoz, vagy ügyirathoz, látja és dolgozhat vele. Az Átadás gombra kattintva a program a biztonság kedvéért rákérdez a mővelet végrehajtására. Biztonsági kérdés A Nem -et választva nem történik változás az adatokban, míg az Igen gombra kattintásra megjelenı táblából kiválaszthatjuk azt az alkalmazottat, akire át szeretnénk ruházni az adott alkalmazott iratihoz való hozzáférés jogát. Az átadáshoz végül kattintsunk az OK gombra. Ekkor a kiválasztott alkalmazott lesz a szóban forgó iratok és ügyiratok tulajdonosa. A sikeres átadásról a program tájékoztat: Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 224 / 260
Sikeres átadás 23.2. Felhasználó szerepkörhöz rendelése Az iktatási rendszer a biztonsági követelményeknek megfelelıen, minden egyes felhasználó hozzáférését a beállított jogosultsági szempontok szerint ellenırzi, és az adatok megjelenítését az adott szerepkörhöz igazítja. Az Adminisztráció / Szerepkörök menüpontra lépve van lehetıségünk a felhasználók szerepkör beállításait megtekinteni és a rendszer felhasználóit a kiválasztott szerepkörhöz rendelni. 23.2.1. Szerepkör összerendelés Új felhasználó szerepkörhöz rendelése esetén kattintsunk elıször az Új gombra, majd töltsük ki a szükséges rovatokat. A zöld mezık kitöltése kötelezı! Elsı lépésben a Szervezeti egység mezı mellett található összerendelı gombra ( ) kattintva a megjelenı listából válasszuk ki azt a szervezetet, akinek az adataihoz az adott felhasználó hozzáférhet, majd rögzítsük az OK gombbal. Ezt követıen ugyanezzel a módszerrel válasszuk ki az adott Személy -t és azt, hogy milyen Szerepkör -rel rendelkezzen. A Státusz -t állítsuk aktívra, és adjuk meg az esetleges idıkorlátokat ( Érvényesség kezdete, Érvényesség vége ). A bevitt adatokat a Mentés gombbal tudjuk rögzíteni. Az adott felhasználó csak addig tud az adott szerepkörrel dolgozni, amíg a státusza aktív és az érvényességi ideje érvényes. Az Intézmény mezı értékét a rendszer a mentéskor automatikus tölti a programot használó intézmény nevével. Egy tévesen felvitt szerepkör összerendelést a listából történı kiválasztás után a Töröl gombra kattintva tudunk törölni. A Helyettesített személy mezı nem szerkeszthetı, hiszen itt csak abban az esetben található adat, amennyiben helyettesítésrıl van szó. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 225 / 260
Szerepkör összerendelés 23.2.2. Helyettesítés adminisztrálása A Helyettesítés fülön lehetıségünk nyílik arra, hogy egy másik személyt rendeljünk a valamely más alkalmazott szerepkörébe és jogosultságába addig, amíg például szabadságon, vagy táppénzen van az illetı személy. Az adott személy jogosultsága csak a megadott idıintervallumban lesz érvényes. Amint az idıkorlátozás lejár, a helyettesített személy visszakapja a szerepkörét. Helyettesítéskor a helyettesítı személy a helyettesített személy nevében jár el. Helyettesítés felviteléhez elsıként válasszuk ki a fenti listából azt a személy-szerepkör összerendelést, amelyet egy idıre valaki más fog birtokolni. Ezután kattintsunk a fülön található Helyettesítés gombra. Ekkor a fülön található mezık szerkeszthetıvé válnak. A Helyettesítı mezı mellett található összerendelı gombra kattintva a feljövı listából válasszuk ki azt a személyt, aki az adott szerepkört egy bizonyos idıintervallumra megkapja. Értelemszerően adott személyt nem helyettesítheti saját maga. Ha mégis ugyanannak a személyt választjuk ki, akihez az adott szerepkör hozzá van rendelve, a program figyelmeztetı üzenettel tájékoztat. Ezután kötelezıen töltendı az Helyettesítés kezdete és az Helyettesítés vége mezık, mely értékeit akár a billentyőzet segítségével, akár a naptárnavigátort használva is megadhatjuk. Ez az idıintervallum az, amikor a helyettesítı személy a fent kiválasztott személy szerepkörét megkapja. A helyettesítés tényét a Mentés gombbal tudjuk rögzíteni. A helyettesítés felvitelével a felsı lista ezzel a sorral bıvül. Egy hibásan felvitt sort a kijelölése után a Töröl gombra kattintással lehetséges eltávolítani. Ekkor a rendszer biztonsági kérdésként megerısítést kér a mővelet végrehajtását illetıen. Ha az Igen -re kattintunk, akkor a kijelölt sort törli a program. (Ha a Nem -re, akkor nem történik változás az adatokban.) Amint az Helyettesítés vége lejár, automatikusan a régi (helyettesített) felhasználó kapja vissza az adott jogosultságot. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 226 / 260
Helyettesítés adminisztrálása 23.2.3. Csoportos jogosultság felvétel A Csoportos jogosultság felvétel fülre lépve lehetıségünk nyílik csoportos jogosultság felvételre. Ehhez elsıként kattintsunk a Csoportos jogosultság gombra, majd az összerendelı gombok ( ) segítségével a megjelenı listákból válasszuk ki a megfelelı szervezeti egység(eke)t, személy(eke)t, és szerepkör(öke)t. Végül a Mentés gombra kattintással tudjuk rögzíteni az adatokat. Ha valamely elemet rosszul választottunk ki, úgy kijelölése után a mezı felett található X gombra kattintva törölhetjük az összerendelések közül. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 227 / 260
