Dorog Város Önkormányzat 2510 Dorog Bécsi u. 71. Összefoglaló éves ellenőrzési jelentés 2015 (Dorog Város Polgármesteri Hivatal és a Kincstári Szervezet éves ellenőrzési jelentései alapján) Dorog, 2016. április 8. Készítette: Böröczné Kőszegi Zsuzsa belső ellenőr
Tartalomjegyzék JOGSZABÁLY RÖVIDÍTÉSEK... 4 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ... 4 1. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA... 5 BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSA... 5 A TERVHEZ KÉPEST MEGVALÓSULT MŰKÖDÉS... 5 ÚJ JOGSZABÁLYOK, JOGSZABÁLY MÓDOSÍTÁSOK, MÓDSZERTANOK VÉGREHAJTÁSÁNAK TAPASZTALATAI... 5 I.1/A. A TÁRGYÉVRE VONATKOZÓ ÉVES ELLENŐRZÉSI TERV TELJESÍTÉSE, AZ ELLENŐRZÉSEK ÖSSZESÍTÉSE... 5 ELVÉGZETT ELLENŐRZÉSEK (TERV SZERINTI, SORON KÍVÜLI ÉS TERVEN FELÜLI)... 5 SORON KÍVÜLI ELLENŐRZÉSEKRE ELKÜLÖNÍTETT KAPACITÁS FELHASZNÁLÁSA... 6 A TERVTŐL VALÓ ELTÉRÉSEK ÉS AZOK INDOKAI... 6 ELMARADT ELLENŐRZÉSEK... 7 A 2015. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉS FŐBB MEGÁLLAPÍTÁSAI AZ ELLENŐRZÉSI JELENTÉSEK ALAPJÁN... 7 1.1/B. AZ ELLENŐRZÉSEK SORÁN BŰNTETŐ-, SZABÁLYSÉRTÉSI, KÁRTÉRÍTÉSI, ILLETVE FEGYELMI ELJÁRÁS MEGINDÍTÁSÁRA OKOT ADÓ CSELEKMÉNY, MULASZTÁS VAGY HIÁNYOSSÁG GYANÚJA KAPCSÁN TETT JELENTÉSEK SZÁMA ÉS RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA... 10 1.2. A BIZONYOSSÁGOT ADÓ TEVÉKENYSÉGEKET ELŐSEGÍTŐ ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK BEMUTATÁSA... 10 BELSŐ ELLENŐRZÉS TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁNAK MINŐSÉGE... 10 RENDELKEZÉSRE ÁLLÓ SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEK... 10 BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁT ELŐSEGÍTŐ ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK... 10 ELLENŐRZÉSI MEGÁLLAPÍTÁSOK ELLENŐRZÖTTEL TÖRTÉNŐ MEGVITATÁSÁNAK ELJÁRÁSAI ÉS TAPASZTALATAI... 11 1.2/A. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉGEK HUMÁNERŐFORRÁS ELLÁTOTTSÁGA... 11 KAPACITÁS-ELLÁTOTTSÁG BEMUTATÁSA... 11 A BELSŐ ELLENŐRI ÁLLÁSOKRA KIÍRT PÁLYÁZATOK EREDMÉNYESSÉGE, FŐBB PROBLÉMÁK, AKADÁLYOK AZ ÁLLÁSOK BETÖLTÉSÉNÉL... 12 A BELSŐ ELLENŐR KÉPZÉSEI... 12 A BELSŐ ELLENŐRÖK REGISZTRÁCIÓJA... 13 1.2/B. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉG ÉS A BELSŐ ELLENŐRÖK SZERVEZETI ÉS FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA... 13 A BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉG SZERVEZETEN BELÜLI ELHELYEZKEDÉSE... 13 A BELSŐ ELLENŐRÖK FUNKCIONÁLIS FÜGGETLENSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA... 13 OPERATÍV TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSA... 13 2
1.2/C. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI ESETEK... 13 1.2/D. A BELSŐ ELLENŐRI JOGOKKAL KAPCSOLATOS ESETLEGES KORLÁTOZÁSOK BEMUTATÁSA... 14 1.2/E. A BELSŐ ELLENŐRZÉS VÉGREHAJTÁSÁT AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK... 14 EGYÉB ERŐFORRÁS ELLÁTOTTSÁGGAL KAPCSOLATOS ESETLEGES PROBLÉMÁK... 14 BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZERVEZET INFORMÁCIÓELLÁTOTTSÁGÁNAK HIÁNYOSSÁGAI... 14 1.2/F. AZ ELLENŐRZÉSEK NYILVÁNTARTÁSA... 14 1.2/G. AZ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG FEJLESZTÉSÉRE VONATKOZÓ JAVASLATOK... 14 1.3. TANÁCSADÓ TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA... 14 II. BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN... 15 II/1. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER SZABÁLYSZERŰSÉGÉNEK, GAZDASÁGOSSÁGÁNAK, HATÉKONYSÁGÁNAK ÉS EREDMÉNYESSÉGÉNEK NÖVELÉSE, JAVÍTÁSA ÉRDEKÉBEN TETT FONTOSABB JAVASLATOK... 15 EGYÉB, KONTROLLRENDSZERT ÉRINTŐ JELENTŐS JAVASLATOK... 15 II/2. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER ÖT ELEMÉNEK ÉRTÉKELÉSE A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG TAPASZTALATAI ALAPJÁN... 15 III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA... 16 AZ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT AJÁNLÁSOKRA, JAVASLATOKRA KÉSZÍTETT INTÉZKEDÉSI TERV VÉGREHAJTÁSÁNAK ÉS NYOMON KÖVETÉSÉNEK TAPASZTALATAI... 16 AZ EGYES INTÉZKEDÉSEK VÉGREHAJTÁSÁNAK ELMARADÁSA ÉS ANNAK INDOKAI... 18 3
