2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 9430 44 7 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2003 Mercator Stúdió, 2003 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 9 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI... 11 Általában a PowerPointról... 12 A program jellemző adatai... 13 Újdonságok a megelőző változathoz képest... 14 Új MS Office szolgáltatások... 15 Mindennapos feladatok... 15 Adatvédelem... 19 Webdokumentumok... 20 Nyelvi szolgáltatások... 21 Hibamegelőzés és helyreállítás... 22 Főbb PowerPoint újdonságok... 24 Biztonság... 29 Webes dokumentumok... 29 Bemutató adása... 30 Nyelvfüggő szolgáltatások... 30 Mindennapos feladatok... 31 A program környezete... 37 A billentyűzet... 39 Az egér... 43 A PowerPoint használata... 46 Fogalmak magyarázata... 47 A program telepítése... 51 A program indítása... 54
4 TARTALOM A PowerPoint képernyő elemei... 62 Párbeszédpanelek és parancsok... 70 A segítség... 71 A program súgója... 72 Súgó tartalom és tárgymutató... 74 A program alapszolgáltatásai... 79 Bevezetés a bemutatók készítésébe... 80 Bemutató létrehozása gyorstalpaló... 81 Az Előadás-tervező Varázsló használata... 82 Bemutató-létrehozás szerkesztés közben... 86 Üres bemutató létrehozása... 89 Alapanyagok mérete, tájolása... 94 ALAPÉRTELMEZÉSEK... 95 Megjelenítési üzemmódok... 95 Normál nézet... 96 Dia-minta nézet... 99 Bemutató létrehozása Normál nézetben gyorstalpaló... 103 Diaminta műveletek gyorstalpaló... 104 Vázlat nézet... 105 Bemutató létrehozása vázlat ablaktáblában gyorstalpaló... 108 Emlékeztető-minta nézet... 109 Jegyzetoldal és Jegyzet-minta nézet... 112 Diarendező nézet... 115 Diaképek sorrendjének megváltoztatása gyorstalpaló... 124 Diaképek vetítése PowerPointban... 126 A vetítés alatti menüparancsok... 129 Időzített vagy kézi vezérlésű vetítés... 130 A Jegyzőkönyvvezető használata... 132 Alapértelmezett ikonparancsok... 135 Szokásos eszköztár... 136 Formázás eszköztár... 139
TARTALOM 5 Kép eszköztár... 141 Korrektúra eszköztár... 146 Rajzolás eszköztár... 147 Szervezeti diagram eszköztár... 150 Szerkezeti diagram eszköztár... 150 Táblázatok és szegélyek eszköztár... 151 Tagolás eszköztár... 152 Vezérlők eszköztára... 154 Visual Basic eszköztár... 155 Web eszköztár... 156 Wordart eszköztár... 157 Környezeti beállítások... 157 Általános beállítások... 158 Szövegszerkesztési beállítások... 159 Megjelenítés beállítások... 161 Nyomtatási beállítások... 163 Mentés beállításai... 164 Helyesírás és stílus beállításai... 166 Biztonsági beállítások... 168 Az eszköztárak beállítása... 169 Eszköztár módosítás más parancsai... 174 ELŐADÁS, BEMUTATÓ, JEGYZET KÉSZÍTÉSE... 177 Fájlformátumok és könyvtárak... 179 Állományok és kezelésük... 182 Bemutató létrehozása... 184 Meglévő bemutató megnyitása... 186 Hálózati könyvtárak kezelése... 192 Állományok keresése... 194 Állomány lezárása... 198 Bemutatók mentése... 199 Fájlmentés gyorstalpaló... 199
