I. sz. TÁJÉKOZTATÓ Üdvözöljük kiállítóink körében, reméljük rendezvényünk, hozzájárul üzleti elképzeléseik megvalósításához. Összeállításunkban a kiállítással kapcsolatos információkat gyűjtöttük össze. 1. INFORMÁCIÓS ABC BIZTOSÍTÁS 1. Kiállítók felelősségbiztosítása A kiállítóknak kötelező megkötni. A kiállítói felelősségbiztosítás a kiállítók mint ezen biztosítás biztosítottjai - által a HUNGEXPO Zrt-nek mint bérbeadónak, illetve harmadik személynek okozott dologi, vagy személyi sérüléses károkból származó kártérítési kötelezettségekre nyújt fedezetet, 100.000,- Ft önrészesedéssel. A kiállító felelősségbiztosítás díja a területbérleti díj 1%-a, melyet a Hungexpo Zrt. számláz ki a területbérlő kiállítók felé, és amelyet átutalással a Hungexpo Zrt.-nek kell megfizetni. Figyelem! Ez a biztosítás a kiállító hibájából a saját vagyontárgyaiban bekövetkező károkat, a lopás- és rongálási károkat nem fedezi, arra a kiállítói vagyonbiztosítás nyújt fedezetet, mely igény esetén megköthető (Kiállítás- vagyonbiztosítási adatlap). Káresemény bekövetkezésekor követendő eljárás: a káreseményt követően a helyszínt rögzíteni kell, a sérült vagyontárgyakat a biztosító kárszemléjéig meg kell őrizni, lehetőség szerint az eseményekről, helyszínről fényképfelvételt kell készíteni. A károkozó és a kárt elszenvedő kötelesek a káreseményről jegyzőkönyvet készíteni, melyben az eseményt részletesen leírják, a károkozó a felelősségét egyértelműen elismeri, a kárt szenvedő, pedig jelzi a becsült kárértéket. Ezután haladéktalanul értesítik a HUNGEXPO Zrt. biztosításokért felelős munkatársát (263-6251), vagy a Zrt. Rendezvény Koordinációs részlegét, akik gondoskodnak a káresemény biztosító felé történő bejelentéséről és a további teendők koordinálásáról. 2. Kiállítók vagyonbiztosítása A HUNGEXPO Zrt lehetőséget nyújt kiállítás vagyonbiztosítási szerződés megkötésére, mely fedezetet nyújt a kiállított vagyontárgyakban bekövetkező, a kiállítás vagyonbiztosítási adatlapon feltüntetett feltételek szerint biztosítási eseménynek számító káresemények következtében fellépő veszteségekre. A biztosítás biztosított által viselt önrészesedése 50.000.-Ft, mely a kártérítés összegéből levonásra kerül. A biztosítás díját legkésőbb a biztosítás kockázatviselésének napján kell a Hungexpo Zrt. részére megfizetni. A biztosítás megköthető a kiállítás vagyonbiztosítási adatlap kitöltésével és a HUNGEXPO Zrt. részére való visszajuttatásával, mellyel kiállító jelzi a biztosítás megkötésének szándékát. Ezt követően a biztosítás megkötését a Generali Providencia Biztosító Zrt. képviselője koordinálja. A képviselő elérhetőségét az adatlap tartalmazza. Biztosítási ügyekben felvilágosítást kérhetnek a +36/20-965-1901 telefonszámon. A káreset bejelentése a Generali Providencia Zrt., +36/20-965-1901 telefonszámon a biztosítási képviselőnél; Buró Mariannál, és egyidejűleg a Rendezvény Koordinációnál a 263-6323 fax számon történik. Internetes kárbejelentés/online ügyfélszolgálat: www.generali.hu
2 KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ A Kiállítói Regisztráció a K épület aulájában Építés ideje alatt: November 3-5. 8.00-17.00 óráig, November 6 VASÁRNAP ZÁRVA November 7-8 8.00-17.00 óráig, Nyitva tartás ideje alatt: Bontás ideje alatt: November 9-11. 8.00-18.00 óráig November 12. 8.00-16.00 óráig November 13. 8.00-14.00 óráig November 14. 