Zuglói Eszközkezelő Korlátolt Felelősségű Társaság Szervezeti és Működési Szabályzata Készítette: Istók Ede ügyvezető Jóváhagyta: dr. Papcsák Ferenc polgármester A 201$. január 27.
Szervezeti és működési szabályzat érvényessége A Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SZMSZ): a gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV. törvény (a továbbiakban: Gt.), a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (a továbbiakban: Ötv.), az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.), a cégnyilvánosságról és a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény, a csődeljárásról és felszámolási eljárásról szóló 1991. évi XLIX. törvény, a Munka törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény valamint a Budapest főváros XIV. kerület Zugló Önkormányzata Képviselő-testületének 14/2004. (III. 29.) sz., az Önkormányzat vagyonáról, a vagyontárgyak feletti tulajdonosi jogok gyakorlásról szóló rendelete (a továbbiakban: Rendelet) alapján készült. Jelen SZMSZ összhangban van a Zuglói Eszközkezelő Kft. Alapító Okiratával. A jelen SZMSZ Budapest Főváros XIV. kerület Zugló Önkormányzatának Képviselő-testülete 2035/2010 (XII. 15.) számú határozatában foglalt felhatalmazás alapján került elfogadásra. I. A Társaság alapítási és működési adatai 1. A Társaság cégneve: Zuglói Eszközkezelő Korlátolt Felelősségű Társaság A Társaság rövidített cégneve: Zuglói Eszközkezelő Kft. 2. A Társaság székhelye: 1145 Budapest, Pétervárad u. 11-17. 3. A cégbejegyzés adatai: Cg.:01-09-952368 adószáma: 23088441-2-42 statisztikai számjel: 23088441-7022-113-01 4. Az alapító adatai: Neve: Budapest Főváros XIV. kerület Zugló Önkormányzata Nyilvántartási szám: 15735777-8411-321-01 Székhely: 1145 Budapest, Pétervárad u, 2. Képviseli: dr. Papcsák Ferenc polgármester 5. A Társaság képviselete, cégjegyzése: A Társaság ügyvezetője: Istók Ede Az ügyvezető megbízása 2010. december 15. napjától 2015. december 15. napjáig tart. Az
ügyvezető a társaságot önállóan képviseli. Ennek megfelelően a cégjegyzés akként történik, hogy az előirt, előnyomott vagy nyomtatott cégnév alá önállóan írja alá a nevét a hiteles aláírási címpéldánynak megfelelően. 6. A Társaság tagjai és tötzstőkéje: A Társaság tagjai: A Társaság kizárólagos tagja: Budapest Főváros XIV. kerület Zugló Önkormányzata Székhely: 1145 Budapest, Pétervárad u. 2. Képviseli: dr. Papcsák Ferenc polgármester A Társaság törzstőkéje: 284.490.000,-Ft azaz kettőszáznyolcvannégymillió-négyszázkilencvenezer forint, amely 10.000.000,-Ft, azaz tízmillió forint készpénzből áll, amely a törzstőke 3,51 százaléka, és 274.490.000,-Ft, azaz kettőszázhetvenncgymillió-négyszázkilencvenezer forint nem pénzbeli hozzájárulásból (megnevezése: 51.500 db 100 Ft névértékű OTP Bank Nyrt által kibocsátott részvény) áll, amely a törzstőke 96,49 százaléka. 7. Az SZMSZ elfogadása, módosítása Az SZMSZ -t az ügyvezető készíti el és hirdeti ki, a polgármester fogadja el, módosítását az ügyvezető, vagy a polgármester kezdeményezheti. 8. A Társaság tevékenységi körei: Fő tevékenység: Üzletviteli, egyéb vezetési tanácsadás Egyéb tevékenységi kötök: Folyóirat, időszaki kiadvány kiadása Egyéb kiadói tevékenység M.n.s. egyéb információs szolgáltatás Vagyonkezelés (holding) Egyéb hitelnyújtás M.n.s. egyéb pénzügyi közvetítés Saját tulajdonú ingadan adásvétele Saját tulajdonú, bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése Számviteli, könyvvizsgálói, adószakértői tevékenység Üzletvezetés PR, kommunikáció Építészmérnöki tevékenység Mérnöki tevékenység, műszaki tanácsadás 3
Reklámügynöki tevékenység Médiareklám Személygépjármű kölcsönzése Gépjárműkölcsönzés (3,5 tonna fölött) Iiodagép kölcsönzése (beleértve: számítógép) Egyéb gép, tárgyi eszköz kölcsönzése Összetett adminisztratív szolgáltatás Konferencia, kereskedekni bemutató szervezése M.n.s egyéb kiegészítő üzleti szolgáltatás II. Az SZMSZ alkalmazásának általános szabályai A Zuglói Eszközkezelő Kft (továbbiakban: Tátsaság) Szervezeti és Működési Szabályzatának (SZMSZ) célja, hogy a társaság tevékenységeinek szervezeti kereteit, általános működési szabályait, a vezető és beosztott munkatársak alapvető kötelezettségeit és jogait, valamint a társaság vezetőjének főbb feladatait, hatásköreit, együttműködési kötelezettségeit rögzítse. Az SZMSZ tehát a Társaság