Útmutató a támogatási szerzıdés megkötéséhez A dokumentum célja, hogy a támogatási szerzıdés megkötését és a csatolandó mellékletek beszerzését megkönnyítse a támogatott pályázattal rendelkezı ek számára. A leírtak elolvasásával nem csak idıt, hanem bizonyos esetekben pénzt is spórolhatnak. I. Támogatási szerzıdés A támogatási szerzıdést a munkatársai e-mailben juttatják el az eknek. Mivel a szerzıdést PDF formátumban kapják meg, ezért azt nyomtatás után kézzel tudják kitölteni. Kérjük, hogy ük hivatalos képviselıje a szerzıdést kék tintával író tollal írja alá. A támogatási szerzıdést 3 eredeti példányban kérjük visszaküldeni (mellékleteket elegendı 1 példányban). Kérjük, a szerzıdés kitöltése elıtt olvassák el annak minden pontját, hogy tisztában legyenek a szerzıdéskötés feltételeivel. Kérjük, ellenırizzék azt is, hogy a támogatási szerzıdésben szereplı támogatási összegek, valamint ük neve megfelelıen szerepel-e a dokumentumban. Amennyiben hibát észlelnek, feltétlenül jelezzék a kísérılevélben megadott kapcsolattartó munkatársunknak! Amennyiben ük neve a pályázat beadása óta megváltozott, kérjük, a támogatási szerzıdéshez a névváltozásról szóló fenntartói határozat dátummal, az hivatalos képviselıjének aláírásával és ük bélyegzıjével hitelesített másolatát is mellékeljék. Intézményük nevének módosítása a támogatási szerzıdésen nem szükséges, de az Önök kérésére munkatársaink új szerzıdést küldenek. A támogatási szerzıdés elsı oldalán IBAN számmal kiegészített bankszámlaszámot is meg kell adniuk, melyre a támogatást a átutalja üknek, egyben be kell írniuk a megadott számla tulajdonosának nevét is. Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy csak az ük, vagy pedig fenntartójuk számlaszámát adhatják meg, magánszemélyét nem. Nem adják meg a bankszámlaszámuk négy karakterbıl álló IBAN azonosítóját, mely nélkül nem tudjuk átutalni a megítélt támogatást. A szerzıdésben az ország azonosító (HU) már szerepel, csak a két hiányzó számot kell megadniuk. Fontos hangsúlyozni, hogy minden folyószámlához tartozik egy IBAN azonosító. A támogatási szerzıdés visszaküldése elıtt feltétlenül egyeztessenek ez ügyben pénzügyes kollégájukkal vagy a számlavezetı bankjukkal, majd tüntessék fel IBAN azonosítójukat a szerzıdés megfelelı helyén. Számos banki szolgáltató honlapjáról vagy pedig a havonta küldött folyószámla kivonatról is kideríthetı a pontos IBAN szám. Nem megfelelı bankszámlaszámot adnak meg. Mindig gyızıdjenek meg arról, hogy a szerzıdésben feltüntetett bankszámlaszám minden számjegyét pontosan írták be. II. Támogatási szerzıdés mellékletei A mellékletek a támogatási összeget nyújtó fél (ez esetben a ) számára jelentenek garanciákat. A támogatási szerzıdést 3 példányban kell ugyan elküldeniük, azonban a mellékleteket, kérjük, csak 1 példányban csatolják a szerzıdéshez. Pályázó típusa Közjegyzı által kiállított aláírási címpéldány IBAN számot is tartalmazó bankszámlaigazolás Törzskönyvi kivonat vagy a KIR adatbázisból kinyomtatott adatok i hitelesítéssel Bírósági nyilvántartásba vételrıl szóló kivonat vagy a KIM Céginformációs adatbázisából kinyomtatott adatok i hitelesítéssel Helyi költségvetési + + + Központi költségvetési + + Nem költségvetési 1 + + + + NAV igazolás 1 Ebben a kategóriában kivételt képeznek az egyházi fenntartású ek, melyek esetében bírósági nyilvántartásba vételrıl szóló kivonat helyett az alapító okirat és a mőködési engedély hitelesített másolatát szükséges csatolni. 1