Csoportos jogosultság kiosztás Amennyiben valamely rovat üresen marad, úgy a program figyelmeztetıüzenettel tájékoztat a hiányosságról. 23.3. Irattári tervek Figyelmeztetı üzenetek Az Adminisztráció / Irattári tervek felület segítségével meg lehet határozni, hogy milyen típusú iratot mennyi ideig kell megırizni, és a megırzés után mi a sorsa. Irattári terv felviteléhez kattintsunk az Új gombra, majd adjuk meg az Érvényesség kezdete és az Érvényesség vége mezık értékeit. Ehhez akár a numerikus billentyőzetet, akár a naptárnavigátort használhatjuk. Az egyes irattári tervek érvényességi idıintervallumai között átfedést nem enged meg a program, ugyanis a jogszabály értelmében egy bizonyos idıre csak egy irattári terv vonatkozhat. Az idıintervallum megadása után nyomjuk meg a Mentés gombot. Ezután a Szerkeszt gombra kattintásra, a belsı gombok is aktívvá válnak. A belsı Hozzáad gomb megnyomása után, a Tételszám mezıbe írjuk be a megfelelıt, majd adjuk meg az adott tételszámhoz tartozó Megırzési mód -ot és Megırzési határidı -t. Az irattári tételeket akár irat fajtánként is lehetséges kezelni. Ha a megfelelı irattári tételt kiválasztva, annak Tárgy mezıjébe beírjuk például azt, hogy szerzıdések, akkor ezzel a plusz információval Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 228 / 260
segíthetjük az egyes iratok besorolását. A Mentés gombra kattintással a felvitt irattári terv rögzítésre kerül. Irattári tervek meghatározása A funkció lehetıvé teszi, hogy az egyes irattári tételekhez sorolt iratok iratpéldányai automatikusan a kiválasztott tételnek megfelelı megırzési határidıt és megırzési módot öröklik. (Ügyirat esetében az ügyirathoz rendelt irattári tételszám vonatkozik az összes az ügyiratban lévı iratra és iratpéldányra is.) A felületen meghatározott irattári tervhez tartozó tételszámok a következı menüpontok alatt választhatóak ki: iratok esetén Iratok menüpont, Irat jellemzıi fül, Irattári tételszám mezı; ügyiratok esetén Ügyiratok menüpont, Ügyirat fül, Irattári tételszám mezı. Irattári tervek például: 23.4. Irányítószámok Tételszám Tárgy Megırzési idı Megırzési mód M5 Rövid 5 év Selejtezés M15 Hosszú 15 év Selejtezés L15 Levéltár 15 év Levéltári átadás Az Adminisztráció / Irányítószámok felületen van lehetıség a magyarországi irányítószámok (külföldi irányítószámokra nem vonatkozik) karbantartására. A funkció leginkább a rendszerben található Címek fül funkcionalitását egészíti ki. Az irányítószámok felvitelével a rendszer új cím felvitelekor automatikusan tölti a város, megye és ország mezıket. Város kiválasztásánál pedig az irányítószámot, Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 229 / 260
országot és megyét. Ez alól Budapest kivétel, hiszen Budapest városnak rengeteg irányítószáma létezik, így a rendszer automatikusan csak az 1-es számot írja az irányítószám rovatba. Új irányítószám felviteléhez kattintsunk az Új gombra, adjuk meg az összetartozó értékeket ( Irányítószám, Település, Régió, Ország ), majd rögzítéshez nyomjuk meg a Mentés gombot. A zöld mezı kitöltése kötelezı. Irányítószám módosításához használjuk a Szerkeszt, majd végül Mentés gombkombinációt. Törléshez pedig jelöljük ki a megfelelı irányítószám sort a felsı listában, majd kattintsunk a Töröl gombra. 23.5. Index importálás Irányítószámok Az Adminisztráció / Index importálás felületre lépve lehetıség van egy külsı állományból indexeket beolvasni nagy mennyiségben. Beolvasáshoz kattintsunk a Betölt gombra, tallózzuk ki a megfelelı CSV állományt, majd nyomjuk meg a Megnyitás gombot. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 230 / 260
Index importálás állomány betöltése Ekkor a felület felsı részén az állományban szereplı adatok nézete jelenik meg. Ahhoz, hogy az egyes sorok iratként elmentésre kerüljenek a rendszerben, válasszuk ki azt a szervezetet, amelyhez az indexek, mint iratok tartozni fognak. Ezt a Birtokló szervezet mezı mellett található összerendelı gombra kattintással feljövı táblázatból való választással tehetjük meg. Választásunkat az OK gombbal tudjuk nyugtázni. Ekkor megjelenik az általunk kiválasztott szervezet a mezıben. Ha valamely index sorát nem kívánjuk mégsem menteni, úgy azt kijelölve a fenti listából a Töröl gombra kattintva el tudjuk távolítani. A már helyes listát egy lépésben menthetjük, ha a Véglegesít gombra kattintunk. A véglegesítés tehát gyakorlatilag az indexek rögzítését jelenti. A véglegesítés után a beolvasott indexek sorai eltőnnek a felületrıl, és az importálás eredményét az Eredmény felirat alatti felületrészen megtekinthetjük. 23.6. Kódtételek A Kódtételek menüpontra lépve van lehetıségünk a rendszerbe felvitt kódtételek karbantartására. A kódtételek a rendszerben szereplı legördülı listák elemei. A legördülı menük elnevezéseit tartalmazza a felület felsı részén található Kódtétel fajtája legördülı menü. A kódtételek alapján lehetséges karbantartani a legördülı listák tartalmát. A felület elérésére csak a legnagyobb jogosultsággal rendelkezı felhasználóknak van lehetısége. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 231 / 260
