Munkamegosztási megállapodás a Kincstári Szervezete, és a Dorogi József Attila Művelődési Ház, önkormányzati költségvetési szervek között, a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről
1. Általános szempontok A megállapodás megkötésére a 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 10. (4) bekezdésében foglaltak alapján került sor, figyelembe véve az Ávr.10. (1),(3),(5),(8) bekezdéseiben előírt szempontokat. A megállapodás a Kincstári Szervezet, mint gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv, és a Dorogi József Attila Művelődési Ház, mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére terjed ki. A gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv azonosító adatai: Név: Kincstári Szervezet Cím: 2510 Dorog, Bécsi út 71. Adószám: 15385750-2-11 Bankszámlaszám: 1170023-15385750 PIR törzsszám: 385750 A gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv azonosító adatai: Név: Dorogi József Attila Művelődési Ház Cím: 2510 Dorog, Otthon tér 1. Adószám: 158269722-2-11 Bankszámlaszám: 11740023-15826972 PIR törzsszám: 826974 Az Dorogi József Attila Művelődési Ház részére az Ávr. 9. (1) bekezdés alapján meghatározott pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátására a képviselő-testület a szerv alapító okiratában a Kincstári Szervezetet jelölte ki. A megállapodás célja, hogy a munkamegosztás és a felelősségvállalás szakszerű rendjének szabályozása mellett a hatékony, takarékos és ésszerű intézményi gazdálkodás kereteit megteremtse. A Dorogi József Attila Művelődési Ház jogi személy, szakmailag önálló, saját gazdasági szervezettel nem rendelkezik. A szakmai alapfeladata ellátásához szükséges szakmai szervezeti egységgel (egységekkel) rendelkezik, továbbá egyes adminisztratív, szellemi támogató feladatokat is - e célt szolgáló külön szervezeti egység nélkül - elláthat. A megállapodás nem sértheti a Dorogi József Attila Művelődési Ház szakmai döntéshozó szerepét és önálló jogi személyiségét. A Kincstári Szervezet és a Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetője közösen felelősök a munkamegosztás megszervezéséért és végrehajtásáért, az éves költségvetésben és annak módosításaiban meghatározott előirányzatok figyelemmel kíséréséért és betartásáért, továbbá a munkafolyamatba épített ellenőrzésért. A Dorogi József Attila Művelődési Ház a Kincstári Szervezet számviteli politikája keretében elkészített szabályzatok (eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata, az eszközök és források értékelési szabályzata, a pénzkezelési szabályzat, önköltség számítási szabályzat) a felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata és a számlarend előírásait alkalmazza, az abban előírtakat kötelező érvénnyel betartja. A Kincstári Szervezet vezetője gondoskodik arról, hogy az általa vezetett számviteli (főkönyvi) könyvelésben elkülönítetten szerepeljenek a Dorogi József Attila Művelődési Ház gazdasági eseményei. A Dorogi József Attila Művelődési Ház a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben jóváhagyott valamennyi előirányzata felett - teljes jogkörrel rendelkezési jogosultsággal bír. 2
A Kincstári Szervezet ellátja azokat a feladatokat, melynek személyi és tárgyi feltételei a Dorogi József Attila Művelődési Ház nem adottak, így (például): 2. Tervezés - teljes körű könyvvezetés; - házipénztár kezelése; - befektetett eszközök nyilvántartása; - terminálon történő utalások; - adóbevallások elkészítése; - pénzügyi jelentések elkészítése MÁK felé A Kincstári Szervezet és a Dorogi József Attila Művelődési Ház az önkormányzat gazdasági programjához, költségvetési koncepciójához és a költségvetési tervezéshez adatokat szolgáltat, azok megalapozására és alátámasztására. A Kincstári Szervezet feladatai a költségvetés tervezésének időszakában: - a Dorogi József Attila Művelődési Házzal együttműködve szolgáltat adatot az önkormányzat költségvetési koncepciójához; - a költségvetési koncepció képviselő-testületi