2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 978-963-607-792-1 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2011 Mercator Stúdió, 2011 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 20 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI... 27 2007-es MS Office újdonságok... 28 2007-es Excel újdonságok... 33 2010-es MS Office újdonságok... 44 Office használata tetszőleges helyen... 44 Hatékonyabb közös munka... 46 Teljesítmény és minőség... 50 2010-es Excel újdonságok... 53 Továbbfejlesztett eszközök... 53 Adatlisták gyors összehasonlítása... 55 Hatékony elemző eszközök... 60 Meggyőzőbb munkafüzetek... 62 Együttműködés másokkal, elérés... 65 Munkafüzetek kiterjesztése... 65 EXCEL 2010 ALAPOK... 67 Az Excel 2010 jellemző adatai... 68 Fogalmak magyarázata... 69 A billentyűzet kezelése... 71 Az egér kezelése... 75 A képernyő, az ablakok és a menük... 78 Párbeszédpanelek és parancsok... 93 Az Excel használata... 95 Megjelenítési üzemmódok... 96 Normál nézet... 98
4 TARTALOM Oldaltörés megtekintése... 100 Oldalelrendezés nézet... 101 Nyomtatási kép nézet... 102 Egyéni nézetek... 103 Szalagméret csökkentése... 104 A cellák... 104 Környezeti beállítások... 105 Állománykezelés... 105 Fájlformátumok és könyvtárak... 105 Állománykezelő parancsok... 110 Új munkafüzet létrehozása... 113 Meglévő munkafüzet megnyitása... 118 Állomány lezárása, verziókezelés... 132 Az összes fájl bezárása... 133 Megtekintés weblapként... 134 Fájl mentése... 135 Feltöltés webkiszolgálóra... 139 Állományok törlése... 142 Állományok csoportos nyomtatása... 143 Állományok átnevezése... 143 Állományok postázása és másolása... 144 Állományok tulajdonságai... 147 A munkafüzetek helyreállítása... 151 A munkafüzetek használata... 152 Változások követése... 157 Alapszolgáltatások... 162 Kurzormozgatás... 163 Kijelölések... 165 Adatbevitel... 169 Vágás és áthelyezés... 183 Szerkesztőparancs ismétlése... 192 Szerkesztőparancs visszavonása... 192
TARTALOM 5 Automatikus javítás... 193 Automatikus kitöltés... 195 Automatikus számolás... 196 Helyesírás-ellenőrzés... 197 A segítség... 199 Súgó tartalom... 200 Keresés a súgóban... 202 Elérhetőség és egyebek... 203 A munka befejezése... 206 SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA... 207 Keresés és csere... 210 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA... 212 Beépített táblázatstílusok... 212 Új táblázatstílus kialakítása... 217 Táblázatstílus-műveletek... 218 Cellastílusok... 219 Stílusok egyesítése... 222 Cellák egyedi formázása... 223 Számformák... 224 Pénznem formátumok... 226 Dátum formátumok... 227 Igazítások... 227 Karakterek formázása... 231 Szegélyek... 232 Kitöltő minták... 234 Cellák zárolása... 236 Feltételes formázás... 243 Adatsávok beállítása... 244 Színskálák alkalmazása... 247 Ikonkészletek használata... 249 Formázás speciális cellatartalom alapján... 251 Formázás rangsor alapján... 254
6 TARTALOM Új formázási szabály készítése... 254 Formázási szabály másolása, törlése... 255 A formázási szabályok kezelése... 257 Sormagasság, oszlopszélesség... 262 A munkalap-megjelenítés... 265 Munkalaptagolás... 265 Tagolás készítése és megszüntetése... 266 A tagolt szerkezet módosítása... 268 Részletek elrejtése és felfedése... 268 Látványok kezelése... 270 OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS... 273 A lap formázása... 273 Az oldal beállítása... 274 Margók beállítása... 275 Fej- és lábléc megadása... 276 Nyomtatási beállítások... 280 Oldaltörések ellenőrzése... 284 Diagramok nyomtatása... 284 Kimutatás nyomtatása... 285 Látvány nyomtatása... 286 Súgótémakör nyomtatása... 287 A nyomtatási kép bemutatása... 287 A nyomtatás végrehajtása... 289 A nyomtatás gyorsítása... 289 Több munkafüzet nyomtatása egyszerre... 290 Nyomtatás fájlba... 290 A jelentések és nyomtatásuk... 291 SZÁMOLÓTÁBLÁK... 292 Adatok érvényesítése... 292 Korlátozás nélküli bevitel... 295 Egész szám korlátozás... 296 Tizedes tört korlátozás... 297
TARTALOM 7 Lista korlátozás... 298 Dátum korlátozás... 299 Idő korlátozás... 299 Szöveghossz korlátozás... 300 Egyéni korlátozások... 300 Figyelmeztető üzenetek beállítása... 301 Hibajelzés beállítása... 302 Számítási műveletek... 305 Hivatkozások... 307 A képletek alkalmazása... 316 A képletek szintaxisa... 317 Képletek operátorai... 322 MUNKALAPFÜGGVÉNYEK... 325 Függvények használata... 326 Függvény beírása... 327 Függvény beillesztése gombmenüből... 328 A leggyakoribb függvények... 334 Adatbázis és listakezelő függvények... 337 Matematikai és trigonometriai függvények... 344 Szövegfüggvények... 373 Logikai függvények... 383 Információs függvények... 387 Dátum- és időműveletek... 394 Pénzügyi számítások... 412 Keresés függvények... 461 Statisztikai függvények... 474 Műszaki függvények... 537 Egyéni függvények... 555 KERESÉS, ÖSSZEGZÉS... 559 Keresés varázslóval... 561 Keresés varázsló a 2007-es változatban... 562 Keresés képlettel a 2010-es változatban... 563
8 TARTALOM Feltételes összegzés... 564 Feltételes összegzés a 2007-es változatban... 564 Feltételes összegzés a 2007-es változatban... 566 STATISZTIKAI ADATELEMZÉS... 568 Egytényezős varianciaanalízis... 570 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlésekkel... 572 Kéttényezős varianciaanalízis ismétlések nélkül... 573 Korrelációanalízis... 573 Kovarianciaanalízis... 575 Leíró statisztika... 576 Exponenciális simítás... 578 Fourier-analízis... 579 Hisztogram... 579 Mozgóátlag... 582 Véletlenszám-generálás... 583 Rangsor és százalékos rangsor... 585 Regresszió... 585 Mintavétel... 588 Kétmintás F-próba a szórásnégyzetre... 589 Kétmintás párosított t-próba a várható értékre... 589 Kétmintás t-próba egyenlő szórásnégyzeteknél... 590 Kétmintás t-próba eltérő szórásnégyzeteknél... 590 Kétmintás z-próba a várható értékre... 591 Problémamegoldás és célérték-keresés... 592 Célérték keresés... 592 Adattábla alkalmazása több érték meghatározására... 595 Egyváltozós adattáblák... 595 Kétváltozós adattáblák... 597 Esetek elemzése... 599 Összetett esetek megoldása... 603 A Solver kezelése... 604 A Solver jelentései... 612
TARTALOM 9 ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR... 620 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR... 630 TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK... 641 Adatűrlapok... 644 A táblázat módosítása és bővítése... 646 A listaszolgáltatás új helye... 647 A táblázat átméretezése... 650 Táblázat bővítése az Excel 2010-ben... 650 Rekordok keresése a táblázatban... 651 Szűrt táblázatok... 652 Táblázatszűrés tartalom szerint... 654 Szövegszűrők... 654 Dátumszűrők... 655 Számszűrők... 656 Táblázatszűrés szín szerint... 658 Irányított szűrés... 659 Ismétlődő rekordok kiszűrése... 663 Műveletek szűrt listákkal... 664 Szűrt lista módosítása... 664 Szűrt lista nyomtatása... 665 Szűrt listából készített diagram... 665 Szűrt táblázat rendezése... 666 Táblázat rendezése... 666 Listaelemek összegzése... 668 Az összegzés végrehajtása... 671 Függvények alkalmazása részösszeg képzésnél... 672 Részösszeg-csoport megjelenítése... 674 Műveletek részösszeg-csoportokkal... 676 Keresés a táblázatokban... 677 Weblekérdezések... 682 Adatimportálás Access-fájlból... 685 Adatimportálás szövegfájlból... 687
