A DEBRECENI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA (módosításokkal egységes szerkezetben) Készítette: Gazdasági Főigazgatóság Hatályos: 2014. május 16. napjától 1
TARTALOMJEGYZÉK I. rész: PREAMBULUM... 3 II. rész: A SZABÁLYZAT HATÁLYA... 3 A KÖZBESZERZÉS TÁRGYAI... 4 KIVÉTELEK A KÖZBESZERZÉS TÁRGYÁBAN... 5 A KÖZBESZERZÉS ÉRTÉKHATÁRAI... 5 III. rész: A KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS KÖTELEZETTSÉGEK... 7 IV. rész: A KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉS... 10 V. rész: A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁBAN RÉSZTVEVŐ SZERVEZETI EGYSÉGEK... 11 VI. rész: A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE... 14 A NYÍLT ELJÁRÁS... 16 A MEGHÍVÁSOS ELJÁRÁS... 19 A TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS... 21 HIRDETMÉNY KÖZZÉTÉTELÉVEL INDULÓ TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS... 21 HIRDETMÉNY KÖZZÉTÉTELE NÉLKÜLI TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS... 23 A VERSENYPÁRBESZÉD... 25 A KERETMEGÁLLAPODÁSOS ELJÁRÁS... 25 A NEMZETI ÉRTÉKHATÁROKAT ELÉRŐ VAGY MEGHALADÓ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS... 27 ÉPÍTÉSI KONCESSZIÓ... 29 TERVPÁLYÁZATI ELJÁRÁS... 29 VII. rész: KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁROK ALATTI BESZERZÉSEK... 30 VIII. rész: A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS SORÁN LÉTREJÖTT SZERZŐDÉS TELJESÍTÉSE, MÓDOSÍTÁSA... 30 IX. rész: A KÖZBESZERZÉSEK NYILVÁNTARTÁSA... 32 X. rész: A KÖZBESZERZÉSEK ELLENŐRZÉSE... 32 XI. rész: ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 33 MELLÉKLETEK... 35 - I. számú melléklet: jogszabálygyűjtemény... 36 - II. számú melléklet: a közbeszerzés értékhatárai... 37 - III. számú melléklet: a közbeszerzési terv mintája... 38 - IV. számú melléklet: az országosan kiemelt termékek jegyzéke... 39 - V. számú melléklet: összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat... 41 - VI. számú melléklet: tenderkezdeményező lap 2
A DEBRECENI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA I. rész PREAMBULUM A Debreceni Egyetem a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (továbbiakban Kbt.) alapján a közpénzek ésszerű és hatékony felhasználása és nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, továbbá a közbeszerzések során a verseny tisztaságának és a törvény alapelveinek biztosítása érdekében az alábbi szabályzatban írja elő a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az Egyetem nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásainak dokumentálási rendjét a Kbt. 22. -a alapján. A közbeszerzési eljárás alapelvei közé tartozik a nyilvánosság, tisztességes és átlátható verseny, esélyegyenlőség, arányosság, egyenlő bánásmód, valamint a nemzeti elbánás biztosítása. Az Egyetem és a gazdasági szereplők a közbeszerzési eljárásban a jóhiszeműség és tisztesség, valamint a rendeltetésszerű joggyakorlás követelményeinek megfelelően kötelesek eljárni. Az Egyetemnek a közpénzek felhasználásakor a hatékony és felelős gazdálkodás elvét szem előtt tartva kell eljárnia. Közbeszerzés akkor valósul meg, amikor az Egyetem megadott tárgyú és értékű beszerzések megvalósítása érdekében visszterhes szerződéseket köt meg. A Debreceni Egyetem a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi szervezet feladat- és hatásköréről szóló Kormány rendelet hatálya alá tartozó termékeket a kormányrendelet alapján önkéntes csatlakozó jogállásban - e szabályzatban meghatározottak szerint szerezheti be. II. rész A SZABÁLYZAT HATÁLYA 1. (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységével közalkalmazotti jogviszonyban, illetve munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre. (2) A szabályzat tárgyi hatálya az Egyetem azon árubeszerzéseire, építési beruházásaira, építési koncesszióira, szolgáltatás megrendeléseire és szolgáltatási koncesszióira, tervpályázati eljárásaira terjed ki, amelyek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri, vagy meghaladja a Kbt. rendelkezései alapján a tárgyévre meghatározott értékhatárokat. Ezen esetekben a Kbt. közbeszerzési eljárás lefolytatását teszi kötelezővé. Ellenkező esetben a Szabályzat 15. -át kell alkalmazni. 3
A KÖZBESZERZÉS TÁRGYAI 2. (1) A közbeszerzés tárgyai az árubeszerzés, az építési beruházás, az építési koncesszió, a szolgáltatás megrendelése, valamint a szolgáltatási koncesszió. (2) Árubeszerzés: Olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának, vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak vételi joggal vagy anélkül történő a megszerzése. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és az üzembe helyezést is. A közbeszerzés szempontjából irreleváns, hogy az áru új, vagy használt állapotban kerül beszerzésre. Az uniós, illetve a nemzeti eljárásrend szerint a meglévő építmény vagy egyéb ingatlan vétele, vagy ingatlanra vonatkozó egyéb jognak a megszerzése szolgáltatásnak minősül, mely azonban a Kbt. 9. (5) bekezdés a.) pontja alapján kivételi körbe tartozó beszerzésnek minősül (lásd a Szabályzat 3. -át). Az árubeszerzés statisztikai nómenklatúrája a CPA. (3) Építési beruházás: Olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az Egyetem részéről: a) a Kbt. 1. mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; b) építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; c) az Egyetem által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, illetőleg módon történő kivitelezése. Az építési beruházás statisztikai nómenklatúrája a NACE. (4) Építési koncesszió: Olyan építési beruházás, amely alapján az Egyetem ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt, ahol a hasznosításhoz kapcsolódó kockázatokat teljes egészében vagy legalább jelentős részben a nyertes ajánlattevő viseli. (5) Szolgáltatás megrendelése: Olyan (árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő) visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése. Szolgáltatás megrendelésének minősül az a szerződés, amelynek a tárgya áru beszerzése és szolgáltatás megrendelése, ha a szolgáltatás értéke meghaladja az árubeszerzés értékét. A szolgáltatás megrendelésének statisztikai nómenklatúrája a CPC. 4