6 TARTALOM Állományok tulajdonságai... 200 A munka befejezése... 204 Szövegszerkesztés... 205 Kurzormozgatás... 205 Szövegírás, javítás... 206 Szövegkijelölés... 207 Vágás és áthelyezés... 209 Keresés a szövegben... 211 Szövegrészek cseréje... 212 Szerkesztőparancs visszavonása... 213 A bemutatók formázása... 214 Általános stílusbeállítások... 214 Háttér beállítása... 215 Összetartozó színek alkalmazása... 218 Beépített alakzatok kezelése... 221 Szövegrészek formázása... 222 Betűtípuscsere... 224 Felsorolásjelek módosítása... 224 Árnyékok az objektumok körül... 226 Színek és vonaltípusok módosítása... 227 Objektumszínek, kitöltő minták és színátmenetek... 228 Objektumok forgatása és tükrözése... 230 Keretek kezelése, elrendezések... 231 Grafikus objektumok formázása... 232 OBJEKTUMKEZELÉS... 233 Objektumok beillesztése... 233 Beágyazott objektum szerkesztése... 235 Csatolt objektum szerkesztése... 236 Objektum konvertálása... 239 Táblázatok beépítése... 240 Mozgás a táblázatokban... 244
TARTALOM 7 Kiválasztás a táblázatokban... 244 Kész táblázatok formázása... 245 Képek beszúrása... 246 ClipArt kép beszúrása... 246 Kulcsszavak kezelése... 248 ClipArt gyűjtemény bővítése... 250 ClipArt elem módosítása... 251 Kép beszúrása fájlból... 252 Alakzatok beszúrása... 254 Fényképezőgépből származó képek... 255 Lapolvasóról származó képek... 255 Médiaklipek beillesztése... 256 A csatolt fájlok aktualizálása... 260 Médiaklipek használata... 261 Multimédiás segédeszközök... 261 Hang beszúrása... 262 Audio CD lejátszása... 262 Hangalámondás rögzítése... 263 Szervezeti sémák készítése... 267 Szerkezeti diagram készítése... 269 Vektoros rajzoló... 270 Grafikon beillesztése... 272 A grafikonrajzoló fájlkezelése... 274 Grafikonszerkesztés... 275 A grafikonrajzoló nézetei... 277 Beszúrás menü... 278 A diagramok formázása... 278 A diagramszerkesztő eszközei... 291 Adatok kezelése... 294 WordArt objektumok beillesztése... 295 A WordArt eszközei... 298 Egyenletek beillesztése... 300
8 TARTALOM Az egyenletszerkesztő parancsai... 302 Szerkesztés... 302 Nézet... 303 Formátum... 303 Stílus... 305 Méret... 307 Egyenletszerkesztő eszköztár... 308 Az eszköztár szimbólumai... 309 Az eszköztár mintái... 312 EGYÉB SZOLGÁLTATÁSOK... 317 Dokumentum küldése... 317 Körözvények postázása... 321 Postázás nyilvános mappába... 323 A bemutató tömörítése... 324 PowerPoint bemutató más programban... 326 Feljegyzés Word dokumentumba... 328 Képek levágása... 329 Képek átszínezése... 330 BEMUTATÓK LEJÁTSZÁSA... 332 A bemutató levetítése... 332 IRODALOM... 335
ELŐSZÓ 9 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A PowerPoint a Microsoft Office XP (Office 10) programcsomag szerves részét képező alkalmazás, amely képernyős és kirakati (előadó részvétele nélküli) bemutatók, vetítettképes előadások, és ilyenekhez tartozó segédanyagok előállítására szolgál. A PowerPoint használata során előállítjuk a bemutató diaképeit, összeállítjuk a diasort, ellátjuk a megfelelő alkalmazásokból származó objektumokkal (szükség szerint beillesztjük, vagy csatoljuk azokat), rendszerezzük a diaképeket, időzítjük a lejátszást, elmentjük a komplett bemutatót, majd a későbbiek során lejátsszuk a bemutatót, esetleg kinyomtatjuk, elektronikus hálózaton postázzuk anyagát. Az első fejezet az újdonságok áttekintése után, nagy általánosságban ismerteti a prezentációs munkát, vagyis az előadások, elképzelések látványos bemutatását szolgáló program használatát, lehetőségeit. Aki már meglehetős gyakorlattal rendelkezik e területen, az térjen át a további fejezetekre, ahol a program olyan lehetőségeit írjuk le, amelyek még az első fejezetben ismertetett, alapvető munkák végzését is megkönnyítik. A harmadik részletes fejezet a PowerPoint prezentációk formázásával, objektumok beágyazásával és a program külső kapcsolataival foglalkozik. Ezek a részek a haladók számára készültek. E részek megértéséhez a használatot bevezető első két fejezet szinte készségszintű ismerete szükséges. Mindenképpen megéri azonban a fáradságot e fejezetek áttanulmányozása, mert a program igazán hatékony, szinte iparszerű használata az ott leírtak segítségével oldható meg. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalma-