Kódtételek A Kódtétel fajtája legördülı menübıl válasszuk ki azt a típust, melynek elemeit karban szeretnénk tartani. A felület felsı részén azon kódtételek jelennek meg, amelyek a kiválasztott típushoz tartoznak. A felület alsó részén láthatjuk a listából kijelölt kódtétel nevét, illetve értékét. Új kódtétel felviteléhez kattintsunk az Új gombra, töltsük ki a Kódtétel neve és az Érték mezıket. Ezután a Mentés gombbal rögzíthetjük a felvitt kódtételt. Ahhoz, hogy a változtatás a rendszer minden felületén érzékelhetı legyen, az adatbázis frissítése szükséges. Minden új kódtétel felvitelét követıen a rendszer automatikusan rákérdez, hogy szeretnénk-e frissíteni a kódtételeket. Az Igen gombot választva automatikusan frissül az adatbázis. Ha esetleg csak késıbb szeretnénk a frissítést végrehajtani, alkalmazzuk az Eszközök felsı menüsor Kódtételek frissítése parancsát. Kódtételek frissítésére vonatkozó kérdés Egy-egy kódtétel módosításához jelöljük ki a megfelelıt, majd kattintsunk a Szerkeszt gombra. A változtatásokat szintén a Mentés gombbal tárolhatjuk. Amennyiben egy adott sor mellett pipa található a Védett oszlopban, akkor az a kódtétel nem szerkeszthetı, nem módosítható. Adott kódtételt a kijelölés után a Töröl gombbal távolíthatunk el. 23.7. Paraméterek Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 232 / 260
Az Adminisztráció / Paraméterek menüpontra lépve megtekinthetjük a rendszerparaméterek adatait. A paraméterek elıre definiáltak, csak a saját szervezeti egységen belüli érték paraméter felülbírálására van lehetıségünk. A rendszerparaméterek globális volta jelzi, hogy az adott paramétert lehetséges-e szervezeti egységekre külön-külön beállítani vagy sem. A globális paraméterekkel (megfelelı oszlop kipipálva) ez nem lehetséges. Az Új gomb csakis egy-egy nem globális paraméter más szervezetre vonatkoztatását jelenti. A Szerkeszt gombbal lehetséges egy-egy paraméter értékének megváltoztatásával a rendszer mőködését szabályozni, mivel a paraméterek értékük beállításától függıen mőködnek. Karbantartásuk csak a legnagyobb jogosultsággal rendelkezı felhasználók számára elérhetı. Az ALLRECORD_PAGESIZE rendszerparaméter értékének megadott számú rekordot jeleníti meg. Abban az esetben, ha több rekordom van, mint amennyi az ALLRECORD_PAGESIZE értékének meg van adva, akkor az adatlistáink letöltéséhez használt Összes adat gomb megnyomása után a program figyelmeztet minket, hogy Az összes adat letöltése a kiszolgálóról sok idıt vehet igénybe, valamint felteszi a kérdést, hogy: Valóban le akarja tölteni az összes adatot? A kérdésre igen, vagy nem válaszlehetıségünk van. Az ARCHIVALASISZABALYZATURI rendszerparaméterrel meghatározhatjuk az elektronikus archiválási szabályzatnak, mint dokumentumnak a hálózati címét (URI) az Érték mezıben. Ha a BELSOHIBAKEZELES paraméter értéke Igen -re van állítva, akkor a bejelentett hiba belsı szőrésen esik át. Az ELOZETESEP paraméternél tudjuk beállítani, hogy mely irat digitalizált alakja jelenjen meg etalonként amennyiben az iratok felületen az Elızetes elektronikus példány funkciót választjuk. Az ERKEZTETESISORSZAM paraméter segítségével az érkeztetési sorszám formátumát szabályozhatjuk. Az EXTRAALKALMAZOTTIADATOK paraméter az alkalmazottak felületre vonatkozik. Amennyiben értékét I -re állítjuk, akkor az alkalmazottak felületen további adatmezık jelennek meg. A FELBONTOTT_KULDEMENY_POSTAZHATO paraméter segítségével engedélyezhetjük egy már felbontott küldemény belsı postázását, de csak amennyiben még nincs hozzá irat rögzítve. Az IKTATAS_CSAK_MUTATOVAL paraméter értékét I -re állítva iktatáskor a program kötelez mutató megadására. Az IKTATASIRENDSZER paraméternél tudjuk beállítani az alapértelmezett iktatási rendszert, ami kényelmi célt szolgál iktatókönyvek felvételnél. Az itt megadott érték fog megjelenni automatikusan a Szervezeti egységek / Iktatókönyvek menüpontnál mikor új iktatókönyvet szeretnénk megnyitni. Az IKTATASISZAM rendszerparaméter beállításától függ az iktatási szám formátuma. Az iktatási szám formátumát leíró szöveg helyırzıkbıl tevıdik össze, {<kód>:<érték formátum>:<üres formátum>} alakban. A helyırzı lehet: iktatási rendszer* (O), iktatókönyv* (B), fıszám** (M), alszám (S), témaszám (T), témaszám szövege (TX), évszám (Y), iktatókönyvet birtokló belsı szervezeti egység* (I), iktatást végzı belsı szervezeti egység (IO) (* Nem szerepelhet <üres formátum>, ** Nem szerepelhet <érték formátum> és <üres formátum>). Mindegyik helyırzı legfeljebb egyszer fordulhat elı, azt <érték formátum> és az <üres formátum> (a : -al együtt) a helyırzıkbıl elhagyható. A helyırzık között tetszıleges szöveg szerepelhet, de kerüljük a '{' és a '}' karakterek használatát. Az Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 233 / 260
<érték formátum> szövegben a behelyettesítés jele a '%' karakter, aminek pontosan egyszer kell szerepelnie, egyébként tetszıleges szöveg lehet ('{', '}' és ':' karakterek itt is kerülendıek). Az <üres formátum> egy sima szöveg, amit hiányzó adat esetén, a semmi helyett jelenítünk meg. Az M helyırzı mellett opcionálisan szerepelhet egy számjegy (5-9), ami a megjelenített fıszám hosszát határozza meg balról 0-val feltöltve. Példák: {B}-{M5}{S:/%}{T:/(%)}{Y:, %} IK-00435/3/(78), 2008 IK-01111/(4), 2007 IK-00007, 2007 {IO}/{T:%:NS}/{M}/{SX:%:0}{Y:/%} NK/BE/NS/876/0/2008 NK/BE/22/61782/3 Hibás példák: {Y}{M}{S}{Y} {B}{M:%} {B}: {M} % {SX}, {Y} {} {O:%:nincs}-{B: % és %}{M99}{S:/%}, {Q} Az IKTATOKONYV_EV_VEGI_AUTOMATIKUS_LEZARASA paraméter segítségével beállíthatjuk, hogy év végén záródjanak-e le automatikusan az iktatókönyvek. Az IMMEDIATE_FETCH_COUNT paraméternél tudjuk megadni azt a maximális rekordszámot, amely esetében még a program betölti az adatlista összes elemét. Ettıl nagyobb rekordszám esetében a rendszer a várakozási idı lerövidítése érdekében csak az adatlista egy részét tölti be. Az INDEX_KOLCSONZES_ELLENORZES paraméter értéke ha I -re van állítva, akkor a program ellenırzi, hogy az index ki lett-e adva. Az IRAT_KULSOIKTATASISZAMMAL