Poszeidon (EKEIDR) Irat és Dokumentumkezelő Rendszer PAE - Pallasz Athéné Egyetem Felhasználói segédlet Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) 2381-0736 E-mail: poszeidonsupport@sdadms.hu Web: http://www.sdadms.hu/ Kiadás: 2015.11.25. Verzió: 1.0
Tartalom 1. Poszeidon felület bemutatása... 4 2. Poszeidon főbb menüpontok... 6 3. Bejövő küldemény érkeztetése... 7 3.1. Bejövő küldemény érkeztetése saját szervezeti egység részére... 7 3.2. Bejövő papír alapú küldemény érkeztetése más szervezeti egységre postázással... 9 3.3. E-mail érkeztetése... 10 3.4. Ha érkeztetésnél utólag kiderül, hogy rossz belső címzettet adtunk meg... 11 3.5. Küldemény adatainak módosítása utólag... 11 3.6. Új partner rögzítése... 11 4. Küldemény átvétele... 12 5. Tévesen postázott/átvett küldemények kezelése... 12 6. Küldemény szignálása... 13 6.1. Szignálás kiírása... 13 6.2. Szignált küldemény kezelése... 14 7. Előzményezés... 15 Iktatás... 16 7.1. Érkeztetett küldemény iktatása... 16 7.2. Nem érkeztetett küldemény iktatása... 19 7.3. Bejövő küldemény főszámos iktatása... 20 7.4. Bejövő küldemény alszámos iktatása... 20 7.5. E-mail iktatása... 21 8. Előadói ív utólagos nyomtatása... 23 9. Ügyirattal kapcsolatos műveletek... 24 9.1. Ügyirat átadása más szervezeti egység részére... 24 9.2. Ügyirat skontó állapotba helyezése... 24 9.3. Ügyirat határidejének módosítása... 25 9.4. Ügyiratok összeszerelése... 25 9.5. Ügyirat lezárása... 26 9.6. Irat lezárása... 26 9.7. Ügyirat újranyitása... 26 9.8. Ügyirat sztornózása... 26 10. Kapcsolódó személyek, szervezetek... 27 11. Új ügyintéző, felelős megadása vagy módosítása... 27 2
12. Kimenő irat iktatása... 28 12.1. Kimenő irat főszámos iktatása... 28 (Kiadmányozó a saját szervezetem vezetője)... 28 12.2. Kimenő irat alszámos iktatása... 29 12.3. Kimenő irat főszámos iktatása - köröztetéssel... 29 12.4. Kimenő irat alszámos iktatása köröztetéssel... 31 12.5. Kimenő irat köröztetése Átadás-átvétel folyamata... 31 12.6. Kimenő irat iktatása saját hatáskörben történő kiadmányozás esetén... 31 13. Feladott példány nyugtázása... 32 13.1. Külső posta esetén... 32 13.2. Belső posta esetén... 33 13.3. Postalap... 34 14. Egyéb események kezelése... 35 14.1. Példányok létrehozása... 35 14.2. Új ügyirat helyett alszámot szerettem volna létrehozni... 35 14.3. Rossz ügyiratba került az alszám... 36 14.4. Elektronikus példány utólagos csatolása... 36 15. Ügyirat irattárazása... 37 15.1. Ügyiratkölcsönzés... 37 16. Selejtezés... 38 16.1. Példányok selejtezése... 38 16.2. Csoportos selejtezés... 38 17. Levéltárba adás... 40 17.1. Materiális példányok levéltárazása... 40 17.2. Ügyiratok levéltárazása... 40 3
1. Poszeidon felület bemutatása A képernyő bal oldalán látjuk a fastruktúrájú menüt, felül található a szűrőpanel, alatta az adatlista, az alatt pedig a munkapanel. A felületek a nyilakra kattintva, továbbá az egér bal gombjának folyamatos nyomva tartásával is méretezhetőek. Menü: A menü segítségével navigálhatunk a felületek között. A kék színű menüpontok csoportokat, a fekete színű menüpontok pedig konkrét felületet azonosítanak. A menü fa szerkezetű, ahol a fába lefele haladva egyre konkrétabb adatokhoz jutunk valamilyen logikai összerendelés mentén. Lehetőségünk van váltani a Saját menü, és az Általános menü között. Az általános menüt választva a Poszeidon általános felépítésével használhatjuk a rendszert. A Saját menüt pedig tetszés szerint formálhatjuk. Menüszerkesztő: a Poszeidon logóra jobb egérgombbal kattintva, feljön a Menüszerkesztő opció, mellyel a Saját menü -t szerkeszthetjük megjelenésben. Szűrőpanel: Ezen a panelen találhatóak a szűréssel, kereséssel kapcsolatos kezelők. Itt helyezkedik el a képernyőrögzítéshez használható rajzszög ikon is. 4
Az egyik legalapvetőbb keresési lehetőség az Egyszerű keresés, mikor konkrét személyre vagy adatra keresünk. Ez a művelet a szűrőpanel bal részén található keresési feltétel kiválasztásával és a mellette található keresési mező kitöltésével végezhető. A keresési feltétel oszlopbeállítással módosítható, vagyis mindig a megjelenített oszlopok sorai között áll módunkban keresni. A keresési feltételek megadása után az Enter billentyű, vagy a Keresés gomb megnyomására egy szűkített lista jelenik meg, melynek sorai eleget tesznek a megadott feltételeknek. A keresési feltételek listájában megtalálható az Összetett keresés parancs is, amit a Keresés gomb mellett elhelyezett összerendelő gomb segítségével is elérhetünk. Összetett keresésnél több feltételt is megadhatunk, melyekre az ÉS kapcsolat teljesül. A keresést megkönnyítik a szövegrész helyettesítők % és *. Az összerendelő gomb melletti választó mezőben találhatóak Előre elkészített szűrések is, amik segítik a keresést. De ha nem találunk egy tételt, akkor állítsuk a Minden -re, és ha szerepel a rendszerben, akkor így biztos megtaláljuk. Adatlista: A lista tartalmazza a felülethez tartozó adatok szűrt, ill. rendezett listáját. A megjelenített oszlopok és azok sorrendje tetszőlegesen testre szabható. (Lehetőségünk van oszlopok szerint is sorrendezni a már szűréssel kinyert adatokat, pl. ha rákattintunk az Iktatószám oszlop fejlécére bal egér gombbal, akkor megjelenik egy kis háromszög, melynek iránya a mutatja a sorrend irányát.) Az adatlistán jobb egérgomb kattintására megjelenő lista Oszlopszerkesztés funkciójának kiválasztásával az oszlopok megjelenítését és sorrendjét is változtatni tudjuk. A beállításunkat a szűrőpanel szürke részén jobb egérgomb megnyomásával megjelenő lista Oszlopbeállítások mentése saját részre funkciójának kiválasztásával el kell mentenünk. A Poszeidon programban nyilvántartott adatlistákat lehetőségünk van kinyomtatni, vagy fájlba exportálni. Az adatlistán jobb egérgomb kattintásával feljövő ablakból válasszuk a Lista nyomtatása parancsot. Munkapanel: Ezen a panelen találjuk meg, fülek alá csoportosítva a kijelölt rekord mezőit, pontosabban a mezőkhöz adekvát módon kapcsolódó felhasználóbarát kezelőket. A munkapanelen található kezelők csak szerkesztőmódban aktívak. Lényegében az érdemi munka ezen a panelen történik. Az adatok rögzítését színezett mezők is segítik. A zöld színű mezők kötelezően kitöltendőek, a szürke mezőket a rendszer automatikusan tölti, a fehér mezők pedig tetszőlegesen kitölthető mezők. Az alábbi mező fajták szerepelnek a Poszeidonban: szabadkarakteres (tetszőleges karakterekkel tölthető), kódtételes (legördülő menüből választhatunk előre definiált tételekből), dátum (dátum megadására szolgáló mezők, naptárnavigátor), összerendelő gomb 5
