Pest Megyei és Érd Megyei Jogú Városi Kereskedelmi és Iparkamara BESZERZÉSI ÉS VERSENYEZTETÉSI SZABÁLYZATA 1. A SZABÁLYZAT CÉLJA A Szabályzat célja a Pest Megyei és Érd Megyei Jogú Városi Kereskedelmi és Iparkamara a továbbiakban: PMKIK beszerzései folyamatának (versenyeztetésnek) szabályozása. 2. A SZABÁLYZAT SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI HATÁLYA 2.1. A Szabályzat hatálya 2.1.1. Személyi hatály A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a PMKIK bármely költségvetési forrásának terhére beszerzési igényt megfogalmazó (beszerzést előkészítő), illetve beszerzést megvalósító személyekre, valamint a PMKIK valamennyi munkavállalójára. A Szabályzat személyi hatálya kiterjed továbbá mindazon személyekre, akik a szerződéseket vagy megrendeléseket a PMKIK képviseletében aláírják. 2.1.2.Tárgyi hatály (1) A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Munka Törvénykönyvének hatálya alá tartozó munkaszerződések, a munkavégzésre irányuló egyéb szerződések és a közüzemi szerződések kivételével a PMKIK valamennyi beszerzésére. (2) Amennyiben jelen Szabályzat előírásai bármely hatályos jogszabály rendelkezéseivel ellentétesek, úgy a beszerzésre a jogszabály rendelkezéseit kell alkalmazni. (3) A bruttó 150.000,- Ft-ot el nem érő értékű beszerzésekre vonatkozóan a Szabályzat 3. pontja szerinti egyszerű beszerzési eljárást kell lefolytatni. (4) A bruttó 150.000,- Ft-ot elérő értékű beszerzésekre vonatkozóan az (5) bekezdésben foglalt felmentés esetét, valamint az 5. pontban foglalt esetet kivéve a Szabályzat 4. pontja szerinti versenyeztetési eljárást kell alkalmazni. (5) A (4) bekezdés szerinti versenyeztetési eljárás lefolytatása alól felmentést indokolt esetben a Kamara elnöke vagy főtitkára adhat, mely esetben a (3) bekezdés alapján kell eljárni.
3. EGYSZERŰ BESZERZÉSI ELJÁRÁS (1) Az egyszerű beszerzési eljárás a Szabályzat 1. számú mellékletét képező Beszerzési Igénylőlap kitöltése, majd a Beszerzési Igénylőlap főtitkár általi jóváhagyása esetén a Szabályzat 3. számú mellékletét képező Megrendelés kitöltése és annak (áru beszerzése esetén) szállító vagy (szolgáltatás megrendelés esetén) megbízott/vállalkozó részére történő megküldésével vagy átadásával valósítható meg. (2) Az egyszerű beszerzési eljárás lefolytatása érdekében a beszerzési igényt meghatározó személy köteles a Szabályzat 1. számú mellékletét képező Beszerzési Igénylőlap kitöltésére. (3) A kitöltött és aláírt Beszerzési Igénylőlapot a beszerzési igényt meghatározó személy köteles továbbítani a Gazdasági Iroda vezetőjének. (4) A Gazdasági Iroda vezetője a Beszerzési Igénylőlapban rögzített információk és adatok, valamint a PMKIK költségvetésének egybevetése alapján megvizsgálja a beszerzési igényt. A Gazdasági Iroda vezetője a vizsgálat eredményeként a Beszerzési Igénylőlapon állást foglal arról, hogy a beszerzési igényre rendelkezésre áll-e a szükséges forrás a PMKIK költségvetésében, illetve, hogy támogatja-e a beszerzés megvalósításának engedélyezését. Ezt követően a Gazdasági Iroda vezetője továbbítja a Beszerzési Igénylőlapot a főtitkár részére. (5) A főtitkár a Beszerzési Igénylőlapon feltüntetett információk alapján, a Beszerzési Igénylőlap kitöltése útján dönt a beszerzés engedélyezésével