A közös közbeszerzési szószedetet (CPV) a 213/2008/EK rendelettel módosított 2195/2002/EK rendelet tartalmazza. (6) Szolgáltatási koncesszió: olyan szolgáltatásmegrendelés, amelynek alapján az Egyetem a szolgáltatás nyújtásának jogát (hasznosítási jog) meghatározott időre átengedi, és ellenszolgáltatása a hasznosítási jog vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt, ahol a hasznosításhoz kapcsolódó kockázatokat teljes egészében vagy legalább jelentős részben a nyertes ajánlattevő viseli. A szolgáltatási koncesszió csak a nemzeti értékhatárokat elérő értékű beszerzések esetén képezi a közbeszerzés tárgyát! (7) Ha a szerződés több egymással szükségszerűen összefüggő közbeszerzési tárgyat foglal magában, a meghatározó értékű közbeszerzési tárgy szerint kell a szerződést minősíteni. KIVÉTELEK A KÖZBESZERZÉS TÁRGYÁBAN 3. (1) Az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó közbeszerzések esetén nem képezi a közbeszerzés tárgyát a Kbt. 9. (1) bekezdésében felsoroltak. A szolgáltatás megrendelésének nem tárgyai a Kbt. 9. (5) bekezdésében felsoroltak, az ott meghatározott kivételekkel. (2) A nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó közbeszerzések esetén nem képezi a közbeszerzés tárgyát a Kbt. 120. -ában felsoroltak. (3) A kivételi körbe tartozó beszerzések jogszerűségének vizsgálata valamint dokumentálása a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály feladata. A KÖZBESZERZÉS ÉRTÉKHATÁRAI 4. (1) A közbeszerzés értéke a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetve kínált, áfa nélkül számított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatás. (=becsült érték) A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész értékét. A közbeszerzés becsült értékébe be kell számítani az Egyetem által a részvételre jelentkezők, vagy az ajánlattevők részére fizetendő díjat és kifizetést (jutalékot) is, amennyiben az Egyetem teljesít ilyen jellegű kifizetést a részvételre jelentkezők, az ajánlattevők részére. Tilos a becsült érték meghatározásának módszerét a Kbt. megkerülése céljával megválasztani. 5
(2) 2006. január 01. napjától a közbeszerzési értékhatárt az éves költségvetési törvény állapítja meg. Az egyes beszerzési tárgyakra vonatkozó uniós értékhatárokat, valamint a nemzeti értékhatárokat a Közbeszerzési Hatóság a Közbeszerzési Értesítőben minden év elején közzéteszi. (3) A közbeszerzés értékhatárai a II. számú mellékletben találhatóak. (4) Az értékhatárok folyamatos figyelemmel kíséréséért és a szabályzatba való átvezetéséért a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály a felelős. (5) Az értékhatárokat a Debreceni Egyetem szintjén kell értelmezni. (6) Amennyiben egy építési beruházás vagy szolgáltatás-megrendelés, vagy hasonló áruk beszerzésére irányuló közbeszerzés részekre bontva, több szerződés útján valósul meg, a becsült érték meghatározásához az összes rész értékét kell figyelembe venni. (7) Mindig a Kbt. Harmadik Része szerinti eljárás alkalmazható olyan szerződések megkötésére, amelyek becsült értéke - a (6) bekezdés alkalmazása nélkül - szolgáltatás megrendelése és árubeszerzés esetében 21 824 000 forintnál, az építési beruházások esetében pedig 272 800 000 forintnál kevesebb, feltéve, hogy ezen egybe nem számított részek összértéke nem haladja meg annak az értéknek a húsz százalékát, amit a (6) bekezdés alkalmazása esetén állapított volna meg az Egyetem a teljes beszerzés becsült értékeként. (8) Amennyiben a beszerzés becsült értéke a (6) bekezdés szerint az uniós értékhatárt elérné, a (7) bekezdés alapján nem alkalmazhatóak azok a rendelkezések, amelyeket e törvény Harmadik Része a törvény alkalmazása alól kivételként határoz meg [120. ]. A (3) bekezdés alkalmazásakor annak megítéléséhez, hogy a Harmadik Rész szerint milyen eljárás folytatható le, az egyes leválasztott szerződések értéke önállóan vehető figyelembe. (8) Amennyiben az Egyetem egy közbeszerzési eljáráson belül teszi lehetővé a részekre történő ajánlattételt, minden rész értékét egybe kell számítani a közbeszerzés becsült értékének meghatározásakor. (9) A Kbt. előírásainak megkerülése céljából tilos a közbeszerzés tárgyait részekre bontani! (10) Nem minősül a Kbt. megkerülésének, ha az egybeszámított értékű közbeszerzési tárgyak beszerzése több, az egybeszámított értékű közbeszerzésnek megfelelő eljárási renddel egyező, közbeszerzési eljárás során megy végbe. (11) A közbeszerzés becsült értékének meghatározására egyebekben a Kbt. 12. - 17. -ait kell alkalmazni. 6
III. rész A KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS KÖTELEZETTSÉGEK 5. (1) Az Egyetem a költségvetési év elején, de legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseiről. (2) A közbeszerzési terv elkészítése a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály feladata. A közbeszerzési tervet a gazdasági főigazgató hagyja jóvá. A közbeszerzési tervnek az adott évben lefolytatott összes közbeszerzési eljárást (a központosított közbeszerzés keretében történő közbeszerzéseket is) tartalmaznia kell, ez azonban nem vonja maga után a tervben megadott összes eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Ha előre nem látható okból a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzés vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzés igénye merül fel, akkor az erre vonatkozó eljárást is le lehet folytatni. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell. A közbeszerzési terv módosításáért, aktualizálásáért a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály a felelős. (3) A közbeszerzési tervet és annak módosítását az elkészítését követően közzé kell tenni oly módon, hogy a becsült érték oszlopot a nyilvánosságra hozott közbeszerzési terv nem tartalmazza tekintettel a Közbeszerzések Tanácsa Elnökének 2011. január 17. napján megjelent módosított tájékoztatójára, mely az éves összesített közbeszerzési tervről szól. A jóváhagyott közbeszerzési tervet és annak módosításait a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály teszi közzé. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. (4) A közbeszerzési tervet 5 évig meg kell őrizni. A közbeszerzési terv nyilvános. (5) A közbeszerzési tervre alkalmazandó mintát a III. sz. melléklet tartalmazza. (6) Az Egyetem köteles a Kbt. hatálya alá tartozásáról, valamint az adataiban bekövetkezett változásokról a Közbeszerzési Hatóságot értesíteni a Kbt. hatálya alá kerüléstől, illetve a változástól számított 30 napon belül, a Közbeszerzési Hatóság ajánlatkérői nyilvántartásában történő szerepeltetés céljából. Az adatszolgáltatás teljesítéséért a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztálya felelős. (7) Az Egyetem az éves beszerzéseiről éves statisztikai összegzést készít, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig megküld a Közbeszerzési Hatóságnak. Az éves statisztikai összegzés elkészítéséért és a Közbeszerzési Hatóságnak történő megküldéséért a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztálya felelős. 7
