Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 1 1. Bevezetés... 3 2. A leltározási szabályzat célja és tartalma... 4 3. A leltározás alapfogalmai... 5 3.1. A leltározás célja... 5 3.2. A leltározás fogalma... 5 3.3. A leltár fogalma... 5 4. Leltárkészítés és leltározás... 6 4.1. A mérlegtételek alátámasztása leltárral... 6 4.1.2. A leltár és mérleg kapcsolata... 6 4.2. A leltár... 7 4.2.1. A leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények... 7 4.2.2. A leltár tartalma... 9 4.2.3. A leltározás módja... 9 4.2.3.1. Mennyiségi felvétel... 9 4.2.3.1. Egyeztetés... 10 4.3. A letár időpontja... 11 4.3.1. Folyamatos leltározás... 11 4.3.2. Fordulónapi leltározás... 12 5. A leltár előkészítése... 13 5.1.A leltározás előkészítésének feladata... 13 5.2. A tárgyi eszközök rendezése az előkészítő munka során... 13 5.3. Készletekkel kapcsolatos feladatok... 14 5.4. A leltározás előtti selejtezés... 14 5.5. Átminősítés... 15 5.6. Leértékelés... 15 5.7. Leltározási utasítás... 16 5.8. Leltározási körzet, leltárfelvételi egység... 16 5.9. Leltározási ütemterv... 18 6. A leltározás tárgyi feltételei... 19 6.1. A leltár ügyviteli előkészítése... 19 6.2. A leltározási bizonylati rend érvényesítése... 19 6.3. Ajánlott nyomtatványok... 20 7. A leltározás személyi feltételei... 20 7.1 A leltárban közreműködők feladata és felelőssége... 21 7.1.1. A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Igazgatója... 21 7.1.2. A leltározás vezetője... 22 7.1.3. A leltározási körzet felelőse... 22 7.1.4. A leltárfelelős... 23 7.1.5. Leltározók... 23 7.1.6. Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást vezetők feladata... 23 7.1.7. Leltárellenőr... 24 7.2. A leltározásban résztvevők felkészítése... 24 8.A leltározás végrehajtása... 25 8.1. A leltározás végrehajtásának folyamata... 25 8.2. Mérlegtételek... 27 1
8.2.1. Befektetett eszközök... 27 8.2.1.1. Immateriális javak... 27 8.2.1.2. Tárgyi eszközök... 27 8.2.1.3. Ingatlanok... 28 8.2.1.4. Gépek, berendezések, felszerelések... 29 8.2.2. Forgóeszközök... 29 8.2.2.1. Készletek... 29 8.2.2.2. Követelések... 30 8.2.2.3. Pénzeszközök... 30 8.2.3. Aktív pénzügyi elszámolások... 31 8.2.4. Források leltározása... 31 8.2.4.1. Saját tőke leltározása... 31 8.2.4.2. Rövid lejáratú kötelezettségek... 31 8.2.4.3. Kötelezettségek áruszállításból és szolgáltatásból... 32 8.2.5. Passzív pénzügyi elszámolások... 32 8.3. Mérlegtételek értékelése... 32 8.4. Leltáreltérések rendezése... 32 9. A leltározás ellenőrzése... 34 9.1. A leltár előkészítésének ellenőrzése... 34 9.2. A leltározás végrehajtásának ellenőrzése... 34 9.3. Leltárfeldolgozás ellenőrzése... 34 9.4. Leltárértékelés ellenőrzése... 35 9.5. A leltári bizonylatok megőrzése... 35 10. Mellékletek... 36 1. számú melléklet (körzetek)... 36 2. számú melléklet (ütemterv)... 37 3. számú melléklet (utasítás)... 39 4. számú melléklet (megbízás)... 40 5. számú melléklet (nyilatkozat)... 41 6. számú melléklet (leltárkezdés jegyzőkönyv)... 42 7. számú melléklet (leltár befejezés jegyzőkönyv)... 43 8. számú melléklet (pénzeszköz leltár jegyzőkönyv)... 44 9. számú melléklet (jelentés)... 47 10. számú melléklet (Helyiségleltár, leltárfelvételi ív)... 48 11. Záró rendelkezések... 49 12. Megismerési nyilatkozat... 50 2
1. Bevezetés A könyvek év végi zárásához, a beszámoló készítéshez a többször módosított számvitelről szóló 2000 C. Törvény, valamint a 249/2000. (XII. 24.), a 36/2013. (IX. 13.) NGM rendelet az államháztartás számvitelének 2014. évi megváltozásával kapcsolatos feladatokról, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény valamint az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) kormányrendelet előírásai szerint olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközök és források mennyiségi és értékadatait. A jogszabályok a költségvetési szervek számára csupán a leltár összeállításának kötelezettségét írják elő, de a leltározás