Jogszabály rövidítések - államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.), - 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (Ávr.), - költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII:31.) Korm. rendelet (Bkr.), - az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet (Áhsz), - Közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.). Vezetői összefoglaló A Bkr. 49. (3a) bekezdése szerint a polgármester az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján elkészített összefoglalót a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg a Képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra. Az éves ellenőrzési jelentés elkészült Dorog Város Polgármesteri Hivatalára és a Kincstári Szervezetre (intézményekkel együtt) vonatkozóan. A két szerv jelentései alapján készült az Összefoglaló. A 2015. évre kitűzött ellenőrzési feladatok mindkét szervezetnél megvalósultak. Ellenőrzési feladat kiegészítésére 2015. évben sor került a Polgármesteri Hivatalnál. E mellett az ellenőrzés időpontjának meghosszabbítása történt meg a belső ellenőr kérésére az intézmények vezetőinek engedélyezésével. A belső ellenőr külső személy, a feladatát a vele kötött megbízási szerződés alapján látta el. A belső ellenőr Bkr.-ben elvártak szerint - belső ellenőrzési vezetői feladatokat is ellátott mindkét szervezeti egységnél. Tanácsadói tevékenységet nem végzett, a belső ellenőrzés mellett más megbízással nem rendelkezett. A belső ellenőr függetlensége biztosított volt. Egyéb ellenőrzési feladatként került ellátásra az éves ellenőrzési terv és az éves beszámoló jelentés készítése. E mellett az ellenőrzéssel kapcsolatos szabályozottság is feladata volt a belső ellenőrnek. Elkészült a stratégiai terv is. Az ellenőrzési jelentések javaslatokat tartalmaztak, ami alapján intézkedési tervek készültek. Az intézkedési tervben szereplő feladatok végrehajtási határideje 2016. évre húzódott át. Az elvégzett ellenőrzési tevékenységek nyilvántartásban kerültek rögzítetésre. A belső ellenőr gondoskodott az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, tárolásáról. A belső ellenőr által elkészített dokumentum eredeti példányai az ellenőrzött szervezeteknél (Hivatal, Kincstári Szervezet) is megtalálhatóak. 4
1. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA Belső ellenőrzési tevékenység ellátása A belső ellenőrzést 2015. évben 1 fő külső munkatárs látta el a Hivatalnál és a Kincstári Szervezetnél. A feladatellátásra a szerződések kerültek megkötésre. A szerződésekben rögzítésre került, hogy a belső ellenőr az ellenőrzés vezetői feladatokat is ellát a Bkr. 22. -ában rögzítettek szerint. A tervhez képest megvalósult működés A 2015. évi ellenőrzési tervet - a Bkr. 32. -ában foglaltaknak megfelelően - 2015. november 30-ig kellett elkészíteni az intézményeknek, amit aztán a Képviselő-testület jóváhagyott. Az éves tervben hét ellenőrzési feladat került kijelölésre (a Hivatalnál öt, a Kincstári Szervezetnél 2). Ellenőrzési feladat módosítására nem került sor, csak a már kijelölt feladat lett kibővítve. A belső ellenőrzéssel kapcsolatban felmerült idő szükségletet az 1.2/a. pont mutatja be. Új jogszabályok, jogszabály módosítások, módszertanok végrehajtásának tapasztalatai 2015. évben a belső ellenőrzést érintő új jogszabály nem jelent meg. Az államháztartást érintő új számviteli elvárások (Áhsz. és a számviteli elvárásokkal kapcsolatos jogszabályok) már 2014. évtől éltek, de az előírások gyakorlati alkalmazásában még bizonytalanságok voltak. A számviteli elvárásokat tartalmazó jogszabályokban leírtak értelmezése időt igényelt a belső ellenőri munka mellett is. I.1/a. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése Elvégzett ellenőrzések (terv szerinti, soron kívüli és terven felüli) A 2015. évi ellenőrzési terv a Hivatalnál 5 témát, a Kincstári Szervezetnél 2 témát jelölt ki ellátandó ellenőrzési feladatként a következők szerint: Tárgy Cél Módszer Megjegyzés Polgármesteri Hivatal 1.Az új a hatályos felülvizsgálat ellenőrzés idejének államháztartási jogszabályi meghosszabbítására számvitelre való előírásoknak került sor átállás következtében megfelelő-e a elkészítendő szabályozottság? szabályzatok megléte 5
