Belső Ellenőrök Magyarországi Fóruma BEMAFOR 2011/2 /2. Hírlevél. A Hírlevél témakörei: 1.) Felhívás a Legjobb gyakorlatok alkalmazása a belső ellenőrzés terén a közszférában címmel 2.) Gyakori kérdések-válaszok 3.) A költségvetési szervek belső kontrollrendszereinek minőségértékelése 2011 4.) Koszovói Pénzügyminisztérium kollégáinak látogatása. 1
Jelentkezés módja: A csatolt jelentkezés visszaküldésével a bemafor@ngm.gov.hu e-mail címre. Jelentkezésükben kérjük, hogy szíveskedjenek összefoglalni a megtartani kívánt előadás témáját! Jelentkezési határidő: 2011. november 15.. A jogszabályokban való tájékozódást segítendő Gyakori kérdések-válaszok I. a belső ellenőri regisztrációval /engedéllyel/ és vizsgakötelezettséggel kapcsolatosan Jogszabályi háttér engedély: az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.) 121/D. (1) bekezdés szakképzettségre és szakmai gyakorlatra vonatkozó követelmények: a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ber.) 11. (1) és (3) bekezdés belső ellenőri továbbképzés részletszabályai: a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendelet (a továbbiakban: NGM rendelet) nyilvántartásból való törlés: Áht. 121/D. (6) bekezdés, NGM rendelet 4. kimentés: Áht. 121/D. (6) bekezdés a) pont, NGM rendelet 8. nyilvántartásba való újbóli felvétel: Áht. 121/D. (8) bekezdés, NGM rendelet 5. belső ellenőri vizsgakötelezettség: NGM rendelet 9. előzetes tudásszint-felmérés: NGM rendelet 9. (6)-(7) bekezdés Két éves költségvetési szervnél eltöltött ellenőrzési szakmai gyakorlat nélkül lehet-e regisztrálni és részt venni a továbbképzéseken vagy ezt csak a két éves szakmai gyakorlat után lehet megtenni? Az NGM rendelet 2. (1) bekezdésének b) pontja alapján a Ber. 11. (1) bekezdése szerint legalább kétéves szakmai gyakorlat bemutatását tartalmazó kérelmezői nyilatkozatot vagy a Ber. 11. (3) bekezdésének alkalmazása esetén a szakmai gyakorlat alóli felmentést igazoló dokumentumot a belső ellenőrök nyilvántartásába való kérelem benyújtásához mellékelni kell. Amennyiben nincs két éves szakmai gyakorlata, illetve felmentést igazoló dokumentuma, egyelőre a regisztrációt sem tudja benyújtani, majd csak akkor, ha a későbbiekben belső ellenőri tevékenységet kíván folytatni egy olyan költségvetési szervnél, ahol a Ber. 11. (3) bekezdése alapján a költségvetési szerv vezetője felmentést adhat. 2
Az NGM rendelet 2. (2) bekezdése szerint az engedélykiadás büntetlen előéletre vonatkozó feltétele teljesülésének az eljáró hatóság általi igazolása helyett a kérelmező 90 napnál nem régebbi hatósági erkölcsi bizonyítvánnyal maga is igazolhatja-e a feltétel teljesülését. Ezek alapján már nem lehetséges nyilatkozattal ezt a tényt igazolni? Mit takar az eljáró hatóság általi igazolás? Ki kezdeményezi azt és milyen módon? 1.) Az NGM rendelet 2. (2) bekezdése értelmében, amennyiben a kérelmezőnek rendelkezésére áll egy 90 napnál nem régebbi hatósági erkölcsi bizonyítvány, akkor nem kell egy újabb igazolást kérnie az eljáró hatóságtól, azaz az erkölcsi bizonyítványt kiállító hatóságtól. 2.) Az NGM rendeletben foglaltak alapján már nincs meg az a korábbi lehetőség, hogy a hatósági erkölcsi bizonyítvány benyújtását egy nyilatkozattal lehetne pótolni. 