Pályázó ek típusai: Helyi költségvetési : Az t valamely helyi önkormányzat tartja fent, azaz települési vagy megyei önkormányzat. Szintén helyi költségvetési nek számítanak az országos kisebbségi önkormányzatok által fenntartott közoktatási ek. Központi költségvetési : Olyan, melynek fenntartója egy valamely központi költségvetési szerv. Ide tartoznak a felsıoktatási ek, a minisztériumok által fenntartott közoktatási ek, valamint a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ által mőködtetett iskolák. Nem költségvetési : Az t olyan szervezet tartja fent, melynek költségvetése nem állami forrásból ered. Ide sorolhatók a vállalkozások, cégek, alapítványok, egyházak által fenntartott közoktatási ek. 1. ALÁÍRÁSI CÍMPÉLDÁNY Minden nek kell aláírási címpéldányt küldenie. Az aláírási címpéldány az aláírásra jogosult hivatalos képviselıjének (képviselıinek) aláírását hitelesíti és képviseleti jogosultságát igazolja. A szerzıdés aláírójának azonosítására szolgáló melléklet. Amennyiben az t több személy képviseli együttesen, és e szerint a támogatási szerzıdést Kedvezményezett részérıl többen is aláírják, minden aláíró nevére szükséges aláírási címpéldányt küldeni. KLIK-es fenntartású iskolák esetén az iskola vezetıjének kell aláírnia a támogatási szerzıdést, de a tankerületi vezetı ellenjegyzése is szükséges a dokumentumon. Aláírási címpéldányt viszont alapvetıen csak az iskola vezetıjének aláírásáról kell mellékelni, amennyiben a közjegyzı által kiállított aláírási címpéldány szerint az illetı önállóan jogosult képviselni az iskolát. Közjegyzı által kiállított, 30 napnál nem régebbi eredeti dokumentumot kell mellékelniük, vagy pedig a közjegyzı által korábban kiállított aláírási címpéldány 30 napnál nem régebbi, az ük hivatalos képviselıje által hitelesített másolatát. Banki aláírási címpéldányt mellékelnek a támogatási szerzıdéshez. A banki aláírási címpéldány azt igazolja, hogy adott bankszámla feletti rendelkezés esetén mely személyeknek van aláírási jogosultságuk, azt nem, hogy a támogatási szerzıdést aláíró személy(ek) valóban jogosult(ak) aláírni a szerzıdést a támogatott nevében. Ezért banki aláírási címpéldányt semmilyen formában nem tudunk elfogadni, még akkor sem, ha azt közjegyzı hitelesítette aláírásával és bélyegzıjével. Nem a támogatási szerzıdést aláíró személy aláírási jogosultságát és aláírását hitelesíti a címpéldány. Aláírási címpéldányt éppen azért kérünk az ektıl, hogy a szerzıdést aláíró személyek aláírási jogosultságát és azok aláírását igazolja. Ezért feltétlenül figyeljenek arra, hogy a két dokumentumon szereplı aláírás azonos legyen. Az aláírási címpéldányon szereplı neve nem azonos a támogatási szerzıdésen szereplı nevével. A címpéldánynak azt kell igazolnia, hogy a pályázó (egyben a támogatási szerzıdésen szereplı) t mely személy(ek) képviseli(k) a szerzıdés aláírásakor. A címpéldányon szereplı személy és a támogatási szerzıdést aláíró személy ugyan azonos, de a szerzıdésen szereplı aláírás teljesen eltér a címpéldányon szereplı aláírástól. Feltétlenül figyeljenek arra, hogy ük hivatalos képviselıje a mellékelt aláírási címpéldányon szereplı aláírással megegyezı módon írja alá a támogatási szerzıdés mindhárom példányát. A címpéldány szerint 2 személy együttesen rendelkezik aláírási jogosultsággal és képviselheti az t hivatalos ügyekben, de a szerzıdésen csak egy aláírás szerepel. Mivel a címpéldány szerint a két személy csak együtt képviselheti az t, ezért figyeljenek arra, hogy mindkettıjük aláírja a támogatási szerzıdést. Eredeti aláírási címpéldányt mellékelnek, melyet 30 napnál régebben állítottak ki, és semmilyen friss hitelesítést nem tartalmaz. A közjegyzıi aláírási címpéldány természetesen lehet 30 napnál régebbi, azonban a rajta szereplı adatoknak meg kell felelniük a valóságnak, melyet dátummal, az pecsétjével és ük hivatalos képviselıjének aláírásával kell igazolniuk. 2