(8) Az Egyetem a költségvetési év kezdetét követően előzetes összesített tájékoztatót készíthet az adott évre, illetve az elkövetkező legfeljebb 12 hónapra tervezett: a) összes (a kivételi körbe nem tartozó és az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű) árubeszerzéseiről, ha annak becsült összértéke eléri vagy meghaladja az uniós értékhatárt; b) 3. melléklet szerinti összes (a kivételi körbe nem tartozó és az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű) szolgáltatás megrendeléséről, ha annak becsült összértéke eléri vagy meghaladja az uniós értékhatárt. Az Egyetem előzetes összesített tájékoztatót készíthet a tervezett építési beruházás lényeges jellemzőiről, feltételeiről, ha az építési beruházás becsült értéke eléri vagy meghaladja az építési beruházásra irányadó az uniós értékhatárt. Ha az Egyetem tájékoztatót készít, azt a tervezett építési beruházás megvalósítására vonatkozó döntést követően kell elkészítenie. Az előzetes összesített tájékoztatót a közbeszerzés különböző tárgyairól együttesen és külön-külön is el lehet készíteni. Az előzetes összesített tájékoztatóban foglalt tervezett beszerzések nem vonják maguk után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Az Egyetemnek a központosított közbeszerzései vonatkozásában nem kell előzetes összesített tájékoztatót készítenie. Az Egyetemnek az előzetes összesített tájékoztatót a Kbt. 32. (7) bekezdésében meghatározottak szerint hirdetmény útján kell közzé tennie. A hirdetmény az Egyetem honlapján is közzétehető a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztályvezető döntése alapján. Az előzetes összesített tájékoztatónak (időszakos előzetes tájékoztatónak) az Egyetem honlapján történő közzététele a Kbt. 32. (8) bekezdésében foglalt kötelezettség irányadó. (9) Az Egyetem köteles az alábbi adatokat, információkat, dokumentumokat a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban - amennyiben az Adatbázisban való közzététel valamely okból nem lehetséges a saját vagy fenntartója honlapján - közzétenni: a) a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) a terv vagy a terv módosításának elfogadását követően haladéktalanul; b) a Kbt. 9. (1) bekezdés k) pontja alkalmazásával megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul; c) az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos Kbt. 79. (2) bekezdése szerinti adatokat az előzetes vitarendezési kérelem kézhezvételét követően haladéktalanul; d) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul; e) a szerződés teljesítésére vonatkozó következő adatokat: hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre (hirdetmény nélkül induló eljárások esetében felhívásra), a szerződő felek megnevezését, azt, hogy a teljesítés szerződésszerű volt-e, a szerződés teljesítésének az ajánlatkérő által elismert 8
időpontját, továbbá az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét a szerződés mindegyik fél - támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetén szállítói kifizetés során a kifizetésre köteles szervezet - által történt teljesítését követő tíz napon belül; f) a külön jogszabályban meghatározott éves statisztikai összegzést a Közbeszerzési Hatóságnak való megküldéssel egyidejűleg. Az adatok közérdekből nyilvános adatok, azok nyilvánosságra hozatala üzleti titokra hivatkozással nem tagadható meg. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. A c) és e)-f) pontja szerinti adatoknak, információknak, dokumentumoknak a honlapon 5 évig kell elérhetőnek lenniük. A b) és d) pontja szerinti szerződéseknek a honlapon a teljesítéstől számított 5 évig folyamatosan elérhetőnek kell lennie. Az e) pont szerinti tájékoztatást az egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként kell aktualizálni. A Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály gondoskodik a Közbeszerzési Adatbázisban való közzétételről és feltöltésről. (10) A hirdetmények honlapon történő közzétételére az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatala, a Kbt. harmadik része szerinti eljárás esetén a Közbeszerzési Hatóság részére történő feladást követően kerülhet sor. A honlapon közzétett hirdetmény nem tartalmazhat más adatot, mint amely az Európai Unió Hivatalos Lapjában (TED-adatbank), illetőleg a Közbeszerzési Értesítőben megjelent, és fel kell tüntetni a hirdetmény feladásának napját is. (11) Az Egyetem a közzétételi kötelezettségének megfelelhet úgy is, hogy honlapjáról elérhetővé teszi a Közbeszerzési Hatóság honlapján az adott közbeszerzési eljárásra vonatkozóan megjelenő adatokat, információkat. (12) A közbeszerzési eljárások nyilvánosságával kapcsolatos, (9)-(11) bekezdésben foglalt kötelezettségek teljesítéséért a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztályvezető a felelős. (13) Az Egyetem minden egyes közbeszerzési eljárását - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - írásban, illetőleg elektronikus eljárás alkalmazása esetén külön jogszabály szerint - elektronikusan köteles dokumentálni. (14) A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától [Kbt. 30. (2) bekezdés], a szerződés teljesítésével kapcsolatos összes iratot a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálat jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. 9