tevékenységének működési kereteit rögzíti, mely ily módon a működést szabályozó alapdokumentumként ad iránymutatást a Társaság dolgozói számára. Az SZMSZ mellékleteként további dokumentumok szolgálnak előírásokkal, útmutatásokkal a működést illetően. A Társaság ügyvezetője számára egyes speciális területeken szakmai szabályzatok adnak az SZMSZ-nél részletesebb útmutatást a tevékenységek végzéséhez. Minden egyes munkavállaló konkrét feladatait, az azokhoz kapcsolódó hatásköröket, a munkavégzés rendjét stb. a munkaköri leírás írja elő. E dokumentumok elkészítése, szabályainak módosítása a Társaság ügyvezetőjének feladata. E változásoknak megfelelően az SZMSZ és kapcsolódó dokumentumainak időszakos felülvizsgálatára és módosítására lehet szükség. Az SZMSZ-t szükség szerint, de legalább évente felül kell vizsgálni. A felülvizsgálatot az ügyvezető végzi. III. Általános szervezeti alapelvek és szabályok 1. A Társaság szervezeti struktúrájának értelmezése A Társaság a munkaszervezet 2011. december 31. napjáig tartó kialakítását követően részlegekre / divíziókra bontott szervezeti formában fog működni. A Társaság ügyvezetője és pénzügyi vezetője a koordinációs, gazdasági, adminisztratív, pénzügyi, emberi erőforráskezclési, ügyfélszolgálati, informatikai támogató, beszerzési, létesítmény-üzemeltetési és ellenőrzési tevékenységet végez. A divíziók / részlegek elsődleges feladata a számukra későbbiekben meghatározott tevékenységek szervezése. Az Ügyvezető gyakorolja a stratégiai irányítást, a Társasági szintű célok érvényesítése és a feladatok ellátása érdekében. A részleg / divízió vezetőket kizárólag az Ügyvezető utasíthatja. 2. A társaság szervezeti felépítése 2.1. Budapest Főváros XIV. kerület Zugló Önkormányzatának Képviselő-testülete Budapest Főváros XIV. kerület Zugló Önkormányzatának Képviselő-testülete - a Társaság alapító tulajdonosaként - minden olyan kérdésben dönt, amelyet a Társasági Törvény és az Alapító Okirat a hatáskörébe utal. 4
Budapest Főváros XIV. kerület Zugló Önkormányzatának Képviselő-testülete a Társasággal kapcsolatosan döntéseket hoz a közvetlenül hatáskörében tartott tulajdonosi jogkötökben, mivel a Társaság egyszemélyes társaság, ezért a Társaság taggyűlésének hatáskörébe utalt ügyekben Budapest Főváros XIV. kerület Zugló Önkormányzatának Képviselő-testülete (továbbiakban: alapító) határoz. A Rendelet 7/B. (2) bekezdése értelmében az alapító az önkormányzati tulajdonban álló egyszemélyes gazdasági társaságokban meglévő üzletrészéhez kapcsolódó jogait a polgármesterre ruházza át, kivéve a Gt. 141. (2) bekezdésében meghatározottakat. Ezért a Gt. 141. (2) bekezdése alá nem tartozó hatáskörökben a döntés meghozatalára a polgármester jogosult. 2.1.1. Az SZMSZ a Rendelet, valamint a Rendelet alapján felhívott, a Gt. 141. (2) bekezdése alapján a következő, az alapító (képviselő-testület) hatáskörébe tartozó tárgyköröket rögzíti: a számviteli törvény szerinti beszámoló jóváhagyása; osztalékelőleg fizetésének elhatározása; pótbefizetés elrendelése és visszatérítése; elővásárlási jog gyakorlása a társaság által; az elővásárlásra jogosult személy kijelölése; az üzletrész kívülálló személyre történő átruházásánál a beleegyezés megadása; eredménytelen árverés esetén döntés az üzletrészről; üzletrész felosztásához való hozzájárulás és az üzletrész bevonásának elrendelése; a tag kizárásának kezdeményezéséről való határozat; a Gt. 37. 4>an foglalt kivétellel az ügyvezető megválasztása, visszahívása és díjazásának megállapítása; a felügyelőbizottság tagjainak megválasztása, visszahívása és díjazásának megállapítása; a könyvvizsgáló megválasztása, visszahívása és díjazásának megállapítása; olyan szerződés megkötésének jóváhagyása, amelyet a Társaság saját tagjával, ügyvezetőjével vagy azok közeli hozzátartozójával [Ptk. 685. b) pont], illetve élettársával köt; a tagok, az ügyvezetők, a felügyelőbizottsági tagok, illetve a könyvvizsgáló elleni követelések érvényesítése; a Társaság beszámolójának, ügyvezetésének, gazdálkodásának könyvvizsgáló által történő megvizsgálásának elrendelése; az elismert vállalatcsoport létrehozásának előkészítéséről és az uralmi szerződés tervezetének tartalmáról való döntés, az uralmi szerződés tervezetének jóváhagyása; a Társaság jogutód nélküli megszűnésének, átalakulásának elhatározása; az alapító okirat megalkotása és módosítása; 5