Fontos hangsúlyozni, hogy bármelyik hitelesített dokumentum csak abban az esetben fogadható el, ha azon dátum, aláírás és pecsét is szerepel. Nem számít hibának, ha a 30 napnál régebben kiállított dokumentumot közjegyzıvel hitelesítik. Azért viszont fizetni kell, míg az valamely hivatalos képviselıjével történı hitelesítés nem kerül pénzbe, ezért pénztakarékosság és egyben idıtakarékosság szempontjából érdemes az utóbbi megoldást választani. Hiányzik az aláírási címpéldány szövegébıl az, hogy az aláírásra jogosult személy önállóan vagy valaki mással együttesen írhat alá. Ebben az esetben csatoljanak a címpéldány mellé egy olyan hivatalos dokumentumot, amibıl kiderül az aláírásra jogosult személy önálló vagy együttes jogosultsága (ez utóbbi esetén a másik személy aláírási címpéldányára is szükség van, és ı is alá kell, hogy írja a szerzıdést), vagy készítessenek olyan aláírási címpéldányt, amiben benne van az önállóan vagy együttesen kitétel. 2. BANKSZÁMLA-IGAZOLÁS Minden nek kell bankszámla-igazolást küldenie. A bankszámla-igazolás a támogatási szerzıdésen szereplı bankszámlaszám és annak tulajdonosának igazolására vonatkozó dokumentum, amelynek ellenırzése biztosítja, hogy a pályázó részére megérkezzen a támogatás. A bankszámla igazolására szolgáló formanyomtatvány letölthetı honlapunkról. A fenti dokumentum helyettesíthetı a Kedvezményezett IBAN számot is tartalmazó legutolsó folyószámla kivonatának pénzforgalmi adatokat nem tartalmazó hitelesített másolatával, vagy az IBAN számot is tartalmazó bankszámla-szerzıdésének hitelesített másolatával. A másolathitelesítéseket ez esetben is az hivatalos képviselıje végzi, aláírásával, i pecséttel. Kizárólag olyan bankszámláról szóló igazolást áll módunkban elfogadni, amely a Kedvezményezett nevére vagy az gazdasági ügyeit intézı szerv nevére szól. Az árfolyam-ingadozásból fakadó veszteségek elkerülése érdekében javasoljuk, hogy, ha tehetik, devizaszámlán kezeljék a kapott támogatást. A beküldött bankszámlaszerzıdés másolatában csak a bankszámlaszám szerepel, az IBAN szám hiányzik. Amennyiben olyan bankszámlaszerzıdésük van, melyben az IBAN szám nincs megadva, érdemes inkább a legutóbbi bankszámlakivonatuk vezetıi aláírással, i bélyegzıvel és dátummal hitelesített másolatát elküldeniük, kitakarva a pénzforgalomra vonatkozó adatokat. Kérhetnek bankszámla-igazolást is bankjuktól, melyhez formanyomtatvány letölthetı a honlapunkról. A bankszámlájukat igazoló dokumentum másolatát nem hitelesítették aláírással, ük bélyegzıjével és dátummal. 3. TÖRZSKÖNYVI KIVONAT VAGY A KIR ADATBÁZISBÓL KINYOMTATOTT DOKUMENTUM Csak helyi költségvetési eknek kell ezt a dokumentumot beküldeniük. 30 napnál nem régebbi eredeti törzskönyvi kivonatot, vagy pedig a KIR adatbázisból kinyomtatott, az adatait tartalmazó dokumentumot kell küldeniük, melyet az hivatalos képviselıje saját aláírásával és az pecsétjével hitelesít. Utóbbi esetben fontos, hogy a nyomtatás dátuma is látszódjon a dokumentumon. Mindkét dokumentum lényege, hogy az létezését, valós adatait, valamint gazdálkodási formáját igazolja. A dokumentumok tartalmazzák többek között az nevét, székhelyét, fenntartóját, ük hivatalos képviselıjének nevét. A két dokumentum közti legfontosabb különbség, hogy a törzskönyvi kivonatot a Magyar Államkincstár illetékes területi igazgatósága állítja ki, míg a KIR (Köznevelés információs rendszer) adatbázisból származó dokumentumot az internetrıl Önök is könnyedén le tudják tölteni az alábbi link segítségével: http://www.oktatas.hu/hivatali_ugyek/kir_intezmenykereso. Miután megnyitják ezt az oldalt, írják be a megfelelı mezıbe az OM azonosítójukat, és nyomják meg a gombot. Ezután kattintsanak ük nevére, így az ük adatait tartalmazó részletesebb oldal jelenik meg, melyet ki kell kinyomtatni, és az ük hivatalos képviselıjének 3