(a három pontos összerendelő gombra kattintva előjön egy választó lista, melyből tetszőlegesen választhatunk) Funkciógombok: Ezen a panelen sorakoznak a felülethez tartozó legfontosabb funkciógombok. A kevésbé fontos, vagy egy konkrét fülhöz kapcsolódó funkciógombok, ettől eltérő módon, a munkapanelen helyezkednek el. Státuszsor: A státuszsorban találhatók az általános, az adatkezelés állapotával kapcsolatos információk. Üres felületre jobb egérgombbal kattintva előhívható, hogy melyik szervezetben és milyen szerepkörrel vagyok bejelentkezve. Felső menüsor Fájl/ Saját beállítások mentése: státuszsorban, ablakméretben történt változtatások, hírlevelek és üzenetek beállításainak mentése Eszközök: Kódtételek frissítése ha új kódtételek kerülnek betöltésre; Számozott menü opció felületek beazonosítása végett Szerepkörváltás: a hozzám rendelt szerepköröket mutatja Szervezeti egység: azon szervezeti egységeket mutatja, amelyhez rendelkezem szerepkörrel Felhasználó vezető: rendszer által küldött figyelmeztető biztonsági kérdések beállítására van lehetőség Súgó: információk a Poszeidon jelenlegi verziójáról 2. Poszeidon főbb menüpontok Keresés: ezen a felületen kereshetünk a Küldemények, Ügyiratok, Iratok és Példányok között a megfelelő azonosítók, vagy adatok beírásával. Érkeztetés: beérkező küldemények rögzítésére szolgál, itt van lehetőségünk a küldemény, vagyis a boríték és a benne lévő irat adatainak rögzítésére. Eredmény: Érkeztető azonosító. Küldemények: az érkeztetési azonosítóval rendelkező küldeményeket találjuk meg ezen a felületen Iktatás: bejövő, kimenő illetve belső iratok főszámos, illetve alszámos iktatására szolgáló felület. Eredmény: Iktatószám. Példányok: A felületen a rendszerben szereplő valamennyi materiális és elektronikus példány megjelenik. Iratok: ezen a felületen ömlesztve, csoportosítás nélkül megtalálhatóak a saját, illetve azok az iratok, amelyekhez szervezeti egységünk hozzáféréssel rendelkezik. 6
Ügyiratok 1 : ezen a felületen az ügyiratok szerint (~ főszámos indító irat) csoportosítva találhatóak meg az ügyiratba tartozó alszámos iratok, és az azokból lebontható materiális és elektronikus példányok. Szervezeti egység postái: ezen a felületen a feladott (általunk feladott) és várható (számunkra feladott) tételek, mint küldemény, materiális példány illetve ügyirat jelennek meg. 3. Bejövő küldemény érkeztetése Érkeztetés akkor történik, ha nem kerül rögtön iktatásra a beérkezett küldemény. A beérkező küldemények rögzítésére a Poszeidon rendszerben az Érkeztetés menüpont szolgál, itt van lehetőségünk a küldemény, vagyis a boríték és a benne lévő irat adatainak rögzítésére. 3.1. Bejövő küldemény érkeztetése saját szervezeti egység részére - Lépjünk az Érkeztetés menüpontra. - A Típus részben válasszuk ki a Vegyes értéket. - A Kézbesítés részben válasszuk ki a Posta értéket. - Az Érkeztető könyv mező alapértelmezetten töltődik. - A Beérkezés módja kötelező legördülő mező - A Ragszám mezőben rögzítsük a küldemény postai azonosítóját. - A Postai jelző mezőnél lehetőségünk van megadni a küldemény típusát. - Amennyiben a küldeményünk csomag, a Csomag jel mezőben rögzítsük a postai azonosítót. - A Beküldő szervezet neve kötelező mezőben rögzítsük a feladót. Ha olyan szervezettel találkozunk, amely még nem szerepel a rendszerben, akkor itt van lehetőségünk partnerként rögzíteni. A Választó lista Hozzáad gombjának megnyomását követően vihetjük fel az új Beküldő szervezet adatait. - A Beküldő személy neve mező, kötelező mező, ha a Beküldő szervezet mezőt nem töltjük. Ha olyan személlyel találkozunk, aki még nem szerepel a rendszerben, akkor itt van lehetőségünk partnerként rögzíteni. A Választó lista Hozzáad gombjának megnyomását követően vihetjük fel az új Beküldő személy adatait. - A Beküldő postai címe kötelező mező, automatikusan töltődik a kiválasztott szervezet vagy személy címével. Amennyiben nincs rögzítve cím, úgy a rendszer erre figyelmeztet minket. - A Hivatkozási szám / Idegen szám mezőben rögzítsük a külső számot amennyiben az fel van tűntetve a küldeményen. - Az Eredeti címzett szervezet mező kitöltése kötelező, automatikusan töltődik az aktuális szervezeti egységgel. 1 SZF korábbi gyakorlatától eltér, mivel iratokat kezelt. 7
- Az Eredeti címzett személy mezőben jelölhetjük, ha a küldeményen fel volt tüntetve személy is címzettként. Amennyiben bepipáljuk a jelölő négyzetet, akkor csak az adott szervezeti egység alkalmazottjai jelennek meg. - A Belső címzett szervezet mező, kötelező mező, és alapértelmezetten töltődik az Eredeti címzett szervezet mezőben megadottakkal. Ha ettől eltérőt adunk meg, akkor automatikus belső postázás keretében továbbítjuk az érkeztetett küldeményt a megfelelő szervezeti egységnek, aki későbbiekben foglalkozni fog az üggyel. - A Kézbesítés prioritása mezőben jelölhetjük a küldemény sürgősségét. - A Beérkezés ideje mező, kötelező mező. Automatikusan töltődik az aktuális dátummal, de szerkeszthető. (Csak múltbeli dátum adható meg!) - A Feladás ideje mezőben rögzíthetjük a borítékon szereplő feladás idejét. - Az Ügyfél mezőnél lehetőségünk van Ügyfél szervezet vagy Ügyfél személy hozzáadására, valamint törlésére.. - A Nem bontható jelölőnégyzettel jelölhetjük, hogy a küldemény külön postabontást igényel. Mi most ne pipáljuk ezt be. - A Nem iktatandó jelölőnégyzet bepipálásával nyilváníthatjuk a küldeményt nem iktatandónak és a jelölő mellett található kötelező legördülő listából megadhatjuk a nem iktatandónak nyilvánítás okát. Mi most ne pipáljuk be a jelölőt. - A Felbontó neve mező automatikusan töltődik az aktuális felhasználóval, de szerkeszthető abban az esetben, ha a felbontást más személy végezte. Mi most ezt hagyjuk az alap értéken. - A Felbontás dátuma mező automatikusan töltődik az aktuális dátummal, de felülírható, és megadhatunk múltbeli dátumot is. - Vonalkód mezőben az iratra ragasztott vonalkód értékét lehetséges rögzíteni (funkcióját lásd még a Fájlnév mező leírásánál). - Az Ügyintéző személy mezőt minden esetben töltse ki az érkeztető, amennyiben már tudja, hogy ki lesz az illetékes ügyintéző személy. - A Tárgy mezőben van lehetőségünk tárgyat rögzíteni az irathoz. A tárgy beírása után az Új tárgy felvétele vagy az Enter billentyű megnyomásával egy új sorba rögzíthető. Ha egy korábbi irat tárgyát szeretnénk a Tárgy mezőbe rögzíteni, arra is lehetőségünk van. Leszögeljük a felületet, majd átlépünk az Iratok felületre, ahol kikeresve a szükséges iratot, ráállunk az adott irat sorára, vagy a sorban a tárgymezőre állunk és Ctrl + C paranccsal vagy a munkapanelen a tárgy mezőből kimásoljuk jobb egérgombbal kattintva a Másol paranccsal, ezáltal vágólapra helyeztük a kívánt szöveget. Visszalépve az Érkeztetés felületre a Tárgy mező alsó részébe beillesztjük a szöveget CTRL + V -vel, vagy jobb egérgombbal kattintva a Beilleszt paranccsal betöltjük, de itt még módosíthatunk a tartalmon. Ha megfelel a szöveg, akkor a gombot megnyomva vagy egy entert ütve felvételre kerül a tárgy. 8
