KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA TÁMOGATÁSSAL, EURÓPAI UNIÓS FORRÁSOKKAL KAPCSOLATOS PÁLYÁZATFIGYELÉS, PÁLYÁZATKÉSZÍTÉS ÉS LEBONYOLÍTÁS SZABÁLYZATA
1. sz. melléklet a 77/2010. (IV.28.) Kth. sz. határozathoz Kerekegyháza Város Képviselő-testülete (a továbbiakban: a Képviselő-testület) Kerekegyháza Város Önkormányzata a pályázati forrásokkal és Európai Uniós forrásokkal kapcsolatos pályázatfigyelésre, pályázatkészítésre, lebonyolításra a 2010. április 29. napján hatályba lépő módosításokkal egységes szerkezetben - az alábbi szabályzatot alkotja: 1. PREAMBULUM (1) Kerekegyháza Város Önkormányzatának a pályázati forrásokkal és Európai Uniós forrásokkal kapcsolatos pályázatfigyelésre, pályázatkészítésre, lebonyolításra szóló szabályzata az alábbi jogszabályok alapul vételével került kialakításra: - a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, - az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, - az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Kormányrendelet - az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XIÍ.30.) Kormányrendelet, - a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQAL Közösségi Kezdeményezés program és Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004 (XII.26.) Kormányrendelet, - a strukturális alapok és a Kohéziós Alap felhasználásának általános eljárási szabályairól szóló 14/2004.(VIII.13.) TNM-GKM-FMM-FVM-PM együttes rendelet. - a 2007-2013. programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 281/2006. (XII. 23.) Kormányrendelet. (2) A szabályzat hatálya Kerekegyháza Város Önkormányzatára, intézményeire, valamint Polgármesteri Hivatalára terjed ki. (3) E szabályzaton kívül az Önkormányzat és intézményei, valamint a Polgármesteri Hivatal szabályzatai - ha e vonatkozásban a jelen szabályzat eltérően nem rendelkezik - alkalmazandók. 2. Hatásköri szabályok (1) Pályázaton való részvétel, pályázat benyújtása, anyagi kihatásától függetlenül kötelezettségvállalásnak minősül. E tárgykörben kötelezettségvállalásra a polgármester, illetve az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek, és az önállóan működő költségvetési szervek (intézmények) vezetői jogosultak.
(2) Pályázatok benyújtását utófinanszírozott, infrastruktúrafejlesztést tartalmazó, beruházási célú, működési kiadás növekményt eredményező kizárólag a Képviselő-testület engedélyezheti, akkor is, ha a pályázat önerőt nem igényel. I. A PÁLYÁZATFIGYELÉS, PÁLYÁZATKÉSZÍTÉS 3. Pályázatfigyelés (1) A pályázati lehetőségek figyelését a működtetés és a fejlesztés területén a források jobb kihasználása, a valós szükségletek hatékony kielégítése céljából folyamatos tevékenységként kell ellátni. (2) A pályázatfigyelés önkormányzati szinten szervezett feladat, ellátásáért az alábbi szervezeti egységek felelősek: a.). Átfogó, minden területre kiterjedő pályázatfigyelést lát el - A Polgármesteri Hivatal (továbbiakban: Hivatal) pályázati referense, és a közbeszerzési és beruházási referense - állandó vagy eseti megbízású külsős szervezet vagy szervezetek, illetve személy, vagy személyek. b.) Egyes részterületeken végzett további pályázatfigyelés ba ) Kizárólag működési célokat szolgáló belföldi pályázati lehetőségek: - intézményvezetők, - Polgármesteri Hivatal irodavezetői, pályázati referens, a közbeszerzési és beruházási referens. bb) Fejlesztési célokat szolgáló nem Uniós pályázati lehetőségek: - intézményvezetők, - Polgármesteri Hivatal irodavezetői, pályázati referens, és a közbeszerzési és beruházási referens bc.) Uniós pályázati lehetőségek: - Hivatal pályázati referense, és a közbeszerzési és beruházási referense - állandó, vagy eseti megbízású külsős szervezet (vagy szervezetek). - intézményvezetők. bd.) a Kecskemét és Térsége Többcélú Társulással kapcsolatos pályázati lehetőségek: - a Hivatal kistérségi referense (3) Bármely önkormányzati feladatot ellátó munkavállaló az általa észlelt pályázati lehetőségről a munkaterülete szerint érintett irodavezetőt köteles értesíteni. (4) Az intézményvezetők belső szabályzatukban meghatározottak szerint, vagy munkaköri leírásban pályázatfigyeléssel más személyt (esetleg külső szervezetet is) megbízhatnak. (5) A pályázatfigyelés /szűrés/ szempontjai:
