AZ EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM Szervezeti és Működési Szabályzat I. kötet Szervezeti és Működési Rend 15. sz. melléklete AZ EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM ADATVÉDELMI, ADATBIZTONSÁGI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA Budapest, 2014. 1 1 Egységes szerkezetben a módosításáról szóló CXLI/2014. (VI. 30.) Szen. sz., CXCVIII/2015. (XII. 14.) Szen. sz. határozatok rendelkezéseivel.
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 4 A szabályzat célja és hatálya... 4 Az adatvédelem, adatbiztonság és adatkezelés egyetemi szervezete... 5 ADATVÉDELMI RENDELKEZÉSEK... 5 A személyes adatok védelme érdekében szükséges intézkedések... 5 Az Egyetemen belül adattovábbítás, adatkezelések összekapcsolása... 6 Adattovábbítás a felsőoktatási információs rendszerbe... 6 Adattovábbítás a köznevelési információs rendszerbe... 7 Adattovábbítás megkeresés alapján... 7 A külföldre irányuló adattovábbítás... 7 A statisztikai célú adattovábbítás... 8 Az adattovábbítások közös szabályai... 8 Személyes adatok kezelése tudományos kutatás során... 8 A személyes adatok feldolgozása... 8 Személyes adatok nyilvántartása... 9 A működés során keletkező adatok védelme érdekében szükséges intézkedések... 12 Az érintett jogai és azok érvényesítése... 13 ADATBIZTONSÁGI SZABÁLYOK... 14 Általános szabályok... 14 Számítógépen tárolt adatok... 14 Manuális kezelésű adatok... 14 A KÖZÉRDEKŰ ADATOK MEGISMERÉSÉRE IRÁNYULÓ IGÉNY TELJESÍTÉSÉNEK RENDJE... 15 A közérdekű adatok megismerésének általános szabályai... 15 Az adat-megismerési igény benyújtása... 15 Az adat-megismerési igény vizsgálata... 16 Az igényelt adatok összeállítása, minősítése... 16 A döntés megalapozását szolgáló adatok megismerésére irányuló igényekkel kapcsolatos különös szabályok... 17 A sajtó által igényelt adatokra vonatkozó különös szabályok... 17 Az igény teljesítésére vonatkozó határidők, az adatok átadása és a költségtérítés megállapítása... 18 Az igény teljesítésének megtagadása... 18 Az eljárás lezárását követő intézkedések... 19 Nyilvántartás, adatszolgáltatás és tájékoztatás... 19 A KÖZÉRDEKŰ ADATOK KÖZZÉTÉTELÉNEK RENDJE... 19 A közérdekű adatokra vonatkozó közzétételi kötelezettség... 19 ZÁRÓ ÉS HATÁLYBA LÉPTETŐ RENDELKEZÉSEK... 21 FÜGGELÉKEK... 22 1. sz. függelék... 22 Az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyt létesítő személyek részére a jogviszony létrejöttekor adandó tájékoztatás... 22 2. sz. függelék... 23 Az Egyetemmel megbízási vagy más munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt létesítők számára a szerződés megkötésekor adandó tájékoztatás... 23 3. sz. függelék... 24 Az Egyetemmel hallgatói, doktorjelölti jogviszonyt létesítő személyek részére adandó tájékoztatás és nyilatkozat... 24 4. sz. függelék... 25 Az Egyetemre felvételi jelentkezést benyújtók részére a felsőoktatási felvételi tájékoztató keretében adandó tájékoztatás... 25 5. sz. függelék... 26 Az Egyetemre álláspályázatot benyújtók számára az álláspályázati felhívásban adandó tájékoztatás... 26 6. sz. függelék... 27 I. Az Egyetem által szervezett, bonyolított felnőttképzések résztvevői részére adandó tájékoztatás... 27 2
II. Az Egyetemmel az Egyetem adatvédelmének, adatbiztonságának és adatkezelésének rendjéről szóló szabályzatának 1. (3) bekezdés a) pontja szerinti jogviszonyban nem álló, habilitációs eljárásra jelentkező, illetve ilyen eljárásokban részt vevő személyek részére adandó tájékoztatás... 27 III. Az Egyetemmel az Egyetem adatvédelmének, adatbiztonságának és adatkezelésének rendjéről szóló szabályzatának 1. (3) bekezdés szerinti jogviszonyban nem álló, doktori fokozatszerzési eljárásra jelentkező, illetve ilyen eljárásokban részt vevő személyek részére adandó tájékoztatás... 28 IV. Az Egyetemmel az Egyetem adatvédelmének, adatbiztonságának és adatkezelésének rendjéről szóló szabályzatának 1. (3) bekezdése szerinti jogviszonyban nem álló, az Egyetem könyvtári rendszerét használó személyek részére adandó tájékoztatás... 28 7. sz. függelék... 29 IGÉNYLŐLAP... 29 8. sz. függelék... 30 NYILATKOZAT... 30 9. sz. függelék... 31 IRATBETEKINTÉSI NYILATKOZAT... 31 10. sz. függelék... 32 Az ELTE adatvédelmének, adatbiztonságának és adatkezelésének rendjéről szóló szabályzatában hivatkozott továbbítandó vagy kezelt adatköröket meghatározó egyes jogszabályok hatályos szövegkivonata... 32 3
Az Eötvös Loránd Tudományegyetem (továbbiakban: Egyetem) Szenátusa a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (továbbiakban: Nftv.), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) alapján az Egyetem adatvédelmének, adatbiztonságának és adatkezelésének rendjére az alábbi szabályzatot alkotja. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A szabályzat célja és hatálya 1. (1) E szabályzat célja, hogy meghatározza az Egyetemen vezetett nyilvántartások törvényes rendjét, valamint biztosítsa az adatvédelem alkotmányos elveinek, az információs önrendelkezési jognak és az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését, megakadályozza a jogosulatlan hozzáférést, az adatok jogosulatlan megváltoztatását és nyilvánosságra hozatalát. (2) E szabályzat célja továbbá az Egyetemen keletkezett közérdekű adatok megismerésére vonatkozó eljárási rend, valamint az általános közzétételi lista alapján kötelezően közzéteendő közérdekű adatok és az alapvető titokvédelmi rendelkezések körének megállapítása a jogszabályi keretek között. (3) E szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetemmel a) közalkalmazotti, megbízási vagy más munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban (közérdekű önkéntes szerződés, hallgatói munkaszerződés, doktorandusz szerződés, a továbbiakban együtt: más munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony), b) hallgatói, doktorjelölti jogviszonyban álló személyekre. (4) E szabályzat személyi hatálya a (3) bekezdésben foglaltakon túl kiterjed a) az Egyetemmel a (3) bekezdés szerinti jogviszonyban nem álló, az Egyetem által szervezett, bonyolított felnőttképzésben, tanfolyamon (a továbbiakban: együtt felnőttképzés) részt vevő, b) az Egyetemmel a (3) bekezdés a) pontja szerinti jogviszonyban nem álló, habilitációs eljárásra, illetve az Egyetemmel a (3) bekezdés szerinti jogviszonyban nem álló, doktori fokozatszerzési