10 ELŐSZÓ zó ágakat nyithatunk ki. Egy fejezetre lépéshez elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. A könyv írásakor a Windows kezelésében nem profi, de mindenképpen érdeklődő felhasználókat, olvasókat tételeztünk fel. Ha valamely kérdésre nem kapna megfelelő választ, akkor javasoljuk, tekintse meg a könyv végén szereplő irodalomjegyzékben található egyéb kiadványainkat is. A leírásnál abból a megfontolásból indultunk ki, hogy a kezdő és a gyakorlott Windows felhasználók számára egyaránt fontos a környezet megfelelő mélységű ismerete. A programkörnyezet ismeretének szükséges elsajátítása érdekében könyvünkben az Office programoktól megszokott módon különös gonddal kidolgozott környezet ismertetését vettük előre. Könyvünkben a PowerPoint 2002 magyar nyelvű változatának összes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Reference Manual Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. A könyv alapjául szolgáló programváltozat a magyar nyelvű Office XP programcsomag Microsoft PowerPoint for Windows alkalmazása, változatszám: 2002 (10.4205.4219) SP-2. A programfájl (Powerpnt.exe) keletkezési dátuma: 2002. június 25., mérete 5 978 896 bájt. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni előadásaikat, azok bemutatását hatásosan szeretnék végezni és az előadás menetét rögzítő dokumentumaikat, táblázataikat, adataik grafikus és numerikus értékelését kezelhető formában kívánják előállítani. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2003. január Köszönettel a szerző.
1. FEJEZET 11 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Ebben a fejezetben a PowerPoint prezentációs programnak azokat az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez: ismertetjük a rendszer környezeti igényeit, azt a minimális számítógép-összeállítást (konfigurációt), amelyen a program elindul; leírjuk a program számítógépünkre telepítését az installáló lemezek alkalmazásával; ezt követi a program indításának; majd a segítség, az interaktív (lekérdezéses elvű) és helyzetérzékeny súgó ismertetése; az ezt követő alfejezet tartalmazza a PowerPoint programban alkalmazott fogalmak leírását; amelyet a program környezeti elemeinek (egér és billentyűzet, mint beviteli eszközök, a párbeszédpanelek, menük és ikonok) részletes bemutatása, használatuk ismertetése követ. Ezek ismeretével már megoldhatók az egyszerűbb feladatok. Ugyancsak itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét. Mintapéldát bemutató első gyorstalpalónkat is itt írjuk le. A továbbiakban dokumentumnak nevezzük a PowerPointtal előállított, lemezen tárolt állományt. A dokumentum formázása a diabemutató, azaz a végtermék megjelenésének szabályozását jelenti (az Office többi tagjától eltérően a lapméretek és irányítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása mellett itt a dokumentum bemutatásának befolyásolása az egyes oldalak, képek közti átmenet és ezek ütemezése is idetartozik).
