BELSŐ ELLENŐRZÉSI ÉS AUDIT TEVÉKENYSÉG 007. ÉVI ÖSSZESÍTŐ JELENTÉSE MEZŐGAZDASÁGI SZAKIGAZGATÁSI HIVATAL KÖZPONT AUDIT ÖNÁLLÓ OSZTÁLY BUDAPEST, 008. JANUÁR
BEVEZETÉS A 006. év folyamán kormányzati kezdeményezésre elkezdődött a magyar közigazgatási rendszer átalakítása, amelynek eredményeképpen a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztériumhoz (továbbiakban: Minisztérium) tartozó széttagolt intézményrendszert 007. január 1-jével, egy új intézményben a Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatalban egyesítették. Az országos hivatalt a Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal Központ (továbbiakban: MgSzHK), illetve a 19 területi (megyei) szerve (továbbiakban: megyei igazgatóságok) alkotja. Az így kialakult szervezeti struktúrához igazodva az egyes szakterületeken központi feladatok felosztásra kerültek a Minisztérium és az MgSzHK között. Ennek alapelve az volt, hogy a Minisztérium felelős a nemzetközi kapcsolattartásért, a jogszabályalkotásért és a stratégia készítésért, a MgSzHK, pedig a feladatok végrehajtásának operatív irányításáért. Ez utóbbi magába foglalja az állategészségügy, állatvédelem, növényvédelem, növény-egészségügy, talajvédelem, zöldség-gyümölcs minőség, élelmiszer- és takarmánybiztonság, élelmiszer- és takarmányminőség, borminőség, valamint az állatgyógyászati termékekkel kapcsolatos szakterületek operatív irányítását, amelyet a MgSzHK-ban az élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes fog össze. Az alábbi szervezeti ábra mutatja az MgSzHK élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes irányítása alá tartozó igazgatóságokat (továbbiakban: központi igazgatóságok).
ÚJ FELÜLVIZSGÁLATI RENDSZER A központi feladatok megosztásakor a közösségi jogszabályok 1 által előírt auditálási feladatok is a MgSzHK-hoz kerültek. A fent említett közösségi jogszabály szerinti auditálási tevékenységért az élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes közvetlen irányítása alá tartozó külön szervezeti egység az Audit Önálló Osztály a felelős. Az Audit Önálló Osztály 007. július 1-jén alakult meg, így a felülvizsgálati rendszer kialakítására, illetve egységes alkalmazásának bevezetésére fél év állt rendelkezésre, a szervezeti átalakítás elhúzódása miatt. Első lépésként az Audit Önálló Osztály a központi igazgatóságokkal együttműködve elkészítette a ek és auditok végrehajtásának eljárásrendjét. Az Eljárási Utasítás a Ellenőrzésről és Auditról című anyag az élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes által történt jóváhagyást követően 007. október 15-én lépett hatályba. (lásd 1. számú melléklet) A hatálybalépéssel egy időben intézkedés történt a korábbi szabályozás hatályon kívül helyezésére. Az eljárási utasítás a rendelkezésre álló erőforrások, és a központi igazgatóságok igényeire tekintettel kéttípusú felülvizsgálatot határoz meg. Az egyik fajta felülvizsgálatot a központi igazgatóságok hajtják végre az általuk irányított szakterület (pl. állatvédelem, növényvédelem, stb) vonatkozásában, ezek az ún. ek. A másik fajta felülvizsgálati csoportot az auditok jelentik amelyeket, az Audit Önálló Osztály végez az összes szakterület, azaz a teljes élelmiszerlánc vonatkozásában. A ek kizárólag a megyei szervek tevékenységének ére irányulnak, míg az auditok mind a megyei, mind a központi tevékenységet vizsgálják. A végrehajtandó felülvizsgálatokat az éves i Program határozza meg, amelyet minden évre vonatkozóan december 15-ig a központi igazgatóságokkal közösen az Audit Önálló Osztály állít össze. Ennek megfelelően az érintett központi igazgatóságok által végrehajtott ek, valamint az Audit Önálló Osztály által lefolytatott auditok egyaránt részét képezték a programnak. A következő oldalon látható folyamatábra a ek és auditok végrehajtásának, eljárásrend szerinti lépéseit mutatja be, az 1. számú melléklet fejezetei szerint. 