Dr. Péter András belső ellenőr/külső szakértő Mobil: 20/9941678; email: petaneco@freemail.hu Jelentést készítő: Név: Dr. Péter András belső ellenőr Aláírás: Dátum: 2014. február 10. Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal Alsózsolca, Kossuth Lajos út 138 3571 /2014 (hivatal érkeztetési iktatószám) 2013. ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS Ellenőrzési jelentés 3 példányban készült. Kapják: Urbánné Lengyel Zsuzsanna jegyző Zsiros Sándorné polgármester Irattár A jelentésben foglaltakat kérjük bizalmasan kezelni! (A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 49. (3) bekezdés rendelkezése szerint a helyi önkormányzati költségvetési szerv esetén a belső ellenőrzési vezetőnek az éves ellenőrzési jelentést a jegyzőnek, a tárgyévet követő év február 15-ig kell megküldeni.)
2 1. VEZETŐI ÖSSZEFPOLALÓ 2013 ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS Az éves ellenőrzési terv alapján, 2013. évben bizonyosságot adó belső ellenőrzés 3 alkalommal történt. A képviselő testület által jóváhagyott éves ellenőrzési tervben három ellenőrzés volt ütemezve a IV. negyedévben. Az ellenőrzés elvégzésére külső szervezet megbízása 2013. december 9-én történt. Az ellenőrzés során 3 intézkedési terv készült, melyben 21 javaslat megvalósítására történt rendelkezés. Általános megállapítás, hogy a belső kontroll rendszer folyamatba épített ellenőrzésénél a gazdálkodási jogkörök gyakorlásánál az ellenőrzés hiányosságokat állapított meg. Az Önkormányzat által kialakított belső kontrollok biztosítják a pénzügyi gazdálkodás folyamatainak szabályosságát és eredményességét, de az ellenőrzési megállapítások alapján hiányos működésűnek értékelhető. A gazdálkodás folyamatában kulcsszerepet betöltő szakmai teljesítésigazolás és az utalvány ellenjegyzés kontrolltevékenységeit nem a szabályzatban előírtak szerint működtették. 2. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA ÖNÉTRÉKELÉS ALAPJÁN (Bkr. 48. a) pont) A.) Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. aa) pont) Az éves ellenőrzési terv alapján az alábbi ellenőrzésekre került sor: Közösségi Ház és Könyvtár intézménynél a munkatörvénykönyv és a közalkalmazotti törvény alkalmazása Polgármesteri Hivatal pénzügyi vizsgálata A 2012. évben indított és befejezett közbeszerzési eljárások vizsgálata a tervtől való eltérések és annak indokai: nem volt eltérés B.) A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. ab) pont) Ellenőrzések személyi feltételeinek megléte - A polgármesteri hivatalnál önálló munkakörben belső ellenőr foglalkoztatására nem került sor. A belső ellenőrzési tevékenység ellátása külső szervezet Dr. Péter András egyéni vállalkozó - bevonásával történt. A szervezettel külön megállapodás keretében történt meghatározásra az ellátandó feladat. Biztosított volt a belső ellenőr funkcionális függetlensége, nem vett részt olyan tevékenységek ellátásában, amelyek a szervezet operatív működésével kapcsolatosak; - Tárgyévre vonatkozó összeférhetetlenségi eset nem állt fenn; - Belső ellenőrök regisztrációja: Dr. Péter András szakközgazdász, belső ellenőri regisztrációs száma: 5114155.; - A belsőellenőr képzéséről a külső szervezet köteles gondoskodni. A belső ellenőr 2013. évben az államháztartási belső pénzügyi ellenőrzés, ÁBPE továbbképzés I. elnevezésű képzésen sikeres vizsgát tett; Az ellenőrzés tárgyi feltételei biztosítottak voltak, a polgármesteri hivatal az ellenőrzéshez helységet biztosított, az egyéb tárgyi feltétel biztosítása a külső szakértő feladata volt. Ellenőrzést akadályozó tényezők nem merültek fel.