eljárásra jelentkező, illetve ilyen eljárásokban részt vevő, valamint c) az Egyetemmel a (3) bekezdés szerinti jogviszonyban nem álló, az Egyetem könyvtári rendszerét használó személyekre. (5) E szabályzat személyi hatálya kiterjed továbbá azon személyekre is, akik az Egyetemmel nem állnak a (3)-(4) bekezdés szerinti jogviszonyban, azonban a) e jogviszony létesítése céljából adataikat az Egyetem kezeli, b) adataikat jogszabályi előírás folytán az Egyetem a jogviszony megszűnését követően kezelni köteles. (6) A jelen szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az Egyetem által kezelt, jogszabály alapján személyes, közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatra. (7) A jelen szabályzat hatálya nem terjed ki az informatikai eszközökkel összefüggő technikai adatvédelemre, amelyről az információbiztonsági szabályzat rendelkezik. (8) Az Egyetem által fenntartott köznevelési intézmények vezetői gondoskodnak arról, hogy e szabályzatot megfelelően alkalmazzák a velük közalkalmazotti vagy megbízási, illetőleg tanulói jogviszonyban álló személyekre. 4
Az adatvédelem, adatbiztonság és adatkezelés egyetemi szervezete 2. (1) Az Egyetem adatvédelmi felelősét a rektor bízza meg. Adatvédelmi felelősként jogi, közigazgatási, informatikai vagy ezeknek megfelelő, felsőfokú végzettséggel rendelkező személy bízható meg. (2) Az adatvédelmi felelős szakmai tanácsaival közreműködik abban, hogy az Egyetem az adatvédelmi, -biztonsági, -kezelési, -továbbítási és -közlési kötelezettségének a jogszabályokban meghatározottaknak megfelelően tegyen eleget. (3) A decentralizáltan működő szervezeti egységek vezetői, az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és annak részönkormányzatai, valamint az Egyetemi Doktorandusz Önkormányzat és annak keretein belül működő kari doktorandusz képviseletek elnökei kötelesek gondoskodni a jelen szabályzatban foglaltak betartásáról és betartatásáról. (4) Az informatikai eszközökkel összefüggő technikai adatvédelemért a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság (a továbbiakban: GMF) az információbiztonsági szabályzatban meghatározottak szerint felelős. ADATVÉDELMI RENDELKEZÉSEK A személyes adatok védelme érdekében szükséges intézkedések 3. (1) Az Egyetemmel mindazon, a jelen szabályzat 1. (3) bekezdése szerint jogviszonyban álló személy (a továbbiakban jelen szabályzatban: Egyetemmel jogviszonyban állók), aki személyes adat birtokába jut, ilyet munkaköre vagy tisztsége alapján kezel, köteles védeni és őrizni a személyes adatokat, és minden erőfeszítést megtenni annak érdekében, hogy azok megfelelő védelmét biztosítsák. (2) Amennyiben az Egyetemmel jogviszonyban álló személy munkaköre vagy tisztsége alapján minősített adatokba nyer betekintést, vagy azok birtokába jut, köteles az Infotv.- ben foglaltaknak megfelelően eljárni, így különösen a személyes adatokat csupán az előre rögzített célra használhatja fel és az adatokat óvni kell az illetéktelen hozzáféréstől. (3) Az Egyetemmel jogviszonyban álló személyek felelősséggel tartoznak minden olyan kárért, amely a jelen szakaszban körülírt adatkezelési, adatvédelmi kötelezettségük megszegéséből származik. (4) Amennyiben az Egyetem harmadik személlyel olyan nem adatfeldolgozásra irányuló szerződéses jogviszonyt létesít, amelyben előírt feladat során személyes adatok kezelése valósul meg, a szerződésben kötelezően rögzíteni kell a vonatkozó jogszabályokban, a jelen szabályzatban, valamint az információbiztonsági szabályzatban foglaltak betartásának kötelezettségét. 4. (1) Azon személyek részére, akik személyes adatát az Egyetem kezeli, tájékoztatást kell adni a személyes adatok kezelésének tényéről, céljáról (jogszabályi alapjáról), a kezelt adatok köréről, az adatkezelés módjáról, időtartamáról, az adattovábbítás szabályairól, valamint az adatkezeléssel összefüggő, az Infotv.-ben és jelen szabályzatban biztosított jogorvoslatról. 5
(2) Az (1) bekezdés szerinti tájékoztatást a) az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyt létesítő személyek részére a jogviszony létrejöttekor, az általános tájékoztatás keretében a jelen szabályzat 1. sz. függelék szerinti tartalommal, b) az Egyetemmel megbízási vagy más munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt létesítők számára a jelen szabályzat 2. sz. függelék szerinti tartalommal, c) az Egyetemmel hallgatói, doktorjelölti jogviszonyt létesítő személyek részére az Egyetemre beiratkozásuk alkalmával a jelen szabályzat 3. sz. függelék szerinti tartalommal, d) az Egyetemre felvételi jelentkezést benyújtók részére a felsőoktatási felvételi tájékoztató keretében a jelen szabályzat 4. sz. függelék szerinti tartalommal, e) az Egyetemre álláspályázatot benyújtók számára az álláspályázati felhívásban a jelen szabályzat 5. sz. függelék szerinti tartalommal, f) a jelen szabályzat 1. (4) bekezdésében felsorolt személyek számára a jelen szabályzat 6. sz. függelék szerinti tartalommal kell megadni. (3) A (2) bekezdés szerinti tájékoztatásokat az Egyetem honlapján el kell helyezni. (4) A (2) bekezdés a) a) pont szerinti tájékoztatást papír alapon vagy elektronikusan, b) b) pont szerinti tájékoztatást a szerződés szövegébe építve, c) c) pont szerinti tájékoztatást az Elektronikus Tanulmányi Rendszerben küldött személyes üzenetben, d) d) és e) pont szerinti tájékoztatást a felsőoktatási felvételi tájékoztatóban, illetve az egyetemi honlapon közzétett álláspályázati felhívásban a (3) bekezdés szerinti honlap címre utalással, az elérési út pontos feltüntetésével, e) f) pont szerinti tájékoztatást a felnőttképzési szerződés, a habilitációs eljárás lefolytatása iránti kérelem, a doktori fokozatszerzési eljárásra történő jelentkezési lap, illetőleg a könyvtári szolgáltatás igénybevételéhez szükséges regisztráció szövegébe építve kell magyar nem magyar anyanyelvű személy esetében angol nyelven megtenni. (5) A (2) bekezdésben írt függelékek angol nyelvű fordításáról az Egyetem főtitkára gondoskodik. Az Egyetemen belül adattovábbítás, adatkezelések összekapcsolása 5. (1) Az Egyetem szervezeti rendszerén belül a személyes adatok a feladat elvégzéséhez szükséges mértékben és ideig csak olyan szervezeti egységhez, személyhez továbbíthatók, amelynek, illetve akinek jogszabályban vagy egyetemi szabályzatban meghatározott tevékenysége ellátásához a személyes adatok megismerése és kezelése szükséges. (2) Az Egyetemen folyó különböző célra irányuló adatkezelések csak törvényes céloknak megfelelően, indokolt esetben kapcsolhatók össze. Adattovábbítás a felsőoktatási információs rendszerbe 6. (1) Az Egyetem az Nftv. 19. (3) bekezdésében foglaltakra figyelemmel, az Nftv. által hatályon kívül helyezett, a felsőoktatásról szóló 2005. évi CXXXIX. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló (változatlanul hatályos, az Nftv. végrehajtási rendeletét képező) 79/2006. (IV. 5.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Vhr.) 6