2.Kötelezettségvállalá s rendje, gyakorlati megvalósulása 3.A házipénztári készpénzgazdálkodás vizsgálata 4.Helyi nemzetiségi önkormányzat gazdálkodása 5.Az Ügyirat kezelési Szabályzatban leírtak betartása, az ügyirat kezelés rendje a kötelezettségvállalás rendje megfelel-e az elvárásoknak? a kifizetések rendje megfelelő-e? a gazdálkodás szabályszerű-e? az elvárásnak megfelelő-e az ügyirat kezelése? dokumentumok vizsgálata mintavétel A házipénztári készpénzgazdálkodás. A kifizetések szabályszerűségi ellenőrzése, különös tekintettel a személyi juttatások, a dologi kiadások, s működési és felhalmozási célú pénzeszköz átadásokkal, az ellátottak pénzbeli juttatásaival kapcsolatos kiadási jogcímekből teljesített kifizetésekre. ellenőrzés idejének meghosszabbítására került sor. dokumentumok vizsgálata felülvizsgálat és szúrópróbaszerű ellenőrzés ellenőrzés idejének meghosszabbítására került sor Kincstári Szervezet 1.Dorogi József Attila Művelődési Ház gazdálkodása 2.A házipénztári készpénzgazdálkodás vizsgálata Az intézmény szabályozottsága, gazdálkodása megfelelő-e? Kifizetések rendje megfelelő-e? dokumentumokon alapuló vizsgálat mintavétel ellenőrzés idejének meghosszabbítására került sor A Hivatalnál az öt, a Kincstári Szervezetnél a 2 ellenőrzés végrehajtása megtörtént. Soron kívüli vagy terven felüli ellenőrzés nem volt. Soron kívüli ellenőrzésekre elkülönített kapacitás felhasználása Az előre nem ismert feladatokra a tervezett ellenőrzési napok 20%-a került tervezésre (Polgármesteri Hivatalnál 7,0 nap, Kincstári Szervezetnél 2,5 nap). Miután soron kívüli ellenőrzés nem volt, az elkülönített kapacitás tervezett ideje tartalékidő nem került felhasználásra. A tervtől való eltérések és azok indokai 2015. évben belső ellenőrzési feladat módosítására nem került sor, csak kiegészítésre. A házipénztári készpénzgazdálkodás vizsgálata helyett az ellenőrzés a házipénztári készpénzgazdálkodás. A kifizetések szabályszerűségi ellenőrzése, 6
különös tekintettel a személyi juttatások, a dologi kiadások, s működési és felhalmozási célú pénzeszköz átadásokkal, az ellátottak pénzbeli juttatásaival kapcsolatos kiadási jogcímekből teljesített kifizetésekre volt. Dorog Város Önkormányzatánál az önkormányzatok belső kontrollrendszere kialakításának, egyes kontrolltevékenységek és a belső ellenőrzés működésének ellenőrzése témában került sor ellenőrzésre, amelyről a V-0661-051/2015 számú Állami Számvevőszéki (ÁSZ) jelentés készült. A jelentés megállapításaira az Intézkedési terv elkészült. Az Intézkedési terv II/1. pontja szerint kezdeményezni kell, hogy az éves ellenőrzési terv kiterjedjen a kifizetések szabályszerűségi ellenőrzésére, különös tekintettel a személyi juttatások, a dologi kiadások, s működési és felhalmozási célú pénzeszköz átadásokkal, az ellátottak pénzbeli juttatásaival kapcsolatos kiadási jogcímekből teljesített kifizetésekre. Emiatt került sor a téma kibővítésére. Az ellenőrzés időpontjának meghosszabbítására került sor egy-egy témában (az I.1/a, Elvégzett ellenőrzések ) táblázatában jelöltünk. Az ellenőr kérte az egy hónapos meghosszabbítást az egyéb feladatai miatt. Az intézmények vezetői (Kincstári Szervezet vezetője és a jegyző) az engedélyt megadták. Elmaradt ellenőrzések Elmaradt ellenőrzés nem volt. A 2015. évi belső ellenőrzés főbb megállapításai az Ellenőrzési jelentések alapján (Az egyes témákkal kapcsolatban tapasztaltak rövid bemutatására kerül sor.) Polgármesteri Hivatal 1. Ügyirat kezelési Szabályzatban leírtak betartása, az ügyirat kezelés rendje témájú ellenőrzésnél: Az Ltv. és az iratkezelés általános követelményeiről szóló kormányrendelet alapján elkészült a helyi Iratkezelési Szabályzat ami az alapvető elvárásokat megfelelően rögzítette. A Szabályzat évenkénti felülvizsgálata elmaradt. Az iratkezelés tárgyi és személyi feltételei biztosítva voltak. Az iratkezelés menete, gyakorlatban alkalmazott dokumentumok és az iratkezelési program a szabályzatban leírtakkal összhangban volt. A hozzáférési jogosultságról nyilvántartás nem volt teljes, a naprakész kimutatás kialakítása folyamatban van. 7
