A Debreceni Egyetem unideb.hu TELEFONKÖNYV alkalmazásának felhasználói kézikönyve Összeállította: DE VIR Központ, Sightspot Network Kft. Debrecen, 2016. szeptember 1
TARTALOMJEGYZÉK 1. A telefonkönyv alkalmazás elérése az unideb.hu portálon 3 2. A telefonkönyv felépítése 4 3. Keresés a telefonkönyvben 4 4. Adatok karbantartása, frissítése 7 5. Hibabejelentés 9 2
A Telefonkönyv Debreceni Egyetem dolgozóinak publikus adatait megjelenítő alkalmazás, melyben kereshetünk névre és szervezetre ezek tetszőleges kombinációjában (hasonlóan a Google kereső megoldásához). Az alkalmazás a portál számára létrehozott egységes adatbázisból szolgáltatja az adatokat. Ehhez az alapadatok (név, beosztás, munkakör, szervezet) az egyetem HR rendszeréből (jdolber) kerülnek automatikus áttöltésre, azok az adatok, amelyek nem állnak rendelkezésre forrásrendszerben pedig meghatározott folyamat-protokollokon keresztül frissülnek. 1. A telefonkönyv alkalmazás elérése az unideb.hu portálon Statisztikai adatok alapján a telefonkönyv az egyik leggyakrabban használt alkalmazása volt a korábbi DE portálnak. Ennek figyelembe vételével törekedtünk arra, hogy a felhasználó gyorsan elérhesse ezt a portál alkalmazást. Leggyorsabban az egyetem főoldalán lévő Hírek panel mellett elhelyezett gyorsgombra kattintva érhető el a telefonkönyv, de ha a láblécben lévő Gyorslinkek közül a Telefonkönyv feliratra kattint, akkor is egyetlen kattintással érheti el az alkalmazást. Harmadsorban, az alkalmazás linkjét a tevékenységek szerinti főmenüsor Az Egyetemről főmenü Ügyintézés elnevezésű menüpontjában is megtalálja. Telefonkönyv alkalmazás elérése az unideb.hu főoldaláról 3
2. A telefonkönyv felépítése Az alkalmazás felhasználó felülete tartalmi szempontból két panelből épül fel, az egyik a keresés panel, a másik keresés eredményére vonatkozó információs panel. A keresés panel felső részén a nagyító mellett egy szövegdoboz található, ez alatt pedig a találati mező. A felhasználó felületen 3 űrlap is elhelyezésre került, ezek az alkalmazás alsó részén találhatóak meg. A telefonkönyv alkalmazás nyitó nézete 3. Keresés a telefonkönyvben A telefonkönyv olyan keresőt alkalmaz, mely nemcsak a szóról-szóra való egyezést képes felismerni, hanem alkalmas szövegrészek, összetett szövegrészek keresésére is. A személyre történő keresés esetén gépelje be a keresendő személy nevét a keresés szövegdobozba, amennyiben nem ismert a keresendő személy teljes neve lehetősége van vezetéknévre, keresztnévre, munkakörre keresni ezek tetszőleges kombinációjában. (Lehetősége van szótöredékre is keresni.) A kereséshez kattintson a keresőmező mellett található nagyító ikonra, vagy nyomja le az Enter billentyűt. 4
Személyre történő keresés a telefonkönyvben és a találati lista Ekkor az alkalmazás megjeleníti a találatokat a bal oldali találatmezőben. A találatok között válassza ki a keresett személyt, kattintson a névre, ekkor a jobb oldalon megjelenik a keresett személyhez kapcsolódó információs panel, mely a dolgozóhoz kapcsolódó (az adatbázisban rendelkezésre álló) publikus adatokat jeleníti meg, ezek: név, munkakör szervezet (hierarchiában) szervezet és beosztás beosztás e-mail postai cím épület, emelet, szobaszám közvetlen telefonszám központi telefonszám és mellék fax és mellék szervezeti egység weboldala 5
A telefonkönyvi keresés eredménye: információs panel, mely tartalmazza a keresett személy publikus adatait Amennyiben egy személyhez több beosztás is tartozik, a telefonkönyv lehetőséget ad a beosztások szétválasztására és az adatok beosztás szerinti megjelenítésére, annak érdekében, hogy a keresett személy esetében a kereséshez kapcsolódó beosztásnak megfelelő adatok jelenjenek meg. Egy személy, több találat megjelenítése a telefonkönyvben 6
Szervezetre történő keresés esetén kattintson a keresőmező felett lévő Szervezet panelre és gépelje be a keresőmezőbe a szervezet nevét és/vagy annak az épületnek a nevét, amelyben szeretné megtalálni a keresett szervezetet. Majd kattintson a keresőmező mellett található nagyító ikonra, vagy nyomja le az Enter billentyűt. (A keresés szótöredékre is működik.) Ekkor az alkalmazás megjeleníti a találatokat a bal oldali találatmezőben. A találatok között válassza ki a keresett szervezetet, kattintson a névre, ekkor a jobb oldalon megjelenik a keresett szervezet rendelkezésre álló publikus adatait megjelenítő információs panel. Lehetőség van továbbá a szervezethez kapcsolódó vezető adataira való egyszerű navigációra is. Szervezetre és/vagy épületre történő keresés a telefonkönyvben és a kapcsolódó találatok információs blokkjai 4. Adatok karbantartása, frissítése A telefonkönyv, adatbázis alapon történő működtetése biztosítja azt, hogy az alkalmazás naprakészen jelenítse mag munkavállalóinak publikus adatait. 7
