H í r l e v é l //2012.05.07 Tisztelt Ügyfelünk! 2012-ben a rengeteg adóváltozások közül is kiemelkednek a személygépkocsikkal kapcsolatos adóknál történt változások. Drasztikusan emelkedett a cégautó-adó és ismét vissza lehet igényelni a személygépkocsi bérleti díj ÁFA tartamát. Cégautó-adó A cégautó-adó változását legjobban egy táblázatba szerkesztve lehet megmutatni, míg a korábbi években kizárólag csak a személygépkocsi teljesítményétől függött, 2012-ben az adó mértéke a teljesítményen kívül már a környezetvédelmi besorolástól is függ. A besorolásokat a forgalmi engedélyben megtaláljuk (P.2.és V.9. jelzés mellett) Az adó mértéke havonta: Dear Customer, In 2012, of the numerous changes in taxing the ones related to automobiles are most noticeable. The company car tax has risen drastically and it is again possible to recover VAT for car rental fee. Company car tax The best way to demonstrate the changes in the company car tax is to place them in a chart. While in previous years the tax was determined exclusively by the performance of the car, in 2012 the amount of the tax depends on environmental class as well. The classes can be found in the registration certificate (next to P.2.and V.9.) Monthly tax amount: Motorteljesítmény (kw) Engine power (kw) 0-4-es környezetvédelmi osztály 0-4 Environmental class 6-10 osztály 6-10 class 5-ös, 14-15-ös osztály 5th, 14-15th class 0-50 16 500 8 800 7 700 51-90 22 000 11 000 8 800 91-120 33 000 22 000 11 000 121-től/from 121 44 000 33 000 22 000 Nincs változás, adómentes az a személygépkocsi, amelyik, például: egyház, tűzoltóság, rendőrség tulajdonában van, vagy kizárólag halott szállításra használják, vagy betegségmegelőző, gyógyító vagy szociális céllal hasznosítják, feltéve, hogy kizárólag a törvényben (1991. évi LXXXII. tv. a gépjárműadóról) említett célok érdekében használják. A bevallást negyedévente a 1201-es nyomtatványon kell a negyedévet záró hónapot követő hónap 20-ig beküldeni az állami Adóhatóságnak. Nem változott a korábbi szabály, hogy a cégautó-adót csökkenthetjük az önkormányzati adóhatóság által megállapított és a határidőben megfizetett adóval. There is no change in the taxing of automobiles that are owned by church, fire brigade, police, or are used exclusively for transportation of the dead, social purpose, prevention and curing of illnesses. They are tax free. The condition is that their use with the purpose specified by the law (LXXXII/1991. on car tax) be exclusive. Tax returns are to be sent quarterly on the 1201 form by the 20th day of the month following the quarter year to the state Tax Authorities. The previous rule on the possibility to decrease company car tax by the timely paid tax established by the municipal tax authority has not changed. oldal 1/5 www.branko.hu info@branko.hu 1012 Bp. Márvány u. 16.
Útnyilvántartás kontra kiküldetési rendelvény Szinte minden fórumon felmerült, hogy ha a társaság eladja a cégautót és amennyiben a cég érdekében a munkavállaló használja a saját tulajdonú személygépkocsiját, akkor a költségtérítésként megkapott jövedelem után nincs cégautó-adó fizetési kötelezettség. Ez csak részben igaz. Szeretném felhívni a figyelmet, hogy ennek azért vannak adókockázatai. Ebben az esetben a cégautó-adó teher a munkavállalóra kerülhet. Egy esetben nem terheli cégautóadó a magánszemélyt, akkor, ha kiküldetési rendelvény alapján számolják el a költségtérítést. A régi, megszokott útnyilvántartás alapján kifizetett költségtérítés után a magánszemélynél cégautó-adó fizetési kötelezettség keletkezik. A hivatali, üzleti utazások költségei megtérítésnek legegyszerűbb módja a kiküldetési rendelvény alapján történő térítés, ami elkerülhetővé teszi a tételes költségelszámolást és így a cégautó-adó fizetését is. A kiküldetési rendelvényt, mint számviteli bizonylatot, sorszámmal kell ellátni. Szigorú számadású bizonylatként kell kezelni. Amennyiben a kifizetés nem pénztárbizonylaton történik, akkor kötelező a szigorú számadású nyomtatvány vagy az ilyen célra készített számítógépes program használata. A költség elszámolás nem lehet több a jogszabály szerint igazolás nélkül elszámolható mértéknél, azaz a kifizetés a NAV normák alapján történhet (9 Ft/km átalány és NAV által közölt üzemanyag norma és üzemanyagár). Szeretném felhívni a figyelmet, hogy így jelentős különbséget eredményezhet a tényleges és az elszámolható költségek között. Jellemzően több a tényleges kiadás, mint a NAV norma alapján elszámolható költség. Kérdés, hogy a