FELHASZNÁLÓI ÚTMUTATÓ A GAMF KAR SZAKDOLGOZATI RENDSZERÉHEZ http://www.kefo.hu/gamfszakdolgozat/ 1. Regisztráció, belépés A szakdolgozati rendszerben a szakdolgozni kívánó, alapszakos (BSc) hallgatók regisztráció után rendelkezhetnek felhasználói névvel és jelszóval. A felső menüben megtalálható Regisztráció menüpont kiválasztásával az 1. ábrán látható űrlapon adhatóak meg a hallgatói adatok. 1. ábra. Regisztrációs ablak hallgatók számára Az űrlap minden mezőjét ki kell tölteni. Az adminisztráció megfelelő biztosítása érdekében fontos, hogy a nevét az ETR-ben szereplő nevével megegyezően adja meg! A rendszertől számos esetben így már a regisztráció során is értesítő levelet fog kapni, ezért fontos, hogy valódi, rendszeresen olvasott elektronikus levélcímet adjon meg! A jelszó 4-20 karakterből (kis- és nagybetűk, számok, további írásjelek) állhat, de nem tartalmazhatja a következő karaktereket: ' ` " \ / * % Az űrlap az esetleges hibákra felugró párbeszédablakokban figyelmezteti a felhasználót. A regisztrációs űrlap hibátlan kitöltése után a szakdolgozati rendszer az Ön által megadott elektronikus levélcímre egy ellenőrző levelet küld. Az ebben található hivatkozás megnyitásával véglegesítheti regisztrációját. Sikeres regisztrációt követően, a felső menü Belépés menüpontjában beléphet az oldalra az elektronikus levélcímével és a regisztráció során választott jelszavával. A sikeres belépést követően a felső menüben új menüpontok jelennek meg, a láblécen pedig megjelenik a felhasználó neve. 2. Szakdolgozati témajavaslat és feladatlap kezelése 2.1. Az alapértelmezett félév beállítása, a témajavaslat feltöltése A Feladatlap kezelése menüben van lehetősége a szakdolgozati témajavaslat feltöltésére. A témajavaslat feltöltése előtt módosíthatja az alapértelmezett félévet a képernyő jobb felső sarkában (2. ábra). A beállított félévet a rendszer megjegyzi, így a félév során nem szükséges ennek módosítása. A témajavaslat feltöltése előtt azt a félévet válassza ki, amelynek végén szakdolgozatát leadni kívánja! Kérjük, a felöltés előtt személyesen is egyeztessen a konzulenssel, mert csak akkor válik érvényessé a szakdolgozati feladat, ha azt a konzulens és a tanszék is jóváhagyta.
2. ábra. Az alapértelmezett félév beállítása A témajavaslat feltöltése során a 3. ábrán látható űrlapot kell kitöltenie. Csillag jelöli azokat a mezőket, amelyeket kötelező kitölteni. A munkarend, szak és szakirány rovatokat a valóságnak megfelelően kell megadni (ha a hallgató már szakirányosodott és csak egy szakra jár, akkor a rendszer ezeket a rovatokat automatikusan kitölti). A felelős tanszék rovatban a konzulens tanszéke jelenik meg, témajavaslatát (ld. 2.4. fejezet) és a dolgozatot ezen a tanszéken kell leadnia. 3. ábra. A témajavaslat feltöltése A szakdolgozat belső konzulensét az űrlapon lévő listából választhatja ki. Ha a szakdolgozat elkészítése során külső konzulens is segíti munkáját, akkor a külső konzulens minden adatát ki kell tölteni. Ebben az esetben a szakdolgozat elkészítésének helye csak a külső konzulens munkahelye lehet. Ha külső konzulense nincs, akkor az elkészítés helye a felelős tanszék. A témajavaslaton legalább négy, legfeljebb nyolc feladatpont jelölhető meg. A feladatpontokat a leendő konzulenssel, konzulensekkel egyeztetve érdemes feltölteni! A rovatok kitöltése után a Mentés gombbal töltheti fel témajavaslat. A sikeres feltöltés eredményét a 4. ábrán láthatja. A témajavaslat tartalmát mindaddig teljes egészében módosíthatja, amíg a szakdolgozat belső konzulense jóvá nem hagyta azt. A konzulens által történő elfogadásról vagy elutasításról, illetve a tanszék által történő elfogadásról vagy elutasításról a szakdolgozati rendszer elektronikus levélben tájékoztatja a hallgatót.
