Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksári Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Egység 1239 Budapest Grassalkovich u. 162 2014. ÉVI ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása 1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése A belső ellenőrzés 2014. évre vonatkozó munkatervét a Képviselő-testület a 569/2013. (XII.03.) Ök. sz. határozatával hagyta jóvá. A terv tartalmazta a Polgármesteri Hivatalra vonatkozó ellenőrzési feladatokat, az Önkormányzat intézményeinek irányító szervi ellenőrzéseit, valamint az Önkormányzat felügyelete alá tartozó gazdasági szervezettel nem rendelkező intézményekre vonatkozó belső ellenőri feladatokat is. Az éves tervben, a Polgármesteri Hivatalban 4 ellenőrzés került betervezésre, az intézmények irányítószervi ellenőrzéseként szintén 4 ellenőrzés tervezése történt meg. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei megállapodás alapján ellátják a gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények belső ellenőrzését is, mely feladat teljesítésére 5 ellenőrzés szerepelt az éves tervben. Az ellenőrzési tervben megjelölt ellenőrzési feladatokból minden ellenőrzés elvégzésre került, azonban kettő jelentés lezárása (az érintettekkel történő egyeztetési folyamat miatt) 2015-ben történt meg, de a jelentés tervezetek minden esetben elkészültek. A tervezett ellenőrzéseken felül soron kívüli vizsgálatok is elvégzésre kerültek, az alábbiak szerint: - Irányítószervi ellenőrzés: Szabályszerűségi ellenőrzés: 1 alkalom - Polgármesteri Hivatal ellenőrzése: Pénzügyi ellenőrzés: 3 alkalom Szabályszerűségi ellenőrzés: 1 alkalom - Megállapodás alapján végzett belső ellenőrzés Pénzügyi ellenőrzés: 3 alkalom A belső ellenőrzési egység az év során tanácsadói tevékenységet 1 alkalommal látott el, melyre ellenőrzési kapacitás tervezése megtörtént az éves ellenőrzési tervben. A belső ellenőrzés a vizsgálatok lebonyolítása, az ellenőrzési programok és jelentések készítése során a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet és a Belső Ellenőrzési Kézikönyv előírásainak szem előtt tartásával végezte tevékenységét. A lefolytatott ellenőrzések minden esetben jóváhagyott program és megbízólevél alapján kerültek elvégzésre. Az ellenőrzött területek részére megküldött jelentés-tervezetek útján a megállapítások egyeztetésre kerültek. Ezt követően a jelentések az esetleges észrevételekkel lezárásra kerültek. A feltárt hibák, hiányosságok megszüntetésére az ellenőrzött területek vezetői intézkedési terveket készítettek az ellenőrzések végrehajtását követően. A 2014. évi vizsgálatok során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. A vizsgálatok végrehajtása során az ellenőrzöttekkel való együttműködés jelentéseink megállapításainak, javaslatainak elfogadottsága, a személyes tapasztalatok, valamint az ellenőrzöttek által kitöltött ellenőrzést követő felmérő lap -ok alapján összességében jónak mondható. 2
Az ellenőrzést követő felmérő lapok adattartalma arra is kellő információt szolgáltat, hogy a belső ellenőri munka minősége megítélhető legyen. A 2014. évi ellenőrzésekhez kapcsolódóan az ellenőrzöttek által kitöltött lapok alapján az ellenőri munka minősítése nagyon jónak mondható. 2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők A belső ellenőrzési tevékenységet a jogszabályi előírásoknak megfelelően belső ellenőrzési egység látja el Önkormányzatunknál, ahol 1 fő belső ellenőrzési vezető és 1 fő belső ellenőr dolgozik. 2014-ben a belső ellenőri munkakörben személyi változás nem történt. A belső ellenőrzési egység mindkét tagja rendelkezik a jogszabályban rögzített képesítési előírásokkal, és a tevékenység végzéséhez szükséges engedéllyel. A jogszabály által előírt kötelező továbbképzési és vizsgakötelezettséget teljesítették. A munkavégzés tárgyi feltételei (irodahelyiség, felszereltség) biztosítottak voltak. A szakmai munka színvonalának fejlesztése érdekében az ellenőrök oktatásokon és szakmai továbbképzéseken vettek részt. A továbbképzéseken elsajátított tananyag az ellenőri gyakorlatba beépítésre került. A belső ellenőrök funkcionális függetlensége biztosított, tevékenységüket a jegyzőnek közvetlenül alárendelve végzik. A tervezés, végrehajtás, módszerek kiválasztása során önállóan járnak el. Az ellenőrzési megbízásokkal kapcsolatban az ellenőrökre nézve összeférhetetlenségi ok nem merült fel. Az ellenőrzések végrehajtása során az ellenőrzés alá vont szervezetek a jogszabályban meghatározott kötelezettségeiket teljesítették, a vizsgálat alá vont dokumentumokhoz való hozzáférést biztosították. 