OKTATÁSI SEGÉDLET Általános dokumentumkezelési fogalmak Ügyirat irat tételszám kapcsolat A dokumentumkezelő a 335/2005-ös Kormányrendelet előírásai szerint biztosítja a fenti kapcsolatot az iratok rögzítésekor. Ez azt jelenti, hogy az indító irathoz (főszámhoz) további iratok is aláfűzhetők (alszámok). A főszámra iktatott indító iratot nevezzük egyben ügyiratnak is (ügyindító irat), melynek az iktatószám struktúrája az alábbi: IK/1/2013, ahol az IK az iktatókönyv neve, 1 a főszám, 2013 pedig az iktatás éve. Az alszámok az ügyiraton belül folytonosak, jelölésük pedig az alábbi: IK/1-2/2013, ahol az IK az iktatókönyv neve, 1 a főszám, -2 a 2. alszám, 2013 pedig az iktatás éve. Minden főszámhoz kapcsolható akár utólag is egy tételszám, ami valójában az irattári tétel. Ez a tétel vezérli a megőrzési, selejtezési idejét a teljes ügyiratnak és biztosítja az egyszerű kigyűjtését a selejtezendő iratoknak. Jelen rendszer tanúsított, és a hatályos jogszabályok előírásainak megfelel. Működési logika: A rendszer feladat kiosztás alapú, mely azt jelenti, hogy minden egyes feladat elvégzésekor a következő feladat típusát és az elvégző személyt a tevékenység során meg kell adni. Ez biztosítja az iratok közlekedését, melyet a papír példány is követhet. A betekintésre adott jogosultság pedig a másodpéldányok nyomtatásának kiváltását biztosíthatja a szervezeten belül. Iktatandó iratok köre: Az érvényben lévő Iratkezelési Szabályzat és az ezzel összhangban tartott irattári tételszámok rendszere pontosan meghatározza az iratok csoportosítását. Az említett szabályzat a SZIE honlapon megtalálható, mely további részleteket és fogalommagyarázatokat is tartalmaz. Jelen rendszer használata mellett a papíralapú iktatókönyvek és egyéb nyilvántartások a továbbiakban elhagyhatóak az újonnan bekapcsolódó szervezeteknél is. 1
Tartalomjegyzék Általános dokumentumkezelési fogalmak... 1 Ügyirat irat tételszám kapcsolat... 1 Bejövő iratok kezelésének folyamata... 3 Kimenő iratok kezelésének folyamata... 4 A rendszer elérése... 5 Bejelentkezés... 5 1. mintafolyamat... 6 Érkeztetés... 6 Átadás-átvétel... 8 Bontás... 9 Átadás-átvétel... 10 Iktatás főszámra... 11 Előadóív nyomtatása... 12 Ügyintézés... 13 Iratok elintézése... 13 Ügyirattérkép... 14 2. minta folyamat... 14 Érkeztetés - bontás egyben... 14 Átadás-átvétel... 16 Szignálás... 16 Iktatás alszámra... 18 3. minta folyamat... 21 Iktatószám kérése... 21 Gyorsiktatás... 23 Postázás... 24 Feladójegyzék... 25 E-mail-ek iktatása... 26 Bejövő levél gyorsiktatása... 28 Kimenő e-mail-ek iktatása... 29 Egyéb folyamatok... 30 Irat sztornó... 30 Ügyirat lezárása... 31 Irattárazás... 32 2
Lekérdezések... 32 Beállítások... 34 Ügyfélösszevonás... 35 Bejövő iratok kezelésének folyamata Posta beérkezése a titkárságra Nyomtatott faxok kezelése E-mail Jelenlegi folyamat Új folyamat Rögzítés nélkül átadás a címzettnek nem Intézménynek címzett-e a levél? Továbbítás egy központi címre igen Bontható-e? (szabályzat szerint minden bontható, de lehetnek kivételek) nem Érkeztetés E-mail címről letöltés a programba Igen és tudjuk az ügyintézőt is igen Érkeztetés, Bontás egyben Átadás bontásra Iktatás Gyorsiktatás engedélyezett Átadás szignálásra (opcionális) Kell e iktatni? Ügyintézésre visszakerül a címzetthez Iktatás (sok esetben az alapszak szakvezetőire) igen nem Folyamat vége Átadás szignálásra (opcionális) Ügyintézés Az Iratkezelési szabályzattal összhangban a fenti lépések mentén van lehetőség az iratok mozgatására a SZIE Campusain. 3
Kimenő iratok kezelésének folyamata Ügyintézés E-mail Másolat továbbítása iktatási e-mail címre iktatás kiadmányozás Gyorsiktatás (3 lépés egyben) E-mail letöltés (iktató szerepkörrel) expediálás Iktatás kimenőként alszámra Automatikus lezárás postázás Postakönyv előállítás 4