3 C.) Az ellenőrzések fontosabb megállapításai Az éves ellenőrzési terv alapján az alábbi ellenőrzésre került sor: Közösségi Ház és Könyvtár intézménynél a munkatörvénykönyv és a közalkalmazotti törvény alkalmazása Az intézmény hatályos alapító okiratát a képviselő testület 87/2012. (XII.17.) sz. határozatával hagyta jóvá, az alapító okirat kiadásának időpontja 2012. június 18. Az intézmény 2012. évtől önállóan működő (gazdasági szervezettel nem rendelkező) költségvetési szerv. A Közösségi Ház és Könyvtár gazdálkodási feladatait a Polgármesteri Hivatallal látja el együttműködési megállapodás alapján. Az együttműködési megállapodás 2011. január 1. keltezett, az akkor hatályos Ámr. szerint részben önálló költségvetési szerv volt. A megállapodás a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendeletre (Ámr.) hivatkozik. A költségvetési szerv alapításakor már az nem volt hatályos, helyette az 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Ávr.) volt érvényben. Az Ávr. 10. (1) szerint: Ha a költségvetési szerv nem rendelkezik gazdasági szervezettel, az irányító szerv köteles az irányítása alá tartozó gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szervet kijelölni, amely a gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv tekintetében a 9. (1) bekezdése szerinti feladatokat (gazdálkodás, finanszírozás, könyvvezetés) ellátja. Az ellenőrzésnek nem tudták bemutatni a képviselő testület kijelölő határozatát, valamint a 2011. évben aláírt együttműködési megállapodás jóváhagyására vonatkozó határozatát. Az Ávr. 10. (5) alapján az azonos irányító szerv irányítása alá tartozó költségvetési szervek esetén a munkamegosztási megállapodást az irányító szerv képviselőtestület hagyja jóvá. Az intézmény szervezeti és működési szabályzattal (SzMSz) rendelkezik. A SzMSz 2011. április 11-én keltezett, nem hatályos Áht, jogszabályra hivatkozással. A Közösségi Ház és Könyvtár jogállása 2012 évtől megváltozott, mint önállóan működő költségvetési szerv működik, ennek megfelelően az új Áht. alapján kell SzMSz-t készíteni. Az önkormányzat által alapított intézményben dolgozó közalkalmazottak jogviszonyát, az illetmények és a szabadságok megállapításának, a munkáltatói nyilvántartások jogszabályi megfelelőségét vizsgálta az ellenőrzés. A kinevezésekhez szükséges személyi okmányok, iskolai végzettséget igazoló okiratok erkölcsi bizonyítvány kivételével minden munkavállaló esetében rendelkezésre álltak. A vezetőn kívül, a többi munkakört betöltőktől (4 fő), az erkölcsi bizonyítványt az alkalmazáskor nem kérték meg. Nem tartották be a Kjt. 20. (2) bekezdésben, az alkalmazási feltételként előírtakat. Egy kivétellel valamennyi közalkalmazott kinevezési okmányát írásba foglalták. Egy fő áthelyezéssel került az intézményhez, kinevezési okmány részére nem készült.
