Kontroller2 Dokumentumkezelő Rendszer Oktatási segédlete folyamatábrákkal a Nemzeti Agrárkutatási és Innovációs Központnál

Kontroller2 Dokumentumkezelő Rendszer Oktatási segédlete folyamatábrákkal a Nemzeti Agrárkutatási és Innovációs Központnál

Tartalomjegyzék 1 Dokumentumkezelési folyamatábra... 3 1.1 Bejövő dokumentumok kezelése... 3 1.2 Kimenő dokumentumok kezelése... 3 1.3 Belső keletkezésű dokumentumok kezelése... 4 2 Bejövő irat rögzítési lehetőségek... 4 2.1 Bejelentkezés... 4 2.2 Bejövő Gyorsiktatás... 5 2.3 Érkeztetés... 6 2.4 Bontás... 7 2.5 Érkeztetés és bontás egyben... 8 3 Irat átadás-átvétel...11 3.1 Irat átadás...11 3.2 Irat átvétel...11 4 Iktatás (Érkeztetés és bontás után)...13 4.1 Nem iktatandó...14 5 Ügyintézés...15 5.2 Kimenő irat iktatása Kimenő gyorsiktató...16 5.3 Postázás...17 5.4 Ügyintézés/ Ügyirataim...18 5.5 Irat elintézés, ügy lezárás...19 5.6 Irat Ügyirat átadása...21 5.7 Ügyirattérkép...21 6 Irattárazás...23 6.1 Ügyirat kikérése irattárból...24 6.2 Iratkiadások...25 6.3 Irattárazások lekérdezés lista...26 6.4 Iratkiadások lekérdezés lista...26 7 Ügyiratok, Iratok listázása...28 7.2 Ügyek állapota lista...29 7.3 Irat helye...29 7.4 Irattárban lévő iratok keresése...29

1 Dokumentumkezelési folyamatábra 1.1 Bejövő dokumentumok kezelése Bejövő folyamatok Beérkező posta Bejövő e-mail központi címre Bejövő faxok Bontható-e? igen nem Érkeztetés Bontás Egy lépésben iktatható? igen nem Érkeztetés, bontás (opcionális nyomtatás vagy szkennelés) Szignálás (opcionális lépés) Iktatás gyorsiktatóval Iktatás ügyintézés 1.2 Kimenő dokumentumok kezelése ügyintézés Gyorsiktatás (iktatás kiadmányozás lépéseket összevonva) Postázás 3

1.3 Belső keletkezésű dokumentumok kezelése Belső folyamat ügyintézés Információ kérés belső iktatással alszámra Állásfoglalás / adatszolgáltatás ugyanabban az ügyiratban a következő alszámra 2 Bejövő irat rögzítési lehetőségek 2.1 Bejelentkezés Minden felhasználónál elérhető a DMSone Kontroller2 parancsikon, mellyel elindítható az irat/dokumentumkezelő rendszer. A bejelentkezéshez ki kell választani a szervezeti egységet, majd megadni a felhasználónevet és jelszót. 4

Bejelentkezés után a hírfolyamon láthatjuk a feladatainkat. A határidős feladatok, melyek már lejártak, piros színnel, kiemelve jelennek meg. 2.2 Bejövő Gyorsiktatás Amennyiben minden adatot ismerünk az irattal kapcsolatban, javasolt ezt a felületet használni. Ehhez ismerni kell az ügyet, ügyintézőt, besorolását és a határidőt. A gyorsiktatást a bal felső menüsor gyorsiktató parancsikonjával indítjuk el. A gyorsiktató felületen meg kell adni a következő mezők adatait: Beküldő partner kiválasztása, vagy új partner felvétele Tárgy Iktatókönyv Főszám Előzmény Ügy/Főszám keresése, ahova az iratot kell beiktatni Küldő iktatószáma Irattípus Ügykör Irattári tétel Következő feladat Szervezet/Ügyintéző Elvégző dolgozó Intézési határidő - előtöltött Napok száma - előtöltött 5

2.3 Érkeztetés Az Új érkeztetés nyomógombbal indítható az SK-s iratok érkeztetése, melyet minden esetben bontási feladatnak kell követnie: Rögzítő képernyője: 6

2.4 Bontás A bontónak van lehetősége a beltartalmi adatokkal kiegészítenie az érkeztetési adatokat: 7

2.5 Érkeztetés és bontás egyben Az Új érkeztetés-bontás gombbal lehetőségünk van az érkeztetést és a bontást egyszerre elvégezni. (iktatás előtti irat adatok rögzítése) 2.5.1 Érkeztetés fül Az Érkeztetés fülön adhatóak meg a beérkezett irat érkeztetési adatai: - Küldő neve (Kötelező mező) - Küldő címe (információ megjelenítés) 8

