Lövöi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata (A módosításokkal egységes szerkezetben) A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. tv. (továbbiakban: Mötv.) 84-86.. alapján Lövő, Völcsej, Nemeskér községek az önkormányzat működésére, valamint a polgármester, vagy a jegyző feladat-és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására közös önkormányzati hivatalt alakítanak és tartanak fenn. A hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásban. A hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának tartalmi elemeit az Államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról kiadott 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet 13. -a szabályozza. 1. Általános rendelkezések 1. A képviselő-testületek a Lövői Közös Önkormányzati Hivatalt a hatáskörébe tartozó önkormányzat működésére, valamint a polgármester, vagy a jegyző feladat-és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására közös önkormányzati hivatalt alakítanak és tartanak fenn. A hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában. (1) A Hivatal elnevezése: Lövői Közös Önkormányzati Hivatal ( továbbiakban: Lövői KÖH ) Székhelye: 9461. Lövő, Fő u.181. Telephelyei: (Ügyfélszolgálati Irodák ) 9462. Völcsej. Fő u. 50. 9471. Nemeskér, Fő u.32. (2) A Lövői KÖH jelzőszámai: Törzsszám: 807041 Adószám: 15807047-1-08 Számlaszám: 59100102-11048390 (Lövő és Vidéke Taksz.) KSH területi számjel: 0831194 TEÁOR 8411 Általános közigazgatás KSH statisztikai számjel 15807047-8411-325-08
(3) A Lövői KÖH-t az 1. számú melléklet szerinti alapító okirattal hozták létre. A Lövői KÖH hatályos egységes szerkezetbe foglalt Alapító Okiratának kelte:2015.április 30., száma:2/2015.az alapítás időpontja: 2013.01.01. (4 ) A Lövői KÖH illetékességi területe: Lövő, Völcsej, Nemeskér községek közigazgatási területe. (5) A Lövői KÖH fenntartói: Lövő Község Önkormányzatának Képviselő-testülete Völcsej Község Önkormányzatának Képviselő-testülete Nemeskér Község Önkormányzatának Képviselő-testülete (6) A Lövői KÖH irányítására jogosult szerve: Lövő Község Önkormányzatának Képviselő-testülete (7) A Lövői KÖH bélyegzői: a) Kör alakú bélyegző: közepén a Magyarország címere helyezkedik el, a köríven a következő felirat olvasható: Lövői Közös Önkormányzati Hivatal, a címer alatt 1-6 között sorszámozva,alatta 9461 Lövő,Fő u.181. b) téglalap alakú bélyegző (fejbélyegző) következő felirattal: Lövői Közös Önkormányzati Hivatal 9461 Lövő, Fő u.181. c.) téglalap alakú bélyegző (fejbélyegző) Lövői Közös Önkormányzati Hivatal érkeztető és iktató bélyegzője ( A bélyegzők lenyomatait az 1. sz. függelék tartalmazza ) d.)a Magyarország címerét is tartalmazó bélyegzőkről a jegyző megbízottja bélyegző nyilvántartást vezet, mely a bélyegzőlenyomat mellett tartalmazza az átvételi dátumot, és az átvevő beosztását és aláírását is. 2. A közös önkormányzati hivatal működése 2. (1)A Lövői KÖH- höz rendelt költségvetési szerv: Lövői Napsugár Óvoda és Bölcsőde. (2)Lövő Községi Önkormányzatának képviselő-testülete, Völcsej Község Önkormányzatának képviselő-testülete, Nemeskér Község Önkormányzatának képviselőtestülete együttes ülésen dönt a Lövői KÖH költségvetéséről. 2