Lehetőség van a mező mellett található < segítségével betölteni a korábbi tárgyak listájából értéket, illetve a tárgysablonokból is a + gomb segítségével. De igény szerint akár törölhető is a megadott tárgy. - Fájlnév : Vegyes és digitális típusú érkeztetés esetében megjelenik a Fájlnév mező, itt adhatunk meg elektronikus csatolmányt. Az Új fájl hozzáadása (zöld +) gombot kiválasztva megnyílik az Elektronikus példány megnyitása ablak, ahol a sajátgépünkön kereshetjük meg a csatolni kívánt fájlt, majd a Megnyitás gombbal tudjuk hozzárendelni az iratunkhoz. Lehetőségünk van a Digitalizálva jelölőnégyzetet is használni, aminek akkor van jelentősége, ha a programba rögzítés előtt, korábban már kötegelt scanner segítségével digitalizáltuk az iratunkat. Abban az esetben, ha bepipáljuk a Digitalizálva jelölőnégyzetet, akkor a program kötelező mezővé teszi a Vonalkód mezőt, mert ez alapján fogja a rendszer beazonosítani a rögzített iratot, és így csatolja a programba a bescannelt példányt. - A Hozzáférők mezőben adhatunk meg további hozzáférőket az irathoz. - Kulcsszavak mezőben láthatjuk el kulcsszavakkal az iratot. A mező töltésének folyamata: Kulcsszó típus legördülő mezőből tetszőleges típust kiválasztjuk Kulcsszó mezőben a kiválasztott típushoz értéket adunk meg. Új kulcsszó felvétele vagy az Enter gombbal a Kulcsszavak mezőbe töltjük a beírt szöveget. - A Mellékletek mező kitöltése: a Mellékletfajta mezőben kiválasztjuk a melléklet típusát, majd a Mellékletek száma és Terjedelem mezőt is töltjük, és a gombbal hozzáadjuk. - Végül nyomjuk meg a Mentés gombot Eredmény: a küldemény érkeztetésre kerül. A rendszer egy információs ablakban kiírja az érkeztető azonosítót és amennyiben megadtuk, akkor a tárgy mező tartalmát is. Az információs ablakból a Tételhez ugrás gombbal a rendszer a küldemények menüpontra navigál minket. Ha a Nyomtatványok gombra kattintunk lehetőségünk van átvételi elismervény nyomtatására. Ha maradunk ezen a felületen és az Üres űrlap gombra kattintunk, akkor lehetőségünk van rögzíteni a következő küldemény adatait. 3.2. Bejövő papír alapú küldemény érkeztetése más szervezeti egységre postázással Amennyiben a saját szervezeti egységünktől eltérő szervezeti egység számára szeretnénk érkeztetéskor elpostázni a küldeményt, a Belső címzett szervezet mező kitöltésével automatikus belső postázás keretében továbbítjuk az érkeztetett küldeményt a megfelelő szervezeti egységnek, aki későbbiekben foglalkozni fog az üggyel. Eredmény: A címzett szervezeti egységnél a Szervezeti egység postái Várható küldemények menüpontban megjelenik a küldemény, ahol lehetőségük lesz átvenni. 9
3.3. E-mail érkeztetése 2 E-mail érkeztetéshez kattintsunk az érkeztetni kívánt levélen jobb egérgombbal, majd a megjelenő menüpontok közül válasszuk a Poszeidon/Érkeztetés opciót. Ezután az Érkeztető ablak jön fel, amit a szükséges adatokkal töltsünk ki. - Szervezeti egység : A mező azzal a szervezeti egységgel töltődik, amelyhez a Belépés felületen kiválasztott szerepkörrel hozzá vagyunk rendelve. Lehetőség van váltani, de csak olyan szervezeti egységre, amelyhez van szerepkörünk és a szerepkörnek van jogosultsága az e-mail iktatásra/érkeztetésre. - Érkeztető könyv : mező alapértelmezetten töltődik - Beküldő e-mail címe : Automatikusan töltődik a feladó e-mail címével amennyiben rögzítve van a rendszerben. - Beküldő neve : Amennyiben a Beküldő e-mail címe rögzítve van a rendszerben, akkor a címhez tartozó partner jelenik meg a listában. Amennyiben több partnerhez is kapcsolódik ugyanaz az e-mail cím, akkor kiválasztható, hogy melyik partner a beküldő. - Beküldő vezeték és keresztneve : Abban az esetben, ha a Beküldő neve mező üres, kétféle rögzítése mód közül választhatunk. Az összerendelő gomb használatával a feljövő listából kiválaszthatjuk azt a partnert, amelyhez az e-mail cím tartozik. Illetve begépelhetjük a mezőbe, ha még nincs rögzítve a partnerek között. - Beküldő szervezet kódja és neve : Abban az esetben, ha a Beküldő neve mező üres, kétféle rögzítése mód közül választhatunk. Az összerendelő gomb használatával a feljövő listából kiválaszthatjuk azt a partnert, amelyhez az e-mail cím tartozik. Illetve begépelhetjük a mezőbe, ha még nincs rögzítve a partnerek között. Abban az esetben, ha olyan kódot adunk meg a Beküldő szervezet kódja mezőben, amely már korábban rögzítve lett, figyelmeztető üzenet küld a rendszer. - Eredeti címzett szervezet : A program automatikusan tölti a mező értékét annak a szervezetnek a nevével, amellyel épp dolgozunk. Abban az esetben, ha mégsem ez a címzett szervezet, akkor az összerendelő gombra kattintva választhatjuk ki a megfelelőt. - Eredeti címzett személy : Alapértelmezetten nem töltődik. Az összerendelő gombra kattintva az összes belső személy megjelenik a listában. Abban az esetben, ha a jelölőnégyzet be van pipálva, akkor csak az Eredeti címzett szervezet -hez rögzített alkalmazottak jelennek meg a listában. - Belső címzett szervezet : Alapértelmezetten töltődik az aktuális szervezeti egységgel. Amennyiben a belső címzett szervezet eltér az aktuális szervezeti egységtől, akkor a rendszer automatikusan továbbítja a küldeményt a megadott szervezeti egységnek. - Nem iktatandó : Amennyiben bepipáljuk a jelölőnégyzetet, akkor megjelenik egy kötelező kódtételes mező, ahol az indok kiválasztására van lehetőség. - Tárgy : Automatikus töltődik az e-mail tárgyával de szükség esetén módosítható. 2 KF korábbi gyakorlatához képest változás. 10
