1) Mennyi ideig kötelesek megőrizni a magánnyugdíjpénztárak a társadalombiztosítási nyugdíjrendszerbe visszalépett tagok iratait? 2) a) Megsemmisíthetők-e az eredeti papíralapú dokumentumok a digitális archiválást követően? 3) Milyen dokumentáció benyújtásával kérhetik a pénztárak a digitális archiválás engedélyezését? 4) A visszalépő tagoktól levonható 795 forint felhasználható-e a visszalépő tagok iratainak digitalizálása céljából? I. TÉNYÁLLÁS Az állami nyugdíjrendszerbe tömegesen visszalépett tagok iratait a magánnyugdíjpénztáraknak meg kell őrizniük. Az iratarchiválás jelentős anyagi terhe a pénztárban maradó tagokra nehezedik. A Felügyelet engedélyével iratmegőrzési kötelezettségüknek a pénztárak digitalizálás útján is eleget tehetnek. A jogszabály lehetővé teszi, hogy a pénztárak a visszalépő tagok egyéni számlájáról tagonként 795 forintot levonjanak, és a levont összeget a 2011. május 30-án meglévő működési és likviditási tartalék kimerülését követően felhasználják. II. A JOGKÉRDÉSEK 1) Mennyi ideig kötelesek megőrizni a magánnyugdíjpénztárak a társadalombiztosítási nyugdíjrendszerbe visszalépett tagok iratait? 2) Megsemmisíthetők-e az eredeti papíralapú dokumentumok a digitális archiválást követően? 3) Milyen dokumentáció benyújtásával kérhetik a pénztárak a digitális archiválás engedélyezését? 4) A visszalépő tagoktól levonható 795 forint felhasználható-e a visszalépő tagok iratainak digitalizálása céljából? III. A PÉNZTÁR ÁLLÁSPONTJA 1) A megszűnt tagsági státuszú tagok iratait az Mpt. 77/A. (6) bekezdés f) pontja szerint öt évig kell megőrizni. E kötelezettségre nem vonatkozik az Mpt. 5. (8) bekezdése szerinti tíz éves iratmegőrzést előíró szabály. 2) A Pénztár a jogi álláspontját nem közölte. 3) A Pénztár a jogi álláspontját nem közölte. 4) A Pénztár a jogi álláspontját nem közölte.
IV. A FELÜGYELET ÁLLÁSPONTJA IV. 1. Iratmegőrzési idő A társadalombiztosítási rendszerbe visszalépett, megszűnt tagsági státuszú tagok adatait tartalmazó iratok személyes adatokat tartalmazó iratok, ezért irányadónak kell tekinteni a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (Avtv.) rendelkezéseit is. Az Avtv. 3. (3) bekezdése kimondja, hogy kötelező adatkezelés esetén az adatkezelés célját és feltételeit, a kezelendő adatok körét és megismerhetőségét, az adatkezelés időtartamát, valamint az adatkezelő személyét az adatkezelést elrendelő törvény határozza meg. A magánnyudíjpénztárak adatkezelését elrendelő törvény az Mpt., amelynek 77/A. (6) bekezdésének f) pontja szerint a pénztárnak tevékenysége ellátásához, nyilvántartásai naprakész és biztonságos vezetéséhez meg kell valósítania a biztonsági kockázatelemzés alapján indokolt védelmi intézkedéseket és rendelkeznie kell legalább a következőkkel: f) jogszabályban meghatározott nyilvántartás ismételt előhívására alkalmas adattároló rendszerrel, amely biztosítja, hogy az archivált anyagokat a jogszabályokban meghatározott ideig, de legalább az adott tag tagsági jogviszonyának megszűnését követő 5 évig, bármikor visszakereshetően, eredeti állapot szerint helyreállíthatóan megőrizzék, olyan módon, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. Az Mpt. az adatmegőrzési kötelezettség időtartamának minimális idejét írja elő, azzal, hogy ennél hosszabb iratmegőrzésre vonatkozó kötelezettséget más jogszabály előírhat. Az Mpt. 5. (8) bekezdése azt mondja ki, hogy a nyilvánosság és az adatvédelem elvének megfelelően a pénztár működésére vonatkozó adatok nyilvánosak, kezelésükről, megőrzésükről - a szolgáltatások teljesítését követően - tíz évig az adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően kell gondoskodni. Ez a szabály az adott kérdésben nem releváns, mert a nyilvános pénztári adatok, azaz nem a pénztáritoknak