G. 3. PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 1055 Budapest, Kossuth Lajos tér 6-8. G. 3. PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT Jóváhagyva: március 18. Érvényes: március 18-tól Oldalak száma: 31.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. Elrendelés... 4 I. A PÉNZFORGALOM LEBONYOLÍTÁSÁNAK RENDJE... 5 A pénzkezelési szabályzat... 5 A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei A bankszámlák pénzforgalma A készpénz és egyéb értékek kezelése A készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom... 6 II. A PÉNZTÁRI PÉNZKEZELÉS A (házi)pénztári pénzkezelés szabályai A MEE Központ függetlenített pénztáros nélküli pénzkezelésének szabályai A pénztár elhelyezése A pénztári keret Készpénz és egyéb értékek a pénztárban A készpénz és értéktárgyak felvétele és szállítása A pénztári kulcsırzés rendje, nyilvántartási kötelezettség A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatkörök A pénztáros feladatai, helyettesítése A pénztári számfejtı A pénztári utalványozó A pénztárellenır A pénztári pénzkezelés bizonylatai A pénztári kifizetések bizonylatolása A pénztári befizetések bizonylatolása A pénztári összesítı nyilvántartások, pénztárzárlat A pénztár ellenırzése A vezetı(k) ellenırzési feladatai A munkafolyamatba épített ellenırzési feladatok Kiemelt pénztár ellenırzési feladatok A valutapénztári pénzforgalom szabályai A gazdálkodást végzı szervezeti egységek (területi-, üzemi szervezetek, szakosztályok és FISZT) függetlenített pénztáros nélküli pénzkezelés szabályai A pénztár elhelyezése A pénztári keret Készpénz és egyéb értékek a pénztárban A készpénz felvétele és szállítása A pénztári kulcsırzés rendje, nyilvántartási kötelezettség A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok, ellenırzés A pénztáros feladatai, helyettesítése A pénztári számfejtı A pénztári utalványozó A pénztári pénzkezelés bizonylatai A pénztári kifizetések bizonylatolása A pénztári befizetések bizonylatolása A pénztári összesítı nyilvántartások, pénztárzárlat /31

3 A pénztár ellenırzése A vezetı(k) ellenırzési feladatai A munkafolyamatba épített ellenırzési feladatok III. ÁLTALÁNOS PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYOK (valamennyi pénztárformára vonatkozóan) A pénztáreltérés kezelése A szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok kezelése Az elszámolásra kiadott készpénz szabályozása A egyesület nevére szóló bankkártya használatának szabályozása Eljárás sérült vagy hamis pénz észlelése esetén IV. A PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT MEGISMERTETÉSE V. RENDELKEZİ RÉSZ MELLÉKLETEK: 1. sz. Elszámolásra kiadott készpénz nyilvántartása sz- Értesítés az elszámolásra felvett összegekkel határidıre el nem számoló dolgozókról sz. Elszámolás az elszámolásra átvett készpénzrıl sz. Elszámolás a bankkártya használatáról sz. Utalványozók névsora sz. A visszavonásig érvényes meghatalmazások nyilvántartása sz. Jegyzıkönyv a pénztárellenırzésekrıl sz. Pénztár átadás-átvételi jegyzıkönyv sz. Az egyesület nevére kiállított bankkártyák használati jogosultságai sz. A pénzkezelési szabályzatban foglaltak elismerése /31

4 1. ELRENDELÉS A fenti fejezetekbıl álló Pénzkezelési Szabályzatot elrendelem. Jelen utasítás hatályba lépésével egyidejőleg a január 1-én kiadott Pénzkezelési szabályzat 1. sz. verziója hatályát veszti. Jelen utasítás karbantartásáért felel: irodavezetı Hatálybalépés ideje: március 18. Készítette: Gazdasági Bizottság.. Schachinger Tamás GB elnök Ellenırizte: a könyvelést végzı vállalkozás felelıs vezetıje:... Bodri Irén BODRICONT Kft. Ellenjegyezte:az irodavezetı: Günthner Attila irodavezetı Hatályba léptette: az Egyesületi Elnökség 12/2008. számú határozata alapján:. Kovács András fıtitkár 4/31

5 I. A PÉNZFORGALOM LEBONYOLÍTÁSÁNAK RENDJE A pénzkezelési szabályzat A pénzforgalom szabályszerő lebonyolítása érdekében összeállított pénzkezelési szabályzat tartalmazza a számviteli törvény 31. -a szerinti pénzeszközök: a bankszámlák (elszámolási - kamatozó - elkülönített betétszámla), a készpénz (forint és valuta), az egyesület nevére szóló bankkártya, és az egyéb értékek kezelésével kapcsolatos számviteli politikai döntéseket és kezelésük részletes szabályait. A szabályzat az egyesület sajátosságait figyelembe véve biztosítja, hogy a pénzzel és értékekkel való gazdálkodás, illetve a pénzkezelés szervezett keretek között, naprakészen és ellenırizhetı módon valósuljon meg. A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei 1. A bankszámlák pénzforgalma Az egyesület gazdálkodó szervezetei a tulajdonukban lévı pénzeszközöket a napi, csak készpénzben teljesíthetı kifizetések kivételével az Egyesület Elnökségének 33/2008 és 34/2008 számú határozata alapján a Raiffeisen banknál vezetett közös számlarendszerben kezelik, egymástól független, önálló bankszámla feletti rendelkezési joggal. Az egyesület a bankszámláira indított pénz- és elszámolásforgalmat az MNB elnöke által kiadott hatályos rendelkezés szerint, a számlavezetı bank által rendszeresített bankbizonylatok és nyomtatványok felhasználásával végzi. A bankszámlák felett önálló rendelkezési joggal a banknál bejelentett módon a szervezeti egységek elnökei, titkárai illetve az általuk meghatározott személy(ek), a központi bankszámla felett az egyesület Elnöke, Fıtitkára, Irodavezetıje illetve az általuk meghatározott személy(ek) rendelkeznek. A számlavezetı bank a bankszámlán történt terhelésekrıl, jóváírásokról az azonosító adatok feltüntetésével bankkivonatot készít, amelyet megküld az egyesület bankszámlával rendelkezı szervezeti egységei részére. A számviteli törvény a alapján a pénzeszközöket érintı gazdasági események adatait késedelem nélkül kell a könyvekben rögzíteni. 2. A készpénz és egyéb értékek kezelése Az egyesület mőködéséhez szükséges készpénz (Ft és valuta) és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására = központi pénztárt és (házi)pénztárakat mőködtet. A pénzkezelést: a központban a gazdasági ügyintézı; egyéb szervezeteknél a szervezeti egység elnöke, titkára vagy az általuk megbízott személy végzi. 5/31