2. Az új államháztartási számvitelre való átállás következtében elkészítendő szabályzatok megléte témájú ellenőrzésnél: A gazdálkodási szabályzatok módosításra kerültek 2015. februárban egyes pontjaiban. Az Ávr. 13. (2) bekezdése értelmében a költségvetési szervek vezetőinek költségvetési szervenként kell kialakítaniuk belső szabályzataikat. A gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervvel - az Ávr. 10. (4) bekezdése szerinti - munkamegosztási megállapodásban ha rögzítik, hogy a belső szabályzatban előírtak rájuk is kötelező érvénnyel vonatkoznak, abban az esetben az előírások kiterjeszthetőek az Intézményre. A nemzetiségi önkormányzattal együttműködési megállapodás van, ezért az Önkormányzat és a nemzetiségi önkormányzatok számviteli rendje egy szabályzatban került rögzítésre. Külön készült a Polgármesteri Hivatal számviteli rendjének a szabályozása. A nemzetiségi önkormányzatok pénzgazdálkodási jogait egyenként, külön-külön rögzítették. A szabályzatokkal kapcsolatban kisebb észrevételek voltak. 3. A német, a szlovák és a roma nemzetiségi önkormányzat gazdálkodása és szabályozása témájú ellenőrzésnél Valamennyi nemzetiségi önkormányzatnál elkészült az Állami Számvevőszék által közzétett önteszt a nemzetiségi önkormányzatokra vonatkozóan. A három nemzetiségi önkormányzatnál tapasztaltak és az észrevételek alapján készített javaslatok külön-külön kerültek rögzítésre annak érdekében, hogy a nemzetiségi önkormányzatok megismerhessék a saját területükről alkotott véleményt. 4. A házipénztári készpénzgazdálkodás. A kifizetések szabályszerűségi ellenőrzése, különös tekintettel a személyi juttatások, a dologi kiadások s működési és felhalmozási célú pénzeszköz átadásokkal, az ellátottak pénzbeli juttatásaival kapcsolatos kiadási jogcímekből teljesített kifizetésekre. ellenőrzésnél: A házipénztári készpénzgazdálkodás szabályait helyileg meghatározták. Az abban leírtak többsége megfelelően érvényesült a gyakorlatban. A szabályzatban leírtaktól eltért a pénztári kulcs őrzése (más kezeli, mint akit a szabályzatban nevesítettek). A szigorú számadású nyomtatványokról a nyilvántartást vezették. A nyilvántartásban a jogszabályban leírtakhoz képest hiányzik egy-egy tartalmi elem. A kifizetések (személyi, dologi stb.) szabályszerűek voltak. A pénztári kifizetésekhez az Áht.-ban és az Ávr.-ben elvárt aláírási kötelezettségek többsége megtalálható volt. Az Áht. 109. -ában leírtak szerint a készpénzben történő teljesítések eseteiről helyi rendeletet kell készíteni. Helyi rendelet korábban nem készült. 8
5. A kötelezettségvállalás rendje, gyakorlati megvalósulása témájú ellenőrzésnél: A kötelezettségvállalások rendjét szabályzatban rögzítették. A szabályzatban leírtak többsége a gyakorlatban érvényesült. A kifizetéshez utalvány lap került kiállításra, ami tartalmilag megfelelt az Ávr.-ben megfogalmazott elvárásnak. A 100 E Ft feletti kifizetésekhez írásos kötelezettségvállalás kapcsolódott. Néhány esetben előfordult pénzügyi ellenjegyző hiánya. Az előzetes és a végleges kötelezettségek számítógépes vezetése megoldott, az megfelel az elvárásnak. Az éven belüli és az éven túli kötelezettségvállalások nyilvántartási rendszerben szerepeltek. Kincstári Szervezet 1. Dorogi József Attila Művelődési Ház gazdálkodása témájú ellenőrzésnél: A Dorogi Közművelődési Nonprofit Kft jogutód nélkül megszűnt, a feladatokat 2014. szeptember 15-ével alakuló Dorogi József Attila Művelődési Ház látja el. Az intézmény (vagy az irányító szerv) az alapítást követően a működéshez szükséges dokumentumokat elkészítette: az intézmény alapítói okirata, a szervezeti és működési szabályzata (SzMSz) elkészült. A Művelődési Ház és a Kincstári Szervezet között részletes munkamegosztási megállapodás készült az elvárt tartalommal. Az Ávr. 13. (2) bekezdésben előír további szabályzatok készítésének a kötelezettségét, de a munkamegosztási megállapodásban nem került rögzítésre, hogy