15 Számítógépes idıhatékonysági TIPP Nyerjen idıt számítógépe segítségével! 1
2 MS Excel
1. Gyors mozgás és kijelölés Sok idıt nyerhetünk a napi munka során, ha megtanulunk egér nélkül mozogni, illetve kijelölni a táblázatainkban CTRL + nyilak : ugrás az adott cellából a táblázat aljára/tetejére/jobb vagy bal szélére SHIFT + nyilak: gyorskijelölés az adott irányban CTRL + SHIFT + nyilak: egy teljes oszlop/sor gyorskijelölése a táblában CTRL + * : a teljes táblázat kijelölése (ha benne állunk) 3
2. Számolás függvények elkészítése nélkül Ha gyorsan kell elemeznünk adatokat és döntést hoznunk, nincs idınk mindig függvényeket gyártani, de lehet enélkül is: 1. Jelöljük ki az adott cellaterületet 2. Az Excel legalján az Állapotsoron jobb klikkeljünk az Átlag-tól az Összeg-ig mindegyik függvényt pipázzuk be Ezek után bármilyen területet kijelölünk, alul látni fogjuk a kijelölt cellák értékének összegét, átlagát, darabszámát, és a legkisebb ill. legnagyobb értéket (Excel 2003-ban egyszerre csak az egyiket látjuk, de jobb klikkel tudunk váltogatni közöttük) 4
3. Diagram 1 gombnyomásra! Álljunk bele egy táblázatunk bármely belsı cellájába, és nyomjuk meg az F11-es gombot! Azonnal egy oszlopdiagramot kapunk táblázatunkról, egy külön munkalapon (fontos, hogy minden oszlopunknak legyen fejléce, a diagram csak akkor lesz megfelelı) Ha szükséges, válasszunk más diagramtípust, és készen vagyunk 5
4. Cellák színezése érték alapján Táblázataink sokkal vizuálisabbak (és a prioritásokat is jobban mutatják), ha a cellák színe az értéküktıl függıen változik: 1. Kezdılap menü Feltételes formázás Szabályok kezelése Új szabály 2. Megadjuk az értékeket és színeket 6
5. Navigáljunk belsı linkekkel! Egyszerősítsük le az Excel fájlokban való mozgást, navigáljuk a fájl használóit: 1. A link beszúrásához nyomjuk meg a CTRL + K t! 2. Válasszuk a bal oldalon a Dokumentum adott pontja -t, majd adjuk meg a munkalapot és a cellát A linkre kattintva átugrunk a megadott munkalap megadott cellájára Ezzel akár Homepage munkalapot is csinálhatunk fájlunknak, amirıl átugorhatunk a többi munkalapra, és azokról vissza 7
6. Egyszerre több ablakban? Gyakran elıfordul, hogy több táblázatban szeretnénk dolgozni egyszerre, de nehéz váltogatni a fájlok között Nézet menü Mozaik -> És a megnyitott fájlok egymás mellé vagy alá rendezhetık 8
7. Pontos adatok legördülı listával Legördülı listával egyszerőbb bevinni az adatokat és a hibákat, elgépeléseket sem kell kijavítgatni 1. A lista elemeit ABC-sorrendben egy külön táblába tesszük 2. Kijelöljük a cél oszlopot, majd Adatok menü Érvényesítés Lista Forrás: kijelöljük a külön tábla tartományát OK 9
10 MS Outlook
8. Levelekbıl meghívó/névjegy Ha egy beérkezı mailt megfogunk az egérrel (bal gomb) és ráhúzzuk a bal oldalon lévı Naptár ikonra, rögtön megnyílik egy naptár-meghívó (csatolva a levél szövege), és már csak a résztvevıket kell meghívnunk Ha egy beérkezı mailt megfogunk az egérrel (bal gomb) és ráhúzzuk a bal oldalon lévı Névjegyalbum ikonra, rögtön megnyílik a feladó névjegye, amit el tudunk menteni névjegyeink közé Az áthúzott mailek ott maradnak az adott levél mappában 11
9. Körkérdés szavazógombokkal Ha több munkatársat meg szeretnénk szavaztatni valamirıl, ne levelet írjunk nekik, mert azokból nehéz lesz kihámozni az információt 1. Adjunk meg inkább Szavazógombokat: Új levélben Beállítások fül Szavazógombok Egyéni 2. Adjuk meg pontosvesszıvel (;) elválasztva a választási lehetıségeket Bezárás A címzetteknek elég csak rákattintaniuk a Szavazás alatti gombok valamelyikére, és nem is kell szöveges választ adniuk A szavazás összesítését az Elküldött levelünkben (!) a Nyomon követés gombnál találjuk (mint egy meghívónál) 12
