24. számú előterjesztés Egyszerű többség ELŐTERJESZTÉS Dombóvár Város Önkormányzata Képviselő-testületének 2013. április 25-i rendes ülésére Tárgy: 2012. évi belső ellenőrzési jelentés Előterjesztő: Szabó Loránd polgármester Készítette: Belső ellenőr Tárgyalta: Pénzügyi Bizottság Városgazdálkodási Bizottság Humán Bizottság Tanácskozási joggal meghívott: - Költségvetési, pénzügyi-gazdálkodási szempontból ellenőrizte: - Törvényességi szempontból ellenőrizte: dr. Letenyei Róbert jegyző
Tisztelt Képviselő-testület! A 2012. évben a belső ellenőrzés a Dombóvár és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás feladatellátásában került megvalósításra, oly módon, hogy Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalát bízta meg a Dombóvár és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás a belső ellenőrzési feladatok ellátására a társult önkormányzatok közigazgatási területén. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Kormányrendelet 56..(8) bekezdése értelmében Az éves ellenőrzési jelentést a társulás munkaszervezeti feladatát ellátó, vagy közös feladatellátás esetén a feladatellátást végző, intézményi társulás esetén az intézmény székhelye szerinti önkormányzat által kijelölt költségvetési szerv vezetője az egyes önkormányzatok zárszámadásának határidejére, de legkésőbb március 20-ig az érintett jegyző részére megküldi, hogy azt a polgármester a zárszámadással egyidejűleg a képviselő-testület elé terjeszthesse. A belső ellenőrzés a 2012. évi belső ellenőrzési terv alapján került végrehajtásra, melyet a Képviselő-testület a 419/2011. (X. 27.) kt. határozatával fogadott el. Az előterjesztés melléklete tartalmazza Dombóvár Város Önkormányzatát érintő ellenőrzésekről készült 2012. évi jelentést. A fentieknek megfelelően az alábbi határozati javaslatot terjesztem a testület elé, melynek kérem elfogadását. Határozati javaslat Dombóvár Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a 2012. évi belső ellenőrzési jelentést a melléklet szerint elfogadja. Szabó Loránd polgármester
melléklet Dombóvár Város Önkormányzatának 2012. évi Éves ellenőrzési jelentése Vezetői összefoglaló A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzésről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Bkr.) 48. -49. -a szabályozza a lefolytatott belső ellenőrzésekről szóló éves ellenőrzési jelentés készítését. A belső ellenőrzés a Dombóvár és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás feladatellátásában került megvalósításra, oly módon, hogy a Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalát bízta meg a Dombóvár és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás a belső ellenőrzési feladatok ellátására a társult önkormányzatok közigazgatási területén. Ennek megfelelően alkalmazni kell a Bkr. 28. fejezetének az önkormányzatok társulásaival kapcsolatos különös szabályokat, melyet a Bkr. 56. -a ír elő. A 2012. évben lefolytatott belső ellenőrzésekről az éves ellenőrzési jelentés összeállítása a Bkr. 48. -a, a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett módszertani útmutató, valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben foglalt tartalmi követelmények figyelembe vételével készült. A belső ellenőrzés kockázatelemzés alapján ellenőrzési tervet készített a 2012. évi ellenőrzési feladatellátásra. A kockázatelemzésre vonatkozó feladatok a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben meghatározott szabályok szerint kerültek végrehajtásra. A 2012. évi ellenőrzési terv a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendeletben meghatározott szerkezetben, tartalommal készült, azaz tartalmazta ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését, az ellenőrzés tárgyát, az ellenőrzés célját, az ellenőrizendő időszakot, az ellenőrzés típusát, az ellenőrzés módszerét, az ellenőrzések ütemezését. A belső ellenőrzési terv teljes végrehajtását létszámhiány akadályozta meg. A belső ellenőrzési vezető a Bkr.50. -ában előírt nyilvántartást vezet az elvégzett belső ellenőrzésekről, és az ellenőrzött költségvetési szerveket beszámoltatja az ellenőrzések során tett ellenőrzési javaslatok megvalósításáról, valamint egy esetben utóellenőrzés került megvalósításra. A belső ellenőrzés betöltötte azon funkcióját, hogy a végrehajtott ellenőrzések során megállapításokat és ajánlásokat fogalmazott meg a jogszabályoknak és a belső szabályzatoknak való megfelelés, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség vizsgálatát követően. Kialakításra kerültek azok a kontrolltevékenységek, melyek biztosítják az engedélyezési és jóváhagyási eljárásokat, fizikai kontrollokat és beszámolási eljárásokat.
