Felhasználói kézikönyv Iktatott dokumentumokat nyilvántartó programhoz ver: 1_0_0_x Fejlesztette : CS-Soft Kft. Web : www.cssoft.hu E-mail : juhasz.csaba@cssoft.hu Telefon : +36 30 235 60 25
Felhasználói kézikönyv............ 1 Program telepítésének feltételei :......... 3 Program használatba vétele............ 3 Menü............... 3 Felépítése :............ 4 Programban használható billentyű parancsok......... 4 Hálózat beállítása............ 5 Felhasználók létrehozása............ 5 Adatbázis mentés............ 6 Logok megnyitása............ 6 Partnerek............. 6 Bank............... 7 Pénznemek............ 7 Átviteli mód............ 8 Iktatószám beállítása............ 8 Iktatás............... 9 Iktatás jelentés............ 11 Tippek Trükkök :............ 12 Elérhetőségek :............ 12 Ezúton szeretnénk megköszönni, hogy az általunk készített programot veszi használatba. Reméljük nagy mértékben csökkenti a papírmunkával töltött idejét. Amennyiben elnyerte tetszését, szívesen állunk rendelkezésére egyedi szoftverek fejlesztésében, vagy a jelenlegi program kiegészítésében, teljesen cége ügyviteli szabályaihoz testre szabva. 2
Program telepítésének feltételei : A program az adatok tárolására MySQL adatbázist használ. Azon számítógépnek mely az adatok tárolását végzi és az adatbázis kezelőt futtatja min. ilyen hardware-el és software-el kell rendelkeznie : 1,6 Ghz-es Processzor 1 Gb RAM 400 Mb szabad terület a merevlemezen Windows XP vagy újabb opreációs rendszer Normál felhasználói gépnek min. ilyen hardware-el és software-el kell rendelkeznie : 1 Ghz Processzor 512 Mb RAM 200 Mb szabad terület a merevlemezen Windows XP vagy újabb opreációs rendszer Program használatba vétele Win XP esetén a program indító ikonján a windows 2000-es kompatibilitási módot kell beállítani, amennyiben a program felismerhetetlen karaktereket mutat a táblázatokban. (Az indító ikonon jobb egér gombbal kattintunk -> Kompatibilitás -> Windows 2000) Win 7, Win Vista esetén a programot rendszergazdai módban kell indítani. (Az indító ikonon jobb egér gombbal kattintunk -> Tulajdonságok -> Parancsikon Fül -> Speciális gomb -> Futtatás rendszergazdaként bepipálása.) A telepítés befejezése után az asztalon találhatunk egy Iktató ikont amivel a programot indíthatjuk. Belépéshez meg kell adnunk a felhasználói nevünket és jelszavunkat. Ha nem hoztunk létre új felhasználót az első belépéshez a felhasználó név : jcsaba jelszó : jcsaba. Menü Bejelentkezés a programba 3
Felépítése : File Hálózat : A program és az adatbázis server kapcsolata állítható be. Felhasználók : Felhasználók adatait tarthatjuk karban Nyelv : A program nyelvi beállításait végezhatjük el Adatbázis mentés : A program adatiról készíthetünk mentést Logot néz : A program üzeneteit tekinthetjük meg Kilép: A működés befejezése Törzsadatok Partner kategóriák : A partnereket kategóriáit állíthatjuk be. Partnerek : Partnerek adatainak karbantartása Bank : A partnerek által használt bankok adhatóak meg. Pénznemek : A partnerek pénzügyi adatainak megadásakor választhatunk, milyen devizát használnak. Átviteli mód : Az iktatott dokumentumok, átvitelének módjai állíthatóak be (pl.: Fax, Postai kézbesítés, futár ) Iktatószám beállítás : A program automatikusan hozza létre az iktatószámokat, ennek a szabályait adhatjuk meg. Események : Iktatás : Dokumentumok iktatása Lekérdezések Iktatás kimutatás : Az iktatott dokumentumokról kaphatunk jelentéseket, partnerre és iktatás típusra szűrve. Programban használható billentyű parancsok Insert : Hozzáadás F 2 : Módosítás F 3 : Ablakban az 1. beviteli mező aktív F 4 : Ablakban lévő táblázat aktív F 5 : Ablakban lévő táblázatot frissít F 6 : Gyorskeresés F 7 : Összetett keresés F 8 : Mezőket ürít F 9 : Kilép F 10 Törlés 4