Nem tartották be a Kjt. 21. (1) előírását, mely szerint közalkalmazotti jogviszony kinevezéssel létesíthető. A 2007. szeptember 01. időpont után történő kinevezések esetében (1 fő), a 3 hónap próbaidő megállapítására vonatkozó Kjt. 21/A. előírását nem tartották be. A Kjt. 40. (1) a. pontja előírásának megfelelően a vezető minősítése, a vezetői megbízás lejárta előtt megtörtént, az újabb minősítése 2013. szeptember 1-től volt esedékes. A közalkalmazottakról egyedi nyilvántartást az intézmény vezet, azok a közalkalmazottak személyi anyagai között fellelhetők voltak, de a Kjt. 5. sz. mellékletében meghatározott A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatköre nyilvántartás (adatlap) nem készült. A munkatörvénykönyvében és közalkalmazottak jogállásáról szóló törvényben meghatározott munkáltató nyilvántartási kötelezettségeknek eleget tesznek. A munka díjazásával kapcsolatos előírásokat betartják. A munka díjazásával kapcsolatos okmányok vizsgálata alapján megállapítható, hogy a vizsgált személyi anyagoknál a fizetési osztályok és fizetési fokozatok, a garantált illetmény megállapítása dokumentumokkal alátámasztott, rendben volt. A vezetői pótlékról a 150/1992. (XI. 20.) Korm. rendelet (Kjt. Vhr.) - a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a művészeti, a közművelődési és a közgyűjteményi területen foglalkoztatott közalkalmazottak jogviszonyával összefüggő egyes kérdések rendezésére tartalmaz előírást. A Kjt. Vhr. 19. szerint a magasabb vezető, valamint a vezető beosztások körét és a vezetői pótlék minimális mértékét a 3. melléklet tartalmazza. A Kjt. Vhr. 3. sz. melléklete alapján a minimális vezetői pótlék a pótlék alap (2012. évben 20.000 Ft) %-ában a Városi könyvtár, közművelődési intézmény igazgatója munkakörben 225 %. Az intézményvezető 2012.január 16-án kelt átsorolásában, a magasabb vezetői pótlék megállapítása (40,000 Ft/hó) nem felelt meg a Kjt-Vhr. 3. sz. mellékletében - Városi könyvtár, közművelődési intézmény igazgatója részére - meghatározott minimális mértéknek, mely szerint a minimális vezetői pótlék összeg 45.000 Ft/hó lehet. A munkavállalók szabadság nyilvántartása áttekinthető, egyéni saját tervezésű nyomtatványon, évenkénti nyilvántartás adatokat tartalmazva történik. Az intézmény dolgozói esetében, 2012 évben a tételes ellenőrzés alapján a szabadságjogosultsági napok száma, valamint a kivett szabadságok a nyilvántartás alapján egyező volt. Szabadság engedélyezési dokumentumot nem készítenek. A jelenléti íven történő szabadság feltüntetés a szabadság kiadására vonatkozó Mt. 122. -ában előírtak betartására nem alkalmas. (A szabadság kiadásának időpontját a munkavállalóval legkésőbb a szabadság kezdete előtt tizenöt nappal közölni kell.) 4
Az intézményben a közalkalmazottak száma jelenleg 5 fő, Közalkalmazotti Tanács nem működik. Az intézményben közalkalmazotti képviselőt nem választottak. Javasolt a Kjt. 14. alapján a közalkalmazotti képviselő megválasztása, és a Kjt-ben maghatározott jogok gyakorlásában együttműködés kialakítása. 5 Polgármesteri Hivatal pénzügyi vizsgálata A vizsgálat során felmérésre és értékelésre került a gazdálkodás szabályozottsága, pénzügyi elszámolások vizsgálata 2012. évben. Az ellenőrzés a gazdálkodási feladatok végrehajtására kormányrendeletben meghatározott számviteli politika, ennek keretében a az eszközök és a források leltározási és leltárkészítési szabályzat, az eszközök és források értékelésének szabályozását, a pénzkezelési szabályzat, önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat meglétére, a Pénzkezelési szabályzat, a Gazdálkodási szabályzat aktualizáltságára terjedt ki. A polgármesteri hivatal hatályos Pénzkezelési valamint a Gazdálkodási szabályzata tartalmazza a bankszámlakezelésre, a pénzkezelésre, valamint a pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlására vonatkozó előírásokat, a jogkörök gyakorlásával megbízott személyeket, megbízásukat. A szabályzatok felülvizsgálata, aktualizálása a jelentés részletes megállapításaiban közöltek alapján indokolt. A pénzügyi elszámolások, a pénztári okmányok, nyilvántartások, a pénz kezelésének, elszámolásának vizsgálatánál az ellenőrzés megállapította, hogy Költségvetési forgalmat lebonyolító, tételesen ellenőrzött