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása I/1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése I/1/a. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése 2012.évre Dombóvár Város Önkormányzatának területére tervezett ellenőrzések és azok megvalósulása Az ellenőrzés tárgya Ellenőrzés célja Ellenőrzés módszere Az ellenőrzé s megvalósulás a A 2011. évi normatíva ellenőrzése a Dombóvár Város Önkormányzata intézményeinél (7 intézménynél pénzügyi ellenőrzés) A normatív és kiegészítő állami hozzájárulások igénybevétele jogszerűen történt-e. Statisztikai adatok és létszámnyilvántartások vizsgálata, dokumentumok, kimutatások, határozatok ellenőrzése. megvalósult A helyi adók kivetésének, nyilvántartásának és teljesítésének ellenőrzése Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalánál (pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a helyi adókat a Polgármesteri Hivatal a jogszabályoknak megfelelően vetette ki, az adónyilvántartás megfelel-e az előírásoknak, a helyi adók teljes körű beszedése megtörtént-e Pénzügyi és számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok szúrópróba szerű vizsgálata Kapcsolódó szabályzatok, rendeletek vizsgálata megvalósult A működési bevételek vizsgálata Dombóvár Város Önkormányzata intézményeinél (8 intézménynél pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy az intézmény mindent megtett-e annak érdekében, hogy a tervezett működési bevételek teljesüljenek. A 2011. évi elemi költségvetés és beszámoló, valamint a hozzájuk kapcsolódó belső szabályzatok áttekintése. Nyilvántartások vizsgálata. Bizonylatok és kimutatások szúrópróbaszerű ellenőrzése. megvalósult
A közbeszerzések szabályszerűségi ellenőrzése Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalánál ( szabályszerűségi ellenőrzés) nem valósult meg A Kisebbségi Önkormányzatok részére nyújtott támogatások ellenőrzése a Kisebbségi Önkormányzatoknál ( 4 Nemzetiségi Önkormányzatnál pénzügyi ellenőrzés) Annak megállapítása, hogy a megítélt támogatás felhasználása a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelően történt-e Dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata: Pénzügyi, számviteli adatok, nyilvántartások, dokumentumok; Kapcsolódó szabályzatok; Támogatási szerződés megvalósult Soron kívüli ellenőrzés: Az ellenőrzés tárgya Vagyongazdálkodás utóellenőrzése Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalánál Ellenőrzés célja Annak megállapítása, hogy az önkormányzat a 2008. és 2009. évi vagyongazdálkodás ellenőrzésére vonatkozó intézkedési tervben foglaltakat végrehajtotta-e Ellenőrzés módszere A vagyongazdálkodásr ól készült jegyzőkönyv megállapításai és a hozzá kapcsolódó intézkedési tervben foglaltak összehasonlítása. A jegyzőkönyv átadását követően hatályba lépett szabályzatok áttekintése. Egyéb dokumentumok szúrópróbaszerű vizsgálata. Az ellenőrzés megvalósulása megvalósult
I/1/b. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása A 2012. évben végrehajtott ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentés nem volt. I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. ab) pont) I/2/a. A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottsága A 2012. évi ellenőrzési tervben foglalt feladatok végrehajtásához 3 fő szükséges. Munkaidő mérleg készült, mely tartalmazta az ellenőrzésre fordítható napok számát. Ellenőrzési munkanap szükséglet összesen 598 napot tett ki. A munkanapok az ellenőrzési feladatok arányában megosztásra kerültek a társult önkormányzatok és Többcélú Kistérségi Társulás között. 2012. szeptember 10-től 1 fő belső ellenőr a belső ellenőri munkakörből távozott, helyette nem lett felvéve új belső ellenőr, mert a 2013. évi belső ellenőri feladatellátás társulási szinten történő ellátása bizonytalan volt. A belső ellenőrzési vezető nyugdíjba vonult, és a munkavégzés alól 2012. november 20-tól felmentésre került. A 2012. évben a fenti munkaerőhiány 104 ellenőrzési nap kiesést jelentett. A 3 fő belső ellenőr regisztrációja megtörtént, A belső ellenőrök az Áht. 70..(4)-(5) bekezdésében előírt engedéllyel rendelkeztek. A belső ellenőrök a rájuk vonatkozó általános és szakmai követelménynek megfeleltek, mind a hárman rendelkeztek szakirányú felsőfokú iskolai végzettséggel, valamint a feladat elvégzéséhez szükséges gyakorlattal is. A belső ellenőrök továbbképzése megtörtént, mérlegképes könyvelői továbbképzésen vettek részt. I/2/b. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. -a alapján) A belső ellenőrzési csoport feladatát Dombóvár Város Jegyzőjének közvetlenül alárendelve végezte. A belső ellenőrzés funkcionális függetlensége biztosított volt.