az elkészítésük, felülvizsgálatuk kinek a feladata (pl. beszerzési, kiküldetési, adatvédelmi stb.). Az éves beszámoló elkészült, az évközi (havi és a negyedévi) adatszolgáltatásnak eleget tettek. Az éves beszámoló mérlegében (a 2014. évi került ellenőrzésre) a vagyon elemeket részletesen bemutatták. Az Áhsz. 22. (1) bekezdésében elvárt mérleg alátámasztó leltár nem volt fellelhető. A Kft megszűnését követően az ingatlan és ingó vagyonok átvételre kerültek (az Önkormányzathoz, Művelődési Házhoz). A Kft-től átvett eszközérték 4 800 000 Ft-tal volt kevesebb az Önkormányzatnál állományba vett értéknél, aminek korrigálása megtörtént. 2. A házipénztári készpénzgazdálkodás vizsgálata témájú ellenőrzés főbb megállapításai: A Kincstári Szervezetnél elkészült a pénzkezelés rendjének a szabályozására a Pénzkezelési Szabályzat. Az aláírási kötelezettségek rendjét a Kötelezettségvállalási Szabályzatban rögzítették. A házipénztári készpénz kezelés rendje alapvetően megfelelő volt. Előfordult, hogy a szabályzatban leírtak a gyakorlatban másképp valósultak meg. 9
A Kötelezettségvállalási Szabályzat az aláírók aláírás mintáját tartalmazta a teljesítés igazoló kivételével. A gyakorlatban a teljesítés igazolás esetén a dátum feltüntetése és a teljesítés tényére való hivatkozás hiányzott. A vizsgálat során problémaként merült fel, hogy az iskoláknál a pénzbeszedők bár rendelkeztek a Kincstári számára beszedett felelősségvállalási nyilatkozattal, de a nyilatkozatot tevők nem a Kincstári Szervezet dolgozói voltak (a munkáltató a KLIK). Emiatt a munkáltatói jogok, valamint felelősségi elvárások érvényesítése nehézségbe ütközik (tapasztalat szerint országosan, több költségvetési szervnél felmerülő probléma). 1.1/b. Az ellenőrzések során bűntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény nem volt. Mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. Ellenőrzés tárgya Ellenőrzés során tett megállapítások Esettípus Státusz NEMLEGES 1.2. A bizonyosságot adó tevékenységeket elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása Belső ellenőrzés tevékenység ellátásának minősége A belső ellenőr a költségvetési szférában szerzett többéves szakmai tapasztalatot. Az évek során folyamatosan képezte magát ismeretei bővítése érdekében. Rendelkezésre álló személyi és tárgyi feltételek A belső ellenőrzési feladatokat külső személy látja el a vele kötött szerződés alapján. A belső ellenőrzési feladat ellátásának tárgyi feltételeit részben az ellenőrzött szervezeti egységek (helyszíni ellenőrzés során a helyiség, eszközök biztosítása stb.), részben a belső ellenőr (számítógép, fénymásolás, szakirodalom, jogszabályok stb.) biztosította. Belső ellenőrzési tevékenység ellátását elősegítő és akadályozó tényezők A belső ellenőr függetlensége biztosított volt. A függetlenség megsértésére nem került sor (további részletek az 1.2/b. pontban a belső ellenőrök függetlenségének biztosítása pontban). A függetlenített belső ellenőrrel kapcsolatban összeférhetetlenség nem állt fenn. 10
Nem merült fel olyan tényező, ami akadályozta volna a belső ellenőrzés végrehajtását. A belső ellenőr számára a dokumentumokhoz való hozzáférés biztosított volt. Ellenőrzési megállapítások ellenőrzöttel történő megvitatásának eljárásai és tapasztalatai A tárgyévben a Bkr. 25. a)-e) pontjaiban megfogalmazott belső ellenőri jogosultságokkal kapcsolatos problémák, korlátozások nem merültek fel. 1.2/a. A belső ellenőrzési egységek humánerőforrás ellátottsága Kapacitás-ellátottság bemutatása A belső ellenőrzés időszükséglete az éves ellenőrzési tervben meghatározásra került. A következő táblázat mutatja be a tényleges ellenőrzési napok alakulását. Polgármesteri Hivatalnál: Megnevezés A. Ellenőrizendő feladat Az új államháztartási számvitelre való átállás következtében elkészítendő szabályzatok megléte Kötelezettségvállalás rendje, gyakorlati megvalósulása A házipénztári készpénzgazdálkodás. A kifizetések szabályszerűségi ellenőrzése, különös tekintettel a személyi juttatások, a dologi kiadások, s működési és felhalmozási célú pénzeszköz