10 TARTALOM Adatimportálás adatkapcsolat varázslóval... 690 Frissítés és a kapcsolatok tulajdonságai... 692 A lekérdezés kimutatásba töltése... 694 Az MS Query kezelése... 695 Mentett lekérdezések futtatása... 703 Paraméteres lekérdezések... 704 Együttműködés a Windows SharePoint Services programmal 708 Kimutatások... 709 Kimutatások létrehozása... 711 A kimutatások tulajdonságai... 724 Kimutatások módosítása... 733 Számítási mód cseréje... 736 Kimutatástételek rendezése... 738 Részletek, csoportok megjelenítése... 738 Adatösszegzések... 741 Kimutatások formázása... 742 Adatösszesítés... 744 Kimutatásdiagramok létrehozása... 748 Szeletelők a kimutatásokban... 751 A szeletelők... 753 Szeletelő létrehozása... 754 A szeletelők használata... 758 Szeletelők tulajdonságai... 758 OBJEKTUMOK KEZELÉSE... 761 Objektumok... 761 Címszerkesztő (WordArt)... 763 A WordArt objektum formázása... 768 Méret, igazítás és elforgatás beállítása... 770 Részletes formázás párbeszédpanelen... 771 Vektoros rajzoló... 773 SmartArt diagramok készítése... 777 Listák készítése... 777
TARTALOM 11 Folyamatok rögzítése... 780 Ciklusok ábrázolása... 780 Szervezeti sémák készítése... 781 Kapcsolatok, viszonyok ábrái... 785 Mátrix és piramis diagramok... 786 A SmartArt diagramok formázása... 786 Képek beszúrása... 788 Képernyőkép beszúrása... 796 ClipArt kép beszúrása... 797 A csatolt fájlok aktualizálása... 803 Egyenlet beszúrása... 805 Egyenlet külső objektumként... 805 Az egyenletszerkesztő parancsai... 808 Egyenletszerkesztő eszköztár... 814 A beépített egyenletszerkesztő... 821 DIAGRAMOK... 825 Értékgörbék használata... 825 Értékgörbe létrehozása... 827 Értékgörbe formázása... 828 Diagram létrehozása... 830 Diagram nem szomszédos kijelölésből... 833 Többszintű kategóriák és adatsorok... 835 Diagramadatok módosítása... 836 Diagramformázás... 836 Automatikus formázási minták... 837 A diagram kiegészítése új elemekkel... 839 Diagramelemek formázása... 856 MAKRÓK ALKALMAZÁSA... 865 Makrók felvétele... 865 Műveletek makrókkal... 868 Makró szerkesztése... 869 Makró másolása... 870
12 TARTALOM Makrórészlet másolása... 870 Makró futtatása eszköztárgombbal... 870 Makró grafikus objektumhoz kapcsolása... 871 Makró futtatása Visual Basic modulból... 873 Makró futásának megszakítása... 873 Makró törlése... 874 Makróhibák kezelése... 874 Modullapok... 875 Egyéni párbeszédpanelek... 876 Biztonsági szempontok... 884 Biztonsági beállítások... 885 Makrókat tartalmazó fájl megnyitása... 887 Munkafüzet makróvírus-ellenőrzése... 888 A digitális aláírás... 888 Makróprojekt digitális aláírása... 889 KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL... 894 Beágyazás, csatolás... 895 Kapcsolat a Webbel... 896 A munkalap közzététele... 897 Megtekintés weblapként... 898 Elektronikus üzenetek... 899 Levélküldés... 899 Küldés Exchange mappába... 903 Szöveg darabolása... 903 XML-támogatás... 903 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE... 908 Az állapotsor elemei... 943 Segítség a 2010-es változatban... 944 Súgó tartalom... 945 Keresés a súgóban... 947 CELLATARTALOM BEVITELE... 950
TARTALOM 13 A CELLÁK... 950 ADATBEVITEL... 951 Javítás... 960 Automatikus javítás... 961 Adatbevitel automatikus kiegészítéssel... 963 Cellák kitöltése a kitöltőjel húzásával... 964 Cellabevitel csoportos kitöltéssel... 969 Kitöltés egyéni lista elemeivel... 972 Számok bevitele... 975 Dátum és időértékek bevitele... 977 Cellák kitöltése képletekkel... 979 Cellák automatikus feltöltése... 982 Egyszerű trend készítése... 986 ADATÉRVÉNYESÍTÉS... 987 Korlátozás nélküli bevitel... 990 Egész szám korlátozás... 991 Az adatok érvényességének műveletei... 992 Tizedestört korlátozás... 993 Lista korlátozás... 995 Dátum korlátozás... 998 Idő korlátozás... 999 Szöveghossz korlátozás... 999 Egyéni korlátozások... 999 Figyelmeztető üzenetek beállítása... 1000 Hibajelzés beállítása... 1003 A beviteli hibák ellenőrzése... 1007 Adatérvényesítés kiterjesztése... 1008 MOZGÁS A CELLÁK KÖZÖTT, KIJELÖLÉSEK... 1009 Kijelölés billentyűkkel... 1010 Kijelölés egérrel... 1015 CELLÁK BESZÚRÁSA ÉS TÖRLÉSE... 1017 A cellák törlése... 1020
14 TARTALOM Cellatartalom vagy formátum törlése... 1021 TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA... 1023 Vágólapra másolás... 1026 Kivágás a vágólapra... 1028 A vágólap tartalmának beillesztése... 1029 KERESÉS ÉS CSERE... 1039 MEGJEGYZÉSEK KEZELÉSE... 1043 SZÁMÍTÁSI FELADATOK... 1047 SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK... 1047 Hivatkozások és nevek... 1048 A képletek szintaxisa... 1058 Kompatibilitási kérdések... 1063 A képletek operátorai... 1066 MUNKALAPFÜGGVÉNYEK... 1073 A függvények használata... 1074 Függvény beillesztése listából... 1076 A leggyakoribb függvények... 1084 EGYÉNI FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA... 1088 Strukturált hivatkozások... 1095 A BEÉPÍTETT FÜGGVÉNYEK... 1097 Statisztikai elemzések... 1105 Vezérlőobjektumok... 1108 HIBÁK KEZELÉSE... 1115 CÉLÉRTÉK KERESÉSE... 1128 DÁTUMMŰVELETEK... 1134 PÉNZÜGYI SZÁMÍTÁSOK... 1142 KAMAT, TÖRLESZTÉS... 1143 BEFEKTETÉS, ÉLETJÁRADÉK... 1147 ÉRTÉKPAPÍR ELEMZÉS... 1153 EGYÉNI PÁRBESZÉDPANELEK... 1158
TARTALOM 15 ADATBÁZIS- ÉS LISTAKEZELÉS... 1181 ADATBÁZISKEZELŐ FÜGGVÉNYEK... 1181 ADATBÁZIS KEZELÉSE LISTAKÉNT... 1186 ADATÖSSZESÍTÉSEK... 1203 KERESÉS A LISTÁBAN... 1213 FELTÉTELES ÖSSZEGZÉS... 1217 KERESŐFÜGGVÉNYEK... 1226 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA... 1229 DIAGRAMOK KÉSZÍTÉSE... 1235 DIAGRAM LÉTREHOZÁSA... 1236 ÉRTÉKGÖRBÉK... 1242 KIMUTATÁSDIAGRAMOK... 1250 SZELETELŐK... 1257 FÜGGVÉNYEK ÁBRÁZOLÁSA... 1260 GRAFIKUS EGYENLETMEGOLDÁS... 1266 DIAGRAM FORMÁZÁSA... 1267 KÉPLETEK, FÜGGVÉNYEK ALKALMAZÁSA... 1272 KIJELÖLÉSEK... 1302 MUNKALAPFORMÁZÁS... 1327 SABLONOK... 1379 Előre gyártott sablonok... 1379 Sablonok a Microsoft Online webhelyen... 1387 DIAGRAMOK... 1395 ŰRLAPOK, VBA KÓDOK... 1467 Automatikusan végrehajtódó makrók... 1538 Eseményvezérelt eljárások... 1539 A SZALAG TESTRE SZABÁSA... 1584 VISUAL BASIC SZINTAKTIKAI ÁTTEKINTÉS... 1595 Kódolási előírások... 1596
16 TARTALOM Konstansok... 1598 Változók... 1598 Algoritmus szerkezetek... 1602 Eljárások... 1607 PROGRAMINDÍTÁS, KILÉPÉS... 1609 KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL... 1614 Excel munkalapok konvertálása PDF formátumba... 1619 Kapcsolat a Webbel... 1632 Csatolások, külső hivatkozások... 1635 PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS... 1643 A program környezete... 1643 Telepítés és Office kattintásra... 1645 A technológia... 1645 Az Office Kattintásra működési elve... 1646 MSI-alapú kiadás telepítése... 1649 Telepítés DVD-ről... 1649 Termékaktiválás... 1651 A program indítása... 1652 KÖRNYEZETI BEÁLLÍTÁSOK... 1660 Környezeti beállítások... 1660 Az Általános kategória... 1662 A képletek beállításai... 1664 A nyelvi ellenőrzés beállításai... 1667 A mentés csoport... 1673 Nyelvi beállítások... 1675 Speciális beállítások... 1676 A bővítmények beállításai... 1687 Az Adatvédelmi központ beállításai... 1689 Az eszköztár átalakítása... 1691 A menüszalag testre szabása... 1694
TARTALOM 17 GYORSGOMBOK... 1697 Funkciógombok és kombinációik... 1697 Az Office felhasználói felület billentyűi... 1698 Megnyitás, Mentés másként panel... 1699 Szalagmenük kezelése... 1700 Eszköztár kezelése... 1701 Ablak és párbeszédpanel kezelése... 1701 Adatbevitel és mozgás billentyűi... 1703 Műveletek a cellákban vagy a szerkesztőlécen... 1704 Adatok formázása... 1705 Képletszerkesztés és áthelyezés... 1706 Beszúrás, törlés és másolás... 1707 Mozgás a kijelölésen belül... 1708 Kijelölések... 1708 Vége üzemmód billentyűparancsai... 1709 Megadott tartalmú vagy jellemzőjű cellák kijelölése... 1710 Diagramelemek kijelölése... 1711 Mozgás és görgetés munkafüzetben... 1711 Dokumentum nyomtatása és nyomtatási képe... 1713 Adatbázisok, táblázatok (listák) és kimutatások kezelése... 1713 Kimutatástételek csoportosítása és szétbontása... 1715 Adatok tagolása... 1715 Weblapok kezelése... 1715 ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK... 1716 Gyakori parancsok... 1717 A menüszalagon nem szereplő parancsok... 1722 Fájl lap... 1740 Kezdőlap... 1744 Beszúrás lap... 1758 Lap elrendezése lap... 1762 Képletek lap... 1767 Adatok lap... 1770