: Frissíthetjük a táblázatunk tartalmát : Beviteli mezők ürítésére szolgál : Új értékeket vihetünk fel a lenyíló listákhoz Táblázat értékeinek módosításához a kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. Azokba a mezőkbe ahol nem tudunk értéket beírni a - használhatjuk Joker karakterként. Abban az esetben, ha olyan elemet szeretnénk hozzáadni, ami már létezik, nem kapunk hibaüzenetet, a program automatikusan ahhoz az bejegyzéshez ugrik a táblázatban. Hálózat beállítása Hálózati beállítások Az adatok tárolására szolgáló adatbázis kiszolgáló elérhetőségét tudjuk megadni. Ezeket az adatokat a rendszergazdától kaphatjuk meg, abban az esetben ha mi telepítettük, a telepítés folyamán megadott értékeket kell itt beállítani. Ha a helyi gépre lett telepítve a MySQL server a beállításokon nem szükséges módosítani. (IP cí m : 127.0.0.1 Port : 19854) Felhasználók létrehozása Felhasználók beállítása Ebben az ablakban hozhatunk létre, módosíthatunk és törölhetünk felhasználókat. A felhasználói névnek és jelszónak több mint 4 karakterből kell állni. Minden felhasználónak be tudjuk állítani milyen jogosultságokkal rendelkezik a programon belül, 4 db jogosultsági szint van : Olvas (Az adatokat csak olvashatja, nincs joga módosítani) Ír / olvas (Az adatokat olvashatja, módosíthatja, törléshez nincs joga) Ír / olvas / töröl (Az adatokat olvashatja, módosíthatja, törölhet, nem módosíthatja a felhasználók által használható funkciókat) SuperUser : (Az adatokat olvashatja, módosíthatja, törölhet, módosíthatja a felhasználók által használható funkciókat) 5
Adatbázis mentés A rögzített adatainkról készíthetünk biztonsági mentést, meg kell adnunk a file nevét ahová menteni szeretnénk az adatainkat. Logok megnyitása Logok megnyitása Megtekinthetjük meg a program által végzett műveleteket, a kapott hibaüzeneteket ebben az ablakban bővebb tájékoztatással olvashatjuk. Partnerek Partnerek karbantartása Ebben az ablakban rögzíthetjük a cégünkkel kapcsolatban álló partnerek adatait. Az első fülön a cég elérhetőségeit van lehetőségünk megadni, ha más adatot nem szeretnénk megadni ezen adatok kitöltése után, menthetjük is a partnertörzsbe az partner adatait. A második fülön, megadhatjuk a kapcsolat kezdetét, éves árbevételét a cégnek, illetve hozzáfűzhetünk egy.hosszabb megjegyzést. A harmadik fülön a partner pénzügyi adatait rögzíthetjük. A bankszámla szám rögzítésénél a program minden 8. karakter után automatikusan beszúr egy a hibák elkerülése miatt. 6
A rögzített partner adatokat, módunkban áll nyomtatni több formátumban (nyomtatóra, txt, pdf file-ba). Igény esetén a program excel formátumban exportálja az adatainkat. Amennyiben pdf fileba szeretnénk nyomtatni, a nyomtat gomb lenyomása után, a file -ba való nyomtatást kell választanunk, majd a Floppy-t tartalmazó gombbal kitallózni a mentendő file elérési útját. Bank Bankok karbantartása A partnerek pénzügyi adatainál, lehetőség van a partner által választott bank tárolására ahol a bankszámláját vezeti, a kiválasztható bankok adatait itt tölthe tjük fel. Pénznemek Pénznemek karbantartása A Partnerek pénzügyi adatainak mentésekor lehetőségünk van megadni az éves bevételeit a cégnek, az ott kiválasztható devizák adatait tarthatjuk itt karban. Jelen esetben a váltószámnak nincs jelentősége, a helyes működés érdekében ide számot kell beírnunk. 7
Átviteli mód Átviteli módok karbantartása Lehetőségünk van megadni az iktatott dokumentumaink milyen módon érkeztek a cégünkhöz. Itt tölthetjük fel adatokkal azt a listát amit az iktatás közben ki tudunk vál asztani. Iktatószám beállítása Iktatószám létrehozás szabályainak beállítása 8
A program az iktatószámokat automatikusan hozza létre a választott iktatott dokumentum típusához. Ez az ablak szolgál arra, hogy beállítsuk az általunk iktatott dokumentumok t ípusát úgymint : bejövő levél / kimenő levél / csomag Az iktatószám 3 részből tevődik össze, előtag és 2 db elválasztó karakter. Beviteli mezők jelentése Iktatás típusa : Az itt megadott típusok közül választhatunk majd az iktatás ablakban, az iktatás típusának egyedinek kell lennie. Előtag : Az iktatószámban szereplő előtag, ide érdemes beszédes rövidítéseket megadni pl.: Bejövő levél esetén BL. Elválasztó karakterek : Az iktatószámban szereplő elválasztó karakterek, amik az év, sorszám, és előtag közé kerülnek. Sorrend : Itt három lenyíló listával tudjuk beállítani az iktatószámban milyen sorrendben jelenjenek meg az iktatószám létrehozásához használt elemek (év, sorszám, előtag). A mezők helyes kitöltése után a hozzáad gombbal, létre is hozhatjuk a kív ánt típusokat. Ha módosítani szeretnénk a típusokat, a táblázatban történt dupla kattintás után a beviteli mezők feltöltődnek a megadott értékekkel, ezeket módosítjuk, majd a módosít gombot lenyomva érvényesülnek az új adatok. (A módosítás visszamenőleg n em hat az iktatószámokra!!!). Törléshez a módosításhoz hasonlóan dupla kattintást kell elvégeznünk a táblázatban, utána törlés gomb lenyomásával törölhetjük a feleslegessé vált típust, ha használatban volt már az iktatásban a törlés nem megengedett. Iktatás Iktatott dokumentumok karbantartása Itt rögzíthetjük az általunk iktatni kívánt dokumentumok adatait, amennyiben elektronikus formában is megvannak az iratok, lehetőség van több file csatolására is egy iktatáshoz, ezeket a file-okat könnyedén megnyithatjuk a programból, rengeteg időt spórolva. 9
