E L Ő T E R J E S Z T É S mely készült Ordacsehi Község Önkormányzatának 2014 január 29 - i nyilvános testületi ülésére a Tárgy: Belső ellenőr jelentése 7/a sz. napirendi ponthoz. Előadó: Kiss Miklós polgármester Tisztelt Képviselő-testület! Kahó Ildikó A Fonyód Kistérségi Társulás belső ellenőre az alábbi belső ellenőrzési anyagot küldte meg a társulásnak. Fonyód Kistérség Többcélú Társulása. Belső ellenőrzés Fonyód, Fő u.19. Ellenőrzés száma: 31/2013 Iktatószám: 73/2013 ELLENŐRZÉSI JELENTÉS-TERVEZET Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal ellenőrzéséről Az ellenőrzést végző szervezeti egység : Fonyód Többcélú Kistérségi Társulás belső ellenőre Ellenőrizendő szervezet: 8630 Balatonboglár, Erzsébet u. 11. Ellenőrzés célja:
a befektetett tárgyi eszközök értékelésének, analitikus nyilvántartási rendszerének vizsgálata, Ordacsehi Község vonatkozásában Az ellenőrzés tárgya : Az ellenőrzés típusa : Befektetett tárgyi eszközök értékelése, Analitikus nyilvántartása Főkönyvi könyvelése Rendszerellenőrzés Az ellenőrzés végrehajtására a belső ellenőrzésről szóló 370/2011. (XII.31.)Korm. r. felhatalmazása, valamint a Fonyód Kistérség Többcélú Társulása 2013. évi belső ellenőrzési ütemterve alapján került sor. Ellenőrizendő időszak: 2012. év Az ellenőrzés tervezett időtartama: 2013. november 29. 2013. december 07. Az ellenőrzés részletes feladatai: - Számviteli Politika - Eszközök és Források Értékelési Szabályzata - Leltározási Szabályzat - Selejtezési Szabályzat - Beszerzések, értékesítések - Értékcsökkenések - Leltározás 2012. év - Selejtezés 2012. év - Kapcsolódó dokumentumok, nyilvántartások (üzembe helyezés, egyedi nyilvántartás) - Szerződések - Kötelezettségvállalások - Kötelezettségvállalás nyilvántartása - Vagyonkataszter - Főkönyvi adatok
- Mérlegbeszámoló - 2012. évi vagyonkimutatás Vizsgálat végzi: Kahó Ildikó pénzügyi-számviteli szakellenőr Megbízólevelének száma: 31-2/2013 Időigény (munkanap): 6 revizori nap Az ellenőrzési jelentés elkészítésének határideje: 2013. december 21. Az ellenőrzési munkát az ellenőr a Belső Ellenőrzési Kézikönyv vonatkozó előírásai szerint végezte. Az ellenőrzés időszakában hivatalban levő vezetők: Kiss Miklós dr. Markó Péter Csonka Ágota Németh-Hám Kornélia polgármester mb. jegyző pénzügyi vezető pénzügyi ügyintéző I. Összefoglaló megállapítások Az Önkormányzat vagyongazdálkodását a hatályos törvények előírásainak, megfelelően szabályozta. A vagyongazdálkodás stratégiai céljait a gazdasági programban, a vagyongazdálkodási feladatokat és az önkormányzati vagyonnal valló gazdálkodás szabályait rendeletben, a feladatellátás szervezeti módját az önkormányzat SZMSZ-ben rögzítette. A Képviselő-testület a vagyongazdálkodási feladatokhoz kapcsolódóan a polgármesternek, a bizottságnak hatáskört nem adott át. Az önkormányzat meghatározta az önkormányzati feladatellátást biztosító törzsvagyon körét, nyilvántartási rendjét, a forgalomképes és forgalomképtelen és a korlátozottan forgalomképes vagyon körébe tartozó vagyontárgyakat, amelyek elkülönítéséről a számviteli nyilvántartásban gondoskodtak. Az Önkormányzat, 2012. évben is elkészítette és a zárszámadási rendelet mellékletei között szerepeltette az Áht-ban előírt vagyonkimutatást. A vagyonkimutatás megfelelt az Áhsz-ben előírtaknak. A leltározás, a gazdasági jogkörök gyakorlása, és a vagyongazdálkodási döntések végrehajtása során, részben tettek eleget a jogszabályokban és a belső szabályzatokban foglaltaknak. Az Önkormányzat 2012. évben, december 31-i fordulónappal, az ingatlanok, gépek, berendezések esetében leltárt nem készített, tekintettel arra, hogy a 2012. év vonatkozásában 2009. január 01-től érvényes Leltározási és Leltárkészítési Szabályzat szerint, e témakörben 2 évente kell leltározást végezni. A vagyongazdálkodással összefüggő döntés-előkészítés folyamatában szabályozták az önkormányzat tulajdonosi jogainak érdekeinek védelmét szolgáló garanciális elemek,