a.) Kiemelt rendező elv: valós szükséglet kielégítését célzó, vagy megtakarítást eredményező lehetőségek feltárása, melyek szerepelnek az Önkormányzat gazdasági programjában, az intézmények szakmai fejlesztési koncepcióiban, önkormányzati infrastrukturális fejlesztéseket támogatják /a közszolgáltatások minél jobb minőségű elérése/, a rendelkezésre álló humánerőforrás szaktudásának növelését szolgálják /egész életen át tartó tanulás/ az éves költségvetésében nevesítve meghatározott célterületekre vonatkoznak. b.) További rendező elvek: több évre vonatkozó fejlesztési célkitűzésekhez illeszkedő, vagy azokat megalapozó feladatokra, új feladatok ellátására, meglévő feladatok hatékonyabb teljesítését szolgáló feltételrendszer kialakítására irányulnak, éves költségvetésben működési kiadásokhoz kapcsolódnak, munkahelyek megtartásával, létesítésével, gazdaságosság, hatékonyság, teljesítmény növelésével állnak összefüggésben. (6) A feladat ellátására kötelezett szervezetek és személyek napi rendszerességgel figyelik a pályázati lehetőségeket, azokat a fenti szempontok alapján szűrik. Pályázatfigyeléshez szükséges információk elsődlegesen az Internetről, a jogszabályokból, valamint egyéb tájékoztatásokból vehetők igénybe. (7) A feladatellátásra nem kötelezett munkatárs, amennyiben pályázati lehetőségről szerez tudomást, azt haladéktalanul jelzi a feladat ellátásra kijelölt irodavezetőnek, illetve intézményvezetőnek. (8) Az aktuális pályázati lehetőségekről jelen szabályzat 1. sz. melléklete szerinti összefoglaló táblázatot kell készítenie minden felelősnek, és azt elektronikus úton eljuttatni a jegyzőnek, ill. a Hivatal pályázati referensének. (9) A pályázati referens a pályázati lehetőségeket rendszeresen, az aktuális hónap utolsó napjával összesíti. Minden frissítés után, az aktuális lehetőségeket, ismertetve azok kapcsolatát (5) bekezdésben szereplő rendező elvekkel - elektronikus úton - eljuttatja a polgármesternek és a jegyzőnek, valamint az érintett intézmény vezetőjének. (10) A polgármester - a belső szabályzatok keretei között és a költségvetés függvényében - dönti el, hogy a pályázati lehetőségek közül melyikkel éljen az Önkormányzat, ennek alapján előterjesztést nyújt be a Képviselő-testületnek. (11) Az előterjesztésnek a döntés megalapozásához szükséges valamennyi információt tartalmaznia kell. Ha a pályázatot külső megbízott készíti, úgy a pályázatelkészítés díjára irányuló javaslatra is ki kell térni az előterjesztésben, figyelemmel az értékhatár szerint meghatározott ajánlatkérésre vonatkozó előírásokra: 3 db ajánlatkérés; közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésekre vonatkozó szabályzat; közbeszerzés.
(12) Amennyiben a pályázatfigyelésre állandó vagy eseti megbízású külső szervezet vagy személy kap megbízást, úgy a megbízási szerződésben rögzíteni kell: - a feladatellátás rendjét, - a kapcsolattartás előírásait, - a felelősség meghatározását, - információk átadásának tartalmát, formáját, gyakoriságát és módját. 4. Pályázatkészítés A pályázat készítő személye (1) Pályázatkészítést (írást és összeállítást) önkormányzati szinten különös tekintettel az EU-s pályázatokra elsődlegesen a pályázati referens látja el. A pályázat elkészítése során a pályázati referens biztosítja a hivatalon belüli koordinációt a pályázat tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező köztisztviselője, műszaki referense, a pénzügyi iroda vezetője, ill. a 4. (4) bek. szerinti külső szakértő cég között, amennyiben erre a feladatra a polgármester kijelölte az 5. (5) bekezdésben foglaltaknak megfelelően. Amennyiben a külső szakértő céggel való kapcsolattartásra a polgármester az 5. (5) bek. 2-3. francia bekezdése szerinti más személyt bíz meg, úgy ezen kijelölt személlyel biztosítja a koordinációt. (2) Az intézmények a 3. (2) bek. b./ pont ba) és bb) pontjaiba tartozó pályázatokat önállóan készítik el, ha annak személyi feltételei adottak. Amennyiben a szükséges humánerőforrás nem áll rendelkezésre, úgy a pályázati referens készíti el az intézményi pályázatot azzal, hogy a szakmai rész összeállítása az intézmény feladata, felelőssége. (3) Nem uniós pályázat esetében külső szervezetet csak indokolt esetben lehet igénybe venni (pl. kapacitáshiány, speciális szakismeret hiánya). (4) A Képviselő-testület adhat