(15) Az Egyetem köteles a Közbeszerzési Hatóság vagy az illetékes ellenőrző vagy más illetékes szervek kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni, illetőleg elektronikus eljárás alkalmazása esetén - részükre hozzáférést biztosítani. IV. rész A KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉS 6. (1) Az Egyetem a központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó eszközök és szolgáltatások beszerzését a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló vonatkozó Korm. rendelet alapján - önkéntes csatlakozó jogállásban - bonyolítja le. (2) A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó termékeket és szolgáltatásokat a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján (www.kozbeszerzes.gov.hu) található szállítóktól szerezheti be az Egyetem. (3) Az Egyetem a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó kiemelt termékek és szolgáltatások (a kiemelt termékek körét a Korm.rendelet melléklete tartalmazza, mely jelen Szabályzat IV. sz. melléklete) közbeszerzésére vonatkozó beszerzési tervét az adott keretszerződésekhez/keretmegállapodásokhoz csatlakozva 3 havonta előre köteles bejelenteni a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály on keresztül a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján, az ott meghatározottak szerint. Amennyiben olyan termék beszerzésére kerül sor, amelyre vonatkozó keretszerződéshez/keretmegállapodáshoz a negyedéves tárgyidőszakban nem csatlakozott az Egyetem, haladéktalanul, de legkésőbb a beszerzés megkezdését megelőzően köteles csatlakozni a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály on keresztül az adott keretszerződéshez/keretmegállapodáshoz a központosított közbeszerzési portálon. A beszerzési tervben foglalt tervezett beszerzések nem vonnak maguk után vásárlási kötelezettséget. (4) A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság és egyéb, az Egyetem beszerzései felett felügyeletet ellátó szervezetek felé fennálló adatszolgáltatási kötelezettség tekintetében a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály jár el. (5) Az Egyetem részére év közben folyamatos beszerzést igénylő termékek és szolgáltatások esetében, valamint a vonatkozó Kormányrendeletben meghatározott esetekben a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó termékekre és szolgáltatásokra vonatkozóan a gazdasági főigazgató kezdeményezheti keretszerződés megkötését. 10
V. rész A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁBAN RÉSZTVEVŐ SZERVEZETI EGYSÉGEK 7. (1) A közbeszerzési eljárások lebonyolításában részt vevő egységek: - Az Egyetem szervezeti egységei - Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály - Bíráló Bizottság - Döntéshozó: Rektor - Ellenjegyző: Gazdasági Főigazgató - hivatalos közbeszerzési tanácsadó (feladatait egyedi szerződés határozza meg). (2) Az Egyetem szervezeti egységeinek (karok, a Klinikai Központ és az Agrártudományi Központ, egyéb egységek) közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - beszerzési igények (termékek megnevezése a mennyiség és az ár megjelölésével együtt, valamint a készlet és eszköz pontos megnevezése) határidőben és írásban történő benyújtása a Gazdasági Főigazgató részére, - a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztállyal való együttműködés és szakmai segítségnyújtás, - a beszerzések műszaki, gazdasági és egyéb paramétereinek meghatározása, - a szükséges engedélyek, az energia- és közműkapcsolatokat érintő technológiai beszerzéseknél a feltételek előzetes egyeztetése a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztállyal, az ajánlati felhívás és a dokumentáció elkészítéséhez szükséges adatok, becsült érték, információk rendelkezésre bocsátása, - a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály felhívására az ajánlatok értékelésében való részvétel, - megkeresésre információ szolgáltatása. Ezen feladatok irányadóak a pályázatok szakmai vezetői részére is. (3) A Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - a szervezeti egységek által megküldött dokumentumok alapján az egyes beszerzésekre vonatkozó közbeszerzési eljárások lefolytatása szükségességének vizsgálata, majd az alkalmazandó eljárásról való döntési javaslat elkészítése, - az ajánlati felhívás, a közbeszerzési ütemterv, az alkalmatlanná minősítés szempontjainak, a hirdetmény, valamint az ajánlati dokumentáció elkészítése, - az értékelési szempontokra való javaslattétel, - a közbeszerzési eljárás lefolytatása (ajánlatok bontása, ajánlatok értékelése, vizsgálata és összehasonlítása, értesítési kötelezettségek teljesítése, jegyzőkönyvek elkészítése, hiánypótlásra való felszólítás, tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalások lebonyolítása), - intézkedés a közzétételekről, - az eredmény közzététele a Közbeszerzési Hatóság hivatalos lapjában, - összegezés készítése az eljárásról, 11
- a nyertes ajánlattevővel együttműködve a megkötendő szerződés előkészítése, - a szerződésszerű teljesítés, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás arányának és összhangjának rendszeres ellenőrzése, együttműködve a beszerzés tárgyának megfelelő szakértelemmel rendelkező személlyel, valamint azzal az adott egyetemi szervezeti egységgel, amelynek a részére a beszerzés történik, - szerződésszegés esetén a szerződés érvényesítésére vonatkozó intézkedések megtétele, együttműködve a beszerzés tárgyának megfelelő szakértelemmel rendelkező személlyel, valamint azzal az adott egyetemi szervezeti egységgel, amelynek a részére a beszerzés történik, - az elvégzett eljárási cselekmények dokumentálása és a dokumentumok 5 évig történő megőrzése, - együttműködés a többi szervezeti egységgel, valamint megkeresésre információszolgáltatás, - a központosított közbeszerzéssel kapcsolatos eljárás lefolytatása és az ezzel kapcsolatos tájékoztatási kötelezettség teljesítése, - a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó javaslatoknak a közbeszerzési tervben való rögzítése, illetve a közbeszerzési terv elkészítése, - az éves statisztikai összegezés elkészítése, - a megfelelő információáramlásért való felelősség. (4) Bíráló Bizottság: A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az Egyetem nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek és szervezeteknek megfelelő - a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi - szakértelemmel kell rendelkezniük. Az Egyetem a meghatározott szakértelemmel rendelkező, legalább 3 tagú bíráló bizottságot köteles létrehozni az ajánlatoknak a - szükség esetén a hiánypótlást, felvilágosítás vagy indokolás [Kbt. 67-70. ] megadását követő Kbt. 63. (3)-(4) bekezdése szerinti elbírálására. A bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a Rektor részére. A bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. Az Egyetem nevében az eljárást lezáró döntést meghozó személy (Rektor) nem lehet a bírálóbizottság tagja. A bírálóbizottság tagjait a döntéshozó (Rektor) nevezi ki Határozat formájában. A Bíráló Bizottság tagjai lehetnek: - gazdasági főigazgató, vagy az általa kijelölt munkatársa, - érintett szervezeti egységek vezetői, munkatársai, - Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztályvezető, vagy az általa kijelölt munkatársa, - adott közbeszerzés tárgyához értő szakember, - közbeszerzési eljárás kiírójának meghívottjai, - hivatalos közbeszerzési tanácsadó. A Bíráló Bizottság munkáját Egyetemen belüli, kívüli és/vagy jogi szakértők segíthetik, akik a bírálat során szavazati jogosultsággal nem rendelkeznek. A Bíráló Bizottság tagjai és szakértői a bizottság munkájának megkezdése előtt - kötelesek írásban nyilatkozni arról, hogy velük szemben a Kbt. 24. -ában foglalt összeférhetetlenségi okok fennállnak-e. (Az összeférhetetlenségről szóló nyilatkozat mintáját az. V. sz. melléklet tartalmazza.) Összeférhetetlenség esetén szükség esetén a Bíráló Bizottság elnökének feladata gondoskodni póttagról. 12
