Balance mérlegelő program Felhasználói kézikönyv BALANCE 1.3 1/63
Tartalomjegyzék 1. Bevezető...3 A rendszer rövid jellemzése...3 A program főbb tulajdonságai...3 2. A program használatba vétele...4 3. A mérésről általában...6 4. A főmenü elemei...7 5. Bejelentkezés...8 6. Jelszó megváltoztatása...8 7. Mérleg kiválasztása Szelektor...10 Mérleg kiválasztása...10 A Szelektor, azaz a kiválasztás általános működése...11 Új törzsadat elem felvételének indítása a Szelektorból...12 A kiválasztást gyorsító keresés funkció...12 8. Mérlegjegy készítés...13 Mérlegjegy készítés menü...14 A kötelező mezők kitöltése...16 Új mérlegjegy készítésének lépései áttekintés...16 Új mérlegjegy elkészítésének lépései részletesen...19 Fuvarozó adatai...21 Címzett adatai...21 Vevő - szállító adatok...22 Vevő adatai...22 Szállító adatai...23 Cikk adatok sarzsi és göngyölegkezelés...24 Mérési adatok (mérlegjegy) mentése nyomtatása...26 9. Kész mérlegjegy keresése...28 10. Mérés...29 Mérés alapesetben beszállítás esetén...29 Mérés alapesetben kiszállítás esetén...32 Mérés ismert tárával...35 Utólagos mérés...37 Speciális mérés...38 11. ERP szinkronizáció...39 12. Alapadatok karbantartása...41 Alapadatok...41 Mérleg adatok...42 Gépjármű adatok...45 Partner alapadatok...47 Cikk adatok...50 Szótár adatok...53 13. Adminisztráció...54 Beállítások...54 Aktiválás...56 Profilok...58 Felhasználók kezelése...60 Felhasználó adatainak megváltoztatása...61 Felhasználó törlése...61 Felhasználó jogosultságának megtekintése...62 Jelszó módosítása...62 14. Segítség...63 2/63
1. Bevezető A Balance program feladata, hogy az ipari mérlegek (például hídmérlegek, raktári mérlegek) forgalmának gyors kiszolgálásához, egyszerűen kezelhető és stabil hátteret biztosítson. A Balance program nagymértékben megkönnyíti mérlegek használatát és a raktári cikkek kezelését. Használata egyszerű, többnyelvű (alapból magyar és angol, de a megrendelő kívánsága szerint bővíthető). Windows környezetben futtatható. A program portai és raktári mérlegeknél ki- és bemenő mérlegelési feladatok megoldására készült; kommunikál a mérleggel, és az innen bejövő adatokat dolgozza fel, de rögzíthető utólagosan a mérlegelés (nem hiteles mérés). A mérés során bármilyen szükséges adat pár kattintással felvihető az Alapadatok menüpontból. A mérés után mérlegjegy bizonylat, szállítólevél, vagy számla nyomtatható. A kész mérlegjegy adatok egy adatállományban kerülnek tárolásra. A mérlegelés során keletkezett adatok felhasználhatóak, közvetlenül importálhatóak a vállalat általános vállalatirányítási rendszerébe (ERP rendszertől függően szükséges illesztés elkészítése után), ily módon lehetővé téve egy percre készen töltött adatbázis létrehozását, mely jelentős mértékben megkönnyíti a naprakész nyilvántartás vezetését, annak lekérdezését. A kézzel kitöltött mérlegjegyeket felváltja az elektronikus, könnyen visszakereshető, további feldolgozásra alkalmas, és akár a többször is nyomtatható változat. A rendszer rövid jellemzése a szállítmányok, rakományok, cikkek tömegének meghatározása, mérési módszertől függően egy, vagy több méréssel, bizonylatkiadáshoz szükséges adatok kezelése, a mérés során bármilyen szükséges adat egy kattintással felvihető, azonnali bizonylatkiadás, adatok rögzítése, továbbítása vállalatirányítási rendszerbe A program főbb tulajdonságai Könnyű kezelhetőség, Ki- és beszállítások rögzítése, Bérmérés, Idegen mérés Adatok tárolása biztonságos adatállományban Göngyöleg kezelése Felhasználók kezelése Jelszóvédelem illetéktelen használat ellen Szinte mindegyik mérleg illeszthető hozzá a megfelelő illesztőprogram használatával. 3/63