Iktatás menete 1. lépésként ki kell választanunk milyen típusú iratot szeretnénk iktatni. 2. Ha több felhasználóval használjuk a programot, lehetőségünk van, iktatószámok lefoglalására. Amennyiben tudjuk hány db. Dokumentumot szeretnénk iktatni, és szeretnénk őket, egymást követő iktató számmal ellátni. A lefoglal gomb lenyomása után meg kell adnunk a lefoglalni kívánt iktatószámok darabszámát. A lefoglalás az előzőekben kiválasztott típussal történik. Iktató számok lefoglalása Lefoglalás után az általunk kért iktatószámok bekerülnek az iktatásba, a tárgyuk a következő lesz : Lefoglalta : felhasználó neve. 3. Kiválasztjuk az iktatás irány át, be vagy kimenő a dokumentum. 4. Kitöltünk minden mezőt értelemszerűen. A hozzáadás gomb lenyomása után rögzítésre kerül az iktatás, iktatott dokumentum típusa nem módosítható. Ha módosítani szeretnénk a rögzített dokumentum tulajdonságait, a táblázatban megkeressük, dupla kattintás után a beviteli mezők feltöltődnek a megfelelő értékekk el, a változásokat beírjuk, majd a módosítás gomb lenyomása után elmentjük őket. Lehetőségünk van törölni az iktatott dokumentumok közül, egyetlen kikötés van, csak a legnagyobb sorszámú iktatás törölhető. Törléshez megkeressük a táblázatban a törölni kívá nt bejegyzést, dupla kattintás rajta, utána a törlés gombot kell lenyomnunk, ha nem az utolsó iktatás a választott típusból a program nem engedélyezi a törlést. File-ok csatolása, az iktatott dokumentumok kiválasztjuk a táblázatban, majd lenyomjuk a csatolt file gombot. 10
File csatolása dokumentumhoz A feliratú gombbal kitallózhatjuk a csatolni kívánt file -t, a hozzáadás gomb lenyomása után mentésre kerül a file elérési útja. A módosítás, törlés azonosan történik mint az iktatásnál. Ha olyan dokumentumot törlünk amihez tartozott csatolt file, a fileok is törlődnek a bejegyzések közül. Iktatás jelentés Iktatás jelentés Ebben az ablakban van lehetőségünk kimutatást készíteni, az iktatott dokumentumainkról. Kiválaszthatjuk, milyen dátumok között iktatott elemek adatait szeretnénk látni. Ezen a feltételen kívül választhatunk több szűrési feltétel közül. Tárgy : Az iktatott dokumentum tárgya Partner : A választott partnerrel kapcsolatos dokumentumok listáját tekinthetjük meg Típus : Módunkban áll több iktatás típust lekérdezni egyszerre, a kívánt típusokat ki kell választani a lenyíló listából, utána a hozzáad gombot kell lenyomni, a típus a táblázatba kerül. Lekérdez gomb segítségével megkapjuk a 11
kívánt adatokat. Ha el szeretnénk távolítani egy típust a választottak közül, a töröl gombbal eltávolíthatjuk a feltételek közül. A választható szűrő feltételek logikai és kapcsolatban vannak egymással. A kapott adatokat nyomtathatjuk több formátumban, szükség esetén exportálhatjuk XLS formátumban. Tippek Trükkök : Táblák tartalmát, ha valamelyik mező szerint szeretnénk rendezni, a kívánt oszlop fejlécére kattintva megtehetjük. Táblázatok méretének mentését, a kezelő gombok alatt lévő ablak felületén jobb egérgomb kattintása után tehetjük meg. A felugró menüben a Gri d méret mentésére kell kattintani Az ablakok méretének mentése, ugyancsak jobb egér kattintás után tehető meg. A felugró menüben a méret mentését kell választanunk. Módosítás / Törlés előtt minden esetben dupla kattintás szükséges a táblázaton, vagy a fel le nyíl használata, ebben az esetben is kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel. Gyorskeresés a táblázatokban, a kívánt kifejezést tartalmazó oszlopba kattintunk, ezt követően gépelni kezdjük a keresendő kifejezést. Elérhetőségek : Posta cím :CS-Soft Kft. 4024 Debrecen Burgundia 20 IV / 19 E-mail : Juhasz.csaba@cssoft.hu Mobil : +36 30 235 60 25 Amennyiben kérdése, kérése van, kérem keressen bennünket, szívesen nyújtunk segítséget, telefonon, távelé réssel egyaránt. 12