bankszámla kivonatokon feltüntetett összeg, a könyvelési utalványon szereplő és a banknaplóban lekönyvelt adatok, valamint a pénztári bizonylatoknál a pénztárjelentésben feltüntetett összeg, a kiadási illetve bevételi pénztárbizonylatokon szereplő adatok teljes egyezősége megállapítható volt. A bankszámla kivonatok és az ahhoz csatolt könyvelési utalványok, bizonylatok dossziékban áttekinthetően vannak elhelyezve. Az ellenőrzött tételeknél a könyveléséi utalványrendeleten az utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés minden esetben megtalálható volt. Tipikus hiányosság volt, hogy az önkormányzat és a polgármesteri hivatal bankszámlái közötti, helyesbítő tételek átvezetéseinél belső bizonylat nem készítettek, azokról külön főzetben található a nyilvántartás. Több esetben előfordult, hogy az ellenőrzött pénztári bevételi és kiadási pénztárbizonylatoknál a gazdasági eseményt (pénzmozgást) alátámasztó bizonylatok nem voltak csatolva, vagy nem a gazdasági eseményt alátámasztó bizonylatok voltak elhelyezve, vagy a csatolt bizonylatok (jegyzékek) nem voltak összesítve, aláírva, dátummal ellátva. A gazdasági eseményt alátámasztó bizonylat hiányában a gazdálkodási jogkörök (érvényesítés, utalványozás, teljesítés igazolása), a folyamatba épített ellenőrzésre kialakított belső kontrollok gyakorlásának szabályszerűsége nem biztosítható, az aláírások formálisak. Nem tartották be a SzTv. 15. (3) előírását, A könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük. Nem tartották be a Szt.165. bizonylat tartalmára vonatkozó előírásait.
A szakmai teljesítésigazolások gyakorlása néhány esetben nem a gazdálkodási szabályzatban előírtak szerint történt. A dekádonként készült időszaki pénztárjelentéseken a pénztár ellenőr aláírása megtalálható, de a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokon a pénztár ellenőr aláírása hiányzik. A pénztár ellenőr feladata többek között, hogy a pénztárjelentésben rögzített tételekhez megvannak-e a pénztári- és alapbizonylatok. Nem tartották be a pénzkezelési szabályzat V.2.4. pontban meghatározott, a pénztár ellenőr feladataira vonatkozó előírásokat. A számítógépes házipénztár programmal rögzített, Elszámolási előleg nyilvántartás vezetése hiányos. A kiadott elszámolási kötelezettséggel járó előlegek nem minden esetben kerültek rögzítésre az elszámolási előleg nyilvántartásban. Pénzkezelő helyen beszedett pénzek elszámolásának rendje milyen alapbizonylatot kell készíteni az elszámoláshoz, hogyan és határidőben kell a költségvetési szerv házipénztárába befizetni - a pénzkezelési szabályzatban nem szabályozott. A pénzkezelést jelenleg is végző dolgozók felelősségvállalási nyilatkozatot sem tettek. 6 Általános megállapítás, hogy a belső kontroll rendszer folyamatba épített ellenőrzésénél a gazdálkodási jogkörök gyakorlása a pénztári dokumentumoknál, az ellenőrzés jelentős hiányosságokat állapított meg. Az Önkormányzat által kialakított belső kontrollok gazdálkodási jogkörök gyakorlása - biztosíthatják a pénzügyi gazdálkodás folyamatainak szabályosságát és eredményességét, de az ellenőrzési megállapítások alapján hiányos működésűnek értékelhető. A gazdálkodás folyamatában kulcsszerepet betöltő utalvány ellenjegyzés, érvényesítés kontrolltevékenységeit nem a szabályzatban előírtak szerint működtették. A 2012. évben indított és befejezett közbeszerzési eljárások vizsgálata A vizsgálat során felmérésre és értékelésre került a közbeszerzés szabályozottsága, a jogszabályi előírások és a belső szabályozások összhangja. Az éves ellenőrzési terv alapján az ellenőrzési programban meghatározott feladat a 2012. évben indított és befejezett közbeszerzési eljárások vizsgálata volt. A 2012. évi közbeszerzési tervben meghatározott Idősek napközi otthonának bővítése, felújítása feladat 2012. évben nem kezdődött el. A közbeszerzés megindítására csak 2013. évben került sor. (2013. 03.28. Hirdetmény közzététele nélkül induló eljárás esetén az eljárást megindító felhívás megküldésének napja) Az ellenőrzés alatt az eljárás még nem fejeződött be, a közbeszerzési eljárás eredeti, teljes körű dokumentációi, a közbeszerzési eljárás lebonyolítással megbízott vállalkozónál alvállalkozónál találhatók, azok a hivatalban nem voltak megtekinthetők.