paraméter segítségével az Iratok menüponton lehetıség Oszlopszerkesztés segítségével megjeleníteni a külsı iktatási számot is. A KITERJESZTETTIRATLISTA az iratok adatlistájára vonatkozik. Ha a paraméter értéke I -re van állítva, akkor az irathoz felvitt kapcsolódó személyeket is lehetséges megjeleníteni az adatlistában. Ennek feltétele, hogy oszlopszerkesztésnél ki kell pipáljuk az Érintett személy -t is. Amennyiben egy kapcsolódó személy tartozik az irathoz, akkor a kapcsolódó személy neve fog megjelenni, ha pedig több kapcsolódó személy is tartozik az irathoz, akkor a Több szó kerül a cellába. Hangsúlyoznám, hogy ez csak a kapcsolódó alkalmazottak esetében mőködik. Ha a KOMPATIBILIS_MOD értéke I, akkor a rendszer a 24/2006. BM-IHM-NKÖM együttes rendeletnek, illetve a 335/2005. Kormányrendeletnek megfelelıen mőködik. A KOTELEZO_IRATTARI_TETELSZAM paraméter segítségével kötelezıvé tudjuk tenni az Irattári tételszám és a Fajta mezık töltését. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 234 / 260
A LANGUAGES rendszerparaméternél tudjuk definiálni, hogy a program indulásakor automatikusan milyen nyelvet válasszon ki. A NEM_OLVASHATO_MEZO paraméter azt az értéket mutatja, ami szerepel a nem olvasható mezıben megjelenı feliratként. A NEPTUN_SCHEMA_NAME paraméter értéke megegyezik az integrált Neptun rendszer által használt adatbázis felhasználónévvel. A RENDSZER_EMAIL_CIM paraméternél tudjuk megadni a rendszer által küldött e-mailek forráscímét. Ha a ROLETREEENABLED a csoportos szerepkör összerendelésre vonatkozik. Ha a paraméter értékének N -t adunk meg, akkor a szervezeti egység-szerepkör-alkalmazott összerendelésnél nem lehet csoportosan az összes alatta lévı szervezeti egységre is kiadni a jogosultságot. Ellenkezı esetben igen. Az UGYIRAT_IRATAIHOZ_AUTOMATIKUS_HOZZAFERES paraméter segítségével szabályozhatjuk, hogy a program az ügyirat hozzáférıit hozzárendelje-e automatikusan az irat hozzáférıihez ("I" esetén), vagy sem ("N" esetén). A VONALKODFORMATUM az intézménynél használt vonalkód formátumát meghatározó reguláris kifejezés. 23.8. Fájltárolók Paraméterek Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 235 / 260
Az Adminisztráció / Fájltárolók menüpontra lépve a fájltárolóink listáját és a hozzájuk tartozó adatokat tekinthetjük meg. Az adatokat a Szerkeszt gomb megnyomása után módosíthatjuk és a Mentés gombbal rögzíthetjük. A menüponton lehetıségünk nyílik új tárolók jellemzıinek felvitelére is, ha az Új gombra kattintunk. Az összes mezı kitöltése kötelezı. A bevitt adatokat a Mentés gombbal rögzíthetjük. Fájltárolók 23.9. Tárgy sablonok Az Adminisztráció / Tárgy sablonok menüpontra lépve a Tárgy mezıkhöz készített sablonokat tekinthetjük meg. Az adatokat a Szerkeszt gomb megnyomása után módosíthatjuk és a Mentés gombbal rögzíthetjük. A menüponton lehetıségünk nyílik új sablonok felvitelére is, ha az Új gombra kattintunk. A zöld mezı kitöltése kötelezı. A bevitt adatokat a Mentés gombbal rögzíthetjük. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 236 / 260
Tárgy sablonok 23.10. Mutatók Az Adminisztráció / Mutatók menüpontra lépve van lehetıségünk mutatók szervezeti egységhez rendelésére; a már meglévık szerkesztésére, valamint újak definiálására. A menüponton lehetıségünk nyílik új mutató felvitelére amennyiben az Új gombra kattintunk. A Mutató neve mezıbe adjuk meg a mutató nevét, majd a Mutató kódja mezınél a kódját. Amennyiben a mutatót szervezeti egységhez szeretnénk rendelni, akkor kattintsunk a Szervezeti egység hozzárendelése mezınél található összerendelı gombra ( ), majd a megjelenı listában válasszuk ki azt, vagy azokat a szervezeteket, melyeknek a listájában szeretnénk, hogy megjelenjen az adott mutató. Abban az esetben, ha globálisan, azaz az összes szervezetre szeretnénk ezt a mutatót alkalmazni, akkor a Szervezeti egység hozzárendelése rész hagyjuk üresen, és így mindenkinél megjelenik az adott mutató. A zöld mezı kitöltése kötelezı. A bevitt adatokat a Mentés gombbal rögzíthetjük. A létrehozás idejét és a létrehozó személy nevét a rendszer automatikusan kitölti. Abban az esetben, ha valaki a már rögzített mutató adatait utólagosan módosítja, a rendszer automatikusan rögzíti a felületen a módosító személy nevét és a módosítás dátumát. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 237 / 260
Mutatók karbantartása 23.11. Típusszámok Az Adminisztráció / Típusszámok menüpontra lépve van lehetıségünk típusszámok szervezeti egységhez rendelésére; szerkesztésére, valamint újak definiálására. A menüponton lehetıségünk nyílik új mutató felvitelére amennyiben az Új gombra kattintunk. A Név melletti kódtételes listából válasszuk ki a megfelelıt, majd állítsuk be az Érvényesség kezdete, és Érvényesség vége mezıknél az érvényességi idıt. Amennyiben a típusszámot szervezeti egységhez szeretnénk rendelni, akkor kattintsunk a Típus számok hozzárendelése résznél található Szervezeti egységek mezı mellett található összerendelı gombra ( ), majd a megjelenı listában válasszuk ki azt, vagy azokat a szervezeteket, melyeknek a listájában szeretnénk, hogy megjelenjen az adott típusszámot. Abban az esetben, ha globálisan, azaz az összes szervezetre szeretnénk ezt a típusszámot alkalmazni, akkor a Típus számok hozzárendelése rész hagyjuk üresen, és így mindenkinél megjelenik az adott mutató. A zöld mezı kitöltése kötelezı. A bevitt adatokat a Mentés gombbal rögzíthetjük. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 238 / 260