1 Az Európai Parlament és a Tanács 88/004/EK rendelete (004. április 9.) a takarmány- és élelmiszerjog, valamint az állat-egészségügyi és az állatok kíméletére vonatkozó szabályok követelményeinek történő megfelelés ének biztosítása céljából végrehajtott hatósági ekről, 006/677/EK: A Bizottság határozata ( 006. szeptember 9. ) a takarmány- és élelmiszerjognak, illetve az állategészségügyi és az állatok kíméletére vonatkozó szabályoknak való megfelelést igazoló hatósági ekről szóló 88/004/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet alapján végzett auditok kritériumait megállapító iránymutatásról A Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal Központja Szervezeti és Működési Szabályzatának kiadásáról szóló 11/006. (FVÉ 007/1.) FVM utasítás. 1/006., /006. (FVÉ 1.) FVM utasítás
A FELÜLVIZSGÁLATOK FOLYAMATÁBRÁJA A felülvizsgálat folyamatának főbb szintjei A folyamat főbb szintjeinek felelősei 1. Éves felülvizsgálati program (7. fejezet) 1.1. Az Audit Önálló Osztály egyeztet az FVM ÉBÁNF, illetve az Élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes irányítása alá tartozó központi okkal A központi igazgatóságokkal közösen az Audit Önálló Osztály állítja össze + Élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes hagyja jóvá. Audit/ tervezése (8.1. fejezet).1. Audit/ellenőrző csoport felállítása.. Előzetes adatkérő kérdőív, illetve az értékelő lap összeállítása.. Audit/ i terv jóváhagyása.4. Audit/ i terv megküldése Auditor/ ellenőr állítja össze + Audit Önálló Osztály vezetője hagyja jóvá a tervet. Audit/ re végrehajtása (8.. fejezet).1. Helyszíni.1.1. Nyitó megbeszélés.1.. Ellenőrzés végrehajtása.1.. Záró megbeszélés Audit/ i csoportvezető, auditor/ ellenőr, ellenőrzött tevékenység vezetője 4. Audit/ i jelentés (8.. fejezet) 4.1. Jelentés tervezet készítése 4.. Jelentés tervezet megküldése a felülvizsgálat alatti szervnek véleményezésre 4.. Jelentés jóváhagyása 4.4. Jelentés megküldése a felülvizsgálat alatti szerv részére ( esetén az Audit Önálló Osztály részére is) Audit/ i csoportvezető az elkészítésért/tartalomért auditorok/ ellenőrök + Jelentés jóváhagyásáért audit esetén az Audit Önálló Osztály vezetője/ nél az illetékes központi vezetője 5. Intézkedési terv (8.. fejezet) 5.1. Intézkedési terv elkészítése, megküldése a jelentést készítő szervezeti egységnek 5.. Intézkedési terv jóváhagyása 5.. Intézkedési terv végrehajtásának nyomonkövetése Intézkedési terv elkészítéséért, megküldéséért a felülvizsgálat alatti szervezet + Jóváhagyása, nyomonkövetése audit esetén Audit Önálló Osztály vezetője/ során az illetékes központi vezetője 4