- Hozzáférők : Hozzáférő személy, szervezet, és egyéncsoportot van lehetőségünk rögzíteni. - Kulcsszavak/Feljegyzések : Kulcsszavakat/feljegyzéseket van lehetőségünk rögzíteni, akár típussal is. Eredmény: A Mentés gombra kattintva a rendszer érkezteti az e-mailt, amelyről a felugró ablak informál minket, amely kiírja az érkeztető számot és a küldemény tárgyát amennyiben azt rögzítették. A sikeres érkeztetést a Poszeidon Küldemények felületén is ellenőrizhetjük. Az érkeztetést követően a Poszeidon rendszer e-mailben értesítési a beküldőt az üzenet átvételéről. 3.4. Ha érkeztetésnél utólag kiderül, hogy rossz belső címzettet adtunk meg - A Szervezeti egység postái / Feladott küldemények felületen kiválasztom az adott tételt, kipipálom a hozzátartozó sor előtti jelölőnégyzetet, majd a Nyugtáz gombra kattintok, és a Sikeresen célba ért négyzetből kiveszem a pipát! - Átlépünk a Küldemények felületre, szintén kiválasztom az adott tételt és a Postázás fülön újra elpostázzuk a küldeményt, de már a megfelelő belső címzett szervezeti egységnek. Eredmény: A helyes címzett szervezeti egységnél a Szervezeti egység postái Várható küldemények menüpontban megjelenik a küldemény, ahol lehetőségük lesz átvenni. 3.5. Küldemény adatainak módosítása utólag - Lépjünk a Küldemények menüpontra. - Az adatlistában keressük meg azt az érkeztetett küldeményt, amelynek módosítani szeretnénk valamelyik adatát. - Egérrel kijelöljük a küldeményt, majd a munkapanelen a Szerkeszt gombra kattintunk. A Szerkeszt gombra kattintással a küldeményhez tartozó munkapanelen a mezők szerkeszthetők lesznek. - Módosíthatjuk a Küldemény tárgyát, pótolhatjuk a ragszámot, jelölhetjük Nem iktatandó -nak utólag a küldeményt, illetve sérültnek is jelölhetjük a küldeményt a Sérült csomag jelölőnégyzet bepipálásával. - Majd rákattintunk a Mentés gombra. Eredmény: A rendszer elmenti a módosított adatokat és a továbbiakban ezek kerülnek megjelenítésre a küldeménnyel kapcsolatban. 3.6. Új partner rögzítése 11
Az Érkeztetés felületen lehetőségünk van új partner felvételére, ha a Beküldő szervezet neve (vagy Beküldő személy neve mező mellett partner személy felvételre van lehetőség) mező melletti összerendelő gombra kattintunk. Ekkor megjelenik egy Választó lista nevezetű panel. - A Hozzáad gombra kattintva feljön a Partner szervezeti egységek hozzáadása felület, és az Elnevezés rovaton adhatjuk meg az új partner szervezet nevét. - A Kód mező automatikusan töltődik az Elnevezés rovaton megadott szervezet nevének kezdőbetűivel. A program figyel arra, hogy kétszer ne szerepeljen ugyanaz a kód, amit a mező melletti piros pipa is jelez, valamint mentéskor figyelmeztet is minket erre. Érvényes kód esetén egy zöld pipa jelenik meg a Kód mező mellett. - A Típus gördítő menü segítségével határozzuk meg a létrehozott szervezet típusát. - A Tárolási mód mezőnél a Globálisan megjelenő, töltődik alapértelmezetten. - Az Aktuális cím, Aktuális e-mail cím, Aktuális telefonszám és Aktuális faxszám mezőket a program automatikusan tölti az elsőnek rögzített mező értékével, miután megadtuk a szervezethez tartozó adatokat a Címek fül megfelelő alfülein. Abban az esetben, ha más címet vagy elérhetőséget szeretnénk megadni, akkor szerkesztés módban kattintsunk a kívánt mező mellett található összerendelő gombra ( ), majd a listából válasszuk ki a megfelelő tételt. 4. Küldemény átvétele A kapott érkeztetett küldemények iratát csak az átvételt követően van lehetősége a saját szervezeti egységénél beiktatni. - Lépjünk a Szervezeti egység postái / Várható küldemények menüpontra. - Majd az adatlistában jelöljük ki azokat a tételeket (többszörös kijelölés is lehetséges) az adatlistán a jelölő négyzetek segítségével -, amelyeket át szeretnénk venni. - A küldemények kikereshetőek érkeztetési azonosító vagy a boríték adatai alapján. - Kattintsunk az Átvesz gombra - Kattintsunk a Mentés gombra. Eredmény: az átvett küldemény fizikailag hozzánk került, birtoklója a saját szervezetünk lett, ettől kezdve mi rendelkezünk az irattal. 5. Tévesen postázott/átvett küldemények kezelése Amennyiben a szervezeti egységem részére tévesen elpostázott küldemény jelenik meg a Szervezeti egységek postái / Várható küldemények menüpontban a Sikeresen célba 12
ért mező előtti jelölőnégyzetben látható pipát kiveszem, majd az Átvesz gomb használatával átveszem. Eredmény: A rendszer automatikusan visszaküldi a küldő szerezeti egységnek, aki a Küldemények menüponton fogja megtalálni. Ha egy küldeményt tévesen vettem át Szervezeti egység postái / Várható küldemények menüponton, akkor az illetékes szervezeti egységnek a Küldemények -en belső postázással továbbíthatom. - Miután átvettük a küldeményt lépjünk át a Küldemények menüpontra, majd a Postázás fülön a Postáz gombra kattintunk. - Kitöltjük a Címzett, illetve a Feladási adatokat. - Az Extra adatok fülön a Megjegyzés mezőbe lehetőség van beírni, hogy Illetékességből. - A Mentés gombra kattintva zárhatjuk le a postázást. Ebben az esetben ügyeljünk arra, hogy az Iratok menüpont Materiális példányok felületen a küldeményhez tartozó iktatatlan irat materiális példányát ne postázzuk el, mert a küldeményt nem fogják tudni leiktatni. 6. Küldemény szignálása 6.1. Szignálás kiírása A Küldemények menüponton lehetőségünk van szignálni szervezetre illetve személyre, egy vagy több küldeményt. A Szignálás gombra kattintva a felugró ablakban tudjuk megadni a szignálási adatokat. Abban az esetben, ha olyan küldeményről szeretnénk szignálást küldeni, amely iratához már tartozik szignálás, akkor a Szignálás gombra kattintva figyelmeztető üzenetet küld a program. Ha megjelenítjük az adatlistában a Szignálva oszlopot, akkor egy ikonnal ( ) jelöli, hogy a küldeményt már szignálták. - A Címzett szervezet mezőbe tudjuk kiválasztani azt a belső szervezeti egységet, akinek a szignálást küldjük. A küldemény a szignálást követően postázás alá kerül, amennyiben a címezett szervezet eltér a birtokló szervezeti egységtől. A címzett szervezet a Szignálások / Szervezeti szignálások menüponton tekinthet meg, illetve ezen a felületen át is tudja venni a küldeményt. Amennyiben megadjuk a címzett szervezetet, a Címzett személy mező töltése már nem lesz kötelező. - A Címzett személy mezőben lehet kiválasztani azt a személyt, akinek a szignálást szeretnénk küldeni. Ebben az esetben kötelező tölteni a Címzett szervezet mezőt is. A küldemény a szignálást követően postázás alá kerül, 13