6 3. A készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom A bankszámláról felvett készpénzt a felvétel napján a bank kifizetési bizonylata alapján (házi)pénztárba be kell vételezni és a banki befizetés napján, a bank bevételi bizonylata alapján kiadásba kell helyezni azokat az összegeket, amelyeket a bankszámlára befizettek. A (házi)pénztári forgalom, valamint a bankforgalom hiánytalan dokumentálására Átvezetési számlát kell nyitni, melyre valamennyi a pénztár és bankszámla pénzeszközei közötti - forgalmi tételt rögzíteni kell. A pénzszállító társaságnak átadott készpénzt az átadási jegyzıkönyv alapján kiadásba kell helyezni és az Átvezetési számlán úton lévı készpénz -ként kell szerepeltetni mindaddig ameddig azt a bank át nem veszi. A mérleg készítésekor az úton lévı készpénz -t a pénztár pénzkészleteként kell kimutatni. II. A PÉNZTÁRI PÉNZKEZELÉS (A számviteli törvénybıl következıen minden olyan helyet, ahol készpénzt kezelnek, pénzkezelı helynek /a továbbiakban (házi)pénztárnak/ kell tekinteni, függetlenül attól, hogy a készpénz kezelıje függetlenített pénztáros vagy más erre kijelölt személy.) 1. A (házi)pénztári pénzkezelés szabályai Az egyesület a mőködéséhez szükséges készpénz (Ft és valuta) forgalmának lebonyolítására pénztár(aka)t mőködtet. A pénzkezelési helynél felirat, hirdetmény, közlemény stb. útján tájékoztatni kell az ügyfeleket: a pénztár nyitvatartási rendjérıl, az utalványozásra jogosultak névsoráról. A pénztár mőködtetését, a pénzkezelést nem függetlenített pénzkezelı látja el A MEE Központ függetlenített pénztáros nélküli pénzkezelésének szabályai Az egyesület a mőködéséhez szükséges készpénz (Ft és valuta) forgalmának lebonyolítására a MEE Központban pénztárt mőködtet. A központi pénzkezelést a gazdasági ügyintézı, illetve az irodavezetı által megbízott személy végzi (a továbbiakban: pénzkezelést végzı személy) A pénztár elhelyezése A pénztár nincs külön helyiségben elhelyezve, de a pénz és az értékek tárolása tőzbiztos vasszekrényben (vagy) egy-illetve kétzáras betörésbiztos páncélszekrényben történik A pénztári keret A napi készpénz záró állomány maximális mértéke az Egyesület egészét véve ,-Ft (a készpénzforgalom nagysága, a készpénz biztonságos megırzése feltételeinek teljesülése alapján került meghatározásra). A MEE Központ pénztárában az elıírt feltételek mellett, a zárlat után tartható maximális készpénz záró állomány (pénztári keret): ,- Ft. 6/31

7 A pénztári keretet meghaladó záró pénzkészletet a bankszámlára minden alkalommal be kell fizetni Készpénz és egyéb értékek a pénztárban A pénztárban található készpénz forrásai lehetnek a banknál vezetett számlákról felvett összegek, a visszafizetett készpénzek és a még tovább nem utalt térítmények, értékesítés árbevételei, egyéb befizetések. A pénztárban idegen szervezetek, alkalmazottak és más személyek pénzét vagy értékét csak az irodavezetı engedélyével szabad tartani. Az idegen pénzeket és értékeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani A készpénz és értéktárgyak felvétele és szállítása A készpénz szállításánál figyelemmel kell lenni a vagyonvédelem szempontjaira és a biztosító kártérítési felelısségvállalására. A készpénzt nagyságrendjétıl függıen, az alábbi személy(ek) a következık figyelembevételével szállíthatja(ják). A készpénzt lehetıség szerint riasztó jelzést adó, biztonsági záras pénzszállító táskával kell szállítani: 1 millió Ft ig 1 fı pénzszállító, 1-5 millió Ft közötti összeget 1 fı pénzszállító és 1 fı kísérı, 5-10 millió Ft közötti összeget 1 fı pénzszállító és 1 fı kísérı gépkocsival, 10 millió Ft feletti összegnél erre szakosodott pénzszállító társaságot kell megbízni. A pénzszállítónak a készpénzt tételesen megszámolva olyan jegyzıkönyvvel kell átvennie mely a pénztáros által megszámolt, készpénzt címletenként tartalmazza. A készpénz szállításával megbízott személy(ek) felelıssége a pénz átvételétıl a rendeltetési helyére történı hiánytalan eljuttatásáig tart. A kísérı személy ebben csak közremőködik, de nem felel a pénzszállításért. Az erre szakosodott pénzszállító társaság megbízása esetén az elızetesen - a pénztáros és az irodavezetı, vagy a részérıl megbízott személy által - megszámolt, kötegelt és leplombált zsákban elhelyezett készpénzrıl szintén jegyzıkönyvet kell felvenni, amely címletenként tartalmazza az átadott készpénzt, de ezt a pénzszállító társaságnak nem kell átadni. (Az átadott zsákon csak azt kell jelölni, hogy az készpénzt tartalmaz.) A pénztári kulcsırzés rendje, nyilvántartási kötelezettség Az egyzáras páncélszekrény kulcsát a pénztáros ırzi. Ha a pénztáros betegség vagy bármely más ok miatt munkahelyétıl távol marad, köteles a nála lévı kulcsot lepecsételt (leragasztott és a ragasztáson felülírt) borítékban az irodavezetıhöz eljuttatni, aki a pénz számbavételérıl és a pénztár átadásáról intézkedik. A pénztári kulcs másodpéldányát az irodavezetınek kell az eredeti kulcskezelı által lepecsételt, aláírt, zárt borítékban, biztonsági zárral felszerelt íróasztalban, szekrényben, lemezszekrényben vagy páncélszekrényben tartania. Ha a pénztárkulcs elveszett, eltört vagy a zár elromlott, azt azonnal jelenteni kell az irodavezetınek, illetve az általa kijelölt személynek, aki az eset körülményeihez képest a szükséges intézkedéseket megteszi. A pénzt tároló eszköz kulcsáról a pénztárosnak olyan nyilvántartást kell vezetni, melybıl megállapítható, hogy a kulcs mikor, milyen okból (pénztárátadás, vizsgálat, zárjavítás, másolatkészítés stb.), meddig és kinél volt. A kulcs átvételét annak kezelıje vagy ideiglenes 7/31