megbízást külső szervezetnek uniós pályázat írására, figyelemmel a 3. (11) bekezdésben foglaltakra. (5) A megbízott külső szervezet a megbízása teljesítése során kellő gondossággal, az önkormányzati érdek teljes körű érvényesítése mellett, a jogszabályi előírások és a szakmai követelmények maradéktalan betartásával, így különösen a megadott határidőben, a formai, szakmai előírásoknak megfelelően köteles teljesíteni. A megbízott felelősséggel tartozik azon kárért, amelyet a megbízás megszegésével az Önkormányzatnak okozott, kivéve, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható volt. * 5. A pályázatíró jogai és kötelességei (1) A pályázat készítője jogosult: - a pályázatírás munkamenetének koordinálására, e jogkörben a jegyzővel és aljegyzővel a közvetlen kapcsolattartásra, * 2010. április 29.-én hatályba lépett módosítások dőlt vastag betűvel jelezve
- a Hivatal irodáitól a pályázat összeállításához szükséges információkat, adatokat kérni, az elkészítéshez megfelelő idő biztosításával, csatolandó mellékletek beszerzését kezdeményezni. (2) A pályázat készítője felelős: - a kiírás szerinti tartalmi és formai feltételeknek való megfelelésért, - a pályázatok szakszerű összeállításáért, a belső összefüggések, adattartalmak összhangjának biztosításáért, - a benyújtási határidő és mód betartásáért, - a megfelelő példányszámú pályázat rendelkezésre állásáért, valamint a pályázati nyilvántartásért. (3) A csatolt nyilatkozatok valódiságáért az aláíró, az adatok helytállóságáért az azt szolgáltató a felelős. Az adatokat írásban kell szolgáltatni, úgy, hogy abból az átadás ideje és a készítő neve megállapítható legyen. Mellékletek átvételét csak akkor kell dokumentálni, ha annak a felelősség szempontjából jelentősége van. (4) Külső pályázat készítő szervezet megbízása esetén a szerződésnek tartalmaznia kell: - a feladat pontos leírását, - teljesítési határidejét, - az utasítás adás jogát, - a felelősség körét és mértékét, - az alvállalkozó bevonásának szabályait, - formai kötöttségeket, - előírt darabszámot, - a kapcsolattartás, információnyújtás módját, határidejét, gyakoriságát, - az Önkormányzat részéről megbízott kapcsolattartót, - a minőségbiztosításra vonatkozó előírásokat, - a pályázat esetleges hiánypótlásával kapcsolatos rendelkezéseket, - sikerdíjas konstrukció esetén a sikerdíj teljesítésének feltételeit, - az esetleges titoktartási előírásokat, figyelemmel a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó rendelkezésekre, - a pályázatíró mulasztásából eredő következményeket. - fizetési feltételeket. (5) Az önkormányzati kapcsolattartót a polgármester jelöli ki az alábbi személyek közül: pályázati referens, közbeszerzési és beruházási referens, jegyző. (6) A kapcsolattartó felelős az önkormányzati adatszolgáltatásért figyelemmel az (1)-(3) bekezdésekben foglaltakra. (7) A pályázat íróját és a közreműködőket kívülállókkal szemben titoktartási kötelezettség terheli. (8) A pályázat végleges számszaki adatait és a vállalt egyéb kötelezettségeket a Képviselőtestület hagyja jóvá.
II. A PROJEKT LEBONYOLÍTÁSA 6. A projekt lebonyolításának résztvevői (1) A nyertes pályázatok (továbbiakban: projektek) lebonyolítása történhet: a) a Hivatal (intézmény) munkatársa(i) által, b) külsős szerződött partnerrel. (2) Az adott projekt lebonyolítási módjáról a pályázat jellegétől, munkaigényétől, szabad kapacitástól, szakmai feltételektől, az előírt szakmai gyakorlati időtől függően, figyelemmel a beszerzési szabályokra, valamint a projekt keretében elszámolható költségekre a polgármester (intézményvezető) dönt, döntésében megnevezi a projektmenedzsert és a lebonyolító belső Projekt Megvalósítási Egység /továbbiakban: PME/ további tagjait. (3) Nem lehet projektmenedzser a polgármester, alpolgármester, intézményvezető, valamint a nevezettek közeli hozzátartozója. (4) A PME minimálisan az alábbi szakmai tapasztalattal, végzettséggel rendelkező tagokból áll: projektmenedzser, felsőfokú pénzügyi végzettségű szakember, beszerzésekért felelős személy, amennyiben fejlesztés során építési beruházásra kerül sor, úgy műszaki szakember, amennyiben az adott projekt további speciális szaktudást igényel, úgy az adott szakmai tapasztalattal rendelkező személy. (5) Amennyiben a projekt