A Sásdi Többcélú Kistérségi Társulás Kistérségi Irodája GAZDASÁGI SZERVEZETÉNEK ÜGYRENDJE 2009. 1
I. Gazdasági ügyrend célja, felhatalmazása Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek tekintetében: Az Ámr. 17. (1) alapján: Az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv egyetlen gazdasági szervezettel rendelkezik. E szervezetnek kell megoldania a tervezéssel, az előirányzatfelhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerő-gazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel és a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és a saját szervezetére kiterjedő feladatokat Az Iroda Gazdasági Ügyrendjének elkészítése a hatályos jogszabályok, valamint a Társulási Megállapodás, az Alapító Okirat, illetve a Szervezeti és Működési Szabályzat alapján került megfogalmazásra. A Gazdasági Ügyrend kialakítása során figyelembe vételre kerültek az Ámr. 17. -ában megfogalmazott előírások, különös tekintettel annak (5) bekezdésére. Ez alapján a az Ügyrendben megjelenik: a szervezet és annak egységei feladatainak leírása, a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelős személyek feladatainak leírása, a szervhez rendelt önállóan működő költségvetési szerv tekintetében ellátandó feladatok leírása, a vezetők és más dolgozók feladat-, hatás- és jogkörének leírása. Az ügyrend a gazdasági szervezet által ellátandó következő feladatok végrehajtásához kapcsolódóan tartalmaz előírásokat, szabályokat: az éves költségvetés tervezése, az előirányzat felhasználás, módosítás, az intézmény-üzemeltetés, fenntartás, működtetés, beruházás, a vagyon használat, hasznosítás, a munkaerő-gazdálkodás, a pénzkezelés, a könyvvezetés, a beszámolási kötelezettség, valamint az adatszolgáltatás. A Társulás speciális feladatainak függvényében e szabályzat/ügyrend további előírásokat tartalmaz a finanszírozás megszervezésének, lebonyolításának és elszámolásának tekintetében. Különösen a kistérséghez - a Társulási Megállapodás alapján - tartozó intézmények és vállalt feladatok esetében a költségvetési törvényben megfogalmazott és leírt támogatásokkal kapcsolatban. 2
A gazdálkodással összefüggő egyes tevékenységek részletes előírásait külön szabályzatok rögzítik, melyek a következők: számlarend, számviteli politika, eszközök és források értékelési szabályzata, leltárkészítési és leltározási szabályzat, a bizonylati rend és bizonylati album, pénzkezelési szabályzat, felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata. Az Iroda Gazdasági Ügyrendje az Irodára, mint a Társulás munkaszervezetére, valamint azok dolgozóira terjed ki. Az Ügyrend szabályozza a Társulás által fenntartott Hegyháti Szociális Alapellátási Központ részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv pénzügyi-gazdasági kapcsolatait és feladatait. 1. A gazdasági szervezet felépítése II. A szervezet és annak egységei feladatának leírása A gazdasági szervezet általános felépítését, függelmi viszonyait az Iroda SZMSZ-e is tartalmazza. Ez alapján: a gazdasági szervezet két főből áll, ahol egy fő gazdasági vezető, egy fő gazdasági pénzügyi és munkaügyi ügyintéző, aki etekintetben könyvelő, és munkaügyi feladatokat lát el, további pénzügyi és gazdálkodási feladatokat lát el 1 fő, az ügyviteli munkatárs osztott munkaidőben pénztáros, és további 2 fő, akiknek a munkaideje egyéb tevékenységük mellett nem megosztott, mert e tevékenységük időigénye azt nem indokolja, gazdálkodási feladatokat lát el 1 fő, illetve pénztári ellenőr 1 fő A gazdasági szervezet vezetője a gazdasági vezető, aki az Ámr-ben meghatározottak szerint és alapján, a vonatkozó jogszabályban meghatározott képesítéssel rendelkezik, nem magasabb szintű vezető, megbízatását a Társulás Tanácsának döntése alapján kapja, a gazdasági vezető közvetlen felettese az irodavezető. A gazdasági vezető feladatit az Ámr. 18. (5) bekezdése határozza meg, melyek az alábbiak: közvetlenül irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet, a szakmai szervezeti egységek gazdasági munkájához iránymutatást ad, ellenőrzi azt, gazdasági intézkedéseket hoz, felelős a gazdasági szervezet feladatai jogszabályoknak megfelelő ellátásáért. A gazdasági vezető továbbá: 3