kapcsolatban. (6) A főtitkár a döntését követően a Beszerzési Igénylőlap eredeti példányát a PMKIK Titkárságán keresztül visszajuttatja a Gazdasági Iroda vezetőjének, a Beszerzési Igénylőlap másolati példányát pedig a beszerzési igényt meghatározó személynek. (7) Amennyiben a főtitkár a Beszerzési Igénylőlapon engedélyezte a beszerzést, a beszerzés a Szabályzat 3. számú mellékletét képező Megrendelés kitöltése és annak (áru beszerzése esetén) szállító vagy (szolgáltatás megrendelés esetén) megbízott / vállalkozó részére történő megküldésével vagy átadásával, illetve szerződéskötés útján valósítható meg. A Megrendelés kitöltése a beszerzési igényt meghatározó személy kötelessége. (8) A kitöltött Megrendelésnek a PMKIK képviseletében történő aláírására, illetve szerződéskötésre a PMKIK elnöke vagy főtitkára jogosult. A Megrendelés tartalmát az elnök vagy a főtitkár szükséges szerint jogosult a versenyeztetési eljárás tárgyának megfelelően kiegészíteni vagy módosítani. 1
4. VERSENYEZTETÉSI ELJÁRÁS (1) A versenyeztetési eljárás a Szabályzat 2. számú mellékletét képező Beszerzési Igénylőlap kitöltése, majd a Beszerzési Igénylőlap főtitkár általi jóváhagyása esetén a Szabályzat 4. számú mellékletét képező Ajánlattételi Felhívás kitöltése és azoknak (áru beszerzése esetén) szállító vagy (szolgáltatás megrendelés esetén) megbízott/vállalkozó ajánlattevők részére történő megküldésével vagy átadásával kezdődik. (2) A versenyeztetési eljárás lefolytatása érdekében a beszerzési igényt meghatározó személy köteles a Szabályzat 2. számú mellékletét képező Beszerzési Igénylőlap kitöltésére. (3) A kitöltött és aláírt Beszerzési Igénylőlapot a beszerzési igényt meghatározó személy köteles továbbítani a Gazdasági Iroda vezetőjének. (4) A Gazdasági Iroda vezetője a Beszerzési Igénylőlapban rögzített információk és adatok, valamint a PMKIK költségvetésének egybevetése alapján megvizsgálja a beszerzési igényt. A Gazdasági Iroda vezetője a vizsgálat eredményeként a Beszerzési Igénylőlapon állást foglal arról, hogy a beszerzési igényre rendelkezésre áll-e a szükséges forrás a PMKIK költségvetésében, illetve, hogy támogatja-e a versenyeztetési eljárás megindításának jóváhagyását. Ezt követően a Gazdasági Iroda vezetője továbbítja a Beszerzési Igénylőlapot a főtitkár részére. (5) A főtitkár a Beszerzési Igénylőlapon feltüntetett információk alapján, a Beszerzési Igénylőlap kitöltése útján dönt a versenyeztetési eljárás lefolytatásának engedélyezésével kapcsolatban. (6) A főtitkár a döntését követően a Beszerzési Igénylőlap eredeti példányát a PMKIK Titkárságán keresztül visszajuttatja a Gazdasági Iroda vezetőjének, a Beszerzési Igénylőlap másolati példányát pedig a beszerzési igényt meghatározó személynek. (7) Amennyiben a főtitkár a Beszerzési Igénylőlapon engedélyezte a versenyeztetési eljárás lefolytatását, a beszerzés a Szabályzat 4. számú mellékletét képező Ajánlattételi Felhívás kitöltésével és annak ajánlattevők részére történő megküldésével vagy átadásával folytatódik. Az Ajánlattételi Felhívás kitöltése a beszerzési igényt meghatározó személy kötelessége. Az Ajánlattételi Felhívás aláírására az elnök vagy a főtitkár jogosult. Az Ajánlattételi Felhívás tartalmát az elnök vagy a főtitkár szükséges szerint jogosult a versenyeztetési eljárás tárgyának megfelelően kiegészíteni vagy módosítani. 2