szerződésben, egyéb dokumentumban való rögzítésének kötelezettségét. Ingatlanértékesítésre, értékbecslést követően kerülhet sor. Ordacsehi Község Önkormányzata 3/2012. (III.1) rendelete az önkormányzat vagyonáról és a vagyontárgyak feletti tulajdonosi jogok gyakorlásáról, tartalmazta az önkormányzati vagyon ingyenes vagy kedvezményes átruházásának, követelés elengedésének eseteit és módját, azonban a 2012. évben ingyenes vagyonátruházásra nem került sor.. A mérlegbeszámolóban szereplő adatok, az év végi főkönyvi kivonat adataival megegyeztek. A mérlegsorok adatai, részben leltárral alátámasztottak voltak, a részletezést biztosító analitikák rendelkezésre álltak. II. Részletes megállapítások Az Önkormányzat az SZMSZ-ben határozta meg a kötelező közszolgáltatási és önként vállalt feladatait. Kötelező feladatait az Ötv. és ágazati törvények figyelembevételével állapította meg, az önként vállalt feladatok nagyságát az éves költségvetési rendeletben határozta meg. A Képviselő-testület a 2010. évi önkormányzati választásokat követően az Ötv.-ben meghatározott határidőn belül, a 2011. -2014. évekre szóló gazdasági programot elfogadta. A Képviselő-testület az Ötv-ben foglaltak alapján alkotta meg az SZSZ-t, amelyben az Ötv-ben előírtaknak megfelelően szabályozta a hatáskörök átruházását. A vagyongazdálkodási feladatokhoz kapcsolódóan a polgármesternek, a bizottságnak hatáskört nem adott át. Az Önkormányzat a vagyongazdálkodási tevékenységét és annak szervezeti kereteit alapvetően a hatályos jogszabályi előírások szerint szabályozta. A 2012. évben a közös hivatal rendelkezett számviteli politikával és a számviteli politika keretében elkészítette a leltározási szabályzatát, a selejtezési szabályzatot, az eszközök és a források értékelési szabályzatát, valamint a pénzkezelési szabályzatot. A szabályzatok aktualizálása a 2012. év vonatkozásában, megtörtént, amelyek tartalmazzák a megismerési záradékot. A leltározási szabályzat tartalmazta, hogy a vagyonleltárt kettő évente kell elkészíteni. Az Önkormányzat a viziközművekre vonatkozóan, üzemeltetési szerződést kötött. Az üzemeltetésre átadott eszközök leltározásának szabályait, a 2012. évre vonatkozó leltározási szabályzat, tartalmazta. Az Önkormányzat a 2012. évben rendelkezett, a vagyongazdálkodás helyi, szabályait tartalmazó rendelettel, amelyben meghatározták a pályáztatás szabályait is. Vagyongazdálkodás szabályozása 2011. december 31-éig az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos legfontosabb rendelkezéseket az önkormányzati törvény és az államháztartási törvény tartalmazta. Az új Áht. keretjellegűvé vált és az önkormányzati vagyonnal kapcsolatban már nem tartalmaz szabályozást. 2012-től az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos általános rendelkezések a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvényben és a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvényben találhatók.