kiküldetési rendelvény jár-e adórizikóval? Amennyiben betartják a formai előírásokat és a valóságnak megfelelően készítik el (azaz elkerülik a logikai ellentmondásokat), akkor csekély mértékű a veszély. Logbook record vs. mision orders One of the questions that occurred on almost every forum was related to situations when the company sells their car and the employee uses his/her own personal car. In such cases there is no company car tax on the income received as refund for expenses. This is only partially true. I would like to draw attention to risks related to such a tax. In such cases the company car tax may become payable by the employee. The private individual cannot be charged with company car tax in one case only: when refunds are calculated based on mission order. Refunds calculated based on the former logbook record make the private individual liable for company car tax. The simplest way to refund office, business related trips is to issue mission orders that does not require itemized cost accounting and company car tax payment can be avoided. The mission order used as accounting warrant should have a serial number and should be handled as a strict statement warrant. If the refund does not occur based on cash warrant, it is mandatory to use a strict statement warrant or a computer program created for this purpose. The expense settlement cannot be higher than the sum stipulated by the law refundable without a justification; that is, the payment is to occur within the norms of the National Tax and Customs Office (9 Ft/km traveling allowance and the NTCO norm and price for fuel). I would like to draw your attention to the significant difference of cost between the real and the chargeable expenses. The real costs are typically higher than the expenses chargeable based on NTCO norms. A further question would be related to tax risks related to mission orders. If formal instructions are observed and the documents are drawn according to reality (that is, logical discrepancies are avoided), risks are very low. oldal 2/5 www.branko.hu info@branko.hu 1012 Bp. Márvány u. 16.
Általános Forgalmi Adó 2012.január 1-jétől ismét lehetséges a bérelt, lízingelt (nyílt végű pénzügyi lízing illetve operatív lízing esetén) személygépkocsik bérleti díjára eső ÁFA visszaigénylése. Az ÁFA visszaigénylése az általános szabályok szerint igényelhető vissza, azaz olyan mértékben helyezheti előzetes levonásba az ÁFA-t, amilyen mértékben az adóköteles termékértékesítéshez, szolgáltatásnyújtáshoz használta. Ezért a vállalkozásokat kétféle szempontból érinti ez a kérdés: egyrészt dokumentálni kell, hogy a személygépkocsi bérleti díja a vállalkozás bevételszerző tevékenységét milyen arányban szolgálja, másodsorban, ha a vállalkozásnak van adóköteles és nem adóköteles tevékenysége, akkor a személygépkocsi bérlés milyen arányban kapcsolódik ezekhez. Amennyiben volt magán célú használat (és ez nem volt továbbszámlázva), akkor az ÁFA-t nem lehet 100%-ban visszaigényelni. Az ÁFA visszaigénylését csak egy nyilvántartás tudja alátámasztani: ez pedig az útnyilvántartás, melyben tökéletesen el van különítve a magán és céges használat. Az útnyilvántartást ennek megfelelően kell vezetni. Figyelem, ha valaki nem akar meglepődni, akkor erre sok energiát kell fordítani. Veszélyek, hibák, problémák az útnyilvántartással és kiküldetési rendelvényekkel kapcsolatban Az alábbiakban felsoroljuk a leggyakrabban előforduló hibákat, melyek adóbírságot eredményezhetnek: 1. az útnyilvántartásban nincs szinkron a tankolás és az útvonal között (pl: az adott napon Nyíregyházán volt tankolás, de a nyilvántartás szerint Zalaegerszegen volt ) 2. az útnyilvántartás nincs szinkronban a parkolással (pl: az adott napon az V. kerületben parkolt, de a nyilvántartás szerint vidéken volt ) 3. az útnyilvántartás nincs szinkronban a jelenléti ívvel, munkaügyi nyilvántartással (pl: az adott napon szabadságon, táppénzen volt, de az útnyilvántartás szerint Pécsett voltam egy ügyfélnél és mint tudjuk a táppénz alatt kifejezetten tilos a munkavégzés) 4. az útnyilvántartásban nincs szinkron a szerviz és az útvonal között (pl: az adott napon szervizben volt és a munkalapon látható, hogy 38.145 km óra állásnál volt ott, de a nyilvántartás szerint máshol volt, ja és a km állása is teljesen más ) 5. olyan céget és üzleti partnert írt be, ahol már nem létező a cég, sőt olyan emberrel találkozott ott, aki már nem is dolgozik a cégnél fél éve Value Added Tax Starting with January 1, 