amennyiben a címezett szervezet eltér a birtokló szervezeti egységtől. A címzett személy a Szignálások / Személyes szignálások menüpontban tekinthet meg, illetve ezen a felületen át is tudja venni a küldeményt. - A Továbbítás típusa kódtételes kötelező mező, itt adható meg a szignálás típusa. - A Prioritás kódtételes mezőben adható meg a szignálás sürgőssége. - A Határidő mezőben adató meg a szignálás határideje. - Az SK jelölőnégyzet bepipálásával Saját kézbe jelölőt adhatunk az iratnak. - Az Irat hozzáférési jogosultság megadása a címzett szervezetnek jelölő bepipálásával a Címzett szervezet mezőben megadott belső szervezeti egység hozzáférője lesz a szignálást követően a küldemény iratához. - Amennyiben olyan küldeményt szignálunk, amely már korábban iktatásra került és van befoglaló ügyirata, akkor, ha bepipáljuk a Befoglaló ügyirat jog. megadása a címzett szervezetnek jelölőnégyzetet, a szignálás mentése után a címzett szervezet hozzáférője lesz a befoglaló ügyiratnak is. - Amennyiben olyan küldeményt szignálunk, amely már korábban iktatásra került és van befoglaló ügyirata, akkor, ha bepipáljuk a Befoglaló ügyirat jog. megadása a címzett személynek jelölőnégyzetet, a szignálás mentése után a címzett személy hozzáférője lesz a befoglaló ügyiratnak is. - A Szöveges utasítás/értékelés mezőbe a szignálás szövegét tudjuk beírni. A mező töltése kötelező. Eredmény: Az OK gombra kattintani tudjuk elküldeni a szignálást, a Mégsem gombra kattintva kiléphetünk a szignálási ablakból. 6.2. Szignált küldemény kezelése Szignálások, Személyes szignálások / Szervezeti szignálások menüpont alatt azok az iratok jelennek meg, amelyeket a Küldemények menüpontról szignáltak. A Belső szignálás fülön láthatóak az adatlistában kiválasztott irathoz tartozó szignálási információk. Az Aktuális/korábbi szignálás részen láthatóak a szignálási adatok, a mezők értékét nem lehet módosítani. - A Kinek a nevében lett szignálva mező akkor töltődik, ha a szignálást egy meghatalmazott osztotta ki és annak a nevével töltődik, akinek a nevében eljárt. - A Címzett szervezet mező akkor töltődik, ha szervezetre szignáltak. - A Címzett személy mezőben látható a szignálás címzettje. - A Küldő személy mezőben jelenik meg annak a felhasználónak a neve, aki a szignálást végezte. - A Továbbítás típusa mezőben a szignálás típusa jelenik meg. - A Prioritás mezőben a szignálás sürgőssége jelenik meg. - A Határidő mezőben látható a szignálás határideje. - Az Érkezett mezőben látható, hogy mikor kapta a felhasználó a szignálást. 14
- A Biztonsági besorolás mezőben látható az irat védettségi szintje. Abban az esetben, ha a küldeményt egy másik szervezeti egység szignálta részünkre és még postázás alatt áll, akkor a Postázva jelölőnégyzetben egy pipa lesz látható. - Amennyiben a szignálás iktatott iratról érkezett akkor a Továbbított irat vonalkódja és a Továbbított irat iktatási száma mezőben olvasható az irat vonalkódja és iktatási száma, ha pedig ügyiratról kaptunk szignálást, akkor a Továbbított ügyirat vonalkódja és a Továbbított ügyirat iktatási száma mezőben láthatjuk ezeket az információkat. - A Szöveges utasítás/értékelés mezőben pedig a szignálás szövegét olvashatjuk. - Az Új szignálás gombra kattintva szerkeszthetővé válik az Új szignálás rész, ahol lehetőségünk van tovább szignálni a kapott feladatot. A Szignálás mentése gombbal tudjuk elküldeni a szignálást. Amennyiben nem szeretnénk elküldeni, akkor a Mégse gombra kattintva tudunk kilépni a szerkesztésből. - Az Előzmények fülön azok az iratok tekinthetőek meg, amelyek a szignált irattal iratkapcsolatban vannak. Ha az adatlistából kiválasztunk egy iratot és az Ugrás a kiválasztott iratra gombra kattintunk, akkor a rendszer elnavigál minket az Iratok menüpontra. - Az Ügyirat lista fülön látható az irat befoglaló ügyirata illetve a kiválasztott befoglaló ügyirathoz tartozó iratok. - A Napló fülön látható a szignálási napló, ahol a szignálás történet részleteit tekinthetjük meg részletesen. - A Postázás átvétele gomb csak akkor aktív, ha a szignált iratot egyben postázták is. A gombra kattintva átvehető az irat. A Lezár gombra kattintva lezárható a szignálás. 7. Előzményezés Az előzményezéshez a Keresés menüpont használatát javasoljuk, ahol több jellemző alapján is kereshetünk. (pl. iktatási szám, dátum, ügyfél neve, születési dátuma, vagy akár tárgyra szűrve) Amennyiben található előzmény a rendszerben, úgy az előzmény alszámos irataként iktathatjuk be a küldeményt. Alszám iktatása az alábbi esetekben nem lehetséges: - korábbi évben keletkezett az ügyirat (erről az Iktatószámból informálódhatunk. Ekkor új főszámot kell indítani és összeszerelni a két ügyiratot) - az ügyirat le van zárva (ezt az Ügyiratok menüpont Időpontok lapfülén ellenőrizhetjük) - az ügyirat irattárban van (ezt az Ügyiratok menüpont Irattárazás lapfülén ellenőrizhetjük) 15
- az ügyiratnak nem az én szervezetem a birtoklója ( Ügyiratok Birtokló szervezet neve oszlop) - az ügyirat postázás alatt áll (ezt a Postázás fülön ellenőrizhetjük) Iktatás 3 7.1. Érkeztetett küldemény iktatása Akkor használjuk, ha már korábban érkeztettük a küldeményt Érkeztetés felületen és átvettük a Szervezeti egység postái/várható küldeményeken, mert az Érkeztetésen eltért a Belső címzett az Eredeti címzettől. - Lépjünk az Iktatás menüpontra. - Az Irány mezőben történik az irat irányának megadása, esetünkben jelöljük meg a Bejövő rádiógombot. - A következő lépésben megjelöljük, hogy az iktatásra kerülő irat volt-e érkeztetve vagy sem. Az Érkeztetett mezőben mi most válasszuk ki az Igen rádiógombot - A Típus mezőben megadhatjuk az irat típusát, jelen példában a Vegyes típust választjuk ki. - A rádiógombok beállításának hatására dinamikusan változik a felület összetétele a megadott paraméterek alapján. - A Korábbi érkeztetés mező kitöltéséhez kattintsunk a mező melletti összerendelő gombra melynek hatásárára megjelenik a választólista. A választólista tartalmazza a korábban érkeztetett küldeményeket, de csak azokat, amik iktatandóak és nem állnak postázás alatt, valamint a saját szervezetünk birtokában vannak. - Keressük ki Érkeztető azonosító alapján azt a tételt, amit most iktatni szeretnénk. - Kattintsunk az Ok gombra, melynek hatására automatikusan töltődnek az Iktatás menüponton, a korábban az Érkeztetés menüponton rögzített adatok. - A Beérkezés módja mezőt kötelező kitölteni, de automatikusan töltődik az Érkeztetés menüponton rögzített adattal. Ezt az adatot tudjuk módosítani az iktatás során. - A Beküldő szervezet mező automatikusan töltődik az Érkeztetés menüponton rögzített adatokkal, melyet utólag lehet módosítani. - A Beküldő személy mező ha megadtuk korábban - automatikusan töltődik az Érkeztetés menüponton rögzített adatokkal, melyet utólag lehet módosítani. - Beküldő postai címe mező automatikusan töltődik az Érkeztetés menüponton rögzített adatokkal, melyet utólag lehet módosítani. 3 SZF korábbi gyakorlatához képest változás, mivel a Gyorsiktatás menüpontot használták 16