megvalósítása teljes egészében vagy részben a Hivatal (intézmény) munkatársai feladatköre, akkor a projekt lebonyolításában résztvevők konkrét, részletes feladatait, felelősségét, beszámolási kötelezettségét a munkaköri leírásokban, vagy a megbízási szerződésekben kell rögzíteni. A projektmenedzser biztosítja PME tagjai közötti belső koordinációt, a hivatalon belüli koordinációt: a projekt tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező köztisztviselő és a PME között. Amennyiben a lebonyolításban külső szakértő cég közreműködik, úgy a projektmenedzser feladata biztosítani a hivatal és szakértő cég közötti együttműködést. (6) Külső szervezet megbízása esetén szerződésben kell rögzíteni, a hivatali szervezettel való kapcsolattartás módját, a kapcsolattartó személyét, valamennyi kötelezettséget és jogot, továbbá a 4. (5) bekezdésben ismertetett felelősségi szabályokat. 7. Európai Uniós forrásokkal kapcsolatos feladatok: (1) A PME feladatai különösen: - a Támogatási szerződésben foglalt szakmai tartalom és követelmény megvalósítása, - a projekt egészére vonatkozó, kidolgozott cselekvési és pénzügyi ütemtervben foglalt feladatok megvalósításának irányítása, ellenőrzése, - a projektmenedzsment, 2010. április 29.-én hatályba lépett módosítások dőlt vastag betűvel jelezve
- uniós pályázat lebonyolításának tapasztalatairól a Projekt Előrehaladási Jelentés megküldésével /továbbiakban: PEJ/, rendkívüli körülmények (vis maior) bekövetkezte esetén azonnal írásos feljegyzésben a polgármester tájékoztatása, - a nyilvánosság biztosítása érdekében a végrehajtandó feladatok teljesülésének figyelemmel kísérése, - folyamatos kapcsolattartás a lebonyolítással érintett szervezetekkel, - beszámolók, előterjesztések készítése a Képviselő-testület félé a polgármester által kért időszakonként, - közreműködés az arra jogosított szervek ellenőrzéseinek eredményes lebonyolításában, - közreműködés PEJ, és egyéb szakmai, pénzügyi beszámolók, elszámolások összeállításában, - az utókövetési feladatokat ellátása, - folyamatosan kapcsolattartás a Hivatal Pénzügyi, Adó- és Költségvetési Irodájával, annak érdekében, hogy a projekt megvalósításához kötődő valamennyi dokumentum, bizonylat rendelkezésére álljon, - a projekt végrehajtásának aktuális állapotát tartalmazó projekt dosszié vezetése, a lezárt és elszámolt program iratainak előírt őrzése. - a tárgyévet követő év január 31. napjáig képviselő-testületi beszámoló elkészítése amelyet a polgármester terjeszt elő a tárgyévben benyújtott pályázatokról, azok eredményeiről, részletesen bemutatva a szakértői költségek alakulását, elnyert támogatások összértékét, az önerő mértékét, a fejlesztések finanszírozási forrását /hitel, egyéb költségvetési forrás/. (2) A Hivatal Pénzügyi, Adó- és Költségvetési Irodája feladatai különösen a támogatott projektek pénzügyi elszámolása vonatkozásában: - a program előirányzatoknak és módosításaiknak a költségvetési rendeletbe/intézményi költségvetésbe történő beépítése, gépi nyilvántartásba rögzítése, a kötelezettségvállalási nyilvántartásban történő rögzítés, utalás teljesítése, - eszköznyilvántartás, - leltározásban, selejtezésben közreműködés, főkönyvi könyvelés, - elszámoláshoz naplók, kartonok, mérleg, stb. szolgáltatása, az ellenőrzésben történő közreműködés, - támogatás igénylése, elszámolása, statisztikák készítése, - figyelemmel kíséri az előirányzat-felhasználást, a számla likviditását, - időszakos szakmai és pénzügyi előrehaladási jelentések, elszámolások összeállítása, - a program lebonyolításához szükséges pénzügyi adminisztrációs feladatok elvégzése. III. A PROJEKT ELLENŐRZÉSE 8. (1) A hivatali munkaszervezet által ellátott támogatott projekt lebonyolítása esetében az irányadó belső szabályzatok szerint kell a munkafolyamatba épített ellenőrzési feladatokat ellátni. (2) Külső projektmenedzsment esetében a munkafolyamatba épített ellenőrzés módját, az önkormányzati szintű beszámolás szabályait és formáját a projektenként elkészítendő projekt lebonyolítási szabályzat állapítja meg. (3) A támogatói oldalról előírt jelentési kötelezettséggel megvalósuló ellenőrzést a támogatási szerződésben és a vonatkozó jogszabályban foglaltak szerinti tartalommal és határidőre kell teljesíteni a megvalósítás folyamatában.