meghatározottak szerint személyes adatokat továbbít a felsőoktatási információs rendszerbe 2. (2) A Vhr. 6. (4) bekezdése alapján a rektor a felsőoktatási információs rendszer részére történő elektronikus adatközlés hitelesítésére a) hallgatói, doktorjelölti személyi törzs, valamint a Vhr. 7. sz. melléklet I.1.1. és II.1.1 pontjai tekintetében a főtitkárt vagy az általa megnevezett személy(eke)t, b) alkalmazotti személyi törzs, valamint a Vhr. 7. sz. melléklet I.2.1. pontja tekintetében a gazdasági főigazgatót vagy az általa megnevezett személy(eke)t, jelöli ki. Adattovábbítás a köznevelési információs rendszerbe 7. (1) Az Egyetem fenntartásában lévő köznevelési intézmények vonatkozásában előírt és jogszabályban meghatározott adatszolgáltatási kötelezettséget a köznevelési intézmény vezetője által meghatározott foglalkoztatott látja el. (2) A köznevelési intézmény vezetője az adatszolgáltatást végző személy nevéről, beosztásáról írásban tájékoztatja az adatvédelmi felelőst és a főtitkárt. Adattovábbítás megkeresés alapján 8. (1) Olyan megkeresés, amely az Egyetem által kezelt személyes adat továbbítására irányul csak törvényi előírás alapján vagy csak a (2) bekezdésben foglalt feltételek fennállása esetén teljesíthető. Minden más esetben az adattovábbítás teljesítését meg kell tagadni. (2) Olyan esetben, amikor az adattovábbítás nem törvényi kötelezettségen alapul, az csak akkor teljesíthető, ha az érintett erre félreérthetetlen beleegyezését adva hozzájárulásával felhatalmazza az Egyetemet. Az érintett előzetesen is adhat ilyen tartalmú felhatalmazást, amely szólhat valamely időtartamra és a megkereséssel élő szervek meghatározott körére. A hallgató félreérthetetlen beleegyezését adó hozzájárulásának kell tekintetni, ha a személyes, jelszóval védett, Elektronikus Tanulmányi Rendszerben létesített felületen a megfelelő nyilatkozatot megteszi. Azon az Egyetemmel közalkalmazotti, megbízási vagy más munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban, illetve hallgatói jogviszonyban álló személyek tekintetében, akik külső pályázati felhívásra az Egyetemen keresztül nyújtanak be pályázatot, a pályázat benyújtását félreérthetetlen beleegyezést adó hozzájárulásnak kell tekintetni ahhoz, hogy az Egyetem a pályázat kiírója, illetve a pályázat benyújtását, végrehajtását, elszámolását ellenőrizni jogosult szervezet részére a pályázattal összefüggő személyes adatokat továbbítsa. A külföldre irányuló adattovábbítás 9. Külföldre irányuló adattovábbítás esetén az adattovábbítást végzőnek külön meg kell győződnie arról, hogy a külföldre történő adattovábbítás Infotv.-ben írt feltételei fennállnak-e. Ennek kapcsán vizsgálandó, hogy az adattovábbítás az Infotv.-ben meghatározott valamely jogalapnak megfelelően történik-e, és az adatok megfelelő védelmi szintje az adatokat átvevő adatkezelőnél biztosított-e. Ha az adattovábbítás az Európai Gazdasági Térség valamely államába irányul, úgy a személyes adatok megfelelő szintű védelmét nem kell vizsgálni. 2 A felsőoktatási információs rendszer keretében nyilvántartott és kezelt személyes adatok körét az Nftv. 3. sz. melléklete, az Egyetem által továbbítandó adatkört a Vhr. rögzíti, amelyeknek hatályos szövegen alapuló kivonata a jelen szabályzat 10. függelékében megtalálható 7
A statisztikai célú adattovábbítás 10. Az Egyetem vállalja, hogy a személyes adatokat statisztikai célra kizárólag úgy adja át, hogy gondoskodik arról, hogy azt az érintettel ne lehessen kapcsolatba hozni. Az adattovábbítások közös szabályai 11. (1) Személyes adatok továbbítása során, amennyiben az postai küldeményként történik, biztosítani kell, hogy a küldemény zártan kerüljön feladásra. (2) Személyes adatok elektronikus továbbítása során az információbiztonsági szabályzatban meghatározott védelmi intézkedések megtétele kötelező. Személyes adatok kezelése tudományos kutatás során 12. (1) Amennyiben tudományos kutatás során személyes adatok felhasználására kerül sor, az Infotv.-ben előírt adatvédelmi és adatbiztonsági előírások betartásáért a kutatás vezetője felelős. (2) A kutatás vezetője köteles gondoskodni arról, hogy a kutatásban résztvevők ügyeljenek az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok betartására. (3) Amennyiben a kutatásban hallgatók is részt vesznek, vagy a kutatás folyamatának eredményének oktatási célú megismertetése során a személyes adatok hallgatókkal történő megismertetése nem mellőzhető, úgy a kutatás vezetője, illetve az érintett oktató felelőssége, hogy a hallgatókat az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokra kioktassa és velük azokat betartassa. A jelen rendelkezés alkalmazásában a hallgató részvételével végzett kutatásnak kell tekintetni a doktori képzésben résztvevő doktori értekezésének elkészítését is, amely esetében az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokra kioktatás és azok betartatása a témavezető felelőssége. Az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokra történő kioktatás megtörténtéről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet az oktató, kutató és a hallgatók aláírnak. A személyes adatok feldolgozása 13. (1) Amennyiben az adatfeldolgozás nem végezhető el az adatkezelők útján, adatfeldolgozással külső szervezet is megbízható. Az adatfeldolgozásra irányuló szerződésekre az általános szerződéskötési és közbeszerzési szabályok irányadóak. Az adatfeldolgozással nem bízható meg olyan szervezet, amely a feldolgozandó személyes adatokat felhasználó üzleti tevékenységben érdekelt. (2) Az (1) bekezdés szerinti adatfeldolgozó az Egyetem rendelkezése szerint vehet igénybe további adatfeldolgozót. (3) Az (1)-(2) bekezdésben foglaltak nem alkalmazandók arra az esetre, amikor a bér- és munkaügyi adatok feldolgozása külön jogszabály alapján a Magyar Államkincstárban történik. 8