3. A tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrzési egység az év során tanácsadói tevékenységet 1 alkalommal látott el. - A tanácsadás célja volt, a 2014. január 1-től hatályos, az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Kormányrendelet bevezetésével, gyakorlati alkalmazásával kapcsolatos feladatok végrehajtásához tanácsadói tevékenység nyújtása. 3
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján 1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok 1.1. Polgármesteri Hivatalnál folytatott ellenőrzések és fontosabb javaslatai: A Polgármesteri Hivatal dolgozóinak adott cafeteria juttatások nyilvántartásainak ellenőrzése Javaslat: - A Személyügyi Kézikönyvben foglalt előírásokat és a gyakorlatban alkalmazott módszertant felül kell vizsgálni. Polgármesteri Hivatal által lefolytatott közbeszerzések szabályszerűségi ellenőrzése Javaslatok: - A bírálóbizottság tagjainak kijelölése kapcsán fokozott figyelmet kell fordítani a jogi, pénzügyi és közbeszerzési szakértelem biztosítására. - A jegyzőkönyvben foglalt szövegrész módosítása szükséges, mivel a bírálóbizottság csak a tárgyalás lefolytatását követően tesz döntési javaslatot, illetve a döntéshozó is csak a tárgyalást követően, a bírálóbizottság döntése birtokában rendelkezik az eljárás zárásáról. Az egyedi támogatások nyilvántartásának, dokumentálásának, elszámoltatásának szabályszerűségi ellenőrzése. Javaslatok: - Az ellenőrzési nyomvonal kiegészítése szükséges a támogatási szerződésben szereplő közzétételi feladatok ellátásával. - A használt szerződésmintát az egyes támogatásokra egyedileg úgy kell kialakítani, hogy a szövegezés tükrözze az adott támogatásra, támogatottra vonatkozó jellemzőket. A közfoglalkoztatással, közfoglalkoztatottakkal kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások, megállapodások szabályszerűségének ellenőrzése. Javaslatok: - A Feladat és hatásköri jegyzék következő felülvizsgálatakor a Humánközszolgáltatási Osztályra vonatkozó részt módosítani szükséges. - A közfoglalkoztatási koordinátor munkaköri leírását felül kell vizsgálni. - A közfoglalkoztatottak munkaköri leírásait szükséges módosítani akként, hogy azokból egyértelmű módon megállapíthatók legyenek a munkavállaló feladatai. - Azon közfoglalkoztatottak esetében, akik intézményhez kerültek kihelyezésre, a munkaköri leírásukban az intézmény vezetőjét, mint az irányítási jogkör gyakorlóját meg kell jelölni. - A szabadság engedélyt és ebből kifolyólag az összes kiadmányozással kapcsolatos iratokat - kivéve a munkaviszony létesítését és megszüntetését - csak a humán-közszolgáltatási osztály vezetője írja alá. - A közfoglalkoztatottakról a munkanapló mellett szükséges egy olyan nyilvántartást is vezetni, amelyből név szerint látható, hogy ki, mikor és hol végez feladatot. - Amennyiben selejtezéssel kerülnek kivezetésre az eszközök a nyilvántartásból, a selejtezés tényről minden esetben készüljön hitelt érdemlő dokumentum. 4
Az alábbi ellenőrzéseknél nem volt javaslat: A 2014. április 06-i országgyűlési választás normatív támogatása felhasználásának pénzügyi ellenőrzése. A Soroksári Kulturális-, Szabadidő- és Sportcentrum Energetikai Fejlesztése című pályázaton elnyert támogatás felhasználásának ellenőrzése. A 2014. május 25-i Európai Parlament tagjainak választása normatív támogatása felhasználásának pénzügyi ellenőrzése. A 2014. október 12-i helyi önkormányzati képviselők és polgármesterek, valamint a nemzetiségi önkormányzati képviselők választása normatív támogatása felhasználásának pénzügyi ellenőrzése. 1.2. Irányító szervi ellenőrzések és fontosabb javaslatai: Az I. számú összevont óvoda pénzügyi-gazdasági tevékenységének, működésének és gazdálkodása szabályozottságának rendszer ellenőrzése - Az intézmény SZMSZ-t az Ávr. vonatkozó előírásai szerint módosítani szükséges. Az Önkormányzat által a Soroksár Sport Club Kft. részére nyújtott működési támogatás felhasználásának, dokumentálásának, elszámolásának ellenőrzése. Javaslat a jegyzőnek: - A Sport Club Kft.