2. A program használatba vétele Alapértelmezésben a felhasználóhoz a Balance próbaverziója (demó) kerül. A próbaverzió kötöttségei a következők: 1. Maximum 30 napos, nem meghosszabbítható programhasználat: az első programindításkor eltárolódik a használat kezdetének dátuma, innen számolódik a 30 nap. Függetlenül attól, hogy a felhasználó ez alatt az időszak alatt hányszor lép be a programba, 5 naponként (10 nap alatt naponként) figyelmeztető üzenet jelenik meg, ami felhívja a figyelmet a lejárat közeledő idejére. 2. Törzsadat mennyiségi korlátozások: a rendszerbe maximum 1 darab mérleg, 5 darab cikk, gépjármű, ill. partner, és maximum 10 darab mérlegjegy adatai rögzíthetők. 3. Mérlegjegy korlátozások: a mérési adatok a mérlegjegyhez nem hitelesként kerülnek eltárolásra, illetve a mérlegjegy nyomtatásakor egy nagy DEMO felirat is nyomtatásra kerül, így jelezve a verzió típusát. A próbaverzió kötöttségei a regisztrálási és aktiválási folyamat eredményeképp a regisztrált változatban természetesen eltűnnek. A program teljes körű használatba vételéhez szükség van egy aktiválási kódra, amely az R-BIS Kft honlapján (www.r-bis.hu) kérhető. Ezt nevezzük aktiválási folyamatnak, amit egy regisztrációnak kell megelőznie. Az aktiválási folyamat első lépése a honlap meglátogatásakor a honlapra történő bejelentkezés (regisztráció alapján), amelyhez szükség van felhasználói névre és természetesen bejelentkezési jelszóra is (ezeket a honlapra történő regisztráció során kapja meg a felhasználó). A honlap megfelelő gombjára történő kattintás után megjelenő Balance regisztrációs ablakban meg kell adni a regisztráció által tartalmazott adatokat (licenc tulajdonos rövid neve, hosszú neve, címe, mérlegek maximális száma, kiválasztott mérlegfajták). A fizetési feltételek teljesülése után, az aktiválási folyamat eredménye egy 32 karakterből álló, 8 darab 4 karakteres csoportra osztott ún. aktiválási kód generálása, amelyet a felhasználó az általa megadott további regisztrációs adatokkal együtt kap kézhez e-mail-ben. Az aktiválási kód kézhezvétele után be kell lépni a Balance program próbaverziójába (ld. Bejelentkezés fejezet), és el kell indítani az Adminisztráció főmenü Aktiválás menüpontját (ld. még: Adminisztráció / Aktiválás fejezet). 4/63
A szerkesztési üzemmódba váltás után az aktiválási kulccsal együtt megkapott adatokat, valamint az aktiválási kulcsot, az engedélyezett mérlegeket, és a maximális mérlegszámot a Beállítások ablak megfelelő mezőibe be kell írni. A Mentés gombra kattintással a rendszer ellenőrzi a beírt adatok és az aktiválási kulcs megfelelőségét. Ha sikeres a regisztráció, akkor egyből feloldja a próbaverzió kötöttségeit, ha nem, akkor hibaüzenetet ad (felhívja a figyelmet a regisztrációs adatok és az aktiválási kulcs pontos megadásának fontosságára). A regisztrálás folyamata ezzel lezárul, a Beállítások ablak bezárásával a regisztrált program teljes funkcionalitással használatba vehető. 5/63
3. A mérésről általában A Balance három üzemmódot különböztet meg. Használhatjuk csak portai (hídmérleg), csak raktári vagy mindkét üzemmódban egyszerre: 1. A portai üzemmódban (a mérlegjegy rögzítése előtt hídmérleg típusú mérleget választ ki a felhasználó) a gépjárművet általában kétszer mérik meg, kiszállítás esetén üresen, majd megrakodva, vagy beszállítás esetén fordított sorrendben. A nettó tömeg így a két mérés értékének különbsége lesz. 2. A raktári üzemmódban (a felhasználó raktári mérleg típusú mérleget választ ki) a göngyölegek tára súlya és a darabszám ismeretében történik a mérés. 3. A harmadik üzemmód az első kettő közös használatát jelenti, vagyis mindkét típussal meghatározott mérleg esetében mind a portai, mind a raktári üzemmód használható attól függően, hogy a felhasználónak pontosan melyikre van szüksége. A mérleghez érkező járművet, (vagy göngyöleget, árut) alapesetben két alkalommal kell megmérni, üresen, majd megrakodva, vagy beszállítás esetén fordítva. Ez a legpontosabb mérési módszer. A második mérés után mérlegjegy (lezárt, kész méréseket igazoló bizonylat) készíthető Szállítólevél, vagy Számla formájában. A mérlegelésnek három fajtáját különböztetjük meg: 1. Mérés alapesetben: a portához érkező járművet két alkalommal kell megmérni, üresen, majd megrakodva, vagy beszállítás esetén fordítva. Ez a