12 Általában a PowerPointról Általában a PowerPointról A Microsoft Office 2002 standard és professzionális változatának egyaránt része a Microsoft PowerPoint 10 (2002) komplett prezentációs programcsomag. A programot ugyanakkor az Office-tól függetlenül is forgalmazzák. Segítségével elképzeléseinket könnyen, gyorsan és ami a legfontosabb, hatásosan, látványosan mutathatjuk be. A bemutatás anyagát megjelenítő eredmény lehet képernyőn vagy kivetítőn (akár az előadó részvétele nélkül is) megjeleníthető, vetíthető prezentáció, jegyzet, vázlat nyomtatott anyagok vagy 35 mm-es diakép. A prezentációkat a rendszer.ppt kiterjesztésű állományokban tárolja. Az Office XP többi programjához hasonlóan a PowerPoint programba is beépítették a varázsló funkciót (Előadás-tervező Varázsló), amellyel az előre elkészített prezentációs stílusokból választva a legkönnyebb újabb bemutatót készíteni. A bemutató elemei a diaképek, amelyek vetítési ideje időzíthető, illetve manuálisan is szabályozható. A bemutatóba különféle objektumokat, többek között képeket, hangot, egyenleteket, Word és Excel dokumentumokat, táblázatokat is beépíthetünk. Az egyes, csak későbbiekben fontos diákat a bemutatóból elrejthetjük, ezeket csak akkor vesszük elő, ha a várhatóan feltett kérdések megválaszolásához szükségünk van rájuk. A prezentáció szöveges anyaga Word dokumentumba is elmenthető. A PowerPoint programot akkor érdemes használni, ha előadásunkat, bemutatónkat látványos képekkel színesíteni, mondanivalónkat diagramsorozatokkal alátámasztani, megjelenített vázlatunkkal segíteni akarjuk. A program a prezentáció lejátszásakor további beavatkozási lehetőségeket biztosít, amelyekkel akár fekete vagy fehér képernyő-megjelenítés mellett felfüggeszthetjük a diasor lejátszását addig, amíg előadásunkban a megfelelő helyre érünk. A lejátszást ingyenesen tetszőleges gépre telepíthető lejátszó program is segíti. A program kezelésének megismerését és lehető legjobb elsajátítását magyar nyelvű Súgó és a konverziókat, telepítést részletesen leíró magyar nyelvű leíró szövegállomány (a telepítő CD FILES\
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 13 PFILES\MSOFFICE\OFFICE10\1038 mappájában található PPREAD10.HTM) segíti. Természetesen ugyanazok a segítségek itt is rendelkezésünkre állnak, mint a többi Office programban (tartalom és index szerinti keresés, napi tippek, eljárások leírása, hogyan oldanám meg segítség), amelyeket később ismertetünk. Könyvünkben a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a következőképpen jelöljük: Ctrl+F, míg az egymás után lenyomandó billentyűsorozatot: például Alt,A,A. A funkcióbillentyűket F1..F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Nézet/Minta Dia minta. A parancsok írásmódja vastagbetűs. Az így jelölt szavak általában megtalálhatók a könyv végén a tárgymutatóban is. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Mégse. A menüparancsokban, valamint a párbeszédpanel mezők és nyomógombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk. A program jellemző adatai A bemutatókészítő program környezetének, a felhasznált számítógépi, perifériális erőforrások és szoftverelemek ismertetését megelőzően néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely a jelentős memóriaigényt is indokolja: A munkakörnyezet jellemzői Eredeti eszközsávok száma 20 Ikonhoz kapcsolható PowerPoint parancs 541 Eredeti nyomógombok száma 441 Felhasználó által definiált eszközsávok száma a memóriától függ Egyidejűleg nyitott bemutatók száma a memóriától függ A bemutatók jellemzői Diaképek maximális száma bemutatón belül a memóriától függ
14 Újdonságok a megelőző változathoz képest Diagramkezelés (MS Graph 2002) jellemzői Diagramok száma a dián a memóriától függ Fő diagramtípusok száma 18 Sorozatok száma legfeljebb 255 (a memória és a diagram típusa szab határt például kördiagramon csak egyetlen adatsort ábrázolhatunk) Adatpontok maximális száma 4000 (a memória és a diagram sorozatonként típusa szab határt) Adatpontok maximális száma 32000 (a memória és a diagram diagramonként típusa szab határt) Általános programjellemzők Beépített alakzatok száma 151 Beépített animálási sémák száma 38 Effektustípusok száma 25 Diaképek közötti áttűnéstípusok száma 58 Beépített hanghatások száma 16 Előregyártott tervezősablonok száma 44 Beállított elrendezések száma 27 Nagyíthatóság szerkesztés közben 10-400 % Parancsvisszavonások maximális száma a memóriától függ Újdonságok a megelőző változathoz képest A Microsoft PowerPoint bemutatókészítő program 2002-es változata több fontos, a program felhasználói által naponta igénybe vett szolgáltatásában jelentősen eltér a program korábbi, 2000-es verziószámmal jelölt változatának szolgáltatásaitól. A legfontosabb, hogy a korábban párbeszédpaneleken keresztül elérhető elemek többsége most a munkaablakokon keresztül érhető el. Az újdonságokat e helyen csak felsorolásszerűen említjük, részletes ismertetését a könyv további fejezeteiben találja meg a Tisztelt Olvasó.