elfogadása (határozat hozatala) után, az abban foglaltak figyelembe vételével alakítja ki saját és a Dorogi József Attila Művelődési Ház előirányzatait; - számításokat végez a költségvetési előirányzatok megalapozásához; - a Dorogi József Attila Művelődési Házzal közösen figyelemmel kíséri a költségvetési előirányzatok alakulását; - előkészíti a költségvetési egyeztető tárgyalásra a rendelkezésre álló információk alapján a tervezés megalapozását szolgáló számításokat, adatokat, információkat; - előkészíti az önkormányzat bizottsági üléseire, illetve a képviselő-testület üléseire az intézményt érintő előterjesztéseket, azokhoz információt szolgáltat; - a költségvetési rendelet elfogadását követően gondoskodik az előirányzatok elkülönített (szakfeladat, kormányzati funkció, főkönyvi számla alábontás) nyilvántartásáról, erről a Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetőjét tájékoztatja; - gondoskodik az analitikus nyilvántartások év eleji megnyitásáról, egyeztetéséről és további vezetéséről. 3. Előirányzat módosítás Az előirányzatok módosításával kapcsolatos mindenkori eljárási rendet az önkormányzat költségvetési rendelete tartalmazza. A Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetője előirányzat módosítási igényét az Kincstári Szervezet felé negyedévenként jelzi. Az előirányzat módosítását a Dorogi József Attila Művelődési Ház egyidejű tájékoztatásával a Kincstári Szervezet is kezdeményezheti, melyben megjelöli annak fedezetét (átvett pénzeszköz, bevételi többlet, stb.) és a kiadási előirányzatot, melyre a felhasználás történik. Amennyiben az előirányzatok módosítására az Országgyűlés vagy a Kormány döntésének következtében kerül sor, a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztályának vezetője, a költségvetési rendelet módosítását követően a végrehajtott módosításról tájékoztatja a Kincstári Szervezetet. A Dorogi József Attila Művelődési Ház a többletbevétele terhére, a felhalmozási jellegű kiadási előirányzataikat saját hatáskörben nem emelhetik fel, csak a képviselő-testület döntését követően. 3
A képviselő-testület által elrendelt előirányzat módosítások költségvetésen történő átvezetéséért a Kincstári Szervezet és a Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetője a felelős. 4. Pénzkezelés A Dorogi József Attila Művelődési Házban házipénztár nem működik, kifizetéseinek teljesítése érdekében havonta ellátmányban részesül, melynek igénylési, felhasználási és elszámolási szabályait a Kincstári Szervezet pénzkezelési szabályzata rögzíti. Az ellátmányból a következő kifizetések teljesíthetők: - postai szolgáltatás; - kisösszegű szolgáltatási kiadások; - kisösszegű szakmai kiadások; - kisösszegű egyéb dologi kiadások; - személyi jellegű egyéb kifizetések (pl. bérlettérítés, útiköltség elszámolás stb.) A Dorogi József Attila Művelődési Ház a készpénzforgalomról az előző havi ellátmány elszámolásával egy időben - az ezzel írásban megbízott dolgozója által - a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben meghatározott alaki és tartalmi követelményeknek megfelelő bizonylatokkal - elszámol. A Dorogi József Attila Művelődési Ház által beszedett bevételeket a pénzkezelési szabályzatban ezzel megbízott dolgozó a Dorogi József Attila Művelődési Ház OTP Bank Rt.-nél vezetett 1170023-15389053 sz. számlaszámra, a beszedést követően lehetőség szerinti legkorábbi időpontban, legkésőbb 24 órán belül (amennyiben a bevételek beszedése hétvégén történik, úgy a legközelebbi banki napon) befizeti. A készpénzben történő kifizetésekért és az elszámolás teljesítéséért a Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetője felelős. A Dorogi József Attila Művelődési Ház külső pénzkezelési helyként működik, az arra vonatkozó szabályokat a pénzkezelési szabályzat írja elő. A Dorogi József Attila Művelődési Ház kifizetést, a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben jóváhagyott előirányzatok mértékig teljesíthet. 