Szent István Egyetem 2/2004.sz. Rektori Utasítás A Szent István Egyetem Közbeszerzési Szabályzata
Bevezetés A Közbeszerzésekrôl szóló 2003. évi CXXIX.törvény (a továbbiakban Kbt.) alapján a Szent István Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) közbeszerzéseire vonatkozó eljárási és döntési ügyrendet az Egyetem Rektora a következôk szerint szabályozza: 1. Az utasítás hatálya 1.1 Személyi hatály Az utasítás személyi hatálya az Egyetem valamennyi, az Egyetem Szervezeti és Mûködési Szabályzatának (ESZMSZ) 22. -ban meghatározott igazgatási- és szervezeti egységeiben munkára irányuló jogviszonyban foglalkoztatott személyre kiterjed. 1.2 Tárgyi hatály Az utasítás tárgyi hatálya az Egyetem azon árubeszerzéseire, építési beruházásaira ill. szolgáltatás megrendelésére terjed ki (beszerzés), amely a Kbt. rendelkezései szerint közbeszerzésre köteles. Jelen szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni azon beszerzésekre is, amelyek nem esnek a Kbt hatálya alá, de a jelen szabályzatba foglaltak szerint az Egyetem közbeszerzési ügyben eljáró szerveinek megítélése szerint indokolt. 1.3 Idôbeli hatály Jelen szabályzat a kihirdetésével lép hatályba és visszavonásig érvényes. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 2 -
2. 2.1 Közbeszerzés köteles beszerzések Az Egyetem köteles a Kbt. 2. valamint a 402-403.. szerint árubeszerzései, építési beruházásai és szolgáltatásai megrendelései során közbeszerzési eljárást lefolytatni, amennyiben ezek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja vonatkozó jogszabály által a tárgyévre meghatározott értékhatárokat. 2.2 Az értékhatár értelmezése 2.2.1 Közbeszerzés értékét a Kbt. 35-39.., a 245.. valamint a 298. által meghatározottak szerint kell megálapítani. 2.2 Az összeszámítás kötelezettsége Az azonos tárgyú közbeszerzés értékét az egyidejûleg vagy egy költségvetési éven belül részekre bontva feladott megrendelés esetén a részek együttes értéke teszi ki. Azonos tárgyúnak kell tekinteni azt az esetet is, amikor a közbeszerzés egyes tárgyainak rendeltetése azonos vagy hasonló, illetôleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg, vagy a beszerzésre egy ajánlattevôvel lehetne szerzôdést kötni (Kbt 40. (2)). Az azonos tárgyú beszerzés szempontjából az Egyetem összesített igénye az irányadó a közbeszerzési értékhatár megállapításánál. A költségvetési törvény értékhatárainak, a Kbt-nek, valamint a mindenkori igények változásai miatt az eljárások lebonyolításának szükségességét évente felül kell vizsgálni. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 3 -
2.4 Részekrebontás tilalma Tilos a Kbt, ill. a szabályzat megkerülése céljából a beszerzést részekre bontani. A becsült érték kiszámítása során mindazon árubeszerzések vagy építési beruházások vagy szolgáltatások értékét egybe kell számítani, amelyek a) beszerzése egy költségvetési évben kerül sor (a több év alatt megvalósuló építési beruházás kivételével, amelyeknél nem kell az egyes évekre bontva számítani a beszerzés értékét) b) beszerzésére egy ajánlattevôvel lehetne szerzôdést kötni, továbbá c) rendeltetése azonos vagy hasonló, illetôleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg. (Kbt. 40..) 2.5 Nem közbeszerzésköteles beszerzések Jelen szabályzat nem alkalmazandó a Kbt. 29. által meghatározott esetekben. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 4 -