8 célra átvevıje a nyilvántartásban aláírásával igazolja. Az összes kulcs még különbözı idıpontokban sem kerülhet ugyanannak a személynek a kezéhez, kivéve a lezárt, lepecsételt borítékban ırzötteket A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatkörök A pénzkezelés, a pénzırzés terén elıírt feladatokat azok elhatárolásával kell ellátni. Az elhatárolt munkakörök a következık: pénztáros (pénztári számfejtı), utalványozók, pénztári ellenır A pénztáros feladatai, helyettesítése A pénztárosi teendıket arra alkalmas, büntetlen elıélető személy: pénztáros, továbbá a pénztáros helyettese végzi. Nem lehet a pénztáros és a helyettese az, akinek munkaköre ezzel a feladattal összeférhetetlen. Ilyenek: a könyvelési, a bérelszámolási, utalványozási vagy ellenırzési joggal megbízott. A pénztáros a pénztárt önállóan, teljes anyagi felelısséggel kezeli, melyet munkakörének elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni. Két vagy több személy egy idıpontban közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. A pénztáros feladatai a következık: a napi pénzforgalomhoz a megfelelı mennyiségő és címlető készpénz biztosítása, a pénztárban tartott készpénz kezelése és megırzése, a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások szabályszerő vezetése, a pénztárzárlat végrehajtása, a pénztári kulcs ırzése és a kulcsok nyilvántartásának vezetése, az elszámolásra kiadott készpénz nyilvántartása (1. sz. melléklet), az egyéb értékek (pl. részvények, kötvények, egyéb értékpapírok, bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok, a szigorú számadású nyomtatványok, a csekk- és utalványfüzetek) kezelése és megırzése. A pénztárosnak kifizetés elıtt meg kell gyızıdnie arról, hogy a bizonylat kiállítása szabályszerő-e, az utalványozásra, érvényesítésre jogosult személy aláírása szerepel-e azon. Pénztári kifizetés utalványozás nélkül ideiglenesen sem teljesíthetı, továbbá megbízási, felhasználói és vállalkozási szerzıdés esetében magánszemélynek kifizetést eszközölni kizárólag az adóazonosító jele ismeretében lehetséges. A kifizetés megtörténtét a kedvezményezett vagy megbízottja aláírásával igazolja. Ha az átvevı más vállalkozás munkavállalója, úgy a kiadási pénztárbizonylaton személyi igazolványa számát is fel kell tüntetni. A kifizetést megelızıen azt is meg kell állapítani, hogy a pénzért jelentkezı személy jogosult-e annak felvételére. Ha nem jogosult a felvételre, részére az esedékes összeg csak szabályszerően kiállított meghatalmazás ellenében fizethetı ki. A meghatalmazást a kedvezményezett írja alá, továbbá két tanú a megfelelı azonosító adatok feltüntetésével. A meghatalmazás lehet egyéni és csoportos, ezen belül: esetenkénti, ezt a kiadási pénztárbizonylathoz csatolni kell, visszavonásig érvényes, amelyet a pénztárosnak meg kell ıriznie és nyilvántartásba vennie. (6. sz. melléklet). Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell vagy a pénztáros a beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell tartani. Ebben az esetben le kell zárni a pénztári 8/31

9 nyilvántartásokat. A házipénztárban lévı pénzt, értékeket, bizonylatokat, nyilvántartásokat a helyettesnek, illetve utódnak át kell adni, akinek a pénz és az értékek teljességérıl meg kell gyızıdnie. A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál jelen kell lennie az átadónak, az átvevınek, az irodavezetınek, illetve az általa kijelölt személynek. Amennyiben az átadó jelenléte akadályozott, úgy helyette az irodavezetı által megbízott személynek kell jelen lennie. A házipénztár átadásáról és átvételérıl a mellékletként csatolt jegyzıkönyvet kell felvenni és azt a jelenlévıkkel aláíratni. (8. sz. melléklet) A pénztári számfejtı Feladata az egyesület munkavállalói / társadalmi dolgozói által benyújtott bizonylatok alaki felülvizsgálata után a pénztári bevételi vagy kiadási pénztárbizonylat kiállítása. A pénztári számfejtı egyben lehet pénztáros is A pénztári utalványozó A pénztári kifizetés, bevételezés utalványozott okmány alapján teljesíthetı. Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését elrendelhetik. Az utalványozó nem lehet sem a pénztáros, sem az ellenır. Az utalványozásra jogosultakat az egyesület képviselıje írásban a Pénzkezelési Szabályzat 5. sz. mellékleteként jelöli ki. Az utalványozásra jogosult személy köteles megvizsgálni azt, hogy: a bizonylat kiállítása jogos-e, csatolva vannak-e a szükséges mellékletek, a bizonylatban szereplı kifizetést egyesületi utasítás, egyéb jogszabály nem tiltja, illetve nem ütközik büntetıjogi rendelkezésbe, a bizonylat tartalmazza a szükséges adatokat, számszerőleg helyes-e, magánszemélynek történı kifizetésnél feltüntették-e az adóazonosító jelet, a bizonylatot arra jogosult személy állította-e ki A pénztárellenır A készpénz bevételezéseket és kifizetéseket pénztári ellenırzésnek kell megelıznie, melyet az e feladattal megbízott büntetlen elıélető személy végez, melyet szükség szerint az utalványozó is elláthat. A pénztárellenır feladatait, felelısségét az fejezetben leírtak tartalmazzák A pénztári pénzkezelés bizonylatai A számviteli törvény a alapján valamennyi pénz- és értékmozgást bizonylattal alátámasztva és késedelem nélkül - a pénzmozgással egyidejőleg - kell a könyvekben rögzíteni A pénztári kifizetések bizonylatolása A pénztárból kifizetést teljesíteni kiadási pénztárbizonylat kiállításával, mely szigorú számadásra kötelezett, kétpéldányos szabvány nyomtatvány tömb (vagy) számítógépes úton elıállított bizonylat alapján lehet. 9/31

10 Kifizetéskor a bizonylatra a következıket kell feljegyezni: a kifizetés kelte, a sorszám és pénztárbizonylat kiállításakor a csatolt bizonylat száma, a kifizetendı összeg, számmal és betővel, pénztárbizonylat kiállításakor, a kifizetés jogcímének rövid megjelölése, a pénztáros aláírása, az utalványozó aláírása, a pénzfelvevı neve, aláírása és személyi azonosító adatai. A kiadási pénztárbizonylatot átírással kell kiállítani. Az elsı példány a könyvelési bizonylat, ehhez kell csatolni a pénztári alapokmányokat. A második a tıpéldány, amely a tömbben marad, azt igazolásul a pénztáros ırzi meg A pénztári befizetések bizonylatolása A pénztári bevételezések dokumentálását szolgálja a bevételi pénztárbizonylat szigorú számadásra kötelezett, hárompéldányos szabvány nyomtatvány tömb (vagy) számítógépes úton elıállított bizonylat. A bevételi bizonylat tartalma a következı: a bevétel kelte, a sorszám és pénztárbizonylat kiállításakor a bizonylatszám, a befizetett összeg, számmal és betővel, a befizetés jogcíme, a befizetı neve, aláírása és személyi azonosító adatai, az összeg átvételét igazoló pénztárosi aláírás. A bevételi pénztárbizonylatot átírással, 3 példányban kell kiállítani. Az elsı példány a könyvelési bizonylat, ehhez kell csatolni a pénztári alapokmányokat. A második példány a nyugta, a befizetés teljesítését igazoló elismervény, amelyet a befizetınek át kell adni. A harmadik a tıpéldány, amely a tömbben marad, azt igazolásul a pénztáros ırzi meg A pénztári összesítı nyilvántartások, pénztárzárlat A napi pénzforgalomról átírással készített kétpéldányos szigorú számadású nyomtatványnak minısülı Idıszaki - heti vagy havi - pénztárjelentést kell vezetni, melybe minden szabályszerően bizonylatolt pénztári tételt - kiadást, bevételt a bizonylatra való hivatkozással a felmerülés sorrendjében azonnal fel kell vezetni. Az összesítı pénztári nyilvántartást idıszakonként, illetve a mérleg fordulónapján le kell zárni. Meg kell állapítani: a kiadások és a bevételek végösszegét és az elızı heti, (havi,) pénzállomány figyelembevételével a számszaki egyenleget, majd ezt a pénztári nyilvántartás szerinti záró pénzkészletet össze kell hasonlítani a ténylegesen a pénztárban lévı címletenként részletezett pénzkészlettel. A pénztárkönyvben rögzített pénzkészlet meglétét, a zárlat szabályszerőségét a pénztáros és az irodavezetı aláírásával igazolja. A pénztárban lévı tényleges, címletenként kimutatott pénzkészlet és a pénztári nyilvántartás szerinti záró pénzkészlet esetleges eltérésének okát ki kell vizsgálni a felelıs megjelölésével. A pénztáreltérés kezelése a III./1.pont szerint történik. (7. sz. melléklet) A pénztár ellenırzése A pénztárellenırzés részben elızetes, amely a bizonylatok alaki és tartalmi vizsgálatára, utólagos, amely a pénztári nyilvántartás helyességének és az abban kimutatott készpénzkészlet meglétének ellenırzésére irányul. A pénztárellenırzés rendszerességét a belsı és külsı ellenırzések alkalmával biztosítani kell. A pénztárellenırzés módja: vezetıi, munkafolyamatba épített (a pénztáros önellenırzése a napi pénztárzárlat során, a pénztárellenır által végzett feladat ellátása). 10/31