2012 VAT reclaiming for rental fee charged for rented or leased (open ended financial and operational lease) cars is possible again. VAT can be reclaimed according to general rules, that is, preliminary VAT deduction can be calculated in the extent in which it has been used to sell taxable goods, services. In this matter enterprises are concerned from two points of view: on one hand there has to be documentation proving the extent of the car rental fee being used for income earning activity by the enterprise; secondly, if the enterprise has both taxable and non-taxable activity, the extent in which the car rental is linked to these. VAT cannot be reclaimed 100% in cases in which use for private purpose has occurred (and this has not been further billed). VAT reclaim can be supported by one record only: the logbook record, in which use for private and business purpose is clearly separated. The logbook record should be kept properly and, in order to avoid surprises, a lot of energy has to be invested in it. Dangers, Errors, Problems Related to the Logbook and Mission Orders Below you will find some of the most common errors that may result in tax liability: 1. There is no correspondence between refueling and route (e.g.: on the given day the refueling occurred in Nyíregyháza, but according to the log the location is at Zalaegerszeg) 2. There is no correspondence between the log and the parking (e.g.: on the given day the parking occurred in the Vth district, but the log indicates a location in the countryside.) 3. There is no correspondence between log and presence sheet, business log (e.g.: on the given day the employee was on leave or sick-leave but the log reveals his presence in Pécs with a business partner, and as we know, during sick leave working is absolutely forbidden) 4. There is no correspondence in the log between the maintenance bill and the route (e.g.: on the given day the car was being serviced but the log indicates a mileage of 38.145 km in another location or another number of kms indicated) 5. The business partner or company indicated no longer exists or the person mentioned does not work there anymore. oldal 3/5 www.branko.hu info@branko.hu 1012 Bp. Márvány u. 16.
6. a beírt céget nyilatkoztatják, hogy azon a bizonyos napon ott volt-e és találkozott-e az útnyilvántartásban beírt személlyel. A megkeresett cég kénytelenek úgy nyilatkozni, hogy nem találkozhatott, mert éppen szabadságon volt az illetékes 7. a nyilvántartás nem tartalmazza a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, az év első és utolsó napjára vonatkozó kilométer-óra állást, 8. a nyilvántartásban nem pontosan szerepel az indulás és érkezés helye (utca, házszám is kell), 9. a nyilvántartásban nem került feltüntetésre annak az üzleti partnernek a neve, akit a gépkocsi használó felkeresett, 10. különböző napokon ugyannál az üzleti partnerhez vezető út során más és más távolság szerepel (egyszer 205 km volt, másik napon pedig 235 km volt), 11. nem vesszük figyelembe a naptárt, munkaszüneti napon van üzleti partnerrel találkozó, húsvét hétfőn van tankolás és több 100 km üzleti út és ha tényleg munkaszüneti napon volt az üzleti tárgyalás, akkor miért nincs nyoma a bérszámfejtésben? 12. logisztikailag is rendben legyen, pl.: csinált papíron 600 km utat és tárgyalt 3-4 ügyféllel. Számoljunk! 600 km vezetése kb: 6 óra és még belefért a munkaidőmbe (8 órába) 3-4 tárgyalás? Vagy legyen erre a napra elszámolva túlóra a bérszámfejtésben és a jelenléti ív is rendben legyen! 13. az átlagos üzemanyag-fogyasztás is legyen rendben, ugyanis furcsán néz ki, ha az egyik tankolás után az átlagfogyasztás 18 liter/100 km, majd a következőnél 5 liter/100 km, majd megint más 14. a záró és nyitó kilométer-óra nyilvántartásban nincs egyezőség 15. probléma lehet, ha volt egy bírság gyorshajtásért, tilos parkolásért és ez nincs összhangban az útnyilvántartással, 16. elszámoltak olyan úthasználatot, komp, stb., ami nincs szinkronban a nyilvántartással, 17. az útnyilvántartás szerint Kiss kolléga egy napon háromszor volt üzleti úton, ráadásul 3 különböző gépkocsival, ezt nem tartják életszerűnek 6. Inquiries are made with the indicated company if the employee was there on the given day and if he met the indicated person. The company indicated has to admit that it was impossible to meet the person in question because he was on leave. 