3. A közbeszerzési eljárások lebonyolításának rendje 3.1 A központosított közbeszerzési eljárás 3.1.1 A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó beszerzéseket /Kkb/ a vonatkozó kormányrendelet - a 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet - betartásával kell lebonyolítani. ( Kbt.17..) 3.1.2 A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó beszerzéseket az Egyetem Gazdasági Fôigazgatóságának (GF) koordinálásával az egyes karok és egyéb szervezeti egységek gazdasági vezetôi által kijelölt személyek (közbeszerzési ügyintézôk) végzik. 3.1.3 A Központi Szolgáltatási Fôigazgatóság (KSZF) és egyéb, az Egyetem beszerzései felett felügyeletet gyakorló szervezetek felé benyújtandó adatszolgáltatási kötelezettség tekintetében a GF jár el. 3.1.4 Rövid határidejû jelentési kötelezettségek esetén a karok és egyéb szervezeti egységek kötelesek a vonatkozó jogszabályban megjelölt adatszolgáltatási feladatainak az ott megjelölt határidôben eleget tenni, egyidejûleg ugyanezen határidôn belül a Gazdasági Fôigazgatóságot értesíteni. 3.2 Központosított közbeszerzési eljárás alá nem tartozó közbeszerzések általános szabályai 3.2.1 Közbeszerzési eljárások lebonyolításában közremûködô szervezeti egységek a) GF b) Közbeszerzési testület c) Bíráló Bizottság d) Karok és egyéb szervezeti egységek Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 5 -
3.2.2 A GF feladatai a közbeszerzési eljárások kapcsán A GF összesíti az egyes karok és egyéb szervezeti egységek által hozzá beérkezett az adott költségvetési évre vonatkozó beszerzési igényeket. A beszerzési igényeket az éves költségvetéshez szükséges adatszolgáltatással egyidejûleg kötelesek a karok és egyéb szervezeti egységek a GF rendelkezésére bocsátani. Az éves költségvetés jóváhagyásával egyidejûleg a GF tájékoztatja a Közbeszerzési testületet a hozzá beérkezett beszerzési igényekrôl, az éves költségvetés beszerzésekre vonatkozó alakulásáról. A testület a GF által hozzá eljuttatott dokumentumok alapján megvizsgálja az egyes beszerzésekre vonatkozó közbeszerzési eljárás(ok) lefolytatásának szükségességét. A Közbeszerzési testület a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó javaslatait, döntéseit az adott költségvetési évre vonatkozó Közbeszerzési terv-ben rögzíti. A Közbeszerzési tervet a költségvetési év elején, lehetôség szerint április 15-ig kell elkészíteni. (Kbt. 5..) Külsô szakértô bevonása esetén a vállalkozási Közbeszerzési testület javaslatára - a GF feladata. szerzôdés megkötése - a 3.2.3 A Közbeszerzési testület feladatai A Közbeszerzési testület a GF szervezetében mûködô közbeszerzési szakértôkbôl álló független testület. Vezetôje az Egyetem mindenkori Mûszaki Igazgatója. Tagjait a Rektor jelöli ki az Egyetemmel munkára irányuló jogviszonyban álló személyek közül. A tagok közül legalább egy személynek jogi, egynek Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 6 -
közbeszerzési képesítéssel kell rendelkeznie (közbeszerzési tanácsadók a Kbt. 9.. alapján). A testület a GF által hozzá eljuttatott igények alapján megvizsgálja az egyes beszerzésekhez a közbeszerzési eljárás lefolytatásának szükségességét. A Közbeszerzési testület a közbeszerzési eljárás lefolytatása szükségességének megállapítása után dönt arról, hogy milyen eljárás keretében kell a közbeszerzést lebonyolítani. A Közbeszerzési testület a Közbeszerzési terv megküldésével egyidejûleg tájékoztatja a Gazdasági Fôigazgatót, illetôleg az érintett karokat és egyéb szervezeti egységeket arról, hogy a különféle beszerzéseket mely eljárás szerint kell lebonyolítani. A Közbeszerzési testület jogosult az egyes közbeszerzési eljárások tekintetében a bíráló bizottság elnökének kijelölésére. A Közbeszerzési testület döntéseirôl jegyzôkönyvet kell felvenni. A Közbeszerzési testület ügyviteli feladatait az Elnök titkársága látja el. A Közbeszerzési testület dönt arról is, hogy a közbeszerzési eljárás lebonyolítására külsô szakértô megbízottat vesz-e igénybe, egyúttal kijelöli a külsô megbízott személyét, lefolytatja a tárgyalásokat, és az Egyetem nevében megköti a megbízási szerzôdést. A Közbeszerzési testület felügyeleti jogot gyakorol a Bíráló Bizottságok mûködése felett, azok munkáját rendszeresen ellenôrzi, jogsértés veszélye esetén felhívja a Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 7 -