Típusszámok karbantartása 23.1. Egyéncsoportok szerkesztése Az Adminisztráció / Egyéncsoportok mneüpontra lépve lehetıségünk van a szervezeti egységhez tartozó alkalmazottak egyéncsoportjait megtekinteni, illetve szerkeszteni. A menüpontra lépve az adatlistában megjeleni a szervezeti egységhez tartozó alkalmazottak egyéncsoportja. Az Egyéncsoport jellemzıi fülön láthatjuk a kiválasztott egyéncsoport alapadatait, mint az egyéncsoport nevét, leírását, a létrehozó személy nevét, a létrehozás idejét, és a módosítási jellemzıket. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 239 / 260
Egyéncsoport jellemzıi A Csoport tagjai fülre lépve láthatjuk az egyéncsoportba tartozó személyeket. A Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra kattintva lehetıségünk van az egyéncsoporthoz további személyeket hozzáadni, valamint a Töröl gomb segítségével elvenni a tagok közül. Egyéncsoport tagjainak szerkesztése Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 240 / 260
A Csoport tulajdonosai fülre lépve láthatjuk az egyéncsoport tulajdonosát, azaz azt a személyt, aki az egyéncsoportot létrehozta. A Szerkeszt, majd a belsı Hozzáad gombra kattintva megadhatunk további tulajdonosokat. Amennyiben egy egyéncsoportnak több tulajdonosa van, akkor ha mi, vagy valamelyikıjük szerkeszti az egyéncsoportját, akkor a többi tulajdonosnak is ugyanazok a tagok fognak megjelenni az egyéncsoportjában. A Töröl gomb segítségével az egyéncsoport tuljadonosait lehetséges törölni. Abban az esetben, ha egy tulajdonost törlünk, akkor neki az az egyéncsoport törlıdni fog, és a továbbiakban nem fog megjelenni a Saját / Egyéncsoportok menüpontban. 24. Sztornózottak 24.1. Sztornózott küldemények Egyéncsoport tulajdonosai A Sztornózottak / Sztornózott küldemények menüpontban az eddig sztornózott összes küldemény megtalálható a hozzá kapcsolódó adatokkal együtt. A menüponthoz kapcsolódó mezık megegyeznek a küldeményeknél leírtakkal (8-as pont), kiegészítve egy Sztornózás elnevezéső füllel. Az adatok ezen a menüponton azonban csak megtekinthetıek, semmilyen szerkesztési és módosítási lehetıség nincs. Elıfordulhat, hogy tévesen veszünk fel egy küldeményt. Az ilyen elemek zavarók lehetnek, ezért fontos az eltávolításuk. Azonban egy ügyviteli rendszer a végleges törlést nem engedélyezheti, ezért egy már bevitt elemet törölni nem törölhetünk, de sztornózhatjuk. (A sztornózott elemeket csak az arra jogosult felhasználók látják, mindenki más elıtt rejtve maradnak és nem jelennek meg a kimutatásokban sem.) A Sztornózás fül alatt tekinthetjük meg a sztornózással kapcsolatos információkat, melyek mezıket a rendszer automatikusan tölti. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 241 / 260
Sztornózott küldemények 24.2. Sztornózott iratok A Sztornózott iratok menüpontban találhatjuk az összes sztornózott iratot, és almenüpontjaiban ( Sztornózott materiális példányok, Sztornózott elektronikus példányok, Érkeztetési bejegyzés, Iratkapcsolatok ) az adott irathoz tartozó sztornózott iratpéldányokat, érkeztetési bejegyzéseket és iratkapcsolatokat. A felületeken az adatok megtekinthetıek, de természetesen nem módosíthatóak. Sztornózott iratok Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 242 / 260
24.3. Sztornózott materiális példányok A rendszerben szereplı összes sztornózott materiális iratpéldány szerepel a felület felsı részén található listában. A mezık megegyeznek a 8.6.8-as pontban leírtakkal, kiegészítve a Sztornózás füllel, ahol látható, hogy az adott iratpéldányt ki és mikor sztornózta. Sztornózott materiális iratpéldányok 24.4. Sztornózott elektronikus példányok A rendszerben szereplı összes sztornózott elektronikus iratpéldány szerepel a felület felsı részén található listában. A mezık megegyeznek a 8.6.9-es pontban leírtakkal, kiegészítve a Sztornózás füllel, ahol látható, hogy az adott iratpéldányt ki és mikor sztornózta. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 243 / 260
Sztornózott elektronikus iratpéldányok 24.5. Sztornózott ügyiratok A Sztornózott ügyiratok menüpontban az eddig sztornózott összes ügyirat megtalálható. Elıfordulhat, hogy tévesen veszünk fel egy ügyiratot. Az ilyen elemek zavaróak lehetnek, félreértéseket eredményezhetnek, ezért fontos az eltávolításuk. Egy precíz ügyviteli rendszer a teljes mértékő törlést nem teheti lehetıvé. Egy bevitt elemet tehát törölni nem törölhetünk, de sztornózhatjuk. A sztornózott elemeket csak az arra jogosult felhasználók látják, mindenki más elıtt rejtve maradnak és nem jelennek meg a kimutatásokban sem. A rendszer a sztornózott elemek módosítását, vagy szerkesztését nem teszi lehetıvé. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 244 / 260
Sztornózott ügyiratok 24.6. Sztornózott ügykörök A Sztornózott ügykörök menüpontban az eddig sztornózott összes ügykör megtekinthetı a megfelelı jogosultsággal rendelkezı személyek számára. Amennyiben egy ügykört hibásan vettünk fel (pl. rossz vonalkód, vagy elnevezés) módunkban áll a hibát kiküszöbölni. A teljes mértékő törlést egy ügyviteli rendszer nem teheti lehetıvé. Tehát egy helytelenül bevitt elemet törölni nem törölhetünk, de sztornózhatjuk. A sztornózott ügyköröket csak az arra jogosult felhasználók látják, mindenki más elıtt rejtve maradnak, és nem jelennek meg a kimutatásokban sem. A felületen az adatok csupán megtekinthetıek, szerkesztésük nem lehetséges. A kiválasztott ügykör adatait az Ügykör jellemzıi fülön tekinthetjük meg (elnevezés, vonalkód, megjegyzés). A Kulcsszavak fülön megtekinthetjük a sztornózott ügykörhöz tartozó kulcsszavakat. A Sztornózás fülön láthatjuk az ügykör sztornózásával kapcsolatos információkat, úgy, mint a Sztornózás idejét, illetve a Sztornózó személy nevét. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 245 / 260