gyakorolja a jogszabályban meghatározott gazdálkodási feladatait, ellenjegyzi az Iroda, illetve a HSZAK teljesítésére vonatkozó kötelezettségvállalásokat és utalványozásokat, emellett ellátja a pénztárosi helyettesi tevékenységet is. A gazdasági munkatárs általános feladatai: a könyveléssel összefüggő feladatok elvégzése, egyes nyilvántartások vezetése, egyes leltározási, zárási, beszámolási feladatok előkészítése, a munkaügyi feladatok ellátása. A gazdasági munkatárs felettese ebbéli feladatainak tekintetében a gazdasági vezető. Feladatkörük kialakítása során figyelembe kell venni az Ámr. 134-138. -ban foglalt előírásokat és összeférhetetlenségi szabályokat, amelyek tekintetében a Pénzkezelési szabályzat és a Gazdálkodási szabályzat további előírásokat tartalmaz. A gazdasági vezető (egyben pénztáros helyettese is) és a gazdasági munkatárs munkaköri leírását az Ügyrend 1. sz. melléklete tartalmazza. E mellékletben kerül leírásra a pénztári ellenőr és a pénztárhelyettes feladatainak leírása is. 2. A gazdasági szervezet feladatai A gazdasági szervezet feladatait az Alapító Okirat, illetve a Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmazza. Részletesen az alábbi: a gazdasági szervezet a mindenkori jogszabályi előírásoknak, a vonatkozó belső szabályoknak és a fenntartó utasításainak megfelelően végzi tevékenységét, szervezi a Tárulás és intézményei gazdasági, pénzügyi munkáját, biztosítja a Társulás és intézményei működéséhez szükséges pénzügyi fedezetet, melyet a fenntartó által biztosított normatív támogatásból, intézményi bevételekből, és egyéb bevételekből fedez, kialakítja és folyamatosan ellátja az intézmény könyvviteli, elszámolási, vagyon nyilvántartási rendszerét, a gazdasági szervezetnek kell ellátnia a költségvetési tervezéssel, a pénzellátással, a költségvetési gazdálkodással, a vagyon kezelésével, a munkaerő-gazdálkodással, a beszámolással, a könyvvezetéssel, az előírt adatszolgáltatással és a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési kötelezettséggel kapcsolatos feladatokat, a gazdasági szervezet biztosítja a biztonságos és szabályszerű pénzkezelési és pénzgazdálkodási szabályok kialakítását és betartását. III. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok 1. A költségvetési koncepció elkészítése 4
Az Iroda az Iroda vezető és az elnök javaslatai, valamint a költségvetési törvény tervezett szövege alapján előkészíti a költségvetési koncepciót, melyet az iroda vezetője továbbít az elnökhöz. Az elnök terjeszti a Tanács elé, aki azt határozattal fogadja el. 2. Az előzetes költségvetési javaslat tervezése Az Iroda előzetes költségvetési javaslatát a gazdasági szervezet az Irodavezető által meghatározott határidőre és tartalommal készíti el, egyben gondoskodik az önálló szervezeti egységek tervezési feladatainak koordinálásáról. Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az Áht., valamint a Vhr., szabályait, továbbá a Társulás költségvetési koncepcióját. Az Iroda készíti el a HSZAK előzetes költségvetési terveit is, az intézmény vezetőjének segítségével. A költségvetés előzetes tervezése során meg kell határozni a szervezeti egységek és elkülönített feladatok tekintetében: létszám és bérigényeket, illetve az egyéb változásokat, a feladatok változásait, azok költségvetésre gyakorolt hatását, a speciális beszerzési igényeket, elvégzendő karbantartási és felújítási munkákat. A szervezeti egységek, elkülönített feladatok igényeinek számszerűsítése után gondoskodni kell a kiadási előirányzatok közé történő beépítéséről. A kiadási előirányzatok mellett körültekintően számba kell venni mindazokat a bevételeket, amelyek a szervezet feladataival és mindennemű tevékenységével kapcsolatosak és jogszabályon, szerződésen, megállapodáson alapulnak, tapasztalatok alapján rendszeresen előfordulnak, eseti jelleggel vagy egyébként várhatóak, az eszközök hasznosításával függnek össze. Az intézmény költségvetési javaslatát úgy kell