Kbt-nek és egyéb jogszabályoknak megfelelô eljárásra, jogsértés megtörténte esetén tájékoztatja az Egyetem gazdasági fôigazgatóját. A Közbeszerzési testület az elôzôekben rögzített hatáskörének ellátása mellett konzultatív szervként mûködik közbeszerzési kérdésekben az Egyetem vezetô testületei mellett. 3.3 Központosított közbeszerzési eljárás alá nem tartozó közbeszerzések lebonyolításának rendje 3.3.1 A központosított közbeszerzési eljárás alá nem tartozó közbeszerzések lebonyolításának rendjét jelen szabályzat 1.sz. Melléklete tartalmazza. 3.4 A Bíráló Bizottság A Bíráló Bizottság az adott közbeszerzési eljárásra létrehozott operatív testület. 3.4.1 A Bíráló Bizottság összetétele A Bíráló Bizottság az alábbi tagokból tevôdik össze: - a Bíráló Bizottság elnöke (a Bíráló Bizottság saját tagjai közül választja) - egy fô az adott közbeszerzésben érintett kar és egyéb szervezeti egység vezetôje által delegált személy, - egy fô független szakértô, akit az elôzô két személy kér fel a közbeszerzés tárgyára tekintettel - egy fô a Közbeszerzési Testület által delegált személy. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 8 -
3.4.2 A Bíráló Bizottság mûködése A Bíráló Bizottság testületként mûködik, döntéseit ülésein hozza. Az ülésekrôl és a határozatairól nyilvántartást kell vezetni. A bizottsági munkáról jegyzôkönyv készül, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. A Bíráló Bizottság tevékenységét - kívánságára - az Egyetem Közbeszerzési testülete segíti. 3.4.3 A Bíráló Bizottság feladatai A Bíráló Bizottság a közbeszerzési eljárás operatív lebonyolítását végzô testületként különösen az alábbi feladatok elvégzésére köteles: - elkészíti az ajánlati felhívást, és meghatározza az ajánlatkérésre vonatkozó szakmai szempontok, súlyszámok, valamint az alkalmatlanná minôsítés szempontjait; - elkészíti az ajánlati dokumentációt; megszabja annak eladási árát - elvégzi az ajánlatok bontását, - megvizsgálja és összehasonlítja az ajánlatokat,. - javaslatot tesz a döntéshozónak az érvénytelenség, eredménytelenség, alkalmatlanná minôsítés, kizárás, valamint a nyertes ajánlattevôk személye és azok sorrendje tekintetében, - az ajánlatkérô nevében a Kbt. szerinti értesítési kötelezettségeknek eleget tesz, - gondoskodik a Kbt. szerinti elôírt jegyzôkönyvek elkészítésérôl, így különösen a bontási jegyzôkönyvrôl, Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 9 -
- hiánypótlásra szólít fel, - tárgyalásos eljárás esetén lefolytatja a tárgyalásokat az ajánlattevôkkel, - az ajánlatokról szakvéleményt készít, - a Közbeszerzési testület elnökén keresztül javaslatot tesz a döntéshozónak elôterjesztés formájában, - a döntéshozó döntését követôen kihirdeti a közbeszerzés eredményét, - az eljárásról összegzést készít, - elôkészíti a nyertes ajánlattevôvel megkötendô szerzôdést együttmûködve az ajánlattevôvel. - gondoskodik a közzétételrôl mind az ajánlati felhívás, mind az eredmény tekintetében. Közzététel csak a Közbeszerzések Tanácsának hivatalos lapjában történhet. - szerzôdésszegés észlelése esetén a szerzôdésszegést észlelô szervezeti egység jelzésére megteszi a szerzôdés érvényesítésére vonatkozó intézkedéseket. - együttmûködik a karok és egyéb szervezeti egységek vezetôjével, akit a konkrét közbeszerzési eljárás érint, együttmûködik a Közbeszerzési testület által az adott közbeszerzési eljárásra vagy annak egyes fázisainak elvégzésére megbízott külsô szakértôvel. 3.4.4 A Bíráló Bizottság elnökének kiemelt feladatai A Bíráló Bizottság elnöke a konkrét közbeszerzési eljárás projektvezetôjeként - koordinálja a Bíráló Bizottság munkáját, - összehívja üléseire a Bíráló Bizottság tagjait, - koordinálja az együttmûködést a külsô megbízottakkal, illetôleg az ajánlattevôkkel, - gondoskodik a határidôk betartásáról és betartatásáról, Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 10 -