25. Általános lekérdezések Ügykör sztornózásával kapcsolatos információk megtekintése Az Általános lekérdezések menüpont alatt van lehetıségünk a rendszerbıl különbözı statisztikai adatok kinyerésére. Általános lekérdezések Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 246 / 260
A szőrés szerkesztése egy felhasználóbarát grafikus szerkesztıfelületen történik, mely a Szerkesztı gombra kattintás után jelenik meg. Az itt létrehozott szőrések a többi menüpont alatt nem használhatóak. 26. E-mailek iktatása Általános lekérdezések szerkesztése A Poszeidon iktató és ügyiratkezelı rendszer lehetıséget biztosít a beérkezı és kimenı e-mailek iktatására is MS Outlook programból, ehhez egy beépülı modul telepítése szükséges. 26.1. Bejövı e-mailek iktatása Email iktatáshoz lépjünk be az Outlook levelezı rendszerbe, majd elıször jelentkezzünk be a Poszeidon programba úgy, hogy az iktatandó levélen a jobb egérgomb megnyomására megjelenı választó felület alján válasszuk a Poszeidon / Bejelentkezés opciót. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 247 / 260
MS Outlookból való bejelentkezés A megjelenı ablakban adjuk meg a Felhasználónév melletti mezıben a Poszeidon programban használt felhasználónevünket, majd a Jelszó és Jelszó megerısítése mezıben a jelszavunkat. Ezt a beállítást a program megjegyzi, így a késıbbiekben nincs szükség ismételten bejelentkezni, ezt a mőveletet csak az elsı belépéskor szükséges végrehajtani. Bejelentkezı ablak Ezt követıen a levél iktatásához ismét kattintsunk az iktatandó levélen a jobb egérgombbal, majd válasszuk a megjelenı felület alján található Poszeidon / E-mail iktatása funkciót. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 248 / 260
MS Outlookból való iktatás A megjelenı felületen a program automatikusan tölti az Irat tárgya mezıt az e-mail tárgyának megfelelıen, de ha más tárgyat szeretnénk megadni, akkor ez szabadon átírható. Az Iktatókönyv melletti összerendelı gomb segítségével ( ) tudjuk kiválasztani azt az iktatókönyvet, amelybe szeretnénk az e-mailt iktatni. A megjelenı ablakban válasszuk ki a megfelelı iktatókönyvet, majd kattintsunk a Rendben gombra. A Fıszám melletti négyzetben lévı pipa a fıszámos iktatást jelöli. Ha kivesszük ezt a pipát, akkor automatikusan megjelenik egy új mezı, amelyet listából definiálhatunk. Az új mezı mellett található összerendelı gomb ( ) segítségével van lehetıségünk kiválasztani a listából azt az iratot, ami alá alszámosan szeretnénk iktatni az adott e-mailt. Miután kiválasztottuk a megfelelı iratot, azt a Rendben gombbal tudjuk jóváhagyni, illetve ha mégsem szeretnénk alszámosan iktatni az adott e-mailt, akkor a Mégsem gombbal tudjuk visszavonni azt. A Témaszám melletti legördülı listának a segítségével lehetıség van témaszámos iktatásra is. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 249 / 260
MS Outlookban megjelenı iktatási felület beérkezı e-mail iktatásakor E-mail iktatás során megadhatjuk az érintett személyt is, akit az Érintett személy mezı melletti összerendelı gomb ( ) segítségével listából választhatunk ki. A megjelenı ablakban lehetıség van személyi kód alapján való keresésre. A keresést, illetve a kiválasztást a Rendben gomb megnyomásával tudjuk érvényesíteni. Az Érintett leírása mezıben adhatunk meg információt az érintett személyrıl. Érintett személy megadása A Feladó e-mail címe mezıt a program automatikusan tölti az e-mail küldıjének címével. Amennyiben a küldı e-mail címe rögzítve van a Poszeidon rendszerben, úgy a Feladó neve melletti mezıt a program automatikusan tölti, és amennyiben rendelkezik a feladó személy Neptun kóddal, akkor azt is feltünteti ebben a mezıben. Ha egy e-mail címhez több személy is kapcsolódik, akkor a mezı melletti választólistából tudjuk kiválasztani a megfelelı személyt. Ellenkezı esetben a Feladó Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 250 / 260
vezetékneve és keresztneve mezı melletti összerendelı gomb segítségével listából választhatjuk ki a feladó személyt. Ha a feladó nem szerepel a listában, akkor azt billentyőzetünk segítségével vihetjük be a Feladó vezetékneve és a Feladó keresztneve mezıkbe. Ekkor mentést követıen a feladó automatikusan partnerként rögzül a rendszerben. Abban az esetben, ha a feladó szervezetet szeretnénk megadni, akkor jelöljük be a Feladó szervezet kódja rádiógombot, majd a mezı melletti összerendelı gomb segítségével a megjelenı ablakban válasszuk ki a feladó szervezetet, esetleg vigyük be azt billentyőzetünk használatával. Amennyiben szeretnénk az e-mailt ügyiratba foglalni, akkor pipáljuk be az Ügyirat létrehozása mezı melletti jelölınégyzetet. Így a program automatikusan létrehoz egy új ügyiratot, melynek indító példánya az elektronikus úton érkezett levél lesz, továbbá az ügyirat megörökli az irat tárgyát és az iktatási számát is. Abban az esetben, ha szeretnénk az e-mailbıl létrehozott ügyirathoz munkafolyamatot is rendelni, akkor