KİBÁNYA SPORT CLUB 1105 Bp. Ihász utca 24. PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT Kelt: Budapest 2004. május 27. Egyesület elnöke P.h.
A pénztárral és pénzkezeléssel kapcsolatos általános szabályok A pénzkezelés / házipénztár / a Kıbánya Sport Club ( továbbiakban: Egyesület ) irodájában nem külön pénztárhelyiségben történik. A mőködéséhez, vállalkozásához szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolításárért a pénzforgalomért a pénzkezeléssel megbízott gazdasági ügyintézı felel.. A házipénztárat úgy kell elhelyezni, hogy a pénzmegırzés és tárolás az elıírt követelményeknek megfeleljen. A házipénztárak létesítésének elıírásait az átlagos napi készpénzforgalom alapján kell meghatározni, a pénzmegırzés és tárolás feltételeit pedig a tényleges záró állomány szerint kell biztosítani. A házipénztár készpénz kerete és kialakítása A házipénztárban a havi zárlat után tartható készpénz értéke: 300.000.- Ft, azaz Háromszázezer forint. A házipénztári keretet meghaladó záró pénzkészletet a bankszámlára be kell fizetni. A házipénztár záró pénzállomány keretének megállapításánál nem kell figyelembe venni a munkabérek és az azzal azonos elbírálás alá tartozó összegek kifizetésének teljesítéséhez a gazdálkodó szerv vezetıjének engedélyével az elızı napon felvett és a következı munkanapon kifizetésre kerülı összeget. A pénzösszegek tárolására páncélszekrényt kell alkalmazni. A pénztárak fajtái, létesítésük és kialakításuk Az Egyesület egy házipénztárat üzemeltet, az egyesület székhelyén: 1105. Budapest Ihász utca 24. pénzszállító táska, 1 fı pénzszállító. A készpénz átvételével megbízott az általa átvett készpénzért teljes anyagi felelısséggel tartozik, a pénz szállításával megbízott a biztosításért és ırzésért felelıs. Felelıssége az átvételtıl az átadás idıpontjáig, az átadás bizonylatolásának befejezéséig tart. A pénzküldemény (szabályszerően kitöltött készpénzcsekk) kíséretét az összegtıl függıen ugyanúgy kell biztosítani, mint a készpénz szállítását. Pénztári befizetések és bizonylatolása A pénztárba történı befizetések esetén a pénz kezelıjének feladata a bevételi pénztárbizonylat elkészítése. A bizonylat három példányban készül: az elsı példány a könyvelésé, a második példányt a befizetı kapja nyugta gyanánt, a harmadik példány a tömbben marad, illetıleg ellenırzési céllal összegyőjtésre kerül. Befizetési bizonylatok adattartalma A befizetésrıl készült bizonylatnak tartalmaznia kell a sorszámot, a dátumot, a befizetı nevét, a jogcímet, az átvett összeget, a befizetı és az átvevı aláírását. Amennyiben a befizetés elsıdleges bizonylat alapján történik, úgy arra a befizetési bizonylaton hivatkozni kell, az elsıdleges bizonylatot a befizetési bizonylathoz kell mellékelni. 2
Hamis vagy sérült pénzzel történı befizetés A befizetés során átvett pénzérméket, bankjegyeket meg kell vizsgálni. Sérült vagy megcsonkított pénz nem fogadható el. Amennyiben az átadott pénzek között hamisítványnak látszó bankjegy vagy érme van, úgy az nem fogadható el. Ebben az esetben a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartani, és a befizetıt jegyzıkönyvben kell meghallgatni arról, hogy kitıl és mikor kapta a hamisítványnak látszó pénzt. A jegyzıkönyvben rögzíteni kell a befizetı nevét, lakcímét és személyi igazolványának számát. A jegyzıkönyvet a befizetıvel alá kell íratni, illetıleg az aláírás megtagadásának tényét a jegyzıkönyvben fel kell tüntetni. Az átvett, hamisítványnak látszó pénzrıl a befizetınek elismervényt kell adni, melyen fel kell tüntetni a bankjegy vagy érme címletét és azonosítóját. A hamisítványnak látszó pénzt, és a jegyzıkönyvet át kell adni a Magyar Nemzeti Banknak. Kifizetések bizonylatolása A pénztárból történı kifizetések esetén a pénz kezelıjének feladata a kiadási pénztárbizonylat elkészítése. A bizonylat két példányban készül: az elsı példány a