minősülő személyes adatok megőrzésének idejéről rendelkezik. Alkalmazni kell viszont a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Sztv.) 169. (2) bekezdését. E szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. Egyéb, a magánnyugdíjakra vonatkozó, a személyes adatok megőrzésének idejére vonatkozó jogszabályi rendelkezés nincs. Az Avtv. 14. -ának (2) bekezdés d) pontja szerint a személyes adatot törölni kell, ha az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt. Az Avtv. 14. -ának (3) bekezdése kimondja, hogy a törlési kötelezettség nem vonatkozik azon személyes adatra, amelynek adathordozóját a levéltári anyag védelmére vonatkozó jogszabály értelmében levéltári őrizetbe kell adni. A közokiratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) rendelkezései ilyen kötelezettséget a közfeladatot ellátó szervekre vonatkozóan írnak elő, de a magánnyugdíjpénztár nem közfeladatot ellátó szerv. 2
A magánnyugdíjpénztárak adatkezelésének célja a magánnyugdíjpénztári szolgáltatás nyújtása, amely a tagok társadalombiztosítási nyugdíjrendszerbe történő visszalépésével megszűntnek tekinthető. Ebből következően az Mpt., illetve a Sztv. által előírt minimális iratmegőrzési idő azonos azzal, amit az Avtv. maximálisan engedélyez. A pénztárak a tagok személyes adatait tartalmazó iratait tehát a tagsági jogviszony megszűnését követő 5 évig, számviteli bizonylatok esetén a bizonylat kiállításától számított 8 évig őrzik meg, azzal hogy a két időtartam közül a hosszabb alkalmazandó. Az Mpt. a panaszkezeléssel kapcsolatban keletkező iratokra a fentieknél rövidebb megőrzési időtartamot ír elő (egy, illetve három évet.) Az Mpt. 78. (2) bekezdése kimondja, hogy a pénztár pénztártitkot kizárólag a pénztártevékenységgel összefüggésben kezelhet. A fentiekre tekintettel rá kívánok mutatni arra is, hogy ebben az ügyben a Felügyelet hatáskörébe tartozó kérdésnek azt tekintem, hogy a pénztárak az iratmegőrzési kötelezettség rájuk vonatkozó, az Mpt.-ben és az Sztv.-ben előírt minimumának eleget tesznek-e. A személyes adatok törlésére vonatkozó kötelezettség ellenőrzése az Avtv. rendelkezéseinek érvényesítését jelentené, ami nem tartozik a Felügyelet hatáskörébe. IV. 2. Digitális archiválás Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (Eat.) 4. -ának (8) bekezdése kimondja, hogy ha a papíralapú dokumentumról külön jogszabályban meghatározott módon elektronikus másolatot készítenek, a másolatot tartalmazó elektronikus dokumentumhoz is fűződnek a papíralapú dokumentumhoz jogszabály által fűzött joghatások. Az Eat. törvény által hivatkozott jogszabály a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet (IHMrendelet). Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény (Ektv.) 16. (4) bekezdése kimondja, hogy ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettség a digitális archiválásról szóló külön jogszabályban meghatározott feltételek fennállása esetén elektronikus úton is teljesíthető. A megőrzési kötelezettséget elektronikus úton a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet (GKM-rendelet) előírásai szerint kell teljesíteni. A magánnyugdíjpénztárak irataira alkalmazni kell a pénztárak központi nyilvántartásával összefüggő egyes feladatokról, a pénztáraknak, valamint a foglalkoztatóknak a pénztártagokra vonatkozó adatszolgáltatási kötelezettségéről szóló 172/1997. (X. 6.) Korm. rendeletet is (PKN-rendelet). Ennek 5/C. -a szerint a magánnyugdíjpénztárak nyilvántartása a Felügyelet engedélye alapján elektronikus vagy optikai adathordozón is megőrizhető, ha az alkalmazott módszer biztosítja a nyilvántartás összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetőleg kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. A pénztárakra vonatkozik továbbá az Ltv. 32. -a, amely azt mondja ki, hogy a nem közfeladatot ellátó szervek irattári anyaguk kezelésének módját maguk alakíthatják ki. A fenti jogszabályokból, különösen az Ektv. 16. (4) bekezdéséből az következik, hogy a pénztár döntése alapján az eredeti papíralapú pénztári dokumentumok megsemmisíthetők, miután azok elektronikus archiválását a pénztár a Felügyelet engedélyével a vonatkozó jogszabályok, a GKM- és az IHM-rendelet alapján elvégezte. 3