A rendszer elérése A központi iktató és dokumentumkezelő rendszer elérhetősége Internet Explorer böngészőben az alábbi: Pilot (teszt) rendszer: http://pilot.szie.hu Éles rendszer: http://iktatas.szie.hu:6700 A belépéshez a fenti címekről engedélyezni kell a felugró ablakokat (popup), valamint a hibamentes működéshez fel kell venni a megbízható helyek közé is az URL-t. Bejelentkezés Belépni szervezeti egység felhasználónév jelszó helyes megadásával lehet. Mindenki csak abba a szervezetbe léphet be, ahová őt az adminisztrátorok felvitték. A felhasználónév a szokásos webmail-es azonosító, valamint a hozzá tartozó jelszó szükséges a sikeres hitelesítéshez. 5
Indító képernyő A főmenük a bal alsó sarokban találhatók, ezen belül az almenük a bal szélen helyezkednek el. A középső munkaterületen a hírfolyam olvasható, ahol az aktuális feladatok és üzenetek jelennek meg. Erre a képernyőre legegyszerűbben a fejléc közepén található piros 1. mintafolyamat ikonnal lehet visszatérni. Érkeztetés A campusokon központi érkeztetés az előírás, ezért kevés felhasználónak elérhető a fenti menüpont. Itt az gombbal indítható a folyamat: 6
A rögzítő képernyő a bontatlan irat jellemzőit engedi rögzíteni. A vastag, vagy csillagozott mezőket kötelező a rendszerben kitölteni, melyből több mezőt is alapértelmezetten feltölt a rendszer. Itt egyedül a küldő neve hiányzik, valamint minden feladat fülön a következő feladatvégző személyét ellenőrizni kell, ha szükséges, akkor módosítani is kell, valamint bejelölni a négyzetet az ellenőrzés igazolásaként. Ebben a példában a bontatlan SK-s iratot bontásra adjuk át. Az adatrögzítés sikerességét egy felugró üzenet nyugtázza: 7
Átadás-átvétel A rendszer átadás-átvétel alapú. Ez azt jelenti, hogy minden olyan következő feladatra, melyet nem magunk végzünk el a rendszer a képzett rekordot az átadás mappába teszi, ahonnan kötegelve, csoportokban vagy egyesével is átadhatók az iratok, melyről a rendszer elektronikus jegyzőkönyvet készít. Szükség esetén ez ki is nyomtatható. Ugyanez a rekord az átvevő fiókjában nézve az átvétel mappában jelenik meg: Az gombbal, vagy több sor esetén a gombbal vehetjük át az iratokat. Átvételkor a rádiógombok módosításával visszautasítható az idegen irat, melynek az iratképét a gemkapocs megnyomásával nyithatunk meg, amennyiben az irat már be van szkennelve. 8
Bontás Itt is, mint mindenütt a fekete fejléc első gombja az alapértelmezett funkció, azaz a végezhető el a feladat: gombbal Ezen az ablakon csak szabadon rögzíthető mezők találhatók, de legalább a tárgyat és az irattípust javasolt kitölteni. Ebben a fázisban már lehet szkennelni vagy iratképet csatolni. Az utolsó fülön kell megadni a következő feladatot és az elvégző dolgozót. A pipával nyugtázható, hogy minden adat helyesen lett megadva. 9
Átadás-átvétel Amennyiben nem saját magunk vagyunk a következő feladat elvégzője, úgy minden esetben az átadás menübe kerül az irat, melyet csoportosan vagy tételesen manuálisan át kell adni a jegyzőkönyv leképezhetőségének érdekében. Átadónál a tétel az alábbi: Átvevőnél ugyanaz a rekord: Az ilyen átadás-átvétel műveletekre a továbbiakban csak a leírásban hivatkozunk. 10
Iktatás főszámra Az iktatásra érkezett feladatok értelemszerűen az iktatás menüpont alatt hajthatók végre: A kiválasztott rekordon állva a gombbal indítható a rögzítés. Első lépésben azt kell eldönteni, hogy mely ügyiratba tartozik az iktatandó irat. Az adatrögzítő képernyőn minden korábban már rögzített adat automatikusan beolvasásra kerül, csak a hiányzó adatokat szükséges berögzíteni. Itt az ügykör kiválasztása kötelező, ha azt korábbi fázisban (pl.: szignáláskor) még nem adták meg. Ebben az esetben a szignálás fülön ellenőrizni kell az ügyintéző mezőt és a határidő beállítást is: 11