könyvelésé, a második példány a tömbben marad, illetıleg ellenırzési céllal összegyőjtésre kerül. Amennyiben a pénz átvevıje igényli, úgy a kifizetés bizonylatának másolatát át kell adni számára. Kifizetési bizonylatok adattartalma A kifizetésrıl készült bizonylatnak tartalmaznia kell a sorszámot, a dátumot, az átvevı nevét, a jogcímet, az átadott összeget, az átvevı és a kifizetı aláírását. Amennyiben a kifizetés elsıdleges bizonylat alapján történik, úgy arra a kifizetési bizonylaton hivatkozni kell, az elsıdleges bizonylatot a kifizetési bizonylathoz kell mellékelni. Kifizetés meghatalmazottnak A kifizetés alkalmával az átvevı jogosultságát minden alkalommal meg kell vizsgálni. Amennyiben a pénz átvételére nem az arra jogosult személy jelentkezik, úgy a kifizetés csak akkor teljesíthetı, ha az átvevı a jogosulttól származó, teljes bizonyító erejő magánokiratba foglalt meghatalmazással rendelkezik. Ilyen esetben a meghatalmazást a kifizetés bizonylatához csatolni kell. Elszámolásra kiadott pénzeszközök Kifizetés elszámolásra Az elszámolásra kiadható pénzeszközöknek felsı összeghatára 100 ezer forint. Az összeghatár vizsgálata során az egy személynél több jogcímen kintlévı összegeket össze kell számítani. A kifizetésre az utalványozás és a kifizetés szabályait kell alkalmazni. Elszámolás határideje Az elszámolásra kiadott pénzeszközökkel az átvevı a kiadást követı 30 naptári napon belül köteles elszámolni. Az utalványozó ettıl eltérı határidıt is megállapíthat, melyet a kifizetés bizonylatán kell feltüntetni. Késedelmes elszámolás esetén az átvevı a PTK szerinti kamatot köteles fizetni. Elszámolásra kiadott pénzeszközök elszámolása Az elszámolás nyilvántartásokon történı keresztülvezetése úgy történik, mintha az elszámoló a teljes összeget visszafizette volna, ezt követıen pedig 3
az elszámolás során igazolt kiadások kifizetésre kerültek volna. Pénzügyileg az elszámolásra kiadott összeg és az igazolt kiadások különbözete kerül rendezésre. Elszámolásra kiadott pénzeszközök nyilvántartása Az elszámolásra kiadott pénzeszközök nyilvántartása a pénzkezeléssel megbízott személy feladata. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a kifizetési bizonylat számát, az átvevı nevét, a kifizetés jogcímét, idıpontját és összegét, valamint az elszámolás határidejét. E nyilvántartásba kell bevezetni a tényleges elszámolás adatait is. Készpénz-szükséglet tervezése A készpénz-szükséglet tervezése a pénzkezeléssel megbízott személy feladata. A készpénz-szükségletet megfelelı idıben úgy kell közölni az egyesület elnökével, illetve gazdasági vezetıjével, hogy a szükséges fedezet biztosításáról idıben gondoskodni tudjon. A pénztári rend és pénzkezelés általános szabályai A pénztár hétfıtıl péntekig 9,00 órától 14,00 óráig tart nyitva, kivéve a munkarend változás miatt heti szabadnapon vagy pihenınapon munkavégzést elrendelı utasítások eseteit, akkor az idıpont változása nélkül a pénztár ezeken a napokon is nyitva tart. A házipénztárban kell kezelni a pénzintézetektıl készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a saját vagy külsı személyek által a házipénztárba készpénzben befizetett összegeket. A házipénztárban idegen más szervezetek, saját alkalmazottak vagy más személyek pénzét, illetve értékét a vezetı külön engedélyével szabad tartani. A pénztár átadása a gazdasági ügyintézı távollétében Amennyiben a gazdasági ügyintézı betegség vagy más ok miatt munkahelyétıl távol marad, köteles a birtokában lévı kulcsot lezárt és a ragasztásnál aláírt borítékban az Egyesület vezetıjének megküldeni, átadni. Hasonlóan kell eljárni abban az esetben is, ha a páncélszekrényt az eredeti kulcs másolatával nyitják ki. Minden esetben a tanúkkal együtt jegyzıkönyvet kell felvenni. Amennyiben a kulcs elveszett, megsérült, vagy a zár elromlott, a kulcsért felelıs személy köteles azt a vezetınek haladéktalanul