Személyes adatok nyilvántartása 14. (1) A hallgatói nyilvántartás a hallgatói jogviszonyra vonatkozó tények dokumentálására szolgáló adatkezelés a jogszabályi és egyetemi szabályzati előírások alapján. (2) A hallgatói nyilvántartás adatai 3 jogszabályban meghatározott körben, így különösen a hallgatói jogviszony létrejöttével, módosulásával és megszűnésével, a hallgató tanulmányi és vizsgakötelezettségeinek teljesítésével, valamint a juttatások megállapításával, folyósításával, illetve a térítések kivetésével, befizetésével, behajtásával kapcsolatos szervezési és adminisztratív feladatok ellátására, továbbá az érintett által meghatározott célra használhatók fel. (3) A felvételi adatbázis, valamint a hallgató által kitöltött beiratkozási lapok szolgáltatják a hallgatói nyilvántartás adatait. Azon jelentkezők felvételi eljárással összefüggésben kezelt adatait, akik a felvételi eljárást követően a) az Egyetemre nem nyernek felvételt, b) az Egyetemre felvételt nyernek, de jogviszonyt nem létesítenek a felvételi eljárás befejezését követő hat hónap elteltével meg kell semmisíteni. (4) A hallgató adatainak kezelője a) a (2) bekezdésben felsorolt adatok tekintetében a Rektori Hivatal Oktatási Igazgatósága, valamint aa) annak a karnak, illetve karoknak a tanulmányi, illetve doktori hivatala, amelynek keretében a hallgató tanulmányait folytatja, továbbá ab) 4 a Kancellária, illetve a Tanárképző Központ hatáskörrel rendelkező szervezeti egységei, b) 5 a nemzetközi mobilitással összefüggő adatok tekintetében a Rektori Hivatal Oktatási Igazgatósága, valamint Nemzetközi Képzési és Mobilitási Osztálya, illetve a Kancellária és a Tanárképző Központ hatáskörrel rendelkező szervezeti egységei, c) az oktatói munka hallgatói véleményezésével összefüggésben a Rektori Hivatal Oktatási Igazgatósága, valamint Minőségbiztosítási Osztálya, d) a diplomás pályakövetési rendszer működtetésével, a Minőségfejlesztési Szabályzatban meghatározott felmérésekkel összefüggésben a Rektori Hivatal Minőségbiztosítási Osztálya, e) a kollégiumi tagsággal összefüggésben az Egyetemi Kollégium és a Rektori Hivatal Oktatási Igazgatósága, f) a szakkollégiumi tagsággal összefüggésben a szakkollégiumok, g) az Egyetemi Digitális Tudástárba feltöltendő és a könyvtári rendszer igénybevételével összefüggő adatok tekintetében az Egyetemi Könyvtár, valamint a könyvtári rendszer igénybevételével összefüggő adatok tekintetében az Egyetemi Könyvtári Szolgálat tagkönyvtárai és a Rektori Hivatal Oktatási Igazgatósága, valamint h) a hallgatói önkormányzat működésében közreműködő hallgatók adatai, valamint a hatáskörébe tartozó ügyek ellátásával összefüggésben keletkező adatok tekintetében az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat, illetve az Egyetemi Doktorandusz Önkormányzat. (5) A hallgató adatait a feladatellátásával összefüggő körben és mértékben az az oktató is kezeli, aki által meghirdetett vagy megtartott kurzuson a hallgató részt vesz, illetve az oktató munkáját e körben segítő intézeti adminisztrátor. 3 A kezelt adatkört az Nftv. 3. sz. melléklete rögzíti, amelynek hatályos szövege a jelen szabályzat 10. függelékében megtalálható 4 Megállapította az ELTE SzMSz I. kötete, valamint azzal összefüggésben egyéb szabályzatok módosításáról szóló CXCVIII/2015. (XII. 14.) Szen. sz. határozat. Hatályos: 2016. I. 1. napjától. 5 Megállapította a CXCVIII/2015. (XII. 14.) Szen. sz. határozat. Hatályos: 2016. I. 1. napjától. 9
(6) A hallgatói nyilvántartás az Elektronikus Tanulmányi Rendszerben, valamint a Rektori Hivatal Oktatási Igazgatósága által működtetett hallgatói ügyfélszolgálati elektronikus rendszerben (a továbbiakban: Qtér) valósul meg. Az Elektronikus Tanulmányi Rendszerben történő adatkezelés, adatfeldolgozás és adattovábbítás rendjét az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzat II. kötete, a Hallgatói Követelményrendszer rögzíti. (7) A jelen szakasz (1)-(6) bekezdését az Egyetem által szervezett, bonyolított felnőttképzések résztvevői, valamint az Egyetemmel a jelen szabályzat 1. (3) bekezdés a) pontja szerinti jogviszonyban nem álló, habilitációs eljárásra, illetve az Egyetemmel a jelen szabályzat 1. (3) bekezdés szerinti jogviszonyban nem álló, doktori fokozatszerzési eljárásra jelentkező, illetve ilyen eljárásokban részt vevő személyek vonatkozásában is megfelelően alkalmazni kell azzal, hogy esetükben nyilvántartás a) a doktori fokozatszerzési eljárásra jelentkező esetében az Elektronikus Tanulmányi Rendszerben, b) egyéb esetben papíralapon, illetőleg az adatkezelő által használt szoftver igénybevételével, a felnőttképzésekkel összefüggő számlázás tekintetében a befizetések nyilvántartására és a számla kiállítására használt számítógépes programban valósul meg. (8) A (6) bekezdésben foglaltakon túl a diplomás pályakövetési rendszer adatait az erre a célra létrehozott informatikai rendszerben, a Minőségfejlesztési Szabályzatban meghatározottak szerint kell kezelni. 15. (1) Az alkalmazotti nyilvántartás az oktatói, kutatói, tanári és egyéb munkakörre létrejött jogviszonyra vonatkozó tények dokumentálására szolgáló adatkezelés, melynek jogszabályi alapját az Nftv., a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény, a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: közalkalmazotti törvény), ezek végrehajtási rendeletei, az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata (különösen annak III. kötete, a Foglalkoztatási Követelményrendszer, a továbbiakban: FKR) és a Kollektív Szerződés képezik. (2) Az alkalmazotti nyilvántartás adatai 6 az oktatók, kutatók, tanárok, nem oktató-kutató munkakörben foglalkoztatottak közalkalmazotti jogviszonyával kapcsolatos tények megállapítására, a besorolási követelmények igazolására és statisztikai adatszolgáltatásra, valamint az alábbi szerződésekkel kapcsolatos ügyintézésre használhatók fel: hallgatói, doktorandusz szerződés, megbízás, felhasználási szerződés, valamint azon közérdekű önkéntes szerződések, ahol napidíj számfejtés történik. (3) Az alkalmazotti nyilvántartás az Egyetem valamennyi (2) bekezdésben meghatározott alkalmazott adatát tartalmazza. (4) Az alkalmazotti nyilvántartás adatait az érintett szolgáltatja az FKR-ben meghatározottak szerint. (5) 7 Az alkalmazotti nyilvántartás kezelője a GMF Emberi Erőforrás-gazdálkodási Főosztálya, a Rektori Hivatal Igazgatásszervezési és Humánpolitikai Főosztály Humánpolitikai Irodája, a karok hatáskörrel rendelkező hivatalai, valamint a Szervezeti és Működési Szabályzat I. kötet, a Szervezeti és Működési Rend (a továbbiakban: SzMR) 1. sz. mellékelte szerinti egyéb, itt nem felsorolt kari szervezetbe nem tartozó központi szolgáltató és funkcionális egységek. (6) Az alkalmazotti nyilvántartás kezelése az SAP rendszer HR moduljában, valamint papíralapon valósul meg. E rendszerben történő adatkezelés, adatfeldolgozás és adattovábbítás rendjét a Gazdálkodási Szabályzat és az FKR rögzíti. 