A /2008. (VI. 26.) Kgy határozat melléklete amely létrejött egyrészről EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS az Intézmények Gazdasági Szolgálata (képviseli Szlávikné Etlinger Tímea igazgató, székhelye 9400 Sopron, Halász u. 46. adóigazgatási száma 15371276-2-08, KSH számjele 15371276-8411-322-08, törzsszáma 371276), mint önállóan gazdálkodó, saját előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv, a továbbiakban IGSZ, másrészről a Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése által a../2008. (VI. 26.) Kgy határozatával az IGSZ-hez rendelt intézmény (képviseli, székhelye, adóigazgatási száma, KSH számjele, törzsszáma ), mint részben önállóan gazdálkodó, önálló adószámmal rendelkező, saját előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv, a továbbiakban Intézmény, együttesen Felek között, az alulírott helyen és időben, az alábbi feltételekkel: I. A Felekre vonatkozó általános szabályok 1) Felek a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét, továbbá az együttműködés szabályait az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.) és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII. 30.) Kormányrendelet (Ámr.) rendelkezéseinek megfelelően jelen megállapodásban rögzítik (továbbiakban Megállapodás). 2) Felek kapcsolatában a kölcsönös tájékoztatás és adattovábbítás történhet írásban, e-mailben, vagy elektronikus adathordozón. A kötelezettséggel járó, vagy jogosultsággal bíró szerződéseket, megrendeléseket, iratokat, bizonylatokat, vagy ezeket helyettesítő okiratokat (aláírással és bélyegzővel ellátva) hagyományos úton (is) továbbítani kell. 3) Felek a tudomásukra jutó, a működésüket, jelen megállapodást, vagy az együttműködésük feltételeit érintő változásokról különös tekintettel a jogszabályváltozásokra egymást haladéktalanul tájékoztatják. 4) Felek költségvetési szervek, feladataikat a mindenkor hatályos jogszabályok keretei között végezhetik. Ha jelen megállapodás a mindenkor hatályos jogszabályoktól eltérő rendelkezést tartalmaz, a jogszabályi rendelkezést kell irányadónak tekinteni.
1) A költségvetés tervezése II.Az Intézmény feladatai 1 Az Intézmény vezetője a következő évi költségvetés tervezésekor ismerteti szakmai elképzeléseit az IGSZ-szel, aki a tervezési stratégiát figyelembe véve segít a pénzügyi igények megállapításában. a) Az Intézmény a tervezés folyamatában - szükség esetén - adatokat, információkat szolgáltat az IGSZ-nek. b) Az Intézmény részt vesz költségvetése szöveges indoklásának elkészítésében. c) Az Intézmény az IGSZ által átadott intézményi költségvetést aláírva és lebélyegezve visszajuttatja az IGSZ-nek. 2) Az előirányzatok felhasználása 1 Az Intézmény a költségvetési előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkezik. Az Intézmény kötelezettségvállalásait az IGSZ pénzügyi szempontból ellenjegyzi. 2 Az Intézmény az előirányzatok felhasználásáért teljes körűen felel. 3 Az Intézmény, a jóváhagyott bevételi előirányzatain felül elért többletbevételével, a vonatkozó jogszabályok szerint önállóan rendelkezik. 4 Az Intézmény a költségvetésének kiemelt előirányzatai közötti átcsoportosítást az IGSZ-en keresztül kezdeményezheti. Az erre vonatkozó döntés a hatályos jogszabályok, a költségvetési rendelet szerint hozható meg. 5 A bevételi számlákat az Intézmény állítja ki, majd ezek másodpéldányait az IGSZ által meghatározott tartalmú és formájú iratkísérő lappal (továbbiakban iratkísérő lap), heti gyakorisággal átadja az IGSZ-nek. 6 A beérkező számlákat az Intézmény az IGSZ által meghatározott módon érkezteti, iktatja és nyilván tartja. 7 A számlák teljesítését (felhasználás helye, célja, szakfeladat, telephely) az Intézmény igazolja, és utalványozza. 8 Az Intézmény a pályázati forrásból, valamint a szakképzési hozzájárulásból megvalósuló beszerzést az igazolt számlán rögzíti (a vonatkozó szerződés számának feltüntetésével). 9 Az Intézmény a beérkező és átutalással teljesítendő számlákat iratkísérő lappal, heti rendszerességgel (lehetőség szerint a fizetési határidő lejárta előtt 5 munkanappal) az IGSZ-nek átadja.