tudomására hozni, aki a szükséges intézkedéseket megteszi. Abban az esetben, ha a gazdasági ügyintézıt bármilyen okból helyettesíteni kell vagy a gazdasági ügyintézı végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni, és a pénzt és egyéb értékeket az átvevınek jegyzıkönyvileg kell átadni. A jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell a zárlati pénzkészlet összegét, valamint a pénztárban tárolt egyéb pénzjellegő értékek mennyiségét és értékét. Az átvevı gazdasági ügyintézı köteles meggyızıdni az elszámolások és pénzkészlet helyességérıl, a nyitva tartások naprakész állapotáról. A felvett jegyzıkönyvet az átadó, átvevı, illetve a vezetı írja alá. Váratlan okból bekövetkezı nem tervezett helyettesítés esetén a szabályzat jelen pontjában tárgyaltak szerint kell eljárni. 4
A pénztárak pénzellátása A házipénztári forgalom lebonyolításához szükséges készpénzt az illetékes pénzintézetbıl kell behozni. A naponta szükséges összeget a várható elıre jelzett kifizetési igények, illetve befizetési kötelezettségek (elszámolások készpénzfelvételekrıl vagy tartozásokról) összevetésével a gazdasági ügyintézı állapítja meg. A pénztárkeret a napi záráskor az elıírtnál több nem lehet. A pénzkezelés szervezete, munkaköri felelısség és feladatok Az Egyesület célja szerinti tevékenységét, a vállalkozás pénztári funkcionális szervezetét (nem szoros szervezeti egységben) a gazdasági ügyintézı végzi. Felelısségüket, hatáskörüket és feladataikat a jelen szabályzat és munkaköri leírásuk, illetve munkaszerzıdésükben, megbízásukban rögzített elıírások tartalmazzák. Két vagy több személy egy idıpontban közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. Gazdasági ügyintézı felelıssége és feladatai A gazdasági ügyintézı a pénztárosi teendık ellátását önállóan, teljes anyagi felelısséggel végzi. Megbízását munkaszerzıdés rögzíti. A gazdasági ügyintézı fı feladatát a pénztárban tartott pénz és értékek kezelése, megırzése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása, a nyilvántartások és elszámolások elıírásszerő vezetése képezi. A gazdasági ügyintézı teendıkkel megbízott személy köteles gondoskodni a napi pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg idıbeni és megfelelı címletenkénti rendelkezésre állásáról, a pénztári bizonylatok érvényességének, alaki és tartalmi helyességének ellenırzésérıl, a pénztár rendjének és tisztaságának biztosításáról. A gazdasági ügyintézı fı feladata a pénztárban tartott készpénz kezelése és megırzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. Megbízható még egyéb értékek (pl.: bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok) továbbá szigorú számadású nyomtatványok (pl.: csekk és utalványfüzetek) kezelésével és megırzésével is. Ez utóbbi esetben azonban a pénztáros nem bízható meg a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítésével. Az Egyesület vezetıje a gazdasági ügyintézıt a felsoroltakon kívül egyéb feladatok ellátásával is megbízhatja. Nem láthat el azonban a gazdasági ügyintézı a meghatározott, a pénztárosi teendıkkel összeférhetetlen munkaköröket. A gazdasági ügyintézı a havi pénztári zárlatkor a következı feladatokat kell elvégeznie: meg kell állapítania a pénztárban lévı készpénzállományt címletenkénti részletezésben, a pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások napi végösszegét, majd a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget, a pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetnie kell a valóságos készpénzállománnyal, 5
