BALATONFÜRED VÁROS ÖNKORMÁNYZATA P O L G Á R M E S T E R 8230 Balatonfüred, Szent István tér 1. Szám: Előkészítő: Cserép László / Reischl Eszter E L Ő T E R J E S Z T É S a Képviselő-testület 2010. március 25-i ülésére Tárgy: Együttműködési megállapodás aláírása a Balatonfüredi Turisztikai Egyesülettel Tisztelt Képviselő-testület! A decemberi ülésen a Tisztelt Képviselő-testület megismerhette a Balatonfüredi Turisztikai Egyesület (BTE) 2009. évi tevékenységét, a feladatok végrehajtásáról és az egyesület tárgyévi pénzügyi gazdálkodásáról készült beszámolót, továbbá az Idegenforgalmi Intézkedési Tervben rögzített feladat-átadási tervet. A 2009. június 11-i, ill. a 2010. február 4-i ülésre készített előterjesztésekben olvashattak a Tisztelt Képviselők az egyesület, mint a balatonfüredi TDM szervezet és az önkormányzat szerepvállalásáról és vállalt kötelezettségeiről (Középtávú Együttműködési Megállapodás). Soron következő feladatunk, hogy elkészítsük az éves együttműködési megállapodást, amely tartalmilag a középtávú megállapodás elemeinek időarányos kibontása és részletezése. Az éves megállapodás részletesen tartalmazza a 2010. évi Idegenforgalmi Intézkedési Tervben foglalt egyesületi feladatokat a határidő pontos megjelölésével (ld. Együttműködési megállapodás, I. számú melléklet). A BTE februárban aláírta a TDM Szervezetek fejlesztésére kiírt nyertes pályázat támogatási szerződését. A vállalt feladatok elvégzéséhez az alábbi pontokat szükséges beépítenünk a megállapodásba: 1. Front office (Tourinfrom iroda) és Back office (Balatoni Borok Háza alsó szint, külön bejárattal rendelkező helyiség) irodák átadásának időpontjaként - a BTE-vel előzetesen egyeztetve - 2010. május 31-ét javaslom (külön szerződés szerint: részletes leltár, közüzemi díjak rendezéséhez a VMK-val, ill. a Borok Háza üzemeltetőjével történő egyeztetés és megállapodás). 2. A Tourinform irodavezető státusza: a pályázat lehetővé teszi, hogy az irodavezető közszolgálati jogviszonyát megtartva, akár a megvalósítás teljes időtartamára az önkormányzat alkalmazásában maradjon. Budáné Bocsor Ágnes az előzetes számítások szerint 2011. május 31-ig aktív dolgozó, ekkor tölti be a nyugdíjfolyósításhoz szükséges szolgálati időt. Ugyanakkor szükséges egy háromoldalú együttműködési megállapodás (Polgármesteri Hivatal BTE irodavezető között) elkészítése és aláírása, amely tartalmazza az irodavezető jogállását, a megváltozott napi munkavégzés kereteit. Eszerint az irodavezető formailag köztisztviselőként, ám tartalmilag a TDMSz elnökének/elnökségének irányításával végzi majd a munkáját. A háromoldalú megállapodás aláírására május végén kerül sor. Ügyfélfogadási idő: Hétfőn, Szerdán: 8-12 óráig, 13-16 óráig, Pénteken: 8-13 óráig 1
3. A 201/2009. (VI. 11.) számú határozat alapján a pályázat előírása szerint - kötelezettséget vállaltunk a TDM munkaszervezet számára kötelezően előírt minimális éves szakmai és működési forrás 65%-ának, azaz évi 19,5 M Ft biztosítására. Mivel a Tourinform iroda átadása év közben történik meg, ezért szükségünk volt egy olyan írásos nyilatkozatra, amely igazolja az elgondolásunkat. Eszerint amennyiben az önkormányzat a Középtávú Együttműködési Megállapodásban meghatározott feladatokat (pl. bérkifizetés, Tourinform iroda üzemeltetése) lát el, úgy az évi keretösszeg ezekkel a tételekkel csökkenthetők. Mindezek ismeretében javaslom, hogy a kötelezettségként vállalt 19,5 M Ft átutalása az alábbi ütemezésben történjen: 2010. február 1-ig 8.600.000 Ft-ot, (az utalás a 6/2010. (I. 29.) számú határozat alapján január 29-én megtörtént) 2010. augusztus 15-ig további 4.600.000 Ft-ot. A fennmaradó 6.300.000 Ft kibontva (az önkormányzat költsége, költségvetésben tervezve): - Tourinform iroda időarányos működési költsége (2010. január-május): 650 e Ft - Tourinform iroda egyéb költség (pl. értékesítéshez szükséges) időarányos része: 1.000 e Ft - Tourinform irodavezető bérköltsége (egész évre): 3.859 e Ft - 791 e Ft működési tartalékra, mivel jelen pillanatban csak kalkulált időarányos költségekkel tudunk számolni. A május 31-i átadás-átvételt követően a fennmaradó összeget működési célra támogatási szerződéssel az önkormányzat a TDM Szervezetnek átadja. A fenti összegek részletezése: I/A BTE átadott feladatok (A + B + C) 10 150 000 Ft A. Rendezvények 2 000 000 Ft Romantikus Reformkor 2 000 000 Ft B. Kiadványok, megjelenések 4 350 000 Ft 2010. évi eseménynaptár 500 000 Ft Guide Szállás és gasztronómiai kalauz Füred kártya kiadvány Bf. és kistérsége kiadvány Hirdetések, megjelenések (a már átadott, részletes költségtábla alapján) 800 000 Ft 350 000 Ft 350 000 Ft 800 000 Ft 1 550 000 Ft C. Turisztikai vásárokon megjelenés 3 800 000 Ft Utazás 2010. kiállítás 3 000 000 Ft Egyéb kiállítás (Bécs, München, Pécs, Berlin) I/B Tourinform egyéb költség (pl. értékesítéshez) időarányos része I/C Tourinform iroda időarányos működési költsége (június-december) 800 000 Ft 1.500.000 Ft 950.000 Ft 2