Az Önkormányzat a vagyongazdálkodási feladatokat és az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás szabályait az Ötv. előírásainak megfelelően szabályozta. 2012. év vonatkozásában az Ordacsehi Község Önkormányzata Képviselő-testületének 3/2012. (III.1.) rendelete - az önkormányzat vagyonáról, a vagyon feletti tulajdonosi jogok gyakorlásáról -, volt érvényben. Megfelelt a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXVI. Törvény, valamit a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi LXXXIX. Törvény, valamint az Alaptörvényben foglaltaknak A vagyongazdálkodási rendeletben rögzítették az önkormányzati vagyonnal való felelős gazdálkodás szabályait, meghatározták az önkormányzati feladatellátást biztosító törzsvagyon körét, nyilvántartási rendjét, azon belül külön-külön a forgalomképtelen, és korlátozottan forgalomképes vagyonelemeket, illetve a forgalomképes vagyon körébe tartozó azon vagyontárgyakat, amelyeket a rendelet mellékletei tartalmaztak. A vagyongazdálkodási rendelet tartalmazta a forgalomképesség megváltoztatásának szabályait, a korlátozottan forgalomképes és forgalomképes vagyon hasznosítására vonatkozó szabályokat. A rendeletben nem határozták meg, a vagyonnyilvántartás folyamatos vezetéséért, továbbá a számvitellel, a földhivatali nyilvántartással/közmű vagyon esetében az üzemeltető nyilvántartásával is/és a valós állapottal való egyezőségéért felelős személyt. Az Önkormányzat az Áht. ban foglaltaknak megfelelően szabályozta az ingyenes vagyonátruházás eseteit, módjait. A vagyongazdálkodási rendelet a hasznosításra szánt vagyon értéke megállapítása céljából, az értékbecslés készítésének kötelezettségét írta elő. A fentiek alapján megállapítható, hogy Ordacsehi Község Önkormányzat Képviselőtestülete eleget tett azon kötelezettségének, ami szerint, a helyi önkormányzat képviselőtestülete, köteles 2012. október 31-ig módosítani rendeletét. Ordacsehi Község Önkormányzatának közép és hosszú távú vagyongazdálkodási terve, 2013. március 28-i Képviselő-testületi ülésen került elfogadásra. Vagyongazdálkodás szabályszerűsége Az Önkormányzatnál, a 2012. évben elkészítették az éves zárszámadáshoz a vagyonállapotról, a vagyonkimutatást., és a zárszámadási rendelettervezet előterjesztésekor a Képviselő-testület részére, bemutatták. A vagyonkimutatás megfelelt az Áhsz- 44/A. (2) és (3) bekezdésében előírtaknak. A vagyonkimutatásban a törzsvagyon (ezen belül forgalomképtelen, illetve korlátozottan forgalomképes), valamint a törzsvagyonon kívüli egyéb vagyon elkülönítéséről a főkönyvi számlák további bontásával és az analitikus nyilvántartásokban is gondoskodtak. Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, a mérleg megfelelő sorában kimutatható összege, a Dunántúli Regionális Vízmű Rt. nek üzemeltetésre adott épületeket, építményeket, illetve gépeket, berendezések értékét kell hogy mutassa. Megállapítást nyert, hogy a korábban kötött, üzemeltetési szerződés alapján, az üzemeltetésre átadott épületek, gépek, berendezések értéke, a mérlegben nem megfelelő soron került kimutatásra. A helyszíni ellenőrzéskor, ezen probléma az illetékes unkatárssal egyeztetésre, helyesbítéséről, rövid időn belül gondoskodik. Az értékcsökkenési leírásokat, a bruttó érték után, a számviteli szabályok szerint az eszközök jellegének megfelelő kulcsok alkalmazásával számolták el. 2012. évi mérlegben a befektetett eszközöket, az Áhsz. előírásainak megfelelően mutatták ki. A törzsvagyont az egyéb vagyontól elkülönítették.
A főkönyvi könyvelésben az immateriális javak, tárgyi eszközök, bruttó értékét és értékcsökkenését külön főkönyvi számlán tartották nyilván. A bruttó érték év végi megállapításakor figyelembe vették az állományban év közben bekövetkezett változásokat. A bekerülési érték meghatározása és az értékcsökkenés elszámolása a Sztv., az Áhsz. és az értékelési szabályzat előírásainak megfelelően történt. A könyv szerinti érték megfelelt a leltározás során megállapított és értékelt immateriális javak és tárgyi eszközök értékének. Az analitika, az ingatlanok esetében, nem egyezett meg a főkönyv, és mérlegsor adataival. Az eszközök nyilvántartása külön programban történt. A kis értékű tárgyi eszközökről csak mennyiségi nyilvántartás került vezetésre. Az Ordacsehi Község Önkormányzat tárgyi eszközeinek nyilvántartását a KataWIN program használatával oldották meg. a nagy értékű tárgyi eszközök állományának változásakor, az állományba vételi és állománycsökkenési bizonylatokat, 2012. évtől, rendszeresen vezetik, - az értékcsökkenés elszámolására, negyedévente, rendszeresen