legpontosabb mérési módszer, a nettó tömeg (a szállítmány, cikk, súlya) az első és a második mérés értékének a különbsége lesz. 2. Mérés ismert tárával: ebben az esetben csak egy mérést végzünk. Amennyiben a jármű (vagy göngyöleg) üres tömege, Tára súlya ismert, és nem feltétlenül szükséges a pontos mérés - kevésbé értékes anyag mérésekor -, a tára adatot a mérleg kezelője megadhatja. Ismert gépjármű (vagy göngyöleg) esetén már a rendszám vagy a Kódszám beírása után automatikusan betöltődnek a szükséges adatok. Ekkor a nettó tömeg a mért és a beírt érték különbsége lesz. 3. Láncolt mérés: több mérést végzünk, több anyagot lehet fel vagy lerakni, amelyek azonos bizonylatra kerülnek. A járművel több egységben történik meg az áruk rakodása. Ennek iránya le ill. felrakodás lehet. Jellegzetessége, hogy a mérést tekintve bruttó / tára típusú mérésekből áll, de a következő mérés minden esetben az előző mérésből adódik (annak bruttó vagy táramérése) A mért gépjármű, göngyöleg vagy cikk súlyát, a program felületéről olvashatjuk le, ezt a felhasználó nem tudja kézzel módosítani. A kiegészítő adatok az Adatállományból kerülnek felvételre. 6/63
4. A főmenü elemei Az ábrán látható a Balance program főmenüje. A menüpontok felépítése a következő (vastaggal jelöltük a főmenü elemeket): Program Kijelentkezés Kilépés Mérlegjegy készítés Alapadatok Szótár adatok Mérleg adatok Gépjármű adatok Partner adatok Cikk adatok Adminisztráció Beállítások Aktiválás ERP szinkronizáció Profilok Felhasználók Segítség Segítség Névjegy 7/63
5. Bejelentkezés A Balance alkalmazásba való bejelentkezéshez indítsa el a Start menü - ben a Balance menüpontban található Balance parancsikont, vagy az Asztal Balance feliratú parancsikonját. Ha a program sikeresen kapcsolódott az adatbázishoz, akkor a következő ablak jelenik meg: A bejelentkezéshez a következő lépéseket kell megtennie: 4. Adja meg a felhasználói nevét a Felhasználói név mezőben. Ügyeljen a kisés nagybetűk használatára. 5. Az első belépés az Admin felhasználóval és Admin1 jelszóval történhet meg, további felhasználókat az Adminisztráció/Felhasználók menüpont alatt adhat hozzá a rendszerhez. További információk: ld. Adminisztráció/Felhasználók kezelése fejezet. 6. Az újonnan felvitt felhasználók alapértelmezett jelszava: balance. Első bejelentkezéskor ezt a jelszót kell megadni, amelyet azonnal meg is kell változtatni. 7. Válassza ki a program nyelvét a Nyelv mezőben. A következő lehetőségek közül választhat: a. Magyar b. Angol 8. Kattintson a Belép gombra. 6. Jelszó megváltoztatása A jelszó megváltoztatását a bejelentkezés során lehet megtenni. 8/63
A jelszó megváltoztatásához a következő lépéseket kell megtennie: 1. Adja meg a felhasználói nevét a Felhasználói név mezőben. Ügyeljen a kisés nagybetűk használatára. 2. Adja meg a jelszavát a Jelszó mezőben. Ügyeljen a kis- és nagybetűk használatára. 3. Kattintson a Változtat gombra. Ha helyesen adta meg a felhasználói nevét és jelszavát, akkor a következő ablak jelenik meg: 4. Adja meg a jelszavát a Jelenlegi jelszó mezőben. Ügyeljen a kis- és nagybetűk használatára! 5. Adja meg az új jelszavát az Új jelszó mezőben. Ügyeljen a kis- és nagybetűk használatára! Az új jelszónak minimum két karakternek kell lennie. 6. Adja meg még egyszer az új jelszavát az Új jelszó mezőben. Ügyeljen a kisés nagybetűk használatára! 7. Kattintson a Mentés gombra. 8. Ha mégsem szeretné megváltoztatni jelenlegi jelszavát, kattintson a Mégse gombra. Megjegyzés: első bejelentkezéskor az alapértelmezett jelszó (balance) megadása után a program addig nem engedi belépni a felhasználót, amíg ezt az alapértelmezett jelszót ezzel az ablakkal meg nem változtatja. Ez az Admin felhasználóra nem vonatkozik. 9/63
