1 SEMMELWEIS EGYETEM JOGI ÉS IGAZGATÁSI FŐIGAZGATÓSÁG Iránymutatás a beszerzési eljárások iratkezelési szempontból történő egységes kezelésére I. Beszerzési eljárásokra vonatkozó általános irányelvek iratkezelési szempontból:... 2 II. A BML iktatása, postázása:... 2 III. A BML pénzügyi ellenjegyzését érintő iktatási folyamatok (opcionális):... 3 IV. Szakigazgatósághoz nem kerülő, kisebb értékű, Beszerzési Igazgatóság tájékoztatását célzó BML-ek iktatása:... 4 V. Szakigazgatósági eljárást igénylő, kiemelt vagy nagy értékű beszerzési eljárások iktatást érintő feladatai:... 4 VI. BML lapok kezelése a vonalkód és az iktatási szám elhelyezése szempontjából... 6 VII. Melléklet:... 7 Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság a Beszerzési Igazgatósággal egyeztetve, a Semmelweis Egyetem valamennyi szervezeti egysége részére a beszerzési eljárások lefolytatásához szükséges Beszerzés Minősítő Lapok (BML) iratkezelő rendszer keretében történő egységes kezelése érdekében az alábbi iránymutatást adja.
2 I. Beszerzési eljárásokra vonatkozó általános irányelvek iratkezelési szempontból: 1. A beszerzési eljárásokat a Beszerzési Igazgatóság, illetve a közreműködő szakigazgatóságok felé iktatva kell kezdeményezni, nyilvántartani. Az iktatás során minden egyes eljárást külön ügyként (külön főszámon és ahhoz tartozó alszámokon) kell kezelni. Nem fogadható el, ha a szervezeti egység egy főszám alatt tartja nyilván az adott évben leadott összes különböző igényű beszerzési eljárását. 2. A BML elválaszthatatlan csatolmányait képezi a specifikációs adatlap, regisztrációs adatlap, esetenként a kizárólagossági igazolás, vagy indikatív árajánlat. Ezek az iratok a Beszerzés Minősítő Lappal együtt kezelendőek mellékletként. Tehát nem kaphatnak eltérő iktatószámot és egy iktatószám alatt kell kezelni ezeket az iratokat. 3. A Beszerzési Igazgatóság részére történő postázás, illetve ügyintéző szervezet megadás során, az egyetlen belső szervezetet, a Beszerzési Igazgatóság nevű találatot kell kiválasztani (lásd: mellékelt 1. ábra). Itt különösen javasoljuk a szervezet kódja alapú keresést. A Beszerzési Igazgatóság szervezet kódja: GFIBSZI. II. A BML iktatása, postázása: 1. A BML-t beiktatjuk papíralapú, belső irányú dokumentumként. 2. A gyorsiktatás felület címzett szervezeti egység mezőben a saját szervezeti egységünket kell megjelölni. 3. Amennyiben iktatással együtt, azonnal postázni is akarjuk az iratot, az ügyintéző szervezet mezőbe azt a szervezeti egységet adjuk meg, akinek a fizikai példányt szeretnénk megküldeni (lásd mellékelt 2. ábra). 4. Ha az iktatás során még nem akarjuk elpostázni az iratot, akkor az ügyintéző szervezetet hagyjuk üresen. Iktatás után az Iratok menüpont/materiális példányok/postázás lapfül segítségével bármikor megtehetjük később is. 5. Mindenképpen helytelen a Beszerzési Igazgatóságot címzett szervezetként/ügyintéző szervezetként megjelölni, ha a BML papír alapú példányát nem közvetlenül neki küldjük. Ilyen esetekben a Beszerzési Igazgatóságot elég hozzáférő szervezetként megadni.