I/2/c. Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. -a alapján) A belső ellenőrzés során a tárgyévre vonatkozó összeférhetetlenségi eset nem fordult elő. I/2/d. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása 2012. évben a belső ellenőri jogokkal kapcsolatos korlátozás nem fordult elő. I/2/e. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők. Az ellenőrzés során az ellenőrzött szervek az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó anyagokat az ellenőrök rendelkezésére bocsátották. Általános tapasztalat, hogy az ellenőrzés végrehajtásában együttműködtek, és segítették a belső ellenőrök munkáját. I/2/f. Az ellenőrzések nyilvántartása Az elvégzett belső ellenőrzésekről a belső ellenőrzési vezető a Bkr. előírásainak megfelelő nyilvántartást vezet, mely tartalmazza az ellenőrzések azonosítóját, az ellenőrzött szervek megnevezését, az ellenőrzések tárgyát, az ellenőrzések kezdetét és lezárásának időpontját, az ellenőrzésen résztvevő belső ellenőrök nevét, a vizsgált időszakokat, az intézkedési terv készítésének szükségességét. I/2/g. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Az ellenőrzések során kiemelten kell kezelni a belső kontrollrendszerek ellenőrzését, azoknak a mindennapokra való érvényesülését, a gyakorlati működését. A jelentősen megváltozott jogszabályi környezet szükségessé teszi a szakmai továbbképzéseken való rendszeres részvételt. Rendszeresebbé kell tenni a belső ellenőrzés megállapításaival, javaslataival kapcsolatos vezetői visszacsatolást. A belső kontroll rendszer működtetése és fejlesztése fontos a hatékonyság növelése érdekében, szükség van együttműködés biztosítására a vezetők és a belső ellenőrzés között. I/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac) pont) Tanácsadói tevékenység biztosítására a 2012. évben nem volt felkérés.
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. b) pont) II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba) pont) Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalánál a helyi adók kivetésének, nyilvántartásá nak és teljesítésének ellenőrzése Az újonnan épült ingatlanok esetén az ingatlantulajdonosok több esetben elmulasztották bevallani a kommunálisadó kötelezettségüket. A kommunális adó bevallása nem teljes körű. Az építési hatóság által kiadott jogerős használatba vételi engedélyeket vegyék nyilvántartásba, és kísérjék figyelemmel, hogy az első adózó bevallási kötelezettségének eleget tesz-e. Amennyiben az első tulajdonos nem magánszemély, úgy évenként kövessék nyomon, hogy nem értékesítették-e magánszemély részére az ingatlant. Egy esetben egy 70 év feletti személy haszonélvezeti jogot jelentett be az egyik ingatlanra, igénybe vette a 70 év felettiek adókedvezményét, de az ellenőrzés során bebizonyosodott, hogy a kedvezményt igénybe vevő személy nem haszonélvezője az ingatlannak. Az adókedvezményt az adózó jogosulatlanul vette igénybe. A 70 év feletti személyek adómentességének jogosságát évenként vizsgálják felül.
Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalánál a helyi adók kivetésének, nyilvántartásá nak és teljesítésének ellenőrzése 50 db vizsgált vállalkozásból 3 db vállalkozás nem tett eleget az iparűzési adó bejelentkezési és bevallási kötelezettségének. A 25 ezer Ft-ot meghaladó adótartozások vizsgálata esetén megállapításra került, hogy 30 esetből 3 esetben nem történt intézkedés az adóbehajtás ügyében. Vannak olyan vállalkozások, melyek nem tettek eleget az iparűzési adó bevallási és befizetési kötelezettségüknek. Az adóbehajtás nem teljes körű. Az iparűzési adó bevallását és fizetését elmulasztó vállalkozások kiszűrése érdekében Dombóváron székhellyel és telephellyel rendelkező vállalkozások listájának a bejelentkezett iparűzési adóalanyok listájával történő összehasonlítása javasolt. A behajtás teljes körűvé tétele érdekében legalább évente egyszer készítsenek kimutatást az adóhátralékokról, melyben tételesen jegyezzék fel a behajtás érdekében megtett intézkedéseket. Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalánál a vagyongazdálk odás utóellenőrzése / A vagyongazdálk odás ellenőrzéséhez írt intézkedési terv megvalósítása került utóellenőrzésre/ A vagyonnal kapcsolatos belső szabályozás még nem került megvalósításra. Ezen szabályozás ki fog térni arra is, hogy mely időközönként kell előkészíteni a vagyonrendelet módosítását a mellékleteket illetően. Meg kell teremteni a vagyongazdálkodó és a vagyonnyilvántartó munkája közt az összhangot. A leltárban és a nyilvántartásokban nem szereplő tárgyi eszközök feltárása és nyilvántartásba vétele ügyében együttműködés szükséges az Önkormányzati és Szervezési Iroda között. A vagyonnal kapcsolatos belső szabályozásra szükség van a vagyongazdálkodás koordinálásához. A vagyongazdálkodó és a vagyonnyilvántartó munkájának összehangolásával érhető el hatékony vagyongazdálkodás. A vagyonnal kapcsolatos belső szabályozást el kell készíteni. A leltárban és a nyilvántartásokban nem szereplő tárgyi eszközök feltárása és nyilvántartásba vétele ügyében együttműködés szükséges az Önkormányzati és Szervezési Iroda valamint a Városgazdálkodási Iroda között.
Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalánál a vagyongazdálk odás utóellenőrzése / A vagyongazdálk odás ellenőrzéséhez írt intézkedési terv megvalósítása került utóellenőrzésre/ Az értékvesztés elszámolásának köre bővítésre került, de még több területen el kell végezni az értékvesztés elszámolását. A kintlévőségek, kölcsönök behajtása ügyében az intézkedés még nem teljes körű. Több kintlévőség esetén nem tették meg az intézkedést a kintlévőség behajtása ügyében. A Városgazdálkodási Irodánál továbbra is fokozni kell a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzést, mert a kintlévőségek behajtásra történő átadása tekintetében hiányosság merült fel. Az értékvesztés bővítése elősegíti, hogy a mérleg valósabb vagyoni helyzetet tükrözzön. A kintlévőségek behajtása ügyében elmaradt intézkedések a pénzügyi helyzetünket súlyosbítja. A folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés fokozása révén a munkafolyamatok javulása várható. Az értékvesztés elszámolását még szélesebb körben kell alkalmazni. Intézkedni kell a 180 napon túli követelések végrehajtási eljárásának megindításáról. A folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést fokozni kell. Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat Az Apáczai Oktatási Központnál a térítési díjak beszedése nem teljes körű. Normatíva nem igényelhető térítési díj befizetés elmaradása esetén. Törekedjenek a térítési díjak beszedésére. 2011. évi normatíva ellenőrzése Az Apáczai Oktatási Központ a szakmai elméleti képzés Alapító okiratban meghatározott létszámkeretét túllépte. A létszám-kerettúllépés a normatíva igénylést veszélyezteti. Az Alapító Okiratban rögzített szakképző osztályokba felvehető tanulók létszámkeretét a tanulók felvétele esetén be kell tartani.
