Központi Sport-és Ifjúsági Egyesület 1146 Budapest, Istvánmezei u. 1-3. Gazdálkodási szabályzat Jóváhagyva: 2016. november 08. Hatályba lép 2017.01.01.
A gazdálkodás általános elvei A gazdálkodás célja: - az Egyesület alapszabályában meghatározott céljainak, feladatainak a magas szintű sportszakmai követelményeknek elsődlegessége mellett a lehető leggazdaságosabb megoldása, - többletforrások megszerzése a kapacitások (létesítmény, eszköz, anyag) maximális kihasználásával különféle vállalkozások révén, - támogatói bázis szélesítése. A gazdálkodás során a tevékenységek bevételeit, és kiadásait a számviteli elírásoknak (2000. évi C. törvény) megfelelően kell nyilvántartani. A) A gazdálkodással kapcsolatos szabályzatok. 1. Bizonylati Szabályzat 2. Házi pénztár kezelési Szabályzat 3. Számlatükör, Számviteli politika B.) Vagyonvédelemmel kapcsolatos szabályzatok: 1, Leltározási Szabályzat, leltározási ütemterv és utasítás 2. Selejtezési Szabályzat C) Egyéb juttatásokkal kapcsolatos szabályzatok: 1. útiköltség elszámolási szabályzat D) Nyilvántartási rendszerek: 1. pénzügyi, gazdálkodási, 2. tagnyilvántartás, 3. sportszakmai, 4. egyéb
1. A gazdálkodással kapcsolatos szabályzatok 1.1 Bizonylati Szabályzat (PM 2000. évi C. Tv.,Számviteli törvény 83.-87. ) a/bizonylati elv és bizonylati fegyelem 1. (1) Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát, vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. b/számviteli bizonylatok 2. (1) Számviteli bizonylat minden olyan külső és belső okmány, amelyet a gazdasági művelet, esemény számviteli céljára készítettek. (2) A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hiteleseknek, megbízhatóaknak és helytállóknak kell lenniük. (3) A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének, vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. (4) A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát a.87. -ban számviteli törvényben meghatározott megőrzési időn kell biztosítani, azaz a bizonylatokat a kiállításuk időpontját követő 8. év végéig mindenképpen meg kell őrizni,mindazok kivételével melyekre bármely jogszabály ennél hosszabb őrzési időt ír elő. 3. (1) A bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a) a bizonylat megnevezése és sorszáma, b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése, c) a gazdasági műveleteket elrendelő személy, vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, a készletmozgások. bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása,
d) a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell e) a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása, vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi és értékbeni adatait, f) bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak.a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik, (2) A technikai, optikai, stb. módon előállított adathordozóknál az (1) bekezdésben foglaltakon kívül alaki és tartalmi kellék meg: a) a feldolgozási programok azonosító jelzése, b) az adatállományt azonosító jelzés, (3) Ha a számviteli bizonylat technikai, optikai módon előállított adathordozó, biztosítani kell: a) az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén a késedelem nélküli kiíratását, b) az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. 4. A készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat, továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. 5. (1) Az Egyesület az éves beszámolót, valamint az azt alátámasztó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést, pénztárkönyvet, valamint más e törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást, az ezeket alátámasztó leltárt és az analitikus, illetve kiegészítő nyilvántartást olvasható formában, legalább 10 évig a 2. (4) bekezdésben meghatározott időpontig köteles megőrizni. (2) A számviteli bizonylatokat legalább az adó megállapításhoz való jog elévüléséig kell olvasható formában eredetben megőrizni, amennyiben nincs mód a 2. (4) bekezdésben meghatározott időpontig történő megőrzésre.