3.) Jogszabályban arra feljogosított hatóság, [ ] a személyes és különleges adatok védelmére vonatkozó szabályokra figyelemmel az ügyfél nevében hatósági bizonyítvány kiállítását kérheti. Tehát a gyakorlatban továbbra is fennáll annak a lehetősége, hogy a Nemzetgazdasági Minisztérium illetékes szervezeti egysége az ügyfél nevében kérje a hatósági bizonyítvány kiállítását A Nemzetgazdasági Minisztérium honlapján a Belső Ellenőrök Névjegyzékében feltüntetett adatokat hogyan lehet módosíttatni, illetve kiegészíttetni? Az NGM rendelet 3. -a alapján a belső ellenőr a nyilvántartásban szereplő adataiban bekövetkezett változást az adatváltozást követő 30 napon belül az NGM rendelet 1. számú melléklet szerinti kérelmen köteles írásban bejelenteni a miniszternek, azaz a Nemzetgazdasági Minisztérium (1055 Budapest, Honvéd u. 13-15.) Számviteli és Szakképzési Főosztálya részére. A kérelemhez csatolni kell az adatváltozást igazoló dokumentum másolatát. Munkahely váltás miatt az új munkáltatónak szüksége lenne egy olyan nyilatkozatra, amellyel igazolható, hogy a munkavállaló regisztrált belső ellenőr. Milyen nyilatkozat benyújtása szükséges ehhez és hol található? A sikeres vizsga letétele után a regisztrált belső ellenőr tanúsítványt kap az ÁBPE továbbképzés I. elvégzéséről. Amennyiben ez a tanúsítvány nem elegendő, akkor a Nemzetgazdasági Minisztérium Számviteli és Szakképzési Főosztálya a munkavállaló által benyújtott írásbeli kérelemre tud kivonatot kibocsátani a belső ellenőrök névjegyzékéről, mely hitelesen tanúsítja, hogy szerepel a regisztrált belső ellenőrök nyilvántartásában. A kivonat vélhetően nem több mint egy oldal, melyért oldalanként 100 forint illeték díjat kell fizetni a kérelem benyújtásával egyidejűleg. Azonban a Nemzetgazdasági Minisztérium honlapján bárki számára megtekinthető és ingyenesen letölthető a nyilvántartás, melyet alábbi linken lehet elérni: http://www.kormany.hu/hu/nemzetgazdasagi-miniszterium/ado-es-penzugyekert-felelosallamtitkarsag/hirek/belso-ellenorok-nevjeyzeke II. a költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői részére előírt belső kontroll továbbképzéssel kapcsolatosan Jogszabályi háttér költségvetési szervek vezetőinek továbbképzési kötelezettsége: Áht. 121/E. (1) bekezdés gazdasági vezetők továbbképzési kötelezettsége: Áht. 121/E. (2) bekezdés kivétel szabály(ok) július 1-ét követő kinevezés esetén: Áht. 121/E. (3) bekezdés részletszabályok: NGM rendelet 10. 3
A 2010. évben a belső ellenőrök részére megtartott ÁBPE-továbbképzés I. teljesítése kiváltja-e az Áht. 121/E. -ának (1) és (2) bekezdésében a költségvetési szerv vezetője és a költségvetési szerv gazdasági vezetője részére a belső kontrollrendszerek témakörében előírt képzési kötelezettséget? Igen, amennyiben a költségvetési szerv vezetője vagy költségvetési szerv gazdasági vezetője a belső ellenőri névjegyzékből való törlés elkerülése miatt teljesítette a belső ellenőrök továbbképzési és vizsgakötelezettségét (bár jelenleg nem végez belső ellenőrzési tevékenységet), akkor mentesülhet a költségvetési szervek vezetői, illetve a gazdasági vezetők részére előírt képzés alól, mivel a belső ellenőrök ÁBPE-továbbképzés I. tananyagának 3. modulja megegyezik a költségvetési szervek vezetőinek, illetve a gazdasági vezetők továbbképzési tananyagával. Önállóan működő költségvetési szervnél a szerv vezetője és a gazdasági vezető képzésre kötelezett-e? Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) 8/A. -a alapján a költségvetési szervek gazdálkodási jogkörük alapján önállóan működő vagy önállóan működő és gazdálkodóak lehetnek. Ha az intézmény önállóan működő (tehát nem önállóan gazdálkodik), ugyanúgy van a költségvetési szervnek vezetője, akinek az Áht. 121/E. -ának (1) bekezdése szerint van képzési kötelezettsége. Azonban az Ámr. 17. -ának (1) bekezdése szerint meghatározott gazdasági vezetője nincs, így tehát Áht. 121/E. -ának (2) bekezdésében meghatározott képzési kötelezettség sem értelmezhető az önállóan működő költségvetési szerv esetén. A költségvetési szerv főigazgatója és igazgatója is jelentkezett a költségvetési szervek vezetőinek meghirdetett továbbképzésére. Mindkét említett személy képzésre kötelezette mint költségvetési szerv vezetője, illetve a képzési díj tekintetében a központi költségvetésből mindketten támogatásra jogosultak-e? Az Áht. 121/E. (1) bekezdése értelmében a költségvetési szerv vezetője vagy az általa írásban kijelölt vezető állású személy - aki nem lehet a költségvetési szerv gazdasági vezetője vagy belső ellenőrzési vezetője - kétévente köteles a belső kontrollrendszer témakörében az államháztartásért felelős miniszter által meghatározott továbbképzésen részt venni. A fent hivatkozott Áht. rendelkezés szerinti továbbképzési kötelezettség a költségvetési szerv vezetőjére vonatkozik, aki jelen esetben a főigazgató. Azonban a hatályos jogszabály megengedi, hogy helyette az általa írásban kijelölt vezető állású személy vegyen részt a továbbképzésen. Ez alapján a költségvetési szerv vezetője (a főigazgató) írásban kijelölheti az igazgatót. Abban az esetben, ha mind a főigazgató, mind az igazgató részt kíván venni a továbbképzésen, a képzés díjának központi költségvetésből való támogatására kizárólag a főigazgató jogosult, az igazgató továbbképzési díja ez esetben térítésköteles. Köteles-e alapítványi fenntartású iskola gazdasági vezetője részt venni az Áht. 121/E. - ának (2) bekezdésében foglalt továbbképzésen? 4
Az Áht. 121/D. -ának (2) bekezdése alapján a költségvetési szerv gazdasági vezetője kétévente köteles a belső kontrollrendszerek témakörben az államháztartásért felelős miniszter által meghatározott továbbképzésen részt venni. Az Áht. hivatkozott rendelkezése a költségvetési szervekre vonatkozik. Az alapítványi fenntartású intézmény nem költségvetési szerv, így jelen helyzetben nem szükséges a képzésen részt vennie. III. a helyi önkormányzatokkal kapcsolatosan Jogszabályi háttér ki köteles kialakítani és működtetni a belső ellenőrzést (költségvetési szerv vezetője): a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (a továbbiakban: Ötv.) 92. (5) bekezdés, Áht. 121/B. (4) bekezdés, Ber. 4. (1) bekezdés kinek jelent a belső ellenőr (jegyzőnek és a polgármesternek): Ötv. 92. (9) bekezdés ki láthatja el a belső ellenőrzést: Ötv. 92. (8) bekezdés, Ber. 36. (5) bekezdés külső szolgáltató bevonásának lehetőségei, ill. módjai: Ber. 4/A. (1) és (3) bekezdése A város jegyzője ez év februárjában gyermeket szült, szülési szabadság, GYES, GYED miatt fizetési nélküli szabadságon van. Az aljegyző helyettesíti távollétében jegyzőt. Ebben az esetben az Áht. 94. (1) bekezdésében meghatározott feladatokat ellátó személynek minősül-e az aljegyző (költségvetési szerv vezetője), vagy az Áht. 121/E. (1) bekezdés alapján a költségvetési szerv vezetője által írásban kijelölt vezető állású személyként kell a továbbképzésre jelentkeznie. További kérdés, hogy az aljegyző sikeres továbbképzése esetén a jegyzőre nézve is teljesül-e a fenti ÁBPE- továbbképzés, már amiatt is, mert az ő