JELENTKEZÉSI ÚTMUTATÓ IPMA A szint: Okleveles Projektigazgató Érvényes 2013. június 1-től visszavonásig. A korábbi jelentkezési útmutató 2013. május 31-től érvényét veszti. készült: az IPMA Certfification Regulations and Guidelines 3.10, September 2010 elvárásai alapján, az ISO 17024:2003 személyi tanúsításra vonatkozó szabványának megfelelően. Jelentkezési feltételek: (ICRG3.10 3.2) Legalább 5 éves igazolt tapasztalat stratégiai jelentőséggel bíró portfóliómenedzsment és/vagy programmenedzsment területén az utóbbi 8 év vonatkozásában. A 8 év megfelelő indoklással kiterjeszthető 12 évre, amelyből legalább 3 évet vezetői funkcióban szerzett a jelentkező komplex portfóliók vagy programokban, és legalább 2 év tapasztalat projektek menedzselésében. Elvárt alapkompetenciák: (ICRG3.10 3.2) A jelentkező képes legyen komplex portfóliók és programok menedzselésére: Egy vállalat/szervezet/szervezeti egység felelős vezetőjeként képes legyen egy komplex portfóliónak, illetve egy vagy több jelentős programnak az irányítására. Képes legyen részt venni stratégiák kidolgozásában és képes legyen tanácsokkal ellátni a felső vezetést. Képes legyen fejleszteni a projektmenedzsmenttel foglalkozó munkatársakat, coach-ként támogatni a projektmenedzsereket, hogy azok fejlesszék saját projektmenedzsment kompetenciáikat. Képes legyen irányítani szenior projektmenedzsereket, projektmenedzsereket, és a portfólió/program csoporthoz tartozó egyéb munkatársakat. Képes legyen kialakítani és megvalósítani projektmenedzsment fejlesztéseket a következő területeken: projektmenedzsment igények felmérése, projektmenedzsment kultúra, projektmenedzsment folyamatok, projektmenedzsment módszerek, projektmenedzsment technikák, projektmenedzsment eszközök, projektmenedzsment kézikönyvek, portfólió vagy program útmutatók. Példák a portfólió és program értelmezéséhez: A portfólió több projektet tartalmaz, amelyeket együtt fogadtak el és indítottak el, közöttük rangsort állítottak fel, összehangolják őket, együttesen felügyelik és kontrollálják őket egy projektigazgatón vagy végrehajtó bizottságon keresztül. A projektek hozzájárulnak a szervezet stratégiai fejlesztéséhez és operatív eredményeinek eléréséhez. Portfóliónak tekintünk például: egy nagy ügyfélhez kapcsolódó projektek összességét egy adott részlegnél, egy szervezet minden belső informatikai projektjét, egy nem-profit szervezet (civil szervezet) minden projektjét, vagy egy város minden építési projektjét. Rendes esetben a portfóliót, mint a szervezet állandó részét alakítják ki, miközben az ebben a keretben menedzselt projektek jönnek-mennek. A program különböző, jól meghatározott, egymással összefüggő feladatokból (projektekből és egyéb kiegészítő feladatokból) tevődnek össze, amelyek egy vagy több konkrét célt szolgálnak egy átfogó cél adta kereten belül. Programnak tekintünk például: egy nemzeti droghasználat ellen küzdő kampányt, egy közlekedés okozta zajcsökkentő kampányt, egy adott komplex tudásterület információinak szabványosítását. Miután az előre megszabott határidőre a programok elérték céljaikat, és ezzel hozzájárultak a stratégiák megvalósításához, a programokat lezárják. 1/7
