KIS BÁLINT ÁLTALÁNOS ISKOLA FELADATELLÁTÁSI REND, ELLENŐZÉSI NYOMVONAL /SZMSZ 1. SZ. MELLÉKLETE/ GYOMAENDRŐD 2012
1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. A szabályzat célja, feladata Ezen szabályzat célja, feladata, hogy a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 10.. (5) bekezdése alapján szabályozza az intézmény (költségvetési szerv) feladatellátásának: - feltétel- és követelményrendszerét, - folyamatát, kapcsolatrendszerét, - kötelezettségvállalások célszerűségét megalapozó eljárását és dokumentumainak leírását, - a költségvetési szerv feladatellátását biztosító eljárások rendszerét és az ehhez kapcsolódó dokumentumokat, - a költségvetés tervezetével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírásokat, feladatokat, - a költségvetési szerv gazdálkodásának folyamatára kialakított és működtetett ellenőrzési nyomvonal rendszerét. 1.2. A szabályzat hatálya A szabályzat az intézmény Szervezeti és Működési szabályzatának 1. sz. mellékletét képezi, annak jóváhagyásával lép hatályba. 2. A FELADATELLÁTÁS FELTÉTEL- ÉS KÖVETELMÉNYRENDSZERE 2.1. Feltételrendszer Csak olyan feladatot lehet ellátni, amely az intézmény tevékenységi körébe tartozik (intézmény Alapító okirata ). A feladatellátásnál mérlegelni kell a lehetséges feladatmegoldási módokat, vizsgálni kell annak költségvetési bevételekre- és kiadásokra, valamint ezek ütemezésre gyakorolt hatását. Amennyiben az adott feladatellátás körülményei jelentősen megváltoznak (a feladat bevételeinek, ill. kiadásainak elérik a 25 %-át, ill. összegszerűen a 300 ezer forintot), akkor arról a felügyeleti szervet haladéktalanul tájékoztatni kell. 2.2. Követelményrendszer A feladatellátást a feladatellátással kapcsolatos bevételek és kiadások költségvetési, valamint a tényleges teljesítési oldalról évente legalább egyszer, a költségvetési koncepció időszakában, továbbá az intézményvezető által elrendelt időszakokban vizsgálni kell. 2
A felügyeleti szerv által kezdeményezett vizsgálat során aktívan, segítőkészen kell közreműködni. A tartósan (3 év) jelentős költségvetési kiadással, és az összehasonlítások alapján alacsonyabb, vagy közel azonos elért teljesítmények esetében az érintett feladatot illetően gondoskodni kell egy kedvezőbb feladatellátási mód felkutatásáról, ill. bevezetéséről. Amennyiben a szerv költségvetésre csak a fenntartó által adott jelentős működési többlettámogatással kerül egyensúlyba egymást követő három éven belül, akkor gondoskodni kell az intézménynek a kötelezően ellátandó alapfeladatok körén kívül vállalt feladatok csökkentéséről, ill. átszervezéséről. A feladatcsökkentésre csak az intézmény vezetője tehet javaslatot. 3. FELADATELLÁTÁS FOLYAMATA, KAPCSOLATRENDSZERE 3.1. A feladatellátás folyamata A feladatellátás folyamata az alábbiakból tevődik össze: - a feladat ellátásának szabályozása: - alapító okiratban, - SZMSZ-ben; - a feladatellátás szakmai és szervezeti hátterének megteremtése és folyamatos biztosítása: - feladatellátással kapcsolatos költségvetési bevételek és kiadások tervezése (éves költségvetés elkészítése: a költségvetés tervezési időszakában meg kell határozni: az eszköz szükségletet, a működéshez szükséges dologi kiadásokat, a feladatellátás kapcsán felmerülő személyi kiadásokat s ezek járulékait, valamint a feladatellátás során az intézményt megillető bevételeket.), - a feladatellátásáért felelős személyek kijelölése, feladataik munkaköri leírásukban történő rögzítése - a feladatellátás szervezése, irányítása, a gazdálkodás bonyolítása, mely az éves költségvetésben tervezetteken alapul; - a feladatellátás pénzügyi- és teljesítményellenőrzése, mely feladatellátás során biztosítani kell a folyamatos, vezetői és munkafolyamatba épített ellenőrzés (ellenőrzési nyomvonal) működését, valamint a feladatellátás kapcsán el kell végezni a teljesítményvizsgálatot. 3.2. A feladatellátás kapcsolatrendszere A feladatellátás kapcsolatrendszerének legfontosabb elemei: A feladatellátás során a feladatellátással kapcsolatos vezető felelős a költségvetés tervezésekor kiadási előirányzatok teljeskörű, részletes, - indokoltan alátámasztott - kidolgozásáért, valamint az intézményt megillető bevételek megtervezéséért. A tervjavaslat elkészítéséhez szükséges könyvviteli adatok, kötelezettségvállalásokat alátámasztó dokumentumok biztosításáért az intézmény gazdaságvezetője a felelős. 3