007. ÉVI FELÜLVIZSGÁLATI PROGRAM Az eljárásrend által meghatározottak szerint a minisztériummal és a központi igazgatóságokkal történt egyeztetést követően az Audit Önálló Osztály összeállította a 007. évi felülvizsgálati programot (lásd. számú melléklet), amely az élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes jóváhagyásával 007. október 1-én kiadásra került. Az idő előrehaladtsága következtében a programot már csak az utolsó negyedévre lehetett elkészíteni. Ebből adódóan a program egyik fő célja annak vizsgálata volt, hogy az eljárásrend a gyakorlatban megvalósítható-e, illetve a kialakított rendszer az elvárt eredményeket képes-e produkálni. A 007. év utolsó negyedévére vonatkozó program 7 db felülvizsgálatot irányzott elő. Ezek felülvizsgálat típusa, illetve felülvizsgálat tárgya szerinti megoszlását az alábbi táblázatok mutatják be. típusa ok ot végrehajtó szervezeti száma egység Audit 6 Audit Önálló Osztály 6 Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági 1 1 Növény-, Talaj- és Agrárkörnyezet-védelmi Összesen 7 tárgya A nyári kiemelt sel kapcsolatban kiadott útmutató végrehajtásának e Újraengedélyezési eljárás, valamint az állati eredetű élelmiszer-előállításhoz kötődő hatósági munka e Oroszországba irányuló exporttal kapcsolatos hatósági tevékenység ok száma típusa ot végrehajtó szervezeti egység Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági Audit Audit Önálló Osztály Az állatvédelmi előírások általános e Az állategészségügyi határállomások működésének éves 7 TSE készenléti terv 1. fejezetében előírt 4 Termelői regisztráció és a növényútlevél alkalmazási rendszerének e Növény-, Talaj- és Agrárkörnyezetvédelmi 5
Burgonya előállítással kapcsolatos növényegészségügyi követelmények alkalmazásának Audit Audit Önálló Osztály 007. ÉVI EREDMÉNYEK Az előirányzott felülvizsgálatok közül 14 db-ot az Eljárási Utasításban foglaltaknak megfelelően sikerült végrehajtani, azonban különböző technikai okok miatt a tervezett felülvizsgálatok közül 1 db végrehajtása nem vagy nem az új Eljárási Utasításnak megfelelően valósult meg. A 007. évi felülvizsgálatok végrehajtásának jellemzőit az alábbi táblázat foglalja össze. tárgya A nyári kiemelt sel kapcsolatban kiadott útmutató végrehajtásának e Újraengedélyezési eljárás, valamint az állati eredetű élelmiszer-előállításhoz kötődő hatósági munka e Oroszországba irányuló exporttal kapcsolatos hatósági tevékenység Az állatvédelmi előírások általános e Az állategészségügyi határállomások működésének éves TSE készenléti terv 1. fejezetében előírt Termelői regisztráció és a növényútlevél alkalmazási rendszerének e Burgonya előállítással kapcsolatos növényegészségügyi követelmények alkalmazásának típusa ok száma Audit 7 4 Audit végrehajtása Valamennyi az Eljárási Utasításnak megfelelően történt Valamennyi az Eljárási Utasításnak megfelelően történt Valamennyi az Eljárási Utasításnak megfelelően történt 1 az Eljárási Utasításnak megfelelően valósult meg 1 technikai okok miatt elmaradt a korábbi eljárásrend alapján valósult meg 4 technikai okok miatt elmaradt A korábbi eljárásrend alapján valósult meg 1 az Eljárási Utasításnak megfelelően valósult meg 1 technikai okok miatt elmaradt Valamennyi az Eljárási Utasításnak megfelelően történt A 007. év utolsó negyedévében végrehajtott felülvizsgálatok tapasztalatai alapján megállapítható volt, hogy a jelenlegi személyi és tárgyi feltételekhez mérten a kialakított eljárásrend a gyakorlatban is működőképes i rendszerként funkcionálhat. Az eljárás néhány eleme (pl. határidők, jóváhagyási rend, stb) esetében felmerült a módosítás szükségessége, azonban a felülvizsgálat alapvető céljainak teljesülését akadályozó tényezők nem voltak tapasztalhatók. Az előzőekre, valamint a viszonylag kevés számú felülvizsgálatra tekintettel az eljárásrend módosítását az egy teljes naptári évet felölelő 008. évi felülvizsgálati program 6