idejét, módját, annak tételes szabályait nem tartalmazzák. A szabályokat a költségvetési szervnek kell kialakítani, melyben össze van foglalva minden teendő, a felelősek köre, a leltározás módszerei, a leltározandó eszközök köre. E szabályzatnak tartalmazni kell a leltárak szervezésével, előkészítésével, a végrehajtásával és az ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat. A fenti rendeletnek megfelelően elkészített Leltározási és Leltárkészítési Szabályzat, a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ, mint önállóan működő és gazdálkodó intézmény és a hozzá tartozó önállóan működő intézmények és a működtetési körébe tartozó oktatási intézmények területén rendelkezésre álló eszközök, és azok forrásaira kiterjedő leltározási tevékenység. Egységes irányelvek szerinti biztosítja, az intézményi tulajdon védelmét és a mérlegvalódiság feltételeit, a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ közreműködésével. 3
2. A leltározási szabályzat célja és tartalma A leltározási szabályzat célja, hogy az intézményeknél a leltározási kötelezettség egységes elvek alapján kerüljenek végrehajtásra. A hivatkozott rendelet szerint a leltározási szabályzatban a következő főbb szempontok szerepelnek. A szabályzat tartalma: a leltározás célja, fogalma a leltározási ütemterv a leltározási utasítás a leltári körzetek, leltárfelvételi egységek a leltárral szemben támasztott alaki és tartalmi követelmények a leltározás módja, időpontja a leltározásban közreműködők feladata és felelőssége a leltározás végrehajtásának előkészítése a leltározás végrehajtása a leltározás technikai feltételei és eszközei a befektetett eszközök leltározása forgóeszközök leltározása források leltározása a leltárak összesítése, feldolgozása, a leltár ellenőrzése a mérlegtételek értékelése a leltár és a könyvviteli adatok egyeztetésének módja leltárkülönbözetek leltározási bizonylatok használatának szabályai az értékelés ellenőrzése, a mérlegvalódiság vizsgálata mellékletek 4
3. A leltározás alapfogalmai 3.1. A leltározás célja A leltározás célja a Józsefvárosi Önkormányzat Polgármesteri Hivatal és intézményei vagyonának számbavétele. A leltárnak lehetővé kell tenni: az éves beszámoló tételeinek alátámasztását a mérleg valódiságának biztosítását a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzését, a bizonylati fegyelem elősegítését az eltérések kimutatását, a nyilvántartásoknak a tényleges vagyoni helyzetnek megfelelő rendezését a vagyon védelmét, az anyagi felelősök elszámoltatását a csökkent értékű, valamint a használaton kívüli eszközök feltárását. 3.2. A leltározás fogalma A leltározás a költségvetési szerv kezelésébe, vagy tartós használatába adott befektetett és forgóeszközök valamint azok forrásainak, továbbá a birtokában lévő idegen eszközök valóságban meglévő állományának (mennyiségének) megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a nyilvántartások szerinti állomány és a tényleges állomány közötti különbözet (hiány-többlet) megállapítása és rendezése. 3.3. A leltár fogalma A leltár olyan tételes kimutatás, melyet a költségvetési szerv eszközeinek és forrásainak valóságban is meglévő állományát (mennyiségét, értékét) egy meghatározott időpontra tartalmazza. A jelen szabályzatban meghatározott esetekben, illetve feltételek mellett leltárnak tekinthető a szabályszerűen ellenőrzött és szükség szerint helyesbített a főkönyvi könyvelés adataival egyező analitikus nyilvántartás is. 5