- Beérkezés időpontja - alapértelmezetten a napi dátum, de módosítható (Kötelező mező) - Ügykezelés módja - alapértelmezetten hagyományos, de módosítható (Kötelező mező) - Beérkezés módja - alapértelmezetten levél, de módosítható (Kötelező mező) - Adathordozó típusa - alapértelmezetten papír, de módosítható (Kötelező mező) - Megjegyzés - Ragszám - Érkeztetés helye alapértelmezetten: NAIK 2.5.2 Bontás fül A Bontás fülön adhatóak meg az irat további adatai - Bontás időpontja - Tárgy - kötelező - Küldő iktatószáma - Megjegyzés 9

2.5.3 Csatolmányok fül A csatolmányok fülön lehetőségünk van a fájlcsatolásra. Ezt szkennelés, vagy fájlcsatolás útján érhetjük el. 2.5.4 Feladat A feladat fülön, a következő feladat mezőben választható ki a következő feladat: - iktatás - alapértelmezett - szignálás - opcionális 10

3 Irat átadás-átvétel 3.1 Irat átadás Minden egyes művelet végén (mint pl. iktatás, szignálás, ügyintézés) ki kell jelölni a következő művelet végrehajtóját a Feladat fülön. Amennyiben nem magunkat jelöljük meg következő feladatra, akkor a rendszer a Visszaigazolandó küldemények szekcióban az átadás menüben gyűjti az átadandó küldeményeket. Itt készíthetjük el az átadási jegyzőkönyveket a megfelelő csoportosításokban. A kijelölt sorokat az átadás gombbal tehetjük fel jegyzőkönyvre: 3.2 Irat átvétel Ha a felhasználó másik felhasználótól kap feladat/iratot, akkor a rögzített tétel a Visszaigazolandó küldemények szekcióban az átvétel menüpontban jelenik meg: Visszaigazolandó küldemények menü Az átadott iratot át kell vennie a felhasználónak. (az irat/iratok kijelölésével aktív lesz az átvétel gomb) 11

Átvétel lista Az Átvétel/Visszaküldés vagy a Csoportos átvétel gomb megnyomása után át tudja venni a felhasználó a tételt, vagy vissza tudja azt akár tételesen is utasítani. Átvétel Akkor célszerű az átvétel helyett a visszaküldést választani, ha pl. tévesen jelölték ki a végrehajtót. Visszaküldés esetén a Visszavétel Továbbküldés menüpontban jelenik meg az irat annál a felhasználónál, aki azt eredetileg küldte. Az átadott iratok a rendszerben nyomon követhetőek, hogy mikor lettek átvéve. Az Átvételre vár menüpontban jelennek meg azok az iratok, illetve felhasználók, akik eddig még nem vették át az általunk átadott feladatokat/iratokat. 12

4 Iktatás (Érkeztetés és bontás után) Az iktatás menüpontban, az irat kijelölését követően nyomjuk meg a gridfejlécen (középső fekete csíkon) található bejövő gyorsiktató gombot: Kijelölt irat iktatása Az érkeztetés, bontás folyamán kitöltött adatokat kitölti a rendszer, az iktatás folyamán, már csak iktatásra vonatkozó adatokat kell megadnunk (pl. iktatókönyv, ügyintéző, intézési határidő) 13

4.1 Nem iktatandó Bizonyos iratok esetében lehetőség van arra is, hogy a dokumentum Nem iktatandó státuszba kerüljön és ezáltal az adott irat további ügyintézést nem igényel. Nem iktatandónak egy iratot a bontás, szignálás és az iktatás menüpontban is a segítségével lehet jelölni: gomb A gomb megnyomása után a következő ablak jelenik meg alapértelmezetten: A rendben gomb megnyomása után az irat lezáródik és további teendő nincs vele. A küldeményt visszakeresni a nem iktatandó iratok listájában lehet a továbbiakban. 14