I/D Tourinform - bérköltség, nyári dolgozók I/E Tourinform - SPAR iroda bérleti díja 400.000 Ft 200.000 Ft 2010. évi tevékenységéről a balatonfüredi TDM szervezet a jövő év elején (a költségvetési koncepció elfogadása előtt) szakmai és pénzügyi beszámolót készít. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy az eredményes együttműködés érdekében az alábbi határozati javaslatokat elfogadni szíveskedjen. Balatonfüred, 2010. március 16. dr. Bóka István 3
HATÁROZATI JAVASLAT /2010. (III. 25.) számú határozat: 1. Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselő-testülete úgy dönt, hogy a már aláírt Középtávú Együttműködési Megállapodás alapján, de külön szerződéssel a balatonfüredi Tourinform iroda (Front office), és a Balatoni Borok Háza alsó szintjén található külön bejáratú helyiség (Back office) működési és fenntartási jogosítványát határozatlan időre, de minimum a TDM pályázatban előírt fenntartási időszak végéig a TDM Szervezet számára átadja. A szerződés-aláírás és az átadás határideje: 2010. május 31. Felhatalmazza a polgármestert a szerződés aláírására. Felelős: dr. Bóka István polgármester Rádóczy Andrea elnök, Balatonfüredi Turisztikai Egyesület Határidő: 2010. május 31. HATÁROZATI JAVASLAT /2010. (III. 25.) számú határozat: Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselő-testülete jóváhagyja a Balatonfüredi Turisztikai Egyesülettel kötendő éves együttműködési megállapodás tartalmát. Felhatalmazza a polgármestert a megállapodás aláírására. A Képviselő-testület kötelezettséget vállal arra, hogy az együttműködési megállapodásban meghatározott feladatok ellátásához a 2010. évi költségvetésben további 4,6 millió forintot biztosít. A fedezet az idegenforgalom szakfeladaton biztosított. Felhatalmazza a polgármestert a támogatás feltételeit tartalmazó szerződés aláírására. Felelős: Határidő: dr. Bóka István polgármester 2010. március 31. (együttműködési megállapodás aláírása) 2010. augusztus 15. (támogatási összeg átutalása). 4
I. számú melléklet Ügyiratszám: 1/2551-1/2010 EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS Amely létrejött egyrészről Balatonfüred Város Önkormányzata (8230 Balatonfüred, Szent István tér 1., képviselője: dr. Bóka István polgármester) - a továbbiakban Önkormányzat, másrészről a Balatonfüredi Turisztikai Egyesület (8230 Balatonfüred, Szent István tér 1., képviselője: Rádóczy Andrea elnök) a továbbiakban Egyesület (együtt: Felek) között az alulírott helyen és időpontban, a következő feltételekkel: I. Felek megállapodnak abban, hogy 2010. évben a város turisztikai és turisztikai marketing feladatait közösen, egymás támogatásával látják el. II. ÖNKORMÁNYZAT JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI 1. A célok megvalósítása érdekében Önkormányzat a saját tulajdonát képező Kisfaludy u.1. szám alatt üzemelő ún. Tourinform iroda megosztott használatát 2010. május 31-ig biztosítja az Egyesület számára. A Tourinform iroda bérleti- és működési költségei eddig az időpontig Önkormányzatot terhelik. Önkormányzat vállalja, hogy Egyesület részére a tevékenységének ellátásához számítógép, fax és telefonkészülék használatát biztosítja. 2. A 2010. február 4-én aláírt Középtávú Együttműködési Megállapodás alapján, de külön szerződéssel Önkormányzat a balatonfüredi Tourinform iroda (Front office), és a Balatoni Borok Háza alsó szintjén található külön bejáratú helyiség (Back office) működési és fenntartási jogosítványát határozatlan időre, de minimum a TDM pályázatban előírt fenntartási időszak végéig a TDM Szervezet (Egyesület) számára átadja. A szerződés-aláírás és az átadás határideje: 2010. május 31. 