Az ellenőrzés nem vizsgálta a 2013. évben indult eljárás teljes körű szabályszerűségét, de a rendelkezésre bocsájtott iratmásolatok alapján tett észrevételeket. Főbb megállapítások Alsózsolca Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a Polgármesteri Hivatal által lebonyolított közbeszerzési eljárások lefolytatására megalkotta a Közbeszerzési Szabályzatot a 42/2012. (III. 22.) Kt. számú határozatával fogadta el. Általános megállapítás, hogy a közbeszerzési szabályzatban az eljárások lefolytatásával kapcsolatos feladatokat az ajánlattételi felhívástól a szerződéskötésig nem szabályozták. (az eljárás megindítása; a részvételi, illetve az ajánlattételi szakasz szabályai; részvételi jelentkezések illetve az ajánlatok felbontása; a részvételi jelentkezések illetve ajánlatok elbírálása és értékelése; összegezés elkészítése; előzetes vitarendezés, iratbetekintés) A Kbt. 31. (1) a) pontja szerint a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) az elfogadását követően haladéktalanul, a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban amennyiben az Adatbázisban való közzététel valamely okból nem lehetséges a saját vagy fenntartója honlapján közzétenni. A közbeszerzési terv közzététele Alsózsolca város honlapján a Közérdekű adatok/tevékenységre, működésre vonatkozó adatok/képviselő-testületi ülések jegyzőkönyvei menü pontokon keresztül érhető el. A közbeszerzési terv a 2012. VIII.22. jegyzőkönyvben található meg. Ez nehezen lelhető fel, ha nem ismerjük a testületi ülés időpontját, nem találjuk meg. Az ellenőrzés javasolta a város honlapján az elérhetőség feltételének egyszerűbb megoldását. A közbeszerzési eljárás előkészítése során a közbeszerzési bíráló bizottságot 2013.01.11-én a polgármester kijelölte, erről értesítette az érintetteket. ( Tóth J. Sándor képviselő-testület tagja, bírálóbizottság elnök, Majoros Géza képviselőtestület tagja, Oroszné Verba Julianna gondozási központ vezetője, Dési Petra PH. titkársági és személyzeti ügyintéző bizottsági tagok.) A kijelölés nem volt jogszerű. A Kbt. 22. (5) bekezdés szerint az ajánlatkérő nevében az eljárást lezáró döntést meghozó személy (önkormányzati képviselő) nem lehet a bírálóbizottság tagja. Testületi döntéshozatal esetén a döntéshozó a testület tagjai közül kizárólag tanácskozási joggal rendelkező személyt delegálhat a bírálóbizottságba. Ezt a döntést korrigálták, amikor 2013.02.28-i keltezéssel a polgármester Megbízó levél és összeférhetetlenségi nyilatkozat -ot a képviselő testületi tagoknak már nem adtak, csak a bíráló bizottsági tagoknak. A közbeszerzési Bíráló Bizottság tagjainak kijelölésénél bizonytalanság volt tapasztalható, második alkalommal már a képviselő tagjait csak tanácskozási joggal kérték fel a bizottság munkájába. Nem jelölték meg a bizottságon belül ki lesz a bizottság elnöke. 7
