PÁLYÁZATI ÚTMUTATÓ Nemzetközi Konferencialátogatási Program pályázati felhíváshoz
A Pallas Athéné Domus Animae Alapítvány által kiírt nemzetközi konferencialátogatási programra pályázó résztvevőkre az alábbi meghatározott jelentkezési, tervezési és elszámolhatósági szabályok vonatkoznak. I. BEVEZETŐ A felhívás a Társadalmi Felelősségvállalás jegyében értékteremtő, konkrét szellemi és/vagy tárgyi eredményt felmutatni tudó programok megvalósítására szeretné ösztönözni, az e célokat tükröző igényes, minőségi pályázatok támogatásával. A pályázat elbírálása során előnyt élveznek azok a diplomások, akik summa cum laude minősítést értek el. II. JELENTKEZÉSI ŰRLAP KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ! A pályázati kiírás alatt található a Jelentkezési űrlap word dokumentum, aminek a letöltése után tudja megkezdeni annak kitöltését.! Csak az Alapítvány által megadott mezők szerkeszthetőek, maga az űrlap nem.! A mezőket értelemszerűen kell kitölteni és csak abba a mezőbe lehet írni, ahol a Szöveg beírásához kattintson ide mondat olvasható.! A jelölőnégyzetek beikszelése kötelező, annak elmulasztása érvénytelen pályázatnak számít. 1. Adatlap! Az adatlap kitöltése előtt figyelmesen olvassa el a honlapunkon található Adatkezelési Szabályzatot és Közbeszerzési és Beszerzési tájékoztatót.! Az adatok megadása után a táblázat alatt olvasható nyilatkozatok elfogadásához szükséges a jelölőnégyzetek beikszelése. 2. Pályázó rövid bemutatkozása! Egy rövid, lényegretörő bemutatkozás szükséges, melyben a legfontosabb tudnivalókat gyűjti össze önmagáról a pályázó. 2
3. Pályázat rövid bemutatása a. Bevezetés: A nemzetközi konferencialátogatás indoklása, a konferencia témájának bemutatása, stb. b. Úti cél: Nemzetközi konferencialátogatás úti céljának, a külföldi intézmény és a konferencia pontos meghatározása. c. Célkitűzés/Motivációs levél: A konferencialátogatás célja, előzményei, a választott konferencia újszerűsége, fontossága és jövőbeli hatásai. d. Várt eredmények, hasznosítás: Várható eredmények, a konferencián elhangzottak alkalmazási lehetőségei egyes területeken, illetve tervezett hasznosítása a jövőben. 4. Költségvetés! A pályázat költségtervében szereplő összegeket forintban kell megadni a pályázati kiírás mellett található Költségterv minta dokumentum alapján és külön excel formátumban kell benyújtani a jelentkezéskor!! A megítélhető támogatás összege maximum nettó 2 millió forint!! Alapítványunk a nemzetközi konferenciák szakmai részét kívánja támogatni, így a napi szükségletek fedezését (étkezés, vásárlás, stb.) a pályázónak önerő formájában saját, vagy más forrásból kell finanszíroznia. Ezeket a költségeket nem kell számlával leigazolni az elszámoláskor! Az alábbi kritériumoknak megfelelő költségek minősülnek támogathatónak: 1. A támogatási szerződésben meghatározott időszak alatt a Támogatottnál ténylegesen felmerült, teljesített, számlázott és kifizetett költségek számolhatóak el. 2. Közvetlenül kapcsolódnak a nemzetközi konferencialátogatás céljának megvalósításához, illetve az elfogadott pályázat költségvetésében szerepelnek. 3. Kifejezetten a pályázat céljának megvalósulását szolgálják, a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség figyelembevételével. 4. A hatályos Kbt. szabályainak megtartásával megkötött szerződések alapján kifizetett összegek. 3