11 A vezetı(k) ellenırzési feladatai A MEE Központ irodavezetıjének kötelessége a (házi)pénztár rendjét rendszeresen ellenırizni, mely tartalmazza: a pénztárállomány, a készpénzcsekk és egyéb értékek nyilvántartásokkal való egyezıségének vizsgálatát, a pénz- és értékkezelés, a bizonylatok szabályszerősége, valamint a pénz- és egyéb értékek ırzését A munkafolyamatba épített ellenırzési feladatok A pénztáros feladatai: = meg kell állapítani a pénztárban lévı készpénzállományt címletenként, = a bevételek és kiadások végösszegét, = az elızı záróegyenleg (mint nyitóegyenleg) figyelembevételével a napi záróegyenleget, = a pénztárkönyv alapján számított záróegyenleget egyeztetni kell a tényleges készpénzállománnyal, = az egyeztetés megtörténtét a pénztáros a pénztárjelentésen aláírásával igazolja, = az egyeztetés során esetleg mutatkozó eltéréseket (többlet-hiány) meg kell keresni és rendezni. A pénztárellenır feladatai = a bizonylatok alaki és tartalmi, = a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének vizsgálata. Az alaki és tartalmi ellenırzést az egyesület Bizonylati szabályzata tartalmazza. Az alapbizonylatokat abból a szempontból kell ellenırizni, hogy azok az elıírt követelményeknek megfelelnek-e. (Pl.: az illetékes szervezeti egység személy állította-e ki, a szükséges mellékleteket az alapbizonylatokat - csatolták-e.) Konkrét feladatok a teljesség igénye nélkül: az alapbizonylaton végzett számítások helyességének ellenırzése, a pénztári bizonylat adatainak egyeztetése az alapbizonylattal, a pénztárjelentésbe bevezetett tételekre vonatkozó pénztári bizonylatok és alapbizonylatok hiánytalanul rendelkezésre állnak-e, az ellenırzött okmányokat, számadásokat az ellenırnek kézjegyével el kell látnia. Amennyiben az ellenır a házipénztár kezelésénél mulasztást, szabálytalanságot vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezésekkel ellentétes eljárást tapasztal, errıl jegyzıkönyvet kell felvennie, és azt a pénztárossal, illetve a szabálytalanságot elıidézı személlyel aláíratni Kiemelt pénztár ellenırzési feladatok Pénztárrovancs az elızetes bejelentés nélküli, váratlan pénztárellenırzés, célja, hogy = a meglevı értékek számbavételével rögzítse a tényleges készpénzt (forint, valuták), az egyéb értékállományt és az értékpapírokat, = azt egybevesse a nyilvántartással, hogy az eltérés esetén a rendellenességek vizsgálatához kiinduló alapul szolgáljon. A rovancsolást közvetlenül a pénztárzárlat után vagy nyitáskor célszerő elvégezni. Ha az ellenırzésre csak napközben van mód, akkor a rovancsolás idejére szüneteltetni kell a pénztárforgalmat. A pénztárnaplót (pénztárkönyvet) le kell zárni, és a könyv szerinti záró készpénzkészletet meg kell állapítani. A rovancsolásnál a pénztárossal kell megszámoltatni a pénztárban levı készpénzt. A pénztárrovancsról címletenkénti részletezésben közös jegyzıkönyvet kell felvenni. Ebben a pénztáros és az ellenırzést végzı személy (a továbbiakban: ellenır) igazolja, hogy a pénztárban címletenként és összesen mennyi készpénzt 11/31