Az Egyetem nevében eljáró és az Egyetem által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e a Kbt. 24. szerinti összeférhetetlenség. Az összeférhetetlenségi szabályok megszegésének megelőzése azon közbeszerzésért felelős szervezeti egységnek a feladata, amely az adott közbeszerzést lefolytatja. (5) A 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásával történő projektek közbeszerzési eljárásaira a 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet előírásait is alkalmazni kell. (6) Az Egyetem szervezeti egységeinek vezetői és a pályázatok szakmai vezetői a hatáskörükbe tartozó szakmai területekre vonatkozóan, a jelen Közbeszerzési Szabályzat VI. sz. mellékletében szereplő tenderkezdeményező lap kitöltésével és a Gazdasági Főigazgató részére történő megküldésével kezdeményezhetik közbeszerzési eljárás lefolytatását. (7) A Klinikai Központ és az Agrártudományi Központ a speciális feladataihoz kapcsolódó közbeszerzéseket az illetékes főigazgató, az illetékes gazdasági igazgató ellenjegyzésével ellátott tenderkezdeményező lappal kezdeményezheti. (8) Az Egyetem beruházásaival, infrastruktúra fejlesztéssel, általános üzemvitelével (pld. energiaszolgáltatás, takarítás, üzemeltetési jellegű beszerzési igények stb.), egyetemi szintű informatikai fejlesztésekkel kapcsolatos közbeszerzési eljárások esetén a tenderkezdeményező lapot az illetékes területért felelős szervezeti egység vezető küldi meg a Gazdasági Főigazgató részére. (9) Az Egyetem közbeszerzéseit a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály bonyolítja le. A döntéseket a rektor hozza. (10) Döntéshozó: A Rektor közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - A Bíráló Bizottság értékelését követően a közbeszerzési eljárás során tett nyertes ajánlatról való egyszemélyi döntéshozatal. - a közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerződés aláírása a Gazdálkodási Szabályzatban foglaltak szerint, - a jogkörök egy részét helyetteseire átruházhatja; - külső szakértő bevonása esetén megbízási szerződés megkötése; - a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt folyamatban lévő jogorvoslati eljárásban meghatalmazás kiadása az illetékes szakértő részére. (8) Ellenjegyző: A Gazdasági Főigazgató közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - a közbeszerzési eljárás során készült határozatok aláírás előtti ellenjegyzése. - közbeszerzési terv és éves statisztikai összegezés jóváhagyása; - a központosított közbeszerzések esetén keretszerződések/keretmegállapodásokhoz történő csatlakozási kérelem aláírása. 13
(9) A közbeszerzési eljárás (3), (4), (6), (7), (8) bekezdésében felsorolt résztvevőkkel szemben felelősségre vonási eljárás kezdeményezésének van helye, ha a Közbeszerzési Döntőbizottság elmarasztaló határozatban bírság megfizetésére kötelezi az Egyetemet, és az ezzel kapcsolatos személyes felelősség megállapítható. (10) A közbeszerzési eljárás lefolytatásával a Kbt. előírásainak megfelelően olyan közbeszerzési tevékenységgel foglalkozó szakcég, illetve külső szakértő is megbízható, aki rendelkezik a Kbt. szerinti hivatalos közbeszerzési tanácsadói jogosultsággal. Közbeszerzési eljárás kezdeményezése esetén a Debreceni Egyetemmel érvényes megbízási szerződéssel rendelkező közbeszerzési szakértőt célszerű vagy lehetséges igénybe venni, ha: - a beszerzés európai uniós támogatásból valósul meg; - a beszerzés becsült értéke eléri a közösségi értékhatárt; - a Klinikai Központ közbeszerzésének minősül; - az Agrártudományi Központ közbeszerzésének minősül. A hivatalos közbeszerzési szakértő díját a pályázati költségvetésbe vagy a Klinikai/Agrártudományi Központ költségvetésébe előzetesen be kell tervezni az előző év kifizetései alapján. VI. rész A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE 8. (1) A Debreceni Egyetem a Kbt. 6. (1) b) pontja alapján tartozik a Kbt. hatálya alá. Bármely közbeszerzési eljárásban kizárólag a Debreceni Egyetem, mint önálló jogi személy szerepeltetendő ajánlatkérőként. Az Egyetem nevében az eljárás lefolytatásához lebonyolítóként megjelölhető a Gazdasági Jogi és Közbeszerzési Főosztály, vagy az Egyetem által lebonyolítóként megbízott harmadik fél. (2) A közbeszerzési eljárás fajtái: - nyílt eljárás (Kbt. 83. ) - meghívásos eljárás (Kbt. 84. - 88. ) - hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás (Kbt. 89. - 93. ) - hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás (Kbt. 94. - 100. ) - versenypárbeszéd (Kbt. 101. - 107. ) - keretmegállapodásos eljárás (Kbt. 108. - 110. ) - tervpályázati eljárás (305/2011.(XII.23.) Korm. rendelet (3) Az uniós értékhatárt el nem érő és egyben a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések megvalósításakor, valamint szolgáltatási koncesszió beszerzése esetében a Kbt. III. részét kell alkalmazni (Kbt. 119. - 123. ). (4) A közbeszerzési eljárás során nem lehet az egyik eljárási fajtáról a másikra áttérni. 14