8.00-16.00 óráig Az építési időszakban a kiállítók területbérleti díjaik rendezése, valamint a leadott standépítési terveik jóváhagyása után itt vehetik át az építési és bontási, valamint a négyzetméter után járó kiállítói belépőket, katalógust, az építési és üzemelési időszak alatt szükséges információkat tartalmazó II. sz. Tájékoztatót és egyéb dokumentumokat. A helyszíni szolgáltatások ellenértékét tartalmazó számlát a Regisztrációs pult munkatársai az üzemelési idő alatt eljuttatják a kiállítók részére, a zárási információkat tartalmazó III. sz. Tájékoztatóval együtt. Számláik rendezése után itt adjuk át Önöknek a terület elhagyásához szükséges "Árukiszállítási engedélyt", illetve vámáruk esetén a "Masped-Expo értesítőt". PARKOLÁS Kiállítói parkoló az üzemelés alatt az A parkoló, melyet az előre megváltott bérletekkel, vagy napi parkolójegyekkel vehetnek igénybe. A parkoló bérletek a K épületben üzemelő Főpénztárban vásárolhatók meg 2.500,- Ft/db áron. A napi parkolójegy ára 1.200,-Ft, melyet a parkolóba behajtáskor a helyszínen kell megváltani. Az építési és bontási időszakban az időszakra érvényes belépővel rendelkező kiállítók, kivitelezők az A parkolót díjmentesen vehetik igénybe. SZÁLLÍTMÁNYOZÁS RAKODÁS -VÁMKEZELÉS A HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területén megrendezésre kerülő rendezvények kapcsán szükséges emelőgépes anyagmozgatást és szállítmányozói szolgáltatást a HUNGEXPO logisztikai együttműködő partnereként - csak a MASPED-EXPO Kft. végezhet. Ez alól kivételt képez a hátsóemelőfalas tehergépkocsikkal végzett rakodás, továbbá a darus emelőgéppel felszerelt tehergépkocsik által szállított áru rakodása, ha a magyar forgalmi engedéllyel rendelkező teherautó és az általa szállított áru is a kiállító/standépítő cég saját tulajdonában van. (A rakodást csak a munkabiztonsági előírások betartásával és érvényes felelősségbiztosítás fedezete mellett lehet végezni. Ennek betartását a HUNGEXPO Zrt. saját hatáskörben ellenőrzi.) Vámárukat csak a VI. sz. kapun keresztül lehet területre be- ill.kiszállítani. Itt található a Masped- Expo Kft. irodája, ahol a szükséges vámkezelési eljárás elvégezhető. További információ: Masped-Expo Kft., Tel: 263-6108,263-6110, Fax:263-6109 e-mail:maspedexpo.bnv@masped.hu A Masped-Expo Kft. a BUDATRANSPACK PRINTEXPO PROMOTION SERVICE EXPO kiállításokhoz kapcsolódó nyitva tartási rendje: Az építés ideje alatt: November 03-04 8.00-17.00
3 November 05. 8.00-12.00 November 06. zárva November 07-08. 8.00-17.00 Nyitva tartás alatt: November 09-10. 8.00-15.00 November 11. 8.00-20.00 A bontás ideje alatt: November 12 8.00-12.00 November 13. csak 48 órával korábban bejelentett igény esetén November 14. 8.00-17.00 SAJTÓINFORMÁCIÓ Az újságírók friss, gyors és hiteles informálása érdekében kérjük Önöket, jelezzenek a PR és Sajtó részlegnek minden olyan tájékoztatót, találkozót és eseményt, amely számot tarthat az újságírók, lapok és a közvélemény érdeklődésére. Egyidejűleg lehetőséget biztosítunk arra, hogy a Sajtóközpontban szakanyagokat és egyéb írásos tájékoztatókat helyezzenek el. A kiállítás sajtóreferense: Pákozdi József (tel: (06-30) 250-3680, pakozdi.jozsef1@hungexpo.hu) STANDÉPÍTÉS FELHÍVJUK SZÍVES FIGYELMÜKET, HOGY A TERÜLETRE CSAK ÉRVÉNYES ÉPÍTÉSI- BONTÁSI BELÉPŐVEL LEHET BELÉPNI, AZ ÉPÍTÉST IS CSAK EZEKKEL A BELÉPŐKKEL KEZDHETIK MEG. A BELÉPŐKET A KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓBAN VEHETIK ÁT, BEFIZETETT STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓ ÉS HELYDÍJ, VALAMINT ENGEDÉLYEZETT STANDTERV ESETÉN. Felhívjuk szíves figyelmüket az Általános Üzemeltetési és Működési Szabályzat gondos áttanulmányozására és a vonatkozó előírások betartására: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2011 Kérjük, már a megjelenési koncepció kialakítása során figyelembe venni hogy a G pavilonban a stand szerkezeti magassága nem haladhatja meg az 5,7 métert. A többi pavilonban a maximális beépítési magasság csarnokonként eltérő. A stand szerkezeti elemei nem haladhatják meg a kiállítási terület vonalát. A Hungexpo Zrt. vagyonának megóvása érdekében standépítési kauciót vezetett be. Kauciót kell fizetnie valamennyi külső kivitelezőnek, valamint azon kiállítóknak, akik maguk építik standjukat, kiállítási helyüket. Nem kell kauciót fizetni azoknak a kiállítóknak, akik egység vagy