az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésen, amelynek tényét a pénztári ellenır ugyancsak aláírásával köteles igazolni, az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezésérıl jegyzıkönyvet kell felvenni. A jegyzıkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetnie. Az utalványozók köre és feladataik Az utalványozók körét az alapszabály határozza meg. Utalványozási joggal a következı személyek lehetnek meghatalmazva: az egyesület elnöke ( képviseleti jogon), gazdasági ügyintézı, Utalványozók azok a személyek, akik a sportszervezetnél a kiadások kifizetését, bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik. Utalványozási joggal az elnök ruházhat fel egyes dolgozókat. Meghatározott kiadások (pl. a jutalom, állományon kívüli bér stb.) utalványozásának jogát az elnök saját részére vagy a gazdasági ügyintézı részére tarthatja fenn. Bankszámláról kifizetést és pénztári kifizetést csak az utalványozási joggal felruházott személyek aláírásával ellátott bizonylatra lehet teljesíteni. Amennyiben a felsorolt munkakörökben személyi változás történik, a munkakört ellátó új személyt az utalványozási jogkörrel is meg kell bízni, az ide vonatkozó szabályok betartásával. Az egyesület valamely bankszámlája terhére fizetéshez vagy készpénzfelvételhez felhasználható bankkártyák kezelése a jelen pénzkezelési szabályzat mellékletében megnevezett személyek feladata. A házipénztár fizetıképességének biztosítása A pénztár csak akkor tud fizetıképes lenni, ha a kifizetéseket és a bevételeket elıre tervezheti. Ezt egymagában nem tudja megoldani, csak a munkatársak munkájának összehangolásával érhetı el. A várható pénztári bevételeket és pénztárból teljesítendı kifizetéseket az esedékesség elıtt legalább két nappal a pénztárosnak ismernie kell. A bevételek és kifizetések összegének ismeretében tud intézkedni a készpénz felvételrıl, illetve annak érdekében, hogy ne lépje túl a pénztárban maradó összeg a házipénztár engedélyezett készpénz keretét, gondoskodik a készpénz keret feletti összeg bankszámlára befizetésérıl. Pénzkezelés bizonylatolása A készpénz-forgalom bizonylatolása a kereskedelmi forgalomban kapható bevételi- és kiadási pénztárbizonylatokon, átvételi elismervényeken, pénztárjelentéseken történik. Szigorú számadású bizonylatok A készpénz-forgalommal kapcsolatos bizonylatok szigorú számadás alá vont bizonylatok. A nyilvántartásért, a sorszámok alapján történı elszámolásért - mind a már felhasznált, mind a még fel nem használt bizonylatok tekintetében - a pénzkezeléssel megbízott személy a felelıs. 6
A bizonylattömbök a pénztárba történı kiadásuktól kezdve szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok, tehát azokat ennek megfelelıen nyilván kell tartani. A bizonylatok felhasználásának ellenırzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni. A pénztáros a be- és kifizetések idırendi sorrendjében havi vagy éves sorszámmal is köteles a bizonylatokat ellátni. Ezt a számot kell szerepeltetni a pénztári tétel sorszámaként a pénztárjelentésben. A pénztárbizonylatokat tollal vagy tintaceruzával kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell (stornó jelzéssel) és helyette új bizonylatot kell kiállítani, a rontott bizonylatot (annak valamennyi példányát a bizonylattömbben a tıpéldányokkal együtt) meg kell ırizni. A bizonylatok aláírása A bizonylat kiállítói, utalványozói tevékenységükért felelısséggel tartoznak, amelyet aláírásukkal ismernek el. A bizonylatok javítása A pénztári és bankbizonylatok javítása TILOS! Az egyéb bizonylatok javításának szabályai a következık: a javítandó bejegyzést úgy kell áthúzni, hogy az eredeti szöveg vagy szám jól olvasható maradjon, több számjegybıl álló számcsoport esetén a hibás számjegyek számától függetlenül az összes számjegyet át kell húzni és a helyes új számjegyeket a régi, hibás számcsoport fölé kell írni, a hibás bejegyzést a bizonylat valamennyi példányán át kell javítani, fel kell tüntetni a helyesbítés idıpontját, a bizonylatot a helyesbítést végzı személy azonosíthatóan köteles aláírni, amennyiben a bizonylati garnitúrán elınyomott karakterek javítása válik szükségessé, akkor az elıbb tárgyalt módon kell eljárni, hiányosan kiállított, szabálytalanul