4. Leltárkészítés és leltározás 4.1. A mérlegtételek alátámasztása leltárral A leltárral történő alátámasztás a következőket jelenti: a mérlegben kimutatott eszközök, és kötelezettségek értékét leltárral kell alátámasztani. A leltár alapján készített leltárnak tartalmaznia kell tételesen a költségvetés alapján gazdálkodó szerv eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. Az eszközök leltározását mennyiségi felvétellel a követelések, és kötelezettségek leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. Amennyiben a tulajdon védelme megfelelően biztosított és ellenőrzött, valamint az eszközökről és azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatos részletező nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben, akkor a leltározás elvégzését igazoló leltárt helyettesítheti a részletező nyilvántartás. A leltározás és selejtezés szabályait a költségvetési szerv saját hatáskörben állapítja meg. A mérlegben nem szereplő használt készleteket a költségvetési szerv saját döntése alapján meghatározott módon leltározza. 4.1.2. A leltár és mérleg kapcsolata A leltár a mérleg alapja. A mérleg teljessége érdekében szükséges, hogy a leltár is teljes legyen, azaz tartalmazza a gazdálkodás összes eszközét: bérelt vagy kölcsön vett eladott, de el nem szállított az intézménynél tárolt idegen tulajdonú eszközöket. A leltárnak nem csak mennyiségileg, hanem tulajdonviszonyok, továbbá az eszközállapot minősítése szempontjából is a valódiságot kell tükröznie, ezért nem szerepelhet csökkent értékű eszközt teljes értékűként. 6
4.2. A leltár A felvétel teljessége, célja, és időpontja szerint a következő leltárfajtákat különböztetünk meg: évközi leltározás (speciális leltárak) átadás-átvételi leltárt kell készíteni felelős beosztásban bekövetkezett változás időpontjában, amely mind az átadó mind az átvevő elszámoltatásának illetve anyagi felelősségének alapokmánya. A leltározás módja mennyiségi felvétel analitikus nyilvántartástól független. A leltározást a leltározási bizottság végzi, melynek további tagjai az átadó és átvevő. A végrehajtásra a szabályzatban foglaltakat kell figyelembe venni. elszámoltató leltár fordulónapi leltár a teljes leltár az önkormányzat valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideérve a leltárfelvétel időpontjában a birtokában lévő idegen tulajdonú, kölcsönbe vett, javításra átvett eszközöket is. 4.2.1. A leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények A pontosan felvett és helyesen értékelt leltárak lényegében a mérleg valódiságának alapokmányai. Ilyennek azonban csak akkor tekinthető, ha maradéktalanul megfelelnek a tartalmi és alaki követelményeknek. A leltárnak biztosítani kell: a teljes körűséget a valós állapot bemutatását az áttekinthetőséget ellenőrizhetőség követelményét. A teljes körűség azt jelenti, hogy az intézménynek valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell, függetlenül attól, hogy a leltározás időpontjában, az intézmény birtokában van-e, vagy idegen helyen tárolnak. 7
A leltározás időpontjában az intézménynél lévő, de nem a tulajdonukat képező eszközöket a leltárban érték nélkül kell kimutatni. Ezek leltárát a tulajdonosnak meg kell küldeni abból a célból, hogy a saját leltárakkal egyeztetni tudja. A leltár valódiságát úgy kell biztosítani, hogy a leltározás, egyeztetés során a ténylegesen fellelt mennyiségi és értékadatokat kell mutatnia. Ennek megfelelően mindazon eszközöket, amelyeket méréssel, számolással, számítással lehet számba venni, tényleges mennyiségi felvétellel kell leltározni. A tényleges felvétellel számba nem vehető eszközöket, forrásokat, hitelt érdemlő egyeztetett analitikus nyilvántartások és főkönyvi számlák alapján kell leltározni. Az áttekinthetőség céljából a leltárnak az eszközöket leltározási helyek szerint kell tartalmazni, hogy a helyes számbavétel és értékelés lehetősége biztosítva legyen. A leltárnak tartalmazni kell a mérleg fordulónapján meglévő eszköz és forrásállományt legalább a főkönyvi számlák szerinti csoportosításban. Az áttekinthetőség érdekében be kell tartani, hogy a leltárral kapcsolatban készült okmányokon javítást csak szabályszerűen a hibás bejegyzés áthúzásával és fölé írással szabad alkalmazni, és a javítást végző személynek a javította jelzéssel és kézjegyével kell a javítást igazolnia. A javítást minden esetben úgy kell elvégezni, hogy az eredeti adat, feljegyzés is olvasható, utólag ellenőrizhető legyen. A könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez a leltárt úgy kell összeállítani, hogy az tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a költségvetési szervnek a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit forrásait mennyiségben és értékben. A leltárkészítés során a hitelesség biztosítása érdekében gondoskodni kell a bizonylatok, továbbá az egyéb dokumentációk egyértelmű és hiánytalan kitöltéséről a szükséges záradékok és aláírások meglétéről. 8