7. Mérleg kiválasztása Szelektor Az alapadatok kiválasztását segíti elő a Balance program Szelektor eszköze. Mérleg kiválasztása A bejelentkezési adatok elfogadása után de csak abban az esetben, ha a Balance alapadatok közé több mérleg is rögzítésre került megjelenik a Mérleg kiválasztása ablak: A felhasználónak ebben az ablakban ki kell választania azt a mérleget, amellyel a mérést el szeretné végezni. Fontos: ha csak egy létrehozott mérleg szerepel az adatbázisban, akkor ez a szelektor ablak természetesen nem jelenik meg, a program automatikusan az adott mérleget fogja használni. Ha még egy mérleg sincs rögzítve a rendszerben, akkor megjelenik a Mérleg alapadatok ablak, és a felhasználónak lehetősége nyílik a mérleg(ek) felvételére (ld. Mérleg adatok fejezet, 38. o). A kiválasztást, illetve a megszakítást az eszköztár megfelelő gombjaival, a kiválasztott elemen végrehajtott dupla egérkattintással, valamint az Enter, illetve Escape billentyűk használatával lehet végrehajtani. 10/63
A Szelektor, azaz a kiválasztás általános működése A Szelektor ablak a Mérlegjegy készítése ablak működése közben használható a felhasználó által már korábban tárolt törzsadatok gyorsabb, szemléletesebb kereshetősége érdekében. Az ablak a következő alapadatok gyorsabb kiválasztását segíti elő: Cikkek (göngyölegek és cikkek) Gépjárművek Mérlegek Partnerek (típusonként szűrve) Partner címek (kiválasztott partnerhez kapcsolódóan) Sarzsik (a sarzsi kezelés funkció bekapcsolt állapota esetén) Mint az a képen is látható, a Szelektor ablakának területe három fő részre oszlik, az eszköztárra, a rendelkezésre álló elemek listájára és a keresőmezőre. Az eszköztár segítségével lehet elemet felvenni, kijelölni, elvetni, ill. a Súgót előhívni. A rendelkezésre álló elemek listájából egyszerre csak egy elem jelölhető ki. A lista rendezettségét a címsor vastagon jelzett eleme mutatja (pl. képünkön a partnerek a Rövidnév mező alapján rendezettek). A rendezés módosítása a címsorra kattintással, vagy a balra illetve jobbra nyilakkal végezhető el, a lista bármely oszlopa alapján rendezhető, növekvő sorrendben. A kiválasztást, és a megszakítást az eszköztár megfelelő gombjaival, dupla egérkattintással, ill. az Enter, Escape billentyűk használatával lehet végrehajtani. Megjegyzés: az ablak szélessége mindig a megjelenítendő alapadatok listájának (a legfontosabb tulajdonságok megjelenése) terjedelmétől függően változik. 11/63
Új törzsadat elem felvételének indítása a Szelektorból Az eszköztár új elem felvételét segítő ikonjának megnyomása után a Balance program lehetőséget biztosít a felhasználó számára új törzsadat elem felvételére a megfelelő törzsadat kezelő ablak automatikus megnyitásával. Új elem felvételére a következő alapadatok esetében nyílik mód (a Mérlegjegy ablakból indítva) a kiválasztás közben: Cikk (göngyöleg) alapadatok Gépjármű adatok Partner adatok A törzsadat kezelő ablakok működése megváltozik ezekben az esetekben: a Szelektorból érkező kérésnél csak egy új elem felvételére van lehetőség. A korlátozások a következők: Cikkek (göngyölegek) esetében szűrés a megfelelő típusra (tehát vagy csak cikkek, vagy csak göngyölegek jelennek meg az ablakban, és ezt nem is lehet módosítani). Partnerek esetében szűrés a megfelelő típusra, és ezt nem is lehet módosítani. A Végrehajtás gombra kattintáskor a Mérlegjegy ablak (ahonnan a kiválasztást indítottuk) megkapja az újonnan felvett elem adatait, és a törzsadat kezelő ablak (és ezzel együtt a Szelektor ablak is) automatikusan bezáródik. A kiválasztást gyorsító keresés funkció A Szelektor ablak alsó részén található keresőmező lehetővé teszi a felhasználó számára a keresést az aktuálisan rendezett oszlop sorainak tartalmában. Amint a Balance program felhasználója egy billentyűt lenyom (vagyis változik a keresőmező tartalma), a Szelektor megkeresi a legelső egyező (vagy részlegesen egyező) szöveget a rendezettség oszlopának soraiban, és kijelöli az adott sort. A keresés független a kis- és nagybetűktől, tehát a keresőmező tartama és a lista tartalma nem érzékeny a kis- és nagybetűkre, egyaránt keres mindkettővel. A kereső mezőn a balra illetve jobbra nyilak lenyomásával módosítható az elemek listájának rendezése, a felfelé illetve lefelé nyilak hatására pedig módosítható a kijelölés. A nyilak lenyomása után a keresőmező természetesen ugyanúgy működik. Az Enter és Escape billentyűk a keresőmezőn is használhatók, ilyenkor a keresés által kijelölt sor lesz a kiválasztott elem a Szelektor ablak bezárásakor. 12/63