12 (forintot és valutát) találtak. A közös jegyzıkönyvben rögzíteni kell, hogy a pénztárban milyen egyéb értékeket, idegen pénzt, fel nem vett járandóságot, bélyeget, értékpapírokat, letéteket stb. ırzött a pénztáros. Fel kell tüntetni továbbá a pénztárban levı, még fel nem használt készpénzcsekket és elszámolási utalványokat (sorszámát és darabszámát), valamint minden ott ırzött, szigorú számadás alá tartozó nyomtatványt is. A rovancsolás során meg kell gyızıdni arról is, hogy a pénztáros nem kezel-e az egyesület pénzén kívül más tulajdonát képezı pénzeket, letétbe helyezett, de még fel nem használt összegeket stb. Ezeket engedély hiánya esetén is szerepeltetni kell a közös jegyzıkönyvben. A közös jegyzıkönyv által dokumentált tényleges készpénzállományt kell összehasonlítani a pénztárjelentés, illetve a pénztárszámla egyenlegével. Ügyelni kell arra, hogy a pénztárjelentés (a jegyzıkönyv) a pénztárrovancsig teljesített minden be- és kifizetést tartalmazzon. Ha a pénztárkönyv és a tényleges készpénz között eltérés mutatkozik, akkor tovább kell folytatni a vizsgálatot annak tisztázására, hogy milyen hibák okozták az eltérés keletkezését, kit terhel felelısség a mulasztásért vagy egyéb cselekményért. Bankszámláról felvett és befizetett készpénz bizonylatolásának ellenırzése Megállapítandó, hogy a pénztáros a pénztárba hiánytalanul és a felvétel napján bevételezett-e minden olyan pénzösszeget, amelyet a bankszámláról felvettek, valamint kiadásba helyezte-e azokat az összegeket, amelyeket a bankszámlára befizettek. Az ellenırzés alapokmányai: a bank számlakivonata, a pénztári bevételi bizonylat, a pénztárkönyv, a csekkaláírókönyv, a csekk tıszelvénye és a számviteli nyilvántartások. Kiemelt ellenırzési feladat, hogy a (házi)pénztári forgalom, valamint a bankforgalom hiánytalan dokumentálásának céljára rendszeresített, úgynevezett Átvezetési számla egyenlegének okáról folyamatosan meg kell gyızıdni. A készpénzes értékesítés pénztári ellenırzése E területen vizsgálandó: a készpénzes értékesítés engedélyezése, a készlet kiadás bizonylatolása, a készpénzes számlán az átvétel igazolása, a készpénzes számla kiállítása és a készpénz bevételezése A valutapénztári pénzforgalom szabályai Az egyesület a valutában kiegyenlített számlák és külföldi kiküldetések kezelésére kizárólag központi valutapénztárt mőködtet. A valutapénztár kezelése a forint pénztáros feladata. A pénztár a forint pénztárral megegyezı módon van elhelyezve, a valuta tárolása a forint pénztárral megegyezı helyen, de elkülönítve történik. A pénztárban, az elıírt feltételek mellett, a zárlat után tartható pénztári pénzállomány pénztári kerete: ,- Ft-nak megfelelı valuta. A pénztári keretet meghaladó záró pénzkészletet, a devizában fizetett számlák bevételét a devizaszámlára be kell fizetni. A valutapénztáros feladata: a valutaváltó hely, illetve az értékesítı egység által címletjegyzékkel zárt borítékban átadott valuta megszámlálás utáni bevételezése. A valuta megszámlálását a pénztári ellenırrel közösen kell végezni. 12/31

13 A valutapénztár pénzforgalmának dokumentálása Bevételi-, illetve Kiadási pénztárbizonylat szigorú számadásra kötelezett, három, illetve kétpéldányos szabvány nyomtatvány kiállításával történik. A bizonylatok tartalma értelemszerően megegyezik a Ft pénztár bizonylatainál leírtakkal azzal a kiegészítéssel, hogy a bizonylatokon az értékadatokat valutában kell feltüntetni. A dekádonkénti vagy havi pénzforgalomról átírással készített kétpéldányos szigorú számadású nyomtatványnak minısülı idıszaki pénztárjelentést kell vezetni. A pénztárjelentésbe minden szabályszerően bizonylatolt pénztári tételt - kiadást, bevételt a bizonylatra való hivatkozással a felmerülés sorrendjében azonnal fel kell vezetni. Az idıszak végén, illetve a mérleg fordulónapján az összesítı pénztári nyilvántartást le kell zárni, majd meg kell állapítani: a kiadások és a bevételek végösszegét, és ezek egyenlegét, a pénztárban lévı valutánkénti és azon belül a címletenkénti pénzállományt, az elızı idıszaki pénzállomány figyelembevételével a számszaki egyenleget, a pénztári nyilvántartás szerinti záró pénzkészletet össze kell hasonlítani ténylegesen meglévı pénzkészlettel és az esetleges eltérést ki kell vizsgálni. A pénztárkönyvben rögzített pénzkészlet meglétét, a zárlat szabályszerőségét a pénztáros és az irodavezetı aláírásával igazolja. A valutapénztár ellenırzése értelemszerően megegyezik a Ft pénztár ellenırzésénél leírtakkal A gazdálkodást végzı szervezeti egységek (területi-, üzemi szervezetek, szakosztályok és FISZT) függetlenített pénztáros nélküli pénzkezelés szabályai Az egyesület a mőködéséhez szükséges készpénz (Ft) forgalmának lebonyolítására valamennyi szervezeti egységénél igény szerint pénztárt mőködtet(het). A pénzkezelést a szervezeti egység elnöke vagy titkára (a továbbiakban: a szervezeti egység vezetıje) által, a 6.sz. melléklet szerint meghatalmazott személy(ek) végzi(k) (a továbbiakban: pénzkezelést végzı személy) A pénztár elhelyezése A pénztár nincs külön helyiségben elhelyezve, de a pénz és az értékek tárolása elzárható helyen tartott vaskazettában (vagy) tőzbiztos vasszekrényben (vagy) egy-illetve kétzáras betörésbiztos páncélszekrényben történik A pénztári keret A napi készpénz záró állomány maximális mértéke a készpénzforgalom nagysága, a készpénz biztonságos megırzése feltételeinek teljesülése alapján került meghatározásra. A szervezeti egységeknél mőködı pénztár(ak)ban az elıírt feltételek mellett, a zárlat után tartható maximális készpénz záró állomány (pénztári keret): ,- Ft. Amennyiben a pénztárban Ft-nál kisebb készpénz záró állomány van, egy héten belül feltétlen szükséges bankszámlára történı utalása. A pénztári keretet meghaladó záró pénzkészletet a bankszámlára minden alkalommal be kell fizetni. 13/31

14 Készpénz és egyéb értékek a pénztárban A pénztárban idegen szervezetek, alkalmazottak és más személyek pénzét vagy értékét csak a szervezeti egység vezetıjének engedélyével szabad tartani. Az idegen pénzeket és értékeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani A készpénz felvétele és szállítása A készpénz szállításánál figyelemmel kell lenni a vagyonvédelem szempontjaira és a biztosító kártérítési felelısségvállalására. A készpénzt nagyságrendjétıl függıen, az alábbi személy(ek) a következık figyelembevételével szállíthatja(ják). A készpénzt lehetıség szerint riasztó jelzést adó, biztonsági záras pénzszállító táskával kell szállítani: 1 millió Ft ig 1 fı pénzszállító, 1-5 millió Ft közötti összeget 1 fı pénzszállító és 1 fı kísérı, 5-10 millió Ft közötti összeget 1 fı pénzszállító és 1 fı kísérı gépkocsival, 10 millió Ft feletti összegnél erre szakosodott pénzszállító társaságot kell megbízni. A pénzszállítónak a készpénzt tételesen megszámolva olyan jegyzıkönyvvel kell átvennie mely a pénztáros által megszámolt, készpénzt címletenként tartalmazza. A készpénz szállításával megbízott személy(ek) felelıssége a pénz átvételétıl a rendeltetési helyére történı hiánytalan eljuttatásáig tart. A kísérı személy ebben csak közremőködik, de nem felel a pénzszállításért. Az erre szakosodott pénzszállító társaság megbízása esetén az elızetesen - a pénztáros és a szervezeti egység vezetıje, vagy a részérıl megbízott személy által - megszámolt, kötegelt és leplombált zsákban elhelyezett készpénzrıl szintén jegyzıkönyvet kell felvenni, amely címletenként tartalmazza az átadott készpénzt, de ezt a pénzszállító társaságnak nem kell átadni. (Az átadott zsákon csak azt kell jelölni, hogy az készpénzt tartalmaz.) A pénztári kulcsırzés rendje, nyilvántartási kötelezettség A pénztári kulcsok ırzése: vaskazetta és az ırzésére szolgáló tároló kulcsát a pénzkezelést végzı személy egy személyben, (vagy) vasszekrény kulcsát a pénzkezelést végzı személy egy személyben, (vagy) egyzáras páncélszekrény kulcsát a pénzkezelést végzı személy egy személyben (vagy) kétzáras páncélszekrény mindkét kulcsát a pénzkezelést végzı személy, (vagy) kétzáras páncélszekrény egyik kulcsát a pénzkezelést végzı személy, a másik kulcsot a szervezeti egység vezetıje által kijelölt személy ırzi. Ha a pénztáros betegség vagy bármely más ok miatt a pénztár kezelését nem tudja ellátni, köteles a nála lévı kulcsot lepecsételt (leragasztott és a ragasztáson felülírt) borítékban a szervezeti egység vezetıjéhez eljuttatni, aki a pénz számbavételérıl és a pénztár átadásáról intézkedik. A pénztári kulcs másodpéldányát a szervezeti egység vezetıjének kell az eredeti kulcskezelı által lepecsételt, aláírt, zárt borítékban, biztonsági zárral felszerelt íróasztalban, szekrényben, lemezszekrényben vagy páncélszekrényben tartania. Ha a pénztárkulcs elveszett, eltört vagy a 14/31

