ÖSSZEGEZÉS AZ AJÁNLATOK ELBÍRÁLÁSÁRÓL 1. Az ajánlatkérő neve és címe: Zsolnay Örökségkezelő Nonprofit Kft., 7630 Pécs, Zsolnay Vilmos u. 37. 2. A beszerzés tárgya és mennyisége: Az eljárás tárgya: A ZSÖK Nkft. gesztor szervezet által koordinált Értékes Pécs pályázat PR feladatainak teljes körű ellátása ügynökségi szolgáltatás keretében Főbb mennyiségek: Az ajánlattevő feladata a ZSÖK NKft. gesztor szervezet által koordinált Értékes Pécs pályázatba foglalt pr tevékenységek teljes körű ellátása a ZSÖK NKft. folyamatosan felmerülő igényeinek megfelelően, amelynek főbb irányvonalai az alábbiak: 1. Internetes honlap (alhonlap) készítése a projekthez kapcsolódó tájékoztatás érdekében 2. Kiviteli tervek bemutatása sajtótájékoztató keretében 3. Digitális látványtár létrehozása a projekt honlapon 4. Arculati kézikönyv létrehozása 5. Szórólapok készítése 6. Facebook és youtube.com profil működtetése 7. Eseménymarketing 8. Folyamatos fotódokumentáció készítése a projektről 9. Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról Kiemelt látnivalók Világörökségi helyszínek o Cella Septichora www.pecsorokseg.hu o Ókeresztény Mauzóleum www.pecsorokseg.hu Középkori Egyetem: www.kozepkoriegyetem.hu Budai Szerb Ortodoxok Egyházmegye új kápolnájának és kiállítási anyaga Pécs-Kertvárosi Református Egyházközség orgonájának és fa kazettáinak bemutatása Pécs-Belvárosi Református Egyházközség Reformációtörténeti kiállítása Pécsi Zsidó Hitközség kiállítása Az ügynökség feladata: Az Értékes Pécs arculatnak, imázsának kialakítása, önálló, jól megkülönböztethető brand felépítése, amely arculata illeszkedik a város irányadó arculataihoz, (ZSÖK NKft, TéDéeM) azonban az Értékes Pécs projekt önálló turisztikai útvonalként is ki kell emelni a városi attrakciók közül. Az ügynökség tevékenysége során egységes, izgalmas, figyelemfelkeltő és önálló képet építsen fel a különböző történelmi és vallási értékeket felvonultató Értékes Pécs projektről. A projekttel kapcsolatos pr események megszervezése, lebonyolítása. A fenti tevékenységek csak abban az esetben lehetnek sikeresek és erős marketingértékkel bíró akciók, ha a PR feladatok egy helyen összpontosulnak, így biztosítva az azonos arculati és állandó minőségű folyamatosan egymásra épülő, egymást erősítő megjelenéseket. A végrehajtandó feladatok az Értékes Pécs pályázat alapján négy kampányelemre bonthatóak: 1
Nyilvánosság biztosítása Brand építés Történelmi láncszemek kampány Történelmünk és kulturális együttélés kampány Feladatok részletes bemutatása: 1.1 Nyilvánossági feladatok 1.1.1 Internetes honlap (alhonlap) készítése a projekthez kapcsolódó tájékoztatás érdekében A feladat teljesítésével kapcsolatos általános előírások: ertekespecs.hu domain név alatt, internetes honlap készítése, mely microsie-ként kapcsolható a TÉDÉEM és a ZsÖK nkft honlapjaihoz. A honlap szerkezete, menüsora, vizuális megjelenése (színvilág, layout, tipográfia, grafika) a két cég honlapjának struktúráját kell, hogy kövesse, s alkalmasnak kell lennie a projektben résztvevő egységek honlapjainak átjárhatóságára. A honlapnak meg kell felelnie az ÚSZT arculati kézikönyvben előírtaknak. A honlap tartalmát és szerkezetét minimum 3 alkalommal egyeztetni kell a Megbízóval, az állandó tartalmakat angol és német nyelven is elérhetővé kell tenni. A feladathoz rendelkezésre álló nettó keret: 629 921 Ft Határidő: 2014. március 1. 