összeállítani, hogy az külön tartalmazza az alap-előirányzatot és az előirányzati többletet. Alap-előirányzat tartalma Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintrehozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, a tervévet megelőző évben a költségvetés általános és céltartaléka terhére engedélyezett - nem egyszeri jellegű - előirányzatok összegét, a feladat átadás-átvételéből, illetve megszüntetéséből, az intézmény korszerűsítéséből adódó előirányzat változtatásokat, a bevételi előirányzat változását, a kiemelt előirányzatok feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulását. 5
Szintrehozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. A költségvetési évet megelőző év eredeti előirányzatának szerkezeti változásokkal és szintrehozásokkal módosított összege a költségvetés alapelőirányzata. Előirányzati kiadási és bevételi többlet tartalma A költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésre fordítható előirányzati többlet, amely lehet egyszeri jellegű vagy a következő év költségvetésébe beépülő. Az alapelőirányzat előirányzati többlettel növelt összege a javasolt előirányzat, melyet a következők szerint kell levezetni: Előző évi eredeti előirányzat + Szerkezeti változások ± Bázis előirányzat + Szintrehozás ± Alap-előirányzat + Előirányzat többlet + Tárgyévi javasolt előirányzat + A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatását. 3. A végleges költségvetés tervezése Miután az Irodához részben önálló költségvetési szerv is tartozik, a költségvetést úgy kell összeállítani, hogy az magában foglalja az Iroda/Társulás saját és a részben önálló költségvetési szerv költségvetését is. A gazdasági szervezet a részletes költségvetési előirányzatokat tartalmazó alapokmányt a Pénzügyminisztérium által adott évre kiadott tájékoztatójában meghatározott nyomtatványgarnitúra felhasználásával készíti el. A költségvetés tervezése során biztosítani kell, hogy a bevételi és kiadási előirányzatok fő összege egymással megegyezzen. Az elkészített költségvetést az Iroda vezetője továbbítja a Társulás Tanácsához, ami határozattal dönt annak elfogadásáról, a jogszabályban meghatározott időpontig. A költségvetést tárgyév február 15-ig kell elkészíteni. IV. Előirányzat módosítás A Társulás, Iroda, HSZAK, valamint az egyéb feladatok részére jóváhagyott támogatási előirányzat csak alaptevékenységre és azzal összefüggő egyéb kiadásokra használható fel, figyelembe véve a kistérségi társulások finanszírozására vonatkozó szabályokat is. 6
A jóváhagyott eredeti előirányzatok között előirányzat-átcsoportosításokat illetve előirányzatmódosításokat a jogszabályokban meghatározott esetekben lehet tenni. Feladat és szervezet változás (új intézmény, intézmény-összevonás, megszűnés) esetén az előirányzatokat módosítani kell. További előirányzat-átcsoportosításokat illetve előirányzat-módosításokat a gazdasági vezetőnél és az irodavezetőnél lehet kezdeményezni a HSZAK tekintetben. Előirányzat-átcsoportosítás, illetve előirányzat-módosítás csak a Tanács döntése alapján, az abban foglaltak szerint hajtható végre. A döntést határozatba kell foglalni. Az előirányzat-átcsoportosítás, illetve előirányzat-módosítás előkészítése a gazdasági szervezet feladata. V. A Társulás és intézményei üzemeltetési, fenntartási, működési feltételeinek biztosításához kapcsolódó feladatok Az éves költségvetésben tervezett, illetve jóváhagyott eszközök beszerzéséért felelős: a Társulás és az Iroda tekintetében az irodavezető, a HSZAK tekintetében az intézmény vezetője, egyéb feladatok tekintetében a feladatért felelős vezető (pl. pedagógiai szakszolgálatot fenntartó intézmény vezetője), Az évente rendszeresen ismétlődő fenntartási feladatok előkészítéséért, végrehajtásáért az Iroda vezetője a felelős, aki a munkák tervezésekor, valamint azok megkezdésekor egyeztet az intézmények vezetőivel. VI. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 1. A vagyongazdálkodás alapvető követelményei A Társulás rendelkezik, azonban sem az Iroda, sem a HSZAK nem rendelkezik ingatlan vagyonnal. A HSZAK tekintetében a feladatellátáshoz szükséges ingatlanvagyont az Alapító okiratban meghatározottak szerint 7 település bocsátotta rendelkezésre és működtetésre az ingatlan tulajdonjogának megváltoztatása nélkül. Az intézmény kezelésében levő vagyonnal felelős módon, rendeltetésszerűen kell gazdálkodni, azt bérbeadni nem lehet. Ezért felelős a HSZAK vezetője. A Társulás ingatlanvagyonával felelős módon, rendeltetésszerűen gazdálkodik a Társulás és az Iroda. Az iroda helyiségeinek bérbeadásáról és egyéb, más célú hasznosításáról az elnök és az irodavezető együttesen dönt. Egyéb vagyonnal rendelkezik a Társulás és intézményei. 7
További vagyonnal rendelkezik a Társulás, amelyet a közösen vállalt feladatok ellátásához szerzett be és adott használatra, az Iroda lebonyolításával, a közös feladat-ellátásban részt vevő intézményeknek. A vagyontárgyak ilyen használatba adását különös körültekintéssel kell megszervezni és elvégezni, melyért a gazdasági vezető felel. Különös gondot kell fordítani az átadás-átvétel dokumentációjára. A Társulás tulajdonában lévő gépjárművek nyilvántartását az Iroda végzi az ingatlankataszteri rendszerben. Külön üzemeltetési megállapodást kell kötni a használókkal/üzembentartókkal. Ebben ki kell térni arra, hogy az üzembentartás költségeit milyen feltételekkel és módon teljesítik a felek. A HSZAK-hoz rendelt személygépkocsi átadásáról Megállapodást kell készíteni, és ebben rendelkezni kell arról, hogy a gépjármű üzemeltetésének szabályozásáról a költségvetési szerv vezetője köteles írásban gondoskodni. Továbbá a HSZAK-hoz rendelt személygépkocsi működtetésével kapcsolatos szabályokat tartalmaz a Pénzkezelési szabályzat is. 2. A vagyon nyilvántartása A Társulás és intézményei eszközeit és forrásait a számlarend, a bizonylati rend és bizonylati album előírásai szerint kell beszerezni, nyilvántartásba venni és nyilvántartani. A vagyon nyilvántartásáért az Iroda gazdasági szervezete a felelős. Ugyancsak a gazdasági szervezet felelős a nyilvántartások vezetéséért, a különféle statisztikák, az értékelés és a beszámolás feladatainak elvégzéséért, valamint a leltárak elkészítéséért, a vonatkozó jogszabályok és szabályzatok alapján. 3. Vagyonnövekedés pályázat útján, közös feladatokra Amennyiben a Társulás pályázathoz kapcsoltan jut beruházási forrásokhoz, és az a közös feladat-ellátásban részt vevő intézményeket és/vagy feladat-ellátókat is érint, valamint a lebonyolítást az Iroda végzi, és a vagyon a Társulás könyveiben marad nyilvántartásban, abban az esetben a beruházás menetéről, finanszírozásáról, elszámolásáról, a végrehajtás rendjéről, az átadás feltételeiről és adminisztrációjáról külön kell rendelkezi. A rendelkezést az Iroda vezetője készíti el. VII. Munkaerő és bérgazdálkodás A részben önállóan gazdálkodó intézmény dolgozóit az intézményvezető nevezi ki és gyakorolja tekintetükben a munkáltatói jogokat, illetve a bérgazdálkodási jogkört, saját szervezeti szabályaik alapján. Az Iroda dolgozóinak munkáltatója az Iroda vezetője. A kinevezéssel, az átsorolással, a munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos előkészítő munkálatokat (kinevezés, munkaszerződés, átsorolás, munkaviszony megszüntető határozat stb. elkészítése) az Iroda és a HSZAK esetén az Iroda végzi el. 8
Az Iroda és a Magyar Államkincstár (MÁK) közötti - létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó - folyamatos munkakapcsolatot a gazdasági munkatárs (ebbéli feladatkörében) biztosítja, mint jelentő-felelős. A felelős továbbítja a MÁK-hoz mindazokat a rendelkezéseket, jelentéseket, okmányokat, amelyek az illetmények, társadalombiztosítási ellátások és egyéb járandóságok folyósítására közvetlenül vagy közvetve kihatással vannak. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a MÁK-hoz minden esetben be kell jelenteni. A jelentő-felelősnek a jogszabályoknak megfelelően és a MÁK által kialakított szabályok szerint kell eljárnia, az adatközlés, változásjelentés során a MÁK által rendszeresített nyomtatványokat kell alkalmaznia. A létszám- és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartásokat a jelentő-felelős vezeti. A MÁK részére történő jelentések, továbbá a kinevezéssel, az átsorolással, a munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos feladatok (kinevezés, munkaszerződés, átsorolás, munkaviszony megszüntető határozat stb. elkészítése) határidőre való teljesítéséhez a vonatkozó dokumentumokat, bizonylatokat haladéktalanul át kell adni a jelentő-felelős részére abban az esetben, ha azokat nem ő kezeli, illetve nem ő készíti elő. VIII A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 1. Gazdálkodási jogkörök szabályozása A gazdálkodási jogkörök gyakorlására vonatkozó szabályokat a Társulás és Iroda külön szabályzatban fektette le. A Gazdálkodási szabályzat részletesen szabályozza az Ámr. 134-137. -aiban meghatározott gazdálkodási jogkörök tartalmát, helyi szabályait, illetve a jogszabályban meghatározott szabályozási feladatok leírását, pl. szakmai teljesítés igazolás leírása. 2. Pénzeszközök kezelése A pénzkezeléssel kapcsolatos szabályokat a Sztv. és a Vhr. idevonatkozó szakaszait is figyelembe véve a Társulás és Iroda külön szabályzatban szabályozza. 3. A közös feladatok finanszírozása A Társulás költségvetésében meghatározott közös feladatok finanszírozását az Iroda bonyolítja. A normatív támogatások havi finanszírozását követően a gazdasági szervezet átutalja az önkormányzatok számára a költségvetésben meghatározott összeg jogszabályban 9
előírt hányadát. Az átutaláshoz az Iroda feljegyzést készít a fogadó önkormányzatok gazdasági ügyintézői számára, elektronikus úton, e-mailben. IX. Számviteli nyilvántartások vezetése A számviteli nyilvántartások vezetése során érvényesíteni kell a számviteli törvényben és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, módosított 249/2000. (XII.24.) Kormány rendeletben meghatározott alapelveket, valamint a tételes előírásokat. Minden gazdasági eseményről, mely az intézmény eszközeinek, illetve forrásainak állományát megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet adatokat bejegyezni. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók legyenek. Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni a készpénz kezeléséhez, jogszabály előírásai alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. A társulásnál szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni: a készpénzcsekket, kiadási- és bevételi pénztárbizonylatokat, pénztárjelentést, sorszámozott űrlapokat, anyag be- és kivételezési jegyeket, menetleveleket, étkezési jegyeket, utalványokat, számlákat, egyszerűsített számlákat, nyugtákat. Az ebbe a körbe tartozó nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a beszerzett és felhasznált mennyiség sorszám szerint, továbbá a készletváltozások időpontjai egyértelműen megállapíthatók. A kérdés részletes szabályozása megtalálható a Pénzkezelési szabályzatban. A felhasználó köteles a nyomtatványokkal - beleértve a rontott példányokat is - elszámolni. A számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a bizonylatok kezeléséhez részletes előírásokat a számlarend és a bizonylati szabályzat tartalmaz. X. Adatszolgáltatáshoz, beszámoló készítéséhez kapcsolódó feladatok 1. Időközi költségvetési jelentés 10
Az Iroda gazdasági szervezete az államháztartás működési rendjéről szóló - többször módosított - 217/1998. (XII.30.) Korm. számú rendelet, valamint az önkormányzat által meghatározottak szerint köteles időközi költségvetési jelentést készíteni. Az adatszolgáltatás elkészítéséért és határidőre történő továbbításáért a gazdasági vezető a felelős. 2. Időközi mérlegjelentés A Társulás eszközei és forrásai alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat adataiból összeállított mérlegjelentést kell készíteni az államháztartás működési rendjéről szóló - többször módosított - 217/1998. (XII.30.) Korm. számú rendeletben meghatározottak szerint. Az adatszolgáltatás elkészítéséért a gazdasági vezető felelős. 