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 15 Új MS Office szolgáltatások A következőkben a PowerPoint 2002 újdonságai előtt tekintsük át melyek az Office XP összes programjában megtalálható újdonságok. Mindennapos feladatok A legtöbb újdonság naponta felhasználható hasznos újítás, illetve a program célszerű továbbfejlesztése. Ezek a Microsoft Office XP mindegyik programjában azonos módon használhatók. Kompatibilitás biztosítása A korábbi változatokkal való teljes kompatibilitás biztosítása érdekében a Beállítások/Mentés párbeszédpanel-lapon letilthatók a PowerPoint 6/95, illetve a PowerPoint 7/97 változatok után bevezetett szolgáltatások. Így nem használhatunk ki számos hasznos szolgáltatást és formátumot, viszont az elmentett dokumentum minden eleme garantáltan megjeleníthető lesz a korábbi programváltozatokban. Új megjelenés Átdolgozták a kezelői felületet. A Microsoft Office XP egyszerűbb, jobban átlátható, könnyebben kezelhető. Office munkaablakok Az Office programjaiban végzett leggyakoribb feladatok a dokumentum mellett megjelenő a munkaablakokból érhetők el (lásd az 1-1. ábrát). Általában a dokumentum jobb oldalán jelennek meg az általános feladatok, a bal oldalon az esetleges programhiba miatt szükséges dokumentum-helyreállítás ablaka. Az egyes programokban a munkaablakokban elérhető szolgáltatások az adott program sajátosságainak megfelelően mások lehetnek. Az új munkaablakok segítik az Office dokumentumokkal végzett munkát. A fontos szolgáltatások a munkaablakban egyetlen kattintással elérhetők. A munkaablak felgyorsítja a fájlok keresését és
16 Új MS Office szolgáltatások megnyitását, a dokumentum tartalmában keresést, a vágólap kezelését, körlevél készítését stb. 1-1. ábra A különböző munkaablakakok olykor automatikusan jelennek meg, de megjelenésük a Nézet menü Munkaablak parancsával is be- és kikapcsolhatók. A munkaablakok egérrel húzva tetszőlegesen áthelyezhetők, méretezhetők. Ha az ablak kisebb, mint a megjelenítendő információ, akkor az ablak aljában látható ikonra kattintva gördíthetjük a tartalmat. A különféle munkaablakok között az ablak címsorában megtalálható ikonra kattintva megjelenített menüből választva válthatunk, vagy a munkaablakok közötti váltáshoz az ablak címsorának ikonjait használjuk. Intelligens címkék Az intelligens címke az Office XP egyik tartalomfelismerő szolgáltatása, amely dinamikusan segíti a felhasználó munkáját. Használatával az Office XP alkalmazásai, dokumentumai szorosan integrálha-
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 17 tók a weben vagy a vállalati intraneten keresztül elérhető adatforrásokhoz. Az intelligens címkék alkalmazásával időt takaríthatunk meg, mert segítségükkel egyébként csak más programok megnyitása után elvégezhető műveleteket is végrehajthatunk az Office programokban. Az intelligens címkékkel azonnal beállíthatjuk, hogy az információk beillesztése és az automatikus módosítások elvégzése hogyan történjen az Office alkalmazásokban. Például a Word programból származó szöveg diaképbe illesztésekor, egy gomb jelenik meg a szöveg mellett, melyre kattintva a beillesztett szöveg formázására vonatkozó beállításokat adhatjuk meg (lásd az 1-2. ábrát). 