18 TARTALOM Korrektúra lap... 1774 Nézet lap... 1776 Fejlesztőeszközök lap... 1778 Bővítmények lap... 1780 SmartArt-eszközök Tervezés lap... 1780 SmartArt-eszközök Formátum lap... 1782 Diagrameszközök Tervezés lap... 1787 Diagrameszközök Elrendezés lap... 1788 Diagrameszközök Formátum lap... 1793 Rajzeszközök Formátum lap... 1799 Képeszközök Formátum lap... 1804 Kimutatáseszközök Beállítások lap... 1809 Kimutatáseszközök Tervezés lap... 1815 Élőfej és élőlábeszközök Tervezés lap... 1817 Táblázateszközök Tervezés lap... 1818 Kimutatásdiagram-eszközök Tervezés lap... 1820 Kimutatásdiagram-eszközök Elrendezés lap... 1821 Kimutatásdiagram-eszközök Formátum lap... 1822 Kimutatásdiagram-eszközök Elemzés lap... 1822 Szabadkézi eszközök Tollak lap... 1824 Értékgörbeeszközök Tervezés lap... 1825 Szeletelőeszközök Beállítások lap... 1829 Egyenleteszközök Tervezés lap... 1831 Nyomtatási kép lap... 1832 Háttér eltávolítása lap... 1833 ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR... 1835 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR... 1846 AJÁNLOTT WEBHELYEK... 1856 Hivatalos Excel oldalak... 1856 Súgók... 1856 Támogatás... 1857
TARTALOM 19 Fórumok... 1857 Segédprogramok... 1859 Sablonok... 1859 Példatárak... 1861 Makró gyűjtemények, VBA... 1862 Tippek és trükkök... 1863 Jelszó feltörők... 1863 Tananyagok, tutorials... 1864 Excel oktatás... 1864 IRODALOM... 1865
20 ELŐSZÓ ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Az Excel 2010-es (vagyis 13.0-ás a babona miatt olykor 14.0-nak jelölt) változata, mint a Microsoft Office 2010 Rendszer tagja az Office Rendszer többi tagjával együtt már csak kisebb átalakításon esett át. A felhasználói felületet legnagyobb hatású megújítását az előző (2007-es) változatban végezték a fejlesztők, amelyre a Microsoft szerint több okból is szükség volt: Felméréseik szerint az általános felhasználói vélemény az, hogy az Office funkcióknak csak mintegy 5 %-át használják, A többi 95 %-ot nem találják, nem jönnek rá kezelésére. A parancsok száma az 1989-ben megjelent első változat 50 parancsával szemben elérte a 270-et. Az eredeti két eszközsáv a Word 2003-ra már 32-re gyarapodott. A Word 2000-ben megjelent munkaablakok száma egyről 19- re emelkedett. Mindezen okoknak tudható be tehát, hogy szakítottak a korábbi grafikus felhasználói felülettel és teljesen újat alkottak, ahol az eszköztárak és menük szerepét túlnyomó részben a szalagok és lapfülek vették át. A fülekkel válthatunk a különböző funkciókhoz tartozó parancsokat, elrendezéseket, stílusokat, objektumokat összefogó szalagok között. A menük egy része, például a helyi menük és hírmondónak az Office gombból legördíthető Fájl menü maradványa megmaradt. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát kö-
ELŐSZÓ 21 vették. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt, azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag lett. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg, és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez alapértelmezetten tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. Az Office 12 Rendszer Outlook programja még megőrizte a régi, menüszerkezetes felhasználói felületet. Ezzel szemben az Office Outlook 2010 már szintén az új, szalagos felületet alkalmazza, mint az időközben megjelent, ingyenes Windows Live Mail program is. A 2010-es Word változatban a felhasználói felület csak kissé változott. Megváltoztatták a korábbi Office menüt (talán nem is a legszerencsésebben). A fájlkezelés parancsait most a Fájl menüből érhetjük el. Csaknem minden, itt található parancsot átalakítottak. Például érdemes megnéznünk az Információ almenüt, amelyben
22 ELŐSZÓ megtaláljuk a konvertálás, dokumentumvédelem, fájlinformációk, verziókezelés és problémaellenőrzés parancsait. Az első látásra egyszerű Fájl menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként paranccsal menthetünk a Word 97-2003 formátuma mellett PDF, XPS vagy az új opendocument számolótábla formátumba is. A PDF az Adobe hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szükséges nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és számos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma. Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészített, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját (béta változaton alapuló) tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt párbeszédpanelek csak kissé módosultak. A Worddel kapcsolatos cikkjeinkben azt írtuk, hogy ez a szövegszerkesztő a programcsomag legjobban ismert és elterjedt tagja. Mivel azonban a Wordnél jóval kevesebb konkurense van az Excelnek, a táblázatkezelők között őt illeti jelenleg az első hely (talán ismertség szempontjából utoléri a Wordot is). Egészen tömören azt állapítottuk meg a szövegszerkesztővel kapcsolatban, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden máshol érhető el. Ugyanez igaz a táblázatkezelőre is, azonban mivel az Excel program összetettebb, mint a Word, jóval nehezebb megtalálni és megszokni az ismert funkciók, parancsok új helyét, ugyanakkor itt jóval több igazi újdonság jelent meg. Bevezetőként megemlítünk néhány újdonságot, amelyekről természetesen bővebben olvashatnak a kötetben: Óriásit növekedett a kialakítható táblaméret, a 2003-as változatban a legnagyobb táblázatméret 256 oszlop*65536 sor volt, ezzel szemben már az Excel 2007-ben 16384 oszlop*1048576 sor! Az egyetlen, hagyományosra hasonlító menü a bal felső sarokban látható Fájl szalagfülből gördíthető le. Az első látásra egyszerű menü almenüket, nyomógomb parancsokat tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként
ELŐSZÓ 23 almenüben menthetünk az Excel 2007-2010 munkafüzet, bináris munkafüzet formátuma mellett XPS formátumba is. Ha az Excel munkafüzetet választjuk, akkor a fájltípusok között mentendő típusként megadhatjuk az Excel munkafüzetet (makrók nélkül, vagy makrókkal), bináris munkafüzetet, 97-2003 formátumú munkafüzetet, mely kompatibilis a korábbi változatokkal, XML adatokat, sablont, szövegfájlt, weblapot, 5/95 formátumú munkafüzetet, valamint többek közt XPS típust. A korábbi Eszközök menüt itt is megszüntették. Most a Fájl szalagfülből legördíthető menü alján látható Beállítások parancsot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. A 2007-es változattól a legszembetűnőbb változtatás, itt is az összhangban az Office többi tagjával, hogy a teljes grafikus felhasználói felületet áttervezték, a hagyományos menük és eszköztárak szerepét a szalagok vették át. A szalagok a szalagfülekkel cserélgethetők. A szalagokon a legfontosabb, leggyakrabban használt parancsokat az ergonómiai vizsgálatok alapján úgy helyezték el, hogy azokat a legkevesebb beavatkozással, lehetőleg egyetlen kattintással érjék el. A legtöbbször azonban általában elegendő a szalagról közvetlenül elérhető néhány formázási lehetőség. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megjelennek a kijelölt tartományon vagy az aktuális cellán. Így könnyen kiválaszthatjuk a nekünk tetszőt, illetve a mondanivalónkat megfelelően alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthetünk. A részletesebb formázási beállítások továbbra is párbeszédpanelen végezhetők el. E párbeszédpanelek, vagy a vágólap munkaablak megjelenítéséhez a szalag megfelelő felirata melletti kis szimbólumra kell kattintani. Az egyik legjobban átdolgozott szolgáltatás a feltételes formázás. A Feltételes formázás gombbal megjelenített almenüből számtalan előre beállított feltételes formázás mintája közül választhatunk. A Szabályok kezelése paranccsal a korábbi feltételes formázáshoz legjobban hasonlító megoldást alkalmazhatjuk. Ekkor a választható