3. A költségvetési beszámoló összeállításával kapcsolatos feladatok A Társulás az előirányzatok felhasználásáról ás a gazdálkodásról az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló Kormányrendelet előírásai szerint féléves és éves beszámolót köteles készíteni. A beszámolót a jogszabályokban meghatározott határidőre és tartalommal kell elkészíteni, a Pénzügyminisztériumnak a zárszámadásra vonatkozó tájékoztató figyelembe vételével. a. A féléves költségvetési beszámoló tartalma, a beszámoló készítés feladata A féléves beszámoló csak a költségvetés pénzügyi helyzetét mutatja be, mivel az eszközöket és forrásokat tartalmazó mérleget, pénzmaradvány-kimutatást és eredmény-kimutatást nem tartalmazza. A féléves költségvetési beszámoló pénzforgalmi jelentést és az éves költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletéből a pénzforgalom egyeztetését tartalmazza. A Társulás a féléves beszámolási kötelezettsége során a Pénzügyminisztérium által összeállított, vonatkozó költségvetési beszámolónyomtatvány-garnitúra űrlapjainak kitöltésével kell eleget tennie. A pénzforgalmi jelentés - az elemi költségvetéssel azonos formában és szerkezetben - tartalmazza az eredeti és módosított bevételi és kiadási előirányzatokat, a ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeket, a pénzforgalom nélküli bevételeket, a ténylegesen teljesített kiadásokat, a pénzforgalmat tevékenységenként és azon belül főbb jogcímenként. A pénzforgalom egyeztetésénél a nyitó pénzkészlet (pénztárak és betétkönyvek, költségvetési bankszámlák, előirányzat-felhasználási keretszámlák) állományából kiindulva a pénzforgalom változását, majd a záró pénzkészletet kell bemutatni. A féléves beszámolót a naptári év első félévéről június 30-i fordulónappal kell elkészíteni, és a MÁK-által meghatározott időpontban kell teljesíteni, de legkésőbb augusztus 10-éig. 11
A féléves beszámoló összeállításáért a gazdasági vezető felelős. b. Az éves költségvetési beszámoló tartalma, a beszámoló-készítés feladata Az éves költségvetési beszámoló részei: könyvviteli mérleg, pénzforgalmi jelentés, pénzmaradvány-kimutatás, előirányzatmaradvány-kimutatás, eredmény-kimutatás, kiegészítő melléklet. A Társulás az éves beszámolási kötelezettségének a Pénzügyminisztérium által előírt, vonatkozó Költségvetési Beszámoló összeállításával tesz eleget. Az éves beszámolót a főkönyvi kivonat adataiból - az év végi, december 31-i fordulónapot figyelembe véve - kell elkészíteni, és a MÁK által meghatározott időpontban kell teljesíteni, de legkésőbb tárgyévet követő március 10-éig. A főkönyvi kivonat összeállítása előtt a következőket kell biztosítani: leltár készítése és átvezetése a könyvelés adatain, az előirányzatok egyeztetése a felügyeleti szervvel a kiemelt elő-irányzatokra, az irányító szervi és saját hatáskörű átcsoportosításokra vonatkozóan, év végi zárlati munkák elvégzése, a mérleg összeállítása a mérlegtételek értékelésével. Az év végi zárlati munkák során a következő feladatokat kell elvégezni a bankszámlák egyenlegének egyeztetését a december havi utolsó bankszámlakivonat adataival, a pénztárjelentések december havi utolsó adatainak egyeztetését a főkönyvi pénztárszámla adatával, a részben önálló intézmény részére kiutalt ellátmány egyenlegének egyeztetését, a decemberben kifizetett bérek elszámolását feladás alapján, a bevételek és kiadások könyvelését december 31-ig szakfeladatonként, a leltárral megállapított készletek, követelések (adósok, vevők egyéb követelések) és kötelezettségek (szállítók) állományváltozásának elszámolását a tőkeváltozással szemben, a pénzforgalmi jelentés elkészítését követően az állományi és forgalmi számlák átvezetését az állományi számlákra a tőkeváltozással egyidejűleg történő elszámolással, az értékcsökkenések elszámolását, a felhalmozási célú átutalások és bevételek átvezetését a Költségvetési bevételek és kiadások, illetve a Vállalkozási bevételek és kiadások számlára, a Költségvetési bevételek és kiadások és a Vállalkozási bevételek és kiadások számla átvezetését a Költségvetési tartalék, illetve a Vállalkozói tartalék számlára. 12