egyedi Standjuk építését a Hungexpo Zrt-nél rendelik meg. A Kaució célja mindazon kár fedezése, ami a Kiállítási hely és/vagy felépítményeken okozott károk megtérítése (javítás, pótlás). A Hungexpo Zrt. A Kaucióból jogosult levonni mindazon összegeket, amelyeket e károk elhárítására fordított. A Kiállítási hely hibátlan visszaadásakor a Hungexpo Zrt. a Kaució teljes összegét visszafizeti. STANDVILÁGÍTÁS A kiállító a rendezvény időszaka alatt köteles távozás előtt gondoskodni a standvilágítás lekapcsolásáról, a standon levő elektromos berendezések és gépek áramtalanításáról. Ennek elmulasztása esetén biztonsági okokból a HUNGEXPO Zrt. az elektromos rendszereket a közműalagúban teljes egészében lekapcsolja, így az éjszakai áramellátást biztosító szakaszok is
4 lekapcsolásra kerülnek. Ebből eredően a kiállító saját standján és az azonos szakaszra csatlakoztatott szomszédos kiállítók standján keletkező esetleges károkért is a lekapcsolást elmulasztó kiállítót terheli a felelősség. Éjszakai áramellátást igénylő készülékek (pl. hűtő) részére a főkapcsoló előtt, egy külön áramkör kiépítése szükséges. SZÁMLÁK RENDEZÉSE Területbérleti díjukról az építés megkezdése előtt 30 nappal előlegbekérőt állítunk ki. Az építést csak a helydíj befizetése után lehet megkezdeni, ezért kérjük, hogy helydíj előleget az előlegbekérőn feltüntetett időpontig rendezzék. Az előleg bekérése után kiállítjuk az előlegfizetést igazoló ÁFA visszatérítésre jogosító előlegszámlát. A rendezvény alatt elkészítjük a helydíj végszámlájukat, melyben lehetőség van az esetleges különbözetek rendezésére. Ugyanakkor állítjuk ki az Önök által rendelt helyszíni szolgáltatások számláját. A rendezvényen igénybevett szolgáltatásokat tartalmazó számláikat a rendezvény zárásáig kérjük kiegyenlíteni. Számláikat rendezhetik készpénzzel vagy hitelkártyával a Főpénztárban (K épület), illetve átutalással. Főpénztárunkban az alábbi hitelkártyákkal fizethet: VISA, VISA Electron, Eurocard Mastercard, Cirrus Maestro, American Express, JCB. Amennyiben a helydíjszámla végösszege nem folyt be az építési idő kezdetéig a HUNGEXPO Zrt. számlájára, az átutalásról kizárólag bankszámla kivonatot, vagy terhelési értesítést fogadunk el a Kiállítói Regisztrációnál. TAKARÍTÁS Ezúton értesítjük kiállítóinkat, hogy a pavilonok és szabad területek általános takarításán kívül a standok napi takarítását is biztosítjuk. Az építés és bontás utáni takarítást megrendeléseik alapján teljesítjük. A standok építés utáni nagytakarítását, ill. a bérelt terület bontás utáni takarítását személyesen a Kiállítói Regisztrációban, vagy online a Hungexpo ZRt. honlapján lehet megrendelni: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2011 TERVEK ENGEDÉLYEZTETÉSE Felhívjuk szíves figyelmüket az Általános Üzemeltetési és Működési Szabályzat gondos áttanulmányozására és a vonatkozó előírások betartására: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2011 A HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területén csak a Műszaki Üzemeltetés által jóváhagyott tervek alapján lehet az építési munkát megkezdeni. A terveket a rendezvény építése előtt 2 héttel kell benyújtani az Ügyfélszolgálaton keresztül 1 példányban, melyet a Rendezvény Koordináció és a Tűz- és Munkavédelem engedélyez. Egyszerű stand esetében a fedett területen engedélyezési terv helyett a "Standépítési tervdokumentáció" című nyomtatványt kell kiállítani: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasokmegrendelese-2011 A szabad területen csak lakókocsi, sátor, önjáró gép, gépjármű vagy konténer elhelyezésekor nyilatkozat megküldése mellett egy magassági paramétereket is tartalmazó telepítési vázlat (helyszínrajz), minden más esetben tervdokumentáció benyújtása szükséges. Emeletes stand esetén a tervdokumentációhoz csatolni kell a standszomszédok írásos beleegyezési nyilatkozatát.