- gondoskodik az emlékeztetôk, jegyzôkönyvek elkészíttetésérôl, a döntések nyilvántartásáról - gondoskodik a döntési elôterjesztés elkészíttetésérôl, - gondoskodik a szerzôdések elôkészítésérôl, - gondoskodik a döntésrôl szóló jegyzôkönyv (határozat) elkészíttetésérôl. A Bíráló Bizottság ügyviteli feladatainak ellátásáról az adott közbeszerzésben érdekelt szervezeti egység gondoskodik. 3.5 A karok és egyéb szervezeti egységek feladata A karok és egyéb szervezeti egységek kötelesek a közbeszerzési eljárás során operatívan és az eljárást lebonyolító Bíráló Bizottság munkáját segítve együttmûködni a közbeszerzési eljárás lebonyolításában. Ennek során a szervezeti egység vezetôje felelôs: - a beszerzési igények határidôben és írásban történô benyújtásáért, - A Közbeszerzések Tanácsának megkeresésére információ szolgáltatásáért, - A Bíráló Bizottság tagjaként megfelelô szakértô személy haladéktalan kijelöléséért, és errôl tájékoztatás nyújtása a Közbeszerzési testület felé. - a beszerzés igényelt mûszaki és/vagy gazdasági paramétereinek meghatározásáért, - az ajánlati felhívás és dokumentáció elkészítéséhez szükséges adatok, információk rendelkezésre bocsátásáért, - a Bíráló Bizottság felhívására részt vesz az ajánlatok értékelésében. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 11 -
3.6 Döntéshozatal A közbeszerzési eljárást a szabadkézi vétel és a hirdetmény közzététele nélkül induló egyszerû közbeszerzési eljárás kivételével, amely esetekben a pénzügyi fedezetet kezelô személy dönt - határozattal kell lezárni. A határozatot a Bíráló Bizottság javaslatára a Rektor hozza meg. A Rektor a döntés jogát átruházhatja. A közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerzôdést a Gazdasági Fôigazgatóval, mint pénzügyi ellenjegyzôvel együtt a Rektor vagy az átruházott jogkörben eljáró személy írja alá. Szabadkézi vétel és a hirdetmény közzététele nélkül induló egyszerû közbeszerzési eljárás esetében a pénzügyi fedezetet igazoló (témavezetô) személy az aláíró. 4. A közbeszerzési eljárásra vonatkozó általános szabályok 4.1 A közbeszerzési eljárásban résztvevô személyeknek megfelelô szakértelemmel kell rendelkezniük. 4.2 A közbeszerzési eljárás, vagy egyes szakaszainak lebonyolítása külsô szakértô megbízásával vagy bevonásával is történhet. Ennek szükségességérôl és a lebonyolítás módjáról a Közbeszerzési Testület határoz. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 12 -
4.3 A közbeszerzési eljárásban nem vehetnek részt olyan személyek, akiket az összeférhetetlenség miatt a Kbt. kizár. (Kbt. 10..) 4.4 A közbeszerzési eljárásban résztvevô egyetemi alkalmazottak vagy külsô szakértôk a birtokukba jutott üzleti, illetôleg egyéb titkokat harmadik személyeknek nem szolgáltathatják ki, azokat nem tehetik hozzáférhetôvé. 4.5 Jegyzôkönyvek A közbeszerzési eljárással kapcsolatos valamennyi eseményt így különösen ülést, megbeszélést, döntést írásban dokumentálni kell. Az ülésekrôl és döntésekrôl jegyzôkönyvet kell felvenni. A jegyzôkönyveknek tartalmaznia kell az alábbiakat: - az eljáró Bíráló Bizottságot, a közbeszerzés ügyszámát, az esemény helyét és idejét, kezdô és befejezô idôpontját. - a résztvevôk, jegyzôkönyvvezetô nevét, - röviden és tényszerûen az eljárás menetét, az annak során történteket, mégpedig úgy, hogy a jegyzôkönyv alapján azt is meg lehessen állapítani, vajon az eljárás a törvényben meghatározott alaki követelményeknek megfelel-e. - ha valamely kifejezés vagy kijelentés pontos szövege jelentôs, azt szó szerint kell jegyzôkönyvbe venni. A jegyzôkönyvet a jegyzôkönyvvezetô és a jegyzôkönyv-hitelesítô írja alá. Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 13 -