kattintsunk a Munkafolyamat melletti összerendelı gombra ( ), majd a megjelenı ablakban válasszuk ki a megfelelı munkafolyamat sablont. Miután sikerült kitölteni minden szükséges mezıt, a rögzítéshez kattintsunk a Mentés gombra. Ezáltal az email beiktatódik a Poszeidon rendszerébe, melynek eredménye levelezırendszerünkben is megtekinthetı. A rendszer automatikusan generál az e-mailnek egy egyedi azonosítót, amit az Outlookból iktatott e-mail fejadatain is feltüntet. Az azonosító alapján az iktatott e-mail egyszerően és garantáltan megtalálható. MS Outlookban iktatott irat Az e-mail iktatását követıen a jogszabálynak megfelelıen a program automatikus válaszlevelet küld az e- mail feladójának, melyben tájékoztatja ıt az iktatás tényérıl. A válaszlevél tartalmazza az eredeti e-mail feladási idejét, tárgyát, iktatási számát, az iktatást végrehajtó szervezetet, valamint az érkeztetés sorszámát, amely adatokra a feladó bármikor hivatkozhat. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 251 / 260
Átvételi igazoló e-mail 26.2. Kimenı e-mailek iktatása Kimenı e-mail iktatásának menete megegyezik az elıbbiekben már bemutatott bejövı e-mail iktatásával (26.1-es pont), ezért a következıkben csak az eltérı részeket mutatjuk be. A Címzettek mezı automata módon a címzett, vagy címzettek e-mail címével töltıdik. Az e-mail címre kattintva a Felismert címzett neve mezıben az e-mail címhez tartozó személy neve, és amennyiben van a címzettnek Neptunk kódja, akkor azt is megjeleníti itt. Ha egy e-mail címhez több személy is kapcsolódik, akkor a mezı melletti választólistából tudjuk kiválasztani a megfelelıt. Ha még ez az e-mail cím korábban nem lett rögzítve a programban, akkor az Új címzett vezetékneve mezı melletti összerendelı gomb segítségével listából választhatjuk ki azt. Amennyiben a címzett személy nincs rögzítve a rendszerben, akkor azt billentyőzetünk segítségével is bevihetjük az Új címzett vezetékneve és Új címzett keresztneve mezıkbe. Amennyiben címzett szervezetet szeretnénk megadni, akkor válasszuk az Új címzett szervezet kódja rádiógombot, majd a mezı melletti összerendelı gomb segítségével a megjelenı ablakban válasszuk ki a feladó szervezetet, esetleg vigyük be azt billentyőzetünk használatával. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 252 / 260
MS Outlookban megjelenı iktatási felület kimenı e-mail iktatásakor Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 253 / 260
27. Iratimportálás Gyakran szükséges adatok csoportos bevitele a rendszerbe. Ehhez elıször is tudni kell az adatszerkezetet, hogy milyen csoportosítás szerint lehet bevinni adatokat. A Poszeidon programban lehetıség van az adatok külsı állományból történı importálására. Ez hasznos lehet akár új adattartalom felvitelére, akár a már meglévı adatok csoportos módosításakor is. A rendszerbe importálhatunk iratokat, ügyköröket, valamint partnereket. Az importáláshoz az adatlistán kattintsunk a jobb egérgombbal, majd válasszuk az Import funkciót. Amennyiben a megjelenı ablakban nem található ez a funkció, akkor az adott felületen az adatok felvitelére, vagy módosítására csak manuális úton a Hozzáad, vagy a Szerkeszt gombbal van lehetıség. 27.1. Importálás az Iratok menüponton Az Iratok felületen az Import funkció fel van bontva adatcsoportonkénti beolvasási lehetıségekre. Annak függvényében, hogy milyen típusú, azaz papíralapú, elektronikus, vagy vegyes típusú iratokról van szó, valamint attól függıen, hogy külsı, vagy belsı fajtájú iratokat szeretnénk beimportálni, lehetıségünk van iratköteg, körlevél, külsı iratok, vagy belsı keletkezéső iratok, de akár külsı keletkezéső iratok beolvasására is. 27.1.1. Iratköteg Iratok importálása 27.1.1.1. Fejléc exportálása Az importáláshoz elsısorban létre kell hozni az importálni kívánt fájt, melyben rögzíteni kell a programban kötelezıen töltendı adatokat. Ez a fájl lehet TAB szeparált szöveges fájl, vagy xml fájl. Ahhoz, hogy megtudjuk, mely adatokat szükséges rögzíteni az import fájlba és milyen sorrendben, ahhoz ki kell exportáljuk a programból az irat fejlécét. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 254 / 260
Ehhez az adatlistán állva kattintsunk a jobb egérgombbal, majd válasszuk az Import / Iratköteg funkciót. Iratköteg importálása A fejléc exportálásához a megjelenı Importálás ablakban kattintsunk a Fejléc exportálás gombra. Fontos, hogy a kulcs ikonnal jelölt mezınevek megadása kötelezı, vagyis a késıbbiekben az import állományban is feltétlen ki kell tölteni azokat! Azt, hogy mely mezık kötelezıen töltendıek, természetesen az importálandó adatok milyensége határozza meg. Fejléc exportálása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 255 / 260
A gombra kattintás után, a megjelenı ablakban tallózzuk ki azt a könyvtárat, ahova menteni szeretnénk a fejlécet, majd válasszuk ki a kívánt formátumot, végül adjuk egy nevet a fájlnak. A rögzítéshez pedig nyomjuk meg a Mentés vagy a Save gombot. Fejléc mentése 27.1.1.2. TXT import esetén beolvasás Excelbe A kiexportált txt fejléc állományt, mely tartalmazza az oszlopcímeket érdemes a Microsoft Excel programmal társítani, mert a késıbbi szerkesztés könnyebben elvégezhetı ebben a programban, mint a jegyzettömbben. Ehhez tallózzuk ki a megfelelı állományt, majd a Társítás funkció segítségével, nyissuk meg az Excel programban. Néhány esetben már lehetséges egybıl.xls formátumban kimenteni a fejlécet. Kiexportált fejléc megnyitása az Excel programban Ahhoz, hogy a továbbiakban biztonságosan tudjuk szerkeszteni az import állományunkat, mentsük el az állományt. Válasszuk a program Mentés parancsát, és amennyiben a.txt állományt társítottuk az Excellel, akkor megjelenı üzenetet az Igen válasszal hagyjuk jóvá. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 256 / 260