5 Az A,B,D, F és G pavilonok térrács szerkezetére kizárólag az installáció feletti területen, előzetes engedély alapján a kiállítással összefüggő reklámanyag illetve világítást hordozó keret függeszthető. A függesztési kérelem megrendelő ívet és a megértést segítő vázlatrajzot legkésőbb 2 héttel a rendezvény építése előtt, 1 példányban kell benyújtani az Ügyfélszolgálaton. Az engedély nélkül, vagy nem az engedélynek megfelelően szerelt függesztést a HUNGEXPO Zrt. a kiállító költségére és veszélyére lebontathatja. A kivitelezés felelős vezetője a bérelt területet a rendezvény koordinációs munkatárstól veheti át. VAGYONVÉDELEM A pavilonok nyitvatartási időn kívüli általános őrzését biztosítjuk. A kiállítási csarnokokban az esti zárás és a reggeli nyitás közötti időben sem saját, sem HUNGEXPO Zrt-től rendelt őrszemélyzet nem tartózkodhat. A pavilonok nyitva tartása alatt kiállítási, felszerelési tárgyainak őrzéséről a kiállítónak kell gondoskodni. Szabad területi standok, kiállítási tárgyak őrzése, illetve őriztetése mindenkor a kiállító feladata. Saját személyzettel történő őrzés esetén az őrzési tervet a kiállítás megnyitása előtt minimum 48 órával a Rendészettel egyeztetni szíveskedjenek. Az őrszemélyzet részére belépési és benn tartózkodási engedély is itt igényelhető. Fegyveres, illetve kutyás őr alkalmazása esetén külön engedélyt kell kérni. Külön felhívjuk kiállítóink szíves figyelmét, hogy a nyitás előtti este és a zárás estéjén fokozottabb vagyonvédelem szükséges! A kiállítónak a standján esetlegesen előforduló bármilyen káreseményt azonnal jelentenie kell a rendezvény koordinációs munkatárs felé. A standépítmények, mint ideiglenes építmények vagyonvédelmi szempontból nem nyújtanak biztonságot az értékek őrzésére! Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a pavilonokban biztonsági és vagyonvédelmi szempontból elektronikus térfigyelő rendszert üzemeltetünk. Ezek a HUNGEXPO Zrt. pavilonjainak és nem a kiállítási standok védelmét szolgálják. Műszaki és adatvédelmi okok miatt kiállítói standokkal kapcsolatosan nem adható ki információ. ZAJVÉDELEM Amennyiben a standon üzemelési időszakban hangosított műsort kívánnak adni kérjük, hogy a szomszédokkal egyeztetett műsortervet a szervezők részére juttassák el. Kérjük a hangszórókat a stand belseje felé irányítani. Amennyiben a hangnyomás szint a stand területhatárain a 80 dba értéket, ill. a tárgyalóban a 75 dba értéket eléri vagy meghaladja, abban az esetben a HUNGEXPO Zrt. az energia szolgáltatást megszüntetheti. 2. RENDEZVÉNNYEL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK 2.1 Pavilonok nyitva tartása kiállítók részére Pavilonok nyitva tartása Megjegyzés Építési idő November 3-5 November 6 November 7 8.00-20.00 ZÁRVA 8.00-20.00 November 8 8.00-18.00 építés befejezése November 8 18.00-22.00 standon belüli árurendezés, terhelési próba Üzemelési November 9 6.00-19.00 idő November 10 7.00-19.00 November 11 7.00-18.00 18.00-19.00 18-órától: kölcsönzött bútorok, telefonok, dísznövények visszaszállítása