3 6. Bármely postázási módot is választjuk, az iratok fizikai átadása mellett, Poszeidonban is postázni kell az iratot (csak a hozzáférés megadása nem megfelelő). 7. Postázás során ügyeljünk, hogy mindig az eredeti példányt küldjük tovább, másolat készítésére nincs szükség. 8. A Poszeidon rendszerben történő postázás és címzett megadása során a címzett szervezetek közül mindenképp a belső szervezetet kell kiválasztani. Praktikus nem a szervezeti egység nevére, hanem a szervezet kódjára indítani a keresést. A szervezeti kódok aktuális jegyzéke megtalálható az iratkezelési szabályzat 7. számú mellékletében. III. A BML pénzügyi ellenjegyzését érintő iktatási folyamatok (opcionális): 1. Amennyiben a BML pénzügyi ellenjegyzésének nyomon követhetőségének biztosítása az iratkezelési folyamatokban indokolt (az igénylő szervezeti egység vezetőjének döntési kompetenciája), az alábbiak szerint kell eljárni: 2. Ebben az esetben az iktatást az általános szabályok szerint kell végrehajtani azzal az eltéréssel, hogy az iktatás ügyintéző szervezetének vagy Iratok menüpont/materiális példányok/postázás lapfül használata esetén címzett szervezetnek a pénzügyi ellenjegyző szervezeti egységét kell megadni. Minden más tekintetben a BML általános iktatási szabályai (II pont.) szerint kell eljárni. 3. Amikor a fizikai példány megérkezik a címzetthez, azt a pénzügyi ellenjegyző szervezeti egysége köteles a Szervezeti egység postái/várható materiális példányok menüpontban átvenni. Abban az esetben, ha a Pénzügyi ellenjegyző az ellenjegyzést megtagadja, a BML főszáma alá iktatva, alszámos iktatással értesíti az igénylő szervezeti egységet az elutasításról és annak indokairól. Ebben az esetben is az alszámos iktatás eredeti példányát postázza el (csak a hozzáférés megadása nem megfelelő, postázni szükséges) Poszeidonban az igénylő szervezeti egység számára. Amennyiben a BML ellenjegyzésre kerül, a BML iktatószámán (újabb iktatás nem szükséges), az irat eredeti példányát postázza vissza Poszeidonban (csak a hozzáférés megadása nem megfelelő, postázni szükséges) az igénylő szervezeti egység számára.
4 4. Mindkét esetben, ha a fizikai példány megérkezik az igénylő szervezet részére, azt köteles a Szervezeti egység postái/várható materiális példányok menüpontban átvenni. Ezután történhet meg a kötelezettségvállaló aláírása, vagy az eljárás lezárása. IV. Szakigazgatósághoz nem kerülő, kisebb értékű, Beszerzési Igazgatóság tájékoztatását célzó BML-ek iktatása: (lásd mellékelt 3-8. ábrák) 1. Az iktatott, pénzügyi ellenjegyzett, kötelezettség vállalt BML szkennelt másolatát (mellékletek nem szükségesek) email formájában kell megküldeni a Beszerzési Igazgatóság erre a célra fenntartott email címére, úgy hogy a levél tárgyában szerepel a BML iktatási száma is. 2. Miután elküldtük az e-mailt, a levelező rendszerünkből ki kell menteni a levél elektronikus változatát. 