8. Mérlegjegy készítés A mérlegjegy, azaz a lezárt, kész méréseket kísérő alapbizonylat készítése. A mérés után a nyomtatható bizonylat szállítólevél vagy számla. A program sikeres indítása után a Balance program felületén a Mérlegjegy készítés ablak jelenik meg, vagy a főmenüben válassza a Mérlegjegy készítés gombot. A mérlegjegy készítése adatlap önálló, bekeretezett adatcsoportokat tartalmaz. 13/63
Az említett adatcsoportok mögött ún. törzsadat táblák (adatállomány) található. Ezek előre feltölthetők a szükséges adatokkal, így a mérési adatlapra könnyen előhívhatók. Amennyiben jármű adatai már szerepelnek az adatállományban, akkor például a rendszám mező melletti ikonra kattintva, kiválaszthatja a listából (lásd Szelektor működése fejezet). Mérlegjegy készítés menü A mérlegjegy készítés ablak menüsorának gombjai fölé helyezi az egérmutatót, akkor a program kiírja a azok funkcióit. Az Új mérlegjegy gomb megnyomásával kezdhet az új mérlegjegy megírásához. A Mérlegjegy szerkesztése gomb megnyomásával egy már meglévő mérlegjegyet szerkeszthet-módosíthat. Egy mérlegjegy addig szerkeszthető, amíg ki nincs nyomtatva (küldés). Utána ez a gomb már nem elérhető ehhez a mérlegjegyhez. 14/63
A Mérlegjegy törlése gomb megnyomásával törölheti a mérlegjegyet, amin épp dolgozott, illetve amelyiket előkereste az adatállományból. Egy mérlegjegy addig törölhető, amíg ki nincs nyomtatva (küldés). Utána ez a gomb már nem elérhető ehhez a mérlegjegyhez. A Mérlegjegy keresése gomb megnyomásával keresgélhet az adatállományban tárolt mérések, mérlegjegyek között. A Mérlegjegy nyomtatása gomb megnyomásával nyomtathatja ki az elkészült mérlegjegy bizonylatot, szállítólevél vagy számla formájában. A Végrehajtás gomb megnyomásával a mérlegjegy adatai a megfelelő ellenőrzések után (kötelező mezők kitöltöttsége, egymástól függő kitöltöttségek, stb.) mentésre kerülnek az adatbázisba. A Mégse gomb megnyomásával, a mérlegelés tetszőleges ponton megszakítható, ha valamilyen ok miatt a mérlegelés végrehajtására mégsem kerül sor.. A Kilépés gomb megnyomásakor a program ellenőrzi, hogy voltak-e változtatások az adatok körében, ha igen, akkor rákérdez a mentésre, mivel a gomb hatásaként az ablak bezáródik, persze a felhasználó válaszától függően. 15/63
A kötelező mezők kitöltése A beviteli mezők közti egyszerű navigálást a TAB billentyűk könnyítik meg! A mezők kitöltése közben van lehetőség új partner, cikk, gépjármű felvételére, ezt a gombokra kattintás után megjelenő Szelektor segítségével tehetjük meg. Az adatok megadását legördülő listák segítik, amelyekben az adatbázisban fellelhető összes törzsadat szerepel! Új mérlegjegy készítésének lépései áttekintés A Mérlegjegy készítés menüpontra és az Új mérlegjegy eszköztár gombra kattintás után a felhasználó a következő lépésekkel tudja rögzíteni a mérlegjegyet: 1. Irány megadása (be v. ki): a mérés végrehajtásához elengedhetetlen. A lépés részletes leírása megtalálható jelen dokumentáció 20. oldalán, a 2. pontban. 2. Gépjármű vagy göngyöleg adatainak megadása: a méréshez használt mérleg típusától függ a láthatóság, Szelektor segíti az adat könnyebb kiválasztását. A lépés részletes leírása a 20 21. oldalon található, a 3 7. pontokban. 3. Fuvarozó, fuvarozó címének megadása: kód beírásával vagy Szelektorral. A részletes leírás a 22. oldalon van, a Fuvarozó adatai fejezetben. 4. Címzett adatainak megadása: kód beírásával vagy Szelektor segítségével. A részletes leírás a 22. oldalon van, a Címzett adatai fejezetben. 5. Vevő (kimenő áru esetén) vagy a szállító (bejővő áru esetén) adatainak megadása: kód beírásával vagy Szelektor segítségével (szállítónál az ua. mint a fuvarozó jelölőnégyzettel a fuvarozó adatai átvehetőek). A részletes leírás a 23. oldalon található, Vevő szállító adatok fejezetben. 