A komplexitás főbb tényezői portfólió vagy program vonatkozásokban IPMA A szinten: (ICRG3.10 3.2) A portfólióban vagy programban együtt menedzselt, nem lezárt projektek száma, fontossága, változatossága és összetettsége, továbbá az irányított projektmenedzserek száma. Javaslatok a portfóliót vagy programot irányító testület felé, és az ezt megelőzően saját körben hozott döntések. A szervezeten belül használt projektmenedzsment elvárások, folyamatok, módszerek, technikák, eszközök, szabályzatok és útmutatók kiválasztása és fejlesztése. Részvétel a projektmenedzserek kiválasztásában, képzésében és alkalmazásában. A portfólió vagy program minden projektjének koordinációja, stratégiai elvárásokhoz való igazítása. A minősítés folyamatának áttekintése IPMA A szinten: (ICRG 3.10 6.1) szakaszok lépések 1. Jelentkezés Jelentkezési dokumentáció (jelentkezési lap, önéletrajz, referencia személyek listája, önértékelés, portfólió/program/ projekt lista, Saját Projekt Esettanulmányra vonatkozó javaslat,, Etikai Kódex elfogadása, vizsgadíj befizetésének igazolása) beadása. 2. Műhelymunka Részvétel műhelymunkán, amelynek keretében a vizsgázó megfigyelt teljesítménye alapján a vizsgázó kompetenciáit értékeli a kijelölt két vizsgabiztos. A vizsgabiztosok visszajelzést adnak a Saját Projekt Esettanulmányra vonatkozó javaslatra, amelyet követően lehet elkezdeni a Saját Projekt Esettanulmány részletes kidolgozását. A műhelymunkára az elfogadott jelentkezést követő kb. 6-ik héten kerül sor. 3. Saját Projekt Esettanulmány (SPE) elkészítése A vizsgázó írásban a Saját Projekt Esettanulmányon (15-30 oldal max. 20 oldal melléklettel) keresztül mutatja be kompetenciáit egy olyan valós komplex portfólión vagy programon keresztül, amelyet saját maga vezetett. Az SPE beadására a műhelymunkát követő kb. 3-ik héten kerül sor. 4. Személyes interjú A vizsgázó egy 1,5-2 órás személyes interjú keretében mutatja be kompetenciáit. Az interjú során a vizsgabiztosok által kiválasztott, kompetencia területenként 6-3-3 kompetencia elem megbeszélésére kerül sor. A személyes interjúra az SPE beadását követő kb. 3-ik héten kerül sor. 5. Értékelés és döntés a minősítésről A két kijelölt vizsgabiztos összegzi értékeléseit, és írásos javaslatot tesz a vizsgaközpont felé. A vizsgaközpont dönt a javaslatokról. Az értékelések lezárását követő kb. 3-ik héten a vizsgaközpont kiértesíti a vizsgázót. A vizsgázok kitöltik a weben a "Vizsgaközpont értékelése" kérdőívet. Sikeres minősítés esetén a vizsgaközpont magyar és angol nyelvű oklevelet állít ki és ad át. A részletes teendőket és a feltöltendő dokumentumokat illetően a weben történő regisztráció és jelentkezés során kap tájékoztatást. A regisztráció során kapott egyéni azonosítóval a vizsgázók a web-en követhetik saját minősítési folyamatuk előrehaladását. 2/7
Az IPMA A szint minősítéséhez kapcsolódó kiegészítő útmutatások: (ICRG 3.10 6.1) A jelentkezési lapnak tartalmaznia kell a szükséges személyes adatokat. A jelentkezőnek nyilatkoznia kell, hogy megismerte a rá váró minősítési folyamatot, hajlandó a minősítés során a minősítéshez szükséges portfólió/program/projekt információt szolgáltatni, beleértve az esetlegesen nem projektmenedzsmenttel töltött időszakokat is, hajlandó a vizsgadíjat (a kiállított számla ellenében) megfizetni, magára nézve elfogadja az Etikai Kódexet, hozzájárul vagy nem járul hozzá sikeres minősítése esetén nevének, oklevél számának és lejárati dátumának publikálásához az web-listáján. A jelentkezési folyamat lépései és részletei a jelentkezési web-oldalon találhatók. Az önéletrajznak tartalmaznia kell a jelentkező felsőoktatásban nyert végzettségeit, egyéb oktatásokon és