2011. évi normatíva ellenőrzése Az Apáczai Oktatási Központnál a rendszeres gyermekvédelmi támogatásról készült határozatok több esetben már nem voltak érvényesek. Az Apáczai Oktatási Központnál és a József Attila ÁMK-nál a közoktatási statisztika kiállításánál előfordultak pontatlanságok. A Herceg Esterházy Miklós Szakképző Iskolánál több tanuló 2012. szeptember 30-ig a megengedett hiányzásnál több napot hiányzott igazolatlanul, ami a tanulójogviszony megszüntetését vonja maga után. Az Illyés Gyula Gimnáziumban a három vagy több gyermekes családokban élő gyermekek ingyenes tankönyvjogosultságának jogviszonyát igazoló iratok csak részben kerültek bemutatásra. A Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központnál a házi segítségnyújtás esetén a működési engedélyben engedélyezett létszám nem volt összhangban a foglalkoztatott gondozónők létszámával, azonban 2012. decemberben az engedélyezett létszámot korrigálták a működési engedélyben. Csak érvényes rendszeres gyermekvédelmi támogatási határozat alapján lehet a kedvezményes étkezést igénybe venni. Téves adatközlés esetében rossz igénylés történhet. A tanulójogviszony 2012. október 1. előtti megszüntetése azt jelenti, hogy nem igényelhet normatívát ezen gyermekek után az iskola. A normatíva igénylést iratokkal kell alátámasztani. A SzCsM. Rendelet 2. számú mellékletében foglalt létszámnorma nem került betartásra, azonban a normatíva igénylést ez nem veszélyeztette, mert az ellátottak száma nem haladta meg a ténylegesen foglalkoztatott dolgozók létszámához igazodó ellátottak számát. A rendszeres gyermekvédelmi támogatásról készült határozatok érvényességét folyamatosan figyelemmel kell kísérni. A statisztikai adatokat pontosan kell kitölteni. A közoktatási statisztikában csak a tanulói jogviszonyban állók vezethetők fel, az igazolatlan hiányzókat - amennyiben nem tankötelesek - törölni kell a tanulói létszámból. A tankönyvigénylő lapokat és az ingyenes tankönyvigényt alátámasztó iratokat teljes körűen össze kell gyűjteni. Házi segítségnyújtás esetében a jogszabályi előírásokat be kell tartani, különös tekintettel aszcsm rendelet 2. számú mellékletében foglalt létszámnormát.
Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat Működési bevételek ellenőrzése az intézményeknél Az Apáczai Oktatási Központnál a térítési díjak megállapítása során nem minden esetben tartották be a 23/2011.(IV.29.) önkormányzati rendelet előírásait. A bérleti díjból származó bevételek nem érték el a tervezett bevétel mértékét. A József Attila ÁMK tagintézményeinél a tárgyi eszközök bérbeadásából nem származott bevétele. A Herceg Esterházy Miklós Szakképző Iskolánál magas összegű a kintlévőség, melynek jelentős részét az étkezési díj tartozásból származó összeg teszi ki. Az Illyés Gyula Gimnáziumnál néhány esetben a bérleti díj megállapítását nem alapozta meg önköltségszámítás. Az Egyesített Szociális Intézménynél: Az intézményi térítési díjak megállapítása az alábbiaknál nem a jogszabályi előírásoknak megfelelő: A nappali ellátás esetén a térítési díjat meg kell bontani étkezésre és egyéb ellátásra. A házi segítségnyújtás díjának meghatározása rossz osztószám alkalmazása miatt nem volt helyes. Az étkezés szállítási költsége helytelenül nem A térítési díjak megállapítása nem minden esetben történt a szabályozásnak megfelelően. A bérleti díjból származó bevételek beszedését nem tudták teljesíteni a tervezett mértékben. A tárgyi eszközök kapacításkihasználtsága a tagintézményeknél nem megfelelő. A bevételek behajtása nem működik megfelelően. Esetenként nem került betartásra a 23/2011.(IV.29.) önkormányzati rendelet előírása. Az intézményi térítési díjak meghatározása és befizettetése esetenként nem a jogszabályi előírásoknak megfelelő. A térítési díjak megállapítása során be kell tartani a 23/2011.(IV.29.) önkormányzati rendelet előírásait. Törekedni kell a szabad kapacitások jobb kihasználtságára. A tagintézmények jobban használják ki lehetőségeiket ingó és ingatlan vagyontárgyaik bérbeadása során a működési bevételeik növelése érdekében. A kintlévőségek behajtásának érdekében minden jogi eszközt igénybe kell venni. Az intézmény teljes körűen mérje fel a kiadható ingó és ingatlan tárgyait, önköltségszámítással megalapozott bérleti díjat kell megállapítani. Az intézményi térítési díjakat a jogszabályi előírásoknak megfelelően kell kialakítani. Az intézmény kezdeményezze a személyi térítési díjbefizetés határidejének önkormányzati rendeletben történő meghatározását. A 2012. évi intézményi térítési díjat felül kell vizsgálni.