4.2.2. A leltár tartalma Az analitikával való egyeztetés után leltárösszesítőt kell készíteni minden eszközről, melynek tartalmaznia kell: a szerv megnevezését, leltár megjelölését leltározási helyet, körzetet a leltározás kezdetének és befejezésének időpontját, valamint a leltár fordulónapját a leltározott eszközök megnevezését az eszközök tényleges mennyiségét, értékét leltárkülönbözetek kimutatását a leltárfelelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását A leltárösszesítő adatait egyeztetni kell a főkönyvi számlákkal. 4.2.3. A leltározás módja A meghatározás azt jelenti, hogy a leltározást milyen módon kell végrehajtani. A leltározás történhet: mennyiségi felvétellel Ezen belül: - nyilvántartástól függetlenül - nyilvántartással utólagosan összehasonlítva - nyilvántartás alapján a felvételkor összehasonlítva egyeztetéssel 4.2.3.1. Mennyiségi felvétel A mennyiségi felvétel mindig tényleges megszámlálást jelent: meg kell állapítani számlálással az eszközök mennyiségét a kettős felvétel vagy kihagyás érdekében a leltározott eszközöket meg kell jelölni, festék, zsírkréta vagy egyéb módon ellenőrizni kell, hogy a leltározott eszköz teljes értékű-e 9
4.2.3.1. Egyeztetés Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal való egybevetést, összehasonlítást jelent. A leltározásnak ez a módja akkor választható, ha a tényleges állapot megállapítása az analitikus nyilvántartások egyeztetésével is biztosítható. A leltár okmányain a leltározás módját rögzíteni kell. A leltározás történhet: egyeztető levéllel személyes egyeztetéssel speciális egyeztetéssel A leltározás két munkafolyamatból áll: az eszközök mennyiségének természetes mértékegységekben történő megállapításából a leltározott mennyiségek értékeléséből A leltárba a könyv szerinti adatok alapján felvett eszközökre és forrásokra kötelezően előírt egyeztetésnek az alábbi típusai lehetségesek: adósokkal, vevőkkel egyeztetőlevél eszközök, mennyiségi és értékbeli egyeztetése készpénz, számlálással Mivel a leltárnak a mérlegadatokat kell alátámasztani, a mérleget pedig a szabályszerűen vezetett kettős könyvvitel alapján kell készíteni, elengedhetetlenül szükséges, hogy a mérleg készítését megelőzően a leltár alapját képező analitikus nyilvántartásokat, valamint a mérleg alapját képező főkönyvi számlák adatainak egyezőségét biztosítsák. 10
4.3. A letár időpontja A számviteli törvény a leltár készítésére nem szab határidőt. A leltár időpontját ennek megfelelően az intézmény saját hatáskörében állapítja meg. A leltár elvégezhető: - folyamatosan - fordulónappal Mindkét esetben a leltározást a szabályzatban, illetve az éves leltározási ütemtervben meghatározott időtartamon belül kell végrehajtani. Ezzel egyidejűleg meg kell figyelni, és fel kell tárni a feleslegessé vált eszközöket és a tárolásuk helyességét. Az intézmények eszközeinek és forrásainak fordulónapi leltározása december 31.-i fordulónappal történik, de pontos időpontját a tárgyévre vonatkozó leltározási utasítás valamint ütemterv tartalmazza. 4.3.1. Folyamatos leltározás A folyamatos leltározás lényege, hogy a leltározási kötelezettség alá eső összes intézményben meghatározott időtartamon belül kell leltározni. A folyamatos leltározás előfeltétele, hogy: Az intézménynél a számviteli törvény előírásainak megfelelő, naprakész, a leltározás időpontjában a könyvvitellel egyező, egyeztetett nyilvántartás vezetése, hogy annak alapján a hiányok és többletek azonnal megállapíthatók legyenek. Az eszközök leltározását a költségvetési szerv egész területén illetve egy-egy különálló egységben előre meghatározott időpontban kell végrehajtani. Biztosítani kell a leltározás ellenőrzését. 11