aláírásával, valamint az bélyegzıjével hitelesíteni abban az esetben, ha az ott szereplı adatok megfelelnek a valóságnak. Vonalkódos KIR igazolást kérjük, ne küldjenek! A vonalkódokat is tartalmazó dokumentum az iskola által kitöltött változás bejelentı lap, ami alkalmas az létezésének igazolására. A neve a KIR törzslapon nem egyezik meg a támogatási szerzıdésen szereplı i névvel. A támogatási szerzıdésre az neve a pályázatban megadottak szerint kerül rá, így feltételezhetıen vagy a KIR törzsön szerepel még ük egy korábbi neve, vagy pedig a pályázat beadása óta történt változás nevükben. Ez utóbbi esetben kérjük Önöket, hogy egy hivatalos levél kíséretében küldjék el a névváltozást igazoló fenntartói határozat hitelesített másolatát. Itt is fontos hangsúlyozni, hogy bármelyik hitelesített dokumentum csak abban az esetben fogadható el, ha azon dátum, aláírás és pecsét is szerepel. 4. ALAPÍTÓ OKIRAT ÉS MŐKÖDÉSI ENGEDÉLY Csak egyházi eknek kell ezt a dokumentumot beküldeniük. Célja ugyanaz, mint az elızı dokumentumnak, azzal a különbséggel, hogy ezt az egyházi ek mellékelik a támogatási szerzıdéshez. Mindkét dokumentum másolatát kérjük elküldeni az hivatalos képviselıjének aláírásával, az pecsétjével és dátummal hitelesítve. A csatolt dokumentumon szereplı neve nem egyezik meg a támogatási szerzıdésen szereplı i névvel. A támogatási szerzıdésre az neve a pályázatban megadottak szerint kerül rá, így amennyiben nem elírásról van szó, úgy feltételezhetıen vagy a dokumentumon szerepel még ük egy korábbi neve, vagy pedig a pályázat beadása óta történt változás nevükben. Ez utóbbi esetben kérjük Önöket, hogy egy hivatalos levél kíséretében küldjék el a névváltozást igazoló fenntartói határozat hitelesített másolatát. Ebben az esetben is hitelesített dokumentum csak akkor fogadható el, ha dátum, aláírás és pecsét is szerepel rajta. 5. BÍRÓSÁGI KIVONAT, VAGY A KIM CÉGINFORMÁCIÓS ADATBÁZISÁBÓL KINYOMTATOTT CÉGKIVONAT Csak a nem költségvetési eknek kell ezt a dokumentumot beküldeniük. A bírósági nyilvántartásba vételi kivonat a nem költségvetési szervek, vagy azok fenntartóinak i létét igazoló dokumentum. Az alapítványok által fenntartott közoktatási eknek is mellékelniük kell a támogatási szerzıdéshez. Csak 30 napnál nem régebbi eredeti bírósági kivonat fogadható el, mely helyettesíthetı a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Céginformációs és az Elektronikus Cégeljárásban Közremőködı Szolgálatának elektronikus rendszerébıl (http://www.e-cegjegyzek.hu) kinyomtatott cégkivonattal is, amennyiben azt az hivatalos képviselıje saját aláírásával és i pecséttel hitelesíti. Fontos, hogy a nyomtatás dátuma is látszódjon a dokumentumon. Itt is fontos hangsúlyozni, hogy bármelyik hitelesített dokumentum csak abban az esetben fogadható el, ha dátum, aláírás és pecsét is szerepel rajta. 6. NAV IGAZOLÁS Csak a nem költségvetési eknek kell ezt a dokumentumot beküldeniük. 4
Ez a dokumentum azt igazolja, hogy az nek van-e köztartozása vagy nincs. Támogatásra kizárólag az a jogi személy vagy jogi személyiség nélküli gazdasági társaság jogosult, amely részére kiállított NAV igazolás tanúsítja, hogy nincs 60 napon túli, lejárt köztartozása. NAV igazolást 30 napnál nem régebbi eredeti változatban kell elküldeni. Elektronikusan kiállított igazolás is elfogadható, ekkor az igazolást nyomtatott formában postán, míg a PDF formátumú dokumentumot e-mailben kell elküldeniük a kapcsolattartó munkatársak valamelyikének címére annak érdekében, hogy az elektronikus aláírás hitelességét ellenırizni tudjuk. A támogatási szerzıdés 3 eredeti példányát és a mellékletek 1-1 példányát a postacímére kell eljuttatniuk: 1438 Budapest 70, Pf.: 508. Környezetünk védelme érdekében szeretnénk kérni, hogy amennyiben lehetséges a támogatási szerzıdéseket két oldalasra nyomtassák ki. További információért forduljon hozzánk bizalommal: 1093 Budapest, Lónyay u. 31. Tel.: (1) 237 1300, Fax: (1) 237 1329 Honlap: http://www.tka.hu Kapcsolattartók: Balogh Tamás e-mail: tamas.balogh@tpf.hu Fintáné Hidy Réka e-mail: reka.hidy@tpf.hu Kovács Eszter e-mail: eszter.kovacs@tpf.hu Szabó Csilla e-mail: csilla.szabo@tpf.hu 5