24 ELŐSZÓ matematikai összehasonlítás eredményeképpen, a feltételt teljesítő cellák hátterét és szövegszínét módosíthatjuk. Az átalakítás nem egyszerű ráncfelvarrás volt egy nagykorúvá vált alkalmazáson, hanem egy 26 éve folyamatosan fejlesztett, rendkívül elterjedt program ergonómiai szempontokat is figyelembe vevő alapos átdolgozása. Minden bizonnyal még évekig születnek majd cikkek, könyvek a program használatával kapcsolatos tippekről és trükkökről is. A 2010-es változatban teljesen megújították az Office programcsomag telepítését. Már csak kisebb részben, külön igény esetén használhatjuk a hagyományos, MSI alapú, lemezes telepítést, helyette általános az Office Kattintásra telepítés, amellyel előbb a programok telepítéséhez szükséges információkat telepítjük gyorsan az interneten keresztül gépünkre, majd az igény szerint elindított további programok futtatásához szükséges programrészeket töltjük le. Az Office Kattintásra által telepített alkalmazások virtualizáltan futnak, ezért nem ütköznek más alkalmazásokkal. Az Office Kattintásra által telepített alkalmazások helyigénye körülbelül a fele az MSI-alapú telepítővel telepített alkalmazásokénak. Megújult a programok testre szabási lehetősége is. Most közvetlenül, a grafikus felületen keresztül módosíthatjuk a szalagokat, új szalagot, csoportokat hozhatunk létre, nem kell ehhez külső XML fájlokat szerkesztenünk. Az Előkészítés almenü viszont megszűnt. A fájlinformációkkal kapcsolatos parancs átkerült az új Információ almenübe. Teljesen megváltozott a nyomtatás beállítása is. Látszólag megszűnt a nyomtatási kép, mint a nyomtatás előtti utolsó ellenőrzési lehetőség. Valójában ezt most a Nézet szalag Nyomtatási elrendezés nézetével oldhatjuk meg úgy, hogy közben a dokumentum szerkeszthető marad. A korábbi Közzététel helyett megjelent Mentés és küldés almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk, vagyis ellenőrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot (hogy biztosíthassuk az eredetiség igazolását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Excel változatokkal, valamint készre jelentve írásvédetté tehetjük.
ELŐSZÓ 25 Az Excel 2010 új elemző és megjelenítő eszközeivel könnyebben követhetjük nyomon és emelhetjük ki az adatokban megfigyelhető trendeket. A fontos adatok az Excel Web App alkalmazás használatával szinte bármilyen webböngészővel vagy okostelefonnal az irodán kívülről is könnyen elérhetők. A munkafüzeteken másokkal a dokumentum tulajdonosának engedélye alapján dolgozhatunk. A munkafüzeteken végzett közös munkába való bekapcsolódáshoz mindössze egy ingyenes Windows Live ID azonosítóra van szükség. A kereséshez és az adatok szűkítéséhez új szűrőket vezettek be. A PowerPivot for Excel 2010 nevű ingyenes bővítménnyel nagy akár több millió sorból álló adathalmazok is villámgyorsan módosíthatók, az adatok pedig hatékonyabban integrálhatók. Az eredményeket a SharePoint kiszolgálón keresztül kényelmesen megoszthatjuk másokkal. A Fájl szalagfül (a Microsoft szerint a Microsoft Office Backstage nézet) Információ parancsával régebbi verzióként elérhetjük azokat a munkafüzeteket is, amelyeket nem mentettünk (pontosabban, amelyeket az automatikus mentés mentett ugyan, de mi mentés nélkül léptünk ki a program futtatásából). Könyvünkben a Microsoft Office Excel 2010 használatával kapcsolatos alapvető ismereteket tárgyaljuk. Számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. A könnyebb kezelhetőség és az árcsökkentés érdekében továbbra is forgalmazzuk a hétkötetes Excel 2010 könyvsorozatunkat, amelyet azonban most egyetlen kötetben, átdolgozva adunk ki. Ez köszönhető az Adobe Acrobat 9. verziójának is, mellyel a kötetet kisebb méretben tudtuk előállítani. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. A kötet több, mint 300 a gyakorlatban is előforduló feladat részletes, lépésről-lépésre bemutatott megoldását is tartalmazza (nem ritkán többféle módszerrel). Bár a feladatokat a magyar nyelvű
26 ELŐSZÓ programváltozatban oldottuk meg, a megoldások a kötetben található magyar-angol függvénynévtár segítségével könnyen alkalmazhatók az angol nyelvű programváltozatban is. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. Könyvünk alapjául a Microsoft Office 2010 Rendszer magyar nyelvű változata szolgált. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 7 operációs rendszer alapfokú ismerete (melynek megszerzéséhez szívesen ajánljuk saját, hétkötetes sorozatunkat vagy a Windows 7 Biblia nevű összefoglaló kiadványunkat). A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2011. február Köszönettel a szerző.
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 27 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI Könyvünk e fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be a Microsoft Office, valamint az Excel 2007 program, majd a Microsoft Office Excel 2010 újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. Ebben a részben vázlatosan mutatjuk be az Excel legújabb változatának legjellegzetesebb eltéréseit a megelőző, Excel 2003-as, illetve 2007-es változatától. A két utóbbi, tehát a 2007-2010-es változat újdonságait azért ismertetjük együtt, mert a 2007-es változat legnagyobb újdonságát a felhasználói felület radikális átalakítása jelentette. Azok számára, akik a program korábbi verzióiról térnek át a 2010-es változatra, feltétlenül szükséges megismerni ezeket a változásokat is. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Excel tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és az alapok megismerése után térjenek ide vissza, akkor bizonyára érthetőbbek lesznek az itt tárgyalt szolgáltatások, programfunkciók is. Az Excel 2007-2010 felismeri az összes korábbi Excel változattal készült fájlokat (beleértve a DOS alatt futó verziókat is). Beolvasás után ezeket menthetjük a korábbi Excel dokumentum formátumban (ezt az üzemmódot a program címsorában megjelenő Kompatibilis üzemmód felirat is jelzi), vagy egyéb formátumokra is konvertálhatunk, köztük az Excel 2007-2010 XML alapú, xlsx kiterjesztésű formátumába. Az Excel 2010-ben készült fájlok is elmenthetők a korábbi változatoknak megfelelő formátumban, ekkor azonban az adott változat után megjelent új formázások, szolgáltatások eredményei elvesznek.
28 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 2007-es MS Office újdonságok A következőkben az Excel 2007 újdonságai előtt tekintsük át, melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage program jövőjéről egyelőre annyi hír van, hogy új néven fejlesztik tovább. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 29 ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpanele-
30 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI ket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor a Gyorselérési eszköztár testre szabása parancsot az eszköztár helyi menüjében, illetve A Word beállításai párbeszédpanelen találhatjuk meg. A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk. A Kezdőlap szalag a szerkesztés alapvető parancsaival Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok csoportfeliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés csoportcímkék melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. Számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 31 hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti
32 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált.
