A szervezeti diagram fogalma A szervezet egy többé-kevésbé állandó tagsággal rendelkező, emberekből álló csoport, melynek van egy vezető rétege. (forrás: Dr. Sediviné Balassa Ildikó: Szervezési Ismeretek Talentum Kiadó 2001) A szervezet felépítését szervezeti ábrákon ábrázoljuk, mely tartalmazza a szervezet funkcióit, a kommunikációs utakat és a szervezet vezetőit. A szervezeti ábrák a gazdasági egység, intézmény belső munkamegosztását, azok kapcsolatait szemléltetik, a vizsgált terület szerkezetét mutatják be. A szervezeti ábrák elkészítéséhez használt szimbólumok: szervezeti egységet szimbolizálja szervezeti egységek közötti kapcsolatok ábrázolására szolgál a törzskart szemlélteti létrehozása Létrehozásának többféle módja van: Beszúrás/Kép/ paranccsal Beszúrás/Szerkezeti diagram paranccsal Rajzolás eszköztárból az ikonra kattintva Diaelrendezés/Egyéb elrendezés, amit az új dia beszúrásakor választhatunk ki Beszúrás/Objektum/ bővítménnyel 1. ábra Szerkezeti diagram beszúrása a rajz eszköztárból Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1
2. ábra Egyéb elrendezés használata Az első négy lehetőség közül bármelyiket választva, a következő képernyőt kapjuk: 3. ábra Alapértelmezetten 1 főnök és 3 beosztott jelenik meg. A legfelső, azaz a főnök dobozt már most kitölthetjük, mert most ez aktív. Elég belekattintani és már gépelhetünk is. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2
4. ábra beszúrása objektumként Ha objektumként szúrjuk be a szervezeti diagramot, akkor az objektum beszúrása után a képernyőn a következő jelenik meg: 5. ábra objektumként való beszúrásakor megjelenő ablak További ismeretek beszúrása (videófájl) Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3
Ismerkedjünk meg a eszközsorával! 6. ábra A eszközsora Az első elemre kattintva bővíthetjük a diagramot beosztott, munkatárs vagy asszisztens dobozzal. Előtte mindig jelöljük ki, hogy hova történjen a beszúrás. 7. ábra Alakzat beszúrása Az Elrendezésre kattintva ötféle mintából választhatunk. 8. ábra Elrendezés A Kijelölésre kattintva lehetőség van arra, hogy egyetlen kattintással több elemet, szintet is kijelöljünk. Ez sokszor segíti munkánkat, főként formázás esetén érdemes használni. 9. ábra Kijelölés A gombra kattintva a betűméretet úgy csökkenti a program, hogy a dobozban elférjen, egységes legyen. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4
Az Automatikus formázás gombot alkalmazva diagramstílust tudunk beállítani. 10. ábra Automatikus formázás A Nagyítás gombbal a nézetet tudjuk változtatni, ha szükséges. A bármelyik elemét kijelölve, a helyi menüt alkalmazva, ugyanezeket a beállításokat tudjuk végrehajtani: 11. ábra Helyi menü Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5
A szervezeti diagram alakzatait formázhatjuk: szín, vonal, méret, pozíció, szövegdoboz szempontjából. 12. ábra Alakzat formázása A szervezeti diagram részei Mint már megfogalmaztuk, a szervezeti diagramban különböző szintek, viszonyok vannak. E kapcsolatok kialakítására a szervezeti diagram bővítmény négyféle dobozt használ: Alárendelt Kolléga Főnök Kiemelt Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6
A szervezeti diagram címének megadása A szervezeti diagram cím helyére kattintva beírható a cím, és az Enter leütésével újabb sorok illeszthetők be. A dobozok kijelölése 13. ábra Diagram címének megadása Számos lehetőség van a kijelölésre: Kijelöljük az egérrel Körbekerítjük az egérrel Szerkesztés/Kijelölés paranccsal Szerkesztés/Szintek kijelölése paranccsal 14. ábra Kijelölés Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7
Új dobozok beszúrása Először kattintsunk a beszúrandó dobozfajtára. Ekkor az egér alakja megváltozik: pl. alárendelt esetén alakúra, és annak a doboznak a keretére/felületére kell kattintani, amelyikhez csatolni szeretnénk. Ugyanezt megtehetjük, ha kijelöljük a dobozt és a Ctrl billentyűt lenyomva kattintunk a beszúrandó mintára. Dobozok törlése Háromféle módon lehet a dobozokat törölni: 1. Delete billentyűvel 2. Backspace billentyűvel 3. Szerkesztés/törlés paranccsal Dobozok mozgatása, másolása Ki kell jelölni a mozgatandó munkatársat, és a kívánt dobozra ráhúzni ekkor a céldoboz színe feketére vált és elengedni, ezáltal automatikusan hozzácsatolja. 15. ábra Mozgatás Az elengedés előtt az egér alakja, ahogy lassan mozgatjuk a dobozon jobbra ( ) balra ( ), és ha alárendeltként kívánjuk beszúrni, alakúra vált. Másolni is tudjuk, ha a másolás után a beillesztendő dobozt kijelölve a helyi menüből kiválasztjuk a keretek beillesztése parancsot. 16. ábra Másolás, beillesztés Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8
