Szabályzat a Szent István Egyetem szerződéseinek megkötésére, kezelésére és azok nyilvántartására Az Egyetemi Szenátus 258/2012/2013 SZT. határozatával elfogadta 2013. június
Preambulum A Szent István Egyetem rektora - a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (továbbiakban: Nftv.), az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht), az államháztartás végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. r. (a továbbiakban: Ávr.), valamint a Szent István Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban: ESZMSZ), Kötelezettségvállalási és Utalványozási Szabályzata és más szabályzatai alapján - az Egyetem szerződései megkötésének, kezelésének és nyilvántartásának egységessége érdekében az alábbi szabályzatot adja ki: A szabályzat célja 1. (1) Jelen szabályzat célja, hogy meghatározza az Egyetem, mint központi költségvetési szerv és bármely más személy, vagy szervezet között létrejövő szerződések kapcsán az Egyetem és az általa fenntartott intézmények képviseletére és szabályos jegyzésére, a kötelezettségvállalás kezdeményezésére és a kötelezettség vállalására, a szerződések nyilvántartására és szerződésminták alkalmazására vonatkozó szabályokat. A szabályzat hatálya 2. (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységére, (továbbiakban: gazdálkodó egységek), továbbá az Egyetemmel közalkalmazotti vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban, valamint hallgatói, illetve tanulói jogviszonyban álló természetes személyekre. (2) A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed minden, jelen szabályzat szerint szerződésnek minősülő ügyletre, illetve okiratra. 2
A szerződés 3. (1) Jelen szabályzat alkalmazása körében az ügylet, illetve az okirat elnevezésétől függetlenül szerződésnek minősül minden olyan egy-, vagy többoldalú jognyilatkozat, amelyben az Egyetem pénzbeli, vagy nem pénzbeli szolgáltatás teljesítésére, bármilyen magatartás gyakorlására vagy attól tartózkodásra, tűrésre, vagy jövőbeni jognyilatkozat megtételére vállal kötelezettséget, vagy amelyben ilyen tartalmú jogokat szerez, illetve követelésekre válik jogosulttá, és amelynek teljesítéséért az Egyetem jogi úton érvényesíthető felelősséget vállal, vagy felelőssé válhat. A szerződések tartalmi és formai követelményei 4. (1) Szerződést kizárólag az Egyetem nevében lehet megkötni, azzal, hogy szerződés visszamenőleges hatállyal nem köthető, nem írható alá. (2) Személyi jellegű megbízási szerződés értékhatártól függetlenül csak írásban köthető. A termék vagy szolgáltatás beszerzéssel kapcsolatos szerződések esetén az írásbeliségre vonatkozóan a Beszerzési és Közbeszerzési Szabályzat előírásai az irányadóak. (3) Az Egyetem nevében jognyilatkozat, kötelezettségvállalás kizárólagosan írásban tehető, kivéve a Kötelezettségvállalási és Utalványozási Szabályzatban, valamint az Ávr-ben meghatározott ügycsoportba és értékhatárba tartozó, szóban is megköthető szerződések körét. (4) A szerződések megkötésére elsősorban a jelen szabályzat mellékletében meghatározott iratmintákat kell alkalmazni. Amennyiben a megkötendő szerződés jellege, tartama eltér a jelen szabályzat mellékletében meghatározott iratminták jellegétől és tartamától, akkor a Ptk. szerinti tartalommal meghatározott, folyamatos oldalszámozással ellátott ún. egyedi szerződéseket kell írásban megkötni. (5) Egyedi szerződésnek legalább az alábbi elemeket kell tartalmaznia: - Egyetem nevét, székhelyét, intézményi azonosító számát (FI69207), adószámát, statisztikai számjelét és bankszámlaszámát, a képviseletében eljáró személy nevét és tisztségét, vagy munkakörét az Egyetem szerződéses pozícióját; - Az Egyetemmel szerződő fél azonosítására alkalmas adatok, így természetes személy esetén nevét, lakcímét, adóazonosító jelét, személyi igazolványszámát, nem természetes személy esetén, cégnevét, székhelyét, adószámát, cégjegyzékszámát, vagy más nyilvántartásba vételi számát, képviselője nevét és beosztását, a szerződő fél szerződéses pozíciójának megnevezését; 3