1.1.2 Kiviteli tervek bemutatás A feladat teljesítésével kapcsolatos általános előírások: A projekt sikeres előkészítésének fontos része a kiviteli tervek elkészülte, melyet követően kiállítás keretében sajtó nyilvános eseményen kerülnek a tervek bemutatásra. A kiállítási tablók gyártása a kivitelezésben nyertes pályázó feladata. A tablók paraméterei: 35 db A1-es roll anyagú plakát sínekkel. A kiviteli tervek bemutatásának módjáról a Megbízott legalább egy alkalommal köteles a Megbízóval egyeztetni. A rendelkezésre álló keretösszegnek tartalmaznia kell az esemény helyszínének, technikájának, cateringjének és előkészületi feladatainak biztosítását. Meghívottak száma: kb. 100 fő, a meghívottak listáját Ajánlatkérő adja. A feladathoz rendelkezésre álló nettó keret: 314 961 Ft Határidő: Nyertes ügynökséggel kötött szerződés megkötésétől számított 45 naptári napon belül. 1.1.3 Fotódokumentáció készítése A feladat teljesítésével kapcsolatos általános előírások: A projekt megvalósítási szakaszában folyamatos fotódokumentáció készítése. Az ügynökség havi rendszerességgel CD-n adja le a Megbízó számára a jogtiszta fotókat, melyek a továbbiakban a projektgazda számára bármely médiumban, kiadványban felhasználásra kerülhetnek. A fotókat kétféle szempont szerint kell készíteni: a megvalósítás dokumentálása mellett tartalmazzon olyan képeket, amelyek imázs megjelenések, honlap, kiadványok esetében is felhasználhatók. A feladathoz rendelkezésre álló nettó keret: 236 220 Ft Határidő: A projekt zárásáig folyamatosan, 2015.február 18. 1.1.4 Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról A feladat teljesítésével kapcsolatos általános előírások: A projekt zárásáról a kötelező arculati előírásoknak megfelelő sajtóközlemény kerül kiküldésre az ügynökség által, mind a regionális, mind az országos és nemzetközi sajtó részére. A sajtómegjelenéseket regionális, országos és nemzetközi szinten külön- külön szükséges összegyűjteni. A sajtóközlemény megírása is az ügynökség feladata, melyhez háttéranyagot az Ajánlatkérő biztosít. A feladathoz rendelkezésre álló nettó keret: 39 370 Ft Határidő: A projekt zárásáig, 2015.február 18. 2.2 Brand Építés 2.2.1 Honlap szerkesztés: digitális látványtár létrehozása 2
A feladat teljesítésével kapcsolatos általános előírások: a digitális látványtárat az Értékes Pécs honlapon kell kialakítani. A Digitális látványtárnak tartalmaznia kell: - 3D 360 -os gömbpanoráma fotók készítése - 3D tárgyfotók készítése - részletfotók készítése - Online 3D panoráma készítése az alábbiak szerint: egyeztetett számú 360 gömbpanoráma kép készítése, és ezek digitális sétává történő összefűzése virtuális sétává: a TédéeM és ZSÖK nkft honlápjáról indítva is, ahol megtalálható lesz az Értékes Pécs projekt minden résztvevőjének helyszíne (az új eszközökkel, bútorzattal). A hagyományos virtuális séta komponenseket nagyítható felugró képek, szöveges leírások, háttárzene és hangeffektusok, integrált videó filmek egészítsék ki, melynek elemeit a projektcéggel egyeztetve kell létrehozni. - 3D tárgyfotók készítése, mely a virtuális túrákba építve, az interneten keresztüli elérhetőségével a világ minden pontján megtekinthetővé teszi az emlékhelyek fellelhető jelentősebb műtárgyait. A kijelölt tárgyakról teljesen körbeforgatható térhatású felvétel készüljön. A műtárgy bemutatását a lényeges