A feladat fül ellenőrzése és jelölése után (a bontásnál ismertetett módon) a rekord menthető. Előadóív nyomtatása Minden ügyirathoz opcionálisan nyomtatható A3-as méretben az u.n. előadóív, melyen az ügyirat adatait, alszámait és egyéb jellemzőit lehet nyilvántartani. Lehetőség van az adott nyomtatványt utólagosan is kinyomtatni, amikor már az összes irat rögzítésre került, így azok jellemzői is rákerülnek a nyomtatványra. 12
Ügyintézés Iratok elintézése Az ügyintézésre kapott iratok az irataim menüpont alatt találhatók, a főszámok pedig az ügyirataim alatt vannak kiemelve. Az gomb megnyomásával rögzíthető az elintézési dátum, mely megállítja az irat határidő számítását és kiszürkíti a rekordot a táblázatban. 13
Ügyirattérkép Egy panelen megjeleníthető a teljes ügyirat minden iratával és kapcsolatával együtt: 2. minta folyamat Érkeztetés - bontás egyben Az dokumentumokat a nyomógombbal indítható az összevont folyamat, míg az elektronikus gombbal lehet lehívni. 14
Ugyanazt a képernyőt kapjuk, mint a sima érkeztetésnél, csak itt a bontás fül is elérhető, ami rögtön ki is tölthető. A feladat fület itt is ellenőrizni kell, a példa kedvéért pedig szignálásra adjuk át a feladatot. 15
Átadás-átvétel mint feljebb, ugyanazok a lépések: Át kell adni az iratot: Az átvevőnek pedig át kell vennie: Szignálás Mind iktatás előtt, mind utána lehetőség van szignálásra továbbítani, amennyiben nem meghatározható az ügyintéző személye. A szoftveres szignálás tulajdonképpen az ügyintéző kijelölését jelenti, valamit a határidő megadását. 16
Szignáláskor is betölti a rendszer az alapértelmezett, vagy korábban már megadott adatokat, melyek a felületen módosíthatók. Az irat akár többszörösen is tovább szignálható. További olvasók hozzáadása az irathoz: melyet az alábbi választóablakkal tehetünk meg: 17
A következő feladat lehet itt pl. az iktatás: Iktatás alszámra A kiválasztott rekordon állva ismét a gombbal indítható a rögzítés. A választó képernyőn jelöljük be az alszámot: 18
majd a kereső panelen keressük meg a főszámot, ami alá szeretnénk tenni ezt az iratot: A rögzítő felületen ilyenkor már a főszám fül nem látszik, az iktatószámban pedig megjelenik pirossal a lehetséges azonosító, mely az adatrögzítéskor kapja meg a végleges sorszámot: A felületen minden adatot megörökölt a rekord, így itt nincs szükség további kötelező adatbevitelre. 19
e A szignálásnál kapott adatok is megjelennek a megosztások is valamint a csatolmány is. Csak a következő feladatvégzőt kell ellenőrizni és bejelölni a négyzetet. 20
3. minta folyamat Iktatószám kérése Abban az esetben, ha a felhasználónak nincs iktatási jogosultsága, de a nála lévő ügyiratba szeretne egy alszámot iktatni, erre is kínál lehetőséget a rendszer. Az irataim mappában állva az iktatószám kérése gombbal indítható az alábbi panel: Minden szükséges adat előre megadható 21
a következő feladatvégző pedig egy iktató szerepkörű személy legyen. Ha minden jól ki van töltve, az iktatónak csak ellenőriznie kell az adatokat: 22
Gyorsiktatás Mind a bejövő, mind a kimenő oldalon van mód egy összevont felületen az adatok egylépéses rögzítésére. A bejövő iratok iktatása a fejlécen szereplő zöld villám ikonnal, valamint a kimenő ágat a piros villám ikonnal indítható. Ebben a példában a kimenő ágat mutatjuk be, mivel ez egy lépésben tartalmazza az iktatást, kiadmányozást és expediálást, mellyel a következő feladat a postázás lesz: Ennek megfelelően azokat a személyeket adhatjuk csak meg a felsorolt tevékenységeknél, amelyekre jogosultsággal is rendelkeznek. Ellenkező esetben a rendszer nem engedi lerögzíteni az adatokat. A postázási adatokat a további adatok fülön lehet megadni. A mentés után a bal alsó sarokban jelenik meg az iktatószám: 23
Ezután ugyanennek az ügyiratnak az irattérképe az alábbi módon néz ki: Postázás Amennyiben postai ügykezelést adunk meg, úgy minden esetben postázásra megy az irat a következő felhasználónak az alábbi menübe: Itt a megfelelő sorokat kijelölve kötegelve a gomb alól. -sal is indítható, vagy egyesével a 24