5 Ügyintézés Az ügyintézést a Feladatok/Ügyintézés/Irataim és Ügyirataim menüben találjuk 5.1.1 Ügyintézés/Irataim Feladatok / Irataim felületen lehetőségünk van: Irataim Egy iratot vagy egy ügyet egy arra jogosult felhasználónak küldeni azon célból, hogy jelöljön ki (szignáljon) más ügyintéző felhasználót > Átszignálás gomb Ha nem rendelkezünk iktatási joggal, akkor egy iktató felhasználótól kérhetünk iktatást > Új gomb Meglévő irathoz új kimenő iratot iktatni > Új kimenő iktatás gomb Meglévő irathoz új kimenő iratot iktatni > Kimenő gyorsiktatás gomb Meglévő irathoz új belső iratot iktatni > Új belső iktatás gomb Egy irathoz tartozó iratot és azzal járó feladatot elintézni > Elintézés gomb Részleges ügyintézési feladat (alszám) átadására egy másik szintén ügyintézési joggal rendelkező felhasználónak > Átadás gomb Egy irathoz közvetlen a számítógépre csatlakoztatott szkennerrel beszkennelni az irat elektronikus képét > Szkennelés gomb Iratbetekintésre más személlyel az iratot megosztani -> Lássák még gomb 5.1.2 Iratok elintézése Az ügyintézés végeztével az iratot kijelölve az elintézés gombbal rögzíthető a dokumentum elintézésének dátuma. Egy a művelet, - mint sok más helyen is - csoportosan is elvégezhető az irányok és az elintézettség állapotának figyelembe vételével. Összejelölve a megfelelő sorokat megnyomható az elintézés gomb. 15

5.2 Kimenő irat iktatása Kimenő gyorsiktató Amennyiben a kimenő iratnak nincs előzménye, abban az esetben a program fejlécén a bal felső területen található (piros villám) kimenő gyorsiktató segítségével iktathatunk iratot. Amenyiben valamely meglévő iratra szeretnénk alszámot iktatni, úgy az irataim menüpontban található iratot kijelölve (amely iratra vonatkozóan válasz levelet szeretnénk készíteni, iktatni) a gridfejlécen található kimenő gyorsiktató gombját kell megnyomni. Ebben az esetben a kiválasztott irat alapadatait a rendszer automatikusan betölti. A posta fülön kell megadnunk a postázási utasításokat és a postázó személyét is. A rögzítést, iktatást a Rendben gombbal véglegesítjük, az iktatószám a bal alsó sarokban jelenik meg. 16

5.3 Postázás A postázónak a posta menüpontjába érkezik átvétel után minden postázási feladat. Itt lehetőségünk van tételesen és csoportosan is elvégezni a postázást. A rendben gomb megnyomására az irat elintézetté válik és visszakerül az aktapéldány az ügyintézőhöz.(az elintézést a kiszürkítés jelzi a rendszerben) 5.3.1 Postakönyv előállítás Igény szerint van lehetőség gépi postakönyv nyomtatására és újra nyomtatására is: 17

5.4 Ügyintézés/ Ügyirataim Ügyirataim A Feladatok/ Ügyirataim felületen lehetőségünk van: Befejezett ügyirat lezárására - > Lezárás Teljes ügyirat ügyintézési feladatának átadására egy másik, szintén ügyintézési joggal rendelkező felhasználónak -> Átadás Meglévő ügyiratba új kimenő iratot iktatni - > Új kimenő gyorsiktatás Meglévő ügyiratba új belső iratot iktatni - > Új belső iktatás Az iratokat az Irataim illetve az Ügyirataim menüpont alatt egyaránt áttekinthetjük. Az Irataim menü alatt az ügyirathoz tartozó alszámok találhatóak, az Ügyirataim menüben pedig a főszámok találhatóak meg. Az ügyek lezárása az Ügyirataim menüpontból indítható el, feltétele, hogy a mappához tartozó iratok elintézett állapotban legyenek, ezután végezhető el a főszám lezárása. Ügyirat Főszám lezárása Az ügyirat lezárásával egyidejűleg az ügy irattárazás feladatra küldhető. Ha a felhasználó egy másik felhasználót jelöl meg következő feladatvégzőnek (aki az irattárazásra jogosult), akkor az Átadás - Átvétel fejezetben leírtak mentén történik meg itt is az átadás. 18