- A Hivatkozási / Idegen szám mező automatikusan töltődik az Érkeztetés menüponton rögzített adattal, de iktatáskor is kitölthető a mező. - Az Eredeti címzett szervezet mezőt kötelező kitölteni, ha az Érkeztetés menüponton ki volt töltve ez a mező, automatikusan töltődik, de szerkeszthető utólag is. - Az Eredeti címzett személy mezőt kötelező kitölteni, ha az Érkeztetés menüponton ki volt töltve ez a mező, automatikusan töltődik, de szerkeszthető ebben a fázisban is. - A Belső címzett szervezet az itt megadott szervezet részére a mentést követően automatikusan továbbításra kerül az irat. Ha a mezőbe a saját szervezeti egységünket töltjük ki, és a küldemény birtoklója is a saját szervezetünk, abban az esetben értelemszerűen nem történik belső postázás. - Az Ügyintéző személy mezőben adhatjuk meg az ügyirathoz rendelt ügyintézőt. A mező kitöltéséhez kattintsunk a mező melletti összerendelő gombra. A választólistában megjelennek a belső alkalmazottak. Amennyiben iktatáskor ismert az ügyintéző személy, a mező mindenképpen kerüljön kitöltésre. - A Kézbesítés prioritása mezőben kódtételek körül választhatjuk ki a megfelelő adatot, ha az Érkeztetés menüponton ki volt töltve ez a mező, automatikusan töltődik, de szerkeszthető ebben a fázisban is. - A Feladás ideje mezőben beállíthatjuk a küldemény feladásának az idejét, azt a dátumot, ami a borítékon szerepel feladási dátumként. De automatikusan töltődik az Érkeztetés menüponton történt rögzítés idejével. - A Beérkezés ideje mező - automatikusan töltődik az Érkeztetés menüponton történt rögzítés idejével. - Felbontó neve mező automatikusan töltődik az Érkeztetés menüponton rögzített értékkel, ebben az esetben nem szerkeszthető az adat - Felbontás dátuma mező automatikusan töltődik az Érkeztetés menüponton rögzített értékkel, ebben az esetben nem szerkeszthető az adat - Irat határideje mező dátum mező, az iratra vonatkozó feladatvégzési határidőt adhatjuk meg - Iratkategória kötelező mezőben kódtételek közül választhatjuk ki a kívánt iratkategóriát. - A Másodlatok száma mezőt kötelező kitölteni, alapértelmezetten az értéke 0, (Amennyiben megadunk másodlatot, a rendszer annyi plusz példányt fog létrehozni az iktatott iratból). Ha már most eldönthető, hogy egy másodlati példányt tovább kell postázni másik szervezeti egységnek, akkor legyen az értéke minimum 1. - Vonalkód : az iratra ragasztott vonalkód értékét lehetséges rögzíteni, illetve töltődik az érkeztetéskor megadott értékkel. - Az Ügyfél mezőnél lehetőségünk van Ügyfél szervezet vagy Ügyfél személy hozzáadására, valamint törlésére. 17
- Az Ügyirat mezőben, ha bejelöljük az Új jelölőt, akkor főszámosan iktatjuk az iratot. Ha nem jelöljük be az jelölőnégyzetet, akkor ki kell választani azt az ügyiratot, amelyikhez alszámosan iktatjuk az iratot. - Szerelendő ügyirat mező abban az esetben jelenik meg, ha új ügyiratot indítunk. Itt szerelhetem össze a korábbi évben keletkezett ügyiratot a jelenleg iktatásra kerülővel. Azok az ügyiratok jelennek meg, amik nincsenek postázás alatt, lezárva vagy irattárban, valamint a saját szervezetem birtokolja. - Az Ügyirat jellege mező értéke automatikusan változik attól függően, hogy milyen típusú iktatást választunk. Esetünkben Papír. - Az Ügyiratdarab mező mellett található Új jelölőnégyzetben helyezzük el a pipát amennyiben szeretnénk ügyirat darabot létrehozni. Ennek hatására a rendszer feltesz egy kérdést: Szeretné megadni az új ügyiratdarab alapadatait?. Ügyiratdarab megadása nem kötelező. - A Tárgy mezőt kötelező kitölteni. Rögzítsük a tárgyat, azonban ha az Érkeztetés menüponton rögzítettünk tárgyat a küldeményhez, automatikusan töltődik. - Az Ügytípus mező kódtételes mező, új ügyirat esetén jelenik meg, tipizálhatjuk az ügyeket ezen érték megadásával. Irattári tételszám kiválasztása esetén automatikusan kitöltődik az ügytípus mező a tételszámhoz kapcsolódó ügytípussal. - Iktatókönyv mező automatikusan töltődik az aktuális szervezeti egység alapértelmezett iktatókönyvével - Ügyintézési határidő mező tartalma automatikusan töltődik az ügytípushoz rendelt ügyintézési határidővel. A Sürgős jelölőnégyzetben jelölhetjük az ügy sürgős mivoltát. - Fájlnév : Vegyes és digitális típusú érkeztetés esetében megjelenik a Fájlnév mező, itt adhatunk meg elektronikus csatolmányt. Az Új fájl hozzáadása (zöld +) gombot kiválasztva megnyílik az Elektronikus példány megnyitása ablak, ahol a sajátgépünkön kereshetjük meg a csatolni kívánt fájlt, majd a Megnyitás gombbal hozzárendelni az iratunkhoz. Lehetőségünk van a Digitalizálva jelölőnégyzetet is használni, aminek akkor van jelentősége, ha a programba rögzítés előtt, korábban már kötegelt scanner segítségével digitalizáltuk az iratunkat. Abban az esetben, ha bepipáljuk a Digitalizálva jelölőnégyzetet, akkor a program kötelező mezővé teszi a Vonalkód mezőt, mert ez alapján fogja a rendszer beazonosítani a rögzített iratot, és így csatolja a programba a bescannelt példányt. - A Irattári tételszám mezőben rögzíthetjük az ügyirathoz rendelni kívánt irattári tételszámot, új ügyirat esetén, a CS gombra kattintva az irattári tételcsoportok közül választva kereshetjük ki a kívánt tételszámot, az összerendelő gombra kattintva a teljes irattári tervből. Az irattári tételszám megadása a későbbiekben is történhet. Töltésével a rendszer kitölti az Ügytípus mezőt. 18