10 A vevői és térítési díj kintlévőségek, követelések behajtása az Intézmény feladata. 3) Előirányzat-módosítás, pótelőirányzat 1 Az Intézmény az IGSZ-től havi rendszerességgel érkező, pénzforgalmi jelentések ismeretében gazdálkodik. 2 Indokolt esetben az Intézmény kezdeményezheti költségvetésének módosítását. Az erre vonatkozó megkeresést az IGSZ-hez kell benyújtania, aki a kérelmet elkészíti, és a fenntartóhoz továbbítja. 4) Bankszámla- és pénzkezelés 1 Bankszámla 5) Pénztár a) Az Intézmény pénzforgalmának kezelése az IGSZ banki főszámlája alatt megnyitott technikai alszámlán történik. b) Az Intézmény a Pénzkezelési Szabályzatában meghatározott napi záró pénzkészlet értékét meghaladó készpénzes bevételét befizeti a saját technikai alszámlájára. A készpénzes bevételek a készpénzes kiadások ellentételezésére felhasználhatóak. a) Az Intézmény a készpénzes kiadásai fedezetére, a Pénzkezelési Szabályzatában meghatározottak szerint, ellátmányt kap. Szükség esetén a korábbi ellátmánnyal való elszámolást követően az Intézmény további ellátmányt igényelhet. Az igénylésnek a folyósítást megelőző munkanapon 15.00 óráig kell az IGSZ-hez (elektronikusan vagy papír alapon) beérkeznie. b) Törekedni kell a készpénzes kiadások minimalizálására. A készpénzes kifizetések irányadó értékhatára 50 eft. (Egy gazdasági esemény több részletben való számlázása esetén a korlát a teljes összegre értendő.) A készpénzes kiadásokra vonatkozóan irányadó Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlésének hatályos költségvetési rendelete. c) Az Intézmény pénztárosa - a bevételi és kiadási tételeiről pénztárbizonylatot állít ki, pénztárjelentést készít, amelyhez hozzátűzi az alapbizonylatokat. - az alapbizonylatokat a 2. g), h), pontoknak megfelelően készíti elő. 2 Számviteli feladatok a) Az Intézmény valamennyi hatályban lévő kötelezettségvállalási dokumentuma (megrendelők, szerződések ) másolatát, jelen
szerződés megkötését követő 30 napon belül, átadja az IGSZnek. b) Az Intézmény a kötelezettségvállalási bizonylatok megfelelő aláírást tartalmazó eredeti példányait legkésőbb a kötelezettségvállalás teljesülésekor nyilvántartás céljából átadja az IGSZ-nek. c) Az Intézmény az általa kiállított és hozzá beérkezett számlák, valamint az egyéb bevételi és kiadási pénzmozgásai számviteli bizonylatainak eredeti példányát (bevételi számla esetén másodpéldányát), a megállapodás 2. g.), h), pontjai szerinti adattartalommal ellátva, iratkísérő lappal, heti rendszerességgel átadja az IGSZ-nek. d) Az Intézmény az alábbi analitikus nyilvántartásokat vezeti (a hatályos rendelkezéseknek megfelelően): - túlórák nyilvántartása, - helyettesítések nyilvántartása, - távollétek nyilvántartása, - kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartása, - gyermek- és felnőtt-étkezéssel kapcsolatos pénzügyi és statisztikai adatok nyilvántartása, - a normatíva