5.4.1 Átszignálás Az átszignálás menüpont az Irataim menüpontban található. Jelöljük ki az ügyiratot melyet át kell adnunk, majd kattintsunk az gombra. A felugró ablakban adjuk meg azt a dolgozót, akinek szignálási joga van, ezáltal meg tudja határozni az új ügyintézőt, vagy az új határidőt. Abban az esetben, ha a teljes ügyiratot szeretnénk átszignáltatni, akkor válasszuk A teljes ügyiratot átadom a kijelölt alszámmal jelölő négyzetet. 5.5 Irat elintézés, ügy lezárás Egy ügy lezárását akkor engedi a rendszer, ha annak minden alszáma elintézett. Ezért az ügy lezárásának helyes sorrendje: 1. Az összes irat elintézése (Ügyintézés/Irataim) 2. Ügyirat lezárása (Ügyintézés/Ügyirataim) Kimenő iratok akkor számítanak elintézettnek, ha a kimenő folyamaton végigmentek. Ez beállítás kérdése. A Kimenő gyorsiktató felülettel végzett iktatás után a postázás le is zárja automatikusan az iratot és visszaadja az aktapéldányt az ügyintézőnek. 5.5.1 Iratok elintézése Jelöljük ki az iratot, vagy akár többet is lehet egyszerre ami azonos irányú és még nincs elintézve, majd kattintsunk az gombra. A felugró ablakban a rendszer megadja az aktuális dátumot és időt - mely az elintézés időpontja lesz - majd kattintsunk a rendben gombra. 19

5.5.2 Ügyirat Főszám lezárása Jelöljük ki az ügyiratot, majd kattintsunk a gombra. A felugró ablakban megjelenik a beállított ügykör, ami itt már nem módosítható: Ügyiratot lezárni csak abban az esetben tudunk, ha annak ügyköre már kiválasztott. A feladat fülön válasszuk ki az irattárazásért felelős személyt és továbbítsuk az ügyet irattárazásra. A lezárt ügyirat a Feladatok/Ügyintézés menüből eltűnik. A lezárt ügyiratok a Listák/Iktatás/Főszámok illetve Alszámok menüből kereshetők vissza. 20

5.6 Irat Ügyirat átadása A ügyirataim menüpontban, jelöljük ki az átadni kívánt ügyet. Kattintsunk az gombra. A felugró ablakban válasszuk azt a felhasználót, akinek át szeretnénk adni a teljes mappát vagy egy ügyintézési feladatot. Ha teljes ügyet/főszámot (Ügyirat és hozzá tartozó alszámok) akarunk átadni, akkor az átadást az Ügyirataim menüből indítsuk, amennyiben csak egy adott iratot, akkor az Irataim menüből. Ha teljes ügy/mappa átadásánál azt akarjuk, hogy az átadás következtében az Ügyirat ügyintézője az ügyet átvevő felhasználó legyen a továbbiakban, akkor válasszuk, a Főszám ügyintézője módosuljon az átvevőre opciót. Amennyiben van az ügyirat bármely iratára vonatkozóan workflow jóváhagyás indítva, és annak az állapota még nem lezárt, akkor a Jóváhagyás lezárója módosuljon az átvevőre jelöléssel a jóváhagyás lezárását is átadhatjuk az ügyirattal együtt. 5.7 Ügyirattérkép Az Ügyirataim vagy az Irataim menüben dupla kattintással válasszuk ki a kívánt rekordot. A megjelenő adatlapon megtekinthetjük és módosíthatjuk mind a főszám, mind az alszám szerkeszthető adatait. A főszám blokkban lévő adatok módosítása után minden esetben meg kell nyomni a módosítása után alul az gombot, ugyanígy az alszám területen lévő adatok gombot. A bal oldali fa struktúrában összefűzve látható az ügy minden irata, elő és utóiratokkal együtt. 21

Bármely rekordot (Ügyirat vagy Irat) is választjuk, dupla kattintásra ugyanaz az adatlap jelenik meg és a kívánt adatok elérhetővé, illetve módosíthatóvá válnak. A nem módosítható adatok az ablakban inaktívak. A kiválasztott iktatószámra állva logikai iratkapcsolatot is létre hozhatunk más ügy egy konkrét iratával, további csatolmányt is feltölthetünk, megjegyzést is fűzhetünk egy-egy irathoz, illetve amit szintén módosításként kell kezelni. 22

6 Irattárazás Az ügy lezárását követően irattárba kell helyezni az ügyiratot a hozzá tartozó alszámokkal együtt. Irattárazásra átvett iratot az irattárazási jogosultsággal rendelkező felhasználó az Irattárazás menüpontjában találja meg. Irattárazás menüpont Kijelölve az ügyiratot az gombra kattintva kerül az irattárba az irat. Az irattárba adásnál az Irattár adatainak beállítása Irattár Iratkezelésért felelős Irattárba helyezés Irattári tétel Selejtezhetőség / Levéltárba adhatás dátuma mezők beállítása kötelező. Az irattári tétel alapján a dokumentumkezelő a Selejtezés dátuma mezőt automatikusan kitölti. Az irattárazási feladatot csoportosan is elvégezhetjük, de fontos, hogy olyan főszámokat jelöljünk ki, melyek irattári tétele megegyezik. Ha különböző tételű ügyeket akarunk csoportosan irattárba helyezni, akkor az első kiválasztott főszám tételére módosul a többi ügy tételszáma. Az egyéb adatok fülön megadhatjuk az irattárazandó ügyirat fizikai helyét is. 23