1-2. ábra Az intelligens címke jelzője beírás közben a szöveg alatt, a helyőrző mellett, illetve korábban mentett dokumentum megnyitásakor jelenik meg. Ha az intelligenscímke-jelzővel ellátott adat fölé mozgatjuk a kurzort, vagy kiválasztjuk a hozzá tartozó PowerPoint helyőrzőt, akkor megjelenik a Műveletek intelligens címkékkel gomb A végrehajtható műveletek menüjének megtekintéséhez kattintsunk a gombra. Az egyes Office programokban eltérhetnek az intelligens címkék és a velük elvégezhető műveletek. Frissített médiatár A 2. telepítő CD-n található, korábban Klipgyűjteménynek nevezett médiatár több száz új képet tartalmaz. A Beszúrás menü Kép ClipArt parancsával vagy a más módon megjelenített ClipArt beszúrása munkaablakból tölthetjük be a médiatárat (lásd az 1-3. ábrát).
18 Új MS Office szolgáltatások 1-3. ábra Ugyanitt kereshetünk is klipeket a médiatár elemeihez kapcsolt kulcsszavak alapján. A médiatár kezeli az összes médiatípus állományait (képeket, hangokat, mozgóképeket). Munkaablaka könnyen kezelhető. A meglévő klipek rendszerezésén, keresésén túl új klipeket is kereshetünk vele a weben. A Microsoft honlapján hetente frissített klipekből válogathatunk. Jobb minőségű képek és rajzok Továbbfejlesztették a grafikus megjelenítő rendszert (GDI+). Ez az Office XP programjaiban (Word, Excel, PowerPoint, FrontPage és Publisher) az alakzatok és WordArt képek számára a korábbinál finomabb körvonalat biztosít, emellett megengedi az átlátszóság fokozatos, élethű módosítását. A digitális képek élessége és tisztasága nem romlik az átméretezés során. Hangparancsok és diktálás Minden korábbinál nagyobbat léptek előre a felhasználói felület radikális átalakításában. Az egyszerűsített kínai, angol (USA-beli) és japán nyelvű Office verziókban az egér és a billentyűzet használatán
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 19 túl már beszéd útján is kiválaszthatjuk a menük, eszköztárak és párbeszédpanelek elemeit, valamint szöveget is diktálhatunk. Használatához multimédiás számítógép kell, legalább 400 MHz-es Pentium III processzorral és megfelelő perifériákkal (mikrofon). Kisegítő lehetőségek Az Office XP alkalmazások a Microsoft Active Accessibility 2.0 technológia támogatásának köszönhetően még hatásosabbá teszik a kisegítő lehetőségek, így a megjelenítő és képernyőnagyító segédprogramok működését. Kézírás támogatása Az Office dokumentumokba már kézírásbevivő eszközről is vihetünk be szöveget. Az eszköz lehet érintésérzékeny tábla, tábla-pc vagy egér. A kézírás-felismerés során a természetes kézírást a program gépelt karakterekké alakítja. A Word és az Outlook programokban a szöveget (Bézier görbeként) akár kézírásos formában is hagyhatjuk. Nyomtatók keresése A Microsoft Windows 2000 rendszert és az Active Directory címtárszolgáltatást használó számítógépes hálózatokra csatlakozó számítógépeken az Office XP programok Nyomtatás párbeszédpaneléről megkereshetjük a hálózaton található nyomtatókat. A keresésnél felhasználhatjuk a nyomtató olyan tulajdonságait is mint fellelhetőség (melyik emeleten van), minőség (színes nyomtatásra, rendezésre alkalmas-e) stb. Dokumentumtárolás Exchange kiszolgálón A Microsoft Office dokumentumokat tárolhatjuk az Exchange Server 2000 kiszolgálón, és a Fájl megnyitása, Új fájl és Fájl mentése párbeszédpanelekről ugyanúgy elérhetjük őket, mint bármilyen más Office dokumentumot. Adatvédelem Továbbfejlesztett makróvírus elleni védelem Vállalati környezetben ajánlott, hogy a fejlesztői gépek kivételével a rendszergazdák az Office telepítésekor eltávolítsák a Microsoft Office programozási nyelvét, a Microsoft Visual Basic for Applications