15 zár elromlott, azt azonnal jelenteni kell a szervezeti egység vezetıjének illetve az általa kijelölt személynek, aki az eset körülményeihez képest a szükséges intézkedéseket megteszi. A pénzt tároló eszköz kulcsáról a pénztárosnak olyan nyilvántartást kell vezetni, melybıl megállapítható, hogy a kulcs mikor, milyen okból (pénztárátadás, vizsgálat, zárjavítás, másolatkészítés stb.), meddig és kinél volt. A kulcs átvételét annak kezelıje vagy ideiglenes célra átvevıje a nyilvántartásban aláírásával igazolja. Az összes kulcs még különbözı idıpontokban sem kerülhet ugyanannak a személynek a kezéhez, kivéve a lezárt, lepecsételt borítékban ırzötteket A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok, ellenırzés A pénzkezelés, a pénzırzés terén elıírt feladatokat azok elhatárolásával kell ellátni. Az elhatárolt munkakörök a következık: pénztáros (pénztári számfejtı), utalványozók, pénztári ellenır A pénztáros feladatai, helyettesítése A pénztárosi teendıket arra alkalmas, büntetlen elıélető személy: pénztáros, továbbá a pénztáros helyettese végzi. Nem lehet a pénztáros és a helyettese az, akinek munkaköre ezzel a feladattal összeférhetetlen. A pénztáros a pénztárt önállóan, teljes anyagi felelısséggel kezeli, melyet a feladat elfogadásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni. Két vagy több személy egy idıpontban közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. A pénztáros feladatai a következık: a napi pénzforgalomhoz a megfelelı mennyiségő és címlető készpénz biztosítása, a pénztárban tartott készpénz kezelése és megırzése, a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások szabályszerő vezetése, a pénztárzárlat végrehajtása, a pénztári kulcs ırzése és a kulcsok nyilvántartásának vezetése, az elszámolásra kiadott készpénz nyilvántartása, az egyéb értékek (pl. részvények, kötvények, egyéb értékpapírok, bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok, a szigorú számadású nyomtatványok, a csekk- és utalványfüzetek) kezelése és megırzése. A pénztárosnak kifizetés elıtt meg kell gyızıdnie arról, hogy a bizonylat kiállítása szabályszerő-e, az utalványozásra, érvényesítésre jogosult személy aláírása szerepel-e azon. Pénztári kifizetés utalványozás nélkül ideiglenesen sem teljesíthetı, továbbá megbízási, felhasználói és vállalkozási szerzıdés esetében magánszemélynek kifizetést eszközölni kizárólag az adóazonosító jele ismeretében lehetséges. A kifizetés megtörténtét a kedvezményezett vagy megbízottja aláírásával igazolja. Ha az átvevı más vállalkozás dolgozója, úgy a kiadási pénztárbizonylaton személyi igazolványa számát is fel kell tüntetni. A kifizetést megelızıen azt is meg kell állapítani, hogy a pénzért jelentkezı személy jogosult-e annak felvételére. Ha nem jogosult a felvételre, részére az esedékes összeg csak szabályszerően kiállított meghatalmazás ellenében fizethetı ki. A meghatalmazást a kedvezményezett írja alá, továbbá két tanú a megfelelı azonosító adatok feltüntetésével. A meghatalmazás lehet egyéni és csoportos, ezen belül: esetenkénti, ezt a kiadási pénztárbizonylathoz csatolni kell, visszavonásig érvényes, amelyet a pénztárosnak meg kell ıriznie és nyilvántartásba vennie. 15/31

16 Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a pénztáros a beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell tartani. Ebben az esetben le kell zárni a pénztári nyilvántartásokat. A házipénztárban lévı pénzt, értékeket, bizonylatokat, nyilvántartásokat a szervezeti egység vezetıje által meghatározott személynek, illetve utódnak át kell adni, akinek a pénz és az értékek teljességérıl meg kell gyızıdnie. A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál jelen kell lennie az átadónak, az átvevınek, a szervezeti egység vezetıjének, illetve az általa kijelölt személynek. Amennyiben az átadó jelenléte akadályozott, úgy helyette a szervezeti egység vezetıje által megbízott személynek kell jelen lennie. A házipénztár átadásáról és átvételérıl a 8.sz. mellékletként csatolt jegyzıkönyvet kell felvenni és azt a jelenlévıkkel aláíratni A pénztári számfejtı Feladata az egyesület dolgozói / társadalmi dolgozói által benyújtott bizonylatok alaki felülvizsgálata után a pénztári bevételi vagy kiadási pénztárbizonylat kiállítása. A pénztári számfejtı egyben lehet pénztáros is A pénztári utalványozó A pénztári kifizetés, bevételezés utalványozott okmány alapján teljesíthetı. Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését elrendelhetik. Az utalványozó nem lehet sem a pénztáros, sem az ellenır. Az utalványozásra jogosultak alaphelyzetben a szervezeti egységek vezetıi, illetve az általuk írásban meghatalmazott személy (a Pénzkezelési Szabályzat 5. sz. mellékleteként). Az utalványozásra jogosult személy köteles megvizsgálni azt, hogy: a bizonylat kiállítása jogos-e, csatolva vannak-e a szükséges mellékletek, a bizonylatban szereplı kifizetést egyesületi utasítás, egyéb jogszabály nem tiltja, illetve nem ütközik büntetıjogi rendelkezésbe, a bizonylat tartalmazza a szükséges adatokat, számszerőleg helyes-e, magánszemélynek történı kifizetésnél feltüntették-e az adóazonosító jelet, a bizonylatot arra jogosult személy állította-e ki A pénztári pénzkezelés bizonylatai A számviteli törvény a alapján valamennyi pénz- és értékmozgást bizonylattal alátámasztva és késedelem nélkül - a pénzmozgással egyidejőleg - kell a könyvekben rögzíteni A pénztári kifizetések bizonylatolása A pénztárból kifizetést teljesíteni kiadási pénztárbizonylat kiállításával, mely szigorú számadásra kötelezett, kétpéldányos szabvány nyomtatvány tömb (vagy) számítógépes úton elıállított bizonylat alapján lehet. Kifizetéskor a bizonylatra a következıket kell feljegyezni: a kifizetés kelte, a sorszám és pénztárbizonylat kiállításakor a csatolt bizonylat száma, a kifizetendı összeg, számmal és betővel, pénztárbizonylat kiállításakor, a kifizetés jogcímének rövid megjelölése, a pénztáros aláírása, az utalványozó aláírása, a pénzfelvevı neve, aláírása és személyi azonosító adatai. 16/31