sor került. Az önkormányzat tulajdonában álló ingatlanvagyon 2003. évi számbavételét, állapotának, nagyságának, értékének felmérését követően, az ingatlanok egyedi számviteli analitikájában rögzített adatokat a147/1992 (XI.6.) Korm. rendelet 1. (1) bekezdése alapján ne egyeztették össze az adott ingatlanvagyon kataszter adatlapjain és betétlapjain szereplő adatokkal. Az Önkormányzat az ingatlanvagyon kataszter adatait a számviteli nyilvántartásaival, a földhivatal nyilvántartás adataival nem egyeztette, eltérést nem tárt fel. A számviteli nyilvántartás, és az ingatlanvagyon kataszter adatainál az egyezőséget nem biztosították. Az egyeztetések elmaradása miatt a földhivatali ingatlan nyilvántartás adataival való egyezőség se igazolt. Az egyeztetések tényét, jegyzőkönyvvel nem igazolták, a 2012. évben. Megjegyzendő, hogy 2012. évben, a vagyonkataszter, és főkönyvi adatok egyeztetését, ezzel a feladattal megbízott kolléganő elkezdte, de azt a többi szerteágazó feladata mellett, nem tudta befejezni. A belső ellenőrzés javasolja, ezen feladat elvégzésére, a műszaki kollégák együttműködését. A többségében földhivatali adatokra alapozott kimutatások megbízhatóságához, elsősorban az Ő szakértelmükre van szükség. A 2012. évben, selejtezésre nem került sor. A 2012. évi könyvviteli mérlegben a befektetett pénzügyi eszközöket, a forgóeszközöket, a pénzeszközöket és a kötelezettségeket, leltárral alátámasztották, értéküket a Számv. törvény általános alapelveinek és tételes szabályainak, az Áhsz., valamint a Közös Hivatal számviteli politikájának előírásai szerint határozták meg. A pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő belső kontrollok működése A 2012. évtől az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és annak végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a kötelezettségvállalás és az új fogalomként megjelenő pénzügyi ellenjegyzés tekintetében tartalmaz új szabályokat. 2012. január 1-jétől az Áht. megszüntette az utalvány ellenjegyzésének kötelezettségét, és az eddigi kötelezettségvállalás ellenjegyzése helyett bevezette a pénzügyi ellenjegyzés fogalmát. További jelentős változás volt, hogy pénzügyi ellenjegyzésre kizárólag az önkormányzati hivatal gazdasági vezetője, ennek hiányában a jegyző által kijelölt a hivatal állományába
tartozó köztisztviselő jogosult. A feladat elvégzésének képesítési feltételeit az Ávr. szabályozza A gazdálkodási jogkörök gyakorlása során érvényesültek az összeférhetetlenségi követelmények. Az operatív gazdálkodási jogköröket az arra írásban felhatalmazott személyek gyakorolták. A kötelezettségvállalások ellenjegyzése a 2012. évben, részben volt megfelelő, ugyanis a kötelezettségvállalások ellenjegyzése nem tartalmazta az Ávr. szerint az ellenjegyzés dátumát.. Ordacsehi Község Önkormányzata tekintetében, az operatív gazdálkodással kapcsolatos döntési hatáskörök és felelősségi körök kialakításáról szóló, valamint a feladatok ellátására írásban felhatalmazott személyekről, dokumentumokat, az ellenőrzés időpontjában, nem tudtak bemutatni. 2012. január l-jétől az Ávr. 56. (l) bekezdése írja elő a kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételi kötelezettségét. 2012. január l-jétől az új Áht. 37. (l) bekezdése írja elő a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően az előirányzat rendelkezésre állásának ellenőrzését. A banki és pénztárbizonylatokon, a kötelezettségvállalás sorszámát, nem tüntették fel. A kötelezettségvállalás nyilvántartása A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről és a kötelezettségvállalás értékéből az adott évet terhelő rész lekötéséről az érintett előirányzatok szabad keretének terhére. A lekötést legalább a kiemelt előirányzatok szintjén kell végrehajtani. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, kötelezettségvállalást tanúsító dokumentum megnevezését, iktatószámát, keltét, a kötelezettségvállaló nevét, a jogosult azonosító adatait, a kötelezettségvállalás tárgyát, kötelezettségvállalás összegét, kötelezettségvállalás évek és előirányzatok szerinti megoszlását, a kifizetési határidőket, továbbá a teljesítési adatokat. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell: az érvényesítésre utaló megjelölést, az érvényesítés dátumát, az érvényesítő aláírását. A kötelezettségvállalások nyilvántartását, a 2012. évben nem vezették A szakmai teljesítésigazoló, eleget tett ellenőrzési kötelezettségének, a teljesítéseket a kiadások kifizetését megelőzően a teljesítés megtörténtét és a kifizetés jogosságát, összegszerűségét, aláírásával igazolta.