A Pályázó a fentebb említett alapelvek betartása során jóhiszeműen és tisztességesen köteles eljárni. Az alábbi tudnivalókra érdemes figyelni a költségek tervezésekor: A nemzetközi konferencialátogatás megvalósításához szükséges költségterv az alábbi költségsorokat tartalmazhatja: konferencia részvételi díj; regisztrációs díj; külföldi utazás költségei; helyi közlekedés (csak akkor, ha névre szóló a számla) szállás költségek; konferencia kiadvány és szakmai könyvek vásárlása Támogatás felhasználása az alábbi költségekre fordítható: a. Utazás, szállás költségei: a pályázatban feltüntetett és a nemzetközi konferencialátogatáshoz közvetlenül kapcsolódó feladatok révén felmerült utazási -, szállásköltségei vehetők figyelembe. mindig a költséghatékony megoldást kell választani; utazási időtartama indokolt legyen; repülő illetve tömegközlekedési eszköz esetén turistaosztályú jegy számolható el; helyközi közlekedés költsége nem számolható el, kivéve, ha névre szóló a számla; gépkocsi üzemanyagár elszámolás esetén a NAV által előírt fogyasztási normák az irányadók; (http://nav.gov.hu/nav/szolgaltatasok/uzemanyag/uzemanyagarak/benzinar_.ht ml Az Utazás, szállás elszámolásának alátámasztó dokumentumai: Megrendelő (akár e-mailben is) Számla, szerződés, Kifizetést igazoló dokumentum (bankszámlakivonat, pénztári bizonylat) 4
b. Nemzetközi konferencialátogatás, valamint konferencia kiadvány és szakmai könyvek vásárlása költségei: A pályázatban feltüntetett, Kuratórium által jóváhagyott külföldi intézményben megrendezésre kerülő konferencián való részvételei díja és regisztrációs költsége számolható el. A nemzetközi konferencián megjelenő kiadványok és szakmai könyvek beszerzésének költsége. A nemzetközi konferencialátogatással kapcsolatos költségeket alátámasztó bizonylatok: Megrendelő (akár e-mailben is) Névre szóló számla; Szállító levél (kiadványok és szakirodalom beszerzés esetén) A konferencia részvételről igazolás vagy befogadó nyilatkozat; Konferencián való regisztrációt igazoló dokumentumok; Kifizetést igazoló dokumentum (bankszámlakivonat, pénztári bizonylat) 5. Kötelezően benyújtandó dokumentumok listája! A pályázati kiírásban és az űrlapban olvasható kötelezően benyújtandó dokumentumokat csatolni kell a végső pályázati anyaghoz és egy PDF dokumentumban kell megküldeni maximum 30 oldalban a pallaspalyazat@padabudapest.hu e-mail címre.! A költségtervet külön excel formátumban kell csatolni.! A teljes pályázati dokumentáció (jelentkezési és költségtervezési űrlap) kitöltése után, az alábbi címen kell a pályázatot elmenteni: PéldaPál_Nemzetköziűrlap_Pdf (jelentkezetési űrlap + kötelezően benyújtandó dokumentumok) PéldaPál_ Nemzetköziköltségterv_xls 5
III. ELSZÁMOLÁSI SEGÉDLET Támogatás folyósítása! A megítélt támogatás összegét a szerződő felek forintban rögzítik a támogatási szerződésben. A folyósítás a támogatási szerződés aláírását követően, a szerződésben meghatározott határidőn belül, kizárólag a Támogatott saját bankszámlaszámára történik. A támogatást terhelő adókat és járulékokat az Alapítvány, mint kifizető vallja be és fizeti meg a Nemzeti Adó - és Vámhivatal felé. Költségeik tervezésekor, ezt vegyék figyelembe.! A Támogatott köteles a folyósított támogatást igazoló banki kivonatot az Alapítvány felé történő elszámoláshoz mellékelni. Az alátámasztó dokumentumok! A Támogatott köteles az önerő és a támogatás felhasználását 100%-ig bizonylatokkal alátámasztani a költségtervének megfelelően! Számla: A számlán a szerződésben szereplő támogatott pontos neve, címe kell, hogy szerepeljen. Amennyiben a számla értéke nem teljes mértékben kerül elszámolásra, úgy kérjük feltűntetni az elszámolni kívánt összeget. Szerződések: Minden, számlához köthető szerződést és annak mellékleteit hitelesíteni kell az elszámoláskor. 