Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit kft. FIR WEBMODUL ALKALMAZÁS DIÁKIGAZOLVÁNY IGÉNYLÉS Felhasználói kézikönyv Dokumentum állapota: Tervezet Verzió: 0.1.0
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 3 2. Bejelentkezés... 4 3. Az igénylés lépései... 6 3.1. Hallgatók listázása... 6 3.2. Igénylések létrehozása, kérelmek kezelése... 7 3.3. Diákigazolvány igénylések beküldése... 10 3.4. Státuszállapotok... 11 3.5. Igénylésekkel kapcsolatos számlák kezelése... 11
1. BEVEZETÉS Jelen dokumentum az egyes Felsőoktatási intézményeknél használt FIR Webmodul alkalmazás (továbbiakban Webmodul), Diákigazolvány Igénylést kezelő moduljának funkcióit mutatja be. Az elérhető funkciók az igénylés folyamatához illeszkedik, így a dokumentumban szereplő fejezetek az igénylés egyes lépéseit reprezentálják a megfelelő sorrendben. A dokumentumnak nem célja a teljes FIR webmodul felhasználói funkcionalitásának bemutatás, csak a diákigazolvány igényléshez szükséges funkcionalitásokat mutatja be. A modul működését két részre lehet bontani: Diákigazolvány Igénylések kezelése o igénylések létrehozása, o beküldése, o nyomon követése. Diákigazolványokhoz kapcsolódó számlák kezelése o számlák keresése, o számlák listázása megadott feltételek alapján, o kilistázott számlák megtekintése.
2. BEJELENTKEZÉS A FIR webmodulba bejelentkezve a diákigazolvány igénylés eléréséhez a Hallgatói nyilvántartásba kell belépnünk. 1. ábra FIR webmodul főmenü A hallgatói nyilvántartásba bejelentkezve megjelennek az elérhető funkcionalitások. A Diákigazolvány igénylés menüpontra kattintva kezdhetjük meg a diákigazolvány igénylés folyamatát, illetve tekinthetjük meg a folyamatban lévő igénylések állapotait. 2. ábra Hallgatói nyilvántartás elérhető funkciók A Diákigazolvány igénylés funkciót kiválasztva az alábbi felület jelenik meg.
3. ábra Diákigazolvány igénylés kezdő oldal A diákigazolvány lépései 4 fő csoportra oszthatók: A FIR-be bejelentett hallgatók megjelenítése, adott hallgató megjelenítése a szűrési paraméterek megadásával. A beküldött diákigazolvány igénylések státuszainak és adatainak megtekintése, különböző szűrési paraméterek megadási lehetőségével egyaránt. Az igénylések csomagokba rendelése, illetve a beküldött igénylési csomagok adatainak, állapotának megtekintése. Az igénylésekről előállt számlaadatok, illetve számlakép megtekintése, állapotának nyomon követése.
3. AZ IGÉNYLÉS LÉPÉSEI Az alábbi fejezetben kerülnek bemutatásra az előző pontban bemutatott lépések. 3.1. Hallgatók listázása A diákigazolvány igénylésekhez szükséges hallgatói adatok már rendelkezésre állnak a Webmodulban, az igényléseket ezen adatok alapján kell összeállítani, tehát egy igénylést egy már létező hallgató adatai alapján kell létrehozni. A FIR-be bejelentett hallgatókat a Hallgatók menüponton keresztül érhetők el. A felületen 5 szűrési paraméter adható meg: A hallgató neve (Név), A hallgató édesanyjának születéskori neve (Anyja szül. neve), A hallgató születési helye (Születési hely), A hallgató születési dátuma (Születési idő), Csak a FIR-ben szereplő hallgatók (jelölőnégyzet, melynek bepipálásával a FIR-be már bejelentett és visszaigazolt hallgatók adatain jelennek meg). A szűrési paraméterek alján található Keresés gombra kattintva a megadott paramétereknek megfelelő találati lista jelenik meg. Amennyiben egyetlen szűrési paraméter sem jelenik meg, úgy az összes FIR webmodulban adminisztrált hallgató kerül megjelenítésre. FONTOS: Ebben az esetben olyan hallgatók is megjelenítésre kerülnek, melyek FIR-be történő bejelentése és visszaigazolása még nem történt meg. 4. ábra Az összes hallgató megjelenítése a Keresés gomb segítségével.