munkavégzési kötelezettsége adott esetben gyermeke 3 éves koráig szünetel. Ki jogosult, illetve ki kötelezett részt venni az ÁBPE-továbbképzés I. a költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői részére megnevezésű továbbképzésen? Az NGM rendelet 10. (1) bekezdése értelmében az Áht. 121/E. (1) bekezdése alapján a költségvetési szervek vezetői, illetve az általuk írásban kijelölt vezető állású személyek az ÁBPE-továbbképzés I. a költségvetési szervek vezetői és a gazdasági vezetői részére és az ÁBPE-továbbképzés II. kötelező szakmai továbbképzésen kötelesek részt venni. Az Ötv. 36. (1) bekezdése alapján a képviselő-testület a jegyző javaslatára községben kinevezhet, más önkormányzatnál kinevez aljegyzőt a jegyző helyettesítésére, a jegyző által meghatározott feladatok ellátására. Az Áht. 94. (1) bekezdésének e) pontja alapján a költségvetési szerv vezetője felelős a költségvetési szerv belső kontrollrendszerének és az annak részét képező belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért. A fentiek értelmében az aljegyző 2011. évben köteles részt venni a ÁBPE-továbbképzés I. a költségvetési szervek vezetői és a gazdasági vezetői részére szakmai képzésen, továbbá az NGM rendelet 10. (4) bekezdésében foglaltak szerint kétévente köteles részt venni az ÁBPE továbbképzés II. szakmai továbbképzésen. Ebben az esetben tehát az aljegyzőnek az ÁBPEtovábbképzés I. a költségvetési szervek vezetői és a gazdasági vezetői részére 2011. évben való elvégzését követően, első alkalommal 2013-ban kell jelentkeznie és választania egy modult az ÁBPE-továbbképzés II. -ből. Amennyiben a jövőben a jegyző visszatér az állományba, mint költségvetési szerv vezető, saját jogon lesz köteles részt venni az ÁBPE-továbbképzés I. a költségvetési szervek vezetői és a gazdasági vezetői részére szakmai képzésen. 5
. A költségvetési szervek belső kontrollrendszereinek minőségértékelése 2011 Felhatalmazás Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.) 121/C. (1) bekezdése értelmében a belső kontrollrendszer fejlesztése, szabályozásának előkészítése, koordinációja és harmonizációja az államháztartás alrendszerei tekintetében az államháztartásért felelős miniszter feladata, továbbá az Áht. 121/C. (2) bekezdésének c) pontja keretében az államháztartásért felelős miniszter figyelemmel kíséri és vizsgálja a jogszabályok, irányelvek, módszertani útmutatók, a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzésre, valamint belső kontrollokra vonatkozó standardok alkalmazását és végrehajtását. A minőségértékelés nem minősül ellenőrzésnek, hanem az egyes költségvetési szervek belső kontrollrendszerének értékelésére irányuló tevékenység. Alapkoncepció A minőségértékelési feladat teljesítése érdekében az uniós és a nemzetközi legjobb gyakorlatok tanulmányozását követően, a Nemzetgazdasági Minisztérium, Államháztartási Belső Kontrollok Főosztálya (a továbbiakban: ÁBKF) által kidolgozásra került az alkalmazandó minőségértékelési módszertan. Az eljárás alapját egy kérdőív képezi. A kérdőív által szolgáltatott információkból felmérhető a kitöltő költségvetési szervnél működtetett belső kontrollrendszer, annak esetleges hiányosságai. A kinyert információkat adatbázissá alakítva a kiválasztott minta adatokkal szolgál a költségvetési szervek által működtetett belső kontrollrendszerek állapotáról, ez lehetővé teszi az ÁBKF részére, hogy ajánlásokat, iránymutatásokat fogalmazzon meg