5. Előirányzat felhasználás 5.1. A személyi juttatásokkal és a munkaerővel való gazdálkodás szabályai A képviselő-testület által jóváhagyott előirányzaton és létszámkereten belül a munkáltatói jogok gyakorlása a jogszabályban meghatározott személyi juttatásokon felüli, bérjellegű kifizetések kivételével a Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetőjének feladat- és hatásköre, aki a jogkört az 1. pontban meghatározottak szerint teljes jogkörrel gyakorolja. A közalkalmazotti jogviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos ügyintézés (kinevezési okirat, átsorolás, munkaszerződés, megbízási díj, jogviszony megszüntetése, elszámoló-lap elkészítése, aláírásra), valamint az aláírt okiratok a Magyar Államkincstár felé történő továbbítása a Dorogi József Attila Művelődési Ház feladata, melyet az intézményvezető által kijelölt dolgozó végez el a KIR rendszerben. A Dorogi József Attila Művelődési Ház: 4
- önálló bérgazdálkodói jogkört gyakorol, a költségvetési évben keletkezett bérmegtakarítást és bérmaradványt a fenntartó engedélyével tárgyévben felhasználhatja, ez azonban a későbbiekben többlettámogatási igénnyel nem járhat; - a számfejtéséhez szükséges adatokról, a munkából való távolmaradásról, a betegszabadság igénybevételéről havi jelentés készít, amelyből egy másolati példányt a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig a Kincstári Szervezet részére a bérkönyvelési adatok ellenőrzéséhez - eljuttat; - ellenőrzi a Magyar Államkincstártól érkező bérjegyzék adattartalmának valódiságát, eltérés esetén a feltárt hibát jelzi a Kincstári Szervezet felé; - egyéb munkáltatói intézkedésekről és döntésekről tájékoztatja a Kincstári Szervezetet. 5.2. A dologi kiadásokkal való gazdálkodás szabályai A Dorogi József Attila Művelődési Ház a működéshez szükséges tárgyi feltételek biztosítása mellett az 1. pontban meghatározottak szerint teljes jogkörben gyakorolja a következő feladatokat: - vásárolt élelmezés napi megrendelése a szolgáltatótól; - készpénzes beszerzéseknél a számla kiegyenlítése, beszerzett eszközök, anyagok bevételezése, nyilvántartása; - szakmai jellegű tárgyi eszközök javításának, karbantartásának megrendelése (200.000.- Ft összeghatárig); - egyes működési bevételek (intézményi térítési díjak, bérleti díjak, felesleges eszközök értékesítése, stb.) beszedése, számlázása; - gépjármű üzemeltetésével kapcsolatos szolgáltatások megrendelése. 5.3. Beruházási, felújítási kiadások A Dorogi József Attila Művelődési Ház beruházási, felújítási tevékenységet csak a képviselő-testület által a költségvetési rendeletében meghatározott esetben és mértékben végezhet. Amennyiben a beruházás, felújítás forrása pályázati pénzeszköz, abban az esetben is szükséges a képviselő-testület jóváhagyása a felhasználásra. 6. Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítésigazolás A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlására vonatkozó általános szabályokat a Kincstári Szervezet kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás című szabályzata tartalmazza, melynek hatálya a Dorogi József Attila Művelődési Házra is kiterjed. Kötelezettséget a Dorogi József Attila Művelődési Ház nevében a számára a képviselő-testület által jóváhagyott előirányzatok esetében a költségvetési szerv vezetője jogosult vállalni. A kötelezettségvállalási jogkört a szerv vezetője írásban (távolléte esetén időlegesen) átruházhatja. A kötelezettségvállalás során a megrendelő a számlát a Dorogi József Attila Művelődési Ház részére kéri kiállítani, megjelölve rajta a gazdálkodó és a telephely azonosítóját. Kötelezettségvállalás a Kincstári Szervezet vezetője, vagy az általa írásban megbízott személy ellenjegyzése után csak írásban történhet. Az ellenjegyzés csak abban az esetben teljesíthető, ha az azzal összefüggő kiadási előirányzat arra fedezetet nyújt, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodási szabályokat. A Dorogi József Attila Művelődési Házban a szakmai teljesítés igazolásának az elvégzésére a költségvetési szerv vezetője, vagy az általa kijelölt személy jogosult, aki köteles a számlán, vagy a számlát helyettesítő okmányon, teljesítésigazolási dokumentumon a következőket feltüntetni: 5
