Táblázatkezelés alapjai

BME Építészmérnöki kar Építészeti Ábrázolás Tanszék Táblázatkezelés alapjai BMEEPAG0203 Bevezetés az alkalmazott informatikába 4. előadás 2007. március 26. Fejér Tamás Strommer László

Mikor használjunk táblázatkezelőt? Táblázatkezelő: egy táblázatba gyűjthető adatok sorrendezése, keresése, szűrése, csoportosítása ha függvényt/változást kívánunk vizsgálni/szemléltetni. ha különböző változatokat kívánunk kipróbálni (What-If Analysis). Táblázat szövegszerkesztőben: kifinomultabb, jobban formázható, képletek nagyon korlátozottan használhatók. Adatbázis: nagy mennyiségű, struktúrált adat tárolása, feldolgozása, rugalmatlan, adatok bevitele, módosítása, keresése csak előre megírt programon keresztül lehetséges (pl. Neptun), vagy programozási ismeretet igényel (sql).

Az Excel ablaka Excel fájl (xls) munkafüzet tartalma tetszőleges számú munkalap egy munkalap 256 betűkkel jelölt oszlopból és 65536 sorszámozott sorból áll A cella neve az oszlop betűje és a sor száma, pl. F8 név mező képlet-sor (szerkesztőléc) aktív cella lapváltó gombok kijelölt tartomány, oszlop, sor munkalapok

Tartalom: statikus/dinamikus statikus szöveg-állandó (max. 32 767 karakter, pl.: Bevétel:), szám-állandó, konstans (max. 15 számjegy, pl.: 1234, 1,23, 2005.10.24), művelet(ek)et, és függvény(eke)t tartalmazó képlet (pl.: =2^8, =GYÖK(2), =PI()). dinamikus olyan képlet, melynek eredménye függ egy másik cella tartalmától (pl. =A1+1), vagy más változótól (pl. az aktuális dátumtól: =MA()),

Eredmény: szám/szöveg Akár statikus, akár dinamikus, a cella tartalma (eredménye) lehet: szám (formázás nélküli cellában) jobb oldalra lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg). logikai érték speciális érték, lehet IGAZ (TRUE), vagy HAMIS (FALSE) (kiértékeléskor 1, vagy 0), (formázás nélküli cellában) középre lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg). szöveg minden, ami nem minősül az előzők egyikének, szövegként kerül eltárolásra (pl. 1 cm), (formázás nélküli cellában) balra lesz igazítva, és (optikailag) átnyúlhat a szomszéd cellába, amennyiben az üres (ha nem fér el a szöveg, csonkul). hibaüzenet pl. nullával való osztás (#ZÉRÓOSZTÓ!, #DIV/0!), érvénytelen hivatkozás (#HIV!, #REF!), szám helyett szöveges argumentumra történő hivatkozás (#ÉRTÉK!, #VALUE!), nem létező névre való hivatkozás, vagy bármely föl nem ismert szöveg (#NÉV?, #NAME?), egy függvény vagy képlet hiányzó értéke (#HIÁNYZIK, #N/A) esetén.

Cellaformátum A cella formázása Formátum Cellák (Format Cells): Igazítás (Alignment): szöveg vízszintes és függőleges helyzete, írásirány, ill. írás elforgatási szöge, többsoros cellatartalom (sordobás: Alt + Enter), automatikus betűméret-csökkentés, ill. cellaegyesítés. Betűtípus (Font): betűk stílusa, mérete, színe, (+pl. felső/alsó index), vagy választható az alapértelmezésű "Normál" stílus. Szegély/Mintázat (Border/Patterns): cella (ill. tartomány) szegélyének színe vonaltípusa, vastagsága, ill. hátterének színe és mintázata adható meg. Természetesen van mód stílus és sablon (template) használatára is. Itt nincs stílus-hierarchia és -öröklődés, viszont szabályozható, hogy a stílus mely fönti formázási opciókra (pl. csak a számformátumra) vonatkozzon.