3. Ezután a Poszeidon Iratok menüpontjában kikeressük az iktatásunkat, majd ha kijelöltük (kék színű lesz) átnavigálunk az iratok menüpont/elektronikus példányok almenüpontra. Ott az Új gomb kiválasztásával fel kell tölteni a Beszerzési Igazgatóságnak elküldött email elektronikus képét. Nem elfogadott csupán a BML elektronikus másolatának feltöltése, hanem azt az emaillel együtt kell csatolni. V. Szakigazgatósági eljárást igénylő, kiemelt vagy nagy értékű beszerzési eljárások iktatást érintő feladatai: 1. Az iktatott BML és mellékleteinek eredeti példányát el kell postázni (csak a hozzáférés megadása nem megfelelő, postázni szükséges) a Poszeidon rendszerben is az illetékes szakigazgatóságnak 1. Amikor a fizikai példány megérkezik a címzetthez, azt köteles a Szervezeti egység postái/várható materiális példányok menüpontban átvenni. Amennyiben ez nem lehetséges, tájékoztató (iktatatlan) e-mail üzenetet küld az igénylő szervezeti egység, valamint az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság részére (utóbbit másolatban kell szerepeltetni). 1 Közreműködő szakigazgatóságok aktuális jegyzéke a Beszerzési Igazgatóság honlapján elérhető, jelen szabályzat kiadásakor ezen szervezeti egységek az alábbiak: Informatikai Igazgatóság (KMINI) Orvos szakmai, Finanszírozási és Minőségbiztosítási Főigazgatóság (OFTOFMI) Biztonságtechnikai Igazgatóság (KMBTI) Központi Könyvtár (OFIKK) Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság (KKRSI) Beruházási és Létesítmény-fenntartási Igazgatóság (KMBLFI) Szolgáltatási Igazgatóság (KMSZI)
5 - A szakigazgatóság döntése alapján a beszerzési igényt szétválasztja, azaz két (vagy több) különböző beszerzési eljárásban utasítja végrehajtani az igényelt termékek vagy szolgáltatások beszerzését, úgy ezt a döntését a BML-re felvezeti. Ezután ugyanezen iktatószám alatt, az irat eredeti példányát postázza vissza Poszeidonban (csak a hozzáférés megadása nem megfelelő, postázni szükséges) az igénylő szervezeti egység számára. Ezzel az eljárás lezárul, tehát ha az igénylő szervezet a döntésnek megfelelően két (vagy több) külön BML-re vezeti fel az igényét, mindegyik BML külön-külön eljárást indít új főszámon (melyhez teljesen felesleges a korábbi eljárás BML-jét csatolni). - Szakigazgatóság megfelelőség elutasítása esetén, ugyanezen iktatószám alatt, az irat eredeti példányát postázza vissza Poszeidonban (csak a hozzáférés megadása nem megfelelő, postázni szükséges) az igénylő szervezeti egység számára. - Amennyiben a szakigazgatóság helyt ad a megfelelőségi eljárás során a BML-nek, ugyanezen iktatószám alatt, az irat eredeti példányát postázza tovább Poszeidonban (csak a hozzáférés megadása nem megfelelő, postázni szükséges) a Beszerzési Igazgatóságra (szervezet kódja: GFIBSZI). Mindhárom esetben a címzett szervezeti egység köteles az iratot Szervezeti egység postái/várható materiális példányok menüpontban átvenni, amikor a fizikai példány megérkezik. 2. A Beszerzési Igazgatóság az eljárását akkor kezdi meg, ha át tudja venni az iratot a Szervezeti egység postái/várható materiális példányok menüpontban és a fizikai példány is megérkezett. Amennyiben az átvétel nem lehetséges, tájékoztató (iktatatlan) e-mail üzenet küld az igénylő szervezeti egység, valamint az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság részére (utóbbit másolatban kell szerepeltetni). 3. Hiánypótlás menete a teljes eljárás során: A Beszerzési Igazgatóság, valamint a közreműködő szakigazgatóságok eljárásuk során észlelt esetleges hiánypótlásról tájékoztató (iktatatlan) emailt küldenek. A tájékoztató hiánypótlás keretében pótlólag megküldött iratok a BML mellékletét képezik, ezért ezeket nem kell külön iktatni.