1. Az elszámolásra kerülő számlák és alátámasztó dokumentumok az Alapítvány Kuratóriuma által jóváhagyott költségvetési táblázat alapján kerülnek ellenőrzésre. 2. Az elszámoláshoz szükséges bizonylatokat (számlák, banki kivonatok, stb.) a támogatási szerződésben meghatározott elszámolási határidőig áll módunkban befogadni. A határidőn túl keletkezett bizonylatok elutasításra kerülnek. 3. Minden dokumentumot az alábbiak szerint kell leadni: Az eredeti dokumentumokat A PADA Alapítvány felé elszámolva a.. számú kuratóriumi határozat alapján szöveggel kell ellátni. 6
(Amennyiben a számla értéke nem teljes mértékben kerül elszámolásra, úgy kérjük feltűntetni az elszámolni kívánt összeget.) Ezután az eredeti számlákat kell lefénymásolni és a Támogatott aláírásával kell ellátni, illetve feltüntetni a következő szöveget: A másolat az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat. 4. A számviteli bizonylatokról (számlákról) a költségterv alapján egy elszámolási összesítő táblázatot kell készíteni excel formában (lásd: támogatási szerződés melléklete mintájára), mely tartalmazza a költségszámla sorszámát, a kiállító nevét, a pályázathoz benyújtott költségtervben megadott költségsorok nevét, illetve, hogy mekkora összeget kíván az önerő, illetve a támogatás terhére elszámolni. 5. Az önerő átcsoportosítható az utólagos elszámolásban a már meglévő, a Kuratórium által jóváhagyott költségsorok között. 6. Az Alapítvány a Kuratórium által jóváhagyott költségtervet veszi alapul az elszámolás ellenőrzésekor a támogatási összeg viszonylatában, így a költségterv és az elszámolási összesítő közötti különbözetet, továbbá az Alapítvány által, mint kifizetőt terhelő járulékok összegét a különbözet nagyságának arányában vissza kell utalni az Alapítvány részére. A Támogatottnak a projekt időszakában, de legkésőbb az elszámolási határidő előtt 2 hónapig van lehetősége egy alkalommal költségvetés módosítási kérelemmel élni. Ez a kérelem csak azon Támogatottak esetében lehetséges, akik csak kisebb változtatásokat szeretnének kérni a Kuratórium által jóváhagyott költségtervhez képest. Kérelem benyújtásának módja: 1. Hivatalos levelet kell írni a pallaspalyazat@padabudapest.hu e-mail címre, amiben megindokolja a költségvetés módosításának szükségességét és csatolja hozzá a módosított költségtervet. 2. Ezután a kérelem elbírálásra kerül az Alapítvány által, aminek eredményéről tájékoztatjuk a Támogatottat. Elszámolásokban használatos forintra történő átváltási módszer:! Az elszámolásokban a felmerült és kifizetett költségeket forintban kell feltüntetni. A nem forintban felmerült költségek (más külföldi pénznem) forintra történő átváltása a 7
következő módszerrel lehetséges: A pénzügyi teljesítés napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által meghatározott napi középárfolyamon: http://mnb.hu/arfolyamlekerdezes Egyéb, az elszámoláskor benyújtandó dokumentumok: 1. Részletes szakmai beszámoló a konferenciáról, fotókkal. 2. A konferencián való részvételről egy igazolás. Elszámolás benyújtásának rendje: A Támogatottnak a támogatási szerződésben meghatározott határidőig kell az elszámolását benyújtania papír alapon a 1013 Budapest, Döbrentei utca 2. szám alatti 7 emeletes irodaház épületébe, postai vagy személyes úton. A leellenőrzött és a befogadott elszámolások után az Alapítvány teljesítési igazolást állít ki a Támogatott részére. 8