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 33 Rengeteg előre beállított táblázat- és cellastílust alkalmazhatunk 2007-es Excel újdonságok Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti
34 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Több új diagramtípus is megjelent Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei.
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 35 Sávdiagram a cellán belül Ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek
36 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI A Kezdőlap szalagon található formázó galériák hasonló módon működnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a táblázaton vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk, kattintsunk a galériabeli ikonra. A Legfelső/legalsó értékek szabályai paranccsal a legfelső, vagy legalsó adatokat, illetve az átlag feletti, vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk. Az Adatsávok paranccsal egy egészen különleges megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes értékekkel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül maradnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásolja. Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyformán, például a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a bevételeket és a kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást. Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában nem ütik egymást. A feltételes formátumok egymásra halmozhatók
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 37 A Színskálák menüben például a kijelölt tartomány celláihoz értékarányos, folyamatos színezést adhatunk, amely a cella hátterén érvényesül. A feltételes formázások almenüinek végén látunk egy További szabályok parancsot, amelynek segítségével egyénileg módosíthatunk a szabályokon, illetve további hasonló szabályokat alakíthatunk ki. Ekkor az éppen aktuális szabályból indulunk ki, amelyet módosíthatunk. A színezésnél például beállítható a legkisebb és a legnagyobb értékhez tartozó szín, vagy a színezés egyéb szabályai (három szín esetén a középső szín helye stb.). Egyéni szabályok kialakítására szolgál a Feltételes formázás gombmenü Új szabály parancsa is. Egyéni formázási szabályokat is kialakíthatunk Az Ikonkészletek menüben az értéktartományt kvantilisek szerint felosztó és ikonokkal jelző formázást állíthatunk be. Az egyéni szabályokkal beállíthatjuk, hogy az ikonok alkalmazásához milyen százalékos értékhatároknak, vagy abszolút cellaértékeknek kell teljesülni. Ezekből egyszerűen megállapíthatók, hogy az adatok az alsófelső harmadban, negyedben, ötödben stb. vannak, illetve átlagosak, vagy egy általunk különösen fontosnak ítélt sávban vannak.
38 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI A Szabályok kezelése paranccsal megjelenített párbeszédpanelen be- és kikapcsolhatók a szabályok, így egyetlen jelölőnégyzet átállításával érvényesíthetők, illetve ideiglenesen megszüntethetők. Ha ismét szükség van a szabályra, csak töröljük a szabály melletti Leállítás, ha igaz jelölőnégyzetet. Ugyancsak egyszerűen módosíthatjuk a szabály érvényesítési területét. Az ikonkészletekkel kvantilisek ábrázolhatók A szabályok sorrendje is beállítható
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 39 A szabálymenedzser párbeszédpanelen a felesleges szabály egyszerűen törölhető a Szabály törlése paranccsal. A szabályok módosítására pedig a Szabály szerkesztése gombot nyomjuk meg. Nemcsak az adott tartományban, de a kijelölt cellákon, illetve munkalapon is törölhető a feltételes formázás szabálya a Szabályok törlése almenü parancsaival. A Kezdőlap szalag Formázás táblázatként gombjából megjeleníthető listából rengeteg előre beállított táblázatformát választhatunk. Ezeket nem használhatjuk viszont másik adattáblával átfedésben. A táblázatformák és kimutatás-táblázatok is átalakíthatók Hasonlóan sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cellastílusok gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (Új cellastílus), de egyesíthetünk is cellastílusokat (Stílusok egyesítése). Pontosabban ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe. Számtartalmú listaelemek szűrése Megváltozott a listák rendezése, szűrése is. Egy listabeli cella helyi menüjében választhatjuk a szűrést cellaérték, ikon, cellaszín, betű-
40 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI szín szerint, vagyis a feltételes formázással beállítható tulajdonságok alapján is. Például így kiszűrhetjük az első kvantilisbe eső adatokat is. A listafejben egyetlen helyi menübe egyesítették a szűrés és rendezés parancsait. Számszerű adatok szűréséhez beállíthatjuk az egyenlő, nem egyenlő, nagyobb, kisebb, közötti, felső tíz, átlag feletti és átlag alatti adatok szűrése mellett a korábban megismert párbeszédpanelen beállítható egyéni szűrőket is. A szöveges tartalmú cellákat szűrhetjük egyenlőség, nem egyenlőség, kezdet, végződés, tartalmazás, nem tartalmazás szerint és egyéni szűrővel. Természetesen itt is szűrhetünk szín szerint. A rendezést is végezhetjük a feltételes formázással beállított tulajdonságok szerint. Ezzel egybe gyűjthetjük a szűrőfeltétel szerint azonos tulajdonságú rekordokat. Rendezés a feltételes formázással beállított jellemző szerint A Beszúrás szalag az objektumok beszúrásának eszköze. Itt is találunk újdonságot, nemcsak a régi parancsokat helyezték el az új vezérlőelemen.
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 41 A Beszúrás szalag Ezeket az Office többi alkalmazásában is használhatjuk, mint például a többek közt az üzleti folyamatok ábrázolására alkalmas SmartArt (IGX Graphic) objektumot. Ezek a diagramok egyszerűen hozhatók létre, és átalakíthatók egymásba. A diagramtípus választása után egy külön szövegablakba visszük be a tartalmat. A szöveges tartalom megtartása mellett választhatunk másik diagramtípust, melynek tulajdonságai (mérete, színe, térhatása) egyedileg formázhatók. A SmartArt diagramok egyszerűen átalakíthatók A Beszúrás szalag újdonsága még az aláírás szolgáltatás (Aláírási sor). A Lap elrendezése szalag a lapelrendezés és oldalbeállítás, valamint a nagyléptékű formázás eszköze. Az Oldalbeállítás, vagy a Munkalap beállítások csoportfelirat melletti kis ikonnal a hagyományos oldalbeállítási párbeszédpanelek jeleníthetők meg. Ugyanezt a panelt jeleníti meg a Címek nyomtatása gomb is.
42 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI A Lap elrendezése szalag A Témák gombbal előre összeállított stílusgyűjteményeket érvényesíthetünk. Az előre összeállított stílusgyűjtemények A Papírméretnyi csoportban állítjuk be a munkalap adott méretre zsugorítását (hogy a tartalom hány oldalon férjen el). Egyébként a munkafüzet nagyítását most a szerkesztőablak alján látható csúszkával szabályozzuk. Gyakorlatilag nem sok újdonságot tartalmaz a függvények beillesztésére szolgáló Képletek szalag.
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 43 A Képletek szalag A függvények beillesztése, a képletek ellenőrzése (Képletvizsgálat), nevek kezelése viszont egyszerűbbé vált. Nyolc új függvény jelent meg, amelyekkel OLAP kockákat elemezhetünk. A rendezést tetszőleges számú szempont szerint végezhetjük Kevés újdonságot tartalmaz az adatműveleteket tartalmazó Adatok szalag is. A korábbi rendezési művelettel szemben viszont, amikor csak három szempontot vehettünk figyelembe, most korlátlanul rendezhetünk, azaz akár az összes adatbázis-mezőt figyelembe vehetjük. Itt is könnyebbé tették a külső adatok átvételét (Egyéb adatforrásból). A Korrektúra szalag az ellenőrzés, korrektúrázás (megjegyzések követése), munkalap-védelem parancsait tartalmazza. Itt csak kisebb változásokat tapasztaltunk a változtatások követésében (Változások követése).