Ezek a hiányosságok abból is adódtak, hogy az önkormányzat Közbeszerzési Szabályzata hiányos, ezekre nem adott eligazítást. A szabályzat a közbeszerzési eljárás lebonyolítására ellenőrzési nyomvonal szerűen nem ad útmutatást. A közbeszerzés alapján a beruházás EU támogatással valósul meg, ezért az NFÜ közreműködő szervezete, a Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Zrt. (MAG Zrt.) 2013. november 27-i keltezéssel megküldte az Önkormányzat részére Öregek Napközi Ellátását Biztosító Épület átalakítása az Alsózsolca 312/1 hrsz alatt felvett ingatlan vonatkozásában, ÉMOP-4.2.1=A-11-2012-0002 közbeszerzés utóellenőrzési jelentését. Megismerve a MAG Zrt. utóellenőrzési jelentést, a belső ellenőrzés az abban tett megállapítások körét nem vizsgálta újra. Az utóellenőrzés szerint a vizsgált közbeszerzési eljárással kapcsolatos hiányosságok: - az eljárás során keletkezett jegyzőkönyvek tartalmát nem megfelelőnek minősítették, - az eljárás során a bíráló bizottság által hozott javaslatokat nem megfelelőnek minősítették, - az eljárás lefolytatása nem felelt meg a Kbt. rendelkezéseinek, Az utóellenőrzésben tett észrevételek alapján az ajánlattételi felhívás, dokumentáció, valamint az eljárás lefolytatása nem felelt meg a Kbt. rendelkezéseinek. Ezek alapján szabálytalansági eljárást kezdeményeztek. Az MAG Zrt. utóellenőrzés szerint A jelentés kiállítása az ajánlatkérő Kbt-ben meghatározott felelősségét nem érinti! A MAG Zrt. utóellenőrzése alapján következtethető, hogy az eljárás lebonyolításával megbízott közbeszerzési szakember, aki a bíráló bizottság tagja is volt, nem végzett szakszerű munkát. Rr. Jámbor Igor Roland ügyvéd és dr. Tóth Gergely ügyvéd, mint közbeszerzési eljárásban közreműködő szakértők által készített és csatolt, MAG Zrt.-nek címzett, észrevétel előterjesztés a szabálytalansági eljárás kezdeményezéséről szóló értesítés vonatkozásában, levélben közölt álláspontjuk szerint a szabálytalansági eljárás lefolytatásának kezdeményezése megalapozatlan. A közbeszerzési szakértő dr. Tóth Gergely ügyvéd 2014. január 8-i mail levelében írja: A MAG Zrt. a közbeszerzési eljárásban szabálytalansági eljárást kíván kezdeményezni, azonban az észrevételére felszólító levél még nem érkezett meg. A szabálytalansági eljárás az eljárás eredményét, a támogatást, a beruházást nem fogja érinteni, kedvezőtlen elbírálás esetén sem. A kedvezőtlen elbírálás esetén, esetleges szabálytalanságok megállapítása esetén is kizárólag a közbeszerzési szakértői díjból kerül levonásra valamekkora tétel. Ebben az esetben sem éri Önöket kár, mivel az összeget természetesen a közbeszerzési eljárással érintett szakértő visszautalja az Önök számára 8 A MAG Zrt. közreműködő szervezet utóellenőrzésében közölt szabálytalansági eljárás lezárását követően lehet értékelni a közbeszerzési szakértők részéről megállapított hiányosságokat és további következtetések alapján intézkedést tenni.