- Iratkapcsolatok ablakban hivatkozás jellegű, logikai kapcsolatokat hozhatunk létre iratok között, iratkapcsolat típus megadásával. - Hozzáférők ablakban adhatjuk meg azokat a személyeket, és szervezeteket, akiknek az ügyirathoz hozzá férést adunk, azaz az ügyiratot látniuk kell a Poszeidonban. Esetünkben Hozzáférők hozzáadása nem szükséges, mert a saját alapértelmezett hozzáférőknél megtalálható a saját szervezeti egység, valamint a belső címzettként megadott szervezeti egység automatikusan megkapja a hozzáférést. - Kulcsszavak ablakban lehetőségünk van kulcsszavakkal ellátni a rögzített tételt A mező töltésének folyamata: Kulcsszó típus legördülő mezőből tetszőleges típust kiválasztjuk Kulcsszó mezőben a kiválasztott típushoz értéket adunk meg. Új kulcsszó felvétele vagy az Enter gombbal a Kulcsszavak mezőbe töltjük a beírt szöveget. /pl.: iratelőzmény, amely MonDoc-ból került be/ - Az Mellékletek panel tölthető a Melléklet fajta, a Darabszám és a Terjedelem mező töltése által, de amennyiben az Érkeztetés menüponton rögzítve lett már, az automatikusan töltődik. - Mutatók A mutatók kitöltését Bejövő posta esetén is javasoljuk a statisztikák későbbi elkészítésének egyszerűsítése érdekében. A statisztika oszlopainak megfelelően kell választani. Bejövő küldemény iktatása során nem kötelező, de ajánlott a töltése. - Mentés gombra kattintunk. Eredmény: A rendszer menti az adatokat és egy információs ablakban megjeleníti az (ügy)irat tárgyát, iktatószámát. A továbbiakban az Iratok, valamint az Ügyiratok menüponton is megtekinthető és szerkeszthető a létrehozott (ügy) irat. Az információs ablakban található Tételhez ugrás gomb megnyomásával a rendszer automatikusan az Ügyiratok menüpontra navigál minket. Az Előadói ív gomb megnyomásával közvetlen az adatbeviteli felületről nyomtathatjuk ki az ügyirat borítót. Az Ok gombra kattintva a rendszer meghagyja a mezőértékeket, melyet az Üres űrlap gombra kattintva van lehetőség kitörölni. 7.2. Nem érkeztetett küldemény iktatása Ha az Iktatás menüponton Érkeztetett - Nem opciót választjuk, lehetőségünk van egy lépésben érkeztetni és iktatni is, ilyenkor pluszban ki kell tölteni a címzési adatokat. Abban az esetben használjuk, ha a küldemény korábban még nem került iktatásra és még nem rendelkezik érkeztetési azonosítóval. A mezők töltése megegyezik az előzőekben az Érkeztetés és az Érkeztetett küldemény iktatása fejezetnél felsoroltakkal, azzal a 19
különbséggel, hogy a rendszer az érkeztetést is elvégzi, és érkeztető azonosítóval látja el a küldeményt. Eredmény: A rendszer menti az adatokat és egy információs ablakban megjeleníti az (ügy)irat tárgyát, iktatószámát és érkeztető azonosítóját. A továbbiakban az Iratok, valamint az Ügyiratok menüponton is megtekinthető és szerkeszthető a létrehozott (ügy) irat. Az információs ablakban található Tételhez ugrás gomb megnyomásával a rendszer automatikusan az Ügyiratok menüpontra navigál minket. Az Előadói ív gomb megnyomásával közvetlen az adatbeviteli felületről nyomtathatjuk ki az ügyirat borítót. Az Ok gombra kattintva a rendszer meghagyja a mezőértékeket, melyet az Üres űrlap gombra kattintva van lehetőség kitörölni. 7.3. Bejövő küldemény főszámos iktatása Főszámos iktatásra abban az esetben van szükség, ha az előzményezés során megállapítást nyert, hogy a küldemény nem rendelkezik előzménnyel. A folyamat megegyezik a 7.1 pontban leírtakkal. A főszámos iktatáskor fontos mezők: - Az Ügyintéző személy mező töltése (ezzel kap értesítést az ügyintéző) - Az Ügyirat mezőben, ha bejelöljük az Új jelölőt, akkor főszámosan iktatjuk az iratot. - Szerelendő ügyirat mező abban az esetben jelenik meg, ha új ügyiratot indítunk. Azok az ügyiratok jelennek meg, amik nincsenek postázás alatt, nincs lezárva - Az Ügyirat jellege mező alapértelmezett értéke Papír - Irattári tételszám megadása Eredmény: A rendszer menti az adatokat és egy információs ablakban megjeleníti az (ügy)irat tárgyát, iktatószámát. A továbbiakban az Iratok, valamint az Ügyiratok menüponton is megtekinthető és szerkeszthető a létrehozott (ügy) irat. Az információs ablakban található Tételhez ugrás gomb megnyomásával a rendszer automatikusan az Ügyiratok menüpontra navigál minket. Az Előadói ív gomb megnyomásával közvetlen az adatbeviteli felületről nyomtathatjuk ki az ügyirat borítót. Az Ok gombra kattintva a rendszer meghagyja a mezőértékeket, melyet az Üres űrlap gombra kattintva van lehetőség kitörölni. 7.4. Bejövő küldemény alszámos iktatása Alszámos iktatásra abban az esetben van szükség, ha az előzményezés során megállapítást nyert, hogy a küldemény rendelkezik előzménnyel. - Első lépésként vegyük ki a pipát az Ügyirat mező melletti jelölőnégyzetből, majd válasszuk ki azt az ügyiratot, amelybe alszámosan szeretnénk iktatni. 20
Ennek hatására bizonyos mezők töltődnek az ügyirat iktatásakor megadott adatokkal (pl. ügyintéző), illetve bizonyos mezők eltűnnek (pl. irattári tételszám, mivel az alszám nem kaphat az ügyirattól különböző tételszámot). Fentiek kivételével folyamat megegyezik a 7.1. pontban leírtakkal. Eredmény: A rendszer menti az adatokat és egy információs ablakban megjeleníti az irat tárgyát és alszámos iktatószámát. A továbbiakban az Iratok, valamint az Ügyiratok/Iratok menüponton is megtekinthető és szerkeszthető a létrehozott irat. Az információs ablakban található Tételhez ugrás gomb megnyomásával a rendszer automatikusan az Ügyiratok menüpontra navigál minket. A Nyomtatványok gomb megnyomásával közvetlen az adatbeviteli felületről nyomtathatjuk ki az ügyirat borítót. Az Ok gombra kattintva a rendszer meghagyja a mezőértékeket, melyet az Üres űrlap gombra kattintva van lehetőség kitörölni. 7.5. E-mail iktatása 4 Bejövő e-mail főszámos iktatása E-mail iktatáshoz kattintsunk a Beérkezett üzenetek mappában az iktatni kívánt levélre jobb egérgombbal, majd a megjelenő menüponton válasszuk ki a Poszeidon / Iktatás opciót. Ezután az Iktatás ablak jön fel, amit a szükséges adatokkal töltsünk ki. Az előzőekben (3.3. pontban) még nem tárgyalt mezők a következők: - Ügyintéző személy : Lehetőségünk van meghatározni azt, hogy ki az a személy, aki dolgozni fog az irattal. - Irat határidő : Lehetséges megadni a rögzítendő alszám határidejét, tehát ez a határidő csak erre az iratra vonatkozik. - Irat kategória : Specifikálhatjuk az irat fajtáját, a kódtételes lista segítségével. - Új ügyirat : Új ügyirat iktatására akkor van lehetőségünk, ha a jelölőnégyzetben hagyjuk a pipát. - Szerelendő ügyirat : Új ügyirat iktatása esetén, lehetőségünk van a Szerelendő ügyirat mezőnél található összerendelő gombra kattintva, az iktatandó ügyiratba egy másik létező ügyiratot helyezni. Ekkor az előzményként kiválasztott ügyirat tárgyát a rendszer automatikusan betölti az adott mezőbe. A Szerelendő ügyirat választólistájában azok az ügyiratok jelennek meg, melyeket az aktuális szervezet birtokol, nem állnak postázás alatt, valamint nincs befoglaló ügyiratuk. - Ügytípus : Az ügy jellegét adhatjuk meg. - Iktatókönyv : A mezőben az aktuális szervezethez tartozó alapértelmezett iktatókönyv jelenik meg, illetve a listából kiválasztható az adott szervezethez tartozó iktatókönyvek. 4 KF korábbi gyakorlatától eltér 21