17 A kiadási pénztárbizonylatot átírással kell kiállítani. Az elsı példány a könyvelési bizonylat, ehhez kell csatolni a pénztári alapokmányokat. A második a tıpéldány, amely a tömbben marad, azt igazolásul a pénztáros ırzi meg A pénztári befizetések bizonylatolása A pénztári bevételezések dokumentálását szolgálja a bevételi pénztárbizonylat szigorú számadásra kötelezett, hárompéldányos szabvány nyomtatvány tömb (vagy) számítógépes úton elıállított bizonylat. A bevételi bizonylat tartalma a következı: a bevétel kelte, a sorszám és pénztárbizonylat kiállításakor a bizonylatszám, a befizetett összeg, számmal és betővel, a befizetés jogcíme, a befizetı neve, aláírása és személyi azonosító adatai, az összeg átvételét igazoló pénztárosi aláírás. A bevételi pénztárbizonylatot átírással, 3 példányban kell kiállítani. Az elsı példány a könyvelési bizonylat, ehhez kell csatolni a pénztári alapokmányokat. A második példány a nyugta, a befizetés teljesítését igazoló elismervény, amelyet a befizetınek át kell adni. A harmadik a tıpéldány, amely a tömbben marad, azt igazolásul a pénztáros ırzi meg A pénztári összesítı nyilvántartások, pénztárzárlat A napi pénzforgalomról átírással készített kétpéldányos szigorú számadású nyomtatványnak minısülı Idıszaki - havi - pénztárjelentést kell vezetni, melybe minden szabályszerően bizonylatolt pénztári tételt - kiadást, bevételt a bizonylatra való hivatkozással a felmerülés sorrendjében azonnal fel kell vezetni. Az összesítı pénztári nyilvántartást idıszakonként, illetve a mérleg fordulónapján le kell zárni. Meg kell állapítani: a kiadások és a bevételek végösszegét és az elızı heti, (havi,) pénzállomány figyelembevételével a számszaki egyenleget, majd ezt a pénztári nyilvántartás szerinti záró pénzkészletet össze kell hasonlítani a ténylegesen a pénztárban lévı címletenként részletezett pénzkészlettel. A pénztárkönyvben rögzített pénzkészlet meglétét, a zárlat szabályszerőségét a pénztáros és a szervezeti egység vezetıje aláírásával igazolja. A pénztárban lévı tényleges, címletenként kimutatott pénzkészlet és a pénztári nyilvántartás szerinti záró pénzkészlet esetleges eltérésének okát ki kell vizsgálni a felelıs megjelölésével. A pénztáreltérés kezelése a III./1. pont szerint történik A pénztár ellenırzése A pénztárellenırzés részben elızetes, amely a bizonylatok alaki és tartalmi vizsgálatára, utólagos, amely a pénztári nyilvántartás helyességének és az abban kimutatott készpénzkészlet meglétének ellenırzésére irányul. A pénztárellenırzés rendszerességét a belsı és külsı ellenırzések alkalmával biztosítani kell. A pénztárellenırzés módja: vezetıi, munkafolyamatba épített (a pénztáros önellenırzése a napi pénztárzárlat során, a pénztárellenır által végzett feladat ellátása) A vezetı(k) ellenırzési feladatai A szervezeti egység vezetıjének kötelessége a (házi)pénztár rendjét rendszeresen ellenırizni, mely tartalmazza: a pénztárállomány, a készpénzcsekk és egyéb értékek nyilvántartásokkal 17/31

18 való egyezıségének vizsgálatát, a pénz- és értékkezelés, a bizonylatok szabályszerősége, valamint a pénz- és egyéb értékek ırzését A munkafolyamatba épített ellenırzési feladatok A pénztáros feladatai: = meg kell állapítani a pénztárban lévı készpénzállományt címletenként, = a bevételek és kiadások végösszegét, = az elızı záróegyenleg (mint nyitóegyenleg) figyelembevételével a napi záróegyenleget, = a pénztárkönyv alapján számított záróegyenleget egyeztetni kell a tényleges készpénzállománnyal, = az egyeztetés megtörténtét a pénztáros a pénztárjelentésen aláírásával igazolja, = az egyeztetés során esetleg mutatkozó eltéréseket (többlet-hiány) meg kell keresni és rendezni. A pénztárellenır feladatai = a bizonylatok alaki és tartalmi, = a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének vizsgálata. Az alaki és tartalmi ellenırzést az egyesület Bizonylati szabályzata (a számviteli politika része) tartalmazza. Az alapbizonylatokat abból a szempontból kell ellenırizni, hogy azok az elıírt követelményeknek megfelelnek-e. (Pl.: az illetékes szervezeti egység személy állította-e ki, a szükséges mellékleteket az alapbizonylatokat - csatolták-e.) Konkrét feladatok a teljesség igénye nélkül: az alapbizonylaton végzett számítások helyességének ellenırzése, a pénztári bizonylat adatainak egyeztetése az alapbizonylattal, a pénztárjelentésbe bevezetett tételekre vonatkozó pénztári bizonylatok és alapbizonylatok hiánytalanul rendelkezésre állnak-e, az ellenırzött okmányokat, számadásokat az ellenırnek kézjegyével el kell látnia. Amennyiben az ellenır a házipénztár kezelésénél mulasztást, szabálytalanságot vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezésekkel ellentétes eljárást tapasztal, errıl jegyzıkönyvet kell felvennie, és azt a pénztárossal, illetve a szabálytalanságot elıidézı személlyel aláíratnia. Vezetıi és egyben munkafolyamatba épített ellenırzésnek számít a pénzkezelést végzı személy önellenırzése a pénztárzárlat során, melynek keretében el kell végeznie az alábbi feladatokat: meg kell állapítani a pénztárban lévı készpénzállományt címletenként, a bevételek és kiadások végösszegét, az elızı záróegyenleg (mint nyitóegyenleg) figyelembevételével az idıszak záróegyenlegét, a pénztárkönyv alapján számított záróegyenleget egyeztetni kell a tényleges készpénzállománnyal, az egyeztetés megtörténtét a pénztárjelentésen aláírásával kell igazolnia, az egyeztetés során esetleg mutatkozó eltéréseket (többlet hiány) meg kell keresni és rendezni. 18/31