(5) A nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó közbeszerzési eljárással kapcsolatos hirdetményeket a Közbeszerzési Hatóság hivatalos lapjában, a Közbeszerzési Értesítőben kell közzétenni, melynek címe: KÖZBESZERZÉSI ÉRTESÍTŐ 1024 Budapest, Margit krt. 85. Fax.: 06 (1) 336-7751 e-mail: hirdetmeny@kozbeszerzesek-tanacsa.hu on-line értesítés: http:// www.kozbeszerzes.hu (6) Az uniós értékhatárokat elérő közbeszerzési eljárással kapcsolatos hirdetményeket az Európai Unió hivatalos lapjában (Official Journal of the European Communities) és a hirdetmények elektronikus napilapjában, a TED (Tenders Electronic Daily) adatbankban, a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőségén keresztül kell közzétenni. A hivatalos lap címe: OFFICIAL JOURNAL OF THE EUROPEAN COMMUNITIES 2. Rue Mercier L-2985 Luxemburg Fax: +352 29 29 44 619, +352 29 29 44 623, +352 29 29 42 670 e-mail: mp-ojs@opoce.cec.eu.int on-line értesítés: http://ted.europa.eu (7) A közbeszerzési eljárással kapcsolatos valamennyi eseményt (megbeszélést, ülést, döntést) jegyzőkönyv és/vagy emlékeztető formájában írásban dokumentálni kell. (8) Az értékelési szempont eredményét tekintve kétféle lehet: - legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás - összességében legelőnyösebb ajánlat. (9) Az értékelési szempontok esetén alkalmazandó irányelvek a Kbt-ben szereplő előírásokon túl: Az olyan értékelési szempontok megállapítása esetén, melyben a kötelező értéken felül kér az Egyetem ajánlatot, a maximális mértéket is meg kell határozni. Amennyiben a tárgyi közbeszerzési eljárás során a kötbér mértéke értékelési részszempont, azt a mindenkori közbeszerzési és általános bírói joggyakorlatnak megfelelő mértékben kell megállapítani, a beszerzés tárgyának és az eljárás összes egyéb körülményének ismeretében. (A késedelmes teljesítés esetére napi 1 %-os mértékű kötbér kikötése a szerződésben nem túlzott.) Mérlegelési szempontok: a beszerzés becsült értéke és összetettsége, Ajánlatkérő jogos érdeke a szerződésszerű teljesítéshez, a nem szerződésszerű teljesítés esetén várható negatív (időbeli és anyagi) következmények, az eljárás specifikumai. (10) A hirdetményminták megtalálhatóak a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények
mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló 92/2011. (XII. 30.) NFM rendeletben. (11) Hirdetményt közzétételre valamennyi eljárásrendben csak elektronikus úton lehet feladni. A NYÍLT ELJÁRÁS (1) A nyílt eljárás hirdetmény útján történő ajánlati felhívás közzétételével indul. 9. (2) Az ajánlati felhívásban foglaltakhoz az Egyetem kötve van. (3) Dokumentáció készítése kötelező, amelyre vonatkozó rendelkezéseket a Kbt. 49. 54. -a, a műszaki leírásra vonatkozó rendelkezéseket a Kbt. 46-48. -a és a vonatkozó 306/2011. (XII.23.) Kormányrendelet, valamint a 310/2011. (XII.23.) Kormányrendelet tartalmazza. (4) Az ajánlatok benyújtásának határideje fő szabály szerint az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított minimum 45 nap. Az ajánlattételi határidőt legfeljebb 5 nappal le lehet rövidíteni, feltéve, hogy az Egyetem a dokumentációt térítésmentesen és teljes terjedelemben közvetlenül elektronikus úton az ajánlattevők számára hozzáférhetővé teszi az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény közzétételének napjától, és a hirdetményben megadja a hozzáférés adatait. Ha a dokumentáció nagy terjedelmű, vagy ha az ajánlattételre a dokumentáció helyben való megtekintését vagy valamely helyszín megtekintését követően kerülhet csak sor, az Egyetemnek ennek figyelembevételével kell az ajánlattételi határidőt hosszabb időtartamban meghatároznia. Az ajánlattételi határidőt minden esetben úgy kell meghatározni, hogy elegendő időtartam álljon rendelkezésre a megfelelő ajánlattételhez. (5) Az eljárásban való részvétel ajánlati biztosíték adásához köthető. (6) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező, a Kbt. 45. szerint. (7) Ajánlatok benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (8) Az ajánlatokat tartalmazó iratok felbontását az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. Az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított 5 napon belül az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni. (9) A nyílt eljárás során az ajánlattevővel az Egyetemnek nem áll módjában tárgyalni. 16
(10) Az ajánlatok elbírálását a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegzést kell készíteni az ajánlatokról, melyet a Közbeszerzési Hatóság, illetve az Európai Bizottság részére, azok kérésére meg kell küldeni. (11) Az Egyetem köteles az ajánlattevőt írásban tájékoztatni az eljárás eredményéről, az eljárás eredménytelenségéről, az ajánlattevő kizárásáról, a szerződés teljesítésére való alkalmatlanságának megállapításáról, ajánlatának a Kbt. 74. szerinti egyéb okból történt érvénytelenné nyilvánításáról, valamint ezek részletes indokáról, az erről hozott döntést követően a lehető leghamarabb, de legkésőbb 3 munkanapon belül. (12) Az Egyetem az ajánlatok elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minták szerint írásbeli összegezést köteles készíteni az ajánlatokról. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor a (11) bekezdés szerinti tájékoztatást az írásbeli összegezésnek minden ajánlattevő részére egyidejűleg, telefaxon vagy elektronikus úton történő megküldésével teljesíti. (13) A Kbt. 76. (1) bekezdés d) pontja szerinti eredménytelenségi esetben az Egyetem köteles tájékoztatást adni a közbeszerzésre tervezett anyagi fedezet összegéről, továbbá adott esetben arról, hogy az mikor és milyen okból került elvonásra, átcsoportosításra. (14) Az ajánlatok elbírálásáról készített összegezést az Európai Bizottság, valamint a Közbeszerzési Hatóság, a közbeszerzéshez támogatásban részesülés esetében a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselői kérésére meg kell küldeni. Az Európai Bizottság részére az összegezést a Közbeszerzési Hatóságon keresztül kell megküldeni. (15) Az Egyetem az ajánlatok elbírálásáról készített írásbeli összegezést az ajánlattevők részére történő megküldésétől számított 20. napig egy alkalommal jogosult módosítani, szükség esetén az érvénytelenségről szóló tájékoztatást visszavonni, továbbá a már megkötött szerződéstől elállni, illetve amennyiben a teljesítés megkezdése miatt az eredeti állapot nem állítható helyre, a szerződést azonnali hatállyal felmondani, ha az eredmény megküldését követően észleli, hogy az eredmény (eredménytelenség) törvénysértő volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja. Az Egyetem a módosított írásbeli összegezést köteles faxon vagy elektronikus úton haladéktalanul, egyidejűleg az összes ajánlattevőnek megküldeni. (16) Az ajánlatokról készült írásbeli összegezésben észlelt bármely elírást (névcserét, hibás névírást, szám- vagy számítási hibát vagy más hasonló elírást) az Egyetem kérelemre vagy kérelem hiányában is kijavíthatja. A kijavított írásbeli összegezést az Egyetem legkésőbb az eljárás eredményének megküldését követő 10 napon belül köteles egyidejűleg megküldeni az összes ajánlattevőnek. (17) Előzetes vitarendezés: Jogosult az Egyetemet tájékoztatni álláspontjáról: a) a jogsértő eseményről való tudomásszerzést követő 3 munkanapon belül az ajánlattevő, ha álláspontja szerint egészben vagy részben jogsértő az írásbeli 17