Számformátum kategóriák A cella megjelenési formátuma Formátum Cellák (Format Cells) panel, Szám (Number) lap: Általános (General): a program által megfelelőnek ítélt formátum Szám (Number): adott tizedesjegy pontosságú számkijelzés Dátum/Idő (Date/Time): egészrésze a napokat jelöli (1 = 1900.01.01.), tört része az időt (óra, perc, mp, pl. 0,5 = 12:00:00). Egyéni (Custom): egyedi formátum, pl. értékfüggő formázás: pl. egy dinamikus képlet kiszámolja a zh-átlagot, ennek eredménye egy szám, mely ha 4,5-nél nagyobb, "Jeles" jelenik meg.

Számformátum egyénifomátumkód A szám kijelzésének pontossága (alapesetben) nem befolyásolja a tovább-számolást. Tizedes-jel (".", ill. ",") és listaelválasztó jel (",", ill. ";") a Windows beállításai szerint. A megjelenés alapesetben előjel-függő, és max. négy szakaszból áll: "Pozitív szám";"negatív szám";"nulla";"nem szám (szöveg)". Számjegy-kódok: a # kód hely(iérték)én csak az értékes jegy jelenik meg (kivéve pl. 0,012 & 0,## => 0,01), a 0 kód helyén minden. A % százzal szorozva (0,01 & 0,0#% => 1,0%), a szóköz ezerrel osztva (12345 & #,0# " eft" => 12,35 eft) jeleníti meg a számot. Megadható feltétel (értékhatár), pl.: [<2], a megjelenítés színe pl.: [Piros],és elé- v. hozzátoldható szöveg, pl.: # ###,00#" km".

Cellahivatkozás A1/R1C1 stílusok A műveletet vagy függvényt tartalmazó képlet mindig műveleti jellel (=, +, -) kezdődik, és hivatkozhat más cellákra. A cella-hivatkozási stílus kétféle lehet (Eszközök Beállítások panel, Általános lap (Tools Options panel, General lap)): A1 stílus Az oszlopokat betű, a sorokat szám jelöli ez az elterjedtebb. R1C1 (S1O1) stílus Az oszlopokat és a sorokat is szám jelöli. A képletben a hivatkozás történhet egyetlen cellára (pl. C5, ill. SO[1]), vagy tartományra, ami lehet téglalap alakú terület (pl. C6:D7, ill. S[1]O[1]:S[2]O[2]), oszlop, vagy oszlopok (pl. C:C, C:D, ill. O[1], O[1]:O[2]), ill. sor, vagy sorok (pl. 6:6, 6:8, ill. S[1], S[1]:S[2]).

Cellahivatkozás abszolút, relatív, vegyes Sok munka takarítható meg, ha több cellába azonos képlet vihető be (másolható át). relatív hivatkozás a hivatkozott cellának az aktuális cellához viszonyított helyzetét jelzi (pl. A1, ill. SO[-1]) másoláskor ezt "viszi tovább". abszolút hivatkozás a hivatkozott cella mindig ugyanaz lesz (pl. $C$1, ill. S1O3). vegyes hivatkozás A hivatkozásnak vagy csak az oszlopa, vagy csak a sora kötött (pl. B$1*$A2, ill. S1O*SO1).

Cellahivatkozás nevek használata A képlet olvashatóbbá tételének érdekében hivatkozásként használhatunk neveket is. Név megadható a Beszúrás Név > Név megadása (Insert Name > Define) parancs panelén, vagy (előbb a cellá(k)ra állva) a név mezőbe írva. Ha egy cellát elnevezünk (pl. C1=>"ÁFA ), neve mindig abszolút hivatkozásként használható (pl. =A1*ÁFA). Ha egy oszlopot (függ.tartományt) elnevezünk (pl. A:A=>"Nettó"), neve vegyes ($A1) hivatkozásként mindig a tartománynak az adott cella sorába eső celláját jelöli (pl. =Nettó*ÁFA). (Ugyanez persze sorokra is átfordítható.) Tartományra vonatkozó függvénynél (pl. SZUM) a tartományt jelöli! Elnevezett sorok és oszlopok metszéke is hivatkozható, szóközzel elválasztva a neveket, pl. =Január Bevétel.