elszámolásához szükséges pénzügyi és statisztikai adatok nyilvántartása (pl. ellátotti létszám, gondozási nap, stb.), - a költségfelosztás mutatószámainak megállapításához szükséges nyilvántartások, - elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása, - kötött felhasználású céltámogatások felhasználásának nyilvántartása, - helyiségbérletek nyilvántartása, - anyagok egyedi raktári nyilvántartása, - szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, - az intézményi hatáskörű (köz)beszerzési eljárások és azok dokumentációinak nyilvántartása, - egyéb intézmény specifikus nyilvántartások. 3 Az Intézmény a készletérték-különbözetről negyedévet követő hó 10. napjáig az IGSZ részére feladást készít. 4 Nagy értékű tárgyi eszköz beszerzésekor az állományba-vételi bizonylatot az Intézmény állítja ki (leltári számot nem tünteti fel),
majd a számlához, vagy egyéb számviteli bizonylathoz csatolva megküldi az IGSZ-nek. 5 Az immateriális javak, nagy értékű tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök mozgásairól az Intézmény havonta, tárgyhót követő hó 10. napjáig feladást készít (nemleges esetben is) az IGSZ részére. 6 Az Intézmény a Leltározási Szabályzatának megfelelően végzi el a leltározási feladatokat. Ehhez a nagy értékű tárgyi eszközök listáját az IGSZ biztosítja, a kis értékű tárgyi eszközök és az anyagok listáit az Intézmény állítja elő. 6) Munkaerő és bérgazdálkodás 1 Az Intézmény jelen megállapodás megkötését követő 15 napon belül az összes foglalkoztatottjának munkaüggyel kapcsolatos adatait megadja az IGSZ-nek. 2 Az Intézmény teljes jogkörrel rendelkezik a személyi juttatási előirányzatai felett és ellátja a munkáltatói jogkör gyakorlásával együtt járó feladatokat. 3 A munkavégzésre irányuló jogviszonnyal kapcsolatos okiratok és a megbízási szerződések is kötelezettségvállalásnak minősülnek, ezért a pénzügyi ellenjegyzési kötelezettség ezekre is vonatkozik. 4 Az Intézmény joga munkavégzésre irányuló jogviszony létesítése. 5 Az Intézmény a munkavégzésre irányuló jogviszonnyal kapcsolatos változásokról (új jogviszony létesítése, megszüntetése, vezetői megbízás, átsorolás ) a hatályos jogszabályoknak megfelelően, az IGSZ által meghatározott határidőre tájékoztatja az IGSZ-t. 6 Az Intézmény feladata a megbízási szerződés elkészítése. Az Intézmény a megbízási szerződést ellenjegyzésre megküldi az IGSZnek. 7 Az Intézmény a munkavállaló és a munkáltató által aláírt, munkavégzésre irányuló okiratok 2 példányát az aláírást követő 3 munkanapon belül az IGSZ-nek megküldi. 8 Az Intézmény a tárgyhónapot követően, az IGSZ által meghatározott határidőre adatszolgáltatást biztosít az IGSZ részére a bérszámfejtéshez szükséges alapadatokról (bérjellegű, nem rendszeres kifizetések, munkából való távolmaradás, túlóra, helyettesítés, készenlét, ügyelet, műszakpótlék, szabadság, nem rendszeres munkáltatói kifizetések).