44 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI A Korrektúra szalag A Nézet szalag a megjelenítés parancsait tartalmazza. Ez utóbbiba kerültek a korábbi Nézet és Ablak menü parancsai. Részben hasonló kapcsolókat találunk a Lap elrendezése szalagon (rácsháló és azonosítók elrejtése), illetve a szerkesztőablak alján (nézetváltás, nagyítás). A Nézet szalag A súgó elérésére az F1 gyorsgombot, vagy a szalagfül-sor jobb oldalán látható? gombot használhatjuk. 2010-es MS Office újdonságok A 2010-es változatban az újdonságok és továbbfejlesztések tervezésénél a hangsúlyt a mobilitásra, hatékonyságra és látványos megoldásokra fektették. Office használata tetszőleges helyen Internetkapcsolat és támogatott böngésző (például Internet Explorer, Firefox vagy Safari) használata mellett a Microsoft Office Web Apps alkalmazásokkal szinte bárhonnan és bármikor elvégezhetünk számos tevékenységet. A Microsoft Word, Excel, PowerPoint és OneNote kényelmes, online társainak számító alkalmazásokkal közvetlenül a webböngészőkből is elérhetjük, megtekinthetjük és szerkeszthetjük dokumentumainkat. Bár ezek a webes alkalmazások
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 45 jelenleg is fejlesztés alatt állnak (a Microsoft honlapján erre utalva csak annyit találunk: látogasson ide később vissza), a technológiai továbbfejlesztés iránya látszik. Minden hasznos lehetőséget, beleértve a csoportmunkát és elérhetőséget ki akarnak használni a hálózatok nyújtotta előnyökből. Az Office Web Apps alkalmazások jóvoltából többféle eszközön is megnyitható a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote program, hiszen maguk a programok SharePoint-kiszolgálón, Windows Live-fiókon keresztülfutnak, így nem kell mindegyik eszközön telepítve lenniük. A dokumentumok ugyanúgy jelennek meg, ahogy egy olyan számítógépen, amelyen telepítve van az Office. Az Outlook szalagos felhasználói felülettel Az Office Web Apps alkalmazások a Word, az Excel, a PowerPoint és az OneNote online társprogramjai, melyekkel támogatott böngészőkben megtekinthetjük dokumentumainkat és egyszerűbb módosításokat is végezhetünk azokon. Az Outlook Web App új témakezelési lehetőségeket kínál, átalakított felülete pedig a menüszalagot, valamint a jelenléti információkat és az azonnali üzenetküldés eszközeit is tartalmazza. Így már az Outlook is átvette a szalagos felhasználói felületet.
46 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI A SharePoint Workspace 2010 offline módba tudja helyezni a SharePoint-listákat és dokumentumtárakat. Az offline módban végzett munkát követően csak a módosítások szinkronizálódnak, ami meggyorsítja a frissítés folyamatát. A SharePoint Workspace Mobile használatával SharePoint-webhelyeken és dokumentumtárakban böngészhetünk, továbbá dokumentumokat nyithatunk meg telefonunkon és szinkronizálhatunk azzal. Még teljesebb tartalomkészítési és szerkesztési eszköztárat vehetünk igénybe Word-, Excel- és PowerPoint-dokumentumainkhoz bármilyen Windows-telefonon. Ráadásul mindezt egy továbbfejlesztett, érintőképernyőhöz igazított kezelőfelületen végezhetjük. Ezeknek az újdonságoknak már voltak előzményei a korábbi Office Professional változatban is. Hatékonyabb közös munka Az itt bemutatott újdonságok közt már több olyan továbbfejlesztést is találunk, amelynek legfeljebb csak közvetett előzményeit találjuk az Office 2007 programokban. Például teljesen új, hogy a PowerPoint 2010 programból közvetlenül mutathatjuk be a diavetítés-közvetítési funkcióval diavetítéseinket bárkinek, aki webböngészőt használ. Környezetfüggő adatokat szerezhetünk be üzleti és közösségi hálózatok használata során. Az Outlook Közösségi Összekötővel felhasználó-központú rálátást nyerhetünk vállalatunkra az üzenetek, értekezlet-összehívások, mellékletek és SharePoint-tevékenységek (például állapotfrissítések közzététele) révén. A népszerű közösségi hálózatokra kapcsolódva pedig azonnali híreket kaphatunk az ügyfelektől, érdeklődőktől és partnerektől. Az üzenetküldéskor kapott e-mail tippek fontos tudnivalókra figyelmeztethetik a felhasználókat, hogy ezzel elejét vegyék a felesleges, kínos helyzetbe hozó vagy károkozásra is képes üzenetek elküldésének. Megjelent az igény szerinti fordítás. Segítségével a teljes dokumentum, vagy annak kijelölt részének fordítása egyszerűen megoldható. Ezekhez a műveletekhez korábban külön alkalmazásokat
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 47 használtunk, bár a dokumentum fordítása most is a weben keresztül, tehát internetkapcsolat birtokában érhető el. A fordítási munkákban számos forrás és célnyelv választható (még a nem latin írású nyelvek, például a kínai, és az arab is). A szerkesztés közben használható minifordító A minifordító szintén megkönnyíti a több nyelven végzett munkát. Ekkor a kurzor alatti szó vagy kijelölt kifejezés fordítása megjelenik a szöveg felett, ahonnan a fordítás akár a vágólapra is másolható, hogy a szövegbe illesszük (lásd az ábrát). A fordító már valamennyire megbirkózik a ragozással is. Az Office 2010 nyelvi beállításai Egyetlen párbeszédpanelen alakíthatjuk igényeinkhez a többnyelvű munkához használt munkakörnyezetet, melyen a szerkesztésre, a súgóra, a megjelenítésre és számos alkalmazásnál az elemle-
48 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI írásokra vonatkozó nyelvi beállításokat is külön megadhatjuk (lásd az ábrát). Korábbi funkciók továbbfejlesztései: Az Office (Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010, Excel Web App és OneNote Web App) dokumentumok egyidejű közös használatában újdonság, hogy a társszerzői funkciókkal lehetővé váló egyidejű munkavégzés csökkenti a csapatmunkával járó adminisztratív teendőket. Mivel az adatokat saját helyi számítógépeken lehet tárolni, azok védelme nem gyengül. Ugyanahhoz az Outlook-profilhoz több Exchange-postaládát csatlakoztathatunk, így egy helyről érhetjük el összes fiókunkat. Gyorsabb a munka, ha először csak a fejléceket töltjük le. Több fiók egyidejű kezelése Az Outlook 2010 témák szerinti nézete és Karbantartás eszköze segít eltávolítani a feleslegesen többször szereplő információkat, a Mellőzés funkció pedig egyfajta némító gombként használható a Beérkezett üzenetek mappában. Ez az adott témában beérkező üzeneteket azonnal a Törölt elemek mappába helyezi. A gyorsműveleteket használva kevesebb kattintással végezheti el az e-mailek, a naptár és a teendők kezelésével kapcsolatos gyakori műveleteket. Az Outlook 2010 és az Exchange Server 2010 programban megtalálható új technológiáknak köszönhetően már automatikusan szöveges átirat készíthető a hangüzenetekből. A rögzített hangüzenetek szöveges átiratukkal együtt jutnak el közvetlenül a Beérkezett üzenetek mappába. Az üzenetek helyhez kötöttség nélkül elérhetők webböngészőből, számítógépről vagy okostelefonról. Az Outlook 2010 with Business Contact Manager új szolgáltatásaival vállalatunkat tükröző rekordokat hozhatunk létre és alakítha-
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 49 tunk igényeinkhez, az érdeklődőket és üzleti lehetőségeket nyomon követhetjük a kezdetektől a sikeres megkötésig, figyelemmel kísérhetjük a fontos metrikákat egy irányítópulton, és egyszerűen megoszthatjuk az üzleti adatokat kollégáinkkal. Választható témabeállítások az Outlook 2010 programban A közkedvelt azonnali üzenetküldő alkalmazás (chat) most még hatékonyabban és kiterjedtebben használható. Barátainknak és munkatársainknak elérhetőségét jelenléti információkból és egy új névjegykártyáról állapíthatjuk meg, és könnyedén, közvetlenül az Office 2010 alkalmazásaiból kezdeményezhetünk velük beszélgetést. Az Office Communicator pedig további eszközöket is nyújt, köztük például a hangosbeszélgetések munkavégzés közbeni kezdeményezésének lehetőségét. A naptárak Kezdőlap szalagja Könnyebb és rugalmasabb lett a megosztott jegyzetfüzeteken végzett közös munka az olvasatlan változtatások automatikus kiemelésének, a Keresés szerző szerint funkciónak és egyéb új lehetőségeknek köszönhetően. Ráadásul az online tárhelyen megosztott jegyzetfüzeteket a OneNote 2010 és a OneNote Web App alkalmazással egyaránt munkatársainkkal közösen és egy időben is szerkeszthetjük.