átadásokkal, az ellátottak pénzbeli juttatásaival kapcsolatos kiadási jogcímekből teljesített kifizetésekre. Tervezett ellenőrzési nap nap Tényleges ellenőrzési nap 8,0 6,0 5,0 7,0 5,0 *+2,0 Helyi nemzetiségi önkormányzat gazdálkodása 8,0 8,0 Az Ügyirat kezelési Szabályzatban leírtak 8,0 8,0 betartása, az ügyirat kezelés rendje Összesen: 36,0 36,0 B. Egyéb feladatok 2014. évi ellenőrzési jelentés elkészítése 2,5 2,5 2016. évi belső ellenőrzési munkaterv 1,5 1,5 Ellenőrzéssel kapcsolatos szabályozottság 6,0 6,0 Összes egyéb feladat: 10,0 10,0 Összes (A+B) 46,0 46,0 C. Tartalékidő 7,0 Összesen (A+B+C): 51,0 *terv módosítás miatt 2-vel növekedett 7,0 11
A tényleges ellenőrzési munkanap a tartalékidő nélkül Polgármesteri Hivatalnál a tervezettnek megfelelően alakult (100 %). A tényleges ellenőrzésből - 2 db szabályszerűségi (16 nap) és - 1 db pénzügyi (7 nap) - 2 db rendszer (13nap) ellenőrzésre került sor. Az ellenőrzési napok száma éves szinten a Hivatalnál 0,2 főt tett ki. Kincstári Szervezet Megnevezés Tervezett ellenőrzési nap nap Tényleges ellenőrzési nap A. Ellenőrizendő feladat Dorogi József Attila Művelődési Ház gazdálkodása 7,0 7,0 A házipénztári készpénzgazdálkodás vizsgálata 5,0 5,0 Összesen: 12,0 12,0 B. Egyéb feladatok 2014. évi ellenőrzési jelentés elkészítése 2,5 2,5 2016. évi belső ellenőrzési munkaterv 1,0 1,0 Összes egyéb feladat: 3,5 3,5 Összes (A+B) 15,5 15,5 C. Tartalékidő 2,5 - Összesen (A+B+C): 18,0 - A tényleges ellenőrzési munkanap a tartalékidő nélkül a Kincstári Szervezetnél a tervezettnek megfelelően alakult (100 %). A tényleges ellenőrzésből - 1 db szabályszerűségi (7 nap) és - 1 db pénzügyi (5 nap) ellenőrzésre került sor. A tényleges ellenőrzési napok alapján a munkaerő szükséglet 0,1 főt tett ki. A belső ellenőri állásokra kiírt pályázatok eredményessége, főbb problémák, akadályok az állások betöltésénél A belső ellenőrzési állásra pályázat kiírásra 2015. évben nem került sor. Problémák, akadályok nem merültek fel. A belső ellenőr képzései A belső ellenőr 2015. évben a számára előírt kötelező képzés mellett a költségvetési ismereteit bővítő előadásokon vett részt. Kötelező továbbképzések o A belső ellenőri tevékenységre vonatkozó kötelező képzés 2015. évben nem volt esedékes. 12
o A belső ellenőr aktív könyvvizsgáló, ezért a könyvvizsgálóknak előírt kötelező kredit gyűjtés érdekében több szakmai jogszabályt érintő előadás résztvevője volt (főleg államháztartási területre vonatkozóan). o Adószakértői képesítése megtartása érdekében kötelező szakmai előírás a jogszabályok változásának figyelemmel kísérése, előadásokon való részvétel. Egyéb szakmai, idegen nyelvi, informatikai és egyéb képzések További képzésen a belső ellenőr nem vett részt. A belső ellenőrök regisztrációja A költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról szóló 18/2009. (X.6.) PM rendelet szabályainak megfelelően a belső ellenőrzést végzők a nyilvántartásába a belső ellenőr bekerült. 1.2/b. A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása A belső ellenőrzési egység szervezeten belüli elhelyezkedése A belső ellenőrzésre önálló szervezeti egység nem került kialakításra egyik szervezeti egységnél sem. A belső ellenőr az intézmények vezetőinek közvetlenül alárendelve, függetlenül végzi a munkáját. A belső ellenőrök funkcionális függetlenségének biztosítása A belső ellenőr funkcionálási függetlensége a Bkr. 19. (1) bekezdésében felsorolt tevékenységek esetében biztosított volt. Ezek - Az éves ellenőrzési terv kidolgozása kockázatelemzés alapján. - Az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása. Minden esetben a belső ellenőr készíti el, s hajtja végre. - Az ellenőrzési módszerek kiválasztása. Az ellenőrzési program tartalmazza valamennyi vizsgálat esetében alkalmazandó módszert. - Az ellenőrzési jelentés elkészítése minden esetben a belső ellenőr feladata. A jelentés javaslatokat, következtetéseket is tartalmazott. Operatív tevékenység ellátása A Bkr. 19. (1) e. pontjában leírtaknak megfelelően a belső ellenőr más jellegű tevékenységébe nem került bevonásra. 1.2/c. Összeférhetetlenségi esetek Összeférhetetlenség nem merült fel. 13