Működési bevételek ellenőrzése az intézményeknél tartalmazott ÁFÁ-t. A térítési díjak befizettetésének határideje nincs összhangban a Pénzkezelési Szabályzatban előírtak és a 29/1993.(II.17.) Korm. rendeletben foglaltak között. A Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központnál: A személyi térítési díjak megállapítása elmaradt. A térítési díjak befizettetésének határideje nincs összhangban a Pénzkezelési Szabályzatban előírtak és a 29/1993.(II.17.) Korm. rendeletben foglaltak között. A házi segítségnyújtás díjának meghatározása rossz osztószám alkalmazása miatt nem volt helyes. Az intézményi térítési díjak meghatározása és befizettetése esetenként nem a jogszabályi előírásoknak megfelelő. A személyi térítési díjat a jogszabályi előírásoknak megfelelően a szolgáltatást igénybe vevők részére meg kell állapítani. Kezdeményezzék a személyi térítési díjbefizetés határidejének önkormányzati rendeletben történő meghatározását. A személyi térítési díjak megállapításához, annak alapját képező gondozási időt a jogszabályi előírásoknak megfelelően kell meghatározni. A 2012. évi intézményi térítési díjat felül kell vizsgálni. Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat A Horvát Kisebbségi Önkormányzat nak nyújtott támogatás vizsgálata A Horvát Nemzetiségi Önkormányzat a Dombóvár Város Önkormányzata által nyújtott pályázati támogatásról késve számolt el a Dombóvár Város Önkormányzata felé. A támogatási szerződésben előírt határidő nem került betartásra. A támogatási szerződésben előírt elszámolási határidőt be kell tartani.
Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat Az Örmény Kisebbségi Önkormányzat nak nyújtott támogatás vizsgálata Az Örmény Nemzetiségi Önkormányzat a Dombóvár Város Önkormányzata által nyújtott pályázati támogatásról késve számolt el a Dombóvár Város Önkormányzata felé. A támogatási szerződésben előírt határidő nem került betartásra. A támogatási szerződésben előírt elszámolási határidőt be kell tartani. Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat A Német Kisebbségi Önkormányzat nak nyújtott támogatás vizsgálata A Német Nemzetiségi Önkormányzat a Dombóvár Város Önkormányzata által nyújtott pályázati támogatásról késve számolt el a Dombóvár Város Önkormányzata felé. A Német Nemzetiségi Önkormányzat a pályázati pénzt továbbutalta egyesület részére, erről készült megállapodás, melyben az egyesület köteles volt elszámolást készíteni. Az elszámolás elkészült, azonban ezen elszámolást az egyesület késve küldte be a Nemzetiségi Önkormányzat részére. A támogatási szerződésben előírt határidők nem kerültek betartásra. Dombóvár Város Önkormányzata felé készítendő pályázati támogatás elszámolását az előírt határidőre el kell készíteni. A Német Nemzetiségi Önkormányzat által államháztartáson kívülre nyújtott pl. egyesületek részére nyújtott támogatásokról a megállapodásban előírt határidőre be kell kérni a támogatott összeg felhasználásáról készített elszámolást.
Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat A Roma Kisebbségi Önkormányzat nak nyújtott támogatás vizsgálata A Roma Nemzetiségi Önkormányzat a Dombóvár Város Önkormányzata által nyújtott pályázati támogatásról késve számolt el a Dombóvár Város Önkormányzata felé. A támogatás felhasználásához benyújtott bizonylatok utalványozása, kötelezettségvállalás ellenjegyzése és utalványozás ellenjegyzése során szabálytalanságok történtek. A szabálytalanságok sorozatos előfordulása a vezetői ellenőrzés hiányát tükrözi. A támogatási szerződésben előírt határidők nem kerültek betartásra. A vezetői ellenőrzés hiánya miatt sorozatosan szabálytalanságok fordultak elő. A támogatási szerződésben előírt elszámolási határidőt be kell tartani. A számlák kifizetése során be kell tartani az Ámr., a Pénz- és Értékkezelési Szabályzat és az Együttműködési megállapodás utalványozásra, kötelezettségvállalás ellenjegyzésére és utalvány ellenjegyzésére vonatkozó szabályozását. A folyamatba épített vezetői ellenőrzést fokozni kell. II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. bb) pont) Kontrollkörnyezet A belső kontrollkézikönyv első része a kontrollkörnyezet, melynek kialakítása a jegyző feladata, mely megfelel a Bkr. 6. -ban foglaltaknak. A polgármesteri hivatal a stratégiai és operatív célrendszerét kialakította. Az alapvető célok teljesítése érdekében elvégzendő feladatokat az alapító okirat tartalmazza. A hivatal szervezeti felépítése, a dolgozók feladat és hatáskörei a Szervezeti és Működési Szabályzatban kerültek meghatározásra. A hivatal komplex szabályzatrendszert alakított ki, mely kiterjed a szervezet működésére, gazdálkodására, valamint az alkalmazottak biztonságát szolgáló előírásokra is. A szervezet megfelelő működéséhez hozzátartozik, hogy a dolgozók valamennyi szabályzatot megismerjék és azokat a gyakorlatban alkalmazzák. A hivatal ellenőrzési nyomvonallal rendelkezik, melyben meghatározásra kerültek a felelősségi és az információs szintek. Az ellenőrzési nyomvonal folyamatosan aktualizálásra kerül, a 2012. évi módosítása is megtörtént.