50 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI Az Outlook új naptár nézeteivel jobban követhetjük elfoglaltságainkat és munkatársaink időrendjéhez jobban igazodó találkozókat szervezhetünk nemcsak a közös Exchange kiszolgálóra csatlakozó felhasználókkal, de a weben keresztül is (lásd az ábrát). Teljesítmény és minőség A következő szolgáltatások és funkciók az egyes Office programok felhasználóinak egyéni teljesítőképességét növelik, illetve az általuk előállított dokumentumok megjelenésén javítanak. A Microsoft Office Backstage nézet Ismét átdolgozták a 2007-ben radikális változáson átesett felhasználói felületet. A szalag most már minden Office alkalmazásban elérhető. A kisebb módosításnak köszönhetően az új Microsoft Office Backstage nézet mindenkinek gyors hozzáférést biztosít az olyan jelentősebb műveletekhez, mint a dokumentumadatok megtekintése, a mentés, a nyomtatás és a megosztás. Ez a nézet a Fájl sza-
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 51 lagfülből hozható elő és a továbbiakban szerepét is figyelembe véve inkább Fájl menünek, lapfülnek nevezzük (bár mint az a következő ábrán is látható, a nézet sokkal többet nyújt egy hagyományos menünél, például a nyomtatási kép, a dokumentum információi, a verziók is itt tekinthetők meg). Szintén innen érhetők el a beállítások, amelyekkel testre szabhatjuk az adott Office programot. Az új, élő minta segítségével végezhető beillesztési funkció még a tényleges beillesztés előtt megjeleníti az egyik Office 2010 dokumentumból a másikba, vagy akár külső alkalmazásból végzett beillesztés eredményét (például lásd az ábrán egy weblap részletén). Háromféle beillesztési lehetőség és eredménye A legtöbb Office programban elérhető élőminta szolgáltatás mintáinak, beillesztési lehetőségeinek száma az adott vágólap tartalomtól, vagyis a forrásformátumtól függ. Az új felhasználói felület testre szabása most már teljes körűen megoldott a felületen belül. Korábban a szalagokat csak körülményesen, XML szerkesztéssel, tömörítéssel szabhattuk testre. A Word 2010, Excel 2010 és a PowerPoint 2010 új és továbbfejlesztett képszerkesztési eszközökkel ad lehetőséget többek között látványos művészi effektusok alkalmazására és fejlett korrekciós, színmódosítási és körülvágási műveletek végrehajtására. E két programba egyszerűen beilleszthetünk képernyőképeket is, amelyet már a beillesztés előtt megvághatunk.
52 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI A háttér eltávolítása és művészi hatások a PowerPoint programban A PowerPoint 2010 fénykép- és videó szerkesztő eszközeivel többek között megvághatjuk és könyvjelzővel láthatjuk el (Windows Media file [.asf], Windows video file [.avi], QuickTime Movie file, MP4 Video, Movie file [.mpeg], MPEG-2 TS Video, Windows Media Video file [.wmv], Adobe Flash médiafájl [.flv] formátumú) videóinkat, fekete-fehérré, vagy tetszőleges színárnyalatúvá alakíthatjuk a színes filmeket, valamint művészi effektust adhatunk fényképeinkhez. Videó átszínezési lehetőségek a PowerPoint programban Mindezeken túl beállíthatjuk, melyik képkocka jelenjen meg a videó fájl indító képeként, milyen befoglaló keretben jelenjen meg a videó,
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 53 illetve a kerethez is grafikus hatásokat, tükröződést, árnyékot stb. adhatunk. A bemutatókba fényképalbumot is illeszthetünk. A tömörítési lehetőséggel csökkenthetjük a médiafájlok méretét. A PowerPoint 2010 programban egyszerűen oszthatjuk meg bemutatóinkat azokkal, akik nem tudtak jelen lenni az élő előadáson de bármilyen egyéb célra, például oktatóanyaghoz is készíthetünk WMV formátumú videót a bemutatókból. A videók kísérőszöveget, a diákra és az animációkra vonatkozó időzítés adatokat, valamint lézermutató-mozdulatokat is tartalmazhatnak. Egy-két újabb, látványos SmartArt diagram is megjelent. A OneNote 2010 alkalmazásban egy helyen tárolhatjuk, rendszerezhetjük és nyomon követhetjük a lejegyzett információkat. A program biztosítja, hogy egyetlen ötlet se merüljön feledésbe. Könnyített navigálás, keresési eszközök, új lapváltozatok és wikihivatkozások segítenek a források gyors megtalálásában és nyomon követésében. A Word 2010, a PowerPoint 2010 és az Internet Explorer program használata közben akár jegyzeteket is készíthetünk, és a program automatikusan menti a jegyzethez a forrástartalomra mutató hivatkozást. 2010-es Excel újdonságok A 2010-es Excel változat újdonságait az új lehetőségek, a hatékonyabb egyéni és közösségi munkavégzés és az Excel többféle eszközön való használata jellemzi. Továbbfejlesztett eszközök A 2007-es változatban bevezetett új felhasználói felület egyik hátránya volt, hogy a testre szabást csak igen körülményesen, XML fájl szerkesztésével, tömörítőprogram segítségével alakíthattuk át, ezért nem is nagyon alkalmazták. A 2010-es verzióban viszont a szalag már módosítható Az Excel beállításai párbeszédpanel segítségével is. Ezt a párbeszédpanelt most a Fájl szalagfül Beállítások parancsával érjük el. A Menüszalag testreszabása funkcióval létre-
54 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI hozhatunk saját lapokat és csoportokat is, valamint átnevezhetjük, illetve átrendezhetjük a beépített lapokat és csoportokat. A menüszalag testre szabható A menüszalag kiegészítő szolgáltatása a Microsoft Office Backstage nézet, amely a Fájl szalagfülre kattintva bukkan elő, ezért a továbbiakban az egyszerűség kedvéért Fájl menünek is nevezzük, bár a hagyományos menühöz képest sokkal több új szolgáltatást nyújt. Míg a hagyományos menük csak a parancsok bevitelére szolgálnak, addig a Backstage nézet a parancsok kiadására nyomógombokat, nyomógomb almenüket, hivatkozásokat is alkalmaz, információkat jelenít meg a szerkesztett dokumentumról, megjeleníti annak nyomtatási képét. Segítségével létrehozhatunk, megnyithatunk, megoszthatunk és kezelhetünk munkafüzeteket, beállíthatjuk a program működését. Új munkafüzet-kezelő eszközöket hoztak létre, illetve továbbfejlesztették a korábbi szolgáltatásokat, amelyekkel a korábbi akár
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 55 mentés nélkül lezárt munkafüzet verziók helyreállíthatók, védett nézetben tekinthetjük meg az internetes forrásból származó dokumentumokat, a megbízható dokumentumok jelzést megőrzik az ellenőrzött és engedélyezett fájlok, így azokon a makrók futtatását, megnyitását többször nem kell nyugtázni. A Microsoft Office Backstage nézet részlete Adatlisták gyors összehasonlítása Az Excel 2010 új szemléltetőeszközeivel a legbonyolultabb adatok is érthetővé tehetők. Az értékgörbéknek nevezett apró diagramokkal az értékek mellett azok elemzésének grafikus összegzését is megjeleníthetjük, míg a szeletelőkkel dinamikusan szűrhetjük a kimutatásokban vagy kimutatásdiagramokban található adatokat. Az értékgörbék a korábbi sávdiagramokhoz hasonlóan cellán belül jelennek meg, de biztosítják egy újabb dimenzió, az idő figyelembe vételét is. Továbbfejlesztették a kimutatásokat és kimutatásdiagramokat is. Kitölthető címkékkel egyszerűsíthető a kimutatás használata. A beágyazott mezők elemfeliratának megjelenítéséhez ismétlődő címkéket is használhatunk, és erre a kimutatás összes sorában és oszlo-
56 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI pában lehetőség van. Ismétlődő címkéket egyedi mezőkön is alkalmazhatunk, de az ismétlő funkciót az egész kimutatás összes mezőjében egyszerre is be- vagy kikapcsolhatjuk. Az Excel új szűrési lehetőségei és az értékgörbe Többszintű, névvel ellátott (MDX) halmazokat használhatunk. MDXszerkesztő segítségével bonyolultabb halmazokat is létrehozhatunk, vagy az MDX nyelv ismerete nélkül használhatjuk a párbeszédpaneles megoldást. A névvel ellátott halmazok használatát a kimutatások és az OLAP-képletek is támogatják. Ezekkel olyan OLAPkimutatások készíthetők, amelyek a különböző üzleti helyszíneken eltérő mértékegységeket használnak. Az Excel 2010 kimutatásokban elérhető keresési szolgáltatás segítségével nagy számú elemet tartalmazó mezőkkel és oszlopokkal (sok ezer vagy millió soros táblázatokkal) is dolgozhatunk. Az elemkeresés segítségével a kimutatásmezők és az OLAP-kockamezők címkéi között egyetlen oszlopban is végezhetünk keresést, az AutoSzűrő szolgáltatás alkalmazásával vagy anélkül. Az Excel 2010-ben több szálon futó rendezést használhatunk, mely lehetővé teszi nagyméretű kimutatások és Excel-táblázatok gyors rendezését. A több szálon futó rendezés be-, illetve kikapcsolható. A szűrést továbbfejlesztették, hogy nagy mennyiségű adat elemzésére is alkalmas legyen. Az Excel 2010 alkalmazásban a több elemre történő szűrés sokkal gyorsabb, és nem látható adatokra
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 57 (például rejtett összegekre) is vonatkozik az OLAP és nem OLAP szabványú kimutatásokban egyaránt. Ugyanilyen továbbfejlesztett szűrési funkciót használhatunk az Excel Services alkalmazásban is. Rendezési lehetőségek kimutatásban Az Excel 2010 alkalmazásban Az értékek megjelenítése funkció könnyebben megtalálható és használható, illetve most már az OLAP és nem OLAP szabványú kimutatásokban való használatot egyaránt támogatja. Az értékek megjelenítése funkció további számításokat tartalmaz, ilyen például a Szülősorösszeg százaléka, a Szülőoszlopösszeg százaléka, a Szülőösszeg százaléka, a Göngyölített összeg százaléka, A legkisebbtől a legnagyobbig rangsorolva és a Legnagyobbtól a legkisebbig rangsorolva. Egyszerűbb mezőt vagy elemet megadni, amin a számítás alapulni fog. A nem OLAP szabványú kimutatásokhoz hasonlóan hozzáadhatjuk több alkalommal ugyanazt a mértékegységet az OLAPkimutatás értékterületéhez, hogy egyszerre tudjuk szemléltetni az értéket és az értéken alapuló számítást.