az érintetteknek, valamint egy esetleges jövőbeni ismételt felmérés alkalmával összehasonlításra kerülhessen sor a fejlesztések nyomon követése érdekében. Minta A Magyar Államkincstár nyilvántartása szerint jelenleg közel 15.000 költségvetési szerv működik az államháztartás rendszerében. A minta reprezentativitásához szükséges több száz költségvetési szerv kiválasztása véletlenszerűen zajlott, így mind a mennyiségi, mind a minőségi feltételeknek megfelelt. Végeredményben közel 600 önkormányzati alrendszerbe tartozó és több mint 200 központi költségvetési alrendszerbe tartozó költségvetési szerv került kiválasztásra. A kérdőív A kérdéssorok összeállításánál figyelembe vettük a belső kontrollrendszerre vonatkozó törvényi (Áht.), kormányrendeleti (Ámr., Ber.) előírásokat, irányelvi (PM irányelvek) és útmutatói (Belső Kontroll Kézikönyv, Belső Ellenőrzési Kézikönyv) szinten is. A kérdéssorokat a COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) modell öt eleme (kontrollkörnyezet, kockázatkezelés, kontrolltevékenységek, információ és kommunikáció, monitoring) szerint csoportosítottuk. Kiegészítésként általános, szervezeti adatok és a központi harmonizáció szempontjából releváns információk összegyűjtésére alkalmas további kérdések kerültek összeállításra a már felsoroltak mellé. 6
A kérdőív technikai kivitelezése Alapvető célként a költséghatékony kivitelezést, a felhasználóbarát felületet és a majdani feldolgozási idő alacsonyan tartását tartottuk szem előtt. Ezen elvárások megvalósítására a legelterjedtebb irodai alkalmazáscsomag részét képező táblázatkezelő szoftver használata tűnt a legcélszerűbbnek. A táblázatot a már említett 5 fő elem köré rendeződő kérdéssorokból álló munkalapok, illetve a kiegészítő kérdéseket tartalmazó további munkalapok alkotják. Kialakításánál a kitöltő által a válaszok technikai értelemben vett megadására fordítandó idő minimalizálása, illetve az átlátható, könnyen kezelhető felület létrehozására törekedtünk. A feldolgozás megkönnyítése érdekében a táblázat tartalmaz olyan a kitöltő előtt rejtett, numerikus adatokból álló összesítést, amelyek az általa megjelölt válaszok kockázati besorolásának, illetve a kérdés kockázati értelemben vett súlyának (pl. törvény, Korm. rendelet vagy módszertani szintből fakad az előírás) szorzatából kikalkulált információkat hordozza. Terjesztés, koordináció A központi költségvetési alrendszerbe tartozó költségvetési szervek részére az ÁBKF küldte meg postai úton az NGM Államháztartásért Felelős Államtitkárának levelét, melyben a költségvetési szervek vezetői felkérést kaptak a kérdőív kitöltésére. A ténylegesen kitölthető elektronikus adattartalmat a központi nyilvántartás, illetve az egyes költségvetési szervek honlapján feltüntetett elérhetőségek alapján az ÁBKF munkatársai e-mailben továbbították. Az önkormányzati alrendszerbe tartozó költségvetési szervek részére a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium segítségével a Kormányhivatalok küldték ki a minőségértékelési kérdőívet. Az ÁBKF főosztályi e-mail címére a pef@ngm.gov.hu-ra, a két alrendszer érintett költségvetési szervei, illetve a terjesztő Kormányhivatalok is tájékoztatásért fordulhatnak mind a kitöltés, mind a visszaküldés vonatkozásában, illetve az egyéb kérdőívvel kapcsolatos kérdések, észrevételek, hibajelzések megküldésének tekintetében is. A minőségértékelés jelenlegi státusza 2011. szeptember 30. volt az