Kockázatkezelési rendszer A belső kontrollkézikönyv második része a kockázatkezeléssel foglalkozik, mely tartalmazza a hivatal tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat, valamint azokat az intézkedéseket, melyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kézikönyv kialakítása megfelel a Bkr. 7. -nak. A szervezet rendelkezik kockázatkezelési szabályzattal, mely tartalmazza a kockázati célok, kockázati elemek meghatározását, az alkalmazott kockázati elemek megnevezését, a kockázatok értékelésének módját, a kockázatok minősítésének rendjét. Kontrolltevékenységek A belső kontrollkézikönyv harmadik részében a kontrolltevékenységek kerültek kidolgozásra. A hivatal jegyzője olyan kontrolltevékenységet alakított ki, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, és hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. Belső szabályzatokban, rendeletekben a feladatokkal összefüggésben szabályozásra kerültek az engedélyezési és jóváhagyási eljárások, személyre szólóan a feladatok és hatáskörök, az információkhoz való hozzáférés, valamint a beszámolási eljárások. A belső kontrollok működését az egyes feladatok sajátosságai határozzák meg. A kontrolltevékenységnél kiemelt szerepe van a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésnek. Az előzetes ellenőrzések, vagyis a megelőző kontrollok célja, hogy a tevékenységek hibás lépéseit kiszűrjék. Ugyanezt a célt szolgálja a pénzügyi ellenjegyzés is, ezzel megelőzhető a jogosulatlan, fedezetnélküli kötelezettségvállalás. A folyamatba épített ellenőrzéseket a szervezeti hierarchia minden szintjén és működési területén biztosítani kell. A vezetői ellenőrzések különböző formában valósulnak meg. Módszerei lehetnek szóbeli, írásbeli jelentések, vezetői értekezlet megbeszélései, belső ellenőrzési jelentések tapasztalatai, kötelezettségvállalás ellenjegyzése, utalványozás és személyes vezetői ellenőrzés. Az önkormányzati döntések végrehajtásának ellenőrzése rendszeresen megtörténik a képviselő-testület döntéseiből fakadó, a hivatal irodáinak munkafeladatait tartalmazó HIMFA-n keresztüli írásos beszámoltatás formájában. Ezen rendszer működtetésének célja: - a felsővezetés (polgármester, alpolgármester, jegyző) folyamatos tájékoztatása a képviselő testület döntéseiből fakadó feladatok a végrehajtásának folyamatáról, a végrehajtás során felmerült problémákról, a megoldási alternatívákról, a végrehajtás megtörténtéről. - a felsővezetéstől jóváhagyás kérése: a feladat hatékony és jogszerű megoldása érdekében esetleg más iroda bevonásához, határidő-hosszabbításra vonatkozó
javaslat kidolgozásához, a határozat visszavonására vonatkozó javaslat kidolgozására. A HIMFA működésének folyamata: Az Önkormányzati és Szervezési Iroda munkatársa a képviselő-testület ülését követően röviden összefoglalva - felosztja a feladatokat a határozatokban megjelölt végrehajtásért felelős irodák között. A feladatokat tartalmazó, sorszámmal ellátott HIMFA elektronikus úton eljuttatásra kerül az irodavezetők részére. A megadott határidőre a feladatok végrehajtása a HIMFÁ-n keresztül beszámoltatásra kerül. Információs és kommunikációs rendszer A belső kontrollkézikönyv negyedik része az információ és kommunikáció áramlással kapcsolatos feladatokat tartalmazza. Az információs szabályozás magában foglalja a hivatalon belüli és a külső ügyfelekkel, partnerekkel folytatott horizontális és vertikális kommunikáció alapvető szabályait. Fontos, hogy egyes események, feladatok ellátásához megfelelő mennyiségű és minőségű adat álljon rendelkezésre. Az iktatásnak meghatározó szerepe van az információk, adatok tárolásában. Mindig biztosítani kell a folyamatban