6 A kezelt adatkört a közalkalmazotti törvény és az Nftv. 3. sz. melléklete rögzíti, amelyeknek hatályos szövege a jelen szabályzat 10. függelékében megtalálható 7 Megállapította a CXCVIII/2015. (XII. 14.) Szen. sz. határozat. Hatályos: 2016. I. 1. napjától. 10
16. Alkalmazotti adatok 8 kezelése valósul meg a) az Elektronikus Tanulmányi Rendszer, valamint a Qtér működtetésével és használatával összefüggésben, az ahhoz szükséges mértékben a Rektori Hivatal Oktatási Igazgatósága, b) az ELTE Pályázati Elektronikus Rendszer (EPER) működtetésével és használatával összefüggésben, az ahhoz szükséges mértékben a Rektori Hivatal Pályázati és Innovációs Központja, c) az Egyetemi Digitális Tudástárba feltöltendő és a könyvtári rendszer igénybevételével összefüggő adatok tekintetében az Egyetemi Könyvtár, valamint a könyvtári rendszer igénybevételével összefüggő adatok tekintetében az Egyetemi Könyvtári Szolgálat tagkönyvtárai és a Rektori Hivatal Oktatási Igazgatósága által. 17. (1) A bér- és munkaügyi nyilvántartásra az alkalmazotti nyilvántartásra vonatkozó rendelkezések irányadók az e szakaszban írt eltérésekkel. (2) A bér- és munkaügyi nyilvántartás adatai 9 a foglalkoztatott jogviszonyával kapcsolatos tények megállapítására, a besorolási követelmények igazolására, bérszámfejtésre, társadalombiztosítási ügyintézésre és statisztikai adatszolgáltatásra használhatók fel. (3) A bér- és munkaügyi nyilvántartás kezelője a GMF Emberi Erőforrás-gazdálkodási Főosztálya, valamint a központosított illetményszámfejtésre tekintettel a Magyar Államkincstár. 18. (1) Az Egyetem informatikai szolgáltatásai, így különösen levelezése, könyvtári rendszere, e-learning keretrendszerei működtetése érdekében, illetve az országos azonosságkezelési föderációba (eduid) tartozó rendszerek számára központi azonosítási szolgáltatásokat nyújt. (2) Az (1) bekezdésben meghatározottak megvalósítása érdekében a GMF Informatikai Igazgatóság az Egyetem informatikai szolgáltatásait támogató azonosságkezelési rendszert (ELTEdb) működtet az alkalmazotti nyilvántartási rendszerből, illetve a Rektori Hivatal Oktatási Igazgatósággal történt előzetes egyeztetést követően az Elektronikus Tanulmányi Rendszerből származó személyes adatok felhasználásával. (3) Az (1) bekezdésben meghatározottak keretében az Egyetemmel a jelen szabályzat 1. (3) bekezdése szerinti jogviszonyban nem álló, az Egyetem könyvtári rendszerét használó személyek adatait 10 a könyvtári rendszer igénybevételével összefüggésben, az ahhoz szükséges mértékben az Egyetemi Könyvtár, valamint az Egyetemi Könyvtári Szolgálat tagkönyvtárai kezelik. 8 A kezelt adatkört a közalkalmazotti törvény és az Nftv. 3. sz. melléklete rögzíti, amelyeknek hatályos szövege a jelen szabályzat 10. függelékében megtalálható 9 A kezelt adatkört a közalkalmazotti törvény és az Nftv. 3. sz. melléklete rögzíti, amelyeknek hatályos szövege a jelen szabályzat 10. függelékében megtalálható. 10 A kezelt adatkört a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény 57. (1) bekezdése határozza meg: a könyvtárhasználónak a beiratkozáskor a következő személyes adatait kell közölnie és igazolnia: természetes személyazonosító adatok és lakcíme. 11
18/A. 11 (1) A stratégiai nyilvántartás az oktatói és kutatói munkakörben teljes vagy részmunkaidőben foglalkoztatott közalkalmazottak tudományos teljesítményének dokumentálására szolgáló adatkezelés a jogszabályi és egyetemi szabályzati előírások alapján. A stratégiai nyilvántartás a Stratégiai Adatbázisban valósul meg. (2) A stratégiai nyilvántartás adatai jogszabályban meghatározott körben, így különösen az Intézményfejlesztési Terv megfelelő aktualizálásához szükséges naprakész adatbázis biztosítására; az ELTE tudományos potenciáljának méréséhez és értékeléséhez szükséges adatok biztosítására, s ezáltal a képzés és kutatás megszervezésére; fenntartói megkeresés alapján történő adatszolgáltatásra; az intézmény működési feltételeinek vizsgálatához; valamint az oktatói és tudományos teljesítmény figyelembe vételével kapcsolatos szervezési és adminisztratív feladatok ellátására, továbbá az érintett által meghatározott célra használhatók fel. (3) A stratégiai nyilvántartás adatait az oktatói és/vagy kutatói munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak meglévő nyilvántartásokból átvett adatai, valamint adatszolgáltatásai biztosítják. Azon közalkalmazottak adatait, akik közalkalmazotti jogviszonya megszűnt, a megszűnést követő hat hónapon belül törölni kell a nyilvántartásból. (4) A stratégiai nyilvántartás adatainak kezelője a Rektori Titkárság Stratégiai Titkársága, az adatvédelmi szabályok betartásáért e Titkárság vezetője a felelős. Korlátozott adatkezelési jogként, lekérdezési joggal rendelkeznek továbbá a dékánok a karon foglalkoztatott közalkalmazottak tekintetében. A működés során keletkező adatok védelme érdekében szükséges intézkedések 19. (1) Az Egyetem munkatársai kötelesek bizalmasan kezelni minden olyan adatot, információt vagy dokumentumot stb. függetlenül attól, hogy ahhoz milyen formában és milyen módon jutottak hozzá, amely előttük a munkaköri feladataik teljesítése során vagy azzal összefüggésben vált ismertté. (2) Az (1) bekezdésben írt rendelkezés a kutatás során keletkezett adatok, információk vagy dokumentumok stb. kezelésére csak akkor alkalmazandó, ha a külső megrendelésre, megbízásra végzett kutatás esetén a megrendelő, megbízó ekként rendelkezett. (3) Az (1) bekezdésben írt rendelkezést az oktatási tevékenység során történő adat-, információ vagy dokumentum stb. közlésre értelemszerűen csak akkor kell alkalmazni, ha azokat jogszabály, vagy szerződés, vagy egyetemi rendelkezés kifejezetten az (1) bekezdésben írtként kezelendőnek minősített. (4) A jelen szakasz egyes szervezeti egységekkel összefüggő végrehajtásáról az SzMR mellékletét képező, az egyes szervezeti egységekre vonatkozó szervezeti és működési szabályzat, vagy az annak felhatalmazása alapján kiadott rektori utasítás rendelkezhet. 