6.1 Ügyirat kikérése irattárból Két lehetőség van a rendszerben kikérni az ügyiratot: automatikusan irattárba lévő ráiktatással beállítástól függően automatikus kikérés indítható. manuálisan az alábbi módon: Az Eseti feladatok/iratkikérés menüben kattintsunk az gombra. A megjelenő ablakban ki kell választanunk kikérendő ügyirat főszámát és a kölcsönzés célját A mappa kiválasztásához használjuk az gombot, mely megnyomása után egy iratválasztó ablakban különböző meta adatokra szűrve kereshetjük meg a kívánt ügyet: A feladat fülön válasszuk ki az iratkiadásra jogosult felhasználót, majd továbbítsuk neki a feladatot 24

6.2 Iratkiadások Az iratkiadást a Feladatok/Irattárazás/Iratkiadás menüben találjuk. Két lehetőséget biztosít számunkra a rendszer: Kikért iratok kiadását -> Iratkiadás Kikérés visszautasítását -> Nem kölcsönözhető 6.2.1 Iratkiadás Jelöljük ki azt az ügyiratot, melyet kikértek kölcsönzésre, majd kattintsunk az gombra. A felugró ablakban válasszuk ki az engedélyező személyt és az ügyirat visszaadásának határidejét, majd kattintsunk a Rendben gombra. Ha az ügyiratot kiadjuk az ügyintézőnek, nyomtathatunk ügyiratpótló lapot, melyet a kiadott ügyirat fizikai helyére lehet tenni. 6.2.2 Iratkiadás visszautasítása Jelöljük ki azt az ügyiratot, melyet kikértek kölcsönzésre, de vissza akarjuk utasítani, mert nem kölcsönözhető, majd kattintsunk a a rendben gombra. gombra. A felugró ablakban kattintsunk 25

6.3 Irattárazások lekérdezés lista Az irattárazások listát a Listák/Irattárazás/Irattárazások menüben találjuk Az irattárazások listákban megtekinthetjük mely ügyek/mappák kerültek irattárba. Kettőt kattintva egy irattárazott tételen megtekinthetjük annak részleteit: irattárazás adatait, fizikai helyét és irattári mozgásait. 6.4 Iratkiadások lekérdezés lista Az irattárazások listát a Listák/Irattárazás/Iratkiadások menüben találjuk 26

Az iratkiadások listákban megtekinthetjük mely ügyeket/mappákat kölcsönöztek ki irattárba helyezésük után. 27

7 Ügyiratok, Iratok listázása Az Ügyiratok (Főszámok), illetve az Iratok (Alszámok) listát a Listák/Iktatás/Főszámok illetve Alszámok menüben találjuk. A Kereséseket a szűkítési feltételek megadása után lehet elkezdeni. Bármely listát választva is a megjelenő rekordokon duplán kattintva ugyanaz az ablak jelenik meg, mint ami az Feladatok/Ügyintézés menüben. 7.1.1 Bővített keresés A rendszerben minden rögzített adatra lehet utólagosan keresni, melynek ikonja: A jelzett ikonnal bővíteni illetve szűkíteni lehet a keresőmezők mennyiségét. a gombbal a keresőfeltételeket el lehet menteni, a gombbal pedig az elmentett kereséseket újra be lehet tölteni, a gomb pedig egy kattintással kiüríti a beírt kereső feltételeket. A mentett keresések felhasználóhoz kapcsolódnak, más felhasználó nem látja a mi mentett listáinkat és misem tudjuk másoktól átvenni az övékét. A név melletti jellel törölhető a korábbi elmentett keresés: 28

7.2 Ügyek állapota lista Az ügyek állapota listát a Listák/Ügyintézés/Ügyek állapota menüben találjuk. Ezen a felületen tudjuk ellenőrizni az iratok státuszait a legördülő lista szerint. 7.3 Irat helye Irat helye szerinti rendezettségben látható, hogy mely iratok hol találhatók meg: 7.4 Irattárban lévő iratok keresése Melyik irattárban mi van kérdésekre az alábbi lista ad válaszokat: 29