képzéseken nyert végzettségeit, szakmai képesítéseit és szakmai karrierjének részleteit. Tartalmaznia kell továbbá, hogy milyen projektmenedzsment képzésen, vagy a projektmenedzsment tárgyához tartozó képzésen vett részt, milyen projektmenedzsment irodalmat tanulmányozott, milyen projektmenedzsment képzéseket/oktatásokat tartott, milyen projektmenedzsment körébe tartozó publikációi vannak. A referencia személyek listája alapján a kijelölt vizsgabiztosok annyi referencia személyt keresnek meg, amennyit szükségesnek látnak a vizsgázó jelentkezési feltételeinek és kompetenciáinak értékeléséhez. A listának tartalmaznia kell legalább 1 személyt, aki a megrendelői oldal képviselője és legalább 1 személyt, aki a projekt team tagja volt. Az adatok közt a referencia személy szervezetének, beosztásának, valamint telefonszámának és e-mail címének egyaránt szerepelnie kell. A referencia személyt a vizsgázónak érdemes előre tájékoztatnia arról, hogy vizsgaközpontunk várhatóan felkeresi. Az önértékelést minden jelentkezőnek ki kell töltenie az honlap "Jelentkezés" területén. Az önértékelés során a saját tudását és tapasztalatát kell értékelnie minden, az ICB3.0 kompetencia rendszerben található elemet illetően. A portfólió/program/projekt lista be kell mutassa, hogy a jelentkező milyen portfólióban/programban/ projektben vett részt, és hogy ezek alapján megfelel a jelentkezési feltételeknek. A listában felsorolt minden egyes portfóliót/programot/projektet illetően a következő információk megadása szükséges: portfólió/program/projekt neve megbízója érdekelt felek felsorolása leszállítandó terméke (szolgáltatása) kezdete és vége (év, hónap), főbb szakaszai (év, hónap) költségvetése (HUF) projektmenedzsment komplexitás bemutatása jelentkező által betöltött szerep és hozzákapcsolódó felelősségek jelentkező adott szerepben betöltött időtartama (év, hónap) jelentkező adott szerepben befektetett teljesítménye (főállás %-ában) A Saját Projekt Esettanulmányra (SPE) vonatkozó javaslatnak 1-3 oldalban és ehhez csatolt mellékletekben (ami szervezeti ábrát és sávos ütemtervet /GANTT ábra/ is tartalmaz) kell bemutatnia az esettanulmányként feldolgozásra ajánlott saját portfóliót/programot/projektet. A javaslatot a kijelölt vizsgabiztosok értékelik, és a műhelymunka keretében személyes visszajelzést adnak, szükség esetén változtatást, módosításokat kérnek. Az SPE-javaslatnak követnie kell az SPE első részének kötelező tartalomjegyzékét, tartalmában illeszkedve az 1-3 oldalnyi korláthoz: Háttér bemutatása (projekt típusa, hatóköre, megrendelői oldala, egyéb érdekelt/érintett felek, erőforrás igénye, komplexitása, stb.) 3/7
A projekt célrendszere A projekt szervezete A vizsgázó szerepe a bemutatott projektben és ehhez kapcsolódó felelősségei A projekt meghatározó (szakmai és menedzsment) jellemzői Az egyes projekt szakaszok eredményei A jelentkezőnek nyilatkoznia kell az Etikai Kódex elfogadásáról. A jelentkezőnek igazolnia kell a vizsgadíj befizetését. A műhelymunka elején a vizsgabiztosok kijelölik a csoportot, és a annak vezetőjét, akit a két vizsgabiztos az adott (kb. 1-1,5 órás) csoportfeladathoz kapcsolódóan portfólió/program/projektvezetői szerepében értékel. A vizsgázó a műhelymunka végén rövid szóbeli összefoglaló értékelést ad a vizsgabiztosok felé a csoportfeladat megoldása során végzett munkáról. A vizsgázó írásban a Saját Projekt Esettanulmányon (SPE) (15-30 A4 oldal