- a feladat vagy munka elvégzésének, szükségességének és megtörténtének igazolását (szakmai teljesítésigazolás); - a készletek, kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartásba vételi sorszámát; - egyes azonnal felhasználható készletek, anyagok esetében (tisztítószer, karbantartási anyag, irodaszer, vegyszer stb.) a felhasználás tényét. A kötelezettségvállalásokról a Kincstári Szervezet analitikus nyilvántartást vezet. Az utalványozást a Dorogi József Attila Művelődési Ház esetében, annak vezetője végzi, míg az utalványozás ellenjegyzése és érvényesítése a Kincstári Szervezet vezetőjének feladata. Az utalványozás minden esetben írásban, utalványrendeleten történik. A gazdálkodási jogosítványok betartása mellett az Ávr.-ben előírt összeférhetetlenségi követelményeket figyelembe kell venni. 7. Főkönyvi könyvelés és analitikus nyilvántartás A főkönyvi könyvelést, az előirányzatok és azok módosításának nyilvántartását, továbbá a könyvvezetéssel kapcsolatos analitikus nyilvántartások vezetését (ide nem értve a kis értékű tárgyi eszközök, készletek nyilvántartását, mely a Dorogi József Attila Művelődési Ház feladata) a Kincstári Szervezet végzi. A Kincstári Szervezet vezetője a Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetőjét kérésére bármikor, de legalább havonta tájékoztatja az intézményt érintő bevételi és kiadási előirányzatok felhasználásáról. A képviselő-testület költségvetést érintő döntéseiről, intézkedéséről a Kincstári Szervezet vezetője azonnal tájékoztatást nyújt. A normatív állami hozzájárulás igényléséhez, elszámolásához szükséges alapadatokat a Dorogi József Attila Művelődési Ház szolgáltatja közvetlenül a Pénzügyi Osztály részére. 8. Információáramlás, adatszolgáltatás A költségvetési szervek vezetői az információáramlás zavartalan és az adatszolgáltatás valódiságának biztosítása érdekében szükség szerint, de legalább havonta személyes megbeszélést tart. A Kincstári Szervezet vezetője a Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetőjét írásban tájékoztatja a tárgyhót követő 15-ig a képviselő-testület által elfogadott kiemelt és részelőirányzatok teljesüléséről, és a kötelezettséggel terhelt és nem terhelt előirányzatokról. A Kincstári Szervezet a Pénzügyi Osztály felé a meghatározott időpontokban a következő adatszolgáltatást köteles teljesíteni: költségvetési koncepcióhoz adatszolgáltatás október 20-ig; költségvetési terv összeállításához az intézményi igény benyújtása január 20-ig; a költségvetési előirányzatok módosítására vonatkozó igények benyújtása június 5-ig, szeptember 5-ig, január 5-ig; A pénzforgalmi információ, mérlegjelentés, éves és féléves beszámoló elkészítése és feladása a Magyar Államkincstár felé, a KGR rendszerben a Kincstári Szervezet feladata. A Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetője a Kincstári Szervezet vezetője felé a meghatározott időpontokban a következő adatszolgáltatást köteles teljesíteni: kötelezettségvállalások (szerződéskötések) bejelentése a nyilvántartásba vételi kötelezettség miatt az eseményt követően azonnal; normatív állami hozzájárulások igényléséhez adatszolgáltatást az igénylés benyújtási határidejét megelőző 7 napon belül; 6