20. (1) Az Egyetemmel jogviszonyban állók kötelesek védeni és őrizni a munkakörükből, velük kötött szerződésből, tisztségükből adódó feladatok teljesítése során vagy azzal összefüggésben tudomásukra jutott adatokat, információkat, dokumentumokat, és kötelesek minden erőfeszítést megtenni annak érdekében, hogy azok megfelelő védelmét biztosítsák. 11 Beiktatta az ELTE SzMSz I. kötet 15. sz. melléklete, az Egyetem adatvédelmének, adatbiztonságának és adatkezelésének rendjéről szóló szabályzat módosításáról szóló CXLI/2014. (VI. 30.) Szen. sz. határozat. Hatályos: 2014. VII. 15. napjától. 12
(2) Az (1) bekezdésben foglalt kötelezettségük teljesítése érdekében az Egyetemmel jogviszonyban állóknak szellemi termék, kutatási eredmény, tananyag, találmány stb. kezelését, tárolását elsősorban egyetemi eszközzel, egyetemi informatikai szolgáltatás esetében jóváhagyott SLA-val és legalább "C" biztonsági besorolású megoldással kell biztosítaniuk. Ha ilyen jellegű anyagot Egyetemen kívül kezelnek, meg kell bizonyosodniuk arról, hogy a jelen szabályzatban foglaltak érvényesíthetők. (3) Az Egyetemmel jogviszonyban állók felelősséggel tartoznak minden olyan kárért, amely az (1)-(2) bekezdésben körülírt adatkezelési, titoktartási kötelezettségük megszegéséből származik. Az érintett jogai és azok érvényesítése 21. (1) Az adatvédelmi felelős az Infotv. és a jelen szabályzat rendelkezéseinek kivonatával tájékoztatást készít arról, hogy az érintettet milyen jogok illetik meg és azok megsértése esetén mi a jogorvoslat rendje [a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (a továbbiakban: Hatóság) és a bírósághoz fordulás jogára és rendjére kiterjedően]. A tájékoztatást az Egyetem honlapján el kell helyezni, és a jelen szabályzat 4. (2) bekezdésében meghatározott tájékoztatásban a pontos elérési utat fel kell tüntetni. (2) Az érintett az adatkezelést végző illetékes ügyintézőtől tájékoztatást kérhet a róla szóló adatkezelésről és jogosultsága igazolását követően abba bele is tekinthet. A betekintést úgy kell biztosítani, hogy ez alatt az érintett más személy adatait ne ismerhesse meg. (3) Az érintett kérelmére az adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapták meg az adatokat. Az adatkezelő köteles a kérelem benyújtásától számított legfeljebb 8 munkanap alatt, közérthető formában, az érintett erre irányuló kérelmére írásban megadni a tájékoztatást. (4) Adatváltozás vagy téves adatrögzítés észlelése esetén az érintett kérheti kezelt adatainak helyesbítését, illetve kijavítását, valamint személyes adatainak a kötelező adatkezelés kivételével törlését vagy zárolását. Az adatkezelő köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő, de legfeljebb 8 munkanap alatt az adatváltozást átvezetni, a téves adatot kijavítani és annak megtörténtéről a kérelmezőt tájékoztatni. (5) Adatkezeléssel kapcsolatos jogainak megsértése esetén az érintett az adatvédelmi felelőshöz fordulhat, aki a panaszt megvizsgálja, és ha alapos, az érintett kar dékánjánál vagy más, kari szervezetbe nem tartozó önálló szervezeti egység vezetőjénél intézkedést kezdeményez, ellenkező esetben a panaszt elutasítja, erről a panaszost a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül írásban tájékoztatja a kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait is közölve. A kérelem elutasítása esetén a panaszost tájékoztatni kell a bírósági jogorvoslat, továbbá a Hatósághoz fordulás lehetőségéről. (6) A kérelemre teljesített adattovábbításról, valamint az elutasított kérelmekről az érintett adatkezelő jegyzőkönyvet köteles felvenni. A jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén kell őrizni, második példányát pedig az adatvédelmi felelőshöz kell továbbítani. A jegyzőkönyvet öt évig kell megőrizni. 13
ADATBIZTONSÁGI SZABÁLYOK Általános szabályok 22. (1) Az Egyetem az adatkezelési műveletek megtervezése és végrehajtása során az Infotv. és az adatkezelésre vonatkozó más jogszabályok rendelkezéseit maradéktalanul betartva gondoskodik az érintettek magánszférájának védelméről. (2) Az Egyetem gondoskodik a személyes adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az Infotv., valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. (3) Az Egyetemnek az adatok biztonságát szolgáló intézkedések meghatározásakor és alkalmazásakor tekintettel kell lenni a technika mindenkori fejlettségére. Több lehetséges adatkezelési megoldás közül azt kell választani, amely a személyes adatok magasabb szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan nehézséget jelentene az intézménynek. (4) Az adatokat védeni kell, különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen. (5) Az adatbiztonsági rendszabályok érvényesítése érdekében a szükséges intézkedéseket meg kell tenni mind a manuálisan kezelt, mind a számítógépen tárolt és feldolgozott személyes adatok biztonsága érdekében. Számítógépen tárolt adatok 23. A számítógépen tárolt adatok védelméről az információbiztonsági szabályzat rendelkezik. Manuális kezelésű adatok 24. (1) A manuális kezelésű személyes adatok biztonsága érdekében az alábbi intézkedéseket kell foganatosítani: a) az irattári kezelésbe vett iratokat jól zárható, száraz, tűzvédelmi és vagyonvédelmi berendezéssel ellátott helyiségben kell elhelyezni; b) a folyamatos aktív kezelésben lévő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi, valamint a hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos iratokat biztonságosan elzárva kell tartani, c) a jelen szabályzatban meghatározott adatkezelések iratainak archiválását évente egyszer el kell végezni, az archivált iratokat az Egyetem iratkezelési és selejtezési szabályzatának, valamint az irattári terveknek megfelelően kell szétválogatni és irattári kezelésbe venni. (2) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti helyiségek, illetve szekrények kulcsához való hozzáférés rendjét az adatkezelő szervezeti egység vezetője állapítja meg, melyet az adatvédelmi felelős részére megküld. 14