A kilistázott hallgatók közül tetszőleges olyan hallgatóhoz igénylés készíthető, mely hallgatóhoz nincs aktuálisan futó igénylési folyamat (tehát egy hallgatóhoz egyszerre csak egy nyitott igénylés tartozhat. Nyitott az igénylés, ha korábban már létrehozott, de nem elküldött vagy még folyamatban lévő, nem befejezett az igénylés). A hallgatók kijelölését követően elindítható a diákigazolvány igénylés létrehozása a 4. ábrán is látható Új kérvény gomb segítségével. Az Új kérvény gombra kattintva az adott hallgatóra vonatkozó diákigazolvány Kérelem jelenik meg, mely részletesen a 3.2-es fejezetben kerül bemutatásra. 3.2. Igénylések létrehozása, kérelmek kezelése A Kérelmek felületen az elindított igénylések jeleníthetők meg, melyek a szűrési paraméterek megadásával szűkíthetők. 5. ábra Kérelmek megjelenítése A Hallgatók pontban elindított kérelem (Új kérvény gomb) hatására az igényléshez szükséges FIRben (vagy FIR webmodulban, amennyiben a hallgató még nem került bejelentésre a FIR-ben) tárolt adatok feltöltésre kerülnek. Ennek hatására közben a Hallgatók menüpontban kilistázott Kérelem státusza mező értéke megváltozik Rögzítés alatt státuszra (a státuszokról részletesebben a 3.4. fejezetben kerülnek bemutatásra) a megfelelő hallgató mellett. Amennyiben az igénylés adatait mégis módosítani kell (pl. egy hallgató adatai az igénylés közben megváltoznak), úgy az igénylést törölni kell (lásd 6. ábra Törlés gomb), majd a Webmodulban egy hallgatói adatmódosítás kérelmet kell összeállítani (ennek menetét a Webmodul dokumentációja tartalmazza). A sikeres adatmódosítást követően lehet a már módosított adatok alapján az új diákigazolvány igénylési kérelmet létrehozni.
6. ábra Elindított kérelmek megjelenítése Igénylés törlése A diákigazolvány igénylésekhez tartozó egyéb adatokat (melyeket sem a Webmodul, sem a FIR nem tartalmaz) az ügyintéző felvezetheti az egyes igénylések adatai mellé. Az alábbi adatok rögzítésére van lehetőség: vonalkód (kötelező, de egy egyszerű vonalkód olvasóval kitöltése egyszerűbb), munkarend (kötelező), másodlagos intézmény adatai (opcionális), rendezte-e az igénylés pénzügyi részét a hallgató Fizetve mező (kötelező), igénylés oka (kötelező), mobil (opcionális), email (opcionális), előző diákigazolvány száma (opcionális, ha rendelkezett már korábban diákigazolvánnyal illetve amennyiben az igénylés oka értéke Elveszett, abban az esetben kötelező).
7. ábra Diákigazolvány adatok rögzítése felület részlet Az igénylés mindaddig Rögzítés alatt státuszban marad, amíg a Fizetve mező melletti jelölőnégyzet nincs bepipálva. Ezt követően az Kérelem státusza mező értéke Fizetett értékre változik. Az adatok rögzítése végeztével a Mentés gomb segítségével véglegesíthetők az adatváltozások. Az igénylés csak a Rögzítés alatt, illetve Fizetett státuszokban törölhető a későbbi státuszokban már nem. Az igénylések rögzítésének befejezésével az igénylések igénylési csomagokhoz rendelhetők. A kérelmek listájából a kívánt igényléseket kiválasztva az Új csomag létrehozása mellett található Mentés gombra kattintva hozhatók létre az igénylési csomagok, melyeken keresztül az igénylések beküldhetők a központi rendszerek felé. 8. ábra Kérelmek csomagba rendelése
3.3. Diákigazolvány igénylések beküldése A Webmodul lehetőséget biztosít a Fizetett státuszú diákigazolvány igénylésekből egy küldési csomag összeállítására. Egy küldési csomag egyben kezelt igényléseket tartalmaz, melyek egy csomagban kerülnek beküldésre elektronikusan. A küldési csomagokat a Csomagok menüponton belül tekinthetjük meg. A csomagok megjelenítéséhez különböző szűrési lehetőségek állnak rendelkezésre, melyek a 9. ábrán láthatók. 9. ábra Csomagok megjelenítése A küldési csomagoknak is létezik státusza, melyek a 3.4-es fejezetben található állapotokkal egyeznek meg a Fizetett és az Elfogadott státuszok kivételével. Egy igénylés csak egy küldési csomagba tartozhat. A küldési csomagok először Rögzítés alatt állapotba kerülnek. Ebben az állapotban még módosíthatja az ügyintéző a csomagban található igénylések adatait. A küldési csomagok összeállítását követően az ügyintéző véglegesítheti azokat. A véglegesített csomagokban található igénylések adatai ezt követően már nem módosíthatóak. Véglegesíteni csak olyan csomagot lehet, melyben minden igény Fizetett státuszban van. A véglegesítést követően minden igénylés státusza (mely a véglegesített csomagban található) szintén Véglegesített állapotba kerül. A küldési csomagok véglegesítését követően azok elektronikus aláírása szükséges, mely a ábrán látható Aláírás gomb megnyomásával történik. A csomagok aláírását követően beküldésre kerülnek a központi rendszer felé. Amennyiben a csomag beküldéséről a központi rendszer visszajelez, siker esetén Beküldött státuszba, hiba esetén pedig Hibás státuszba kerül a csomag és a benne foglalt igénylések egyaránt.