6. Cikk adatok megadása: kód beírásával vagy Szelektor segítségével (a kapcsolódó ártípus és az aktuális időszakra megadott ár automatikus kiszámolása). Sarzsiszám megadása esetén automatikusan kiválasztódik. Cikk göngyöleg megadása a Göngyöleg gomb segítségével lehetséges. 7. Mérés típusának kijelölése: bizonyos esetekben automatikusan megtörténik (pl. mérés ismert tárával v. második mérés), ilyenkor érdemes ellenőrizni, hogy a megfelelő méréstípust jelölte-e ki a rendszer. A méréssel kapcsolatos további információk (típus, speciális mérések, bizonylat típusok, mérés folyamata) a 27. oldalon találhatók a Mérés fejezetben (10. fejezet). 8. Speciális mérések meghatározása (opcionális): idegen mérésnél és/vagy utólagos rögzítésnél a megfelelő jelölőnégyzetre kattintással jelölni kell az esetet. 16/63
9. Bizonylat típus kijelölése (alapértelmezésben nincs): szállítólevél vagy számla esetében meg kell változtatni a kijelölést (a Szállítólevél vagy Számla elemet kell kijelölni). Ha nem a Nincs értéket jelöli ki a felhasználó, akkor a Bizonylat száma mezőben meg kell adnia a szállítólevél vagy számla sorszámát. 10. Mérés: ha elérhető (a mérleg hiba nélkül kapcsolódik a rendszerhez és adatszolgáltatásra képes), akkor a Mérés gombra kattintással elvégezhető a mérés. Kézi adatmegadáskor a megfelelő mezőt ki kell tölteni ebben a lépésben. 11. Mérlegjegy mentése: a mérési adatok megadása után a Végrehajtás gombra kattintással lehet a mérlegjegyet menteni. A mentés előtt a program ellenőrzi, hogy minden, a felhasználó által megadott adat rendben van-e. Ha hibát talál, akkor hibaüzenettel jelzi és a problémás területre irányítja a felhasználó figyelmét. Ha a program nem talál hibát, akkor végrehajtódik az adatok mentése. Részletes információk a 24. oldalon találhatók, a Mérési adatok (mérlegjegy) mentése nyomtatása fejezet írja le részletesen ezt a lépést. 12. Mérlegjegy nyomtatása: a mérlegjegy mentése után a felhasználónak lehetősége nyílik a mérlegjegy azonnali nyomtatására (a rendszer megkérdezi, hogy kívánja-e nyomtatni az aktuális mérlegjegyet). A következő oldalon a mérlegelés folyamatábrája látható! 17/63
18/63
Új mérlegjegy elkészítésének lépései részletesen 1. Kattintson az új mérlegjegy gombra. 2. Adja meg a szállítás irányát, jelölje ki a Be vagy Ki feliratú mezőt. A Mérés gomb addig biztosan nem elérhető, amíg az irány nincs kiválasztva. Az irány kiválasztásának hatásaként (ha van hibátlan mérleg kapcsolat és nem utólagos a mérés) a Mérés gomb elérhetővé válhat, valamint iránytól függően a Vevő/Szállító fül automatikusan kiválasztásra kerül. 3. A következő részben két lehetőség közül választhat: gépjármű mérése esetén kattintson a Gépjármű fülre, göngyöleg mérése esetén kattintson a Göngyöleg fülre. A fülek láthatósága a kiválasztott mérleg típusától függ: hídmérleg esetén a Gépjármű, míg raktári mérleg esetén a Göngyöleg fül lesz látható. 4. Gépjármű mérése esetén az Rsz. mezőbe írja be a mérni kívánt gépjármű forgalmi rendszámát. Amennyiben a jármű adatai már szerepelnek az adatbázis gépkocsi törzsadatai között, akkor a rendszám mező melletti gombra kattintva kiválaszthatja a listából (a Szelektor Új gombja segítségével akár új járművet is felvehet úgy, hogy a Mérlegjegy készítése ablakot nem kell bezárnia). Mint ismert, adatállományban szereplő jármű esetén a rendszám beírása után a táblázatban szereplő tára érték automatikusan bekerül a Tára mezőbe. Téves, hibás adatok felvitele esetén az adatok egyszerűen újra kiválasztással, felülírhatók a helyes adatokkal. 5. A Tára mezőbe írja be a gépjármű önsúlyát és az Me. mezőbe a mértékegységet. Amennyiben a jármű üres tömege ismert, és nem feltétlenül szükséges a pontos mérés ( Mérés ismert tárával esetén), akkor a tára kézzel megadható. Ekkor a nettó tömeg a mért és a beírt érték különbsége lesz. A gépjárművek tára értéke is felvehető a Gépkocsi adatok adatállományba. Amennyiben a jármű adatai már szerepelnek az adatállományban, akkor a rendszám Rsz. mező melletti ikonra kattintva előkeresheti. Már ismert, 19/63