A fejlesztés mögött lévő adatbázis egyik felülete A telefonkönyv adminisztrációs felületén eseményvezérelt módon jelenik meg a kilépő dolgozó neve és törzsszáma egy listában, ez ad arra lehetőséget, hogy adatai(k) ezzel párhuzamosan és automatikus módon törlődjenek. Hasonlóan, eseményvezérelve jelenik meg a belépő dolgozók listája is, alapadataikkal együtt. Tekintettel arra, hogy a jdolber munkaügyi rendszerben nem állnak rendelkezésre pl. a munkavállaló telefonszámai, e-mail címei, munkahelyi egyéb adatai (cím, épület, szobaszám), ezért szükség online-űrlapok használatára is. Az elektronikus űrlapok a telefonkönyv adatok frissülését biztosító folyamatszabályozás eszközeként szolgálnak azáltal, hogy az új dolgozók forrásrendszerekben fel nem lelhető így kerülhetnek be a telefonkönyvbe, ill. ezeken az űrlapokon lesz lehetőség az adatok változását bejelenteni, továbbá a nem munkavállalóink, de megbízással egyetemünkön dolgozó személyek telefonkönyvi megjelenítése is itt kezdeményezhető. Ezért, a telefonkönyv menedzsmentjéhez elektronikus űrlapok is készültek. Ha Ön egyetemi dolgozó o és új alkalmazott, kérjük kattintson Dolgozói adatmódosítás a telefonkönyvben linkre, majd ott adja meg adatait és kattintson a Beküldés gombra. A portálért felelős munkatársak rögzítik az adatait a rendszerben, illetve szükség esetén felveszik Önnel a kapcsolatot. Az űrlapon a szürke mezők adatai nem javíthatók, ugyanis azok módosításához a HR Igazgatóság jóváhagyására van szükség, ezért kérjük forduljon az Igazgatóság illetékes munkatársaihoz. o és problémát észlel a saját adataival kapcsolatban, kattintson a Dolgozói adatmódosítás a telefonkönyvben linkre, majd ott adja meg adatait és kattintson a Beküldés gombra. A portálért felelős munkatársak ellenőrzik az adatait a rendszerben, illetve szükség esetén felveszik Önnel a kapcsolatot. Az űrlapon a szürke mezők adatai nem javíthatók, ugyanis azok módosításához a HR Igazgatóság jóváhagyására van szükség, kérem jelezze ezt a HR Igazgatóságon. 8
A telefonkönyv adminisztrációs felületének most készül egy intelligensebb megoldása, amely alkalmas lesz arra, hogy az űrlapba a telefonkönyv adatbázisában fellelhető adatok önmaguktól betöltődjenek, ezt követően elegendő lesz ezeket az adatokat kiegészíteni ill. módosítani. Ennek elkészültéig megköszönjük türelmüket. Ha Ön nem egyetemi alkalmazott, de külső óraadóként, PhD hallgatóként, professzor emeritus- / emerita-ként, vendégoktatóként szeretné megjeleníteni publikus adatait a telefonkönyvben, akkor ezt a második linken megtalálható Külső személyek rögzítése a telefonkönyvben űrlapot lehet megtenni. Kérjük, ezt az űrlapot KIZÁRÓLAG külső személyek esetében használja, az egyetemi alkalmazottak adatainak felvitelére a Dolgozói adatmódosítás a telefonkönyvben űrlap segítségével van lehetősége. 5. Hibabejelentés Egy új alkalmazás készítése során minden esetben előfordulhatnak hibák, az adatmigrációval összefüggésben rossz adatmegjelenések, mindez az alkalmazás több körös tesztelése mellett is igaz. Ezt felismerve létrehoztunk egy olyan hibabejelentő űrlapot, mely lehetőséget ad arra, hogy az általunk fel nem fedezett portált érintő hibákra felhívják a figyelmünket. Ha Ön működési, vagy egyéb hibát észlelt az alkalmazás használatakor, kérjük kattintson a Hibabejelentés linkre, rögzítse az űrlap által kért adatokat, majd a Beküldés gombra kattintva küldje el részünkre. Köszönjük! Az on-line formában történő ügyintézés biztonságos intézésére az űrlapok alján ún. CAPTCHA-k találhatók, melyek egyszerű matematikai kérdésekkel képesek validálni azt, hogy Ön valójában egy személy, nem egy adathalászatra vagy terheléses támadásokra létrehozott robot. 9
Dolgozói adatmódosítás a telefonkönyvben 10
Külső személyek adatainak rögzítési lehetősége a telefonkönyvben 11
A Telefonkönyv alkalmazáshoz kapcsolódó hibabejelentés 12