A feladatellátás során a gazdálkodás előirányzatok között tartásáért a gazdasági szervezet vezetője felelős. A feladatellátást úgy kell megszervezni, hogy összességében hatékony, költségtakarékos gazdálkodás valósuljon meg. 4. A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSOK CÉLSZERŰSÉGÉT MEGALAPOZÓ ELJÁRÁS ÉS ANNAK DOKUMENTUMAI 4. 1. Tárgyévi kötelezettségvállalások Adott feladatellátással kapcsolatban a tárgyévi költségvetési évben csak olyan kötelezettséget lehet vállalni, mely megfelel a jóváhagyott költségvetésnek. Kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy: - adott jogcímen van e tervezve előirányzat, - adott előirányzat, az eddigi és a még várható teljesítést figyelembe véve lehetőséget ad-e a szóban forgó kötelezettségvállalásra, Valamennyi kötelezettségvállalást írásban kell dokumentálni. A kötelezettségvállalás dokumentumai: - szerződések, - megállapodások. A kötelezettségvállalás csak az ellenjegyzéssel válik érvényessé. Kötelezettségvállalásra csak az intézmény vezetője jogosult. Az intézményvezető tartós akadályoztatása esetén annak utasítására a szakmai igazgatóhelyettes jogosult. 4. 2. A több éves kihatású kötelezettségvállalások Több éves kihatású kötelezettség ha az eléri a költségvetési szerv tárgyévi költségvetésének 5 % -át, vagy a 300 ezer forintot - csak abban az esetben vállalható, ha arra az intézmény vezetőjének külön felhatalmazása van. Az ilyen kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételéről, valamint pénzügyi kihatásainak évenkénti ütemezéséről a gazdasági igazgatóhelyettes gondoskodik. 4.3. A Közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó kötelezettségvállalás Az értékhatár alapján a közbeszerzési tv. hatálya alá tartozó kötelezettségvállalások esetében az intézmény Közbeszerzési szabályzatában foglaltakat kell alkalmazni. 4.4. Kötelezettségvállalásokra vonatkozó egyéb szabályok 4
A kötelezettségvállalásokra vonatkozóan az önkormányzat vagyonrendelete, illetve más, a vagyongazdálkodással, beruházásokkal foglalkozó rendelete határozhat meg további előírásokat. 4. 5. A kötelezettségvállalás teljesítéséhez kapcsolódó jogkörök szabályozása Utalványozás: Utalványozásra a fenntartó által jóváhagyott éves költségvetés keretein belül csak az intézmény vezetője jogosult. Az intézményvezető tartós akadályoztatása esetén annak utasítására a szakmai igazgatóhelyettes jogosult. Az utalványozás csak ellenjegyzéssel válik érvényessé. Ellenjegyzés: Ellenjegyzésre a fenntartó által jóváhagyott éves költségvetés keretein belül csak a gazdasági igazgatóhelyettes jogosult. A gazdasági igazgatóhelyettes tartós akadályoztatása esetén az intézményvezető utasítására a szakmai igazgatóhelyettes jogosult, de ebben az esetben nem tehet eleget az utalványozási jogkörének. Érvényesítés: A gazdasági műveleteket kísérő bizonylatokat a teljesítés előtt érvényesíteni kell meg kell győződni a jogszerűségről, tartalmi- és formai követelményekről. Érvényesítésre a gazdasági igazgatóhelyettes jogosult, illetve tartós akadályoztatása esetén az általa utasított gazdasági-pénzügyi ügyintéző. Az érvényesítés tényét az érvényesítő személy aláírásával ellátott Érvényes feljegyzéssel kell dokumentálni. 5. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSÉVEL ÉS VÉGREHAJTÁSÁVAL KAPCSOLATOS KÜLÖNLEGES ELŐÍRÁSOK, FELTÉTELEK 5. 1. A költségvetési terv készítésére és a beszámoló összeállítására vonatkozó szabályok 5.1.1. Közös szabályok A költségvetés és a beszámoló összeállítása során minden munkafolyamatban figyelembe kell venni az intézmény önálló gazdálkodási jogkörét. A fenntartó önkormányzat Képviselő-testületének, mint felügyeleti szervnek az információs igényét legjobban kielégítő szerkezet kell összeállítani mind a költségvetést, mind a beszámolót. 5