ÁBKF részére történő visszaküldés határideje. A beérkezett kérdőívek feldolgozása megkezdődött, az addig be nem érkezett kérdéssorokat azonban továbbra is fogadjuk. Feldolgozás Az ÁBKF minden visszaküldött kérdőívet feldolgoz, kiértékel. A kitöltők egyéni értesítést fognak kapni a feldolgozási folyamat lezárulása után és egy egyedi értesítést a megállapításokról. A teljes kiértékelésről (a költségvetési szervek megnevezése nélkül) egy összefoglaló dokumentum készül, mely megtekinthető lesz a http://www.kormany.hu/hu/nemzetgazdasagiminiszterium/allamhaztartasert-felelos-allamtitkarsag/felelossegi-teruletek/allamhaztartasi-kontrollok- rendszere honlapon, illetve információbázisát fogja képezni a 2012-ben a Kormány részére benyújtandó, az államháztartási belső kontrollrendszer 2011. évi helyzetéről és működéséről szóló jelentésnek. Az előzetes értesítésnek megfelelően a kiértékelés után kiválasztásra kerül néhány költségvetési szerv ahol helyszíni ellenőrzés formájában az adott szervre vonatkozó megállapítások személyes egyeztetés keretein belül kerülnek ismertetésre. A megállapítások tartalmazni fogják azokat az ajánlásokat, melyek segíthetnek az adott szerv belső kontrollrendszerét érintő hiányosságainak megszüntetésében. 7
. Koszovói Pénzügyminisztérium kollégáinak látogatása A Koszovói Köztársaság Pénzügyminisztériumának Központi Harmonizációs Egysége 2011. július 11-15. között szakmai tanulmányi látogatást tett Magyarországon a központi harmonizációs egység feladatait ellátó szervezetnél, az NGM Államháztartási Belső Kontrollok Főosztálynál. A szakmai látogatás keretében tartott előadások az főbb témakörei a következők voltak: az államháztartási belső kontrollrendszerek felépítése, a Központi Harmonizációs Egység (KHE) szervezeti felépítése, a KHE koordinációs és harmonizációs feladatai és céljai az államháztartási belső kontrollrendszerek és ezen belül a belső ellenőrzés működtetésében és fejlesztésében, a KHE szerepe a könyvvizsgálói szakma és a belső ellenőrzési tevékenységet ellátók közti kommunikációban, a KHE által a Kormány számára készítendő Államháztartási Belső Kontroll Jelentés leírása, a KHE kapcsolata az Európai Bizottsággal, minőségértékelési feladatok és időszakos felülvizsgálatok a belső ellenőrzési tevékenység ellátása során, a belső ellenőrök munkájának és megállapításának akadályozó tényezői, a belső ellenőrzés kapcsolata a költségvetési szerv vezetésével és a külső ellenőrzéssel, a belső ellenőrök nyilvántartása, továbbképzési és vizsgakötelezettsége, a Belső Ellenőrzési Tevékenységeket Támogató Informatikai (BETTI) rendszer bemutatása, a Belső Ellenőrzési Kézikönyv tartalma és felépítése, a belső ellenőrök továbbképzése, valamint a továbbképzési feladatokat ellátó szervezet (ÁBPE MKK) bemutatása, az Állami Számvevőszék ellenőrzési tevékenysége, az EU támogatások ellenőrzése. A témakörökben tartott előadásokra az Államháztartási Belső Kontroll Főosztály munkatársain kívül, a Magyar Államkincstár, az Európai Támogatásokat Auditáló Főigazgatóság, illetve a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézetének illetékes munkatársai lettek felkérve.. Reméljük hasznos információkhoz jutottak a BEMAFOR 2011. évi második hírleveléből is! Nemzetgazdasági Minisztérium 1051 Budapest, József nádor tér 2-4. Államháztartási Belső Kontrollok Főosztály Telefon: +36 1 795 1376 E-mail: pef@ngm.gov.hu bemafor@ngm.gov.hu Web: www.kormany.hu 8