a törzstőke felemelésének és leszállításának elhatározása; törzstőke-emelés esetén a tagok elsőbbségi jogának kizárása; törzstőke-emelés során az elsőbbségi jog gyakorlására jogosultak kijelölése; törzstőke felemelésekor, illetve az elsőbbségi jog gyakorlása esetén a törzsbetétek arányától való eltérés megállapítása; törzstőke leszállításakor a törzsbetétek arányától való eltérés megállapítása; 2.1. 2 Az átruházott tulajdonosi jogkörök alapján a polgármester döntéséhez kötött jogügyletek: a Társaság Szervezeti és Működési Szabályzatának megállapítása és módosítása, a Társaság Befektetési Irányelveinek és Befektetési Szabályzatának megállapítása és módosítása, a Társaság stratégiai és éves üzleti tervének elfogadása, a Társaság saját vagyonát érintően hitelfelvétel engedélyezése, más társaságokban történő üzletrész megszerzésének engedélyezése, a Társaság saját vagyonát érintően saját társaság alapításának engedélyezése, az 50 millió Ft értékhatár feletti kötelezettség-vállalás, Társaság működése érdekében szükséges kötelezettség-vállalás, kivéve a 2.1.3. pontokban szabályozott kötelezettségvállalást, a Társaság saját vagyonát érintően ingatlan vagy bármilyen más tárgyi eszköz (kivéve a tenyészállat) és/vagy befektetett pénzügyi eszköz elidegenítése, a Társaság saját vagyonát érintően a Társaság vagyoni értékű jogának elidegenítése, a Társaság saját vagyonát érintően az előző pontokban meghatározott ügyletekkel nem összefüggésben a Társaság vagyonának, vagyoni értékének megterhelése; 2.1.3. Ügyvezető önálló kötelezettség-vállalási joga: Az ügyvezető a Társaság képviseletében 50 millió Ft-os értékhatár alatt korlátozás nélkül vállalhat kötelezettséget, ha az nem jelenti a Társaság üzletrészéhez kapcsolódó kötelezettségvállalását, valamint a részvényesi jogok gyakorlását. Az ügyvezető által vállalt kötelezettségek esetében az ügyletek becsült értékének meghatározásánál a 30 napon belüli időszakokra esőén az azonos ügyleteket össze kell számítani. Ha kétség van a kötelezettség-vállalási korlát összeszámítási szabályának alkalmazásával kapcsolatban, akkor a jogügyletről a polgármestert előzetesen tájékoztatni szükséges, és az engedélyét ki kell kérni a jogügyletet megelőzően. 6
Az ügyvezető által vállalt kötelezettségek tekintetében a döntéseit egymást követő számozással nyilván kell tartani. Az ügyvezető a polgármestert havonta tájékoztatja az általa vállalt kötelezettségekről, illetve a társaság képviseltében lebonyolított jogügyletekről. Az ügyvezető a felügyelő bizottságot háromhavonta tájékoztatja az általa vállalt kötelezettségekről, illetve a társaság képviseltében lebonyolított jogügyletekről. A polgármester értékhatártól függedenül korlátozhatja az ügyvezető kötelezettség vállalási jogát, illetve társaság vagyoni eszközének elidegenítésére vonatkozó jogát. 2,2. A Felügyelő Bizottság A Társaságnál az alapításkor 4 (négy) fős Felügyelő Bizottság működik, amelynek tagjai: Bátki László Matkó Elemér István Solt Zoltán Borbély Ádám A Felügyelő Bizottság az elnökét maga választja. Az első Felügyelő Bizottság tagjainak megbízatása 2010. december 15. napjától 2012. december 15. A Felügyelő Bizottság ellenőrzi a társaság működését. Tagjait az alapító választja meg és hívja vissza. A Felügyelő Bizottság a társaság ügyvezetésének ellenőrzése keretében az ügyvezetőtől felvilágosítást vagy jelentést kérhet. A felügyelő Bizottság a társaság belső szabályzatait azok elfogadása előtt véleményezi, és az írásbeli véleményéről a polgármestert tájékoztatja. A Társaság könyveit és iratait megvizsgálhatja, vagy a társaság költségére szakértővel megvizsgáltathatja. A Felügyelő Bizottság az alapító elé terjesztett valamennyi fontosabb jelentést, továbbá a mérleget, a vagyonkimutatást és az éves tervet köteles megvizsgálni. A vizsgálat eredményéről a Felügyelő Bizottság elnöke számol be, a mérleg és az éves terv esetében írásos beszámolót készít. A Felügyelő Bizottság a társaság érdekében tájékoztatja az alapítót. Köteles értesíteni az alapítót, ha jogszabályba, az alapító okiratba ütköző intézkedést vagy mulasztást tapasztal, illetve a Társaság érdekeit sértő intézkedés, mulasztás, vagy visszaélés gyanúja esetén, valamint, ha a vezető tisztségviselő felelősséget megalapozó tény merült fel. A Felügyelő Bizottság tagjai feladataikat csak személyesen gyakorolhatják. A Felügyelő Bizottság működését részletesen az ügyrendje szabályozza, amely a jelen szmsz mellékletét képezi. 7