1. 2. Házi Pénztár Kezelési Szabályzat A házi pénztári ellátmány forint késztet értékének felső határa 2.000.000, Ft. 1. A házi pénztárban a kassza kulcsát a pénztárban lezárt borítékban tárolva, a páncélkulcsok egyik kulcsát a pénztáros minden pénztári napot követően leadja a portára, ahonnan a kijelölt személy veheti fel, a másik kulcs a KSI titkárságán lezárt borítékban páncélszekrényben kötetes őrizni. (1) A házi pénztár kezelése a pénztáros(ok) feladata. A házi pénztár kezelésében a pénztárossal megegyező jogkörrel az alábbi személyek jogosultak teljes jogkörrel helyettesíteni: gazdasági vezető (Szabó Szilvia), üzemeltetési csoport vezető (Huber Gábor), vagy a gazdasági vezető és az ügyvezető által kijelölt személy, aki írásban kap magánokirati alakban megbízást az adott helyettesítési időszakra. A megbízásban rögzíteni kell a megbízás időtartamát és a megbízott elfogadó nyilatkozatát, mely kiterjed a teljes körű elszámolási kötelezettségre. (2) A gazdasági vezető jogosult utasítást adni a készpénz felvételéhez és befizetéshez, a bankból kihozandó és beszállítandó, szükséges készpénz összegére és az ügyintéző személyére. 2. A pénzt szállítani csak gépkocsival lehet, 100.000 ft-os értékhatár felett. 3. Készpénzt csak az Egyesület (riasztóval, ráccsal ellátott) pénztárhelyiségében tehet a kijelölt páncélszekrényben tartani. 4. Pénztári rend: Hétfő 11.00-15.00 Kedd 10.00 15.00 Szerda 11.00-15.00 Csütörtök 10.00 15.00 Péntek 10.00-12.00 A pénztárba történő ügyintézésre, előre bejelentkezésre van szükség az egyesület által biztosított és megjelölt formában. Állami támogatások és könyvelés megkönnyítését szolgáló feladatok ellátására, a gazdasági vezető köteles biztosítani plusz egy főt keddenként 11.00-15.00 óra közötti időtartamra, továbbá munkaügyi intézőt csütörtökönként 13.00 15.00 óra közötti időtartamra. A pénztári és a gazdasági vezető által biztosított személyek rendjéhez igazodva, az átutalással történő számlák kiegyenlítésére a hét kettő napján kerül sor a hét keddi és csütörtöki napjain 10.00 15.00 óra között. Ettől eltérő esetekben utalás, csak a gazdasági vezető és az ügyvezető elnök együttes írásbeli tájékoztatását és jóváhagyását követően kerülhet sor utalásra.
5. Pénzkezelés: 1. A készpénzforgalmat az ügyvezető elnök által írásban megbízott személy bonyolíthatja, aki jogviszonyban áll az egyesülettel. Az ügyvezető elnök minden szakosztály vonatkozásában írásban megbíz a szakosztály részéről egy vagy több személyt, akik teljes személyes, őrzési felelősség mellett jogosultak a készpénzforgalom bonyolítására. A feljogosított személyek megbízásának visszavonása indoklás nélkül írásban eszközölhető. A feljogosított személyek kötelesek betartani a jelen szabályzat rendelkezésein túl a pénzkezelési szabályzat illetőleg a KSI SE egyéb szabályzatainak rendelkezéseit is. A feljogosított személy a szakosztályhoz érkező készpénzbefizetést jogosult hivatali számviteli bizonylat átadása ellenében átvenni, majd azt köteles haladéktalanul, esetleges akadályoztatás esetén (edzőtábor, vidéki, vagy külföldi rendezvény stb.) az akadály megszűnésétől számított 72 órán belül a KSI SE házipénztárába befizetni. A fenti rendelkezés be nem tartása esetén (mely cselekmény fegyelmi vétségnek minősül) a feljogosított személy teljes büntető jogi és polgári jogi (teljes anyagi) felelősséggel tartozik. Amennyiben a fenti rendelkezések be nem tartására vonatkozó információ jut a KSI SE alkalmazottainak, tisztségviselőinek tudomására, kötelesek azt haladéktalanul írásban a KSI SE Ügyvezető Elnöke részére bejelenteni. 