6 Amennyiben a hiánypótlás két email tájékoztatást követően sem történik meg, akkor felszólításként, az adott főszám alszámára, iktatott formában kerül megismétlésre a hiánypótlási értesítő. Ennek mellékletként tartalmaznia kell a korábbi hiánypótlást kérő leveleket is. Ez utóbbi esetben a hiánypótlásnak is iktatott irattal kell eleget tenni. Ennek módja, hogy az eredeti BML főszáma alá iktatva, az adott főszám alszámán történik meg a hiánypótlás. Nem fogadható el a hiánypótlási felszólítást új főszámon iktatva teljesíteni. VI. BML lapok kezelése a vonalkód és az iktatási szám elhelyezése szempontjából Folyamatban van az új formátumú BML lap elfogadása, amelyen a vonalkód és az iktatási szám elhelyezésére szolgáló felület kijelölésre kerül. Az új formanyomtatvány elfogadásáig az alábbiak szerint kell eljárni a vonalkóddal és iktatási számmal való ellátás során: 1. A vonalkódot a Beszerzés Minősítő Lap (BML) feliratra, a lap tetején, középre kell felragasztani. 2. A BML felső sávjában sem a bal, sem a jobb oldalra - nem ragasztható vonalkód, az megnehezítené a BML lap szkennelését, illetve magát az ügyintézést. 3. A BML alsó szabadon maradó részére ne kerüljön semmi, mert a minősítő kollégáknak szükséges a hely az adatok rögzítéséhez. 4. Az iktatószámot a BML bal felső részén, a vonalkódtól balra kérjük feltüntetni. Kérjük Önöket az egységes eljárásrend végleges kiadásáig, az iránymutatásban leírt szempontok szerint szíveskedjenek eljárni. 2016. március 25. Köszönettel: Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság
7 VII. Melléklet: 1. számú ábra: Beszerzési Igazgatóság BELSŐ szervezeti egységként történő kiválasztása
8 2. számú ábra: A BML iktatása ügyintéző szervezet mező kitöltésével A BML-t beiktatjuk papíralapú, belső irányú dokumentumként. Az iktatás címzettjének a saját szervezeti egységünket adjuk meg. Ügyintéző szervezetnek azt a szervezetet adjuk meg, akinek a BML papír példányát küldeni akarjuk.
9 3. számú ábra: Tájékoztató jellegű beszerzési eljárás email kimentése 1 A már elküldött email kimentésénél a levelezőrendszerünk elküldött levelei közül kiválasztjuk azt, amit a Beszerzési Igazgatóságnak küldtünk, majd a levelünkön állva, a jobboldali egérgomb megnyomása után, a mentés másként opciót választjuk ki.
10 4. számú ábra: Tájékoztató jellegű beszerzési eljárás email kimentése 2 A megjelenő mentési felületen kiválasztjuk a Mentett üzenet formátumánál, hogy Internetes Levelek (MIME) formátumban szeretnénk elmenteni a levelünket (szabványos.eml kiterjesztésű fájlt keletkeztet), majd a Tallóz gomb segítségével kiválasztjuk, hogy a számítógépünkön hová szeretnénk lementeni. A Mentés gomb egyszeri megnyomása után a Bezárás gomb segítségével lezárhatjuk a mentési folyamatot.
11 5. számú ábra: Tájékoztató jellegű beszerzési eljárás, elektronikus példány csatolása 1 Ezt követően a Poszeidon, Iratok menüpontjában kikeressük az iktatásunkat, majd ha kijelöltük (kék színű lesz) kibontjuk az Iratok menüpontot a további almenük eléréséhez.
12 6. számú ábra: Tájékoztató jellegű beszerzési eljárás, elektronikus példány csatolása 2 Majd kiválasztjuk az elektronikus példányok almenüpontot, végül rákattintunk az Új gombra.
13 7. számú ábra: Tájékoztató jellegű beszerzési eljárás, elektronikus példány csatolása 3 A megjelenő Elektronikus példány megnyitása ablakban, kiválasztjuk a lementett levelünket, és a megnyitás gombbal feltöltjük a Poszeidonba.
14 8. Tájékoztató jellegű beszerzési eljárás, elektronikus példány csatolása 3 A Mentés gomb megnyomásával véglegesítjük a folyamatot.