max. 20 A4 oldal melléklettel, mindkettő betűmérete 11 pont) keresztül mutatja be kompetenciáit egy olyan valós komplex portfólión vagy programon keresztül, amelyet saját maga vezetett. Az SPE-et a következők szerint kell megírni: SPE első rész: Terjedelme az elkészített SPE max. 20%-a. Funkciója: a vizsgabiztosok számára az SPE tárgyául kiválasztott projektet, mint értelmezési keretet bemutatni a második részben bemutatott kompetencia elemek értékeléséhez. Értékelése: az első részt tartalmát a vizsgabiztosok nem értékelik, ugyanis a projekt szakmai vetülete nem tartozik a személyi tanúsítás alapján kiépített IPMA vizsgáztatás hatókörébe. Kötelező tartalomjegyzéke: Háttér bemutatása (projekt típusa, hatóköre, megrendelői oldala, egyéb érdekelt/érintett felek, erőforrás igénye, komplexitása, stb.) A projekt célrendszere A projekt szervezete A vizsgázó szerepe a bemutatott projektben és ehhez kapcsolódó felelősségei A projekt meghatározó (szakmai és menedzsment) jellemzői Az egyes projektszakaszok eredményei SPE második rész: Terjedelme az elkészített SPE min. 80%-a. Funkciója: az SPE tárgyául kiválasztott projekt megadja a vizsgabiztosok számára a kiválasztott kompetenciaelemek értékeléséhez szükséges értelmezési keretet és az ehhez kapcsolódó információkat, ami lehetővé teszi a vizsgázó által kiválasztott, a projekt projektmenedzsmentjére vonatkozó kompetenciák, és ehhez kapcsolódó módszerek, eszközök és technikák alapos értékelését. A személyi tanúsítás alapján kiépített IPMA vizsgáztatás lényege ugyanis nem a bemutatott projekt értékelésében áll, hanem a vizsgázónak a bemutatott projektben használt projektmenedzsment eszközök és módszerek, az adott projekthez illeszkedő tudatos, hozzáértő és kompetens használatának értékelésében, amely a jövőre kivetítve különböző, ám a projektmenedzsment vetületét tekintve hasonló projektekben valószínűsíti a vizsgázó helytállását és sikerét, azaz kompetenciáját. A vizsgázó által kiválasztandó kompetenciaelemek: az SPE-nek a Projektmenedzsment technikái kompetencia területből legalább 14-et, a Személyes jellemzők a projektmunkában kompetencia területből legalább 11-et, a Projektmenedzsment kontextusa kompetencia területből legalább 8-at kell bemutatnia, úgy hogy az SPE-ben jelöli, hogy melyik kompetencia elemről ír. 4/7
Értékelése: a második rész tartalmát a vizsgabiztosok kompetencia elemenként értékelik, külön az eszközök és technikákra vonatkozó tudás dimenzióra, és külön az eszközök és technikák helyzetfüggő alkalmazására vonatkozó készséget is magába foglaló tapasztalati dimenzióra. Kötelező tartalomjegyzék: Minden egyes kiválasztott kompetenciaelem kapcsán a következő elemzési lépéseket kell megtenni és és írásban rögzíteni: A bemutatott projektben az adott kompetenciaelemhez kapcsolódó és megoldandó projektmenedzsment probléma/feladat/kihívás bemutatása, Az alkalmazott projektmenedzsment megoldás/kezdeményezés (eszközök, technikák és módszerek) kiválasztásának, esetleg helyzetre szabásának indoklása, a megoldás/kezdeményezés bemutatása, Az alkalmazott projektmenedzsment megoldás/kezdeményezés nem-szakmai, hanem projektmenedzsment terméke, eredményének és/vagy eredménytelenségének bemutatása, Az alkalmazott projektmenedzsment megoldás/kezdeményezés múltbéli tapasztalatainak levonása (lényegre törő elemzés és értékelés) és a tapasztalatok jövőre vonatkozó személyes tanulsággá formálása, és felhasználásának előrevetítése jövőbeni saját portfóliókban/programokban/ projektekben. Mellékletek: Terjedelme: max. 20 oldal Funkciója: az SPE szöveges részét ábrákkal kiegészíteni. Nyilatkozatok: Terjedelme: kb. 1 oldal, amely nem számít bele az SPE terjedelemébe. Funkciója: az SPE kapcsán különböző jognyilatkozatok rögzítése. Kötelező tartalma: 1) Nyilatkozat arról, hogy a bemutatott projektet az SPE készítője - aki egyben a vizsgázó - saját maga vezette. 