4.3.2. Fordulónapi leltározás Időpontját a leltárutasítás és a leltári ütemterv tartalmazza. A fordulónapi leltározást előre meghatározott naptári napra a leltár fordulónapjára vonatkozóan kell elvégezni. A leltározás rendszerint a fordulónap előtt megkezdődik és folyamatos, de a fordulónap előtt befejeződik. A tényleges leltárfelvétel időpontja és a fordulónap közötti készletmozgást figyelembe kell venni, mind az analitikában, mind a könyvekben át kell vezetni. A Sáfár tárgyi eszköz-nyilvántartó programmal előállított záró nyilvántartás és a főkönyv egyezősége biztosítja a mérleg alátámasztását. Az intézményeknél fordulónapi leltározást végzünk. Fordulónappal kell leltározni az alábbi eszközök és források körét: - pénzkészlet, bankszámla - adó elszámolások - adósok, munkavállalók tartozásai - vevők - függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások és bevételek tételeit. A pénzkészletet számlálással kell leltározni és az utolsó pénztárzárás bizonylatával valamint a főkönyvvel való egyeztetést jelenti. Ez a mérleg alátámasztásának dokumentuma. A bankszámla leltározása egyeztetéssel, az év utolsó napján készült kivonat és főkönyv egyeztetését jelenti, mely a mérleg alátámasztásának dokumentuma. 12
5. A leltár előkészítése 5.1.A leltározás előkészítésének feladata A leltározás előkészítése, a feltételek megteremtése során: fel kell mérni, és meg kell határozni az elvégzendő feladatokat időben gondoskodni kell arról, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges létszám és munkaeszközök rendelkezésre állnak-e ezeket úgy kell a feladat elvégzésének szolgálatába állítani, hogy a leltározás zavartalan és eredményes lebonyolítása kellő időben és pontosan végrehajtható legyen. 5.2. A tárgyi eszközök rendezése az előkészítő munka során Az eszközöknek megtekinthetőnek és hozzáférhetőnek kell lennie. Az előkészítő munkálatok során a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartásba felvett tartozékait is elő kell készíteni a leltározás idejére, valamint ellenőrizni kell a tartozékok nyilvántartását is és a nyilvántartási számok meglétét. A nyilvántartások alapján számba kell venni a kölcsönbe, javításra átadott vagy átvett eszközök állományát, melyet dokumentálni kell és a rendelkezésre álló bizonylatot a leltár mellé kell csatolni. Felül kell vizsgálni a használatból kivont, illetve a teljesen leírt eszközök állományát, szükség szerint intézkedni kell selejtezéséről esetleg az értékesítésről még a leltározás megkezdése előtt. Meg kell győződni róla, hogy a leltári számok olvashatók-e, amennyiben nem gondoskodni kell a pótlásról. A használaton kívüli vagy idegen tulajdonú eszközöket el kell különíteni. Ellenőrizni kell, hogy az eszközökön végzett felújítás értékével a bruttó érték módosítása megtörtént-e. A térítésmentesen átvett eszközök nyilvántartásba vétele az előírásoknak megfelelően megtörtént-e. 13
5.3. Készletekkel kapcsolatos feladatok Gondoskodni kell arról, hogy minden új készlet raktáron legyen és valamennyi raktárban tárolt készlet azonosítható legyen. Biztosítani kell a különböző cikkek elkülönített tárolását. Az előre csomagolt készleteknél vizsgálni kell, hogy a gyűjtőcsomagolás sértetlen-e. El kell különíteni a csökkent értékű készleteket, és gondoskodni kell a leértékelésről, illetve a selejtezésről. Idegen tulajdonú készleteket elkülönítetten kell tárolni. Gondoskodni kell az új és használt készletek elkülönítéséről, mivel a mérlegbe csak raktári új készlet tényleges állománya írható be. Készlettel a Katica Bölcsőde rendelkezik, melynek nyilvántartását, leltárát és selejtezését saját hatáskörben szabályozza. A készletváltozásról havonta kimutatást, fordulónappal leltárt készít, melyet megküld a Józsefvárosi Intézményműködtető Központnak. 