elemi költségvetés összeállításához szükséges alapadatok január 15-ig. A szolgáltatott adatok valódiságáért a Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetője felelős. 9. Beszámolás A Dorogi József Attila Művelődési Ház vagyoni és pénzügyi helyzetével kapcsolatos könyvvezetési, nyilvántartási, adatszolgáltatási és beszámolási kötelezettség teljesítése a Kincstári Szervezet feladata. A Kincstári Szervezet a Dorogi József Attila Művelődési Ház beszámolóját február 15-ig köteles elkészíteni, és a Magyar Államkincstár által megadott időpontig a KGR rendszerben rögzíteni. A könyvviteli mérleg alátámasztását szolgáló leltározás (mennyiségben vagy egyeztetéssel) elvégzésének időpontját, felelőseit és helyszíneit a leltárkészítési és leltározási szabályzat tartalmazza. A Dorogi József Attila Művelődési Ház szakmai feladatellátását bemutató szöveges beszámoló elkészítése a költségvetési szerv vezetőjének a feladata. 10. Működtetés, tárgyi eszközök karbantartása, felújítás, beruházás, vagyonkezelés A Kincstári Szervezet és a Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetője külön-külön felelős az intézmény működtetéséért és a feladatellátás biztosításáért. A személyi és tárgyi feltételek biztosításáról az intézményvezetők gondoskodnak. A Dorogi József Attila Művelődési Ház a karbantartási, kisjavítási, érintés- és villámvédelmi, stb. felülvizsgálati igény felmérését és koordinálását Dorog Város Polgármesteri Hivatalának Műszaki Osztálya végzi, melyről intézményenként és feladatonként tervet készít. A Dorogi József Attila Művelődési Ház az egyes (kisebb volumenű) karbantartási feladatokat a Kincstári Szervezet által, illetve az intézmény által foglalkoztatott karbantartó(k) és technikai személyzet igénybevételével oldja meg. A Dorogi József Attila Művelődési Ház takarítási feladatait az intézmény által foglalkoztatott takarító személyzet igénybevételével oldja meg. A Kincstári Szervezet a közbeszerzési értékhatárt elérő vagy meghaladó beruházások, felújítások lebonyolítása során az önkormányzat közbeszerzési eljárásokról szóló szabályzatában előírtak figyelembe vételével jelzi a fenntartó felé a szükséges közbeszerzési eljárás lefolytatásának szükségességét. A felújítások és építési jellegű beruházások előkészítése, a kivitelezés végrehajtásának folyamatos ellenőrzése, az elvégzett munka, megrendelés alapján történő átvétele a Polgármesteri Hivatal Műszaki Osztályának a feladata. A Kincstári Szervezet és a Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetői külön-külön felelnek az általuk vezetett intézmény rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyon rendeltetésszerű használatáért és állagának megőrzéséért. Az önkormányzat vagyongazdálkodásról szóló rendeletében, továbbá a felesleges vagyontárgyak selejtezéséről szóló szabályzatában és a leltározási és leltárkészítési szabályzatban meghatározott előírásokat betartani kötelesek. A költségvetési szervek a jogszabályokban és az önkormányzat vagyonrendeletében előírt módon az önkormányzat tulajdonában lévő vagyont önállóan használhatják és hasznosíthatják. 11. Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) és a belső ellenőrzés A FEUVE rendszerének kialakítása a Kincstári Szervezet Szervezeti és Működési szabályzatában kerül rögzítésre, ami a Dorogi József Attila Művelődési Házra is kiterjed. 7
Az ellenőrzési nyomvonal rendszerét, valamint a szabálytalanságok kezelésének eljárás rendjét külön, önálló szabályzat tartalmazza, ami kiterjed a Dorogi József Attila Művelődési Házra és a Kincstári Szervezetre és az a szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. A Kincstári Szervezet és a Dorogi József Attila Művelődési Ház belső ellenőrzését a Kincstári Szervezet által foglalkoztatott belső ellenőr végzi. Belső ellenőrzésre a kockázatelemzéssel alátámasztott éves belső ellenőrzési tervben meghatározottak szerint kerül sor. A belső ellenőrzés lefolytatásának rendjét a jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza. 12. Záró rendelkezések A megállapodás 2014. december 1. napjától lép hatályba és az ebben foglaltakat e naptól kezdve kell alkalmazni. Kelt, Dorog, 2014. október 30. Cselenyákné Cservenka Rita Dorogi József Attila Művelődési Ház vezetője, PH Hanszkó Éva Kincstári Szervezet vezetője PH Záradék: A Kincstári Szervezet és a Dorogi József Attila Művelődési Ház közötti munkamegosztási megállapodást a Képviselő-testület a.. határozatával, 2014. december 1. hatállyal jóváhagyta. 8