A közbeszerzés eljárás lebonyolítására vonatkozó GONFALONIERE Kft alvállalkozói szerződésben a közbeszerzési szakértői feladat ellátására, megbízott részéről kijelölt operatív kapcsolattartóknál nem jelölt, hogy hivatalos közbeszerzési szakértők lennének. (regisztrációs számuk nem feltüntetett.) 9 D.) Ellenőrzések nyilvántartása Az ellenőrzések ügyiratai a Polgármesteri Hivatalnál, iktatott ügyiratként vannak elhelyezve. A 2013. évben végzett belső ellenőrzésekről összesítő nyilvántartás készült, mely a polgármesteri hivatalnál megtalálható. E.) A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac) pont) Előre tervezett hivatalos tanácsadói megbízások: nem voltak. A belsőellenőr informális tanácsadói megbízásokat teljesített, felmerült kérdésekben véleményezés, valamint rutinszerű információcserékre került sor. 3. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA, INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSULÁSA (Bkr. 48. c) pont) A javasolt intézkedések felsorolása / javasolt intézkedések végrehajtásának státusza (Intézkedési terv végrehajtásáról megküldött tájékoztatás alapján) Közösségi Ház és Könyvtár intézménynél a munkatörvénykönyv és a közalkalmazotti törvény alkalmazása 1. A hatályos Ávr. alapján a - A képviselő testület határozattal jelölje ki a Közösségi Ház és Könyvtár önállóan működő, gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv részére Avr. 9. (1) bekezdése szerinti feladatok ellátására a Polgármesteri Hivatalt. - Készítsék el a Polgármesteri Hivatal és a Közösségi Ház és Könyvtár együttműködési megállapodását a hatályos Áht. és Ávr. alapján. - Az együttműködési megállapodást Ávr. 10. (5) előírása alapján a képviselő-testület határozattal fogadja el. Határidő: 2014. március 2. A Közösségi Ház és Könyvtár SzMSz elkészítése a hatályos alapító okirat alapján, és annak képviselő testülettel történő jóváhagyása Határidő: 2014. március 3. A közalkalmazottak hiányzó erkölcsi bizonyítványának bekérése, becsatolását követően közalkalmazotti jogviszony alkalmazási feltételének vizsgálata, az erkölcsi bizonyítvány elhelyezése a személyi anyagokban. Határidő:2014. január. Éves jelentés elkészítéséig a végrehajtásról a belső ellenőr nem kapott információt 4. El kell készíteni Szabó Csabáné részére a hiányzó kinevezési okmányt. Határidő:2014. január. Éves jelentés elkészítéséig a végrehajtásról a belső ellenőr nem kapott információt 5. A jövőben a kinevezéseknél a Kjt. 21/A. próbaidő megállapítására vonatkozó rendelkezés betartása. Határidő: folyamatos, kinevezéseknél alkalmazzák a próbaidő kikötését.
10 6. A Közösségi Ház és Könyvtár vezetőjének a Kjt. 40. (1) a) pont szerint az esedékes minősítését elkészíteni. Határidő: 2014. március 7. A Kjt. 5. sz. mellékletében meghatározott A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatköre nyilvántartást pótlása. Határidő: 2014. február 8. Az Mt. 122. -ban elírtak betartására szabadságok kiadásánál engedélyezési nyomtatványt kell használni. Határidő: folyamatos, a szabadságok kiadásánál engedélyezési nyomtatványt használnak. 9. A Kjt. 14. alapján a közalkalmazotti képviselő megválasztása, és a Kjt-ben maghatározott jogok gyakorlásában együttműködés kialakítása, közalkalmazotti szabályzat elkészítése. Határidő: 2014. március 10. Javasolt az intézményvezető átsorolásában a magasabb vezetői pótlékot a Kjt. Vhr. 19. előírásának megfelelően megállapítani. Határidő: 2014. január. Éves jelentés elkészítéséig a végrehajtásról a belső ellenőr nem kapott információt Polgármesteri Hivatal pénzügyi vizsgálata 1. Pénzkezelési szabályzat és a Gazdálkodási szabályzat felülvizsgálata és aktualizálása. Határidő: 2014. március 31. 