4.6 Központi archívum Az Egyetem közbeszerzési eljárásával kapcsolatos központi archívumot a Közbeszerzési Testület vezeti. A Bíráló Bizottság a közbeszerzési eljárás lefolytatása során az adott eljárásra vonatkozó iratokat maga archiválja és az eljárás befejezését követôen rendszerezve átadja a Közbeszerzési testületnek archiválás céljából. Minden egyes közbeszerzési ügyet ügyszámmal kell ellátni. 5. Vegyes és záró rendelkezések 5.1 Ezen szabályzat rendelkezéseit a folyamatban lévô ügyekben is alkalmazni kell. 5.2 Az Egyetemi Tanács a gazdálkodásról szóló éves beszámoló keretében az egyetemi közbeszerzési tevékenységet is értékeli. Az errôl szóló beszámolót a Közbeszerzési testület készíti el az Egyetemi Tanács ülésére. Gödöllô, 2004. április 29. s.k. Dr. Molnár József rektor Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 14 -
M e l l é k l e t e k Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 15 -
1.sz. Melléklet Központosított közbeszerzési eljáráson kívül esô beszerzések értékhatárai, eljárási módok 2006. Árubeszerzés Értékhatár (Nettó) Eljárási mód 0-8.000.000 Ft Szabadkézi vétel 1 Hirdetmény közzététele nélküli Egyszerû 8.000.001-15.000.000.Ft közbeszerzési eljárás 2 15.000.001-30.000.000. Ft Hirdetmény közzétételével indított Egyszerû közbeszerzési eljárás 3 Hirdetmény közzétételével indított 30.000.000. Ft felett közbeszerzési eljárás 4 Szolgáltatás Értékhatár (Nettó) Eljárási mód 0-8.000.000 Ft Szabadkézi vétel Hirdetmény közzététele nélküli Egyszerû 8.000.001-12.500.000.Ft közbeszerzési eljárás Hirdetmény közzétételével indított Egyszerû 12.500.001-25.000.000. Ft közbeszerzési eljárás Hirdetmény közzétételével indított közbeszerzési 25.000.000. Ft felett eljárás Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 16 -
Építési beruházás Értékhatár (Nettó) Eljárási mód 0-15.000.000 Ft Szabadkézi vétel Hirdetmény közzététele nélküli Egyszerû 15.000.001-45.000.000.Ft közbeszerzési eljárás Hirdetmény közzétételével indított Egyszerû 45.000.001-90.000.000. Ft közbeszerzési eljárás Hirdetmény közzétételével indított közbeszerzési 90.000.000. Ft felett eljárás 1 Nem kötelezô, de 3 árajánlat bekérése ajánlott ezen beszerzések lebonyolítása esetén. 2 Minimum 3 árajánlat bekérését követôen kell kiválasztani a legjobb ajánlatot tevô szállítót, az ajánlattételi felhívást nem kell megjelentetni a Közbeszerzési Értesítô-ben (Kbt. 299-300..) 3 Minimum 3 árajánlat bekérését követôen kell kiválasztani a legjobb ajánlatot tevô szállítót, az ajánlattételi felhívást kötelezô megjelentetni a Közbeszerzési Értesítô-ben (Kbt. 299-300..) 4 Közbeszerzési eljárás lefolytatása szükséges a Kbt. elôírásai szerint,a hirdetményt kötelezô(!) megjelentetni a Közbeszerzési Értesítô-ben Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 17 -
0-8.000.000 Ft Szabadkézi vétel 2.sz. Melléklet Tanszéki Kari közb. Min. 3 árajánlat Bírálat, Beszerzés igény ügyintézo bekérése Döntéshozatal, dokumentálása Beszerzés Kötelezettségvállalás / Pü. 15.000.000 8.000.001-12.500.000 Ft Egyszerû eljárás I. 45.000.000 Kari közbeszerzési Ajánlattételi felhívás Közbeszerzési szakérto Tanszéki igény ügyintézo Bír. Biz. Létrehozása ellenjegyzése Kötelezettség-vállalás / Pénzügy Eljárásra vonatkozó iratok archiválása Bír. Biz. dönése, beszerzés Kari közbeszerzési ügyintézo Min. 3 árajánlat bekérése Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 18 -
15.000.001-30.000.000. 12.500.001 25.000.000. Ft Egyszerû eljárás II. 45.000.001-90.000.000.. Tanszéki Kari közbeszerzési SZIE Közbeszerzési Ajánlattételi felhívás igény ügyintézo Testület közzététele, Bír.Biz. Létrehozása Kötelezettség-vállalás / Pénzügy Eljárásra vonatkozó iratok archiválása Bír. Biz. döntése, Szerzodés, Beszerzés Min. 3 árajánlat bekérése, Közb. elj. lefolytatása Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 19 -
30.000.000. Ft - 25.000.000. Ft - Közbeszerzési eljárás 90.000.000. Ft - Tanszéki Kari közbeszerzési SZIE Közbeszerzési Hirdetmény közzététele, igény ügyintézo Testület Bír.Biz. létrehozása Kötelezettség-vállalás / Pénzügy Beszerzés Eljárásra vonatkozó iratok archiválása Bír. Biz. döntése, Szerzodés Közbeszerzési eljárás lefolytatása Szent István Egyetem - Közbeszerzési Szabályzat - 20 -