2) Nyilatkozat arról, hogy a beadott SPE-t a vizsgázó teljes egészében maga készítette, teljes egészében és kizárólagosan tulajdonosa szerzői jogoknak. 3) Nyilatkozat arról, hogy a beadott SPE-ben bemutatott projektre vonatkozóan a vizsgázó jogosult az SPEben bemutatott információk és dokumentumok vizsgafolyamat keretében a vizsgaközponttal való megosztására. (A vizsgaközpont titoktartási kötelezettségét lsd. jelen útmutató utolsó fejezetében). 3) Nyilatkozat arról, hogy a beadott SPE-re vonatkozóan a vizsgázó maga is korlátlan ideig titoktartási kötelezettséget vállal, azt a vizsgaközponton kívüli harmadik féllel nem osztja meg, különösen nem adja át mintaként, forrásanyagként más vizsgázóknak. Ennek megsértése a sikeres minősítés azonnali visszavonását vonja maga után. A személyes interjú időtartama 1,5-2 óra, amelynek során a vizsgabiztosok a vizsgázó önértékelése, műhelymunkán nyújtott teljesítménye és SPE-je alapján előre összeállított kérdéseket tesznek fel a vizsgázónak. A kérdések irányulhatnak a jelentkezés során beadott dokumentumok tartalmának ellenőrzésére, a vizsgázó tudásának és tapasztalatainak erősségeire és gyengeségeire, hiányterületeire, továbbá a vizsgázó portfólió/program/projekt menedzsment területen meglévő kompetenciáinak helyszíni demonstrálására. A vizsgázónak lehetősége van, hogy az interjú során válaszait dokumentumokkal (pl. státuszriportok, kézikönyvek) támassza alá. Az interjú során a Projektmenedzsment technikái kompetencia területből legalább 5-öt, a Személyes jellemzők a projektmunkában kompetencia területből legalább 4-et, a Projektmenedzsment kontextusa kompetencia területből legalább 4-et kell érinteni az interjú során. Ezt kiegészítheti néhány kérdés a hazai és nemzetközi projektmenedzsment szakmai közéletben való tájékozottságra vonatkozóan. A minősítéshez használt IPMA Kompetencia Rendszer (ICB 3.0): (ICRG 3.10 2.5) A minősítéshez használt IPMA Kompetencia Rendszer (ICB 3.0, June 2006) a következő területeket öleli fel: 1 Projektmenedzsment technikái kompetencia terület (20 elem) 2 Személyes jellemzők a projektmunkában kompetencia terület (15 elem) 3 Projektmenedzsment kontextusa kompetencia terület (11 elem) 5/7
A kompetencia rendszer a http://ipmacert.hu honlapunkról letölthető. Az IPMA A szint értékelése: (ICRG 3.10 7.1.2) A vizsgázók minősítésekor a vizsgabiztosok az egyes kompetencia területekre adott értékeléseket a következő súlyozással veszik figyelembe: 1 Projektmenedzsment technikái kompetencia terület 40% 2 Személyes jellemzők a projektmunkában kompetencia terület 30% 3 Projektmenedzsment kontextusa kompetencia terület 30% A vizsgabiztosok a vizsga egyes elemeit, azaz a műhelymunka, a Saját Projekt Esettanulmány és az interjú során nyert értékeléseket kompetencia területenként átlagolják és a fenti súlyokkal súlyozzák, majd az így kapott értékeket összesítik külön tudás és tapasztalat dimenziókra. A tudás értékelésekor egy 0-10-ig terjedő skálán legalább 7,0 