2.3. A könyvvizsgálat A Társaság könyvvizsgálója a C.C. Audit Könyvvizsgáló Kft. (székhely: 1148 Budapest, Fogarasi út 58., Cégjegyzékszám: 01-09-364944, Kamarai nyilvántartási száma: 000062, A könyvvizsgálat elvégzéséért személyében felelős természetes személy neve: dr. Szebellédi István, Kamarai nyilvántartási száma: 002431) Az első könyvvizsgáló megbízatása 2010. december 15. napjától 2012. május 31. napjáig tart. A könyvvizsgáló betekinthet a Társaság könyveibe és irataiba, az ügyvezetőtől felvilágosítást kérhet, a Társaság pénztárát, bankszámláját, szerződéseit megvizsgálhatja. Ellenőrizheti az értékpapír-állományt és az esetleges árukészletet. A könyvvizsgáló megállapításait a mérleg és az éves terv tekintetében írásban is közli. A könyvvizsgáló a társasági törvény, a számvitelről szóló és a könyvvizsgálókra vonatkozó jogszabályok szerint köteles feladatát ellátni, és ezeknek megfelelően tartozik felelősséggel. A könyvvizsgáló köteles az alapítót értesíteni a Felügyelő Bizottság egyidejű tájékoztatása mellett abban az esetben, ha a társasági vagyon jelentős csökkenése várható, továbbá ha olyan tényről szerez tudomást, amely az ügyvezető, vagy a Felügyelő Bizottság tagjai törvényben meghatározott felelősségét vonják maguk után. 2.4. A Társaság ügyvezetője Ügyvezető szervezeti felettese: A Rendelet 7/B. (2) bekezdése értelmében a Gt. 141. (2) bekezdésében meghatározott tárgykörökben az alapító, az egyéb kérdésekben a polgámester jogosult dönteni. Közvetlen irányítása alá tartozik: A Társaság valamennyi dolgozója, Feladata és felelőssége: Az ügyvezető felelős - a munkaszervezet kialakításáért, - a munkaszervezetben végzett tevékenység irányításáért. - a Társaság eredményes működéséért, - a stratégiai és az éves üzleti terv elkészítéséért és megvalósításáért, - a Társaság vagyonáért. A Társaság elsőszámú vezetője, a Társaság kinevezett és egyszemélyi felelős vezetője. Feladata és felelőssége a társaság szakmai irányítása, valamint a következő pontokban meghatározott, az alapító által döntési jogkörébe utalt feladatok elvégzése: - gondoskodik az alapító, valamint a polgármester határozatainak végrehajtásáról; - képviseli a Társaságot harmadik személyekkel szemben, bíróság és más hatóság előtt;
- kialakítja és irányítja a Társaság munkaszervezetét; - gondoskodik arról, hogy a Társaság a polgármester által jóváhagyott üzleti terv keretei között gazdálkodjon, - javaslatot tesz a polgármester felé a Társaság SZMSZ-ének módosítására; - az 50.000 Ft feletti kötelezettség-vállalásait, valamint 50.000 Ft feletti jogügyletek során tett nyilatkozatait egymást követő számozással nyilvántartja; - önállóan 50 millió forintos értékhatárig vállalhat kötelezettséget, illetve tehet önállóan j ognyilatkozatot - a polgármestert havonta, illetve a Felügyelő Bizottságot háromhavonta tájékoztatja tevékenységéről, kötelezettség-vállalásairól jogügyleteiről; - a Társaság gazdálkodása során bekövetkező rendkívüli eseményekről az alapítót haladéktalanul tájékoztatni köteles, - az alapító hatáskörébe nem tartozó, vagy a polgármesteri jóváhagyáshoz nem kötött ügyekben meghozza a Társaság gazdálkodásával kapcsolatos döntéseket; - gyakorolja a Társaság alkalmazottai felett a munkáltatói jogokat; - gondoskodik a Társaság üzleti könyveinek szabályszerű vezetéséről; - kidolgozza és a polgármesteren keresztül az alapító elé terjeszti a Társaság éves mérlegét, vagyon-kimutatását és a nyereség felosztására vonatkozó javaslatot; - gondoskodik az ügyvezetésről, a Társaság vagyoni helyzetéről és az üzletpolitikájáról készülő jelentésnek évente egyszer az alapító elé terjesztéséről; - kizárólag az adott gazdasági évre, a polgármester által jóváhagyott üzleti tervben foglaltak figyelembe vételével vállalhat kötelezettséget, - kizárólag az adott gazdasági évre, a polgármester által jóváhagyott befektetési tervben foglaltak figyelembe vételével vállalhat kötelezettséget, tehet jognyilatkozatot, - megteszi a szükséges intézkedéseket, ha azokat a polgármester által a társaság jogi felügyeletével megbízott személy, külső vagy a Társaság belső ellenőrzését végző szerv, személy megállapításai megkövetelik; - ellátja mindazon feladatoltat, amelyeket a Gt, illetve az alapító az ügyvezető részére előír. 2.5. A Társaság törvényességi felügyelete A Társaság felett a törvényességi felügyeletet, a cégjegyzéket vezető bíróság (továbbiakban: cégbíróság) látja el. A törvényességi felügyelet keretében a cégbíróság ellenőrizheti, hogy - az alapító okirat, valamint a Társaság szervezetére és működésére vonatkozó más okiratok (Szervezeti és Működés Szabályzat, egyéb belső szabályzatok) megfelelnek-e a jogszabályoknak, - a Társaság szerveinek határozatai nem sértik- e a Társaság szervezetére és működésére 9