Képletek műveletek, függvények Más cellák tartalmával (operátorok segítségével) műveletek végezhetők: pl. =2*A1+B2^2-C3/2&" +ÁFA". Végrehajtás balról jobbra, precedencia szerint: hivatkozási operátorok: : (tartomány-), szóköz (metszet-) ; (egyesítő operátor), matematikai műveleti operátorok: - (negáció, pl. -1), %, ^, * és /, + és - (kivonás), szövegösszefűző operátor: &, összehasonlító operátorok: =, <, >, <=, >=, <>. Összetettebb feladatokra függvényeket alkalmazhatunk, pl. =SZUM(A1:C123), =ÁTLAG(A1;B2:C3) (ez két argumentum!) A függvény neve után mindig kell zárójel, még ha nincs is argumentuma (=FV())! Neve beírás után nagybetűsre változik! A függvények egymásba ágyazhatók. Függvények beírását segíti a Beszúrás Függvény (Insert Function) parancs panelje (Shift + F3).

Függvény beszúrása Függvény beszúrása panelből: A kategóriák közül választva kattintsunk a függvényre, (alul megjelenik a formátum). A megjelenő panel rovataiban megadhatjuk, vagy megmutathatjuk a paramétereket. Példa: =HA( MOST() > Határidö; "máris késö!"; "jó lesz sietni!")

Függvény-argumentumok típusai Az argumentumok olyan értékek, melyeket a függvények műveletek végrehajtásához használnak. Típusuk a függvénytől függ. lehet szám, szöveg, logikai érték, lehet cellahivatkozás, lehet tömb (akkor használjuk, ha egy képletnek több eredményt kell visszaadnia: pl. tömbtartomány olyan cellák tartománya, melyek képlete közös. Ezekre nem térünk ki), lehet hibaérték (pl. #HIÁNYZIK) lehet másik képlet, ill. függvény is (a függvények egymásba ágyazhatók ), pl. =HA(MAX(A1;A2);IGAZ;HAMIS)

Szövegformázás a táblázatkezelő nem szövegszerkesztő hosszabb szöveg egységes kezelésére, tördelésére alkalmatlan a formázási lehetőségek szűkebbek, kivitelezésük nehézkesebb a cellákba kötött hosszúságú szöveg kerülhet a cellák közti szöveg-átvitel nehézkes alkalmas viszont (főként rövidebb szöveg esetén) pl. számítási eredmény, illetve számítás vagy egyéb feltétel függvényében változó tartalom megjelenítésére

Szövegformázás statikus szöveg karakter-szintű szövegformázásra csak statikus szöveg esetén van mód (Formátum Cellák (Format Cells) panel, Betűtípus (Font) lap): a beállított formázás csak a végeredményen látható mivel a stílusok cella-szinten vannak értelmezve, csak egyedi formázásra van mód, melynek átvitele más cellába nehézkes sordobás: [Alt] + [Enter] (igazítás: cellán belül, a kijelölés közepére, vagy cellaegyesítéssel) hosszabb szöveg beírásához érdemes lehet szövegdobozt beszúrni

Szövegformázás számérték amennyiben a cella eredménye számérték, lehetőség van tartalom-függő megjelenítésre (az érték változtatása nélkül): feltételes formázás (betűtípus, szegély, és mintázat) megadásával (Formátum Feltételes formázás (Format Conditional Formatting)) egyedi számformátum megadásával, (max. 3 számtartományban) pl.: [>=4,5][Kék]"Jeles"; [<2][Piros]"Bukik"; "Megfelelt"; "Hiba!"