Feladat Próbáljuk ki a dobozok beszúrását, törlését, mozgatását és másolását! Diagram beállításai 17. ábra feladatmegoldás Alapbeállításként új szervezeti diagram készítésekor a Szerkesztés/Beállítások parancsra kattintva adhatjuk meg a következő adatokat: 18. ábra beállításai Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9
Nézet beállításai A Nézet menüben a diagram megjelenítését és a rajzeszközök bekapcsolását tehetjük meg. A dobozok méretét nem tudjuk állítani, a szöveghez képest változik a méretük. Ha beállítunk egy betűméretet és nő a doboz mérete, akkor az szintenként megegyező méretűre alakítja a többi dobozt is. 19. ábra Nézet menü Rajzolás a diagramban 20. ábra Méret változása szintenként A rajzeszközök megjelenítése/elrejtése kapcsolóval az eszközsoron a következő rajzelemek jelennek meg: Ha bekapcsoljuk, vízszintes és függőleges vonalat lehet vele rajzolni. Átlós vonalat húzhatunk a használatával. Téglalapot rajzolhatunk vele, de hiába mozgatjuk másik dobozhoz, nem jön létre kapcsolat. Ha kapcsolatot szeretnénk ábrázolni vele, akkor a vonalat is meg kell rajzolni hozzá. Fontos! Ha még módosítjuk a szervezeti diagramot, akkor ezek elcsúszhatnak az ábrán! Egyéb beosztotti kapcsolat megjelenítésére használjuk: az ábrán szaggatott vonal jelenik meg, két dobozt lehet összekötni vele. A kapcsolatot a keretekre kattintva lehet létrehozni. Az általunk rajzolt téglalapokkal nem lehet összekötni a kapcsolatot! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10
21. ábra Egyéb beosztotti kapcsolat Elrendezés, stílus kiválasztása A Stílusok menüben nyolcféle típusból választhatunk. 22. ábra Stílusok Jelöljük ki azokat az elemeket, amelyekhez a stílust akarjuk rendelni, majd a kijelölés után rendeljük hozzájuk a kívánt stílust. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11
Feladat Állítsunk be néhány stílust, elrendezést! Az meg: ikonra kattintva ez az ábra jelenik 23. ábra Stílusok alkalmazása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 12
A diagram formázása A szöveg formázása A Szöveg menüt lenyitva a betűtípust, a színt és az igazítást lehet állítani. 24. ábra Szöveg formázása 25. ábra Betűtípus megadása 26. ábra Betűszín megadása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 13
A keret formázása A Keret menüben a keret színét, árnyékát, a szegély stílusát, színét és vonaltípusát lehet beállítani. 27. ábra Keret beállítása 28. ábra Keret árnyékának beállítása 29. ábra Keret szegélystílusának beállítása 30. ábra Keret szegély vonalstílusának beállítása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 14
A vonal formázása A Vonal menüben a kapcsolatot létrehozó összekötő vonalak vastagságát, stílusát és színét lehet beállítani. 31. ábra Vonal beállítása 32. ábra Vonalvastagság beállítása 33. ábra Vonalstílus beállítása A diagram háttérszínének beállítása A diagram háttérszíne a Diagram menüben állítható be. 34. ábra Diagram menü, Háttérszín parancs Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 15
Kilépés a szervezeti diagramot készítő programból Ha a prezentáció felületére kattintunk, vagy a Fájl menü/kilépés/bezárás és visszatérés a Bemutató1 alkalmazáshoz parancsra kattintunk, akkor visszajutunk a PowerPointos diánkhoz. 35. ábra Kilépés a szervezeti diagramot készítő programból 36. ábra Az elkészült szervezeti diagram Készítse el a következő szervezeti ábrát! Feladat Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 16
Vezérigazgató Belső ellenőr Karbantartási részleg Szállítás központ Hálózati egységek Munkaügyi dolgozók csoportvezető áruforgalom könyvelés elszámoltatás pénzügy büfék éttermek munkaügyi eladók Üzletvezető(k) gépkocsivezetők konyhafőnök kézilányok http://office.microsoft.com/hu-hu/powerpoint/ha100980041038.aspx konyhalányok 17
Megoldás A feladat megoldását az ikonra kattintva megnyithatja. készítése PowerPoint 2007 programban A program feltelepítésekor külön meg kell adni a szervezeti diagramhoz kapcsolódó bővítménykezelő telepítését is, mert alapértelmezetten nincs kijelölve. 37. ábra telepítése További ismeretek Hol található a Microsoft Office-programok bővítménye? Ha feltelepítette a szervezeti diagram bővítményt, akkor a Beszúrás lap/szöveg csoportban található parancsra kattintva a szervezeti diagram beszúrható a bemutatóba. 38. ábra Objektum beszúrása 18
A szervezeti diagramot készítő program nem változott a 2007-es verzióban. 39. ábra A következő alfejezetben ismerkedjünk meg a Rajzolt objektumok készítésével! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 19