Partner adatainak betöltése a CKB Trend rendszerbe. A partner adatok betöltése funkció A funkció használata lehetőséget teremt arra, hogy azok a partnerek, akik már korábban valamelyik szerződésben érintettek voltak, így adataik elmentésre kerültek, visszatölthetőek legyenek egy újabb szerződés elkészítése során. Ezzel időt lehet megtakarítani, és a bevitt adatok pontossága is javulhat. A partner adatok betöltése funkció eléréséhez a felhasználónak be kell jelentkeznie a CKB rendszerbe, hiszen minden felhasználó csak a saját partnereit tudja visszatölteni (kivéve CRM operátor). Ha nincs bejelentkezve a felhasználó, akkor a rendszer nem tudja, hogy kinek a partnerei között keressen. Ha egy felhasználó be van jelentkezve a rendszerbe, akkor azokon a pontokon, ahol partner adatokat kell rögzíteni, megjelenik a partner ikon. 1. ábra: A partner ikon a Szerződő adatainál, és a Tulajdonos adatainál. A funkció eléréséhez kapcsolódó jogosultságok A CKB rendszer viszont egy díj kalkulátor és szerződés készítő program, ezért abban nincs partnertörzs nyilvántartás. A partner adatok betöltése funkció ezért a CRM Trend rendszer adatbázisait használja, vagyis onnan veszi át az adatokat. A partnertörzshöz való hozzáférést is a CRM Trend rendszerben kapott jogosultsági szint határozza meg. Azok a felhasználók, akik CRM felhasználói jogosultsággal rendelkeznek, csak a saját maguk által rögzített szerződésekben érintett partnereket láthatják. A CRM Trend rendszerben operátori felhasználói jogosultsággal bíró userek, viszont a cég teljes adatbázisát láthatják, így bármelyik korábban rögzített partnerük adatait be tudják tölteni. A CKB Trend tarifáló és ajánlatkészítő rendszerben meglévő operátori jogosultság nem terjed ki a CRM Trend rendszerre, ezért nem jelenti a partnertörzshöz való teljes körű hozzáférést.
Partnerek keresése a partnertörzsben A partner ikonra kattintva megjelenik a Partner keresés nevű felugró ablak, ahol a bejelentkezett felhasználó kereshet a saját partnertörzsében. A partnertörzsben azok a partnerek szerepelnek, akik az adott felhasználó által, egy korábban készített szerződésben érintettek voltak valamilyen vonatkozásban. (pl. szerződő, üzembentartó, tulajdonos, kedvezményezett, stb.). 2. ábra: Kezdje el gépelni a keresett partner vezetéknevét. A Partner neve mezőbe kezdje el begépelni a keresett partner nevét. A keresés a 3. karakter beírása után kezdődik meg. A rendszer csak a név eleji egyezésre keres, így minden esetben a vezetéknevet kell elkezdeni begépelni. Ha a keresett partner vezetékneve kevesebb, mint 3 karakterből áll, akkor a keresztnevét is el kell kezdeni rögzíteni. A begépelt szöveg alapján a rendszer listázza azokat a partnereket, amelyek a beírt karaktersorozattal kezdődnek. Bár a program már a 3. karakter beírása után is tudna keresni az adatbázisban, azonban minél pontosabban adja meg a keresett nevet, vagy névrészletet, annál pontosabb lesz és annál kevesebb elemet fog tartalmazni a találati lista. Egy nagyobb adatbázisban előfordulhat, hogy pl. Kovács nevű partnerből több 100 létezik, ez pedig nem segíti a gyors kiválasztást. Ilyen esetekben inkább írja ki a partner teljes nevét. A találati lista nem csak a megtalált partnerek nevét tartalmazza, hanem a címét is. Magánszemélyeknél az állandó lakcímet, jogi személyeknél pedig a székhely címét mutatja meg a program. Ez segítséget nyújt a keresett partner egyértelmű meghatározásához. A lista elemek az egyszerűbb azonosíthatóság érdekében a háttérszínük szerint is meg vannak különböztetve, folyamatosan egy fehér, és egy szürke hátterű elem követi egymást.