3. Önkormányzat munkaszervezete, a Polgármesteri Hivatal útján megkeresi és kikéri Egyesület véleményét minden, a település turizmusát érintő döntésében. Ennek keretében Önkormányzat tanácskozási jogot biztosít Egyesület elnökének az Idegenforgalmi és Nemzetközi Kapcsolatok Bizottsága nyílt ülésein. 4. Önkormányzat az átadott feladatok ellátásához bruttó 13,2 millió forint támogatást biztosít. Önkormányzat a támogatási összeget külön támogatási szerződés keretében utalja át Egyesület részére, az alábbi ütemezésben: 2010. február 1-ig 8.600.000,- Ft-ot, azaz nyolcmillió-hatszázezer forintot; (az utalás a 6/2010. (I. 29.) számú határozat alapján január 29-én megtörtént) 2010. augusztus 15-ig további 4.600.000,- Ft-ot, azaz négymillió-hatszázezer forintot. 5. Önkormányzat az Egyesület által benyújtott szakmai és pénzügyi beszámoló véleményezését, valamint a támogatási összegről történt elszámolást követően a 2010. február 4-én aláírt Középtávú Együttműködési Megállapodás alapján 2011. március 1-jétől újabb egyéves megállapodást köt az Egyesülettel. 5
III. AZ EGYESÜLET JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI 6. Egyesület közreműködik Balatonfüred város turisztikai és turisztikai marketing feladatainak ellátásában. Tevékenysége során Egyesület az alapszabálya szerint jár el, betartja a TDM Szervezetek számára kiírt nyertes pályázat támogatási szerződésének előírásait, valamint a vonatkozó jogszabályi rendelkezéseket. 7. Egyesület jelen megállapodásban vállalt feladatainak ellátása során használhatja a település nevét. 8. Egyesület köteles az Önkormányzattól kapott támogatási összeget az alapszabályában meghatározott célhoz kötötten, az alábbiakban meghatározott konkrét feladatokra fordítani és azokat az alábbi határidőkig teljesíteni: Feladat - Városi rendezvények reklámkampányának tervezése, lebonyolítása - együttműködve az önkormányzattal - A Művelődési Osztállyal előre egyeztetett városi rendezvények nyomdai anyagának elkészíttetése - együttműködve az önkormányzattal folyamatos folyamatos Határidő - Szállás és gasztronómiai kalauz elkészíttetése 2010. január 15. - TDM pályázatban vállalt feladatok végrehajtása (Különös figyelemmel az üdvözlő táblarendszer kialakítására /egyeztetés a Polgármesteri Hivatal Városfejlesztési Osztályával/, valamint a Touch infó pontok felállítására /egyeztetés a Polgármesteri Hivatal Művelődési Osztályával/.) - Részvétel az Utazás Nemzetközi Idegenforgalmi Kiállításon - szervezés, lebonyolítás, értékelés folyamatos az ütemezés szerint 2010. március 15. - Balatonfüredi Guide elkészíttetése 2010. március 1. - Balatonfüred és környéke - A/4-es mikrorégiós kiadvány elkészíttetése - Kiemelt rendezvények Balatonfüreden szórólap elkészíttetése 2010. március 1. 2010. március 1. - Eseménynaptár elkészíttetése 2010. március 31. - Részvétel az alábbi turisztikai szakvásárokon: Bécs: 2010. január 14-17. München: 2010. február 18-22. Pécs: 2010. március 12-14. Berlin: 2010. szeptember - Tourinform iroda és a back office iroda működési célokra történő átvétele - Kétoldalú megállapodás aláírása a Tourinform irodavezető jogállására és munkavégzésére vonatkozóan A szakvásárok időpontjához igazodva. 2010. május 31. 2010. május 31. - Füred kártya rendszer újragondolása, kiadvány 2010. II. negyedév 6
elkészíttetése - Füred kártya promóciója 2010. II. negyedév - Hungarorama panorámakamera információ szolgáltatás, frissítés folyamatos - On-line foglalási rendszer működtetése folyamatos - Romantikus Reformkor elnevezésű rendezvény szervezése, lebonyolítása, utógondozása - Közreműködés Balatonfüred Város Középtávú Marketingtervének elkészítésében 2010. október 15. 2010. novemberi képviselőtestületi ülés 9. Egyesület tudomásul veszi, hogy a támogatási összegek felhasználása során egyedi támogatást nem adhat. 10. Egyesület éves marketing-, ill. feladattervet készít, amelyet a költségvetési koncepció elfogadása előtt véleményezésre a Képviselő-testület elé terjeszt. 11. Egyesület - a közgyűlés jóváhagyásával - a turisztikai szezont követően tevékenységéről szakmai és pénzügyi beszámolót készít, amelyről a tárgyévet követő március 1-ig részletes tájékoztatást nyújt a Képviselő-testület felé. IV. ZÁRÓRENDELKEZÉSEK 12. Felek megállapodnak abban, hogy jelen megállapodás az aláírást követően 2011. március 1-ig érvényes. Balatonfüred, 2010. március. Rádóczy Andrea elnök Balatonfüredi Turisztikai Egyesület dr. Bóka István polgármester Balatonfüred Város Önkormányzata 7