20 Új MS Office szolgáltatások alkalmazást. Így jelentősen csökkenthető az Office dokumentumokon keresztül támadó vírusok elterjedésének veszélye. Digitális aláírások A digitális aláírásokkal igazolható, hogy egy dokumentum megegyezik létrehozáskori állapotával, azaz azon később nem módosítottak. A digitális aláírást a Word, Excel és PowerPoint programokkal készített fájlokhoz csatolhatjuk. Webdokumentumok Webhely mentése egyetlen fájlként A webarchívum-fájlformátum (*.mht, *.xhtml) lehetővé teszi, hogy a webhely összes elemét (beleértve a szöveget és a képeket is) egyetlen fájlba mentsük Word, Access, Excel, PowerPoint, Publisher programokból. Office weblapok szerkesztésre nyitása a böngészőből Az Office alkalmazások felismerik az általuk létrehozott HTML-lapokat. A weblapként mentett Office dokumentumok a feldolgozó programban közvetlenül is megnyithatók a Microsoft Internet Explorerből. Így a megfelelő beépülők birtokában már tényleg néha elfeledhető, hogy éppen melyik alkalmazásban járunk, hiszen például az Explorerben megnyitott Word vagy Excel dokumentum szerkesztéséhez felhasználhatjuk e programok legtöbb szolgáltatását is. Office dokumentumok megosztása a weben A közös munkavégzést biztosítja a fájlok megosztása és az a lehetőség, hogy az Office programokkal előállított dokumentumok közvetlenül menthetők webhelyekre vagy az MSN hálózatra. A webes közzététel céljának meghatározása Az Office dokumentumok weblapként elmenthetők a különböző böngészők (Internet Explorer, Navigator, Opera) 3.0-6.0-s verzióihoz. Ezek már egyaránt kezelik a keretes dokumentumokat, így a fájl különböző böngészőket használó olvasóinak mindig a lehető legjobb minőségű látványban lehet részük.
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 21 1-4. ábra Nyelvi szolgáltatások A nyelvekkel kapcsolatos szolgáltatásokat csak abban az esetben érjük el ha a MS Office olyan nyelvű verzióját használjuk, amelyhez az adott szolgáltatás készült. Ellenkező esetben a szolgáltatás használatához szükséges a MS Office XP Multilingual User Interface Pack vagy az Office Proofing Tools csomag telepítése a megfelelő nyelvhez. Ez után engedélyeznünk kell a nyelv támogatását az Office nyelvi beállításaiban. Az Office XP alkalmazásokban minden Windows 2000 által támogatott nyelvet használhatunk. A felhasználói felület és a súgó nyelvének testre szabása A felhasználói felülettől eltérő nyelvet alkalmazó súgót is használhatunk. Ez a lehetőség csak az Office XP Multilingual User Interface Pack (MUI) Pack csomag nagy mennyiségű licencvásárlói számára érhető el. Kelet-ázsiai karakterek támogatása Bármelyik Office alkalmazásban bevihetjük kelet-ázsiai nyelvek karaktereit akkor is, ha a rendszerszoftver nem kelet-ázsiai nyelvű.