5.1.2. Tervezésre vonatkozó szabályok A tervezéshez szükséges belső számításokat az érvényben lévő számviteli és gazdálkodási szabályoknak megfelelően kell elkészíteni. A koncepció, illetve a költségvetési terv összeállításakor egyrészről az ellátandó feladatokból s azok költségvetési kiadási oldaláról, illetve az ismert költségvetési bevételekből kell kiindulni. A normatív állami hozzájáruláshoz az intézmény feladatmutatók és mutatószámok alapján történő adatszolgáltatásának valódiságáért és az adatok ellenőrzéséért a tervezési feladatok ellátásáért felelős gazdasági vezető tartozik felelősséggel. A számításokat alátámasztó dokumentumokat, valamint az adatszolgáltatás egy példányát a tervezés ügyiratai között is meg kell őrizni. 5.1.3. Költségvetési beszámolásra vonatkozó szabályok A költségvetési beszámolásra vonatkozó szabályokat a féléves- és az éves beszámoló készítésénél kell alkalmazni. Az állami hozzájárulások, központi és központosított támogatások, kötött felhasználású átvett pénzeszközök felhasználásának és elszámolásának dokumentálásáért, az arról történő adatszolgáltatásért, az abban foglalt adatok ellenőrzéséért az intézmény beszámolási feladatainak ellátásáért felelős gazdasági vezető felel. Az évközi és az éves beszámolók, valamint egyéb adatszolgáltatások időpontját az intézmény fenntartója határozza meg. A költségvetési beszámoló szöveges indoklásának tartalmi és formai követelményeire a fenntartó által meghatározottak az irányadóak. 5.2. A költségvetési tervezés különleges előírásai, feltételei 5.2.1. Költségvetési koncepció elkészítése A költségvetési koncepció összeállításakor számba kell venni a szerv által ellátandó feladatokat, azok költségvetési kiadási kihatásait, valamint az intézmény bevételeit. A költségvetési koncepció összeállításakor az intézmény bevételei között a nem saját bevételeket a rendelkezésre álló, dokumentum értékű okmányok alapján kell betervezni. Az intézmény tervezési feladatainak ellátásáért felelős gazdasági vezető a koncepció ellenőrzése során köteles megvizsgálni, hogy a költségvetési koncepciót megalapozó számítások során: - figyelembe vette-e a vonatkozó jogszabályokat, - a kötelezettségvállalások nyilvántartása alapján a tervévre vonatkozó kötelezettségvállalások a koncepcióba beépítésre kerültek-e, 6
- az inflációs hatásokkal, illetve a jogszabályi változások hatásaival megfelelő mértékben számolt-e. Tartalmaznia kell az éves költségvetés egyensúlyát célzó értékeléseket, kiadáscsökkentő javaslatokat, illetve bevételszerzési lehetőségek feltárását. A többéves kihatású tételek esetében hatáselemzést kell végezni. 5.2.2. A költségvetés tervezése Alapja a Képviselő-testület által elfogadott koncepció. Az intézmény költségvetési tervének javaslatát az intézményvezető és a gazdasági vezető a hatályos jogszabályok figyelembevételével állítja össze. A költségvetési terv elkészítésének részletes munkafolyamatait, dokumentumait felelős megnevezésével az 1. sz. táblázat tartalmazza. Ha a képviselő-testület az intézmény költségvetését nem az eredeti javaslat hagyja jóvá, akkor a tervezési feladatokkal megbízott személy gondoskodik a költségvetés megfelelő átdolgozásáról, az intézményvezető irányítása mellett. Az elfogadott, végleges költségvetés alapján a gazdasági vezető gondoskodik az intézmény elemi költségvetésének a költségvetési rendeletnek megfelelő elkészítéséről, melynek határideje a költségvetési rendelet elfogadását követő 2 hét. 5.3. Költségvetési beszámoló elkészítésének szabályai 5.3.1. A féléves gazdálkodásról szóló költségvetési beszámolás A féléves gazdálkodásról szóló költségvetési beszámoló elkészítésekor a jóváhagyott eredeti költségvetésből, illetve a hatályos költségvetési rendeletből kell kiindulni. A helyi információs igényeket mindenekelőtt figyelembe kell venni. A féléves gazdálkodásról szóló beszámoló a félévi főkönyvi kivonat adataira épül, melyet a beszámolót alátámasztó ügyiratok között is meg kell őrizni. A beszámolót június 30-i fordulónappal kell elkészíteni. Az intézmény vezetője a költségvetési beszámoló jogszabályokkal való harmonizálásáért, a gazdasági vezető a költségvetési beszámoló pénzügyi - számviteli jogszabályoknak való megfelelőségéért felelős. A jóváhagyott féléves beszámoló alapján a gazdasági vezető feladata a féléves beszámoló információs jelentésének elkészítése. 7