1.2/d. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A belső ellenőrrel kapcsolatban semmilyen korlátozásra nem került sor. 1.2/e. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők Egyéb erőforrás ellátottsággal kapcsolatos esetleges problémák Erőforrás ellátottsággal kapcsolatos problémák nem merültek fel. Belső ellenőrzési szervezet információellátottságának hiányosságai Információellátottság hiánya nem merült fel. A belső ellenőr az ellenőrzéssel kapcsolatos iratokat folyamatosan megkapta. 1.2/f. Az ellenőrzések nyilvántartása Az elvégzett ellenőrzési tevékenységek nyilvántartásban kerültek rögzítetésre. A nyilvántartás megfelel a Bkr. 22. -ában és az 50. -ában rögzített tartalomnak. A belső ellenőr gondoskodott az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, a dokumentumok és adatok szabályszerű, biztonságos tárolásáról. A belső ellenőr által elkészített dokumentum eredeti példányai az ellenőrzött egységeknél is tárolásra kerültek. 1.2/g. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A számviteli változások miatt az újabb ismeretek mélyebb elsajátítása szükséges. Az ellenőrzés nyomon követésére nagyobb hangsúlyt kell fektetni mindkét szervezeti egységnél. 1.3. Tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrrel kötött megállapodás nem terjedt ki a tanácsadói tevékenységek ellátására, ilyen jellegű feladatot nem kellett ellátnia. Tárgy (címe, tárgya) NEMLEGES Eredmény (rövid bemutatás) 14
II. BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A belső ellenőr által kiemelt jelentőségűnek minősített megállapítás nem volt. A javaslatok átlagos jelentőségűek voltak. A belső ellenőr által tett javaslatokra intézkedési terv készült (Intézkedési tervről további részletek a III. fejezetben). Kiemelt jelentőségű főbb megállapítás, javaslat nem volt. Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat NEMLEGES Egyéb, kontrollrendszert érintő jelentős javaslatok Kontrollrendszert érintő további javaslat nem merült fel (az ÁSZ jelentésben e témával kapcsolatban leírtakat vesszük figyelembe). II/2. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER ÖT ELEMÉNEK ÉRTÉKELÉSE A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG TAPASZTALATAI ALAPJÁN 1. Kontrollkörnyezet Elkészült az elvárt Alapítói okirat, valamint a Szervezeti és Működési szabályzat. A gazdálkodáshoz elvárt szabályzatok rendelkezésre álltak. Az ellenőrzéshez kapcsolódó szabályozási háttér elkészült. A feladatok egymástól jól elhatárolhatók, amiket az SzMSz és a munkaköri leírások részletesen tartalmaztak. A működésében biztosított volt a szakmai felkészültség, az erkölcsi feddhetetlenség. A szervezeti célok teljesítéséhez szükséges erőforrások rendelkezésre álltak. 2. Kockázatkezelés A kockázatkezelési rendszer dokumentált formában főleg a belső ellenőrzési munka területén valósult meg. A tevékenységek kockázatának kezelése megtörténik. Csalás, korrupció ténye nem merült fel. 15
3. Kontrolltevékenységek A vezetők feladata a szervezeten belül a kontrolltevékenységek kialakítása, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, valamint hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés főleg a szerződések megkötésekor, kifizetéskor, kötelezettségvállalások ellátásánál, költségvetés tervezésénél érvényesült. A gazdasági szervezet feladatainak vonatkozásában rendelkezésre állnak az ellenőrzési nyomvonalak. A szabálytalanság kezelésének eljárásrendje a teljes szervezetre szabályozott. 4. Információ és kommunikáció Az időbeni információkhoz mind belső, mind a külső események tekintetében hozzá lehet jutni. A vezetői információs rendszer kialakításra került. 5. Monitoring Szabályozott a szervezeten belüli információáramlások útja, módja. A szóbeli utasítások, szóbeli beszámoltatások, írásbeli információ átadások, valamint az informatikai rendszerek keretében működtetett információ mozgás működtetése biztosított. Rendszeres időközönként vezetői értekezleteken történik a feladatok kijelölése, értékelése, monitoringja. A vezetői információs rendszer részét képezi a napi postabontás, kötelezettségvállalási jog, kiadmányozási jog gyakorlása. III. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA Az ellenőrzés által tett ajánlásokra, javaslatokra készített intézkedési terv végrehajtásának és nyomon követésének tapasztalatai A két egységnél összesen 7 vizsgálat mindegyikére kellett intézkedési tervet készíteni. Az ellenőrzés javaslatait, valamint a megtett intézkedéseket nyilvántartás rögzítette. A 2015. évi intézkedések alakulása: 16