(4) Minden EU-s pályázat zárásakor összefoglaló értékelést kell készíteni és jóváhagyásra a Képviselő-testület elé terjeszteni. Az összefoglaló jelentés a pályázat szakmai és pénzügyi lebonyolítási folyamatát, elszámolását, a feladat megvalósításának szervezettségét, a nyilvántartással kapcsolatos intézkedéseket tartalmazza. (5) Amennyiben a projekt megvalósításában megbízott külső szakértő cég közreműködik, úgy a minőségbiztosítás érdekében tett intézkedéseiről, tapasztalatairól a polgármestert köteles értesíteni az időszaki vizsgálat lezárását követő 5 napon belül. 9. Belső ellenőrzés (1) A polgármester az uniós támogatások elszámolását, a szabályzatszerű és szerződésszerű teljesítését köteles ellenőriztetni a belső ellenőrzés útján. (2) A több évre áthúzódó, 200 millió Ft projektértéket meghaladó fejlesztések esetében a projektkezdéstől számított második évben, a projektzáráskor, a záró PEJ elkészítése előtt a polgármester köteles ellenőriztetni a belső ellenőrzés útján. (3) Az ellenőrzést írásban, a projektmenedzser köteles kezdeményezni oly módon, hogy annak végrehajtására elegendő idő legyen. (4) Ellenőrzés keretében kiemelten vizsgálni szükséges: - az elnyert és az igénybevett európai uniós támogatás összegének összehasonlítását, eltérés indokainak féltárásával, - a támogatás igénybevételének tervezett és tényleges ütemezését, a kifizetési kérelmek jogosultságának vizsgálatát, - a fejlesztési feladatok megvalósítása a támogatási szerződésben rögzített ütemezés szerint teljesült-e, - ha a megvalósítás során az Önkormányzat (intézmény) eltért a tervezett időbeli ütemezéstől, bejelentette-e a támogatónak, kezdeményezett-e szerződésmódosítást. (5) A további támogatási projektek esetében szükség szerint, de legalább 4 évente az átfogó ellenőrzések során ellenőrizni kell azok teljesítését és elszámolását. 10. Külső ellenőrzés A Hivatal valamennyi munkatársa, különös tekintettel a PME tagjai és Pénzügyi, Adó- és Költségvetési Iroda köztisztviselői, az intézményvezetők kötelesek biztosítani a külső szervezetek által lefolytatásra kerülő ellenőrzésekben a közreműködést, így különösen teljesíteni az előírt adatszolgáltatást, az iratokba való betekintést, stb.
IV. EGYÉB KÖTELEZETTSÉGEK 11. (1) A pályázatkészítés és pályázat-lebonyolítás terén csak olyan személy alkalmazható, aki településfejlesztés, vagy uniós támogatás-menedzselés tárgykörben felsőfokú képzettséggel rendelkezik, vagy akkreditált tanfolyami képzésen vett részt, és jelen szabályzat hatályba lépésekor e tárgyban legalább 1 éves gyakorlattal rendelkezik. (2) Külső szakértő cég megbízásakor a szakmai gyakorlat előírása alkalmassági feltétel. (3) A pályázati referens feladata a szabályzat 2. sz. melléklete szerinti naprakész nyilvántartást vezetni az Önkormányzat és intézményei pályázatairól. (4) A szabályzat 3. sz. melléklete tartalmazza az Önkormányzat és intézményei Egyszerűsített Projektmódszertanát. A módszertan határozza meg a projekt teljes élettartama alatt az egyes projektfázisokban ellátandó feladatokat. V. ZÁRÓ RENDELKEZÉS 12. Jelen szabályzat 2010. április 29. napján lép hatályba. Kerekegyháza, 2010. április 28. Dr. Kelemen Márk polgármester Vincze Miklós jegyző Záradék: Kerekegyháza Város Önkormányzatának Képviselő-testülete jelen pályázatfigyelés, pályázatkészítés és lebonyolítás szabályzatát a 2010. április 29.-én hatályba lépő módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva a 77/2010. (IV. 28.) számú határozatával jóváhagyta. Kerekegyháza, 2010. április 29. Vincze Miklós jegyző 2010. április 29.-én hatályba lépett módosítások dőlt vastag betűvel jelezve
1. sz. melléklet Ismertető az észlelt pályázati forrásról Pályázat megnevezése Kibocsátó szerv Megjelenés időpontja Benyújtás határideje Támogatás célja, Támogatható tevékenységek köre Támogatási intenzitás Javasolt szakmai tartalom Támogatás összege /min.-max./ Pályázati dokumentáció letölthető
2. sz. melléklet Kerekegyháza Város Önkormányzata és intézményei által: a) benyújtott, elbírálás alatt álló, b) és támogatott pályázatai 12
Az Önkormányzat és intézményei Egyszerűsített Projektmódszertana 3. sz. melléklet 1 2010. április 29.-én hatályba lépett módosítások dőlt vastag betűvel jelezve 13
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN Kerekegyháza Város Önkormányzata részére ÁROP szervezetfejlesztési projekt 2010. 04. 08. 14
Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS 16 1.1 A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA 16 2. A PROJEKT FOGALMA 17 2.1 PROJEKTJELLEMZŐK 17 2.2 A PROJEKT SZEREPLŐI 17 3. PROJEKTMÓDSZERTAN 19 3.1 A PROJEKT ELINDÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI 20 3.1.1 PROJEKT DEFINÍCIÓJA 20 3.1.2 A PROJEKT MOBILIZÁCIÓJA 20 3.2 A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI 21 3.2.1 PROJEKTTERVEZÉS 21 3.2.1.1 PROJEKTTERV 22 3.2.1.2 ERŐFORRÁS TERV 22 3.2.1.3 KÖLTSÉGTERV 23 3.2.1.4 MINŐSÉGTERV 23 3.2.1.5 KOCKÁZATKEZELÉSI TERV 24 3.2.1.6 ÁTVÉTELI TERV 25 3.2.1.7 KOMMUNIKÁCIÓS TERV 25 3.2.2 PROJEKT ADMINISZTRÁCIÓ 26 3.2.2.1 A PROJEKT JELENTÉSI RENDSZERE 26 3.2.2.2 PROJEKTALAPÍTÓ DOKUMENTUM (PAD) 27 3.2.2.3 SZABVÁNYOS KÖNYVTÁRSTRUKTÚRA AZ EURÓPAI UNIÓS PÁLYÁZATI ANYAGOK TÁROLÁSÁRA 29 3.2.2.4 ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA 31 3.2.2.5 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ELTÁROLÁSA 31 3.2.2.6 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK VÉLEMÉNYEZÉSE ÉS MÓDOSÍTÁSA 31 3.2.2.7 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS LEVELEK NYOMTATÁSA 31 3.2.3 PROJEKT FÓRUMOK 32 3.2.4 MONITOR ÉS KONTROL 33 3.2.4.1 HATÁRIDŐ MENEDZSMENT 33 3.2.4.2 KÖLTSÉG MENEDZSMENT 33 3.2.4.3 MINŐSÉG MENEDZSMENT 34 3.2.4.4 VÁLTOZÁS MENEDZSMENT 34 3.2.4.5 KOCKÁZAT MENEDZSMENT 34 3.2.4.6 ÁTVÉTEL MENEDZSMENT 34 3.2.4.7 KOMMUNIKÁCIÓ MENEDZSMENT 35 3.3 PROJEKTZÁRÁS 35 JOGI FIGYELMEZTETÉS 37 15
1. BEVEZETÉS Kerekegyháza Város Önkormányzata az ÁROP szervezetfejlesztési projekt keretén belül célul tűzte ki a fejlesztések megvalósítást támogató projektszerű működés elsajátítását. Az előzetes helyzetfelmérés során megállapításra került, hogy a Hivatal párhuzamosan több projektben is sikeresen teljesített. A lehetséges projektmódszertan meghatározásával abban kívánunk segítségére lenni a Hivatalnak, hogy a Hivatal kifejlessze és szabályozza saját módszereit attól függően, hogy milyen típusú projekt megvalósításába kezd. 1.1 A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA A dokumentum célja, hogy egyértelműsítse a Polgármesteri Hivatal számára, hogy az egyes projektfázisokban milyen jellegű feladatokat kell végrehajtani, menedzselni. 16
2. A PROJEKT FOGALMA Meghatározott eredmények elérése (projekt termékek létrehozása) érdekében, adott erőforrással és költségkerettel, adott időkeretben végzett tevékenység. Az önkormányzat által elindított összehangolt kezdeményezések sorozata, amely egy meghatározott eredmény elérésére irányul. A projektet a feltételek összességének egyszerisége jellemzi. Ismérvei: Egyediség: Minden projekt különbözik az előtte megvalósulótól. A projektek többsége egyszer hajtható végre. Még a megismételt projektek is különbözni fognak egymástól a felhasznált erőforrásokban és az aktuális környezetben. Határidő: A projektnek egyértelműen meghatározott kezdési és befejezési időpontja van, amelyen belül a leszállítandó anyagot el kell készíteni az ügyfél követelményeinek megfelelően Költség: A projekt költségkerete maximalizálva van, amin belül a leszállítandó anyagot el kell készíteni Forrás: A projekt teljesítéséhez meghatározott mértékű humán-erőforrást, infrastruktúrát, anyagot határoznak meg a projekt kezdetekor. Változás: A projekt célja általában valamilyen változás elérése, amelynek következménye a fejlődés. 2.1 PROJEKTJELLEMZŐK Projekttípusok tartalmuk alapján csoportosíthatók: beruházási projekt, kutatás-fejlesztési projekt, szervezési/szervezeti projekt stb. Projektmenedzsment: a projekt lebonyolításához szükséges vezetési képességek, folyamatok és eszközök összessége. Projekt teendő vagy projektmunka: olyan operatív feladatok a projektben (pl. dokumentumok kezelése), amelyek túlmutatnak a vezetői feladatokon. Projektszervezet: egy meghatározott projekt lebonyolításához szükséges szervezeti egységek, valamint a szervezetfejlesztési és a folyamat- és működésszervezési szabályok összessége. A projekt hármas korlátja: Eredmény Költség Idő 2.2 A PROJEKT SZEREPLŐI A Hivatal jelenlegi döntési és működési mechanizmusának megfelelően alakítja ki azt a projektszervezeti modellt, amelynek szerepkörei minden egyes projekt esetében felmerülhetnek. Ezek a következők: 17