2. A pénztáros az elszámolásra kiadott előlegek esetén, a PENNY házipénztár nyilvántartó számítógépes programban az előleg kiadás és elszámolás tényét teljes körűen rögzítse. Határidő: folyamatos, előleg kiadások és elszámolások ténye teljes körűen rögzítésre kerülnek. 3. Az újabb kiállítású be- és kiadási pénztárbizonylaton a pénzbefizető, illetve pénzátvevő nevének feltüntetése, ennek megfelelően az idegen személy esetén a személyi igazolvány számának feltüntetése. Határidő: folyamatos, a pénzbefizető illetve pénzátvevő neveit pénztárbizonylatokon feltüntetik. 4. Az újabb kiállítású kiadási pénztárbizonylatokhoz csatolt gazdasági eseményt alátámasztó bizonylatokon (számlák, egyéb bizonylat) a teljesítés igazolását a gazdálkodási szabályzat IV. pontjában előírtak szerint végezzék el. Határidő: folyamatos, a teljesítés igazolását a gazdálkodási szabályzat IV. pontjában előírtak szerint végezik. 5. A gazdasági jogkört gyakorló, érvényesítést ellátó személy - a folyamatba épített ellenőrzés gyakorlásakor (aláírás) - a gazdasági eseményt alátámasztó bizonylatok (belső bizonylatok is) meglétének és megfelelőségének vizsgálatát az utalványozás előtt, a gazdálkodási szabályzatban előírtak szerint végezze el. Határidő: folyamatos, a gazdasági eseményt alátámasztó bizonylatok elhelyezésére a folyamatba épített kontrollpontokon figyelemmel kísérik. 6. A pénztár ellenőr, a pénzkezelési szabályzatban előírt feladatinak ellátását a kiadási- és bevételi pénztárbizonylatokon történő aláírásával minden esetben igazolja. Határidő: folyamatos, a pénztár ellenőr az ellenőrzés tényét a kiadási illetve bevételi pénztárbizonylatokon aláírásával is ellátja.
11 7. Kulccsal vagy kóddal zárható-nyitható pénzszállító táska beszerzése és alkalmazása, ennek meghatározása a pénzkezelési szabályzatban is. Határidő: 2014. február 15. 8. A pénzkezelési szabályzat V. 5. pont A házipénztáron kívüli pénzkezelés szabályai, az elszámolás rendje újra szabályozása. Határidő: 2014. február 15. A 2012. évben indított és befejezett közbeszerzési eljárások vizsgálata 1. El kell végezni a közbeszerzési szabályzat felülvizsgálatát, részletesebb kidolgozását, abban a feladatok, végrehajtási és felelőségi körök egyértelműbb meghatározását, az eljárások lefolytatásával kapcsolatos feladatokat az ajánlattételi felhívástól a szerződéskötésig szabályozni, az eljárási dokumentum minták mellékletben történő elhelyezését. Határidő: 2014. április 30. 2. A város honlapján a Közérdekű adatok menü pontban Közbeszerzések menü pontot kell nyitni, és itt elhelyezni a közzétételre előírt és tájékoztató információkat. Határidő: folyamatos, a város honlapján Közbeszerzések menüpont megtalálható, 3. A jövőben induló közbeszerzési eljárások lebonyolítására lehetőleg regisztrációval rendelkező, hivatalos közbeszerzési szakértő megbízására kell törekedni. Határidő: folyamatos 4. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN (Bkr. 48. b) pont) A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba) pont) A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. ba) pont) Éves ellenőrzési tervben a IV. negyedévre ütemezett ellenőrzés december hónapban történő végrehajtása nem volt elégséges arra, hogy a kontrollrendszer elemeinek értékeléséhez elégséges információ a belső ellenőr részére rendelkezésre álljon. A gazdálkodás folyamatában kulcsszerepet betöltő szakmai teljesítésigazolás és az utalvány ellenjegyzés kontrolltevékenységeit nem a szabályzatban előírtak szerint működtették, a hiányosságok megszüntetésére intézkedési terv készült.