irányadó szabályokat, az alapító okiratban és a Társaság említett más okirataiban foglaltakat. A törvényességi felügyelet nem terjed ld az olyan ügyekre, amelyekben más bírósági vagy államigazgatási eljárásnak van helye. 2.6. A Társaság jogi felügyelete A Társaság ügyvezetése által a polgármester hatáskörébe tartozó ügyekben benyújtott, illetve a képviselő-testület elé a polgármester nevében, mint előterjesztő által benyújtásra kerülő ügyekben az előterjesztések jogi felülvizsgálatát a Polgármesteri Hivatal látja el. A Társaság jogi felügyeletét a polgármester által erre kijelölt személy látja cl. A jogi felügyeletet ellátó személyt megbízólevéllel látja el a polgármester. 2.7. A Társaság belső ellenőrzése A Társaság felett a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított 1990. évi LXV. törvény 92. (11) b) pontja alapján a helyi önkormányzat belső ellenőrzést ellátó szervezete ellenőrzést végezhet a helyi önkormányzat többségi irányítását biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságnál. A társaság ügyvezetése köteles a belső ellenőrzés lefolytatását az irányadó jogszabályi előírások között biztosítani. 3. A Társaság munkaszervezetének vezetési szintjei A Társaság munkaszervezete 2011. december 31. napjáig kerül kialakításra. A munkaszervezet végleges kialakításakor kerül elfogadásra a Társaság szervezeti organogramja és az egyes szervezeti egységek konkrét feladat és hatásköre. 4. Hierarchia, szolgálati út, horizontális és vertikális kapcsolatok A Társaság munkaszervezete hierarchikus felépítésű, az alá- és fölérendeltségi viszonyok egyértelműek, a szolgálati út betartása kötelező. A Társaság valamennyi dolgozója a Társaság ügyvezetőjétől fogadhat el utasítást, a másképpen el nem hárítható szükséghelyzetek kivételével. A Társaság működésében az egyszemélyi felelősség elve érvényesül. A Társaság ügyvezetője beosztott munkatársai felé feladatait és hatásköreit delegálhatja, de a döntésért és a végrehajtásért a felelősséget vállalnia kell. Ennek érdekében közvetlenül is irányíthatja a hierarchia alacsonyabb szintjén álló munkatársakat. A hatáskörök tartós delegálásának egyértelmű szabályait jelen szabályzat tartalmazza, az ettől való eltérésről az érintetteket az ügyvezető utasítás formájában tájékoztatni köteles. A formális szabályokon túli általános elv, hogy az ügyvezető a Társaság érdekeinek figyelembe vételével hozhatja meg a hatáskörébe tartozó döntéseket. 10
5. Munkáltatói jogok A munkáltatói jogokat az Ügyvezető gyakorolja a Társaság munkavállalói vonatkozásában. Az Ügyvezető az általa szükségesnek tartott mértékben a munkáltatói jogok gyakorlását az egyes részlegek / divíziók vezetőire átruházhatja, külön utasításban szabályozottak szerint. Nem ruházható át a kinevezésre, a kinevezés visszavonására, munkaviszony megszüntetésre, munkabére és premizálása megállapítására, felelősségte-vonásra vonatkozó jogosítvány. Az Ügyvezető feletti munkáltatói jogokat az alapító gyakorolja. 6. A helyettesítés rendje A végleges munkaszervezet kialakításáig az Ügyvezetőt helyettesítő személy nem kerül kijelölésre. A végleges munkaszervezet kialakítását követően az Ügyvezető az első számú helyetteseként kinevezett munkavállaló helyettesíti. Helyettesítés esetén a kiadmányokat ügyvezető igazgató nevében és megbízásából" szövegrésszel kell ellátni. 