Szövegformázás képlet képlet formázásakor nincs lehetőség az eredmény karakterenkénti formázására (csak a teljes cellára vonatkozó opciók (igazítás, szegélyés mintázat stb.) alkalmazhatók), mégis van mód a tartalom változtatására: számítás vagy egyéb feltétel függvényében változó tartalommal, pl.: =HA( ZhÁtlag >= 4,5;"Jeles"; HA( ZhÁtlag < 2;"Elégtelen"; "Megfelelt")) számítási eredmény, vagy egyéb adat átvételével, pl.: képlet: ="Még "&Hatarido-Datum&" nap van hátra." eredmény: Még 25 nap van hátra.

Adatkezelés a táblázatkezelő nem adatbáziskezelő nagy mennyiségű adat biztonságos tárolására alkalmatlan a tábla korlátozott mérete miatt kizárt pl. a BME összes hallgatója adatainak tárolása nehézkes (csak a lap jelszavas védelmével oldható meg) pl. az egyes adatok módosításának jogosultsági szinthez kötése és gyakorlatilag megoldhatatlan a változtatások naplózása alkalmas viszont (főként kisebb mennyiségű adat esetén) adatok (különböző szempontok szerinti) gyors rendezésére adott feltételeknek megfelelő adatsorok kiszűrésére származtatott adatok előállítására diagramok készítésére

Adatkezelés mező, rekord (adat)mező numerikus vagy szöveges adatot tartalmazó tároló (adat)rekord egy objektumhoz tartozó különböző típusú adatmezők Asimov Isaac Alapítvány Foundation 1951 Herbert Frank Dűne Dune 1965 Pohl Frederik Az átjáró Gateway 1977 Zsoldos Péter Ellenpont Douglas Garry Hegylakó Highlander 1986

Adatkezelés szövegfájl import (szinte minden adatot előállító programnak van szöveges adatmentési lehetősége) a rekordok általában a sorok, elválasztásuk kódkarakterekkel történik CR (Cariage Return = kocsivissza) CHR(13) LF (Line Feed = soremelés) CHR(10) CR + LF CHR(13)+CHR(10) a mezők általában oszlopok, elválasztásuk történhet adott karakterszám után tabulátor (Tab) szóköz (Space) vessző (Comma) pontosvessző (Semicolon) egyéb

Adatkezelés rendezés adatok rendezésekor (Adatok Sorba rendezés (Data Sort)) a rendezni kívánt rekordok összes mezője ki kell legyen jelölve a rendezési szempontok sorrendjét helyesen kell beállítsuk (egyidejűleg három szempont adható meg)

Adatkezelés szűrés adatok szűrésekor (Adatok Szűrő AutoSzűrő (Data Filter AutoFilter)) kijelölt cellák alatti (egybefüggő) tartomány szűrhető a mezők szűrése kombinálható (pl. Tisza kezdetű, 10 000 város)

Adatkezelés keresési tábla rekordok valamilyen tulajdonság szerinti osztályozására használhatók keresési függvények (VKERES (HLOOKUP), ill. FKERES (VLOOKUP)) válaszható pontos egyezés keresése, vagy tartományba sorolás a feladat (bonyolultabban) megoldható feltételvizsgálattal is a városok nagyság szerinti kategóriákba sorolása

Adatkezelés számlálás valamely feltételnek megfelelő mezők (illetve az ilyen mezőkkel bíró rekordok) megszámlálására használható a feltételes összegzés függvény (DARABTELI (COUNTIF)) a feladat (pl. új mezők segítségével) megoldható feltételvizsgálattal is az egyes városnagysági kategóriák számossága

Adatkezelés feltételes összegzés valamely feltételnek megfelelő mezők rekordjának akár ugyanazon, akár más mezőjének összegzésére használható a feltételes összegzés függvény (SZUMHA (SUMIF)) a feladat (pl. új mezők segítségével) megoldható feltételvizsgálattal is az egyes városnagysági kategóriákba eső városok összesített lakosságszáma