(3) Lövő Község Önkormányzatának, Völcsej Község Önkormányzatának, Nemeskér Község Önkormányzatának költségvetését és zárszámadását, és az azzal kapcsolatos könyvelési, adminisztrációs feladatokat a közös hivatal székhelyén készítik el az Áht és más jogszabályokban foglaltak szerint. (4) Vagyonnyilatkozat tételre kötelezett köztisztviselői beosztások névsorát a 2. számú melléklet tartalmazza. (1) A képviselő-testületek vonatkozásában: o o o o o 3. A Lövői KÖH főbb feladatai 3. előkészíti döntésre az általa meghatározott önkormányzati ügyeket, végrehajtja döntéseit, szervezési, ügyviteli, nyilvántartási, információs és propaganda, illetve egyéb adminisztrációs teendőket végez, ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket jogszabály, a képviselő-testületek, a polgármesterek meghatároznak, mindhárom község Képviselő-testületével kapcsolatos feladatokat a jegyző látja el. (2) Közigazgatási feladatok: Végzi mindazok a döntés előkészítési és végrehajtási feladatokat, amelyeket a Mötv., az 1991. évi XX. törvény (hatásköri törvény), illetve az utóbbi által kapott felhatalmazás alapján kiadott jogszabályok, amelyek a helyi önkormányzatok és szervei részére feladat és hatásköröket állapítanak meg. (3) A köztisztviselők az ügyintézés során a következő általános követelményeket kötelesek betartani: a) az ügyintézés során minden esetben biztosítani kell a törvényesség betartását, b) alapvető követelmény a gyorsaság, a szakszerűség, a bürokrácia mentesség, a határidők betartása, c) a törvényesség szellemében biztosítani kell az állampolgári jogokat és kötelességeket, az ügyfelek érdekében méltányosan kell eljárni, d) elsődleges cél: az önkormányzati érdekek feltárása és érvényre juttatása, e) az ügyintézők kötelesek munkájuk során egymással hatékonyan együttműködni és az ügyfelek részére jogaik biztosítása érdekében a megfelelő felvilágosítást és tájékoztatást megadni, f) a Lövői KÖH köztisztviselői a tudomására jutott állami szolgálati és üzleti (magán) titok tekintetében titoktartási kötelezettség terheli. E titoktartási kötelezettség az adatvédelemről szóló törvény rendelkezéseinek figyelembevételével - kiterjed az ügyfél személyiségi jogainak a védelmére is. A titoktartási kötelezettség a közhivatal betöltése után is fennáll, g) a hivatali dolgozó minden olyan adatot, információt és tényt köteles a jegyző tudomására hozni, amely az előbbi kötelezettséget befolyásolja. 3
(4)A Lövői KÖH mint költségvetési szerv alaptevékenységének kormányzati funkciók szerinti megjelölését,a hivatal alaptevékenységét és szakágazati besorolását a Lövői KÖH Alapító Okirata tartalmazza. A hivatal vállalkozási tevékenységet nem végez. 3/A. A Lövői KÖH gazdálkodása és alapvető feladatai 1. A Lövői KÖH gazdálkodása (1)A Lövői KÖH a helyi önkormányzatok gazdálkodásának végrehajtó szerve. (2)A Lövői KÖH gazdálkodását: - a belső ellenőr, - Magyar Államkincstár és az - Állami Számvevőszék ellenőrzi. (3)A Lövői KÖH gazdálkodásával kapcsolatos szabályokat az alábbi mindenkor hatályos szabályzatok, utasítások tartalmazzák: ca) Számviteli rend, cb) Számviteli politika, cc) Pénzkezelési Szabályzat, cd) Operatív gazdálkodási jogkörök gyakorlásáról szóló szabályzat, ce) Selejtezési szabályzat, cf) Leltározási és leltárkészítési szabályzat, cg) Belső kontrollrendszer szabályzat, ch) Eszközök és források értékelési szabályzata, ci) Folyamatba épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés (FEUVE), cj) Kockázatkezelési szabályzat, ck) Önköltségszámítás szabályzat, cl)kiküldetési szabályzat. (4) A feladatellátás (végrehajtás) szervezeti, személyi, pénzügyi, gazdasági feltételeit a fenntartó, felügyeleti szerv biztosítja. A képviselő-testületek biztosítják és bocsátják rendelkezésre az önkormányzatok tulajdonában lévő feladatvégzéshez szükséges vagyon- és pénzeszközt. (5)A pénzügyi gazdálkodási feladatokat a Lövői KÖH, gazdálkodási ügyintéző köztisztviselői látják el. (6) A Lövői KÖH az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság szempontjából: teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv. (7) A feladatellátás forrásai: - normatív állami hozzájárulás, - helyi önkormányzatok költségvetése (önkormányzati támogatás), - átvett pénzeszközök, - saját bevételek. 4