4. ábra. A feltöltött témajavaslat kezelésére szolgáló táblázat 2.2. A feltöltött témajavaslat megtekintése A feltöltés után a témajavaslat minden esetben megtekinthető a Műveletek oszlopban található ikon segítségével. A megtekintést követően a Vissza gombbal zárhatja be a témajavaslat táblázatát (5. ábra). 2.3. A feltöltött témajavaslat módosítása 5. ábra. A szakdolgozati témajavaslat megtekintése A módosítást a ikon segítségével kezdeményezheti. Amíg a belső konzulens nem hagyta jóvá a témajavaslatot (a 4. ábra Állapot mezőjében a konzulens döntésére vár szerepel), addig a 3. ábrán szereplő űrlap minden eleme módosítható. 6. ábra. Feladatpont módosításának kérése
Ha a konzulens jóváhagyta a témajavaslatot, akkor a hallgató csak a feladatpontok módosítását kérheti a témajavaslat véglegesítéséig (6. ábra). A kérés elfogadásáról elektronikus levelet kap a hallgató. Mindaddig, amíg a szakdolgozati témajavaslat véglegesítési határideje nem jár le, a belső konzulens közvetlenül módosíthatja a dolgozat címét és feladatpontjait, továbbá a külső konzulens adatait. A végzett módosításokról a hallgató tájékoztató levelet kap. A módosítások mentésével együtt a témajavaslat állapota megváltozik, a témajavaslatot a konzulens által elfogadottnak tekinti a rendszer (tehát pl. a hallgató kinyomtathatja a megváltozott témajavaslatot). A témajavaslatot a hallgatónak ki kell nyomtatnia és (aláíratás után) a tanszéken le kell adnia akkor is, ha korábban ezt már megtette. A témajavaslatot a tanszéknek akkor is jóvá kell hagynia, ha azt korábban már megtette. Módosítás esetén a témajavaslattal kapcsolatban korábban beadott, de még elbírálatlan feladatpont-módosítási, áthelyezési vagy titkosítási kérelmek törlésre kerülnek. A korábban elfogadott titkosítás szintén törlésre kerül, a hallgatónak ebben az esetben ismételten kérnie kell a titkosítást, és a megfelelő kérvényt aláíratva le kell adnia a tanszéken. 2.4. A szakdolgozati témajavaslat kinyomtatása, a témajavaslat tanszéki elfogadása A hallgató a ikon segítségével hívhatja elő a szakdolgozati útmutatónak megfelelő, PDFformátumban készült témajavaslat letöltését (7. ábra). A témajavaslat kinyomtatása, a konzulenssel vagy konzulensekkel való aláíratása, majd a felelős tanszékre való eljuttatása a tanszéki befogadás feltétele! Amíg a témajavaslat a tanszékre nem érkezett be, a táblázat Állapot mezőjében a az aláírt témajavaslat még nem érkezett be állapot látható! 7. ábra. A szakdolgozati témajavaslat letöltése Miután a tanszéki adminisztrátor rögzíti a témajavaslat megérkezésének tényét a rendszerben, az Állapot mezőben A tanszék még nem fogadta el a témajavaslat; az aláírt témajavaslat beérkezett. felirat látható. A témajavaslat tanszéki elfogadásáról vagy elutasításáról a hallgató elektronikus levélben értesül. Elutasítás esetén feltétlenül keresse fel konzulensét. Amennyiben még nem zárult le a témajavaslat beadási határideje, lehetősége van a feladatlap módosítására és újbóli beadására. Ebben az esetben ismételten szükséges a konzulens jóváhagyása, majd a témajavaslat kinyomtatása, aláíratása és tanszéken való leadása. A témajavaslat tanszéki elfogadása esetén az Állapot mezőben A tanszék elfogadta a témajavaslatot; az aláírt témajavaslat beérkezett. szöveg olvasható. Ebben az esetben a Műveletek mezőben újabb művelet(ek)re nyílik lehetőség (2.5. és 2.6. fejezet). 2.5. A feladat átvitelének kérése a következő félévre Ha a hallgató az adott félévben nem tudja szakdolgozatát befejezni, akkor a konzultációs időszakban lehetősége van kérni a feladat átvitelét a következő félévre (engedélyezett áthelyezés esetén a hallgató következő félévre felvitt esetleges témajavaslata törlésre kerül). A művelet a ikon segítségével indítható (ha a témajavaslat a tanszék már elfogadta). A megjelenő biztonsági