lévő, további intézkedést igénylő ügyek, és a befejezett ügyek nyomon követését. Az irodavezetők és az intézményvezetők rendszeres tájékoztatása értekezleteken, valamint hivatali levelezés útján történik. A hivatalon belül az információáramlás szóbeli utasítások, szóbeli beszámoltatások, írásbeli információ átadások, valamint az informatikai rendszerek keretében működtetett információmozgás, visszakereshetőség és a visszacsatolási rendszerek működtetése útján valósul meg. A hivatal az iktatási rendszer feladatkiadásának, valamint a feladatellátással kapcsolatos dokumentálás követelményeinek eleget tesz. Nyomon követési rendszer (monitoring) A belső kontrollkézikönyv ötödik része tartalmazza a hivatal monitoring rendszerét, mely a célok megvalósításának nyomon követését szabályozza. A hivatal és az intézmények kidolgozták az ellenőrzési nyomvonalukat, mely jogszabályi előírásokra építve határozza meg az egyes tevékenységek megvalósításához kapcsolódó ellenőrzési pontokat. A tevékenységi célok megvalósításának nyomon követése a FEUVE és a belső ellenőrzés útján valósul meg. A belső ellenőrzések megállapításait, javaslatait a vezetők figyelembe veszik. Az ellenőrzés javaslataihoz intézkedési tervet készítenek.
III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. c) pont) A 2011. évben végrehajtott ellenőrzések 2012. évre áthúzódó intézkedéseinek nyomon követése: - Dombóvár város Önkormányzata 2010. évi költségvetési előirányzatának teljesítése ellenőrzés: Az intézkedési terv megvalósítása 2012. évben volt esedékes. A Városgazdálkodási Iroda vezetője beszámolt arról, hogy az előírt intézkedéseket végrehajtották. - Város- és Lakásgazdálkodási Nkft-nél a kintlévőségek kezelésének ellenőrzése: Az intézkedési terv 2012-ben készült el. A Város- és Lakásgazdálkodási Nkft a végrehajtott intézkedésekről beszámolót készített, melyben az ügyvezető beszámolt arról, hogy az előírt intézkedéseket megvalósították. A 2012. évben végrehajtott ellenőrzésekre tett intézkedések nyomon követése: - 2011. évi normatíva ellenőrzése: Az intézkedési tervek alapján megtett intézkedések megvalósításáról beszámoltak az intézmények, és az előírt intézkedések megtörténtek. - Működési bevételek ellenőrzése az intézményeknél: Az intézkedési tervek alapján megtett intézkedések megvalósításáról beszámoltak az intézmények, és az előírt intézkedések megtörténtek. A Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központ intézkedési tervének megvalósítási határideje a 2013. évre átesett, így ezen intézkedések megvalósításáról majd a 2013. évi ellenőrzési jelentésben készül beszámoló. - Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalánál a helyi adók kivetésének, nyilvántartásának és teljesítésének ellenőrzése Az intézkedési terv elkészítésének a határideje 2012. december 14. volt, de a 2012. évben nem érkezett intézkedési terv az ellenőrzési javaslatokra. - Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalánál a vagyongazdálkodás utóellenőrzése Az intézkedési terv elkészítésének a határideje 2012. október 4. volt, de a 2012. évben nem érkezett intézkedési terv az ellenőrzési javaslatokra. - A Horvát Kisebbségi Önkormányzatnak nyújtott támogatás vizsgálata A Örmény Kisebbségi Önkormányzatnak nyújtott támogatás vizsgálata
A Német Kisebbségi Önkormányzatnak nyújtott támogatás vizsgálata A Roma Kisebbségi Önkormányzatnak nyújtott támogatás vizsgálata Ezen ellenőrzések 2012. év végén valósultak meg, így az intézkedési terv készítésének határideje áthúzódott a 2013. évre. A megtett intézkedésekről a 2013. évi ellenőrzési jelentésben készül beszámoló. Dombóvár, 2013. február 15. Tóthné Maza Edit belső ellenőr