5.4. A leltározás előtti selejtezés Az intézmény vezetői kötelesek minden évben a leltár előtt a selejtezni kívánt eszközökről jelentést vagy kérelmet küldeni a Józsefvárosi Intézményműködtető Központba. Az Önkormányzat által átadott vagyon tekintetében a köznevelési feladat ellátásához véglegesen feleslegessé vált vagyont, beleértve a rendeltetésszerű használat mellett elhasználódott vagy elavult eszközöket is, a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ (továbbiakban KLIK) írásbeli javaslatára az Önkormányzat évente külön előre egyeztetett időpontban selejtezi. A KLIK közreműködik az éves leltározásban. A selejtes tárgyi eszközöket el kell különíteni, és a leltár előtt gondoskodni kell a selejtezési szabályzatban foglaltaknak megfelelő selejtezésről. A selejtezésről a selejtezési bizottság gondoskodik. A leltározás megkezdése előtt a leltározás vezetője köteles ellenőrizni, hogy a szükségessé vált selejtezés megtörtént-e. 14
5.5. Átminősítés Hatósági rendelkezések vagy téves nyilvántartás esetén szükségessé váló átminősítéseket a leltár megkezdése előtt kell végrehajtani. 5.6. Leértékelés A számviteli törvény előírja, hogy azokat a készleteket, amelyek az eredeti rendeltetésüknek nem felelnek meg az értékelés elvének betartása mellett a mérlegbe csak csökkentett értékben szabad felvenni. A leértékelés attól az időponttól kezdődően kötelező, amikor a csökkentértékűség bekövetkezett. A készletek leértékelésére vonatkozó javaslatot minden esetben az arra hivatott intézmény vezetője kezdeményezheti. A javaslatot minden esetben dokumentált indoklással kell ellátni, illetve alátámasztani. A leértékelési javaslatnak tartalmaznia kell: megnevezés azonosító adatok indoklás, dokumentáció csatolása nyilvántartási érték árjavaslat leértékelési veszteség értékét. A leértékeléshez az engedélyt az önállóan működő és gazdálkodó óvoda vezetője adhatja meg. A számvitelről szóló többször módosított 2000. C. törvény rendelkezik az eszközök értékcsökkenéséről, illetve értékvesztéséről. A vásárolt készletek beszerzési árát csökkentetten kell a mérlegben szerepeltetni, ha a készlet a vonatkozó előírásoknak, illetve az eredeti rendeltetésének nem felel meg, ha megrongálódott, ha a felhasználása, értékesítése kétségessé vagy feleslegessé vált. A leértékelésről a selejtezési bizottság jegyzőkönyvet köteles készíteni. 15
A leértékelési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a leértékelés kelte, helye javaslattevő neve, a bizottság tagjainak neve a készlet megnevezése, azonosító adatai mennyiség, érték leértékelési ára, leértékelés összértéke A leértékelési jegyzőkönyv három példányban készül, amit a bizottság tagjai aláírásukkal hitelesítenek. Az első példány a könyvelésé, a második az intézményé, a harmadikat a jegyzőkönyv és a dokumentáció mellett kell megőrizni. 5.7. Leltározási utasítás A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ a szabályzatnak megfelelően a tárgyévi leltározással kapcsolatban minden évben elkészíti, leltározás előtt, a leltározási utasítást és a leltározási ütemtervet. A leltározási ütemtervben megjelölt leltározási körzetekben a leltározást a kiadott leltározási utasításban kell elrendelni. A leltározási utasítást a leltározás megkezdése előtt legalább 30 nappal az érintettek részére át kell adni. A leltározási utasítást meg kell megküldeni: a leltározási bizottságnak a leltározási körzetfelelősnek a leltárellenőrnek. 5.8. Leltározási körzet, leltárfelvételi egység A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Igazgatója minden leltározási körzet élére vezetőt, leltározási körzetfelelőst jelöl ki, aki az önállóan működő intézmények esetén az intézmény vezetője, a működtetett oktatási intézmények esetén a gazdasági ügyintéző. A működtetett oktatási intézmények esetén a KLIK kijelöli azt a személyt, aki a használatba adott eszközök leltározása során a 16