Megállapítást nyert továbbá, hogy a teljesítést igazoló aláírása minden esetben, az aláírás dátuma, az eredeti bizonylaton megtalálható, a többi kötelezően rávezetendő, teljesítésigazolást szolgáló ráutalással együtt. A használt utalványrendelet, megfelelt az Ávr. 59. (3) bekezdésében foglaltaknak. Tartalmazta: - a befizető/kedvezményezett megnevezését, címét - a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát. Megállapítható volt, hogy a banki utalványrendeleteken, - az utalványozó aláírása nem szerepelt, - az ellenjegyző, az utalvány rendeletet szinte egyetlen esetben sem írta alá, - a érvényesítő aláírásai is ugyan szerepeltek, de az aláírások dátumai nem kerültek feltüntetésre, Tekintettel arra, hogy az ellenjegyző aláírási dátuma nem került feltüntetésre, ezért abból pontosan nem állapítható meg, hogy az aláírások sorrendje, az Áht., és az Ávr. vonatkozó előírásainak megfelelően történt-e. VAGYONÉRTÉKESÍTÉS a 2012. évben, nem volt. Javaslatok Javasolt, az Önkormányzat vagyonáról, a vagyontárgyak feletti tulajdonosi jogok gyakorlásáról szóló rendelet felülvizsgálata, egységes szerkezetbe foglalása. A vagyonrendeletben célszerű meghatározni a vagyonnyilvántartás folyamatos vezetéséért, továbbá a számvitellel, a földhivatali nyilvántartással/közmű vagyon esetében az üzemeltető nyilvántartásával is/és a valós állapottal való egyezőségéért felelős személyt. Vagyonkimutatásban szereplő ingatlanvagyon és ingatlanvagyon kataszter adatai egyeztetésének elvégzését, a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXVI. Törvényben foglaltaknak megfelelően, jegyzőkönyvvel kell igazolni. A földhivatali adatokkal való egyeztetést, folyamatossá kell tenni. Biztosítani kell az egyezőséget az ingatlanvagyon kataszter adatai és a számviteli nyilvántartás között. Ennek érdekében, célszerű újragondolni ezen feladat elvégzésének időigényét, és a rendelkezésre álló kapacitást. Amennyiben, az egyeztetési feladatokat saját munkaerővel nem lehet megoldani, erre nincs elég idő, akkor szükséges külső segítséget igénybe venni. Annak érdekében, hogy a 2013. évi zárási adatok megbízhatóak legyenek, megfelelő egyezőséget mutassanak. A szabályzatok rendszeres, folyamatos karbantartása, biztosítva, egymással, illetve munkaköri leírásokkal való összhangot. A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, teljesítés igazolás folyamatát, gyakorlatát soron kívül szükséges felülvizsgálni annak érdekében, hogy az mindenben megfeleljen az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. Törvény, valamint az államháztartási törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben előírtaknak. A folyamatszabályozást, a jogszabályi ren-
delkezéseknek megfelelően el kell készíteni, annak betartásáról és betartatásáról folyamatosan gondoskodni kell. Az Ávr. 55. (1) bekezdése alapján a pénzügyi ellenjegyzés a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kerüljön igazolásra. IV. Kapcsolódó jogszabályok - A nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. tv. - Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi LXXXIX. tv. - Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. tv. - Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. Törvény - A számvitelről szóló, módosított 2000. évi C. tv. - Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, módosított 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet - Az államháztartás működési rendjéről szóló. 368/2011.(XII. 31.Korm. rendelet Ordacsehi, 2013. december 20. Kahó Ildikó belső ellenőrzési vezető Javaslom Tisztelt Képviselő-testületnek az ellenőrzés anyagának megismerését. Várjuk a hibák kijavítására készült intézkedési tervet. Ordacsehi 2014-01-23 Kiss Miklós Polgármester sk. Határozati javaslat: 1./../2014. (I.29.) sz. határozat
Ordacsehi Községi Önkormányzat Képviselő-testülete a belső ellenőrzésről készült anyagot megismerte, felkéri jegyzőt az intézkedési terv testület elé terjesztésére. Felelős: Dr. Markó Péter Jegyző Határidő: 2014 március 14