lezárását követően, az annak során szerzett újabb tapasztalatok figyelembe vételével, együttesen kívánjuk végrehajtani. A 007. évi felülvizsgálatok során az egyes felülvizsgálat alatti szervezetek által szerzett minősítéseket az alábbi táblázat tartalmazza: tárgya A nyári kiemelt sel kapcsolatban kiadott útmutató végrehajtásának e Újraengedélyezési eljárás,valamint az állati eredetű élelmiszerelőállításhoz kötődő hatósági munka e típusa ot végrehajtó szervezeti egység Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági alá vont megyék Tolna Komárom- Esztergom Győr-Moson- Sopron Békés Somogy Heves A tervvel együtt jóváhagyott értékelő lap használatával végzett általános minősítés jó Megjegyzés Oroszországba irányuló exporttal kapcsolatos hatósági tevékenység Az állatvédelmi előírások általános e audit Audit Önálló Osztály Állategészségügyi és Állatvédelmi Csongrád Vas Szabolcs- Szatmár- Bereg Csongrád Zala / Rédics jó jó jó Technikai okok miatt elmaradt. Az állategészségügyi határállomások működésének éves TSE készenléti terv 1. fejezetében előírt Állategészségügyi és Állatvédelmi Állategészségügyi és Állatvédelmi Záhony, Eperjeske, Röszke, Kelebia, Letenye, Gyékényes, Bp. Ferihegy Veszprém, Borsod-Abaúj- Zemplén, Fejér, Bács- Kiskun Technikai okok miatt részben elmaradt, részben a korábbi eljárásrend szerint valósult meg. Technikai okok miatt a korábbi eljárásrend szerint 7
valósult meg. Termelői regisztráció és a növényútlevél alkalmazási rendszerének e Növény-, Talaj- és Agrárkörnyezetvédelmi Zala Bács-Kiskun Technikai okok miatt elmaradt. Burgonya előállítással kapcsolatos növényegészségügyi követelmények alkalmazásának audit Audit Önálló Osztály Szabolcs- Szatmár- Bereg Hajdú-Bihar Somogy A végrehajtott kis számú felülvizsgálat alapján megállapítható, hogy az eljárásrend keretén belül kialakított egységes értékelési rendszer segítségével olyan megállapítások tehetők, amely lehetővé teszi az adott felülvizsgálat alatti szervezet objektív minősítését, illetve az azonos tárgyú felülvizsgálatok esetén az érintett felülvizsgálat alatti szervezetek összehasonlítását. A 007. évi program során szerzett tapasztalatok alapján valószínűsíthető, hogy az új Eljárási Utasítás szerinti értékelési rendszer alkalmazásával végrehajtott nagyobb számú felülvizsgálat eredményeként olyan megállapítások, következtetések tehetők, amelyek segítségével az egyes szakterületek, illetve megyei ok általános és széles körű értékelése lehetővé válik. A 007. évi i és audit tevékenység a programban szereplő felülvizsgálatokhoz kapcsolódó dokumentumok (tervek, értékelő lapok, jelentések) összegyűjtésével és összesítésével zárult. 008. ÉVI FELÜLVIZSGÁLATI PROGRAM Az Eljárási Utasításban meghatározott szervezeti egységekkel történő egyeztetés elhúzódása miatt 008. januárban került sor 008. évi felülvizsgálati program (lásd. számú melléklet) elfogadására és jóváhagyására. A 008. évi program 198 db felülvizsgálatot irányzott elő. Ezek megoszlását az alábbi táblázat mutatja be. típusa ok ot végrehajtó szervezeti száma egység Audit 9 Audit Önálló Osztály 60 Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági 0 169 75 Növény-, Talaj- és Agrárkörnyezet-védelmi 4 Borminősítési Összesen 198 8