10. Levél egyszerre több személynek Ha egy osztályon vagy projekt csapaton belül gyakran kell több kollégának levelet/meghívót küldeni, tegyük be ıket egy Terjesztési listába 1. A Névjegyalbum-ban ban Új ikon Terjesztési lista 2. Adjunk nevet a csoportnak, és a Tagok kiválasztása gombbal adjuk hozzá a kollégákat, majd mentsük el Ezután új levél írásakor a Címzett mezıbe elég beírnunk a csoport nevét (pl. kollégák ) ha nem ismeri fel az Outlook, a Névellenırzés gombbal fel tudjuk ismertetni a nevet 13
14 MS PowerPoint
11. Szövegek gyorsabb bemásolása a prezentációba A szövegeket ne a diák szövegdobozaiba másoljuk be, diánként ez túl lassú Ehelyett a bal oldalon kattintsunk a Vázlat fülre, ami egy szöveges felület, a szövegek beillesztése és szerkesztése itt sokkal könnyebb Akár fél vagy 1 oldalas szöveget is bemásolhatunk ide, majd az alábbi gombokkal szerkeszthetjük: ENTER új sor/dia, 1 sorral lejjebb BACKSPACE törlés visszafelé TAB jobbra beljebb kezdés SHIFT+TAB balra kijjebb kezdés 15
12. Trükkök vetítés közben F5 a Diavetítés elindítása az elejétıl SHIFT+F5 a Diavetítés elindítása attól a diától, amelyen állunk dia sorszáma + ENTER átugrás egy másik diára B gomb a képernyı befeketítése ( black ) W gomb a képernyı kifehérítése ( white ) jobb klikk > Egérmutató beállításai tollal vagy kiemelıvel jegyzetelhetünk is a diára 16
13. Diagram/tábla automatikus frissítése a dián Ha azt szeretnénk, hogy a dián lévı diagram vagy tábla automatikusan frissítse magát: 1. Az Excel fájlban jelöljük ki és másoljuk ki a diagramot vagy táblát 2. Váltsunk át PowerPoint-ba, majd: Kezdılap menü Beillesztés Irányított beillesztés és itt válasszuk a Csatolás -t, majd OK A prezentáció következı megnyitásakor megkérdezi a program, hogy Frissítsük-e a külsı hivatkozást, és ha a Frissítés -t választjuk, a diagram/tábla az aktuális adatok alapján frissül 17
18 Windows
14. Trükkök a Windows logo gombbal A billentyőzeten található Win logo gombbal hasznos mőveleteket tudunk elérni, pl.: Win logo + D: Az Asztal megjelenítése (minden nyitott ablak leugrik alulra a Tálcára, és üres lesz a képernyı) Win logo + E: Intézı (Sajátgép) kinyitása rögtön kereshetünk mappákat v. fájlokat Win logo + L: A képernyı zárolása csak a jelszó beírásával lehet feloldani (ha gyorsan el kell mennünk a géptıl, ezzel megakadályozhatjuk, hogy bizalmas adatainkat megláthassák képernyınkön) 19
15. Fájlok megkeresése egy mappában Mappákban ha egy fájl nevét elkezdjük írni (2-3 karakter általában elég), automatikusan ráugrik a kijelölés, és ENTER-rel meg is nyílik a fájl Ez az Asztalon (Desktop-on) is mőködik, ott is megkönnyíti a fájlok megtalálását A képen a mappában az ó leütésére máris az ÓRA fájlra ugrik a kijelölés 20
További tippek Sok további idıhatékonysági tippet, módszert megtanulhat a FIKSZ tréningen, amely nyílt és kihelyezett formában is elérhetı: FIKSZ FIKSZ - Feladat-, Idı- és Kommunikáció menedzsment + Számítástechnikai megoldások - 4 in 1 tréning Nyerjen min. napi 2-3 órát feladatai sokkal gyorsabb elvégzésével Tanulja meg a feladatmenedzsment, idıgazdálkodás, mail optimalizálás és prezentáció legjobb gyakorlatait, összekapcsolva a leghasznosabb MS Excel, Outlook és PowerPoint technikákkal Vigye haza a kész mintafájlokat az akciótervezéshez és problémamegoldáshoz, amelyeket a munkába visszatérve azonnal használhat Tegye fel kérdéseit, kapjon választ egyéni problémáira is Elérhetıségeink: HR Training Solutions Web: www.hrtrainingsolutions.hu e-mail: info@hrtrainingsolutions.hu Tel: (+36) 30/ 670-5841 21