7. A Társaság munkavállalóinak általános jogai és kötelezettségei A Társaság munkavállalójának joga, hogy: megismerje a Társaság terveit, célkitűzéseit, részt vehessen ezek kialakításában és megtehesse munkájával összefüggő javaslatait; a végzett munkájáért megkapja azt a bért, keresetet, jutalmat, juttatást, kedvezményt, amely a Munka Törvénykönyve, a munkaszerződés, valamint a Társaság belső szabályai alapján jár; számára biztosítva legyenek a biztonságos munkavégzés feltételei, eszközei, információi, iránymutatásai; a törvényekben meghatározott adatszolgáltatási kötelezettségen túl csak közveden hozzájárulásával legyenek kiadhatók személyi és jövedekni adatai harmadik személy részére; előterjeszthesse a munkavégzés hatékonyságának növelésére, a munkakörülmények javítására, a társasági vagyon védelmére vonatkozó javaslatait; igényelje a Társaság érdekeinek megfelelő szakmai továbbképzést; megtagadja a jogszabályellenes feladatokat; felhívja a közveden vezetők figyelmét a potenciális károkra. A Társaság munkavállalója köteles: elősegíteni a Társaság célkitűzéseinek maradéktalan és eredményes teljesítését; a jogszabályokban, belső szabályzatokban és utasításokban előírt feladatokat előírt határidőre és megfelelő minőségben végrehajtani; a kapott utasításokat késedelem nélkül végrehajtani, akkor is, ha annak tárgyában külön végrehajtási utasítás nem került kiadásra; a munkarendet, a bizonylati- és iratkezelési fegyelmet betartani; munkaterületén a törvényességet betartani; a munkakörével járó ellenőrzési feladatokat folyamatosan és következetesen ellátni; a Társaság vagyonának és eszközeinek megóvását előmozdítani; baleset vagy anyagi kár megelőzése (megszüntetése) érdekében intézkedni, illetőleg az 11
illetékesek figyelmet erre felhívni; munkahelyén az előirt időpontban munkára képes állapotban megjelenni; munkaidejét a követelményeknek megfelelő, hatékony munkavégzéssel eltölteni; a felettese által kiadott munkát a jogszabályoknak és utasításoknak megfelelően, határidőre elvégezni, és tevékenységéről felettesének beszámolni; a Társaság ügyfeleivel és munkatársaival szemben udvarias, előzékeny és figyelmes magatartást tanúsítani, öltözködésben és viselkedésben a Társaság követelményeinek megfelelni; az előírt szakmai oktatásokon, továbbképzéseken rendszeresen részt venni, a munkája ellátásához szükséges és előírt képesítést megszerezni; a rendelkezésére bocsátott munkaeszközöket, felszereléseket gondosan megőrizni, takarékosan kezelni; a Társaság tulajdonát képező eszközöket és anyagokat csak a Társaság érdekében felhasználni, illetve hasznosítani, a jogtalan használattal a Társaságnak okozott kárt a munkajog szabályai szerint megteríteni; az üzleti és egyéb társasági titoknak minősülő adatokat, információkat megőrizni; a munkavégzés során észlelt hiányosságokat feltárni; kivételes esetekben - szükség szerint - a munkakörén kívüli munkákat ellátni. 8. Összeférhetetlenség A Társaság munkavállalói kötelesek a munkaviszony létesítésekor, illetőleg az erre irányuló megállapodás megkötése előtt tájékoztatni az Ügyvezetőt arról, hogy mely hasonló profilú gazdasági társaságban rendelkeznek tulajdoni részesedéssel, illetőleg mely gazdasági társaságnál töltenek be vezető tisztségviselői, felügyelő bizottsági tagsági jogviszonyt. A Társaság általános összeférhetedenségi alapelve, hogy a munkaszervezetben családtagok vezető-beosztott viszonyban nem lehetnek egymással. Az alvállalkozók minősítésében, kiválasztásában az alvállalkozóval rokoni kapcsolatban álló munkavállaló nem vehet részt. A Társaságon kívülre történő információszolgáltatás általános szabályai A televízió, a rádió és az írott sajtó képviselőinek adott mindennemű felvilágosítás nyilatkozatnak minősül. A Társaság munkáját érintő bárminemű kérdésben a tájékoztatás joga kizárólag az Ügyvezetőé. Nem adható nyilatkozat olyan belső, üzleti titkot képező tényről, amely idő előtti nyilvánosságra hozatala esetén a Társaság működésében zavart kelthetne, a Társaságnak kárt okozna. Nem adható tájékoztatás folyamatban lévő kártérítési vagy bűnvádi eljárásról, továbbá olyan kérdésekről, amelyeknél a döntés nem a nyilatkozattevő hatáskörébe tartozik. 10. A titoktartás rendje A munkavállaló nem közölhet harmadik személlyel olyan adatot, amely munkaköre betöltésével összefüggésben jutott tudomására, és amelynek közlése a Társaságra nézve hátrányos következményekkel járna. Üzleti titoknak minősülnek a Társaság működési ügyviteli vagy egyéb adatai, okmányai, 12