leltározás folyamatában tevékenyen részt vesz és aláírásával hitelesíti a leltáríven felvett eszközök meglétét, hiányát, a felvétel helyességét. A leltározási körzeteket a leltározási ütemtervben kell meghatározni. A leltározási körzet egy sorszámmal megjelölt azonosítható terület, vagyis egy-egy intézmény. Minden leltározási körzetbe leltárfelelőst kell kijelölni, aki gondoskodik a környezetébe tartozó eszközök vagyonvédelméről. Amennyiben a körzetbe kiadott eszközökben hiányt észlel köteles azt haladéktalanul jelezni a körzet felelősének. A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ nyilvántartása szerint kialakított leltározási körzetszámok a mellékletben találhatóak. A körzet fogalma az intézmény és minden hozzá tartozó objektumra illetve melléképületre kiterjed. 17
5.9. Leltározási ütemterv Az ütemterv összeállításának célja a leltározásra kerülő eszközök, illetve a közreműködő intézmények munkájának összehangolása, a feldolgozás folyamatosságának, zökkenőmentességének biztosítása. Az ütemterv lényegében az évi leltározás munkaprogramja. A leltározási szabályzat alapján a leltározás megkezdése előtt 30 nappal az elkészített ütemtervet ki kell adni az érintettek részére. Az ütemterv tartalmazza a leltározás előkészítésével, a leltár felvételével és értékelésével, valamint ellenőrzésével kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének tervezett időpontját, továbbá a munkafolyamatok elvégzéséért és ellenőrzéséért felelős személyek megnevezését. A leltározási ütemterv körzetenként az alábbi adatokat tartalmazza: - a leltározási bizottság elnökének, tagjainak és az ellenőr nevét - a leltározási körzet számát, megnevezését, körzetfelelős nevét - a leltározási körzet helyét, időpontját - a leltár fordulónapját - a leltár kezdetét és befejezését - a leltározandó eszközök megnevezését - a kiértékelés határidejét 18
6. A leltározás tárgyi feltételei A leltározás megkezdése előtt a szükséges tárgyi feltételek biztosításáért a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Igazgatója felelős, ennek keretében gondoskodnia kell a szükséges nyomtatványokról, eszközökről. Ennek hiány komoly zavarokat okozhat a felvételi munka során. 6.1. A leltár ügyviteli előkészítése A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Igazgatója gondoskodik a szükséges nyomtatványok beszerzéséről vagy előállításáról, illetve az érdekeltekhez való eljuttatásáról. 6.2. A leltározási bizonylati rend érvényesítése Bizonylatfajták: leltárfelvételi ív helységleltár leltározási jegyzőkönyvek A leltári bizonylatokat folyamatos sorszámozással kell ellátni. Beszerzéséről, sorszámozásáról, előállításáról a rendelkezésre bocsájtott minták alapján az a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ gondoskodik. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon, úgy kell rögzíteni, hogy azok a megőrzési ideig olvashatók legyenek. A bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei: a bizonylat megnevezése, sorszáma a kiállító intézmény megnevezése a felvételi körzet száma, neve a leltárfelvétel és fordulónap időpontja a leltározók, felelősök és ellenőr aláírása a leltározott eszköz megnevezése, mennyiségi egysége, mennyisége, értéke, továbbá az igény szerinti adatok 19
A bizonylat formai követelményei: a bizonylatokat számítógéppel előállított formában, ennek hiányában csak tintával lehet kitölteni az üresen maradt rovatokat át kell húzni gondoskodni kell az olvashatóságról javítani csak áthúzással lehet és a javítást végző a javítás tényét aláírásával köteles igazolni a leltározásban közreműködők a bizonylatokat aláírásukkal hitelesítik. A leltározás befejeztével a bizonylatokat a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Gazdasági Igazgatóhelyettesének kell átadni, megőrzéséről a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ arra kijelölt dolgozója gondoskodik. Minden leltár alkalmával szabályosan kiállított, a mellékletben szereplő, jegyzőkönyveket kell készíteni. 