Feladójegyzék A súly és a bérmentesítési díjak megadása után a postakönyv előállítás alatt lehet elkészíteni a postai feladójegyzéket: 25
E-mail-ek iktatása A bejövő e-mail fiókba érkezett leveleket megfelelő beállításokkal és jogosultsággal az érkeztetés menüpont alatt a nyomógombbal lehet beolvasni a rendszerbe. A megfelelő fiók bejelölése után indításra a postafiók teljes tartalmát beolvassa a rendszer, valamint beállítástól függően törli is azonnal a leveleket a fiókból. Ha már valaki előttünk letöltötte a fiók tartalmát, akkor az alábbi üzenet is fogadhat: A kijelölt sort az gombbal rögzíthetjük fel: Ekkor a már korábban ismertetett felületen rögzíthető a szükséges adatsor. A rendszer beállítja az e-mail-re vonatkozó paramétereket, melyeket nem is lehet módosítani. A csatolmány fülön megtalálható a teljes levél is, mely a rögzítéshez segítségül hívható. 26
Rögzítésre megképződik az érkeztetés rekord: Ezután a levél szignálásra, vagy iktatásra is elküldhető. 27
Bejövő levél gyorsiktatása Az e-mail a belső szabályoktól függően gyorsiktatóval egy lépésben is leiktatható a nyomógombbal: A csatolt fájlok részben az e-mail a csatolmányaival egyetemben iktatáskor megtekinthető. 28
Kimenő e-mail-ek iktatása Hasonlóan a bejövő levelekhez, a kifelé küldött e-mail-ek is iktathatók, ha annak egy másolatát a felhasználó elküldte a megadott kimenő iktatáshoz tartozó címre is. Ekkor az iktatás menü alatt a dokumentumok betöltése nyomógombbal olvasható be a mailbox tartalma: kimenő Kijelölés után hasonlóan a bejövő oldalhoz megjelennek a szoftverben a rögzítendő levelek. Ráállva a nyomógombbal hagyományos módon végezhető el az iktatás: Eldöntendő, hogy ez hová tartozik: Majd itt is kitöltve a hiányzó mezőket, egy lépésben rögzíthető minden szükséges adat. Ehhez a csatolmányok fülről hívható segítségül az eredeti levél: 29
Egyéb folyamatok Irat sztornó Tévesen rögzített iratot a lekérdezések főmenüt választva az iktatás / alszámok alatt lehet elvégezni a gomb megnyomásával az adott kijelölésre vonatkozóan: Célszerű megadni a sztornózás okát is a későbbi egyértelműség kedvéért: Ezután a rekord kiszürkítve megmarad a rendszerben, és az áthúzás jelöli az érvénytelenségét. 30
Ügyirat lezárása Az ügyirat akkor zárható le, ha az összes irata elintézett, melyről már korábban volt szó: továbbá minden irat a főszám ügyintézőjénél van. Erről a szoftver automatikusan gondoskodik úgy, hogy elintézés után automatikusan átadásra kerül a főszám ügyintézőjéhez. A bejövő és belső iratokat minden esetben manuálisan kell elintézni, a kimenőknél a postázással automatikusan elintézetté válik minden kimenő irat. Ezután az Ügyirataim mappából indítható a lezárás a gombbal. Itt még módosíthatunk az ügykörön, mely a selejtezési időt is meghatározza egyben. A következő feladatvégző az irattáros, aki átadás után egyben megkapja a teljes ügyiratot: 31
Irattárazás A feladat az részleteit. gombra indul, ahol megadhatjuk az irattárat és egyéb adatok alatt a tárolóhely Lekérdezések Minden adat lekérdezhető a listák menüpont alatt, amire van jogosultsága a bejelentkezett felhasználónak. Leggyakoribb helye a lekérdezéseknek az iktatás / alszámok menüpont, ahol a kibővített keresés bekapcsolásával az alábbi keresőmezőkben kereshetünk: 32
Szűrők A keresési feltételek elmenthetők: ami később visszaolvasható: 33
Minden egyéb menüben hasonló módon történik a keresés a fentiek mintájára. Beállítások A Rendszer menüpont alatt el lehet érni néhány hasznos beállítást, mely segíthet a felület kezelésében. Ilyen például az ablak görgetése, ami a kisfelbontású monitorok használatakor hasznos, vagy a szervezet/felhasználó kiválasztásának módja melynek eredménye az alábbi ugyanazon az ablakon: normál kiválasztás (ez az alapértelmezett) automatikus összerendelés (itt elég a nevet ismerni) 34
Ügyfélösszevonás 35