részletekhez fűzött leírások, képek, rajzok egészítsék ki. - Épület- és tárgyrészletek fotózása, nagyon magas (12-20 megapixel) felbontású nagyítható részletfotók készítése műtárgyakról, épületekről A digitális látványtár kialakításáról a Megbízott minimum 3 alaklommal köteles egyeztetni a Megbízóval. A rendszereknek platform függetlenül is működniük kell. A digitális látványtárnak tartalmaznia kell: - 3D 360 -os gömbpanoráma fotók készítése: 30 db - 3D tárgyfotók készítése: 60 db - részletfotók készítése: 500 db Az elkészült anyagokból összeállított digitális látványtárnak rendelkeznie kell animált képlapozó szoftverrel, mely a rendelkezésére bocsájtott animált képeket, sétákat tudja interaktívan egy mozgásérzékelő eszköz segítségével mozgatni. A feladathoz rendelkezésre álló nettó keret: 2 650 000 Ft Határidő: 2014. április 1. 2.2.2 Arculati kézikönyv létrehozása A feladat teljesítésével kapcsolatos általános előírások: A projekt arculatának kialakítása, arculati kézikönyv formájában. A kézikönyvben rögzíteni kell a projekt logóját és azok variációit, a tiltott felhasználási módjait. A használni kívánt betűtípust, színkódot, dokumentumokat (levélpapír- print és elektronikus, meghívók) cd-borítók, molinók, plakátok, kiadványok, hirdetések layout-ját, roll-up tervet. Az arculatnak illeszkednie kell a Pécs a kultúra városa a ZSÖK Nkft. arculati elemeihez, illetve Irány Pécs brandhez. A résztvevő kiállítási helyek közös arculatának legkésőbb az első múzeum újranyitásáig készen kell lennie. Az arculatnak minden a projekttel kapcsolatosan készült dokumentumon, eszközön illetve hirdetőfelületen szerepelni kell (táblák, tablók, hirdetések, újságcikkek, spotok, bannerek). Az arculati előírásokat egy ún. arculati kézikönyvnek kell tartalmaznia. Az arculat esetében az egyértelmű cél, hogy Pécs városának turisztikai szempontból ne több fajta identitása legyen, hanem a város rendelkezzen egy egységes, letisztult, kifinomult, könnyen azonosítható imázzsal. Az Értékes Pécs arculati kézikönyvének meg kell felelni az ÚSZT arculati előírásainak is. A Megbízott az arculati kézikönyv készítése során folyamatosan egyeztet a Megbízóval. Az arculati kézikönyvet print formátumban és CD-n is átadja az Ajánlatkérőnek. A feladathoz rendelkezésre álló nettó keret: 377 953 Ft Határidő: 2014. március 1. 2.3. Történelmi láncszemek kampány 2.3.1 Szórólapok készítése 3
A feladat teljesítésével kapcsolatos általános előírások: Az Értékes Pécs történelmen átívelő marketingstratégiájának egyik fő eleme a történelmi láncszemek kampány. A kampány fontos részét képezi a 10 000 db LA4 méretű kiadvány (oldalszám: 8 oldal, szín: 4+4, amelynél a color tartalom partnerenként állandó, de a direkt fekete színű szöveg változik a nyelvi mutációk szerint, anyag: 125g matt műnyomó, egyéb: 3x hajtás), mely tartalmilag az alábbiak szerint oszlik meg a konzorciumi partnerek között: - Zsolnay Örökségkezelő Nonprofit Kft. Cella Septichorában, Középkori Egyetemen és az Ókeresztény Sírkamrákban található értékeinek bemutatása: 4500 db (2100 db magyar, 1000 db angol, 1000 db német, 200 db szerb, 200 db horvát. ) - Budai Szerb Ortodox Egyházmegye új kápolnájának és kiállítási anyagának bemutatása: 1500 db (400 db magyar, 150 db angol, 150 db német, 700 db szerb, 100 db horvát. ) - Pécs-Belváros Református Egyházközség Reformációtörténeti kiállításának