-vel kötendő hasonló tartamú megállapodás előkészítésekor vegyék figyelembe az ellenőrzési jelentésben foglaltakat. Az Önkormányzat által a Soroksár Sportcsarnok Nonprofit Kft. részére nyújtott működési támogatás felhasználásának, dokumentálásának, elszámolásának ellenőrzése. Javaslatok az ügyvezetőnek: - A 2014. évi támogatás felhasználásáról és a vagyonhasznosításról szóló beszámoló is készüljön el és határidőben kerüljön benyújtásra az Önkormányzat felé. - A 2014. évi támogatás elszámolásakor vegyék figyelembe az ellenőrzési jelentésben foglaltakat. Javaslat a jegyzőnek: - A Sportcsarnokkal megkötött megállapodás következő módosításakor vegyék figyelembe az ellenőrzési jelentésben foglaltakat. Az alábbi ellenőrzéseknél nem volt javaslat: A Táncsics Mihály Művelődési Házban működő Baba muzsika című foglalkozás lebonyolításának, dokumentáltságának ellenőrzése, a részvételi díjak beszedésének, bizonylatolási rendjének vizsgálata. A Soroksári Intézményellátó Központ rendszer ellenőrzése. 5
1.3. Megállapodás alapján végzett ellenőrzések és fontosabb javaslatai: Az I. sz. Összevont Óvoda által foglalkoztatott közalkalmazottak besorolásának ellenőrzése. - A jelentés 4. pontjában részletezett dolgozók fizetési fokozatának felülvizsgálata. A Táncsics Mihály Művelődési Ház által foglalkoztatott közalkalmazottak besorolásának ellenőrzése. - A hiányzó erkölcsi bizonyítványokat pótolni szükséges. - A kinevezési okiratokat a dátum megjelölésével vegyék át a munkavállalók. - A takarítónők esetében felül kell vizsgálni a határozott idejű kinevezések Kjt. vonatkozó rendelkezéseinek megfelelőségét. - A munkavállalók személyi anyagaiban pótolni szükséges az iskolai végzettségét, szakképesítését, szakképzettségét, illetve előző munkaviszonyaikat igazoló dokumentumokat. - A munkavállalók legmagasabb iskolai végzettségét, annak megszerzését, illetve fizetési fokozatát felül kell vizsgálni, szükség esetén a fizetési osztályba, fizetési fokozatba sorolásokat módosítani szükséges. Az III. sz. Összevont Óvoda által foglalkoztatott közalkalmazottak besorolásának ellenőrzése. - Egy dolgozó fizetési fokozatának felülvizsgálata szükséges. A Soroksári Intézményellátó Központ által foglalkoztatott közalkalmazottak besorolásának ellenőrzése. - Az érintett dolgozók fizetési osztályba sorolásának felülvizsgálata szükséges. - A munkaviszonyok beszámítása nyomtatványra felvett adatokat alátámasztó hiányzó dokumentumok beszerzése szükséges. - Az érintett dolgozók fizetési fokozatának felülvizsgálata szükséges. - Az intézménynél dolgozó valamennyi közalkalmazott személyi anyagának felülvizsgálata, különös tekintettel a fizetési osztályok, fizetési fokozatok megállapítására, valamint az azokat megalapozó dokumentumokra tekintettel. A Soroksári Német Nemzetiségi Önkormányzatnál a 2014. évi készpénzek felvételének és felhasználásának ellenőrzése. Javaslat a pénzügyi osztály vezetőjének: - Csak olyan kérelmet engedélyezzen, amely maradéktalanul megfelel a Szabályzat előlegek felvételére, elszámolására vonatkozó - előírásainak. Az alábbi ellenőrzéseknél nem volt javaslat: A II. sz. Napsugár Óvoda által foglalkoztatott közalkalmazottak besorolásának ellenőrzése. A Soroksári Bolgár Nemzetiségi Önkormányzatnál a 2014. évi készpénzek felvételének és felhasználásának ellenőrzése. A Soroksári Roma Nemzetiségi Önkormányzatnál a 2014. évi készpénzek felvételének és felhasználásának ellenőrzése. 6