IV. 3. A digitális archiválás engedélyezése Az IHM-rendelet szabályozza, miként kell elkészíteni a papíralapú okiratról az elektronikus másolatot úgy, hogy annak joghatása megegyezzen annak az okiratnak a joghatásával, amelyről készült. A másolat készítőjének kell az IHM-rendeletben meghatározott feltételeket (képi vagy tartalmi megfelelés megállapítása, metaadatok elhelyezésé), majd az elektronikus másolatot olyan legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással kell ellátnia, amellyel kapcsolatban szintén teljesülnie kell az IHM-ben meghatározott feltételeknek. Az elektronikus úton történő iratmegőrzésnek a GKM-rendeletben szereplő módozat valamelyikének alkalmazásával lehet eleget tenni: az Eat. törvényben meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzésével, zárt rendszer alkalmazásával, vagy elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével. Mindegyik módozatnak meg kell felelnie az alábbi követelményeknek: A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége (olvashatósága) - a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával - a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. A PKN-rendeletben előírt engedély megadása a hiteles elektronikus másolat készítésének és megőrzésének folyamatát bemutató dokumentáció alapján történik. Az engedély iránti kérelemben részletesen ki kell térni arra, hogy a kérelmező miként kíván eleget tenni a fenti jogszabályok által támasztott követelményeknek. A PKN-rendelet szerinti iratarchiválás iránti engedélyt korábban nem nyújtottak be, ezért általánosítható módszertani követelményeket a Felügyelet még nem fogalmazott meg. Az alábbiakban a teljesség igénye nélkül sorolom fel azokat az információkat, amelyek az engedély iránti kérelem elbírálásához szükségesek lehetnek: az archiválási tevékenység részletes leírása a folyamatba épített és a vezetői ellenőrzés tervével; az archiválás teljes körűségét és hitelességét biztosító kontrollok ismertetése; az archívum tárolási, megőrzési, hozzáférhetőségi megoldásának ismertetése; az eredeti iratok további kezelésére, ill. selejtezésére vonatkozó eljárás ismertetése; a tervezett próbaüzemre vonatkozó információk; a másolat-készítési és archiválási folyamat külső vagy belső auditálására vonatkozó terv az audithoz használt szabvány vagy jogszabályi követelmény megjelölésével; kiszervezett tevékenység esetén szerződéstervezetek stb. IV. 4. A 795 forint felhasználása Az Mpt. 24. (13) bekezdése az alábbiakat mondja ki: A pénztár 2011. május 31-én jogosult a visszalépő tag egyéni számláját 795 Ft-tal csökkenteni és azt a működési tartalék javára jóváírni. A pénztár a működési tartalék javára jóváírt összeget a 2011. május 30-án meglévő működési és likviditási tartalék kimerülését követően használhatja fel. A pénztár a fel nem használt összeget 2011. szeptember 15-ig átutalja a Nyugdíjreform és Adósságcsökkentő Alap pénzforgalmi számlájára. 4
A levont 795 forint működési célú felhasználását e jogszabályhely láthatóan nem a felhasználás célját, hanem annak idejét tekintve korlátozza. Amennyiben a levont összeget a pénztár 2011. szeptember 15-ig nem használta fel, azt nem tarthatja vissza még azon az alapon sem, hogy a későbbiekben a visszalépett tagok iratainak archiválására kívánja fordítani. 5