pontot, a tapasztalat értékelésekor egy 0-10-ig terjedő skálán legalább 7,0 pontot, átlagban egy 0-10-ig terjedő skálán legalább 7,0 pontot kell szereznie a sikeres vizsgázónak. Az önértékelést a vizsga során az interjú kérdések kialakítása során figyelembe veszik, de nem számítják be az értékelési pontrendszerbe. Javasolt irodalom a minősítéshez: Mind a négy IPMA szintre vonatkozóan ugyanaz a javasolt irodalom áll rendelkezésre, amely az honlap "HU - Minősítés magyar nyelven" alatt található. Visszalépés a minősítési folyamatból: A minősítési folyamatban nincs lehetőség visszalépésre. Aki mégis amellett dönt, hogy nem kívánja folytatni a vizsgát, vagy kizárásra kerül szabálytalanság miatt, vagy elmulasztja a megadott határidő bármelyikét, illetve sikertelenül vesz részt a minősítésen, elveszti a befizetett vizsgadíjat, amelynek visszafizetésre nincs mód. Sikertelen minősítés ismétlése: Sikertelen vizsga részbeni ismétlése (pótvizsga): A sikertelen vizsgát követően pótvizsgára csak az adott szint írásbeli részvizsgájára vonatkozóan van lehetőség. Pótvizsgára a sikertelen vizsgáról és a pótvizsga lehetőségéről tájékoztató e-mail értesítés megküldését követő 30 napig lehet jelentkezni. A pótvizsga részletei a "Pótvizsgák eljárásrendje" alatt találhatók meg az ipmacert.hu honlapon. Sikertelen vizsga teljes körű ismétlése: A sikertelen minősítés teljes körű ismétlésére legkorábban a sikertelen minősítésről szóló értesítést követő 6 hónap eltelte után kerülhet sor. Az ismételt minősítés esetén a jelentkezőnek a teljes vizsgadíj befizetése mellett újra kell kezdenie a minősítési folyamatot. A minősítés érvényessége IPMA A szinten: (ICRG 3.10 6.1.6.2) A sikeres minősítés esetén a vizsgaközpont névre szóló okleveleket állít ki magyar és angol nyelven, amelyek a kiállítást követő 5 évig érvényesek. Az érvényes minősítéssel rendelkezők nevét, az oklevél sorszámát és annak érvényesség lejárati dátumát a vizsgaközpont a sikeres vizsgázó jelentkezési lapon megtett írásos engedélyével az honlap publikus " érvényes minősítések adatbázisa" listájában teszi közzé és tartja karban. 6/7
A minősítés megújítása IPMA A szinten: A minősítés megújításának feltétele, hogy a minősített személy igazolja, hogy a minősítés érvényességének ideje alatt folyamatosan gondoskodik saját projektmenedzsment szakmai fejlődéséről. A további részletek az ipmacert.hu honlapon találhatók: Tájékoztató az IPMA HU Continuous Professional Development Unit (CPDU) pontrendszerről. A minősítés érvényességének figyelemmel kísérése a minősített projektszakember felelőssége. A minősítés lejárta előtt 3-6 hónappal a vizsgaközpont - az adatbázisában rendelkezésére álló e-mail címen - értesíti az oklevél birtokosát, és felkínálja a minősítés meghosszabbítását. A minősítés meghosszabbítása az első minősítésnél egyszerűbb, külön eljárás keretében zajlik, ennek részletei a "Minősítés megújítása" útmutatóban találhatók. A minősítés díja: A minősítés díja az ipmacert.hu honlap "Vizsgadíjak és kedvezmények" oldalán található. A vizsgaközpont titoktartása: A vizsgaközpont szigorúan bizalmasan kezeli a kérelmező által benyújtott összes papír alapú és elektronikus adatot és dokumentumot. A teljes dokumentáció kizárólag a vizsgaközpont munkatársai, az érintett vizsgabiztosok és döntéshozók, valamint panaszos esetekben a Panaszbizottság számára elérhetőek. Kérdéseivel keressen minket az irdoda@ipmacert.hu címen! 7/7