- Határidő : Lehetőség van megadni egy dátumot, ami azt jelöli, hogy addig kell elvégeznünk az ügyirattal való munkánkat. - Sürgős : Információként szolgál, a haladéktalan ügyintézést jelölhetjük vele. - Irattári tételszám : Így tudjuk meghatározni, hogy az ügyiratot meddig kell megőrizni, és a megőrzési idő letelte után mi lesz a későbbiekben az irat sorsa. - Mutatók : Lehetőség van mutatót hozzárendelni az irathoz és az ügyirathoz is. Eredmény: A Mentés gombra kattintva a rendszer iktatja az e-mailt, amelyről a felugró ablak informál minket. Kiírja az érkeztető számát és tárgyát, az irattári tételszámot amennyiben van, az ügyirat tárgyát és az iktatószámot. Az információs ablak bezárása után az Outlookban megjelenik az iktatószám a tárgy mezőben valamint a kategóriája iktatott lesz. A sikeres iktatást a Poszeidon Ügyiratok felületén is ellenőrizhetjük. Az iktatást követően a Poszeidon rendszer e-mailben értesítést küld a beküldőnek a levél beérkezéséről és az iktatórendszerben történő rögzítésről. Bejövő e-mail alszámos iktatása Az Iktatás ablakban az Új ügyirat jelölőnégyzetéből kivesszük a pipát, majd a mellette megjelenő összerendelő gombra kattintunk. Miután kiválasztottuk a szükséges ügyiratot, kitöltöttük a mezőket, kattintsunk a Mentés gombra. Eredmény: A sikeres iktatásról egy információs ablak tájékoztat minket. A sikeres iktatást a Poszeidon Iratok felületén is ellenőrizhetjük. Alszámos iktatás esetén a Poszeidon rendszer az átvételi igazoláson felül az aláiktatásról is üzenetet küld a beküldőnek. Kimenő e-mail főszámos iktatása Kimenő e-mail iktatáshoz kattintsunk az Elküldött üzenetek mappában az iktatni kívánt levélen jobb egérgombbal, majd a megjelenő menüpontok közül válasszuk a Poszeidon / Iktatás opciót. Ezután az Iktatás ablak jön fel, amit a szükséges adatokkal töltsünk ki. - Címzettek : A mezőben a címzettek e-mail címeik jelennek meg. - Felismert címzettek neve : A Címzettek mezőben kiválasztott e-mail címhez tartozó név jelenik meg, amennyiben rögzítve van a rendszerben. Abban az esetben, ha több partnerhez is kapcsolódik ugyanaz az e-mail cím, akkor kiválasztható, hogy melyik partner a címzett. - Címzett vezeték és keresztneve : Abban az esetben, ha a Felismert címzett neve mező üres, kétféle rögzítése mód közül választhatunk. Az összerendelő gomb használatával a feljövő listából kiválaszthatjuk azt a partnert, amelyhez az e- mail cím tartozik. Illetve begépelhetjük a mezőbe, ha még nincs rögzítve a partnerek között. 22
- Címzett szervezet kódja és neve : Abban az esetben, ha a Felismert címzett neve mező üres, kétféle rögzítése mód közül választhatunk. Az összerendelő gomb használatával a feljövő listából kiválaszthatjuk azt a partnert, amelyhez az e- mail cím tartozik. Illetve begépelhetjük a mezőbe, ha még nincs rögzítve a partnerek között. Eredmény: A Mentés gombra kattintva a rendszer iktatja az e-mailt, amelyről a felugró ablak informál minket. Kiírja a tárgyát, az irattári tételszámot amennyiben van, az ügyirat tárgyát és az iktatószámot. Az információs ablak bezárása után az Outlookban megjelenik az iktatószám a tárgy mezőben valamint a kategóriája iktatott lesz. A sikeres iktatást a Poszeidon Ügyiratok felületén is ellenőrizhetjük. Kimenő e-mail alszámos iktatása Abban az esetben, ha az Iktatás ablakban az Új ügyirat jelölőnégyzetéből kivesszük a pipát, akkor megjelenik mellette egy választó listás mező, ahol kiválaszthatjuk, hogy melyik ügyiratba szeretnénk alszámosan iktatni. Az Új ügyirat mellett megjelenő összerendelő gombra kattintva egy előszűrő jelenik meg, amelyben megadhatjuk a keresési feltételeinket. Miután kiválasztottuk a szükséges ügyiratot kattintsunk a Mentés gombra. Eredmény: A sikeres iktatásról egy információs ablak tájékoztat minket. Az információs ablak bezárása után megjelenik az iktatószám a tárgy mezőben valamint a kategóriája iktatott lesz. A sikeres iktatást a Poszeidon Iratok felületén is ellenőrizhetjük. Mellékletek külön fáljként való érkeztetése/iktatása Az Érkeztetés és az Iktatás felületen lehetőségünk van megadni, hogy az e-mailhez tartozó mellékleteket egy elektronikus állományként mentse a program vagy külön fájlként. A Beállítások gombra kattintva a lenyíló listában válasszuk ki az Érkeztetés módja lehetőséget ( Iktatás felületen Iktatás módja) és a következő megjelenő listában amennyiben rákattintunk a Mellékletek külön fájlként sorra, az e-mailhez tartozó mellékleteket külön állományként fog megjelenni a Poszeidon Iratok/Elektronikus állományok felületen. Ha egy elektronikus állományként szeretnénk végezni az iktatást vagy érkeztetést, akkor ki kell venni a jelölést a sorból. A beállítás külön mentést nem igényel, változtatásig megtartja ezt az állapotot. 8. Előadói ív utólagos nyomtatása Amennyiben az Iktatást követően később pótlólag szeretnénk előadói ívet nyomtatni, az alábbiak szerint tehetjük meg: 23
- Ügyiratok menüpontra állva válasszuk ki az ügyiratot - Kattintsunk a Nyomtatványok gombra. A legördülő listából válasszuk ki az Előadói ívet. Nyomjuk meg az OK gombot. - A megjelenő felületen kattintsunk a nyomtató ikonra. Majd kattintsunk a Bezár gombra 9. Ügyirattal kapcsolatos műveletek A felületen a következő ikonokkal találkozhatunk az egyes sorok előtt: zöld pipa: ha lezártuk az ügyiratot (ügyirat újranyitása esetén az Újranyitás ideje oszlop megjelenítésével a zöld pipa eltűnik a sor elől) kék felkiáltójel: az ügyirathoz megadott határidő közeledtére figyelmeztet minket a program. piros felkiáltójel: abban az esetben jeleik meg az ikon, ha az ügyirathoz megadott határidő lejárt. piros pipa: az irathoz megadott határidő lejárt, és ezután töltjük ki az Elintézve mezőt. kis óra: ügyirat határideje skontózva van 9.1. Ügyirat átadása más szervezeti egység részére Akkor szükséges alkalmazni, ha a teljes aktát az összes alszámával szeretnénk átadni egy másik szervezeti egység részére. - A Ügyiratok menüponton az adatlistából válasszuk ki a postázandó ügyiratot. - Postázás fülön állva nyomjuk meg a Postáz gombot. - Töltsük ki a Címzett szervezet vagy Címzett személy mezőt. - A Feladási adatok fülön válasszuk ki a kézbesítés módját. - Nyomjuk meg a Mentés gombot. 9.2. Ügyirat skontó állapotba helyezése - Lépjünk az Ügyiratok menüpontra - Válasszuk ki az Időpontok fület - Keressük ki az adatlistában a skontóba helyezni kívánt tételt - Határidő skontóba helyezés részen a Skontó gomb megnyomására kérdést tesz fel a rendszer: Az ügyirat határideje skontó állapotba kerül! Akarja folytatni? - Az Igen gombot választva meg kell adnunk a skontóba helyezés indokát, végül a Rendben gomb megnyomásakor az ügyirat határideje felfüggesztésre kerül. 24