6 Bontási idő November 12-14. 19.00-22.00 Értékek, kis terjedelmű kiállítási tárgyak elszállítása. A kiállítók gépjárművei 18:00 órától hajthatnak be a HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területére, a pavilonhoz 19:00 órától. A zárás estéjén a pavilonokba beállni nem lehet, ezért javasoljuk, hogy kézikocsiról gondoskodjanak. 8.00-19.00 A rendezvény koordinációs munkatárs részére a terület átadása eredeti állapotban. Nyitva tartás látogatók részére: November 9-11. 10.00-18.00 óráig Diáknap: November 11.péntek Párhuzamos rendezvény: AUTÓTECHNIKA szakkiállítás november 10-12. B pavilion Rendezvény helyszíne: HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont, G pavilon 2.2 Közérdekű telefonszámok: Kiállítási igazgató: Szilvási Krisztina (tel: 263-6075), Kele András (tel: 263-6265) Szervezők Telefonszám Fax Faluközi Zsófia (Budatranspack, Promotion) 263-6103 263-6086 Simon Valéria (Printexpo) 263-6549 Horvát Katalin (Budatranspack, Printexpo) 263-6443 Dugonics Eszter (Service Expo) 263-6203 Marketing manager Totth Fruzsina 263-6524 263-6370 Rendezvény koordinációs munkatárs telefonszám e-mail Koordinációs munkatárs 06/30/823-7863 koordinacio@hungexpo.hu Tűzeset bejelentése 263-6205 Rendészeti Ügyelet 263-6151 Szervezeti egység Telefon Fax Helye Vásárinformáció 263-6101 263-6098 K ép. aula Kiállítói regisztráció Főpénztár 263-6582 K. épület Számlázás 263-6578 K. épület Elsősegélynyújtó ügyelet 263-6004 33. épület Sajtó 263-6212 263-6135 K. Épület 263-6310 263-6310 I. Fogadó MASPED-EXPO Kft. 263-6110 263-6109 VI.sz kapu RENT IT. Service stand G-pav. - HUNGEXPO Zrt. irodáinak központi száma: 263-6000
7 2.3 A rendezvényekre vásárolható belépőjegyek, parkolójegyek és katalógusok: Napi szakmai belépőjegy helyszínen Kiállítási katalógus Parkoló bérlet 2 500,- Ft 1 500,- Ft 2 500,- Ft 2.4 A Főpénztár nyitva tartása: ( K épület aula) Építés ideje alatt: November 3-5. 8.00-17.00 óráig, November 6. VASÁRNAP ZÁRVA November 7-8. 8.00-17.00 óráig, Nyitva tartás ideje alatt: November 9-11. 8.00-18.00 óráig Bontás ideje alatt: November 12. 8.00-16.00 óráig November 13. 8.00-14.00 óráig November 14. 8.00-16.00 óráig 2.5. Kiállítói meghívók A Meghívó megrendelőlap a kiállítások weboldalairól letölthető, mellyel meghívókat igényelhetnek. A regisztrációs lapként is szolgáló meghívóval lehetőséget biztosítunk Önöknek arra, hogy partnereiket meghívják a kiállításra. A meghívókat ingyenesen bocsátjuk rendelkezésre és a kiállítások weboldalain is lehetőség van on-line regisztráció esetén ingyenes belépésre 2.6. Területnagyság után járó belépőjegyek: Kiállítóinknak 12 m²-ig 4 db, e felett 10 m²-enként további 2 db kiállítói belépőt biztosítunk. Reméljük fenti tájékoztatónk az Önök megelégedésére szolgált, ezzel is elősegítve kiállítási részvételük hatékonyságát. Amennyiben további információra lenne szükségük, kérjük forduljanak kiállításunk szervezőihez. Köszönjük együttműködésüket!