összegezés, illetőleg az Egyetem bármely eljárási cselekménye vagy a közbeszerzési eljárásban keletkezett bármely - a b) pont szerintieken kívüli - dokumentum; b) bármely érdekelt gazdasági szereplő vagy a közbeszerzés tárgyával összefüggő tevékenységű kamara vagy érdekképviseleti szervezet (együttesen: kérelmező) ajánlattételi, illetőleg részvételi határidő lejárta előtti 10. napig, gyorsított, vagy rendkívüli sürgősségre tekintettel indított hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásban e határidők lejártáig, ha álláspontja szerint egészben vagy részben jogsértő az ajánlati, ajánlattételi vagy részvételi felhívás, illetőleg dokumentáció, vagy azok módosítása. A kérelmezőnek az Egyetemhez benyújtott kérelmében (a továbbiakban: előzetes vitarendezési kérelem) meg kell jelölnie az írásbeli összegezés vagy egyéb dokumentum, vagy eljárási cselekmény jogsértőnek tartott elemét, továbbá a kérelmező javaslatát, észrevételét, valamint az álláspontját alátámasztó adatokat, tényeket, továbbá az azt alátámasztó dokumentumokra - ha vannak ilyenek - hivatkoznia kell. Az előzetes vitarendezési kérelmet faxon vagy elektronikus úton kell megküldeni az Egyetem részére, aki a kérelemmel kapcsolatos álláspontjáról a vitarendezést kérelmezőt a kérelem megérkezésétől számított 3 munkanapon belül a benyújtási módnak megegyező módon tájékoztatja, továbbá az előzetes vitarendezési kérelem benyújtásáról, valamint az arra adott válaszáról az eljárás valamennyi - általa ismert - ajánlattevőjét is tájékoztatja. Az Egyetem az előzetes vitarendezési kérelem megérkezésétől számított 3 munkanapon belül akkor is jogosult egy alkalommal az ajánlattevőket 3 munkanapos határidővel hiánypótlás [Kbt. 67. ], felvilágosítás [Kbt. 67. ] vagy indokolás [Kbt. 69-70. ] benyújtására felhívni, amennyiben az eljárás szabályai szerint erre már nem lenne lehetőség, ha az eljárásban történt törvénysértés ezen eljárási cselekmények útján orvosolható. Ebben az esetben az Egyetem az előzetes vitarendezési kérelem benyújtásáról a hiánypótlási felhívás, a felvilágosítás vagy indokolás kérésének megküldésével egyidejűleg, míg a kérelemre adott válaszáról a kérelem megérkezésétől számított 7 munkanapon belül faxon vagy elektronikus úton tájékoztatja a kérelmezőt és az ajánlattevőket. Amennyiben valamely ajánlattevő előzetes vitarendezési kérelmet nyújtott be valamely - az ajánlatok bontását követően - történt eljárási cselekménnyel, keletkezett dokumentummal kapcsolatban, az Egyetem a kérelem benyújtásától a válaszának megküldése napját követő 10 napos időtartam lejártáig akkor sem kötheti meg a szerződést, illetőleg - ha részajánlat tétele lehetséges volt a beszerzés érintett részére vonatkozó szerződést -, ha eddig az időpontig a szerződéskötési moratórium egyébként lejárna. (18) Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az Egyetem részére az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek alapján, valamint a megadott értékelési szempontok szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. (19) Az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegezésnek az ajánlattevők részére történt megküldése napjától a nyertes ajánlattevő és - a (20) bekezdés szerinti esetben - a második legkedvezőbb ajánlatot tett ajánlattevő ajánlati kötöttsége további 30 nappal meghosszabbodik. 18
(20) Az Egyetem a szerződést az ajánlati kötöttség (19) bekezdés szerinti időtartama alatt köteles megkötni, amennyiben a Kbt. másként nem rendelkezik nem köthető meg azonban a szerződés az írásbeli összegezés megküldését követő 10. napnál korábbi időpontban, kivéve, ha egy ajánlat érkezett. (21) Amennyiben jogorvoslati eljárás indul, a szerződést az ügy érdemében hozott vagy a közbeszerzési ügy befejezését eredményező határozat meghozataláig nem lehet megkötni, kivéve, ha a Közbeszerzési Döntőbizottság a szerződés megkötését engedélyezi [Kbt. 144. (4) bekezdés]. Amennyiben időközben a nyertes ajánlattevő ajánlati kötöttsége lejárt, az Egyetem akkor köthet vele szerződést, ha a nyertes ajánlattevő nyilatkozik, hogy ajánlatát fenntartja. (22) A közbeszerzési eljárás az eljárás eredményéről, vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetménynek az Európai Unió Hivatalos Lapjában, illetve a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételével zárul le. A tájékoztatót a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre szerződéskötéstől számított 10 munkanapon belül kell feladni. (23) A nyílt eljárás részletes szabályait az uniós eljárásokban a Kbt. Második Rész VI. fejezete, valamint 83. -a, a nemzeti eljárásrendben a Kbt. Harmadik Rész 121-123. -ai határozzák meg. A MEGHÍVÁSOS ELJÁRÁS 10. (1) A meghívásos eljárás alkalmazása szabadon választható, gyorsított eljárás alkalmazása is lehetséges a Kbt. 85. (2) bekezdésében foglalt feltételek fennállása esetén. A meghívásos eljárásban csak a részvételi szakaszban az Egyetem által alkalmasnak minősített ajánlattevők vehetnek részt. A meghívásos eljárásra vonatkozó egyedi szabályokat a Kbt. 84-88. -ok, tartalmazzák, egyebekben a két szakaszból álló eljárásokra a Kbt. VI-XI. fejezet speciális szabályait kell alkalmazni. (2) A meghívásos eljárás 2 szakaszból áll: részvételi szakasz ajánlattételi szakasz RÉSZVÉTELI SZAKASZ (3) Az eljárás hirdetmény útján történő részvételi felhívás/dokumentáció közzétételével indul. (4) A részvételi felhívást a Kbt. 38. (3) bekezdésében foglalt tartalommal kell közzétenni. (5) Ebben a szakaszban az Egyetem nem kérhet, az ajánlattevő pedig nem tehet ajánlatot, valamint a részvételt nem lehet ajánlati biztosítékhoz kötni. (6) Dokumentáció készítése nem kötelező. 19