kérdés (8. ábra) jóváhagyásával a kérelem rögzítésre kerül. A kérelem elfogadásáról a hallgatót elektronikus levélben értesíti a rendszer. 8. ábra. A feladat átvitelének kérése a következő félévre Az áthelyezés jóváhagyásakor a dolgozat állapota A következő félévre átvitt feladat. lesz. Ebben az állapotban csak a témajavaslat megtekintésére van lehetőség. Az áthelyezéssel egyidejűleg a következő félévben új témajavaslatot hozunk létre. Az új témajavaslatot a konzulensnek és a tanszéknek ismételten jóvá kell hagynia, és az esetleges titkosítást (ld. 2.6. fejezet) ismételten kérni kell. 2.6. Titkosítás kérése külső helyszínen készített dolgozat esetén Ha a szakdolgozati feladatot biztosító külső munkahely igényli, a hallgató kérheti a szakdolgozat titkosítását 1-15 évre (ha az elkészítés helye a felelős tanszék, akkor nincs lehetőség titkosítás kérésére). A titkosítás kérése a ikon segítségével indítható. A megjelenő képernyőn (9. ábra) beállítható a kívánt időtartam, majd beküldhető a kérelem. A sikeres beküldésről a 7. ábrán látható táblázat Állapot rovatában megjelenő Titkosítási kérelem benyújtva felirat ad tájékoztatást. A kérelem elfogadásáról a hallgatót elektronikus levélben értesíti a rendszer. 9. ábra. Titkosítás kérése külső helyszínen készítendő dolgozat esetén A titkosítási igény csak akkor lép életbe, ha azt a külső munkahely írásban kéri a felelős tanszéktől. Az ehhez szükséges nyomtatványt a ikon segítségével nyomtathatja ki két példányban. Ezt keltezve és cégszerűen aláíratva kell eljuttatni a felelős tanszék adminisztrátorának, aki az egyik példányt a tanszékvezetővel aláíratva visszaadja a szakdolgozónak. Az így aláírt példányt a szakdolgozó leadja a külső munkahelyen. Amennyiben a korábban titkosítás alá került feladat esetében a titkosság igénye megszűnik, úgy a hallgatónak lehetősége van a titkosítás törlésének kérésére (Ne legyen titkosított választási lehetőség). Ebben az esetben ismételten szükséges a kérelem kinyomtatása ( ikon), a külső konzulens munkahelyével való aláíratása és a tanszéken való leadása. 2.7. A konzultációs bejegyzések megtekintése A szakdolgozat belső konzulensének lehetősége van a konzultációkról rövid emlékeztetőt írni. Ezek az emlékeztetők a hallgató számára is láthatóak (10. ábra), a témajavaslatra vonatkozó táblázat alatt. A bejegyzések az oldal letöltésekor rejtve vannak, a ikon segítségével megjeleníthetők.
10. ábra. Konzultációs bejegyzések 2.8. A szakdolgozat és mellékleteinek feltöltése Amennyiben a szakdolgozati témajavaslatot a tanszék elfogadta, a témajavaslat kinyomtatva és aláírva leadásra került, és a dolgozatra vonatkozóan nincsenek függőben lévő kérelmek, úgy lehetőség van a szakdolgozat feltöltésére. A feltöltés nem helyettesíti a dolgozat bekötött változatának leadását! A szakdolgozat bekötött változatát a konzulensnek kell leadni a vonatkozó Dékáni Utasításnak megfelelő formában és időpontig! A feltöltéshez a Műveletek oszlopban található ikont kell választani (11. ábra). A dolgozat szövegét PDF-formátumban, a további mellékleteket (pl. tervezőprogrammal készített terveket, program forráskódokat) egy fájlban, ZIP-állományként lehet feltölteni. 11. ábra. A szakdolgozat és a mellékletek feltöltése A PDF-állomány feltöltése kötelező. Kérjük, hogy csak a végleges változatot töltse fel, mert a feltöltést követően módosítani csak rendszergazdai közreműködéssel lehetséges! A sikeres feltöltést követően a Műveletek oszlopban a feltöltött állományoknak megfelelően megjelenik a illetve a ikon, amelyek segítségével a feltöltött fájlok letölthetők. 2.9. A szakdolgozat beadásához szüksége adatlap és tulajdonosi nyilatkozat letöltése Ha a szakdolgozat beadható állapotban van, akkor a ikon kiválasztásával kérheti az Adatlap a szakdolgozat leadásához c. dokumentum PDF-állományban való letöltését. A dokumentum tartalmazza a Tulajdonosi nyilatkozatot is. A dokumentumot kinyomtatva, aláírva kell a dolgozathoz mellékelni, de a dolgozatba nem kell beköttetni.