amelyek nyilvánosságra kerülése a Társaság gazdasági érdekeit sértené, valamint, amelyet az Ügyvezető írásbeli rendelkezéssel annak minősít. A titokká minősítés történhet az adatok, okmányok bizonyos körére általánosságban vagy esetenként, időbeli korlátozással, vagy a nélkül. Amennyiben az adott esetben, a jogszabályban előírt válaszadási kötelezettség nem áll fenn, nem adható felvilágosítás harmadik félnek az üzleti titoknak minősülő kérdésekben. Üzleti titoknak minősül a Társaságnál: az üzleti partnerektől kapott, illetve nekik adott engedmények mértéke; a Társaság szakmai tevékenységeinek egyedi nyereség- és költségadatai; távlati fejlesztési koncepciók és fejlesztési tervek, valamint a jóváhagyott tervek számítási anyaga; éves operatív tervek, továbbá azok végrehajtásáról és gazdasági eredményeiről készített beszámolók olyan részletei, amelyeket nem kőtelező nyilvánossá tenni; fejlesztési és beruházásokkal összefüggő forrásmérlegek; üzletpolitikai tervek, határozatok; ellenőrzések és vizsgálatok során felmerült bizalmas jellegű anyagok; munkavállalókkal szembeni eljárások adatai a határozat jogerőre emelkedéséig; esetenként üzleti titoknak minősített adatok. Az üzleti titok megsértése munkajogi vétségnek minősül. Az üzleti titok be nem tartása a munkaszerződés szerinti jogkövetkezményekkel jár. A Társaság valamennyi munkavállalója köteles a tudomására jutott üzleti titkot addig megőrizni, amíg a megőrzés alól az illetékes felettestől felmentést nem kap. Általánosságban a Társaságon belül 3 év elévülési időt kell figyelembe venni. A munkaviszony megszűnése az üzleti titok megőrzésének kötelezettsége alól nem mentesít. V. A Társaság működése, munkaszervezetének feladatai A Társaság munkaszervezete 2011. december 31. napjáig kerül kialakításra. A munkaszervezet végleges kialakításakor kerül elfogadásra a Társaság szervezeti organogrammja és az egyes szervezeti egységek konkrét feladat és hatásköre A Társaságtól külső szervhez vagy személyhez küldött iratokat, továbbá az alkalmazottak részére hivatalosan kiadott iratokat kiadmánynak kell tekinteni. Kiadmányok aláírására az ügyvezető jogosult. A Társaság a jóváhagyott üzleti terv keretei között kell gazdálkodjon. A működőképesség érdekében a szervezeti egységek vezetői kötelesek minden tárgyhót megelőző hónap 25. napjáig a tárgyhóban várható bevételekről és kiadásokról az ügyvezetőt tájékoztatni. 13
Kötelezettségvállalásra (áru- és anyagbeszerzés, szolgáltatás megrendelés) kizárólag az ügyvezető jogosult. A kötelezettségvállalás fedezetének meglétét a pénzügyi vezető igazolja. A kötelezettségvállalások előkészítéseként a megrendelők aláírásra való előkészítése a divízió/részlegvezetők feladata. Árut, anyagot beszerezni, szolgáltatást megrendelni csak az ügyvezető által aláírt megrendelő alapján lehet. Az aláírásra előkészített kötelezettségvállalásoknak igazodniuk kell a tárgyhóra előzetesen jelzett kiadások összegéhez. Amennyiben eltérés várható, azt a megrendelő aláírása előtt az ügyvezetőnek és a pénzügyi vezetőnek jelezni szükséges. A kötelezettségvállalást követően az elvégzett munkát, szolgáltatást, a kifizetés jogosságát a beérkező számlákon a részlegvezetőknek szakmailag igazolniuk kell. Az ügyvezető által közvetlenül megrendelt munka, szolgáltatás, beszerzés szükségességét, a munka elvégzését az ügyvezető igazolja. Előzetes adatszolgáltatást követően a szervezeti egységek vezetői a részleg munkájával összefüggésben tudomásukra jutott többlet feladatokról, többlet kiadásokról illetve bevétel kiesésről az ügyvezetőt haladéktalanul tájékoztatni kötelesek. Amennyiben a pénzügyi vezető az aláírásra előkészített kötelezettségvállalás fedezetét nem látja biztosítottnak, annak előkészítését nem tartja szabályszerűnek vagy szabálytalanságot észlel, arról az ügyvezetőt haladéktalanul írásban tájékoztatni köteles. Az ügyvezető a tájékoztatás ellenére írásban utasíthatja pénzügyi vezetőt a kötelezettségvállalás dokumentumának aláírására, a pénzügyi vezető köteles az ügyvezetői utasításnak eleget tenni. Ez esetben a pénzügyi vezető a kötelezettségvállalást eredményező okmányt a% aláírás ügyvezetői utasításra történt" záradékkal köteles ellátni, és erről az alapítót, könyvvizsgálót haladéktalanul írásban értesítenie kell. Pénzügyi vezető- a Társaságban betöltött szerepe, feladatai: A Pénzügyi Vezető és munkatársa a társaság pénzügyi-számviteli, ügyfélszolgálati, gazdasági és humán adminisztrációs és ellenőrzési rendszerének kialakítását, és e tevékenység gyakorlását végzi. A pénzügyi-számviteli tevékenységi terület a