5.3.2. Az éves költségvetési beszámolás A zárszámadási rendelet-tervezethez való információ szolgáltatásakor a képviselő-testület által elfogadott és módosított költségvetési rendeletnek az intézményre vonatkozó adataiból kell kiindulni. Az éves beszámolót az intézmény vezetője a gazdasági vezető bevonásával a hatályos jogszabályok állítja össze. Az intézmény vezetője a zárszámadás általános jogszerűségéért, a gazdasági vezető a pénzügyi - számviteli jogszabályoknak való megfelelésért, illetve az adatok tényszerűségéért felelős. A beszámoló elkészítésének részletes munkafolyamatait, dokumentumait felelős megnevezéssel a 2. sz. táblázat tartalmazza. A jóváhagyott zárszámadási rendelet alapján a gazdasági vezető gondoskodik az elemi beszámoló elkészítéséről. 6. INFORMÁCIÓSZOLGÁLTATÁS AZ ÁLLAMHÁZTARTÁSNAK Az államháztartás információs rendszerébe történő adatszolgáltatás és az elfogadott költségvetési rendeletek közötti tartalmi egyezőségért az érintettek a többször módosított 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 157.. (2) bekezdése tartoznak felelősséggel. E szabályzat alapján azonban fegyelmi felelősség terheli a tervezési és beszámolási feladatok ellátásáért felelős személyt is, akinek ellenőrzési és irányító tevékenysége során minden szabálytalansággal szemben fel kell lépnie, s szükség tájékoztatni kell a jogszabály felelős személyeket. 7. A KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSÁNAK SZABÁLYAI A költségvetés végrehajtásának részletes, adott évre vonatkozó szabályait az intézményre vonatkozóan is a költségvetési rendelet tartalmazza. Az egyes előirányzatok felhasználásakor és módosításakor a rendeletben foglaltakat kell alkalmazni. 8. AZ INTÉZMÉNY ELLENŐRZÉSI NYOMVONALA Az Államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/B. (2) bekezdése értelmében készült az intézmény ellenőrzési nyomvonala. A költségvetési szerv vezetőjének a szerv gazdálkodásának folyamatára ( tervezés, végrehajtás, beszámolás ) és sajátosságaira tekintettel szükséges kialakítani, működtetni és fejleszteni a FEUVE rendszerét. Az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv tervezési, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírása. 8
Az intézmény működésének folyamatában a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási és ellenőrzési folyamatokat a következő táblázat szemlélteti: Fenntartó Intézmény TERVEZÉS Költségvetési koncepció Költségvetési rendelet Adatszolgáltatás a költségvetési rendelet tervezetéhez Elemi költségvetés elkészítése Eljárás lebonyolítás 300 eft Kötelezettségvállalás Ellenjegyzés VÉGREHATJÁS Teljesítés műszaki ellenőrzés Szakmai teljesítésigazolás Érvényesítés Utalványozás Utalvány ellenjegyzése Pénzügyi teljesítés átutalással vagy pénztárból Főkönyvi és analitikus könyvelés Információs jelentés BESZÁMOLÁS Rendelet a költségvetés végrehajtásáról Költségvetési beszámoló 9
1. számú táblázat: A költségvetési tervezéséhez kapcsolódó munkafolyamatok, dokumentumok, feladatellátásért és ellenőrzéséért felelős személyek A költségvetési tervezés folyamatábrája Munkafolyamat megnevezése Dokumentum jogszabály Koncepció 1. Költségvetési koncepció készítése Költségvetési koncepció KT. elé terjesztése november 30. 1.1. A koncepciókészítésben résztvevők szakmai tájékoztatása, információátadás, konzultáció 1.2. A szervre vonatkozó koncepció elkészítése 1.3. A koncepció ellenőrzése, korrekciója 1.4. A költségvetési koncepció előterjesztése megszövegezésében való részvétel 2. A költségvetési terv elkészítésének munkafolyamatai 2.1. A költségvetési terv kidolgozásában résztvevő személyek szakmai tájékoztatása, információs garnitúra átadás, szükség konzultáció, tájékoztatása a KT. által elfogadott koncepcióról Ellátás szabályzat Koncepció KT. elé terjesztése november 30. Ellátásért felelős személy megnevezése Ellenőrzési feladatot ellátja Szükség - - - - Belső számítási anyag - - és a koncepció Szükség - - Költségvetési koncepció előterjesztése - - Február 15., vagy a költségvetési Fenntartói Költségvetési terv törvény igény kihirdetését követő 45. nap Szükség belső számítási anyagok mutatószámok - - irányításával gazdaságipénzügyi ügyintézők