Az éves beszámoló összeállításáért és határidőre történő továbbításáért a gazdasági vezető felelős. XI. A kistérségi normatíva igénylés, felhasználás és elszámolás különös szabályai A Társulás költségvetésébe épül be a közösen vállalt feladatok tekintetében az egyes intézmények, illetve feladatok vezetőinek, szerződött partnerek által szolgáltatott adatok alapján igényelt költségvetési bevétel, a mindenkori költségvetési törvényben meghatározott módon, mértékben és tartalommal. A kistérségi társulások által igényelhető közös feladat-ellátásra vonatkozó normatív támogatások áttekintése a költségvetési törvény-tervezet kibocsátását követő 5 munkanapon belül történik meg. Az irodavezető és a gazdasági vezető az ellátott feladatok és a feladatellátó szervezetek működése és sajátosságai alapján megtervezik, hogy mely feladatra, a jogszabályban megfogalmazott jogcímekre igényelhető normatíva. Ezt követően a jogcímek feltételei alapján előkészítik, hogy a feladat-ellátóktól (intézmények, feladat-felelősök, szerződött partnerek) milyen tartalmú információkat célszerű bekérni. Az adattáblákat, az elkészítést követően, felhívó levéllel együtt haladéktalanul megküldik a feladat-ellátónak. A felhívó levélben hivatkozni kell: a jogszabályi helyre, az adatot szolgáltatók személyére, (pl. intézményvezető, jegyző, szerződött partner képviselője (jelzőrendszeres hívórendszer működtetése esetén)), a megkérni kívánt adatok tartalmára, a visszaküldés határidejére, a lehetséges jogkövetkezményekre. Emellett az önkormányzatok jegyzői és a feladat-ellátók vezetői felelősek azért, hogy amennyiben olyan információ/esemény (pl. szervezeti változások, intézményösszevonások, előre nem látható és nem érzékelhető gyermeklétszám csökkenés/növekedés) történik működésükben, amely indokolja, hogy az Iroda arról értesüljön a normatíva igénylés illetve korrekció kapcsán, arról a dokumentumokkal is alátámasztott értesítést a Társulásnak megküldje. Etekintetben a címzettek folyamatosan kötelesek a változásokról tájékoztatni a Társulás Irodáját. A normatíva igénylés és lehívás címzettje a Társulás. A Társulásnak és az Irodának el kell érnie, hogy a szolgáltatott adatok, a lehető legkisebb kockázat mellett megfeleljenek a valóságnak. Ezért a Társulásnak és az Irodának törekednie kell arra, hogy csupán azokat az adatokat kérje be, amelyre szükség van, és azonos időpontra vonatkozóan más tartalmú nyilvántartásokkal is egyező, nem változtatható adatokat ne kérjen ismételten (pl. októberi statisztika adatait a közoktatási intézményektől). Az évközi normatíva lemondás és többletigény esetén is ezeket a szabályokat kell alkalmazni. Az adatok tartalmára vonatkozóan a kockázatok kezelése és értékelése tekintetében végzett felmérés alapján az elnök rendeli el az adatok részleges vagy teljes körű, folyamatbaépített vagy belső ellenőrzését. 13
A szolgáltatott adatok tartalmáért az adatot szolgáltató a felelős, a normatíva igénylés lebonyolításáért a gazdasági vezető. XII. A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, vonatkozó előírások A Társulásnál, az Irodánál a gazdálkodás viteléhez a következő szabályzatokat kell elkészíteni és folyamatosan karbantartani: számlarend, bizonylati szabályzat, számviteli politika, eszközök és források értékelési szabályzata, leltárkészítési és leltározási szabályzat, felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata. pénzkezelési szabályzat, gazdálkodási szabályzat. A szabályzatokat a jogszabályi változásokat, valamint az intézmény feladatában bekövetkezett változásokat követő 90 napon belül aktualizálni kell. A gazdasági, pénzügyi szabályzatok elkészítéséért és aktualizálásáért a gazdasági vezető felelős. Kivéve: a számviteli politikával kapcsolatos szabályozást, amelynek előkészítésében részt vesz a gazdasági vezető, elsősorban a jogszabályi változások nyomon követésével és a szervezetekben és feladatellátásban történt változások nyilvántartásával. A számviteli politika és kapcsolódó szabályzatok elkészítéséért és módosításáért az irodavezető felelős. Sásd, 2009. augusztus 27. Sasváriné Aszódi Kinga Kistérségi Iroda vezetője 14