Társaság pénzügyi stabilitásának, likviditásának biztosításával, a Társasággal szembeni követelések teljesítésével kapcsolatos feladatok ellátását jelenti, valamint a Társaság pénzügyi forgalmának, likviditásának folyamatos figyelemmel kísérését, a pénzügyi-számviteli feladatok irányítását és összehangolását, a Társaság vagyoni és pénzügyi helyzetének rendszeres kimutatását, elemzését. A pénzügyi vezető pénzügyi-számviteli feladatai között a likviditástervezés, számlázás, a házipénztár működtetése, a készlet- és tárgyi eszköz nyilvántartás és a költségvetési kapcsolatok kezelése emelendő ki. A pénzügyi vezető feladata a vonatkozó szabályozás kidolgozása. A másik nagyobb feladatikor keretében a banki szerződések kezelése, a pénzügyi erőforrások elosztása, a támogatási rendszer működtetése, valamint a készlet- és tárgyi eszköz nyilvántartása tartozik a gazdasági szervezet pénzügyi tevékenységi körébe. A gazdasági adminisztráció tevékenységi terület a Társaság gazdálkodásával kapcsolatos számviteli információk folyamatos és pontos nyilvántartását, 14
a bizonylati rend kialakítását és betartását, a Társaság gazdasági műveleteinek bizonylatok alapján végzett folyamatos nyilvántartását és könyvelését, számviteli tevékenységének koordinálását, megszervezését, irányítását és ellenőrzését, valamint a Társaság mérlegének elkészítését jelenti. E feladatok tehát a számviteli politika kialakítását, aktualizálását, a mérlegkészítésre és éves jelentésekre vonatkozó irányelvek meghatározását, a beszámoló elkészítését jelenti. További feladat a különböző szakmai szabályzatok (önköltség-számítási, leltározási stb.) alapelveinek meghatározása, valamint e szabályzatok elkészítése. A Társaság további számviteli tevékenysége a számviteli politika kialakítását, a főkönyvi könyvelés, havi zárás ellátását, valamint az éves üzleti terv, beszámoló elkészítését jelenti. Az ügyfélszolgálati tevékenységen belül a pénzügyi vezető felel a társaság tevékenységével összefüggésben szükséges számlák kibocsátásáért, ügyfelekhez történő eljuttatásáért, valamint a befizetések, kinnlevőségek kezeléséért és behajtásáért. A humán adminisztráció keretén belül elvégzendő feladatok a következők: A dolgozók éves szabadságának megállapítása, nyilvántartása, a felhasználás ellenőrzése. Munkabéren kívüli juttatások ügyeinek intézése. A társaság dolgozóinak munkaügyi nyilvántartása. Munkabérek számfejtésével kapcsolatos feladatok elvégzése. Társadalombiztosítási ügyek intézése. Munkaügyi igazolások, jövedelemigazolások, kereseti kimutatások készítése, kiadása. A létszám- és bérhelyzet alakulásának rendszeres figyelemmel kisérése. SZJA nyilvántartások készítése. Munkavállalói tartozások nyilvántartása. Társadalombiztosítási nyilvántartások vezetése, Kilépő dolgozók elszámoltatása. Nyugdíjazások ügyintézése. 5.3. A Társaság működését szabályozó írásos dokumentumok A Társaság működését szabályozó írásos dokumentumok előre rögzítik a működés különböző szabályait. Az ügyviteli szabályzatokat ügyvezetői utasítás formájában kell kiadni. Szakmai szabályzatok: - üzleti terv készítésének rendjére vonatkozó szabályzat - számviteli politika és számviteli rendjének leírása és azok mellékletei - üzleti nyilvántartásra vonatkozó szabályzat - ellenőrzési rendre vonaticozó szabályzat - kockázatkezelési szabályzat - javadaknazási szabályzat - anti-korrupciós szabályzat - pénzmosás elleni szabályzat 15
Ügyviteli szabályzatok: - Vagyongazdálkodás ügyviteli szabályzata - Ügyiratkezelési szabályzat - Tűzvédelmi szabályzat - Pénzkezelési és biztonsági szabályzat - Munkavédelmi szabályzat - Leltározási, készletértékelési szabályzat - Adatvédelmi szabályzat - Beszerzési, közbeszerzési szabályzat - Környezetvédelmi szabályzat 6. Hatálybalépés, módosítás A Szervezeti és Működési Szabályzat rendelkezéseit hatályba lépésének napjától kell alkalmazni. A Szabályzat 2011. január 28. napján lép hatályba. A jelen SZMSZ módosítására - a Társaság munkaszervezetének folyamatos kiépítésére és a Társaság tevékenységének bővülésére figyelemmel - 2011. december 31. napjáig sor kerül. ZUGLÓI ESZKÖZKEZELŐ KFT Budapest, 2011. január 28. 1145 Budapest, Pétervárad u. 11-17. F ' _--ri7 -\ Adószám: 23008441-2-42 AS> hi b:s K\ BaaKSzárnlaszám: / ^ Vi\ OTP: 11«Se43=2ÖÖTFÍ261-O00QO00O Istók Ede ügyvezető A Társaság képviseletében 16