Ellátási határidő Munkafolyamat megnevezése Dokumentum Jogszabály 2.2. A szerv költségvetési terv javaslatának kidolgozása a költségvetési koncepcióban jóváhagyott keretszámok, Belső számítási anyag - illetve megfogalmazott szempontok 3. Információszolgáltatás az államháztartás mérlegrendszerébe - önállóan gazdálkodó intézmény esetében 3.1. A MÁK információs garnitúra időtálló módon való kitöltése, floppyra mentés MÁK információs jelentés garnitúra és floppy MÁK információs jelentés garnitúra és floppy Szabályzat Fenntartói igény Ellátásért felelős személy megnevezése Ellenőrzési feladatot ellátja - - - MÁK útmutatás MÁK és fenntartó útmutatása Gazdaságvezető 3.2. Az információ leadása - - - 3.3. A nyomtatványgarnitúra tárolásáról Papíralapú és - - gondoskodás elektronikus adathordozó 11
2. sz. táblázat: A költségvetési beszámoláshoz kapcsolódó munkafolyamatok, dokumentumok, feladatellátásért és ellenőrzéséért felelős személyek A költségvetési beszámolás folyamatábrája Ellátási határidő Munkafolyamat megnevezése Dokumentum Jogszabály Szabályzat 1. A féléves költségvetési gazdálkodás- Tárgyév ról szóló beszámoló készítése Féléves beszámoló július 30. KT. elé terjesztése szept. 15. Ellátásért felelős személy megnevezése Ellenőrzési, feladatot ellátja 1.1. A beszámoló-készítésben résztvevők szakmai tájékoztatása, információátadás, Szükség Július hó irányításával konzultáció gazdaságipénzügyi üi. 1.2. A szerv költségvetési beszámolója Főkönyvi kivonat és - -, összeállítása a főkönyvi kivonat alapján beszámoló javaslat könyvelő 1.3. A beszámoló szakmai ellenőrzése - - - Gazdaságvezető 1.4. A beszámoló-tervezet és előterjesztés elkészítése Beszámoló- tervezet és előterjesztés - Július hó, könyvelő 1.5. A MÁK információs garnitúra kitöltése MÁK információs garnitúra - MÁK útmutató sz. 1.6. Információs jelentés leadása Beszámoló - Fenntartó útmutatása 1.7. A nyomtatványgarnitúra tárolása, az érintetteknek való átadás 2. Az éves beszámoló készítése Éves beszámoló, ügyintéző Beszámoló papír és elektronikus adathordozón - - Gazdaságvezető, ügyintéző KT. elé terjesztése adott évet követő 4 hónapon belül Fenntartói igény 12
Ellátási határidő Munkafolyamat megnevezése Dokumentum Jogszabály Szabályzat 2.1.A beszámoló-készítésében résztvevők szakmai tájékoztatása, információát- Szükség - - adás, konzultáció Ellátásért felelős személy megnevezése Irányításával gazdaságipénzügyi üi. Ellenőrzési feladatot ellátja 2.2. A szerv költségvetési beszámolója összeállítása a főkönyvi kivonat alapján Főkönyvi kivonatok és beszámoló javaslat - -, könyvelő 2.3. A beszámoló szakmai ellenőrzése - - - 2.4. A beszámoló-tervezet és előterjesz- Beszámoló-tervezet és - Fenntartó,, tés elkészítésében való részvétel előterjesztés könyvelő útm. MÁK információs garnitúra - MÁK útmutatása 2.5. A MÁK információs garnitúra kitöltése 2.6. Az információs jelentés leadása Beszámoló - Fenntartó útmutatása Szerint 2.7. Nyomtatványgarnitúra tárolása, az érintetteknek való átadás Beszámoló papíralapú és elektronikus adathordozón Gazdaságvezető - - 13
9. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen Feladatellátási rend és ellenőrzési nyomvonal az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatának 1. sz. melléklete. Jelen szabályzat a fenntartó jóváhagyását követően lép hatályba. A Feladatellátási rend és ellenőrzési nyomvonal szabályzatot a nevelőtestület módosíthatja a jogszabályokban meghatározott és e szabályzatban jelzett közösségek egyetértésével és a fenntartó jóváhagyásával. Gyomaendrőd, 2012. június 27.... Ágostonné Farkas Mária intézményvezető 14