Adatkezelés további adatok lekérdezhető természetesen adott tartomány legkisebb (MIN (MIN)) illetve legnagyobb (MAX (MAX)) értéke, átlaga (ÁTLAG (AVERAGE)), darabszáma (DARAB (COUNT)), és összege (SZUM (SUM)) is

Adatkezelés egyéb információk a munkalap helyéről, ill. pl. a nyomtatás (képernyőmentés) idejéről szóló információk megjelenítése igen hasznos lehet a későbbi visszakereséskor (CELLA("filename") (CELL ("filename")), ill. MOST()/MA() (NOW()/TODAY()))

Gyakrabban használt függvények 1 Dátum és idő függvények, pl.: MOST() (NOW) aktuális dátum és időpont Információs függvények, pl.: CELLA("filename") (CELL) cellára vonatkozó információk (pl. mentési hely) Szöveges függvények, pl.: NAGYBETŰS( ) (UPPER) szöveg betűinek nagybetűsre alakítása KISBETŰ( ) (LOWER) szöveg betűinek kisbetűsre alakítása BAL( ;n) (LEFT), JOBB( ;n) (RIGHT) szöveg első/utolsó n számú karaktere Matematikai és trigonometriai függvények, pl.: SZUM( ) (SUM) argumentumok összeadása (üres, ill. szöveges cella értéke 0) SZUMHA( ) (SUMIF) adott tartomány adott kritériumnak megfelelő celláinak összegzése vagy azok sorába eső másik oszlop értékeinek összegzése GYÖK( ) (SQRT) szám négyzetgyöke ABS( ), INT( ), PI() szám abszolútértéke, egészrésze, ill. Pi értéke (15 jegyig) SIN( ), COS( ), TAN( ) radiánban mért szög szögfüggvényei RADIÁN( ) (RADIANS), FOK( ) (DEGREES) átváltás fok és radián között

Gyakrabban használt függvények 2 Statisztikai függvények, pl.: MIN( ), MAX( ) értékhalmazban szereplő legkisebb/legnagyobb szám ÁTLAG( ) (AVERAGE) argumentumok számtani középértéke MÉRTANI.KÖZÉP( ) (GEOMEAN) argumentumok mértani középértéke DARAB( ) (COUNT) számok(at tartalmazó cellák) száma az argumentumban DARAB2( ) (COUNTA) értékek (nem üres cellák) száma az argumentumban DARABTELI( ) (COUNTIF) tartomány adott feltételnek megfelelő celláinak száma Mátrix (keresési és hivatkozási) függvények, pl.: FKERES( ) (VLOOKUP ) adott érték sorának keresése egy tartomány bal oldali oszlopában, majd e sor adott oszlopában lévő érték visszaadása eredményül (tartományban keresés csak növekvő sorban!) VKERES( ) (HLOOKUP ) ugyanaz vízszintes tartomány esetében HOL.VAN( ) (MATCH) adott elemnek egy tömbben elfoglalt relatív pozíciója OFSZET( ) (OFFSET) egy hivatkozástól adott sor és oszlop távolságra lévő (adott sor- és oszlopszámú) hivatkozás létrehozása

Gyakrabban használt függvények 3 Logikai függvények, pl.: IGAZ () (TRUE), HAMIS() (FALSE) igaz, ill. hamis logikai érték mint eredmény NEM( ) (NOT) logikai érték ellentétét képzi (hamisból igaz, és viszont) ÉS( ) (AND) igaz, ha a vizsgált feltételek mindegyike igaz VAGY( ) (OR) igaz, ha a vizsgált feltételek legalább egyike igaz HA(feltétel;igaz_ág;hamis_ág) (IF) adott logikai feltétel kiértékelésének eredményétől függően egyik vagy másik értéket adja eredményül (további elágazások létrehozásához egymásba ágyazható)

Copyright BME Építészmérnöki Kar Építészeti Ábrázolás Tanszék munkaközössége Szoboszlai Mihály, Peredy József, Ledneczki Pál, Batta Imre, Csabay Bálint, Strommer László, Fejér Tamás, Kovács András, Kovács András Zsolt 2005.