7) Adatszolgáltatás, beszámolás 1 Az Intézmény az évközi és éves beszámoló, a költségvetés és a pénz- maradvány elszámolás elkészítéséhez szükség esetén információkat, adatokat szolgáltat. 2 Az Intézmény a beszámolókhoz szakmai szöveges értékelést készít. 1) A költségvetés tervezése III.Az IGSZ feladatai 1 Az IGSZ, az Intézményvezető javaslata alapján elkészíti az Intézmény költségvetését, majd azt aláírás céljából megküldi az Intézménynek. 2 Az IGSZ megküldi az Intézmény költségvetését Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Közgazdasági osztálya részére a költségvetési rendelet elkészítéséhez. 3 Az IGSZ az elfogadott költségvetési rendeleten alapuló költségvetést megküldi az Intézménynek. 4 Az IGSZ könyveli az Intézmény költségvetését. 2) Az előirányzatok felhasználása 1 Az IGSZ az Intézmény kötelezettségvállalását ha az ellenjegyzés feltételei fennállnak a kézhezvételt követő 3 munkanapon belül pénzügyi ellenjegyzéssel visszajuttatja Intézményhez. Ha a feltételek nem állnak fenn, az IGSZ ellenjegyzés nélkül juttatja vissza a kötelezettségvállalást. 2 Pénzügyi ellenjegyzésre az IGSZ vezetője vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. 3 Az IGSZ a beérkező kötelezettségvállalásokat iktatja, könyveli, és nyilvántartja. 4 Az IGSZ minden pénzmozgással járó kötelezettségvállalást könyvel (az 50 eft alattiakat is). 5 Az IGSZ a beérkező vevői és szállítói számlákat tartalmilag és formailag ellenőrzi, a kötelezettségvállalásokkal összevezeti, kontírozza, könyveli és vezeti a vevői és szállítói analitikákat. 6 Az IGSZ a szállítói számlákat érvényesíti, pénzügyileg ellenjegyzi és utalja. 7 Az IGSZ a bankkivonatok másolatát, továbbá az utalási listát külön igény alapján heti rendszerességgel az Intézmény részére megküldi.
8 Az IGSZ az Intézmény részére a tárgyhót követő 15. munkanapig megküldi a támogatás egyeztetése utáni pénzforgalmi jelentést és a vevői kintlévőség listát, külön igény esetén az igényben jelzett főkönyvi kartonokat és a nem teljesült kötelezettségvállalásokat. 3) Előirányzat-módosítás, pótelőirányzat 1 Az IGSZ az Intézmény előirányzat-felhasználását havi rendszerességgel figyeli. Szükség esetén az Intézményvezető részére javaslatot tehet az Intézmény gazdálkodásának forrásokhoz való igazítására. 2 Az IGSZ az Intézménytől beérkező költségvetés-módosítási javaslatot 5 munkanap alatt áttanulmányozza, további 10 munkanap alatt elkészíti, és a fenntartóhoz továbbítja. Esetleges egyet nem értése esetén, véleményének csatolásával továbbítja a fenntartónak. 3 Az IGSZ a Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése által jóváhagyott előirányzat módosításokat és pótelőirányzatokat lekönyveli. 4 Az IGSZ az Intézmény saját hatáskörű előirányzat módosításait az Intézményvezető döntése alapján 5 munkanapon belül elvégzi, azt könyveiben átvezeti. 4) Bankszámla- és pénzkezelés 1 Bankszámla a) Az IGSZ a saját és a részben önállóan gazdálkodó Intézmény pénzeszközeit a számlavezető pénzintézeténél megnyitott bankszámláján kezeli. b) Az IGSZ elkülönítetten kezeli az Intézmény pénzforgalmát az Intézmény elkülönített technikai alszámláján. c) Az IGSZ az Intézmény pályázati forráshoz és/vagy szakképzési hozzájáruláshoz kapcsolódó pénzeszköze kezelésére amennyiben ez szükségessé válik banki alszámlát nyit. (Rendelkezési joga az alszámla felett is az IGSZ-nek van.) d) Az Intézmény dolgozóinak lakáskölcsönei lebonyolításához szükséges lakásalap számlát az IGSZ nyitja meg és a fenntartó döntése alapján intézkedik a kölcsönök folyósításáról és a törlesztő-részletek továbbításáról az Önkormányzat felé. e) Az IGSZ az Intézmény feladat-ellátásának finanszírozását központi bankszámlájáról biztosítja. 2 Pénztár a) Az IGSZ biztosítja az Intézmény készpénz ellátmányát. A kifizetéshez az IGSZ készpénz kifizetési bizonylatot (csekket)