(8) Költségvetés, költségvetési előirányzatok: - A gesztor Lövő Község Önkormányzata éves költségvetési rendelete magába foglalja a Lövői KÖH elkülönített költségvetési előirányzatait. - a Lövői KÖH a jóváhagyott költségvetési előirányzat keretein belül gazdálkodik az államháztartási törvényben, a végrehajtására kiadott kormányrendeletben, az önkormányzati törvényben meghatározott feltételek mellett, a gazdasági-pénzügyi szabályzatokban, a fenntartók, felügyeleti szervek döntéseiben foglaltak szerint. (9) A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírások: - A költségvetés tervezésére, a jóváhagyott költségvetési előirányzatok felhasználására, a költségvetés végrehajtására, beszámolására vonatkozóan a külön szabályzatok rendelkezései irányadók. - Létszám és személyi juttatás előirányzat: - A hivatal a létszám és személyi juttatások előirányzatával a létszám- és illetmény előirányzat keretei között önállóan gazdálkodik. - A létszám- és illetménygazdálkodásra a vonatkozó központi (az államháztartásról szóló törvény és a végrehajtására kiadott rendeletek) jogszabályokban, az éves költségvetési rendeletben, a külön szabályzatokban foglaltak irányadók. (10) Operatív gazdálkodás, költségvetés végrehajtásának folyamata: - A kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzés és az érvényesítés rendjét az erre vonatkozó külön szabályzatok, ill. eseti felhatalmazások tartalmazzák. - Felelősségi szabályok: az államháztartási törvényben és az államháztartás működési rendjét szabályozó kormányrendeletben meghatározott a költségvetés végrehajtásával összefüggő alapvető felelősségi szabályok, valamint a külön szabályzatok az irányadók. - Gazdálkodási jogosultságok, rendelkezési jogkörök -a gazdálkodás vitelével összefüggő jogosítványok, egyes gazdálkodási jogosultságok gyakorlására a külön szabályzatokban meghatározottak, a munkaköri leírásban foglaltak vonatkoznak, illetve esetenként névre szólóan kiadott megbízásokban, felhatalmazásokban rögzítettek szerint gyakorolhatók; -a pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatkörének és munkakörének részletes meghatározását munkaköri leírás tartalmazza. (11)A költségvetési szerv általános forgalmi adó alanyisága: ÁFA körbe nem tartozó adóalany 2. Vagyon, vagyonnal való rendelkezés (1)A vagyonnal felelős módon, rendeltetésszerűen kell gazdálkodni. (2)Ingatlanvagyon: - Az önkormányzatok a Lövői KÖH működéséhez szükséges, a törzsvagyon körébe tartozó vagyontárgyakat (hivatali épületeket) a költségvetési szerv ingyenes használatába adják. - A vagyon kezelésére, használatára, hasznosítására, értékesítésére az önkormányzatok külön rendeletében foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni. - A használatba adott ingatlan vagyonnal való rendelkezési jog gyakorlására a vagyonrendelet szabályai irányadók. 5
(3)Ingóvagyon: - Az önkormányzatok könyvviteli nyilvántartásaiban, valamint vagyonleltáraiban szereplő, a hivatali feladatok ellátását szolgáló ingó vagyontárgyak tekintetében a Közös Hivatalt ingyenes használati jog illeti meg. 4. A jegyzővel kapcsolatos általános rendelkezések 4.. (1) A Lövői KÖH jegyzőjének kinevezése a Mötv. és a Kttv. előírásai szerint történik. A jegyzőre vonatkozó egyéb rendelkezéseket a Lövői KÖH működésével kapcsolatos megállapodás tartalmazza. (2) A Lövői KÖH-t a jegyző vezeti, aki felelős annak törvényes és eredményes működéséért. (3) A jegyző vagy a megbízottja köteles mindegyik képviselő-testületi, bizottsági ülésen részt venni és ott a szükséges tájékoztatást megadni. (4) A Lövői KÖH köztisztviselőinek munkaköri leírásait a jegyző készíti el.