Projektfelügyelő Bizottság: A projekt legmagasabb döntéshozó-irányító testületeként vezetői, stratégiai kontrollt gyakorol a projekt célok megvalósulása érdekében. Feladatai közé tartozik a projekt stratégiai irányítása, eredményeinek elfogadása és a projekt célok megtartása; Projektgazda: felelőssége a projekt végrehajtása során a projekt képviselete a közreműködő szervezetekkel szemben, a támogatási szerződésben foglalt feladatok megvalósítása, a támogatás szabályszerű és szerződésszerű felhasználásának biztosítása, a projekt megvalósításának koordinálása, a projekt szervezet létrehozása, fenntartása és irányítása, a projekt végrehajtásában közreműködő vezetők kiválasztása, a zökkenőmentes kommunikáció biztosítása, az előrehaladási jelentések elkészítésének, benyújtásának valamint az egyéb adatszolgáltatás ellenőrzése; Projektmenedzser: feladata a szervezeti egységek közötti koordináció létrehozásán túl a projekt kontroll és a polgármesteri felső vezetés számára történő döntés előkészítés, valamint a féléves előrehaladási jelentés és a projektet lezáró jelentés elkészítése; gondoskodik a projekt szakmai megvalósításáról és felelős annak pályázati ütemterv szerinti lebonyolításáért, hosszú távon biztosítja a program eredményeinek fenntarthatóságát; távolléte esetén a jegyző helyettesíti. Igény esetén beszámol a PFB-nek. Pénzügyi vezető: feladata a projekt belső pénzügyi elszámolási rendjének biztosítása, a pénzügyi elszámolás határidőre történő biztosítása, a támogatás lehívásához szükséges pénzügyi technikai feladatok ellátása, a projekt pénzügyi lebonyolításával kapcsolatos operatív feladatok ellátása. Szakértő: feladata, hogy biztosítsa a hiányzó kompetenciát és közreműködjön a projekt eredményes végrehajtása érdekében. Minőségbiztosító: feladatai a következők: projekt eseményeinek folyamatos nyomon követése, a projekt keretekben tartása; projekt kockázatok folyamatos feltárása, azokra megoldási javaslatok készítése és a megoldás folyamatos nyomon követése; projektszervezet és működésének felügyelete; folyamatos kapcsolattartás a projekt szereplőivel; a projekt kulcsdokumentumainak tanulmányozása; változáskezelési feladatok nyomon követése; projektkommunikáció és információáramlás ellenőrzése; rendszeres beszámoló a projekt helyzetéről; projekt folyamatok nyomon követése, dokumentálás, döntések előkészítettségének ellenőrzése; 18
3. PROJEKTMÓDSZERTAN Ebben a fejezetben a projektszervezés során minden esetben szükségszerűen felhasználásra kerülő kulcstényezőket, valamint a projektszakaszokat foglaljuk össze. A projektmenedzsment nem kizárólag a komplex feladatok végrehajtásának, hanem a szervezeti stratégiák megvalósításának alapvető eszközrendszere, egyszersmind a működés filozófiája. Az állam- és közigazgatás szervezetei legfontosabb feladataikat és fejlesztéseiket projektként valósítják meg. A projektmenedzsment célja, hogy az indítandó projektek esetében olyan működési keretet hozzunk létre, amelyek lehetővé teszik, hogy azok hatékony és kontrollálható folyamatok mentén működjenek, és a kitűzött határidőre, az előirányzott költségkereten belül érjék el a céljaikat, továbbá a párhuzamosan futó szervezetfejlesztési tevékenységek szinergikusan erősítsék egymást szakmai eredményesség és erőforrásfelhasználási hatékonyság szempontjából. A projekt menedzselése alapvetően három főbb fázisban kell, hogy történjen: A Projekt elindítása; A Projekt megvalósítása, valamint; A Projekt befejezése. A három említett főbb fázis szakaszait és ezek összefüggését a következő egyszerű áttekintő ábra szemlélteti: Eredmények A projekt A projekt definíciója mobilizációja Ráfordítások Erőforrások A projekt zárása I. A projekt elindítása II. A projekt megvalósítása III. A projekt befejezése Kontrolling Minőségbiztosítás Kockázatkezelés Változáskezelés A projektszakasz (vagy projektfázis) egy projekt megvalósításának időben elhatárolt része, amely objektíven elkülöníthető a többi szakasztól. A projekt életciklus a szakaszok sorozata, amelyeken keresztül a projekt a kezdetektől a befejezésig eljut. A szakaszok közötti átmenetet általában mérföldkövekkel definiáljuk. 19
3.1 A PROJEKT ELINDÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI 3.1.1 PROJEKT DEFINÍCIÓJA Fejlesztési igény keletkezhet külső vagy belső ötlet, javaslat alapján. A fejlesztési igényt a vonatkozó szakmai kompetenciával rendelkező szervezet vezetője részére kell írásban benyújtani, aki elrendeli a projektkörnyezet vizsgálatát vagy elutasítja az igényt. Projektkörnyezet vizsgálata Stakeholder (érintetti) elemzés (a Hivatal számára jelen projekt keretében rendelkezésre bocsátott egyszerűsített módszertan szerint végzendő) Kik tekinthetők a projekt potenciális stakeholdereinek? (Felsorolás) Milyen befolyással rendelkeznek a projektcélok megvalósulása felett? Milyen lényeges viszonyuk lesz a projekthez? Szakmai koncepciók definiálása Szakmai koncepciók (megoldások) elemzése Költség/haszon elemzése Kockázatelemzés A kiválasztott megoldással (szakmai koncepció) kapcsolatos információk