- a szerződés tárgyát; - a szerződés időtartamát (határozott, illetve határozatlan idejű); - a szerződő feleknek a szerződésből fakadó lényeges jogait és kötelezettségeit; - a szolgáltatás és az ellenszolgáltatás tárgyát, összegét, - a fizetési, illetve teljesítési határidőket, - a fizetés, illetve teljesítés módját, valamint - a szerződés létrejöttének időpontját és - a szerződő felek, illetve képviselőik szabályos (gazdálkodó szervezet esetén cégszerű, egyéb szervezet esetén a rá vonatkozó szabályok szerinti) aláírását, valamint az Egyetem részéről a szükséges ellenjegyzéseket, illetve amennyiben a szerződés testületi hozzájáruláshoz kötött, úgy ennek a körülménynek a feltüntetését és a testületi döntés számát. (6) A szerződésen feltüntethető az adott szerződés teljesítéséért felelős szervezeti egység, illetve az ügyintéző is. A szerződésen amennyiben annak teljesítése, vagy kötelezettségvállalása adott szervezeti egységhez kapcsolható a teljesítésért felelős szervezeti egység megnevezésének feltüntetése is szükséges. (7) Az Egyetem képviseletére jogosultak az okiratokat névaláírásukkal látják el a hiteles aláírási címpéldányuknak megfelelően. Fel kell tüntetni az okiratot jegyző személy nevét, valamint beosztását, illetve munkakörét. (8) Idegen nyelven írt szerződésekhez magyar nyelvű fordítást is mellékelni kell. A szerződések aláírása 5. (1) A szerződések aláírását előzetesen egyeztetett, kész tartalommal, szükséges példányszámban kell kezdeményezni. A szerződések aláírására kizárólag az ellenjegyzések után, illetőleg a kötelező testületi vélemények, határozatok beszerzését követően kerülhet sor. Amennyiben a kötelező testületi vélemény, vagy határozat beszerzésére objektív okból nincs lehetőség az adott szerződés aláírása előtt, úgy azt a következő testületi ülésen haladéktalanul pótolni kell, és a szerződésben erre, mint felfüggesztő feltételre utalni kell. (2) A képviseleti joggal, a szerződések jegyzésével, illetve a kötelezettségvállalásokkal kapcsolatos felelősségeket és kompetenciákat a munkaköri leírások külön is tartalmazzák. (3) A szerződéseket a pályázati szerződések kivételével legalább két eredeti példányban kell elkészíteni, és aláírni. A pályázati szerződéseket három példányban kell elkészíteni és aláírni. Amennyiben a szerződés több önálló szervezeti egységet érint, úgy a két eredeti példányon felül az érintett egységek számának megfelelő eredeti példányt kell készíteni. A szerződés 4
szövegében fel kell tüntetni, hogy az adott szerződés hány példányban készült. (4) Minden, az Egyetem számára fizetési kötelezettséget keletkeztető szerződés aláírását megelőzően az ügyviteli rendszerben rögzíteni kell, mint a pénzügyi kerettel szembeni kötelezettséget, illetve előzetes kötelezettségvállalást, kivéve a kötelezettségvállalási szabályzatban, illetve az Ávr-ben meghatározott eseteket. (5) Az Egyetemen maradó eredeti szerződésen fel kell tüntetni az Egyetem példánya feliratot. Ezen a példányon kell az összes szükséges ellenjegyzésnek szerepelnie (pl.: előkészítői, jogi,). A szerződéskötés folyamata 6. (1) A szerződéskötések során az Egyetem kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatában foglaltaknak megfelelően kell eljárni. (2) Kötelezettségvállalás csak a jelen eljárásrend alapján megkötött és nyilvántartásba vett szerződés alapján engedélyezett. Kötelezettséget kizárólag csak abban az esetben vállalhat az arra jogosult, amennyiben a kötelezettségvállalási dokumentumot a gazdasági, szükség esetén a jogi és a közbeszerzési ellenjegyző ellenjegyezte. (3) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem jog- és/vagy nem szabályszerű, az ellenjegyzőnek erről haladéktalanul tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, aki köteles a kötelezettségvállalást a hatályos előírásoknak megfelelően módosítani. (4) A szerződés megkötése során szükséges a jogszabályoknak megfelelően, a felek által egyeztetett műszaki tartalom egyeztetés, eljárási forma kiválasztása, esetleges eljárás lefolytatása. Szerződés tervezet aláírásra kész változatának előállítása. (5) Az előkészítő munka során a nagyértékű (bruttó 100 ezer Ft feletti) szerződések esetén minden alkalommal egyeztetni szükséges a beszerző csoporttal. Dologi és felhalmozási jellegű szerződések 7. (1) A dologi szerződések és a felhalmozási (beruházás, felújítás) szerződések megkötése során a szerződést az előkészítőjének és a kötelezettségvállalásra jogosult személynek szignálnia kell, és azt előzetes kötelezettségvállalásba kell venni a gödöllői Campushoz tartozó szervezeti egységek esetén a Pénzügyi Főosztályon, míg nem a Gödöllői Campushoz tartozó karoknál a gazdasági szervezet erre kijelölt munkavállalójánál. (2) Az előzetesen kötelezettségvállalásba vett szerződést a 11. szerint jogi ellenjegyzésre kell 5
küldeni. (3) A jogi ellenjegyzést követően a szerződést a Közbeszerzési Szabályzatban meghatározott esetekben jóváhagyásra, illetve igazolásra meg kell küldeni a kijelölt közbeszerzési ügyintézőnek is. (4) A szerződést ezt követően lehet döntéshozó testület (pl. kari tanács, szenátus) elé terjeszteni, amennyiben ezt jogszabály, vagy az ESZMSZ előírja. (5) A szerződést ezt követően a 10. -nak megfelelően gazdasági ellenjegyzéssel kell ellátni. (6) A kettőmillió forint értékhatárt meghaladó szerződéseket a költségvetési felügyelő részére felülvizsgálatra haladéktalanul meg kell küldeni. (7) A fenti eljárást követően kerülhet sor a szerződés aláírására. (8) Az aláírt szerződés alapján kerül sor a szerződés 14. szerinti nyilvántartásba vételére és a kötelezettségvállalásra. Személyi jellegű szerződések 8. (1) A magánszemélyekkel kötendő személyi jellegű szerződések (személyi juttatásokra irányuló, illetve megbízási szerződések) megkötése során a szerződést az előkészítőjének és a kötelezettségvállalásra jogosult személynek szignálnia kell, és azt előzetes kötelezettségvállalásba kell venni a gödöllői Campushoz tartozó szervezeti egységek esetén, a Pénzügyi Főosztályon, míg nem a Gödöllői Campushoz tartozó karoknál a gazdasági szervezet erre kijelölt munkavállalójánál. (2) Az előzetesen kötelezettségvállalásba vett szerződést a 11. szerint jogi ellenjegyzésre kell küldeni. (3) A jogi ellenjegyzést követően a szerződést a Beszerzési és Közbeszerzési Szabályzatban meghatározott esetekben jóváhagyásra, illetve igazolásra meg kell küldeni a kijelölt közbeszerzési ügyintézőnek. (4) A szerződést ezt követően a 10. -nak megfelelően gazdasági ellenjegyzéssel kell ellátni. (5) A kettőmillió forint értékhatárt meghaladó szerződéseket a költségvetési felügyelő részére felülvizsgálatra haladéktalanul meg kell küldeni. (6) A fenti eljárást követően kerülhet sor a szerződés aláírására. (7) Az aláírt szerződés alapján kerül sor a szerződés 14. szerinti nyilvántartásba vételére, és a kötelezettségvállalásra. 6
Kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat hatálya alá nem tartozó szerződések 9. (1) A kötelezettségvállalással nem járó szerződések (pl.: együttműködési megállapodások, szándéknyilatkozatok, stb.) megkötése során a szerződést az előkészítőjének szignálnia kell. (2) A szerződést a 11. szerint jogi ellenjegyzésre kell küldeni. (3) A szerződést ezt követően lehet döntéshozó testület (pl. kari tanács, szenátus) elé terjeszteni, amennyiben ezt jogszabály, vagy az ESZMSZ előírja. (7) A fenti eljárást követően kerülhet sor a szerződés aláírására. (8) Az aláírt szerződés alapján kerül sor a szerződés 14. szerinti nyilvántartásba vételére. A gazdasági ellenjegyzés 10. (1) A gazdasági ellenjegyzés - az Ávr. előírásaival egyezően, valamint a Kötelezettségvállalási és Utalványozási Szabályzatban foglalt rendelkezéseknek megfelelően - a szerződés érvényességi kelléke, ennek hiányában a szerződés érvénytelen. A jogi ellenjegyzés 11. (1) A jogi ellenjegyzés kötelező, ha azt jogszabály írja elő, továbbá a (2) (3) bekezdésben meghatározott kivételektől eltekintve minden egyéb szerződés esetén. (2) Nem szükséges a jogi ellenjegyzés, amennyiben a kötelezettségvállalás dologi vagy felhalmozási illetve személyi jellegű, és a jelen szabályzat mellékletét képező szerződésminták, vagy a rögzített megrendelési sablon változatlan felhasználásával történik a jogügylet megkötése. A jogi ellenjegyzés csak a két feltétel együttes fennállása esetén mellőzhető. (3) A jogi ellenjegyzésre az ESZMSZ 86. szerinti jogtanácsos, vagy ügyvéd jogosult. (4) A jogi ellenjegyzés dátummal kerül a szerződésre. Amennyiben a jogi ellenjegyzés megtagadására kerül sor, úgy annak indokát a szerződésre rá kell vezetni. Összeférhetetlenség, felelősségre vonatkozó rendelkezések 12. (1) A szerződés aláírója az Egyetem nevében kötelezettségvállaló - és a szerződés 7
ellenjegyzői ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személyek nem lehetnek. (2) Az Egyetem a vele közalkalmazotti jogviszonyban álló közalkalmazottal munkaköri feladatai ellátására munkavégzésre irányuló további jogviszonyt nem létesíthet. (3) Az összeférhetetlenség kapcsán az Egyetem Foglalkoztatási Követelményrendszerében (ESZMSZ 4. sz. melléklet) meghatározott összeférhetetlenségi szabályokat kell alkalmazni. 13. (1) Jelen szabályzatban foglaltak betartásáért valamennyi, a szabályzat hatálya alá tartozó személy munkajogi (fegyelmi), polgári jogi (kártérítési) és büntetőjogi felelősséggel tartozik. A szerződések nyilvántartásának szabályai 14. (1) A szerződések nyilvántartása a mindenkori ügyviteli rendszerben, valamint az Egyetem iktatási rendszerében egységes adattartalommal történik. Az aláírt szerződést az egyetemi Postázó érkezteti. Minden szerződést az egyetemi iktatási szabályok szerint iktatni, és szkennelni kell az iktatási rendszerben. (2) Az adott szerződéssel érintett szervezeti egység iktatásra jogosult ügyintézője köteles az adott szerződés szkennelt példányát az utolsó aláírás megtörténtét követően a központi iktatórendszerben az adott iktatószámhoz csatolni, és egyúttal elektronikus úton (elektronikus adathordozó, e-mail) a gazdasági szervezet (Pénzügyi Főosztály) részére megküldeni. Ezen rendelkezés betartatása az adott szervezeti egység vezetőjének kötelezettsége. (3) A kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételéért a gazdálkodó egység gazdasági vezetője, annak hiányában a gazdálkodó egység vezetője felel. A szerződések eredeti példányainak papír alapú nyilvántartása az esetlegesen szükséges mellékletekkel együtt a gazdasági egység kötelezettsége. (4) A gazdasági terület illetékes munkatársa rögzíti a szerződés nyilvántartó rendszerben a végleges adatokat és a végleges K2 azonosítót. 8
Záró rendelkezések 15. (1) A jelen utasítás mellékleteként megadott szerződésmintáknak a jogszabályi és gazdasági változásokhoz igazodó szövegezésének módosítása, valamint a szerződésminták körének változtatása a gazdasági főigazgató hatáskörébe tartozik, és nem minősül jelen szabályzat módosításának. A szerződésminták körében végzett módosítások esetén az előírt közzétételen túl a szerződéskötésre jogosultakat külön is értesíteni kell. (2) Jelen szabályzat az aláírása napján lép hatályba. (3) Jelen szabályzat rendelkezéseit a hatályba lépést követően megkötött szerződésekre kell alkalmazni. Gödöllő, 2013. június 20. 9