bemutatása: 1500 db (750 db magyar, 250 db angol, 250 db német, 125 db szerb, 125 db horvát. ) - Pécs-Kertvárosi Református Egyházközség orgonájának és fa kazettáinak bemutatása: 500 db (250 db magyar, 100 db angol, 100 db német, 25 db szerb, 25 db horvát. ) - Pécsi Zsidó Hitközség zsinagógájának és történeti kiállításának bemutatása: 2000 db (1000 db magyar, 400 db angol, 400 db német, 100 db szerb, 100 db horvát. ) A kreatív és a lektorált nyelvi mutációk elkészítése az ügynökség feladata, melyhez háttéranyagot az Értékes Pécs illetékes konzorciumi tagjai biztosítanak saját magukról. A feladathoz rendelkezésre álló nettó keret: 1 417 323 Ft Határidő: 2014. február 18. 2.3.2 Facebook és Youtube.com profil készítése és üzemeltetése A feladat teljesítésével kapcsolatos általános előírások: Az Értékes Pécs népszerűsítése érdekében olyan pénzbe nem kerülő kommunikációs eszközöket is szükséges beépíteni, mint a Facebook profil létrehozása. Az ingyenes és népszerű internetes videó megosztó youtube.com oldalon a gesztor szervezet által biztosított kedvcsináló videók közzététele a projekt állásáról, a kivitelezési munkálatokról. A feladathoz rendelkezésre álló nettó keret: 0 Ft Határidő: A projekt zárásáig folyamatosan, 2014. március 31. 2.4 Történelmünk és kulturális együttélés kampány 2.4.1 Eseménymarketing: A feladat teljesítésével kapcsolatos általános előírások: A projekt szempontjából rendkívüli fontossággal bír, hogy a kijelölt célcsoportjai számára opinion leadernek számító média, intézmény, vagy iskola képviselőinek megnyerése. Ennek érdekében 2014-ben, az Ajánlatkérővel egyeztetett időpontokban, az alábbi eseményekre kerül sor: Ismertető nap az utazási irodák részére, Study tour: A cél, hogy a célközönség eléréséhez egyik legjobb üzenetközvetítőként fellépő utazási irodák képviselői (hazai és nemzetközi) ne csak hirdetésekből, hanem személyesen is ismerjék meg az Értékes Pécs projektet ezzel is alátámasztva az itt szerezhető élményeket, illetve, hogy saját szemükkel győződjenek meg az interaktív eszközökkel ellátott történelmi örökség piacképességéről. A Study tour szervezési költségein felül a rendelkezésre álló keretből kell finanszírozni az utazási és étkezési költségeket is. Ismertető nap az országos és helyi sajtó képviselőinek: Minden projekt életében fontos az írott és online sajtó támogatása, ennek érdekében kerül megszervezésre az országos, helyi és nemzetközi sajtó képviselői számára egy élménytúra az Értékes Pécs helyszínein. Az ismertető napnak köszönhetően a sajtó képviselői személyes benyomást szerezhetnek a város történelmi örökségét bemutató interaktív eszközökkel ellátott kiállításról, beszámolójukkal pedig segíthetik a projekt népszerűsítését. A Study tour szervezési költségein felül a rendelkezésre álló keretből kell finanszírozni az utazási és étkezési költségeket is. Ismertető nap a baranyai iskolaigazgatók és iskolai szervezők részére: A múzeumok látogatottságának közel egy tizedét képzik az iskolai osztálykirándulások és tanórai kulturális illetve történelmi célú látogatások, ezért rendkívül fontos a kiállítás népszerűsítése a helyi iskolaigazgatók és szervezők körében. Fontos, hogy a városi és megyei intézmények vezetői megismerhessék, 4