( A munkaköri leírásokat a 2. számú függelék tartalmazza, a Lövői KÖH szervezeti ábráját a 3.számú függelék tartalmazza. 5. A jegyző főbb feladatai 5. (1) A jegyző vezeti a Lövői KÖH-t, gondoskodik az önkormányzatok működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról. (2) A jegyző ellátja a képviselő-testületek, bizottságok, a települési képviselők működésével kapcsolatos igazgatási feladatokat, a polgármesterek hatáskörébe tartozó államigazgatási döntések előkészítését és végrehajtását. Ebben a körben: elkészíti a képviselő-testületi ülés, a bizottságok elé kerülő előterjesztéseket, ellátja a testületek, a bizottságok szervezési és ügyviteli tevékenységével kapcsolatos feladatokat, tanácskozási joggal részt vesz a testületek, a bizottságok ülésein, törvényességi észrevételt tehet a szavazás előtt az előterjesztés vitájában, gondoskodik a testületi ülés jegyzőkönyvének elkészítéséről, azt a polgármesterrel együtt aláírja (Lövő Község Önkormányzata Képviselő-testületének jegyzőkönyveinél a polgármesterrel és a jegyzőkönyv hitelesítővel együtt aláírja ) és 15 napon belül a Nemzeti Jogszabálytáron keresztül - megküldi a Kormányhivatalnak, rendszeresen tájékoztatja a polgármestereket, a képviselő-testületeket, a bizottságokat, az önkormányzat munkáját érintő jogszabályokról, a hivatal munkájáról és az ügyintézésről. 6
(3) A jegyző egyéb feladatai: döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket, ellátja a jogszabályban előírt államigazgatási feladatokat és hatósági hatásköröket, dönt a hatáskörébe utalt ügyekben, hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, a Lövő Község Önkormányzata polgármesterének egyetértésével gyakorolja a munkáltatói jogokat a köztisztviselők tekintetében (kinevezés, felmentés, jutalmazás), ellátja az államigazgatási tevékenység egyszerűsítésével, korszerűsítésével kapcsolatos feladatokat, szervezi a jogi felvilágosító munkát, évente egyszer beszámol a képviselő-testületek előtt a Lövői KÖH munkájáról és az ügyintézésről, összehangolja a Lövői KÖH munkáját, képviseli a Lövői KÖH-t. A Lövői KÖH belső szervezeti egységei: 6. A Lövői KÖH szervezeti felépítése, létszáma 6. a) Hivatali székhelye: 9461 Lövő,Fő u.181. b) Telephelyei (ügyfélszolgálati irodák): 9462 Völcsej, Fő u.50. 9471 Nemeskér, Fő u.32. (1) A Lövői KÖH létszáma: 6 fő 7. jegyző pénzügyi ügyintéző adóügyi ügyintéző igazgatási ügyintéző 1 fő 3 fő 1 fő 1 fő A köztisztviselők teljes munkaidőben foglalkoztatottak. (2) A Lövői KÖH munkarendje: Hétfő: 7.30 16.00 Kedd: 7.30 16.00 Szerda: 7.30 16.00 Csütörtök: 7.30 16.00 Péntek: 7.30 13.30 (3) A Lövői KÖH ügyfélfogadási ideje székhelyen: 7
Hétfő: 08.00 12.00 és 13.00 16.00 Kedd: 08.00 12.00 és 13,00 16.00 Szerda: 08.00-12.00 és 13,00 16.00 Csütörtök: 08.00 12.00 és 13,00-16.00 Péntek: 08.00 12.00 (4) Az ügyintézők ügyfélfogadási ideje az ügyfélszolgálati irodákon: Völcsej: Hétfő: 13.00 16.00 Nemeskér: Kedd: 10.30-15.00 (5)A jegyző ügyfélfogadási rendje: Lövő: A hét minden munkanapján ügyfélfogadási időben félfogadást tart,amennyiben a Hivatalban tartózkodik. Völcsej: Péntek 11.00-13.00 Nemeskér: Kedd 13.00-15.00 7. A Lövői KÖH köztisztviselői 8. (1) A Lövői KÖH dolgozói a helyszínen kötelesek a szükséges felvilágosításokat megadni az ügyfelek számára, az általuk kért beadvány űrlapokat átadni, az ügyfelek beadványait átvenni és a helyben elintézhető ügyeket elintézni. Szükség esetén jogsegély szolgálatot nyújtani. (2) Az ügyfélfogadási napok és az érdemi munkához szükséges létszám megszervezése a jegyző feladata. (3) Munkaidőn kívül, illetve a heti szabad- és pihenőnapokon is el kell látni az alábbi szolgáltatásokat: házasságkötés névadó ünnepség választások, népszavazás lebonyolítása testületi ülések, közmeghallgatások halasztást nem tűrő közérdekű feladatok 9. (1) Külszolgálat, illetve kiküldetés teljesítése a jegyző előzetes engedélye alapján történhet. (2) A dolgozó kiküldetése során felmerülő költségek elszámolása utólag történik. Az útiszámlákat a jegyző igazolása után lehet számfejteni. 8