adatállományban szereplő jármű esetén, a rendszám beírása után automatikusan a táblázatban szereplő tára érték bekerül a Tára mezőbe. 6. Göngyöleg mérése esetén az Kód. mezőbe írja be a mért göngyöleg kódját. A Név mezőbe írja be a mért göngyöleg önsúlyát és az Me. mezőbe a mértékegységet, majd a Darab mezőbe a göngyöleg(ek) darabszámát. Amennyiben a göngyöleg adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a Kód mező melletti ikonra kattintva kiválaszthatja a listából. Már ismert, adatállományban szereplő göngyöleg, ún. fix tárás göngyölegek, pl. ládák, raklapok, konténerek esetén, a kódszám beírása után, automatikusan a táblázatban szereplő adatok bekerülnek a Tára és Név mezőkbe. 7. A már az adatbázisban tárolt gépjármű vagy göngyöleg kiválasztása (és az adatok automatikus beírása) után a rendszer ellenőrzi, hogy az adott gépjárműre vagy göngyölegre volt-e már első mérés rögzítve a rendszerben. Ha igen, akkor betölti az előző mérés adatait a mérlegjegy-adatokhoz, és kijelöli a második mérést alapértelmezettnek. 20/63
Fuvarozó adatai 1. Írja be a fuvarozó kódszámát a Partner kód mezőbe. Amennyiben a fuvarozó adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a Partner kód mező melletti ikonra kattintva kiválaszthatja a listából (esetleg új fuvarozót is felvehet a Szelektor Új gombjának segítségével, még a mérlegjegy készítése közben). Már ismert, adatállományban szereplő fuvarozó esetén, a kódszám beírása után, automatikusan a táblázatban szereplő adatok bekerülnek a Rövidnév és Név mezőkbe, a partner alapértelmezett címe pedig megjelenik a cím mezőknél. Téves, hibás adatok felvitele esetén az adatok egyszerűen, újra kiválasztással felülírhatók a helyes adatokkal. 2. Írja be a fuvarozó nevét a Név mezőbe. 3. A cím adatokat írja be a megfelelő mezőkbe, Ország, Város, Ir.szám, Utca. Amennyiben a fuvarozó partner adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a feliratú ikonra kattintva kiválaszthatja a listából. Címzett adatai 1. Írja be a fuvarozó kódszámát a Partner kód mezőbe. Amennyiben a címzett adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a Partner kód mező melletti ikonra kattintva kiválaszthatja a listából (esetleg új címzettet is felvehet a Szelektor Új gombjának segítségével, még a mérlegjegy készítése közben). Már ismert, adatállományban szereplő partner esetén, a kódszám beírása után, automatikusan a táblázatban szereplő adatok bekerülnek a Rövidnév és Név mezőkbe, a partner alapértelmezett címe pedig megjelenik a cím mezőknél. Csak a címzett típusú partner esetében még egy további automatizmus vehető észre: a címzettel kapcsolatos adatok automatikus beírása után a vevő adatmezők átveszik a címzett adatait. Téves, hibás adatok felvitele esetén az adatok egyszerűen újra kiválasztással, felülírhatók a helyes adatokkal. 2. Írja be a címzett nevét a Név mezőbe. 3. A cím adatokat írja be a megfelelő mezőkbe, Ország, Város, Ir.szám, Utca. Amennyiben a címzett partner adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a feliratú ikonra kattintva kiválaszthatja a listából. 21/63
Vevő - szállító adatok Ennél a résznél két lehetőség közül választhat: vevő gépjárműve esetén kattintson a Vevő fülre. Szállító esetén kattintson a Szállító fülre. Vevő adatai 1. Írja be a vevő kódszámát a Partner kód mezőbe. Amennyiben a vevő adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a Partner kód mező melletti ikonra kattintva kiválaszthatja a listából (esetleg új vevőt is felvehet a Szelektor Új gombjának segítségével, még a mérlegjegy készítése közben). Már ismert, adatállományban szereplő partner esetén, a kódszám beírása után, automatikusan a táblázatban szereplő adatok bekerülnek a Rövidnév és Név mezőkbe, a partner alapértelmezett címe pedig megjelenik a cím mezőknél. Téves, hibás adatok felvitele esetén az adatok egyszerűen újra kiválasztással, felülírhatók a helyes adatokkal. 2. Írja be a vevő nevét a Név mezőbe. 3. A cím adatokat írja be a megfelelő mezőkbe, Ország, Város, Ir.szám, Utca. Amennyiben a címzett partner adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a feliratú ikonra kattintva kiválaszthatja a listából. 22/63