7. The logbook does not contain the type, number of the car, the mileage on the first and last day of the year. 8. The logbook does not contain the correct place of departure and arrival (street and number are needed) 9. The logbook does not contain the name of the business partner whom the user of the car met 10. There is a difference of distance indicated for the same route, to the same business partner (205 km on one day, 235 km on another) 11. The calendar is not taken into consideration. The meeting with a business partner occurs on a holiday, the refueling and a more than 100 kms business trip occurs on Easter Monday. And if the business meeting occurred on a holiday, indeed, why isn t there a trace of it in the payroll calculation? 12. Logistics should also be considered. For instance: there have been routes of 600 kms and meetings with 3-4 business partners. Let s count! The time needed for 600 kms can be around 6 hours (of the 8-hour workday) but there isn t enough time for 3 or 4 meetings in addition. Unless overtime is calculated and indicated in the presence sheet. 13. Average fuel consumption should be considered as well. It can seem pretty strange to have an average consumption of 18 liters/100 km after one refueling and 5 liters/100 km at the next, and yet another one at the following... 14. There is no correspondence in the opening and closing mileage record. 15. Another problem can occur with a fine or speeding ticket that does not correspond to the indications of the logbook. 16. Toll and ferry fees are calculated in cases not corresponding to the logbook. 17. According to the logbook Mr. Kiss carried out three business trips with 3 different cars on the same day; this is not a realistic scenario according to them. oldal 4/5 www.branko.hu info@branko.hu 1012 Bp. Márvány u. 16.
Az útnyilvántartásban célszerű az alábbiakat is rögzíteni, mert a NAV ellenőr ezeket a kérdéseket teszi fel egy ellenőrzés során: 1. Milyen eredménnyel járt a tárgyalás? 2. Kötöttünk-e üzletet? 3. Ki volt akkor az ügyvezető? 4. Kivel tárgyaltunk? 5. Milyen módon tartottuk Vele a kapcsolatot (telefon, e-mail stb.)? 6. Adjuk meg a levelezést (e-mail, fax, posta), ami bizonyítja, hogy kapcsolatban voltunk! 7. Adjuk meg az illető elérhetőségét! Összegezve, megállapítható, hogy igen nagy adminisztrációs terhet kell vállalni, ha vissza akarják igényelni az ÁFÁ-t, és az adókockázatról még nem is beszéltünk. Léteznek szoftveres megoldások, melyekkel az adminisztrációs terheket csökkenteni lehet. Ha bármi kérdés felmerül, javaslom hívjanak bennünket és segítünk. Tisztelettel: Mészöly Viktor Könyvelési üzletág szakmai vezető meszoly.viktor@branko.hu It is recommended to have a record in the logbook of the following, since the NTCO officer will ask such questions during the auditing: 1. What was the result of the meeting? 2. Was there a deal made? 3. Who was the manager? 4. Who was the meeting with? 5. How was contact maintained (telephone, e-mail etc.)? 6. He may ask for the correspondence (e-mail, fax, post), that proves our keeping in contact! 7. He may ask for a possibility to contact the person in question! The final conclusion is that there is a considerable administrative burden to be carried if you wish to reclaim VAT, not even mentioning risks related to taxes. There are software solutions that can decrease administrative burdens. In case you have any questions I suggest that you call us for assistance. Yours sincerely, Mészöly Viktor Accounting professional meszoly.viktor@branko.hu A Hírlevél tájékoztató jellegű általános információkat tartalmaz. A benne foglaltak ezért nem tekinthetőek szakmai tanácsnak vagy döntést megalapozó, teljes értékű információnak. Jelen tájékoztatás - jellegéből adódóan- nem terjedhet ki minden részletre, különösen egy-egy adott ügylet minden körülményére. Bár a Hírlevél készítésekor teljes körültekintésre törekedtünk, az érintett szabályok kivonatos ismertetése, értelmezése miatt nem vállalhatunk felelősséget! Felelősséget csak a velünk történt konzultáció után tudunk vállalni. The Newsletter contains general information. Therefore, its contents cannot be considered professional counseling or whole value information. The present information cannot extend on all details, especially all circumstances of a given transaction. Even if our ambition is to offer a full spectrum of circumstances, we cannot assume responsibility for the summarized review and explanation of the given rules. We can only assume responsibility after we have been consulted. oldal 5/5 www.branko.hu info@branko.hu 1012 Bp. Márvány u. 16.