58 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI Az értékösszegzés és megjelenítés helyi menüből és szalagról is bekapcsolható Korábban a nagy méretű táblázatokon, kimutatásokon végzett műveletek nem voltak visszavonhatók, vagy jelentősen csökkent a teljesítmény. Most ez is megváltozott. A kimutatások teljesítményének növelése érdekében a Visszavonás parancsot továbbfejlesztették, így alkalmas nagyméretű verem kezelésére. A teljesítmény akkor is csökken, ha az Automatikus méretezés és a Stílusok parancsot a kimutatás frissítésével vagy módosításával egyszerre alkalmazzuk. Az Excel 2010 alkalmazásban ezt a problémát úgy oldhatjuk meg, hogy az Esc billentyű lenyomásával megszakítjuk az Automatikus méretezés vagy a Stílusok parancs végrehajtását. Ezeket a beállításokat kikapcsolva növelhető a teljesítmény a nagy méretű kimutatásokban végzett adatfrissítéskor. Az Excel 2010 alkalmazásban egyszerűbb a kimutatásdiagramokon végzett munka (például a közvetlenül végzett szűrés), továbbá a diagram átrendezése a mezők hozzáadása vagy eltávolítása révén. A kimutatásdiagram összes mezőgombja, a mezőlista vagy a mezőfejlécek egyetlen kattintással elrejthetők a Kimutatáseszközök szalag Megjelenítés csoportjában. Az Analysis Services-kockákba foglalt adatokkal dolgozva használhatjuk az adatvisszaírás funkciót is. Az Excel 2010 alkalmazásban módosíthatók az értékek az OLAP-kimutatások Értékek területén és visszaírhatók a Kocka frissítése utasítást támogató OLAPkiszolgálón lévő Analysis Services-kockába. A visszaírási funkció feltételhez is köthető, majd amikor már nincs szüksége rá, visszavonhatja a változtatásokat, vagy mentheti a módosítást.
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 59 A szeletelőkkel látványos módon szűrhetjük a kimutatásokat. Egyetlen kattintás elegendő a szűrő alkalmazásához. A szeletelő gombjainak a kimutatással harmonizáló megjelenést adhatunk az új Szeletelőeszközök szalag használatával (lásd a következő ábrát). Több feltételt a Ctrl+ kattintással állítunk be. A szeletelők gyors szűrést tesznek lehetővé, egyúttal az aktuális szűrési állapotot is jelzik, így könnyedén áttekinthető, hogy mi szerepel a szűrt kimutatásban. Szeletelő eszköz és szalag kimutatásdiagramon Továbbfejlesztették a feltételes formázást is. Több ikonkészletet érhetünk el, többek között háromszögeket, csillagokat és dobozokat használhatunk. A különböző ikonkészletek tartalma tetszőlegesen keverhető. Meghatározott értéktartomány ikonjai elrejthetők, például megtehetjük, hogy csak a magas haszonhoz tartozó ikonokat jelenítjük meg, egyúttal a többi ikont elrejtjük. Az adatsávokban egyszínű vagy színátmenetes kitöltések esetén is megkülönböztethetjük a negatív értékeket, amelyek az automatikusan kialakuló tengely pozitív értékeihez képest az ellenkező oldalon jelennek meg (lásd az ábrán).
60 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI Negatív érték ábrázolása adatsávban Hatékony elemző eszközök Az Excel 2010 fejlesztéseivel az adatok elemzése gyorsabb. Nagytömegű (akár több millió sornyi) adat elemzéséhez a http://www.powerpivot.com/ webhelyről letölthető a Microsoft SQL Server PowerPivot for Excel bővítmény, amellyel gyorsan végezhetünk el ilyen számításokat. Ezzel a bővítménnyel a különböző forrásokból (vállalati adatbázisokból, munkalapokból, jelentésekből és adatcsatornákból) származó adatok is összegyűjthetők, kombinálhatók, elemezhetők. Továbbfejlesztették a Solver bővítményt is, amellyel az optimális megoldásokat kereshetjük, lehetőségeket elemezhetünk. A továbbfejlesztés érintette a felhasználói felületet és az algoritmusokat is. Új globális optimalizálási beállításokat, jobb lineáris programozási és nemlineáris optimalizálási módszereket, új linearitási és megoldhatósági jelentést alakítottak ki. Az Excel 2010 alkalmazás pontosabb statisztikai és egyéb függvényeket kínál. Egyes korábbi függvények neve megváltozott, így az
AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI 61 elnevezés jobban tükrözi a funkciót. A régebbi függvények is használhatók ugyanakkor, ezeket a kompatibilitás kategóriában, illetve a felajánlott listák alján figyelmeztetés kíséretében megjelenítve érjük el (lásd az ábrán). Az új és a hagyományos khi függvények Az Excel-táblázatokban az oszlopok tetején található táblázatfejlécek helyettesítik a megszokott munkalapfejléceket, ha hosszú táblázatokat kell görgetni. Az Excel 2010 programban az automatikus szűréskor használt gombok a táblázatfejlécekkel együtt láthatóak maradnak, így gyorsan rendezhetők és szűrhetők az adatok anélkül, hogy vissza kellene görgetni a táblázatot az elejére. Szűrők az oszlopfejlécen Új keresési szűrőt vezettek be, amelyet a szűrőfeltételek közt találunk. A szűrést ez esetben a szűrőfeltétel begépelésével adjuk meg, a megfelelő elemek azonnal megjelennek a listában (lásd az ábrát). A lista jelölőnégyzeteinek törlésével szűkíthetjük a szűrőt, amelyet végül az OK gombra kattintva érvényesítünk a teljes adattáblán. Még nagyobb munkafüzeteket kezelhetünk az Excel 64 bites változatával, mert ez esetben a 2 GB feletti memóriatartomány is címezhető. De a teljesítmény fokozása érdekében az Excel 2010 támogatja a többszálú, illetve párhuzamosan futtatható végrehajtást, a
62 AZ EXCEL ÚJ MEGOLDÁSAI nagyméretű táblázatokat. Nagy teljesítményű számítástechnikai rendszerben (HPC típusú) fürtösszekötőt is beállíthatunk. Új szövegszűrő Meggyőzőbb munkafüzetek Az Excel 2010-ben a munkafüzetek méretétől függetlenül nagyobb hatású vizuális megjelenítést alkalmazhatunk (diagramokat, ábrákat és képernyőképeket). A diagramok 32000 adatpontos felső korlátja megszűnt, csak a rendelkezésre álló szabad memória mérete szab határt. Az Excel 2007 programban a diagramok vagy egyéb objektumok formázása közben nem rögzíthettünk makrót. Az Excel 2010 alkalmazásban már a diagramok és más objektumok formázásának módosítását is rögzíteni lehet a makrórögzítővel. Szövegmezőkben is szerkeszthetünk egyenleteket. Ez hasznos lehet, ha a munkalap zárolt vagy más okból nem elérhető celláiban található képleteket szeretnénk megjeleníteni, illetve a képlet egyes