javított vagy olvashatatlan bizonylatot átadni vagy átvenni nem szabad, az ilyen bizonylatot vissza kell küldeni a kiállítóhoz, a külsı féltıl érkezett bizonylaton megállapított hibákról (pl. helytelen összeadás vagy egyéb számolási hiba) helyesbítı bizonylatot kell kiállítani és errıl a tényrıl a külsı felet értesíteni kell, egyben kérni a hiba elismerését és korrigálását a külsı fél nyilvántartásában is. A rontott bizonylatok kezelése A rontott bizonylatok helyett a rontott bizonylat összes példányának egyidejő érvénytelenítésével (pl. átlyukasztással) a kibocsátónak új bizonylatot kell kiállítani. A rontott bizonylatokat év közben a kibocsátó lerakja és az év végén átadja az irattárnak. Ellenırzés A rendszeres pénztári ellenırzést elsısorban a folyamatba épített ellenırzési mechanizmus biztosítja. Ezen belül az alapbizonylatot még a kifizetés elıtt az utalványozó vizsgálja felül alaki, tartalmi, számszaki és 7
kelléki szempontok szerint. A vizsgálatnál alapvetı szempontként kell kezelni a kiállítás jogosultságát, a bizonylat pénzre váltásának érvényességét (beválthatóságát). Eseti ellenırzést gyakorol a vezetı. Az ellenırzés, de elsısorban a vállalkozás pénzösszegeivel való gazdálkodás érdekében a pénzt és értéket rendszeresen vagy esetenként kezelı munkavállalók kötelesek elszámolásaikat és nyilvántartásaikat a mindenkori gazdasági eseménynek megfelelı állapotban tartani. Irattárózás, megırzés A bizonylatok irattárózása, illetve megırzése a velük kapcsolatos folyamaton belüli munkaütemtıl függıen átmeneti vagy irattárban való tartós megırzés lehet. A bizonylatokat a megırzés helyérıl csak elismervény ellenében szabad elvinni. Bankszámla forgalom A jogszabály szerint a belföldi jogi személyek, jogi személyiséggel nem rendelkezı gazdasági társaságok ha a jogszabály kivételt nem tesz kötelesek pénzeszközeiket, a készpénzben teljesíthetı fizetések céljára szolgáló pénzeszközök kivételével, a bankszámlán tartani, pénzforgalmukat bankszámlán lebonyolítani, s ennek érdekében bankszámlaszerzıdést kötni. A Sport szervezet bankszámláját az OTP X.ker. fiókjánál Banknál vezeti. A bankszámla száma: 11710002-20001766 A sportszervezet nevének feltüntetése leggyakrabban bélyegzıvel történik. Értékpapírszámla forgalom Az Egyesület az Alapszabályban leírtak alapján, gazdasági szempontjainak figyelembevételével, az elnökség által elfogadott összeghatárig, pénzeszközeit állampapírokba fektetetheti, ugyancsak az elnökség által elfogadott pénzügyi szervezetnél. Ennek szabályait a Gazdálkodási Szabályzat rögzíti. Záradék Jelen Szabályzatot az Egyesület Elnöksége 5/2004.sz. határozatával elfogadta, és 2004. július 01-én lép hatályba, ezzel egy idıben a korábbi Pénzkezelési Szabályzat hatályát veszti. 8
MELLÉKLETEK Pénzkezelési szabályzat A bankszámla felett rendelkezni jogosult személyek megnevezése 1. számú melléklete Beosztás Név Aláírás minta Elnök İCSI GÁBOR Gazdasági Ügyintézı BECK SÁNDORNÉ Az aláírásra jogosultak aláírási jogukkal ketten együttesen élhetnek. Pénzkezelési szabályzat Az utalványozási joggal rendelkezı személyek megnevezése 2. számú melléklete Beosztás Név Aláírás minta Elnök İCSI GÁBOR Gazdasági Ügyintézı BECK SÁNDORNÉ Az aláírásra jogosultak aláírási jogukkal ketten együttesen élhetnek. Budapest 2004. július 01. KSC elnöksége 9
Pénzkezelési szabályzat 3. számú melléklete Az értékpapír számla felett rendelkezni jogosult személy megnevezése Beosztás Név Aláírás minta Elnök İCSI GÁBOR Gazdasági Ügyintézı BECK SÁNDORNÉ Az aláírásra jogosultak aláírási jogukkal ketten együttesen élhetnek. Pénzkezelési szabályzat A bankkártya felett rendelkezni jogosult személyek megnevezése 4. számú melléklete Beosztás Név Aláírás minta Elnök İCSI GÁBOR Gazdasági Ügyintézı BECK SÁNDORNÉ A készpénzfelvételhez jogosultak külön-külön egy személyben élhetnek. Budapest 2004. július 01. KSC elnöksége 10