22 Új MS Office szolgáltatások (Korábban ezt csak a Word és az Outlook programok, illetve a Windows 2000 támogatta.) A Microsoft Windows 98 angol (USA-beli) nyelvű verzióját futtató számítógépeken például bevihetünk japán karaktereket Excel munkalapokra. A koreai nyelvű dokumentumokhoz készült új (hangul/handzsa) átalakító több mint 20,000 új karaktert támogat, és automatikusan a megfelelő jeleket tartalmazó új betűtípusokat használja. A Windows 2000 nyelvi szolgáltatásainak megfelelően az Office támogatja a kínai karakterek Unicode szabvány szerinti kódolásának legújabb bővítéseit, így megközelítőleg már 70,000 kínai karaktert használhatunk. Hibamegelőzés és helyreállítás Az Office bármely alkalmazásának megnyitásakor az alapvető fájlok és rendszerleíró bejegyzések hibáit a programok automatikusan felismerik és kijavítják. A Súgó menü Hibakeresés és javítás parancsával javíthatjuk ki a nem kritikus fájlok problémáit, így újratelepíthetjük a hiányzó vagy sérült fájlokat. Office csökkentett mód Az Office XP programjai észlelik az esetleges indítási hibákat és elkülönítik azokat. A probléma figyelmen kívül hagyható az Office alkalmazás csökkentett módban való elindításával, így sosem kell félbehagynunk a munkát. Dokumentum-helyreállítás és biztonságosabb leállítás A szerkesztés alatt álló dokumentumok helyreállíthatók programhiba vagy a program váratlan leállása (például áramszünet) esetén. A program legközelebbi indításakor a dokumentumok a dokumentum bal oldalán, a Dokumentum-helyreállítás munkaablakban jelennek meg (lásd az 1-5. ábrát). A szolgáltatáshoz választhatunk a munkaablakban látható eredeti, javított, illetve helyreállított dokumentumpéldányok közül. Arra is módunk van, hogy a helyreállított vagy javított változatokat az eredetitől eltérő nyelven mentsük. A javított dokumentumok a helyi menüjének Megtekintés parancsával ellenőrizhetjük a javítás sikeres-
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 23 ségét a dokumentumban. A hiba előfordulásának helyére ugrás azonban nem minden esetben használható. A munkaablak bezárása előtt a program a mentésre figyelmeztet. 1-5. ábra Office hibajelentő Ha a program az észlelt hiba súlyossága folytán nem képes csökkentett üzemmódra kapcsolni, illetve már munka közben tapasztalható hibáról van szó, akkor párbeszédpanelen üzenetet kapunk a leállásról. Ilyenkor a program megkísérli a dokumentum helyreállítását, és a javított dokumentum betöltését felajánlja a következő programindítás során (vagy automatikusan újraindul, ha az ennek megfelelő jelölőnégyzetet bekapcsoljuk a leállásra figyelmeztető párbeszédpanelen). A programleállásokkal kapcsolatos adatokat elküldhetjük a vállalat informatikai részlegének vagy a Microsoftnak, hogy a szakemberek kijavíthassák a hibát. Ezt a szolgáltatást választva a Microsoft felé elküldjük az (ellenőrizhető tartalmú) üzenetet, majd, ha szeren-
24 Főbb PowerPoint újdonságok csénk van (azaz a probléma már ismert és olyan gyakori, hogy kijavították), a megoldást azonnal letölthetjük a MS webhelyéről. Főbb PowerPoint újdonságok Néhány olyan újdonság is megjelent, amelynek inkább más Office programokban voltak előzményei. Animációs hatások és sémák Új animációs hatások jelentek meg. Közöttük megtalálhatók a be- és kilépési animációk, időzítési lehetőségek és az útvonalak. Ez utóbbiak segítségével az animációsorozat során előre megrajzolt vonalat követhetünk a kiválasztott elemekkel. Az animációs sémák a Diatervezés Animációs sémák munkaablakban egyetlen gombnyomással alkalmazhatók a teljes bemutató összes diájára vagy csak a szerkesztett diára (lásd az 1-6. ábrát). Az áttünési effektusok már a beállítás során de a formázás végrehajtása nélkül megtekinthetők a munkaablak Betekintő jelölőnégyzetének bejelölése után. 1-6. ábra