6.3. Ajánlott nyomtatványok Helységleltár (mely tartalmazza teljes körűen mind a kis, mind a nagy értékű tárgyi eszközöket, valamint az immateriális jószágokat) Tárgyi eszköz leltárfelvételi összesítő (mely tartalmazza teljes körűen mind a kis, mind a nagy értékű tárgyi eszközöket, valamint az immateriális jószágokat a helységleltárak alapján főkönyvi számonként összesítve) 7. A leltározás személyi feltételei A leltározás előkészítése során fel kell mérni a munkaerő-szükségletet. A rendelkezésre álló munkaerőből kell kialakítani a leltározás személyi szervezetét. Ki kell alakítani a leltározási bizottságot. A bizottságnak legalább három főből kell állni, akik közül az egyiket a bizottság vezetésével kell megbízni. 20
A leltározási bizottság összetétele: Körzetfelelős (önállóan működő intézmény esetén az Intézményvezető, működtetett oktatási intézmény esetén a gazdasági ügyintéző) Leltárvezető (a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ részéről egy megbízott munkatárs) Leltárfelelős (működtetett oktatási intézmény esetén a leltározási körzeten belül egy-egy területen kijelölt JIK munkatárs és a leltározási körzeten belül egy-egy területen vagy a körzetben kijelölt KLIK munkatárs) Leltárfelelős (önállóan működő intézményben egy-egy területen az intézményvezető által kijelölt munkatárs) Leltározó (a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ részéről egy megbízott munkatárs) Leltárellenőr (a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ részéről egy megbízott munkatárs) 7.1 A leltárban közreműködők feladata és felelőssége 7.1.1. A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Igazgatója Mint az önállóan működő és gazdálkodó intézmény vezetőjének a leltározás megkezdése előtt a hatáskörébe tartozik a következők meghatározása: a leltározási ütemterv és utasítás jóváhagyása a leltározási munkák előkészítésének, módjának és idejének meghatározása a leltározási bizottság összetételének jóváhagyása a leltározási körzetfelelős kijelölése a leltárellenőr kijelölése, leltárvezető megbízása a leltáreredmény ismeretében megtenni a szükséges intézkedéseket leltárhiány esetén meghozni a szükséges intézkedéseket 21
utasítást adni a leltározás során tapasztalt hiányosságok kiküszöbölésére A fenti feladatokat a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Gazdasági Igazgatóhelyettesével együttesen végzi. A számviteli és tárgyi eszköznyilvántartó munkatárssal együtt mindhárman felelnek azért, hogy a leltározás során maradéktalanul érvényesüljenek az önkormányzati tulajdon védelmét szolgáló rendelkezések, és a vonatkozó számviteli és pénzügyi rendelkezések. 7.1.2. A leltározás vezetője A leltározás vezetőjének feladata: A leltározás szervezése, lebonyolítása a leltárvezető feladata. A leltározási vezető irányítja és ellenőrzi a leltározás folyamatát, feladata: a leltározás és az ütemterv előkészítése, egyeztetése a körzetfelelőssel a leltár technikai lebonyolítása, a közreműködők felkészítése leltározás és a leltár szabályszerűségének biztosítása értékelés 7.1.3. A leltározási körzet felelőse A leltározási bizottság élére kinevezett felelős, a körzet felelőse (önállóan működő intézmény esetén az Intézményvezető, működtetett oktatási intézmény esetén a gazdasági ügyintéző) A leltározási körzetek felelősének feladata, a saját körzetükre vonatkozóan, az eszközöket leltározásra előkészíteni, meggyőződni az egyedi azonosító számok meglétéről, pótolni az esetleges hiányukat, egyeztetni a helységleltárakat a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ által rendelkezésre bocsájtott analitikával és közreműködni a leltározás lebonyolításában. Az önállóan működő intézmény vezetője feladatát átruházhatja az általa írásban megbízott munkatársra, de felelőssége nem átruházható. 22