(7) A részvételi jelentkezés benyújtásának határideje fő szabály szerint a részvételi felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított minimum 30 nap. (8) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező a Kbt. 45. szerint. (9) A részvételi jelentkezés benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (10) A részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratok felbontását a részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni. (11) A részvételi jelentkezések elbírálására a nyílt eljárás szabályait kell alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy az ajánlaton részvételi jelentkezést, az ajánlattevőn részvételre jelentkezőt, az ajánlattételi határidő alatt részvételi határidőt kell érteni. (12) Az eljárás eredményéről szóló közlésre és az előzetes vitarendezésre a Kbt. nyílt eljárásra vonatkozó szabályai alapján kell eljárni. AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ (13) Az eredményes részvételi szakaszt követően az eredménynek a részvételre jelentkezőkkel történt közlésétől számított 5 munkanapon belül írásbeli ajánlattételi felhívást kell küldeni, a részvételi felhívásban szerepeltetett feltételeknek megfelelő ajánlattevőknek. (14) Az ajánlattételi felhívás kötelező tartalmi elemeit a Kbt. 87. -a tartalmazza. Az ajánlattételi felhívásban foglaltakhoz az Egyetem kötve van. (15) Dokumentáció készítése kötelező, amelyre vonatkozó rendelkezéseket a Kbt. 49. 54. -ai tartalmazzák. A dokumentációnak tartalmaznia kell szerződéstervezetet. (16) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező a Kbt. 45. szerint. (17) Az ajánlatok benyújtásának határideje fő szabály szerint az ajánlati felhívás megküldésének napjától számított minimum 40 nap. (18) Az ajánlatok benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (19) Az ajánlatokat tartalmazó iratok felbontását az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. Az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított 5 napon belül az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni. (20) Az ajánlattevővel való tárgyalás tilos! (21) Az ajánlatok elbírálását a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegezést kell készíteni az ajánlatokról, 20
melyet a Közbeszerzési Hatóság, illetve az Európai Bizottság részére, azok kérésére meg kell küldeni. (22) Az eljárás eredményéről szóló közlésre és az előzetes vitarendezésre a Kbt. nyílt eljárásra vonatkozó szabályai alapján kell eljárni. (23) Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az Egyetem részére az ajánlattételi felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek alapján, valamint a megadott értékelési szempontok szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. (24) A közbeszerzési eljárás az eljárás eredményéről, vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetménynek az Európai Unió Hivatalos Lapjában, illetve a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételével zárul le. A tájékoztatót a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre szerződéskötéstől számított 10 munkanapon belül kell feladni. (25) Az Egyetem a szerződést az ajánlati kötöttség időtartama alatt köteles megkötni, amennyiben a Kbt. másként nem rendelkezik nem köthető meg azonban a szerződés az írásbeli összegezés megküldését követő 10. napnál korábbi időpontban. A TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS 11. (1) A tárgyalásos eljárás jelentősen korlátozza a versenyt, mivel csak kis számú ajánlattevő vehet részt az eljárásban, ezért ezt a fajta eljárást csak kivételes esetekben, a Kbt.89. és 94. -ben meghatározott feltételek fennállása esetén lehet alkalmazni. (2) A tárgyalásos eljárás lehet: hirdetmény közzétételével indított tárgyalásos eljárás, illetve hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás (3) A tárgyalásos eljárásra vonatkozó egyedi szabályokat uniós eljárásban a Kbt. 89-100. tartalmazza. HIRDETMÉNY KÖZZÉTÉTELÉVEL INDULÓ TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS (4) A hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásban csak az Egyetem által kiválasztott ajánlattevő(k)kel tárgyal az Egyetem a szerződés feltételeiről. Ezt az eljárást csak a Kbt. 89. (2)-ben foglalt feltételek fennállása esetén lehet alkalmazni. (5) A hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás 2 szakaszból áll: részvételi szakasz ajánlattételi szakasz RÉSZVÉTELI SZAKASZ 21
(6) Az eljárás hirdetmény útján történő részvételi felhívás/dokumentáció közzétételével indul. (7) A részvételi felhívást a Kbt. 38. (3) bekezdésében foglalt tartalommal kell közzétenni. A részvételi felhívásban meg kell jelölni továbbá az eljárásban részt vehető ajánlattevők létszámát, vagy keretszámát. (8) Ebben a szakaszban az Egyetem nem kérhet, az ajánlattevő pedig nem tehet ajánlatot, valamint a részvételt nem lehet ajánlati biztosítékhoz kötni. (9) Dokumentáció készítése nem kötelező. (10) A részvételi jelentkezés benyújtásának határideje fő szabály szerint a részvételi felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított minimum 30 nap. (11) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező a Kbt. 45. szerint. (12) A részvételi jelentkezés benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (13) A részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratok felbontását a részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított 5 napon belül az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni. (14) A részvételi jelentkezések elbírálására a nyílt eljárás szabályait kell alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy az ajánlaton részvételi jelentkezést, az ajánlattevőn részvételre jelentkezőt, az ajánlattételi határidő alatt részvételi határidőt kell érteni. (15) Az eljárás eredményéről szóló közlésre és az előzetes vitarendezésre a Kbt. nyílt eljárásra vonatkozó szabályai alapján kell eljárni. AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ (16) Az eredményes részvételi szakaszt követően az eredménynek a részvételre jelentkezőkkel történt közlésétől számított 5 munkanapon belül írásbeli ajánlattételi felhívást kell küldeni a részvételi felhívásban szerepeltetett feltételeknek megfelelő ajánlattevőknek. (17) Az ajánlattételi felhívás kötelező tartalmi elemeit a Kbt. 91. -a tartalmazza. (18) Dokumentáció készítése kötelező, amelyre vonatkozó rendelkezéseket a Kbt. 49. 54. -ai tartalmazzák. A dokumentációnak tartalmaznia kell szerződéstervezetet vagy a szerződéses feltételeket. (19) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező a Kbt. 45. szerint. 22