3. ábra: Kattintson a kiválasztandó partnerre. Ha a listában megtalálja a keresett elemet, egyszerűen kattintson rá. Ennek hatására az adatbázisban tárolt adatok betöltődnek a megfelelő mezőkbe. Partner adatok betöltése A betöltött adatokat minden esetben ellenőrizze le, hiszen nem garantálható, hogy az adatbázisban tárolt adatok folyamatosan frissítve lettek, ezért lehetséges, hogy azokban időközben változás következett be. Azoknak a mezőknek a tartalmát, amelyekbe betöltött adat került felül lehet írni. Ez két esetben lehet indokolt. Egyrészt, ha az ügyfél jelzi, hogy valamelyik adata megváltozott, másrészt akkor, ha a visszatöltött adatok alapján a felhasználó egyértelműen meg tudja állapítani, hogy valamelyik adat hibás. (pl. egy e-mail címből hiányzik a @ jel) Az ajánlat lezárása után az ajánlati adatok rögzítése során végrehajtott adatváltozások a CRM adatbázisba visszaíródnak. Vagyis ha az ajánlatkészítés során megváltoztatja pl. a szerződő lakcímét, vagy felvesz egy levelezési címet, akkor az a CRM Trend rendszerben felülírásra kerül. A rendszer az összes adatbázisban szereplő partner adatot visszatölti. Ha a partner kiválasztás még a tarifálási paraméterek oldalán történt meg, akkor is betöltődik az összes tárolt adat, ezek a később megjelenő oldalakon vállnak láthatóvá. A szerződéses adatok bevitele során a pl. a Szerződő adatai oldalra érkezve a beemelt adatok már előre ki lesznek töltve. Partner adatot betölteni nem csak a tarifálási oldalon lehet, hanem az ajánlat készítési folyamat során is. Ha a tarifálási adatok megadása során nem használta ki a funkció nyújtotta előnyöket, akkor még az ajánlati adatok rögzítése során mindig megteheti azt. A visszatöltött adatok nagyobb része a szerződő adatai oldalon, illetve ha eltérő tulajdonos van, akkor a tulajdonos adatai oldalon jelennek meg. Ezeken az oldalakon is megtalálja a partnerek ikont. A funkció használata megegyezik a korábban tárgyalttal. A rendszer ezen a ponton nem ellenőrzi az összefüggéseket, a tarifálási oldalon bevitt adatok, és a partnertörzsből beemelt adatok között. erre csak az ajánlati adatok ellenőrzése során kerül sor. Így
lehetséges, hogy olyan partner adatát tölti vissza, akinek az irányítószáma nem egyezik a tarifa paraméterek oldalon rögzítettel, az irányítószámot viszont nem lehet felülírni (mivel tarifa paraméter). Minden esetben a felhasználó felelőssége, hogy a rendszer által nyújtott lehetőségek kellő odafigyeléssel használja ki. 4. ábra: A beírt adatok a CRM partnertörzsből kerültek betöltésre. Jogosultsággal nem rendelkező felhasználók tájékoztatása A partnertörzsből történő adatok visszatöltéshez CRM Trend felhasználói, vagy CRM Trend operátori jogosultsággal kell rendelkezni. Ha olyan munkatárs szeretné használni a funkciót, akinek nincs ilyen típusú jogosultsága a CRM Trend rendszerben, akkor a program egy tájékoztató üzenetet küld számára. 5. ábra: Tájékoztatás a CRM Trend jogosultsággal nem rendelkező felhasználók részére.
Minden esetben a CRM Trend super user felhasználónak van lehetősége jogosultságot biztosítani az egyes felhasználók részére. Ezt a jogosultságot a CRM Trend rendszer Felhasználók aktiválása felületén teheti meg. Erről részletesen olvashat az alábbi linken. http://www.sktrend.hu/uploaded/files/crm_felhasznaloi_leiras_1.0_20120726.pdf