Szállító adatai 1. Írja be a szállító kódszámát a Partner kód mezőbe. Amennyiben a szállító adatai már szerepelnek az adatbázisban, akkor a Partner kód mező melletti ikonra kattintva kiválaszthatja a listából (esetleg új szállítót is felvehet a Szelektor Új gombjának segítségével, még a mérlegjegy készítése közben). Adatbázisban szereplő partner esetén a kódszám beírása után a táblázatban szereplő adatok automatikusan bekerülnek a Rövidnév és Név mezőkbe, a partner alapértelmezett címe pedig megjelenik a cím mezőknél. Téves, hibás adatok felvitele esetén az adatok egyszerűen újra kiválasztással, felülírhatók a helyes adatokkal. 2. Írja be a szállító nevét a Név mezőbe. 3. Cím adatokat írja be a megfelelő mezőkbe, Ország, Város, Ir.szám, Utca. Amennyiben a címzett partner adatai már szerepelnek az adatbázisban, akkor a feliratú ikonra kattintva kiválaszthatja a listából. 4. Ha a szállító egyben fuvarozó is, és a fuvarozói adatok már kitöltöttek, akkor az ua. mint a fuvarozó jelölőnégyzet segítségével a szállítói adatokhoz másolhatja a fuvarozó adatait. Megjegyzés: sarzsiszám kezelés és annak megadása esetén a szállító adatai automatikusan kitöltődnek a sarzsihoz rendelt szállító adataival, és nem is módosíthatók! A módosítás a sarzsiszám mező ürítése után ismét lehetséges. A szoftver ellenőrzi a kötelező mezők kitöltöttségét, és ha mindent rendben talál, akkor elindulhat a mérés a Mérés gombra kattintással. A mérés gomb hatásaként működő mérleg kapcsolat esetén megjelennek a mérleg által közvetített mérési adatok (mért tömeg, mértékegység). Eltérő mértékegységek esetén a program automatikusan elvégzi az átváltásokat (pl. ha a mérleg mértékegysége eltér az első mérés mértékegységétől, stb). 23/63
Cikk adatok sarzsi és göngyölegkezelés A cikk, sarzsi és göngyöleg adatok megadása a Cikk csoportban lehetséges: A sarzsiszám és göngyöleg kezelés csak akkor elérhető, ha a felhasználó aktivációs kulcsa ezt lehetővé teszi, és a Beállítások ablakban (ld. Adminisztráció / Beállítások fejezet) be is kapcsolja ezeket. A cikk kiválasztásának lépései: 1. Ha a sarzsi kezelés funkció bekapcsolt és sarzsi alapján szeretné a cikket meghatározni a felhasználó, akkor a megfelelő sarzsiszám begépelésével, vagy a mező mellett található gomb segítségével teheti ezt meg. A gombot megnyomva a Szelektor ablakban lehet a megfelelő sarzsit kiválasztani. A kiválasztás (vagy sarzsiszám begépelés) után a program kitölti a sarzsi adatok alapján a cikkhez és a szállítóhoz kapcsolódó adatmezőket a mérlegjegy ablakban, ezek a mezők ebben az esetben természetesen nem módosíthatók. Mivel a sarzsi adatoknak szinkronban kell lenniük a cikk-, ill. partner törzs adatokkal, ezért a program megvizsgálja az ERP rendszerből érkező sarzsi adatok és a saját törzsadatai közötti különbségeket, és ha eltérést talál (pl. a sarzsihoz kapcsolódó cikk, vagy partner nem található a program saját törzs adattáblájában), akkor felajánlja a szinkronizálás lehetőségét a felhasználó számára. Megjegyzés: ha mégsem a sarzsiszám alapján szeretné meghatározni a cikket és a szállítót, és már van sarzsiszám érték a mezőben, akkor az értéket kitörölve és másik mezőre ugorva (TAB billentyű használatával) ismét szerkeszthetővé válnak a cikk és szállító adatokat tartalmazó mezők. 2. Ha a sarzsi kezelés nincs engedélyezve, vagy nem bekapcsolt, vagy nem ez alapján az adat alapján határozzuk meg a cikket, akkor a többi mezőnél (pl. fuvarozó, szállító, stb.) megszokott módon tehetjük ezt meg: vagy a kód begépelésével, vagy a gombra kattintással, a Szelektorban segítségével kiválasztva. 24/63