19 III. ÁLTALÁNOS PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYOK (valamennyi pénztárformára vonatkozóan) 1. A pénztáreltérés kezelése A pénztárost (vagy) a pénzkezelést végzı személyt teljes anyagi felelısség terheli az általa kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgyak tekintetében. Ez a felelısség vétkesség nélküli, illetve attól független objektív és teljes. Ez alól a pénztáros csak akkor mentesül, ha bizonyítja, hogy a hiányt elháríthatatlan ok idézte elı (rablás, betörés stb.). Ezt a pénzhiányt is bizonylatolni kell, mivel nincs a pénz a pénztárban. (A pénzhiányt ez esetben egyéb ráfordításként kell elszámolni.) Amennyiben pénztárzárás, illetve pénztárellenırzés során olyan hiány vagy többlet kerül megállapításra, amelynek oka ismeretlen, a csatolt 7.sz. melléklet szerinti jegyzıkönyvet kell felvenni és a többlet összegét be kell vételezni, a hiány összegét pedig a pénztárosnak (vagy) a pénzkezelést végzı személynek be kell fizetnie (kivéve az elızı bekezdésben említetteket). A pénztáreltérések okát minden esetben ki kell vizsgálni, és intézkedni kell az összeg sorsáról, a helyesbítés végrehajtásáról. 2. A szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok kezelése A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok körét figyelembe véve a számviteli törvény a szerinti és az egyéb jogszabályi elıírásokat is az egyesület az alábbiakban határozza meg: készpénzcsekk (készpénzfelvételi utalvány), bevételi és kiadási pénztárbizonylat, pénztárjelentés, nyomdai elıállítású számlatömb, sorszámozott őrlapok és sorszámozott őrlapokat tartalmazó füzetek, valamint értékjegyek, amelyekért a felhasználás során ellenértéket fizetnek, egyesület nevére szóló bankkártya. A egyesület a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével a pénztárost bízza meg, (vagy) a pénzkezelést végzı személy végzi. A szigorú számadási kötelezettség alá tartozó nyomtatványokat az egyéb nyomtatványoktól elkülönítetten, zárt szekrényben kell tárolni és külön nyilvántartani, melynek a következı adatokat kell tartalmaznia: a nyomtatvány megnevezése, raktári vagy nyomdaszáma; a bevételi bizonylat kelte és száma; a beérkezés és nyilvántartásba vétel kelte; a nyomtatvány kezdı, befejezı sorszáma; a kiadás kelte; az átvevı megnevezése; az átvétel elismerése; elszámolás a bizonylattömbbel. A nyomtatványokkal kapcsolatos szigorú számadási kötelezettség magában foglalja, hogy a felsorolt nyomtatványokból beszerzett készletet jegyzék kíséretében kell a nyomtatványok kezelésével megbízott részére állományba vétel céljából átadni, az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az egyes füzetekben (tömbökben) az őrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az őrlapokon sorszámok és esetleges egyéb jelzések (például számlavezetı pénzintézet jelzıszáma) helyesek-e, 19/31

20 a nyomtatványokkal (beleértve a rontott példányokat is) el kell számolni. A pénztáros (vagy) a pénzkezelést végzı személy a banki készpénzfelvétel céljára rendszeresített készpénzcsekk és az elszámolási utalványfüzetekben lévı őrlapok felhasználásáról külön nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartásokban az egyes őrlapokat emelkedı sorszámuk szerint külön-külön sorban kell felsorolni. A készpénzcsekk nyilvántartás adatai: sorszám, csekkszám, felhasználás dátuma, utalványozók aláírása, felvett összeg. A pénztáros (vagy) a pénzkezelést végzı személy a vásárlásra vagy banki készpénzfelvétel céljára rendszeresített, az egyesület nevére szóló bankkártyákról, azok kiadásáról, visszavételérıl külön nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartásokban az egyes bankkártyákat a kibocsátó bank, kártyaszám, átvevı neve, kiadás visszavétel dátuma szerint kell szerepeltetni. A nyilvántartáshoz csatolni kell az átvételi jegyzıkönyv(elismervény) eredeti példányát. Az egyes bankkártyákhoz tartozó PIN kódokat külön zárt, lepecsételt borítékban kell ırizni. Valamennyi szigorú számadású nyilvántartásnak naprakésznek kell lennie, melyek kezelését, felhasználását, ırzését a pénztárellenırzés (rovancsolás) során ellenırizni kell. 3. Az elszámolásra kiadott készpénz szabályozása Utólagos elszámolásra készpénzt kiadni csak elızetes engedélyezés és utalványozás alapján lehet kiadni: Egy személy ugyanarra a célra csak úgy vehet fel ismételten pénzt, ha az elızıleg felvett összeggel elszámolt. A befizetendı és kifizetendı összegek kompenzálása tilos. Az elszámolásra kiadott készpénzrıl a pénztáros, a pénzkezeléssel megbízott a mellékletként csatolt tételes analitikus nyilvántartást köteles vezetni. (3. sz. melléklet) Elszámolásra maximálisan 30 munkanapra adható ki pénz. A belföldi kiküldetésnél a visszaérkezéstıl számított 3 munkanapon belül, a külföldi kiküldetésnél a visszaérkezést követıen legkésıbb 30 napon belül el kell számoltatni a kiküldött személyt. Elszámolásra készpénzt csak személyesen lehet felvenni és ezzel elszámolni. Ha az elszámolásra kötelezett a megadott idıpontig nem számol el, a pénztárosnak a pénz felvevıjét fel kell szólítania és egyidejőleg errıl értesítenie kell (a csatolt 2. sz. melléklet szerint) az irodavezetıt (MEE Központi pénztár esetében), egyéb pénztár esetében pedig a szervezeti egység vezetıjét. Az elszámolásra kiadott összegekkel a mérleg fordulónapig el kell számolni. A mérlegben ilyen jogcímen követelés csak különösen indokolt esetben szerepelhet. A 30 napot meghaladóan fennálló elszámolásra kiadott elıleget a hatályos személy jövedelemadó törvény bekezdésének c.) pontja szerint - kamatkedvezmény miatt adó terheli, melyet munkavállaló (vagy más személy) esetében a magánszemélynek, egyébként a kifizetınek kell 72. -ban meghatározott mértékben megfizetni. Abban az esetben, ha az elszámolásra kiadott készpénzt a felvevı személy rendszeresen nem költi el dokumentált módon (teljes összegében, illetve jelentıs részét) és ezért az elszámolási idıszak végén az a pénztárba visszavételezésre kerül, vélelmezhetı a számviteli törvényi elıírásokkal ellentétes gyakorlat. Az ilyen esetekrıl a pénztárosnak kell értesítenie az irodavezetıt (MEE Központi pénztár esetében), illetve a szervezeti egység vezetıjét, hogy a 20/31