A KÖZÉRDEKŰ ADATOK MEGISMERÉSÉRE IRÁNYULÓ IGÉNY TELJESÍTÉSÉNEK RENDJE A közérdekű adatok megismerésének általános szabályai 25. (1) Az Egyetem egyes szervezeti egységeinek tevékenységével összefüggésben keletkezett, kezelt, illetve adott szervezeti egységre vonatkozó adat közlésére Egyetemen kívüli harmadik személy részére a vonatkozó jogszabályi és szabályzati rendelkezések keretei között kar esetében csak a dékán, egyéb kari szervezetbe nem tartozó központi szervezeti egység esetében pedig csak annak vezetője jogosult. (2) Az Egyetem a fenntartó vagy más hivatalos szerv megkeresésére a) hallgatói létszámadatokat, azokra vonatkozó hivatalos tájékoztatást csak a rektor, illetve az illetékes rektorhelyettes, valamint a főtitkár, költségvetést érintő kérdés esetében a gazdasági főigazgatóval történt egyeztetés után; b) dolgozói létszámadatokat, továbbá gazdálkodásával kapcsolatos adatokat, azokra vonatkozó hivatalos tájékoztatást csak a rektor, illetve a gazdasági főigazgató aláírásával adhat ki. (3) A (2) bekezdésben írtaktól eltérően valamely hallgató jogviszonyára vonatkozó adatot az Nftv.-ben meghatározott körben és körnek a Rektori Hivatal, illetve ha a megkeresés címzettje a kar, akkor a kari tanulmányi hivatal hivatalos megkeresés alapján közvetlenül jogosult kiadni. (4) A közérdekű adat és a közérdekből nyilvános adat (a továbbiakban együtt: közérdekű adat) megismerése iránti igényeket a Rektori Titkárság részére kell benyújtani, amely azt az adatvédelmi felelős részére továbbítja véleményezésre a jelen szabályzatban meghatározottak szerint. (5) Ha az adatközléshez egyetemi vezető vagy szervezeti egység vagy az Egyetem szervezetéhez tartozó egyéb egység (Egyetemi Hallgatói Önkormányzat, Egyetemi Doktorandusz Önkormányzat) megkeresése szükséges, az a megkeresésre haladéktalanul, ha a megkeresés teljesítés akadályba ütközik, az akadály elhárultát követően azonnal köteles érdemben válaszolni. Akadályoztatás esetén e körülményről haladéktalanul értesíteni kell a Rektori Titkárságot. Az adat-megismerési igény benyújtása 26. (1) A közérdekű adat megismerése iránt szóban személyes megjelenés útján vagy telefonon, írásban postai úton vagy faxon vagy elektronikus úton bárki (a továbbiakban: igénylő) igényt (a továbbiakban: igény) nyújthat be. (2) A postai vagy elektronikus úton vagy faxon történő adatigénylés a jelen szabályzat 7. számú függelékét képező formanyomtatvány (a továbbiakban: formanyomtatvány) kitöltésével vagy azzal megegyező adattartalmú igény benyújtásával történhet. (3) A személyesen megjelent adatigénylő igényét a formanyomtatvány kitöltésével vagy azzal megegyező adattartalmú igény átadásával nyújtja be. Ehhez az igénylő kérésére az adatvédelmi felelős segítséget nyújt. Amennyiben az igényt telefonon terjesztik elő, az adatvédelmi felelős tájékoztatást ad az adatigénylés benyújtásának (1)-(2) bekezdés szerinti rendjéről. (4) Amennyiben az igényt nem a Rektori Titkárságon terjesztik elő, az írásban benyújtott igényt az igénylő egyidejű tájékoztatása mellett haladéktalanul továbbítani kell az adatvédelmi felelős részére, a szóban eljáró igénylőt a Rektori Titkársághoz kell átirányítani. 15
Az adat-megismerési igény vizsgálata 27. (1) Ha az igény benyújtásakor vagy az eljárás bármely későbbi szakaszában az állapítható meg, hogy az igényben szereplő adatok vagy azok egy része tekintetében nem az Egyetem az adatkezelő, az adatvédelmi felelős haladéktalanul megküldi azt az adatkezelőhöz az igénylő egyidejű értesítése mellett. Abban az esetben, ha az igényben szereplő adatok vagy azok egy része tekintetében az adatkezelő nem az Egyetem, és az adatkezelő nem állapítható meg, az igénylőt az igény teljesíthetetlenségéről kell értesíteni. (2) Az adatvédelmi felelős ellenőrzi, hogy az igénylő a formanyomtatványt megfelelően töltötte-e ki, illetve hogy a nem a formanyomtatványon benyújtott igény a teljesíthetőséghez szükséges adatokat tartalmazza-e. (3) Amennyiben az igény nem egyértelmű így különösen, ha nem tartalmazza az igény teljesítéséhez szükséges adatokat, ideértve azt is, ha az igény részleteinek összessége alapján nem állapítható meg a megismerni kívánt adatok köre, az adatvédelmi felelős haladéktalanul értesíti az igénylőt az igény pontosítása céljából. A szóbeli igényt előterjesztőnek amennyiben az lehetséges az adatvédelmi felelős azonnali segítséget nyújt a formailag megfelelő igény benyújtása, illetve a megismerni kívánt adatok körének konkrét meghatározása érdekében. (4) Amennyiben az igénylő az igény pontosítására irányuló felhívásra nem válaszol, az igényt visszavontnak kell tekinteni. Erre az igénylőt a felhívásban figyelmeztetni kell. (5) Az igény szóban történő módosítása, kiegészítése esetén az adatvédelmi felelős a módosításokat, kiegészítéseket rávezeti az ügyiratra. (6) Az adatvédelmi felelős felhívására az a szervezeti egység, amelynek feladatkörét az igény konkrétan érinti, haladéktalanul, de legkésőbb a felhívást követő három munkanapon belül nyilatkozik arról, hogy a) szükséges-e az igény pontosítása, és ha igen, milyen szempontok szerint; b) az igényben megjelölt adat a kezelésében van-e; c) az igényelt adat az Egyetem honlapján bárki számára elérhető módon közzétételre került-e; d) előreláthatólag szükség lesz-e az Infotv.-ben meghatározott határidőhosszabbításra; e) az igénylő által másolatként igényelt dokumentum vagy dokumentumrész előreláthatólag jelentős terjedelmű-e. Az igényelt adatok összeállítása, minősítése 28. (1) Az adatvédelmi felelős az igény teljesítésében közreműködő szervezeti egység segítségével az igényelt adatokat teljes körűen és hiánytalanul összegyűjti. (2) Az adatvédelmi felelős felhívására az a szervezeti egység, amelynek feladatkörét az igény konkrétan érinti, az igényben foglalt adatokat tartalmazó dokumentumokat a felhívásban meghatározott formában és határidőn belül megküldi részére. (3) Az adatvédelmi felelős az igény teljesítése során vizsgálja a) az Egyetem adatkezelői minőségét, b) az igényelt adatok Infotv. szerinti közérdekű, közérdekből nyilvános vagy döntést megalapozó jellegét, c) azt, hogy az igényelt adatok az Infotv. 27. (1) bekezdése szerint minősített adatnak, vagy az Infotv. 27. (2)-(4) bekezdése szerinti korlátozottan megismerhető adatnak minősülnek-e, továbbá 16