Előző év(ek)ről áthúzódó intézkedések Tárgyévi intézkedések Ebből végrehajtot t Megvalósí tási arány (%) Nem konkrét határidejű intézkedése k Áthúzódó következő évre 6 Hivatal 3 Kincstár 1 Hivatal -Kincstár 10 100,0% - 14 Hivatal 6 Kincstár Az ellenőrzési jelentések alapján készített intézkedési tervben foglaltak megvalósulását mutatjuk be a következők szerint: Előző évről áthúzódó intézkedések (6+ 3 db) 1. Polgármesteri Hivatal, összesen 6 db 2014. évi rendező mérleg vizsgálata téma: intézkedés 1 db (induláskori érték rendezése). A vagyongazdálkodás szabályszerűsége, vagyonvédelem, vagyon ésszerű hasznosítása, tárgyi eszközök fenntartása és fejlesztése téma: intézkedés 5 db (vagyonrendeletben az ingyenes átadás szabályainak rögzítése, követelés elengedés szabályainak összehangolása a költségvetési rendeletben és a vagyonrendeletben, átláthatósági vizsgálat, PROMTÁVHŐ Kft-vel megállapodás kiegészítése, üzemeltetésre átadott eszközök felújítása és beruházása kimutatása). 2. Kincstári Szervezet, összesen 3 db A gazdálkodási szabályzatok felülvizsgálata téma: intézkedés 3 db (behajtási költségátalány elszámolási szabályainak rögzítése, a kötelezettségvállalási és a leltározási Szabályzat egyes pontjainak a kiegészítése) Tárgyévi intézkedés 1. Polgármesteri Hivatal, összesen 1 db Az Ügyirat kezelési Szabályzatban leírtak betartása, az ügyirat kezelés rendje 2015. évre eső intézkedés 1 db (bélyegzők nyilvántartása az elvárt adattartalommal) 3. Kincstári Szervezet, - db nincs 17
Áthúzódó következő évre 1. Polgármesteri Hivatal, összesen 14 db Az Ügyirat kezelési Szabályzatban leírtak betartása, az ügyirat kezelés rendje 2016. évre áthúzódó intézkedés 2 db (szabályzat évenkénti felülvizsgálata, hozzáférési jogosultságról nyilvántartás). Az új államháztartási számvitelre való átállás következtében elkészítendő szabályzatok megléte 2016. évre áthúzódó intézkedés 2 db (mérlegkészítés időpontja, számlarend elkészítése). Helyi nemzetiségi önkormányzat gazdálkodása 2016. évre áthúzódó intézkedés 5 db (Együttműködési megállapodás kiegészítése, vagyonelemek átadásáról jegyzőkönyv, SzMSz kiegészítése, költségvetési és a zárszámadási határozat kiegészítése, bankszámlával felvét esetén utalványlap készítés). Kötelezettségvállalás rendje, gyakorlati megvalósulása 2016. évre áthúzódó intézkedés 2 db (pénzügyi ellenjegyzés, pénzügyi ellenjegyző személyének nyilvántartásban való rögzítése). Házipénztári készpénzgazdálkodás 2016. évre áthúzódó intézkedés 3 db (szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, előzetes kötelezettségvállalás, pénztári pótkulcs). 2. Kincstári Szervezet, összesen 6 db A házipénztári készpénzgazdálkodás vizsgálata ellenőrzéséről 2016. évre áthúzódó intézkedés 4 db (a Pénzkezelési Szabályzat módosítása, a teljesítésigazolásra jogosultak aláírás mintájának elkészítése, a pénztár bizonylatokon szereplő aláírásoknál az ellenjegyző helyett ellenőr szerepeltetése, a nem önkormányzati fenntartású intézményeknél működő külső pénzbeszedési helyeken a pénzkezelő helyek tisztázása) A Dorogi József Attila Művelődési Ház gazdálkodása ellenőrzése 2016. évre áthúzódó intézkedés 2 db (a munkamegosztási megállapodásban az egyébelkészítendő szabályzatok elkészítésének a hatásköre, a 2014. évi beszámoló készítésénél az eszközök és források mérlegben szereplő tételeinek alátámasztását szolgáló leltár elkészítése). Lejárt határidejű, végre nem hajtott intézkedés nem volt. Az egyes intézkedések végrehajtásának elmaradása és annak indokai Nem volt végre nem hajtott intézkedés. 18