2. Az elszámolásra kiadott pénzösszeg vonatkozásában a pénzösszeg felvételét az arra kijelölt személy kell, hogy teljesítse minden hónap 10. napjáig vagy az utáni első munkanapig, és ugyanazon, személy köteles vele elszámolni a hónap utolsó munkanapjáig. Abban az esetben, ha az elszámolás külföldi tartózkodás, vagy vidéki edzőtábor, betegség miatt, vagy egyéb előre nem látható külső, elháríthatatlan objektív okból nem teljesíthető (vis-maior), a munkába állást követő 5 munkanapon belül szükséges az elszámolást elvégezni. 3. Elszámolás TAO, és állami, Szövetségi és Sportegyesületi támogatásokkal A titkárságvezető feladata az EMMI központi támogatásának (állami támogatások) dokumentációjának teljes körű előkészítése a pénzügy és a könyvelés részére. A TAO támogatások, és az EMMI, MOB sportágankénti szakosztályi állami támogatásai, valamint a sportági Szövetségi, szakszövetségi és egyéb támogatásokkal történő elszámolás teljes körűen, figyelembe véve a számviteli törvény szerint a szakmai feladatok teljesítését is, a szakosztályvezetők kötelezettsége, faladata. Ide tartoznak a számlák mögé teendő névsorok, teljesítés igazolások, megrendelők, levelezések ecc 6. a) Utalványozási jogkörrel rendelkező személy - ügyvezető elnök, 1.000.000,- forint értékhatárig a szakmai alelnök, kommunikációs és adminisztratív alelnök. b) Ellenjegyző: Az utalványozást megelőzően a három utalványozásra teljes körűen jogosult képviselő közül az aki nem az utalványozó írásban ellenjegyzi az utalási rendelvényt. c) Banki elszámolásokat (pénzfelvétel, számlák kiegyenlítése átutalással, kötelezettségvállalások) az utalványozási és ellenjegyzési jogkörrel rendelkezők - a számlavezető bank részére leadott aláírási címpéldány alapján - végezhetnek.
7. Az egyesület pénztárosát csak írásban tett anyagi és büntetőjogi felelősség vállalásával lehet megbízni. 8. (1)..Az egyesület pénztárosának köteles jelenteni az 5. -ban kijelölt személy előleg igényét, annak tudatában, hogy az előleget, milyen zárónappal tudja elszámolni. A felvételről és az elszámolásról az arra rendszeresített nyomtatványon felelősséggel nyilatkozik az 5. - ban meghatározottak szerint. (2). A tagdíjbefizetéseket a pénztári órákban lehet teljesíteni a 4. -ben foglaltak szerint. (3). A szakosztályok által kezelt készpénzes számlákat a 4. és 5. -ban foglaltak szerint lehet elszámolni. Az átutalásos számlák tekintetében, kizárólag eredeti számla számolható el. A nem eredeti számla alapján történő utalásokat, kizárólag írásban a gazdasági vezetővel történt egyeztetés, és engedélyezést követően lehet teljesíteni. Ebben az esetben az 5. -ban kijelölt személy büntetőjogi felelőssége tudatában, köteles az eredeti számlát beszerezni és elszámolni. (4). Az átutalásos számlák tekintetében (vis-maior) helyzettől eltekintve, a számla, a számlán feltüntetett fizetési határidőig kerül átutalásra. Amennyiben a számla, a gazdasági vezető és a pénztáros hibáján kívül, a számla fizetési határideje után, a szakosztályvezető, vagy edző hanyagsága miatt kerül a KSI SE gazdasági részlegéhez, a számlán felül keletkező esetleges többletköltség az elszámolásban résztvevő sportszakembert terhelheti. 9.. A gazdálkodási szabályzat az alább felsorolt szabályzatokat is szabályozza: 2. Vagyonvédelemmel kapcsolatos szabályzatok 2.1. Leltározási szabályzat, leltározási ütemterv 2.2. Selejtezési szabályzat 3. Fegyelmi szabályzat 4. Nyilvántartási rendszerek: 4.1. pénzügyi, gazdálkodási 4.2. tagnyilvántartási 4.3. sportszakmai Érvényes: 2017. január 01-napjától Jelen szabályzatot a KSI SE Elnöksége 2016. november 8. napján 1. (XI.08) /2016. sz. határozatával egyhangú szavazati aránnyal elfogadta. Zsoldos Péter Ügyvezető elnök