3. A jelszó módosítása 3.1. Jelszó módosítása sikeres belépés esetén A felső menüben található Jelszó módosítása menüpont segítségével megváltoztathatja jelszavát. A 12. ábrán látható űrlapon meg kell adnia eddig használt jelszavát, majd a következő két ablakban az újonnan használni kívánt jelszót. 12. ábra. A jelszó módosítása Az új jelszó két példányának egyezőnek kell lennie, legalább 4, legfeljebb 20 karakterből kell állnia. A jelszó nem tartalmazhatja a ' ` " \ / * % karaktereket. Az űrlap felbukkanó párbeszédablakokkal figyelmeztet ezekre a szabályokra. A Jelszó mentése gombra kattintva a változtatást véglegesítheti. Ha a kitöltés megfelelő volt, akkor a továbbiakban az új jelszavát használhatja. Hiba esetén ismét az űrlapot láthatja, az űrlap felett tájékoztatást kap a hiba okáról. 3.2. Jelszó módosítása elfelejtett jelszó esetén Amennyiben nem emlékszik a jelszavára, úgy a program felső menüjében található Elfelejtett jelszó menüpont segítségével megváltoztathatja jelszavát (ez a menüpont csak be nem jelentkezett felhasználóknak látható). A 13. ábrán látható űrlapon meg kell adnia a felhasználói nevét. Ez nem azonos az EHA-kódjával, hanem - hallgató esetén az az elektronikus cím, amelyet a regisztráció során megadott, - bírálók esetén a bíráló által megadott elektronikus cím, - konzulensek, tanszéki adminisztrátorok esetén a főiskolai levélcím, - szakfelelősök, egységvezetők, oktatásfelelősök esetén a rendszeradminisztrátortól kapott azonosító. 13. ábra. Jelszómódosítást lehetővé tévő levél kérése elfelejtett jelszó esetén Amennyiben a megadott felhasználói név megfelelő, a felhasználó az elküldést követően elektronikus levelet kap a programban tárolt levélcímére. Az abban szereplő hivatkozásra kattintva
24 órán belül lehetősége van (egy alkalommal) új jelszó megadására. Ha mégsem kívánja jelszavát megváltoztatni, akkor a kapott levéllel semmilyen tennivalója nincs. A hivatkozásra kattintva a 12. ábrához hasonló párbeszédablakot láthat, amely természetesen nem tartalmazza a régi jelszó bekérésére szolgáló mezőt. Ha a hivatkozás 24 óránál régebbi, vagy már használta, akkor hibaüzenetet kap. Ebben az esetben ismételten kérni kell a levelet az Elfelejtett jelszó menüpontban. Az új jelszó két példányának egyezőnek kell lennie, legalább 4, legfeljebb 20 karakterből kell állnia. A jelszó nem tartalmazhatja a ' ` " \ / * % karaktereket. Az űrlap felbukkanó párbeszédablakokkal figyelmeztet ezekre a szabályokra. A Jelszó mentése gombra kattintva a változtatást véglegesítheti, a továbbiakban az új jelszavát használhatja. A program egyúttal a beléptetést is elvégzi. Hiba esetén ismét az űrlapot láthatja, az űrlap felett tájékoztatást kap a hiba okáról. 4. Üzenet küldése a webmesternek A webmesternek a szakdolgozat@gamf.kefo.hu elektronikus levélcímen, vagy a Webmesternek menüpontban (14. ábra) lehet üzenetet küldeni. Utóbbi esetben a program a levél másolatát a hallgatónak is kézbesíti. A webmester mindkét esetben a hallgató elektronikus levélcímére küldi válaszát. 14. ábra. Üzenet küldése a webmesternek 5. Kijelentkezés a szakdolgozati rendszerből A szakdolgozati rendszerből a felső menüben található Kilépés menüponttal léphet ki. Kérjük, adatai védelme érdekében minden esetben lépjen ki a rendszerből, ha nem kívánja tovább használni!