állít ki, amivel az Intézmény készpénzben felveheti az ellátmány összegét. b) Az IGSZ a Pénzkezelési Szabályzat szerint elszámol az Intézménnyel. c) Az ellátmány keretösszegét minden költségvetési év kezdetekor az IGSZ és az Intézmény közösen felülvizsgálják. A keretösszeget Felek indokolt esetben módosíthatják. 5) Számviteli feladatok 1 Az IGSZ ellátja az Intézmény könyvvezetési feladatait, vezeti a Számlarendnek megfelelő valamennyi analitikus nyilvántartást, ezek különösen a) az immateriális javak, nagy értékű tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök, b) a követelések és kötelezettségek, c) a függő kiadások és bevételek analitikus nyilvántartásai. 2 Az IGSZ tartja nyilván és könyveli az Intézmény kötelezettségvállalásait. 3 Az IGSZ kontírozza és könyveli az Intézmény bevételi és költségszámláit, egyéb pénzmozgással járó tételeit, azokat az előzetes kötelezettségvállalásokkal könyveiben összevezeti. 4 Az IGSZ a nagy értékű tárgyi eszközök állományba-vételi bizonylatán feltünteti a leltári számot, amelyről értesíti az Intézményt. 5 Az IGSZ leltárellenőrt biztosít az Intézmény leltározásához, majd elvégzi a nagy értékű tárgyi eszközök leltárának kiértékelését. 6 Az IGSZ havonta, a tárgyhót követő hó 10. napjáig egyezteti az Intézménnyel a függő kiadások és bevételek analitikáját. Az egyeztetés eredményeképpen rendezi és átkönyveli a havi függő tételeket. 7 Az IGSZ végzi a bér, a pénzforgalom nélküli tételek és előirányzatok, valamint a könyvelési helyesbítések kontírozását és könyvelését. 8 Az IGSZ könyveli az anyagok állományváltozását az Intézmény feladása alapján. 9 Az IGSZ könyveli a nagy értékű tárgyi eszközök mennyiségében és értékében bekövetkező változásokat a rendelkezésére álló okmányok és az Intézmény feladása alapján.
10 Az IGSZ negyedévente, az Intézménnyel egyeztetett mutatószámok alapján, elvégzi az általános költségek felosztását. 11 Az IGSZ tartja nyilván az Intézmény használatba adott önkormányzati tulajdonban vagy kezelésben lévő ingatlan vagyont. 6) Munkaerő és bérgazdálkodás 1 A munkavégzésre irányuló jogviszonnyal kapcsolatos okiratot kivéve a megbízási szerződést az IGSZ állítja ki az Intézmény adatszolgáltatása alapján. Ezt, a kiállítást követő 3 munkanapon belül megküldi az Intézmény részére. 2 A Magyar Államkincstárral (továbbiakban MÁK) az IGSZ áll kapcsolatban. Az IGSZ az Intézmény által visszajuttatott munkavégzésre irányuló jogviszonnyal kapcsolatos okiratot továbbítja a MÁK-nak. 3 Az IGSZ a rendelkezésére álló, továbbá az Intézmény által megküldött bérszámfejtéshez szükséges adatokat (bérjellegű, nem rendszeres kifizetések, munkából való távolmaradás, túlóra, helyettesítés, készenlét, ügyelet, műszakpótlék, szabadság, nem rendszeres munkáltatói kifizetések) az Intézményi Munkaügyi Információs Rendszerbe (továbbiakban IMI) rögzíti, majd a MÁK által megadott határidőre elektronikusan továbbítja a MÁK felé. 4 A bérjellegű, úgynevezett nem rendszeres kifizetések esetében az IGSZ végzi el a bérszámfejtést a MÁK által biztosított IMI rendszerben. A számfejtés során létrejövő bizonylatot az IGSZ utalványozza és ellenjegyzi, majd gondoskodik a nettó összeg jogosult, az esetleges egyéb levonások összegének pedig a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalásáról. Az IGSZ az Intézmények részére megküldi a kedvezményezettek kifizetési jegyzékét. 5 Az IGSZ a MÁK-tól kapott, ellenőrzött bérfizetési jegyzéket és könyvelési bizonylatokat iratkísérő lappal tárgyhó utolsó napjáig átadja az Intézménynek. 7) Adatszolgáltatás, beszámolás 1 Az IGSZ a jogszabályokban előírt határidőre és adattartalommal a könyvelési adatok, továbbá az Intézmény szöveges értékelése alapján elkészíti az Intézmény évközi és éves beszámolóját és ezek dokumentációit. 2 Az IGSZ elkészíti az évközi és éves költségvetési jelentéseket, melyeket megküld Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Közgazdasági osztálya részére.