2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, amelyek alapján a szervezetek érvényesítik a feladataik ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. Kontrollkörnyezet A belső kontrollrendszer kontrollkörnyezetét a belső szabályzatok, utasítások rendszere alkotja, melyeket a Polgármesteri Hivatal és az intézmények esetében is kiépítettek. A külső jogforrások folyamatos változása megköveteli a belső szabályzatok harmonizációját, ezáltal a kontrollkörnyezet módosulásának következetes nyomon követését, mind a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei, mind az intézmények vonatkozásában. Ezen igényeknek a Polgármesteri Hivatal a szabályzatok időszakos felülvizsgálatával tesz eleget. Kockázatkezelés A Polgármesteri Hivatal és valamennyi gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmény is rendelkezik kockázatkezelési szabályzattal, melyek megfelelnek a jogszabályi előírásoknak. A Polgármesteri Hivatal kockázati munkacsoportot működtet az egyes folyamatokban feltárt kockázatok minősítésére, a kockázati tűréshatár megállapítására, a kockázatok csökkentésére és a folyamatos nyomon követésre. A munkacsoport a jegyző vezetésével és tagjaival végzi feladatait. A munkacsoport az év során többször felülvizsgálta az elkészített ellenőrzési nyomvonalakat, valamint elvégezték a kockázatok minősítését. A gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények önértékeléssel minősítik a kockázataikat, melyet 2014-ben elvégeztek, és ezek a dokumentumok az intézményekre vonatkozó 2014. évi belső ellenőrzési terv alapját képezték. Kontrolltevékenységek A kontrolltevékenységek jelen vannak a Polgármesteri Hivatal és az intézmények működésében, azok minden szintjén, de különböző intenzitással és gyakorisággal. A kontrolltevékenységek fontos megjelenési formája az aláírási jogosultságok jogszerű gyakorlása, mely a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzés érvényesítés teljesítés igazolás utalványozás folyamatában jelenik meg. Minden vizsgálat lefolytatásakor a témához kapcsolódóan ennek a folyamatnak az ellenőrzése megtörténik. A 2014-ben lefolytatott ellenőrzések tapasztalatai alapján elmondható, hogy ezen jogosultságokkal rendelkezők az előírások betartásával végzik feladataikat. Információ és kommunikáció A Polgármesteri Hivatalban az információ áramlás és a kommunikáció módjai, formái mivel összetett pénzügyi-gazdasági folyamatokból állnak így több szabályzatban is rögzítésre kerültek. A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörökre felhatalmazottak beszámolási kötelezettségéről külön szabályzat is rendelkezik. A kommunikáció formái, csatornái kiépültek, és megfelelően működnek. 7
Monitoring A folyamatok folyamatos nyomon követése, azaz a monitoring részét képezi a belső ellenőrzés, amely a Polgármesteri Hivatalban kialakításra került, és 2014-ben is a jogszabályi előírásoknak megfelelően működött. A tevékenységet önálló szervezeti egység látja el, a jegyzőnek közvetlenül alárendelve. Az ellenőrzések javaslatai alapján elkészített intézkedési tervek megvalósításáról a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek, valamint az intézményeknek a vezetői beszámolnak, melyeket a belső ellenőrzési egység egy nyilvántartásban összegez. Ezen nyilvántartás célja, hogy a belső ellenőrzés az egyes javaslatok végrehajtásáról komplex információkat kapjon. A monitoring rendszer másik eleme az utóellenőrzések elvégzése. Ezen feladatokat a belső ellenőrzés az éves ellenőrzési tervekben - kockázatelemzés alapján - esetlegesen és időszakosan szerepelteti. III. Az intézkedési tervek megvalósítása Az ellenőrzések során tett javaslatok végrehajtására az érintettek minden esetben intézkedési tervet készítettek. Az elkészített intézkedési tervek végrehajtásáról az egyes szervezeti egységek vezetői, az intézkedési tervet készítők a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 46. (1) bekezdése alapján számolnak be. Ezen előírás szerint, az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó határidő lejártát követő 8 napon belül írásban kell beszámolni. Fentiek alapján a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek és az intézményeknek a beszámolása az intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtásának idejéhez igazodva folyamatos. A 2014. évi ellenőrzési jelentés elkészítésének időpontjáig az elvégzett feladatokról minden esetben határidőben beszámoltak az érintettek. Egyes esetekben amennyiben a feladatok végrehajtásának határideje későbbi, mint az éves ellenőrzési jelentés elkészítésének időpontja az intézkedési tervek végrehajtásáról való beszámolás még nem történt meg. Budapest, 2015. február 13. Beszené Uhrin Gyöngyi belső ellenőrzési vezető 8