3.4. Státuszállapotok A Diákigazolvány igénylések aktuális feldolgozási státuszai az arra alkalmas felületen megtekinthetők, ezáltal az igénylések állapota nyomon követhetővé válik. Az igénylések az alábbi státuszállapotokon mehetnek keresztül: Státusz megnevezése Státuszkód Leírás Rögzítés alatt R Az igénylés adatainak rögzítése folyamatban van. Fizetett F A hallgató rendezte az intézmény felé az igénylés költségét. Véglegesített V Az igénylés egy küldési csomagba került besorolásra (lásd. 2.3-es fejezet) Beküldött B Az igénylés elektronikusan beküldésre került. Elfogadott E Az adott igénylésnek megfelelő diákigazolvány legyártásra került Hibás H Az igénylés hibás. Egy Diákigazolvány Igénylés törlése csak akkor lehetséges, ha annak státusza Rögzítés alatt vagy Fizetett állapotban van. Minden más esetben az igénylés már nem törölhető. A Diákigazolvány igényléseknek a Webmodul oldalán vezetett státuszán kívül létezik a központi feldolgozás során vezetett állapota is, melyek szintén megjelenítésre kerülnek a felületen. Ezen státuszállapotokat jelen dokumentáció nem tárgyalja. 3.5. Igénylésekkel kapcsolatos számlák kezelése A sikeresen beküldött igénylésekről (melyek befizetésre is kerültek és nem szorulnak hiánypótlásra) az intézmény elektronikus számlát kap, mely tartalmazza a tényleges befizetendő összeget. Ez a számla a Webmodulon keresztül az Ügyintézők számára elérhetővé válik. A megküldött számlán szereplő összeget az intézményeknek az Oktatási Hivatal számára kell átutalnia. Az igazolványok az átutalást követően kerülnek legyártásra. A Webmodul alkalmazásból lehetőség van különböző paraméterek alapján az igénylésekkel kapcsolatos számlák keresésére, mely a Számlakeresés menüponton keresztül érhető el. A keresések eredményei a megfelelő felületen az ügyintézők számára lista formájában érhetők el.
10. ábra Számlák megjelenítése A keresés során az alábbi paraméterek adhatók meg: Megadott időszakban kiállított számlák keresése (kezdeti- és végdátum alapján), Számla Fizetett státusza alapján történő keresés. A Webmodul alapértelmezetten azon számlákat jeleníti meg, melyek az elmúlt 1 évben kerültek kiállításra (függetlenül a számlák bármilyen egyéb paraméterétől). A listát a kiállítás dátumának megfelelő csökkenő sorrendben mutatja (tehát a lista első eleme a legutolsó kiállított számla lesz). A kilistázott számlákról az alábbi adatok kerülnek megjelenítésre: a számla kiállításának dátuma, a számlán található tételek száma, a számla végösszege (bruttó), a számla fizetési státusza, a számla központi rendszerbeli utolsó módosításának időpontja. A kilistázott számlák közül egy konkrét számla kiválasztásával a számla részletes adatait illetve a számlaképet is megjelenítheti az Ügyintéző. A megjelenített adatok, illetve számla képe nem módosítható.