d) az igény (4) bekezdés szerinti teljesíthetőségét. (4) Ha az igény teljesítéséhez az Egyetem kezelésében lévő adatok alapulvételével új adat előállítása szükséges, az igényt teljesítő szervezeti egység megvizsgálja az igény teljesíthetőségét. Az Egyetem nem köteles az igény teljesítése érdekében maga előállítani a kért adatokat, a megismerhetőséget kizárólag a kezelésében lévő adatok tekintetében kell biztosítania. (5) Az igény teljesíthetősége esetén az igény teljesítésében közreműködő szervezeti egység az adatokat, illetve az igénylő kérése esetén az ezekről készített másolatokat betekintésre, illetve megküldésre előkészíti. A döntés megalapozását szolgáló adatok megismerésére irányuló igényekkel kapcsolatos különös szabályok 29. (1) A döntés megalapozását szolgáló adat megismerésére irányuló igény esetén a (2)-(7) bekezdésekben foglaltak szerint kell eljárni. (2) Az adatvédelmi felelős felhívására az a szervezeti egység, amelynek feladatkörét az igény konkrétan érinti, a felhívásban meghatározott határidőn belül nyilatkozik arról, hogy az igényben szereplő adat döntés megalapozását szolgáló adat-e. (3) Az igény teljesítésében közreműködő szervezeti egység a döntés megalapozását szolgáló adatot tartalmazó igényt és a döntés megalapozását szolgáló adatot az annak (6) bekezdés szerinti megismerhetőségére vonatkozó véleményével együtt az igény tudomására jutását követő legrövidebb időn belül megküldi az adatvédelmi felelősnek. Ebben az esetben az adatvédelmi felelős értesíti az igénylőt arról, hogy az igényben döntés megalapozását szolgáló adat szerepel, és az Infotv. 27. (5) bekezdésében meghatározott engedélyezési eljárást e tekintetben le kell folytatni. (4) A döntés megalapozását szolgáló adat megismerését az adat megismeréséhez és a megismerhetőség kizárásához főződő közérdek súlyának mérlegelésével a rektor engedélyezheti. (5) Az igényt az adatvédelmi felelős szükség szerint az igény teljesítésében közreműködő szervezeti egységgel történő konzultációt követően terjeszti a rektor elé. (6) A döntés megalapozását szolgáló adat megismerésére irányuló igény az Infotv. 27. (6)-(7) bekezdésben meghatározott időtartamon belül a döntés meghozatalát követően akkor utasítható el, ha az adat megismerése az Egyetem törvényes működési rendjét vagy feladat- és hatáskörének illetéktelen külső befolyástól mentes ellátását, így különösen az adatot keletkeztető álláspontjának a döntések előkészítése során történő szabad kifejtését veszélyeztetné. (7) Az adatok megismerését engedélyező döntésben a másolatok készítésére irányuló igény teljesítéséről, illetve megtagadásáról is dönteni kell. (8) A rektori döntésről az adatvédelmi felelős tájékoztatja az igény teljesítésében közreműködő szervezeti egység vezetőjét. A sajtó által igényelt adatokra vonatkozó különös szabályok 30. A sajtótól érkező igényt minden esetben haladéktalanul meg kell küldeni a Rektori Titkárság PR Kommunikáció Csoportja részére. A sajtótól érkező igényt az adatvédelmi felelős a Rektori Titkárság PR Kommunikáció Csoportja közreműködésével intézi. 17
Az igény teljesítésére vonatkozó határidők, az adatok átadása és a költségtérítés megállapítása 31. (1) Az igény teljesítésére nyitva álló törvényi határidőt az igény szabályszerű benyújtásától kell számítani. Szabályszerűen benyújtott az igény, ha azt az igénylő az adatvédelmi felelősnél terjesztette elő. Amennyiben az igénylés pontosításra szorul, a határidő kezdőnapja a pontosított igény benyújtásának napja. (2) A honlapon közzétett, bárki számára elérhető adatokra irányuló igény esetében amennyiben az adategyezőség fennáll az adatvédelmi felelős az igénylőt tájékoztatja a közzétett adat nyilvános forrásáról és arról, hogy az igényt ezáltal teljesítettnek kell tekinteni. (3) Ha az igénylő az adatokat betekintés útján kívánja megismerni, vagy a másolatokat személyesen kívánja átvenni, az adatvédelmi felelős felveszi a kapcsolatot az igény teljesítésében közreműködő szervezeti egységgel és az igénylővel időpont egyeztetése céljából. Az igénylőnek az igény teljesítésében közreműködő szervezeti egység munkatársa az igény teljesítésében közreműködő szervezeti egység helyiségében mutatja be az igényelt adatokat. Az igénylő a jelen szabályzat 8-9. számú függelékében meghatározott az ügyirat részét képező nyilatkozatban aláírásával elismeri, hogy az iratokba a helyszínen betekintett, illetve hogy az igényelt másolatot megkapta. A nyilatkozat elmaradása esetén a dokumentumok tanulmányozását az igénylő nem kezdheti meg. (4) Az adatok tanulmányozására az erre a célra kijelölt helyiségben megfelelő időt kell biztosítani. A bemutatott dokumentum tanulmányozása során az igénylő kérdéseire válaszolni és az adatok biztonságára, illetve változatlanságára felügyelni kell. (5) Az igénylő jogosult a bemutatásra került dokumentumokról jegyzeteket készíteni. (6) Az igényelt adatokat tartalmazó dokumentumról vagy dokumentumrészről, annak tárolási módjától függetlenül, az igénylő költségtérítés ellenében másolatot kaphat. 32. (1) Az Egyetemen alkalmazandó költségtérítés mértékét a vonatkozó kormányrendelet keretei között a GMF határozza meg azzal, hogy a) a költségtérítés mértékének megállapítása során figyelembe vehető költségelemeket és azok legmagasabb mértékét, valamint a másolatként igényelt dokumentum jelentős terjedelmének megállapítása során alkalmazandó szempontokat a vonatkozó kormányrendeletben meghatározottak szerint kell meghatározni, b) a megállapított díjak évente felülvizsgálatra kerülnek. (2) A díjakat az Egyetem honlapján közzé kell tenni, közzétételükről az adatvédelmi felelős gondoskodik. (3) A teljesített adattovábbításról, valamint az elutasított kérelmekről az adatvédelmi felelős jegyzőkönyvet köteles felvenni. Amennyiben az adattovábbítás a 31. (3) bekezdése alapján betekintéssel történik, az erről szóló jegyzőkönyvet az igény teljesítésében közreműködő szervezeti egység munkatársa veszi fel, és 5 napon belül megküldi az adatvédelmi felelős részére. A jegyzőkönyvet öt évig kell megőrizni. Az igény teljesítésének megtagadása 33. Az adatvédelmi felelős az igény teljesítésének megtagadásáról 8 napon belül értesíti az igénylőt, annak indokaival, valamint az igénylőt az Infotv. alapján megillető jogorvoslati lehetőségekről való tájékoztatással együtt. 18