hogy mit nyújt a tanórai oktatáshoz pluszban az interaktív eszközökkel ellátott kiállítás. Ügynökség feladata az iskolaigazgatók és szervezők részére egy minden helyszínt érintő bejárás megszervezése. Ismertető nap a pécsi (baranyai) szállodaigazgatók és a frontszemélyzet részére: A turista elsőre általában a szálloda frontszemélyzetével találja szembe magát, és tőle próbálja beszerezni a számára releváns információkat. Gyakran azonban a kiállításokról, eseményekről csak a hotel vezetősége rendelkezik elegendő információval a frontszemélyzet azonban nem. Az Értékes Pécs esetében a cél, hogy mind a vezetőség, mind a recepciósok, ügyeletesek hasznos célszerű információval tudjanak szolgálni a kiállítás anyagával, interaktivitásával kapcsolatosan. Ennek érdekében az ügynökség feladata a szállodaigazgató és frontszemélyzet részére egy minden helyszínt érintő bejárás megszervezése, melynek keretében megismerhetik a kiállítás által kínált előnyöket. A Study tour és a nyíltnapok meghívottainak címlistáját az ügynökség előzetesen egyezteti az Ajánlatkérővel. A nyíltnapok és bemutatók helyszínein az Értékes Pécs konzorciumi partnerei a szakmai személyzetet biztosítják, azonban az ügynökségnek létszámtól függően hostesst szükséges biztosítani a vendégek fogadásához, és kíséréséhez. A feladathoz rendelkezésre álló nettó keret: 1 377 953 Ft Határidő: a teljesítés végső határideje 2015.február 18., de nyertes Ajánlattevő a részhatáridők vonatkozásában egyeztetni köteles a Megbízóval. 3. A választott eljárás fajtája: A Szabályzat alapján a Közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény hatálya alá nem tartozó beszerzési eljárás. 4. Eredményes volt-e az eljárás: Igen. 5. A benyújtott ajánlatok száma: 3 db 6. Az érvényes ajánlatot tevők neve, címe és ajánlatuknak a bírálati szempont szerinti tartalmi eleme, illetőleg elemei: I. Ajánlattevő neve, székhelye: HPM Design Kft. 7754 Bóly, Liszt F u. 14. Egyösszegű nettó ajánlati ár: 7.890.000,-HUF II. Ajánlattevő neve, székhelye: MarkCon Kommunikációs Kft. 7623 Pécs, Móré Fülöp u. 33. Egyösszegű nettó ajánlati ár: 7.970.000,-HUF 7. Az érvénytelen ajánlatot tevők neve, címe és az érvénytelenség indoka: I. Ajánlattevő neve, székhelye: Ferling PR Tanácsadó és Szolgáltató Kft. 7621 Pécs, Mária u. 8. A Bíráló Bizottság a Ferling PR Tanácsadó és Szolgáltató Kft. ajánlatában figyelemmel a felhívás és a dokumentáció követelményeire az előírt tartalmi feltételek kapcsán Ajánlattevő Egyösszegű nettó ajánlati árának megalapozottságára 2014. február 12. napján indokolás adásra szólította fel az Ajánlattevőt. Ajánlattevő az indokolás felhívásban előírt indokolás adási kötelezettségének nem tett eleget. 8. Eredményes eljárás esetén a nyertes ajánlattevő neve, címe, az ellenszolgáltatás összege és ajánlata kiválasztásának indokai: Ajánlattevő neve, székhelye: HPM Design Kft. 7754 Bóly, Liszt F u. 14. Egyösszegű nettó ajánlati ár: 7.890.000,-HUF Ajánlata kiválasztásának indoka: Ajánlattevő adta a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó érvényes ajánlatot. 5
9. A szerződés teljesítéséhez a beszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó/k neve és címe, továbbá a beszerzésnek az a része, amelyben az alvállalkozó/k közreműködik/közreműködnek: A nyertes ajánlattevő ajánlatában: - 10. Hivatkozás az eljárást megindító, illetőleg meghirdető hirdetményre és közzétételének/megküldésének napja: 2014. január 30. 11. Az eredményhirdetés (összegzés megküldésének) időpontja: 2014. február 19. 6