(8) Az Ajánlattételi Felhívások aláírását követően azokat legalább három ajánlattevő részére kell egyidejűleg megküldeni vagy átadni, csatolva a Szabályzat 4/a. számú mellékletét képező ajánlati formanyomtatványt. Az Ajánlattételi Felhívások ajánlattevő részére történő megküldése vagy átadása a beszerzési igényt meghatározó személy kötelessége. (9) Az ajánlattételi határidő lejártát követően a főtitkár a titkárságon keresztül összehívja a benyújtott ajánlatok értékelését elvégző, valamint a versenyeztetési eljárás eredményét megállapító Értékelő Bizottságot. Az Értékelő Bizottság legalább 3 tagból áll. Az Értékelő Bizottság állandó tagja a beszerzési igényt meghatározó személy, valamint a Gazdasági Iroda vezetője. Az Értékelő Bizottság további tagját (tagjait) a főtitkár jelöli ki. (10) Az Értékelő Bizottság megállapítja, hogy: 1. az Ajánlattételi Felhívásban meghatározott ajánlattételi határidőig hány ajánlat került szabályszerűen benyújtásra; 2. a benyújtott ajánlatok megfelelnek-e az Ajánlattételi Felhívásban meghatározott formai és tartalmi követelményeknek; 3. a benyújtott ajánlatokban szereplő ajánlati árak egybevetése alapján állást foglal arról, hogy a beszerzés megvalósításához szükséges fedezet rendelkezésre áll-e a PMKIK költségvetésében; 4. a benyújtott ajánlatokban szereplő ajánlati árak egybevetése alapján megállapítja az ajánlatok sorrendjét; 5. az 1-4. pontban foglaltak eredményeként állást foglal és döntési javaslatot terjeszt elő a döntéshozónak az eljárás eredményességé vagy eredménytelenné nyilvánítására vonatkozóan; 6. az 1-5. pontban foglaltak eredményeként az eljárás eredményessé nyilvánítására vonatkozó javaslata esetén állást foglal a nyertes ajánlattevő személyére vonatkozóan és döntési javaslatot terjeszt elő a döntéshozónak a nyertes ajánlattevőnek küldendő megrendelésre vagy a nyertes ajánlattevővel megkötendő szerződésre vonatkozóan. (11) A versenyeztetési eljárásban döntéshozó: a PMKIK főtitkára, amennyiben a PMKIK valamely szabályzata nem utalja más személy vagy a PMKIK valamely szervének hatáskörébe a döntést. 3
(12) A döntéshozó az Értékelő Bizottság (10) bekezdésben rögzített eljárását követően dönt az eljárás eredményessé vagy eredménytelenné nyilvánításáról, valamint az eljárás eredményessé nyilvánítása esetén a nyertes ajánlattevő személyéről és dönt a nyertes ajánlattevőnek küldendő megrendelésre vagy a nyertes ajánlattevővel megkötendő szerződésre vonatkozó további tevékenységről. (13) Az Értékelő Bizottság állásfoglalása és javaslatai a döntéshozót nem kötik, a döntéshozó saját belátása szerint dönt a versenyeztetési eljárásban. 5. GÉPJÁRMŰ ÜZEMANYAG BESZERZÉSÉRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK (1) Gépjármű üzemanyag beszerzésére a Szabályzat 3. és 4. pontjában foglaltakat nem kell alkalmazni, az ilyen beszerzésekre a jelen pontban foglalt szabályok alkalmazandók. (2) Gépjármű üzemanyag beszerzését előzetesen nem kell engedélyeztetni. (3) A gépjármű üzemanyag beszerzésének időpontjában a Szabályzat 5. számú mellékletét képező dokumentumot kell kitölteni, majd azt az üzemanyagra vonatkozó számlával együttesen át kell adni a Gazdasági Iroda vezetőjének. 4