3 Az IGSZ a Közgazdasági Osztály által felülvizsgált, a zárszámadás alapját képező beszámoló-garnitúra egy példányát megküldi az Intézmény részére. 4 Az IGSZ az éves beszámoló részeként elkészíti a céltámogatások elszámolását. Ehhez bekéri az Intézménytől a felhasználások nyilvántartását, majd ezeket összeveti a könyvelésből lekérdezhető felhasználási adatokkal. Eltérés esetén a határidők betartása mellett egyeztetést kezdeményez. 5 Az IGSZ a vonatkozó jogszabály és Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Közgazdasági osztálya leiratában meghatározott módon elkészíti az intézményi pénzmaradványelszámolást, amelyhez az Intézmény előzetesen információt szolgáltat. 6 Az IGSZ megküldi az Intézmény részére az előzetes pénzmaradvány elszámolást, amit az Intézmény ellenőriz. Amennyiben az Intézmény eltérést észlel, vagy nem ért egyet az elszámolással, egyeztetést kezdeményezhet. Az eltérés, illetve kifogás rendezéséről jegyzőkönyv készül. A jóváhagyott pénzmaradványról Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Közgazdasági osztálya az IGSZ útján tájékoztatja az Intézményt. 7 Az IGSZ ellátja az államháztartással szembeni adatszolgáltatási feladatokat. A jogszabályban előírt adattartalommal, formában és határidőre elkészíti és továbbítja a) a negyedéves és éves beruházások statisztikai jelentését, b) az ÁFA bevallást, c) egyéb, az intézményi vagyon működtetésével kapcsolatos adatszolgáltatásokat, d) a rehabilitációs hozzájárulás elszámolását. 8 Az ÁFA és a rehabilitációs hozzájárulás esetében a kapcsolódó pénzforgalmat az IGSZ rendezi, átutalja a fizetendő adót és hozzájárulást. 9 Az IGSZ ellátja a Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Közgazdasági osztályával szembeni, pénzügyi és számviteli adattartalmú adatszolgáltatási feladatokat (likvid és eseti). 10 Az IGSZ vezeti az intézmény törzskönyvi nyilvántartását, és elvégzi az abban bekövetkező változásokhoz kapcsolódó feladatokat. Felek feladataik megosztását a belső ellenőrzés, a selejtezés és leltározás, a pályázatok elszámolása, az adatszolgáltatások köre és tartalma, az ügyiratok és bizonylatok kezelése, továbbá a szabályzatok elkészítése tekintetében külön megállapodásban rögzítik.
Jelen megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a helyi önkormányzatokról, az államháztartásról, a számvitelről, a Munka Törvénykönyvéről, a közalkalmazottak jogállásáról, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről, a közoktatásról, a szociális ellátásról és a szociális igazgatásról szóló és egyéb kapcsolódó, mindenkor hatályos törvények és rendeleti szintű jogszabályok, valamint Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése hatályos rendeletei és határozatai az irányadók. Megállapodó Felek jelen megállapodást elolvasták, értelmezték, és azt, mint akaratukkal megegyezőt írták alá. Sopron, 2008. július 1. Sopron, 2008. július 1. Intézmény vezetője IGSZ vezetője A megállapodást Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése /2008. (VI. 26.) Kgy határozatával jóváhagyta, és alkalmazását 2008. július 1. napjával elrendelte. Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzat polgármestere