Bizonyos esetekben elıfordul, hogy nem tudjuk társítani a kimentett.txt állományunkat. Ekkor az Excelben való megnyitáskor, a Szövegbeolvasó varázsló segítségével különbözı szempontok alapján rendezhetjük az oszlopokat. Fontos, hogy a fájl eredetének a 28591: Nyugat-európai (ISO) -nak kell lenni. 27.1.1.3. Import állomány elkészítése Miután elmentettük az állományunkat, készítsük el az import állományt, azaz töltsük fel a beolvasandó adatokkal. Az importálásra szánt adatokat másoljuk be a fájl megfelelı oszlopaiba. Ha bármilyen módosítást szeretnénk végezni a fejlécben található oszlopok elnevezésében, akkor nyissuk meg az Excel fájlt és végezzük el a kívánt változtatásokat. Ha az import állományban --- (három mínuszjel) szerepel mezıértékként, akkor módosító importnál a rendszer kitörli az adott mezıt. Tehát már lehetıség van az import folyamat során mezıértékek törlésére. Vigyázni kell arra, hogy az xls tulajdonságai miatt, a cella formátumát szövegre kell beállítani, illetve a mezıt az Enter billentyő megnyomásával kell elhagyni. Fontos, hogy bármely adat, mely a Poszeidonban szerepel, azt karakterhelyesen, pontosan ugyanúgy szükséges megadni az import állományban, annak érdekében, hogy a beolvasás sikeres legyen. Pl.: vonalkód karaktereit egybe írjuk. Ha olyan adatra hivatkozunk, ami kóddal is szerepel a programban, mint például a Szervezeti egység, akkor mindig a kódot szükséges beírni az import fájlba, mert mindennek ez az egyedi azonosítója. Megszerkesztett importálandó állomány Ha elkészültünk az import állománnyal, lépjünk vissza a Poszeidon programba, majd lépjünk az Iratok menüpontra. Az adatlistán kattintsunk az egér jobb gombjával, majd a megjelenı listában válasszuk ki az Import / Iratköteg opciót. Kattintsunk a megjelenı ablakban az Importfájl mezı mellett található összerendelı gombra. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 257 / 260
Az import állomány kiválasztása Ezután válasszuk ki a beolvasandó fájlt. Amennyiben a beolvasandó fájl oszlopfejléc elnevezései megegyeznek a Poszeidon mezınevekkel, akkor ezeket láthatjuk a Mezınév az importfájlban oszlop alatt is. Ha nem egyeznek meg, akkor az adott sorba állva, a legördülı menü segítségével ki kell választani az import fájlban lévı oszlop megfelelıjét, hiszen ekkor alapból nincs érték a Mezınév az importfájlban cellában. Az Alapértelmezett érték szintén legördülı listából állítható. Ennek funkciója, hogyha az adott cellában nincs érték, akkor ez az alapértelmezetten kiválasztott érték fog bekerülni a Poszeidonba. Természetesen, ha ezt nem állítjuk be, akkor pontosan az import állományban megadott értékek/adatok kerülnek a megfelelı mezıkhöz. Importálási paraméterek megadása Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 258 / 260
Miután beállítottuk az importálás paramétereit, végezetül nyomjuk meg az Importálás gombot. Az importálás folyamata A mővelet végeztével a program tájékoztat az import sikerességérıl, vagy éppen sikertelenségérıl. Sikeres beolvasás esetén az importált adatok bekerülnek az adott felületre. Értesítés sikeres / részben sikertelen importálásról A megjelenı ablakban a Rendben gombra kattintva részletes információt kaphatunk a sikeres, és a sikertelen beolvasással kapcsolatban is. Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 259 / 260
Tájékoztatás az importálásról Hibás import esetén, az importálandó fájl könyvtárában létrejön egy *.NotImported fájl, ami újraimportálható formátumban tartalmazza a hibás sorokat. Azaz tartalmazza a fejlécet és a hibás sorokat. Amennyiben sikeresen beimportáltuk az adatokat, akkor zárjuk be az Importálás ablakot a Bezár gombbal. Ezek után az Iratok menüponton tudjuk megtekinteni azokat. 27.1.2. Körlevél A Poszeidon programban lehetıség van körlevél importálásra. A körleveleket a Poszeidon irathalmazként tárolja, minden címzetthez külön irat tartozik. Az importálás során a körlevél World alapú sablonja fıszámosan kerül iktatásra, a Körlevél fajtájú levelek pedig ugyanezen fıszám alatti alszámos iratként kerülnek a rendszerbe. Minden levélhez tartozik egy materiális-, illetve egy elektronikus példány. A materiális példány bekerül a postázási könyvbe a levél érintettjének címezve, illetve a példány birtokosa is az érintett lesz. Az elektronikus példány maga a kitöltött MS Word állomány lesz. A körlevél elkészítéséhez elsı lépésben hozzuk létre az import fájlt, ami lehet MS Excel fájl, vagy TAB szeparált szövegfájl. A fájl fejlécét kiexportálhatjuk az elızıekben bemutatott módon (27.1.1.1-es pont), vagy mi magunk is létrehozhatjuk. A második sorban kötelezıen egy sablon sort kell megadni, amit a program a késıbbiekben fıszámosan fog iktatni, a többi mezı ez alá fog alszámosan bekerülni. Adatforrás létrehozása MS Excelben Miután sikerült létrehozni az adatforrást, nyissuk meg az MS Word-ot, majd a körlevélvarázsló segítségével hozzuk létre a körlevelünket. Ezek után egy Word Macro lefuttatásával, amit a Nézet/ Kiadás: 2009.01.13. Verzió: 1.5. Oldalszám: 260 / 260