10. A Lövői KÖH irányítási feladatainak összehangolására a polgármesterek szükség szerint ülést hívhatnak össze. 8. Pénzügyi, számviteli rend 11. (1) A Lövői KÖH pénzügyi számviteli rendjét külön szabályzat tartalmazza. A közös önkormányzati hivatal és hivatalhoz tartozó önkormányzatok, azok intézményeinek belső ellenőrzését a Sopron és Térsége Önkormányzati Társulás látja el. A belső ellenőrzések éves ellenőrzési terv alapján történnek A kapcsolattartásért,és az ellenőrzési terv végrehajtásáért a jegyző felelős. (2) A belső ellenőrzés a bizonyosságot adó tevékenysége keretében elemzi, értékeli az irányítási folyamatokat és a belső kontrollrendszer kialakítását, működését aszerint,hogy azok eredményesen, hatékonyan és gazdaságosan biztosítják-e a szervezeti célok megvalósítását. E feladata körében a belső ellenőrzés elsősorban: - elemzi és értékeli a belső kontrollrendszer működését, vizsgálja eredményességét, hatékonyságát és gazdaságosságát, - az ellenőrzések során megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg, - a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket nyomon követi. 12. A Lövői KÖH házipénztári, selejtezési, leltározási, ügykezelési, munka- tűz- balesetvédelmi és más jogterületeket érintő rendelkezéseit külön szabályzatok tartalmazzák. 9. Ügyiratkezelés speciális szabályai 13. A Lövői KÖH iktatási és irattározási rendjét külön szabályzat tartalmazza. 10. Kiadmányozás rendje 14. A jegyzőt illető kiadmányozási jogkort a jegyző külön szabályzat szerint határozza meg. 9
11. Helyettesítés rendje 15. (1)A jegyzői tisztség betöltetlensége, illetve tartós akadályoztatása esetén- legfeljebb hat hónap időtartamra a Lövői Közös Önkormányzati Hivatal adóügyi előadója látja el a jegyzői feladatokat. (2) Az ügyintézők a munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást. 12. Szabadság engedélyezése 16. Szabadság igénybevételét egy nappal az igénybevételt megelőzően be kell jelenteni a jegyzőnek. A szabadság különösen indokolt esetben soron kívül is engedélyezhető. 13. Záró rendelkezések 17. (1) A Lövői KÖH Szervezeti és Működés Szabályzatának egységes szerkezete 2015.május 1- jén lép hatályba. (2) Ezzel egyidejűleg a korábbi SZMSZ-re vonatkozó rendelkezések hatályukat veszítik. Lövő, 2015. április 30. Záradék: Lukács Antalné jegyző Lövő Község Önkormányzatának Képviselő-testülete a 33/2015.(I.29.) határozatával fogadta el. Lukács Antalné jegyző 10
1. számú melléklet Lövői Közös Önkormányzati Hivatal Alapító Okirata 11
2. számú melléklet Lövői Közös Önkormányzati Hivatal vagyonnyilatkozatra kötelezett munkakörei Munkakör: jogalap gyakoriság jegyző 3. (1) c) 2 év adóügyi ügyintéző 3. (1) a) 5 év igazgatási ügyintéző 3. (1) a) 5 év gazdálkodási-pénzügyi ügyintézők 3. (1) c) 2 év 12
13
A L ÖVŐI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZAT I HIVAT AL SZE RVE ZETI ÁB RÁJA 3. számú fü ggelék VÖLCSEJ POLGÁRM ES TERE T elephely - Ü gyf élszolgálati Ir oda LÖVŐ POLGÁ RMESTERE SZÉKHELY NEMESKÉR POLGÁRM ESTERE Telephely - Ügyfélszolgála ti Ir oda JEG YZŐ IGAZGATÁSI ELŐADÓ ADÓÜGY I ELŐ ADÓ GAZDÁLKOD ÁSI FŐMUNK ATÁRS I. GAZDÁLKOD ÁSI FŐ MU NKATÁRS II. GAZDÁ LKODÁSI FŐMUNKAT ÁRS III.