nyújtása az alábbiak szerint Projekt célja Projekt hatálya (terjedelme) Projekt leszállítandó anyagai, eredménye Projekt sikerkritériumainak meghatározása Projekt struktúrája Projekt szükséges erőforrásai, költségkerete Projekt határideje, és főbb mérföldkövei Képviselőtestület általi jóváhagyása/elutasítása 3.1.2 A PROJEKT MOBILIZÁCIÓJA A definiált működési feltételrendszerben történő elindításáról szóló vezető döntés meghozatalát követően, ennek a szakasznak a célja a program tényleges megindítása a megfelelő felelősségek és erőforrások hozzárendelésével. Fejlesz Projektkörn Szakmai Szakmai Jóváhagyás/elu -tési yezet koncepció koncepció F igény vizsgálata k elemzése tasítás Ennek a szakasznak a célja a projekt olyan, definiálás megfelelő mélységű és részletezettségű dokumentált definiálása, amely alapján a felső vezetés döntést tud hozni a program megfelelő működési feltételrendszerben történő elindításáról. Fejlesztési igény azonosítása Projektszervezet tagjainak kiválasztása Projektsz er-vezet létrehozás a Szükség esetén Projekt iroda létrehozása 20
A Projektszervezet tagjainak kiválasztása Projektszervezet tagjainak meghatározása Projektszervezet létrehozása Szükség esetén külön Projektiroda kialakítása 3.2 A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI Az előző szakaszoktól eltérően a megvalósítás nem egy egyszeri tevékenység, hanem az alábbi feladatcsoportok folyamatosan ismétlődő és egymással időben párhuzamosan is végzett végrehajtása: 3.2.1 PROJEKTTERVEZÉS Itt kerül sor a funkcióstruktúra és a funkcióhordozók struktúrájának, valamint teljesítésre vonatkozó az idő-, erőforrás- és költségtervek kialakítására. A funkcióstruktúra hierarchiája csúcsán a célként megfogalmazott projekteredmény (egésze) található. Ez alatt helyezkednek el a nagyobb, összefoglaló jellegű funkciócsoportok, majd az alfunkciók, és a felbontás egészen az ún. elemi funkciók szintjéig folytatható. A funkcióstruktúra a jobb áttekinthetőség és a könnyebb kommunikáció érdekében hierarchikusan is ábrázolható. Funkcióhordozó lehet a projekteredmény minden olyan eleme (alkalmazás, hardver, szoftver), amelynek segítségével / amelyen keresztül egy funkció működésbe hozható, vagy működésben tartható. A funkcióhordozók struktúrájának segítségével megválaszolhatjuk, hogy a megvalósítandó projekteredmény által ellátandó funkciók milyen eszközökön keresztül hordozhatók és tarthatók működésben. A funkcióstruktúra alapján elkészített funkcióhordozók struktúrája segítségével lehetővé válik a projekt terjedelmi behatárolása. A tevékenységi struktúra elsődlegesen a projektciklus teljesítési szakaszának tevékenységeire koncentrál. A tevékenységstruktúra hierarchiája csúcsán a célként megfogalmazott projekteredmény (egésze) található. Ez alatt helyezkednek el a nagyobb, összefoglaló jellegű tevékenységcsomagok. A felbontás egészen az ún. elemi tevékenységek szintjéig folytatható. A projektteljesítés tervei: időterv, erőforrás-terv, költségterv, minőségterv kockázatkezelési terv átvételi terv kommunikációs terv. A projekt indítása során kidolgozzuk a részletes projekt terveket és ezeket összehangoljuk a projekt elvárt eredményeivel és mérföldköveivel. A megvalósítás során elengedhetetlenül fontos a tervek folyamatos karbantartása (gördülő tervezés) egyrészt az elért előrehaladásnak, másrészt a végrehajtás során született döntéseknek megfelelően; 21
3.2.1.1 PROJEKTTERV Projekt Erőforrások struktúra meghatározá létrehozás sa Projekt a struktúra létrehozása A projekt fázisokra bontása Fázisokon belül a tevékenységek meghatározása Tevékenységeken belül a konkrét feladatok meghatározása Mérföldkövek meghatározása Strukturált ábrába történő szerkesztés Erőforrások meghatározása Az egyes tevékenységekhez a szükséges erőforrások hozzárendelése Projektütemezés elkészítése Projektüt emezés elkészítés e A strukturált fázisokhoz, tevékenységekhez és feladatokhoz a feladatra fordított időszakok hozzárendelése Időszakok ábrázolása az időtervben 3.2.1.2 ERŐFORRÁS TERV Szükséges Erőforrásigény erőforrások tisztázása számszerűs í-tése Szükséges erőforrások tisztázása Humán-erőforrás igény (szerepkör) listázása Eszközlista Anyaglista Erőforrásigény számszerűsítése Humán o Szerepkör o Létszámigény o Felelősség o Kompetencia o Kezdés - Befejezés Eszköz o Megnevezés o Mennyiség o Specifikáció o Kezdés - Befejezés Anyag o Megnevezés o Mennyiség o Kezdés - Befejezés Erőforrás ütemezés elkészítés e 22
Erőforrás ütemezés elkészítése o A kezdési és befejezési időpontok birtokában időtervvel kombinált erőforrásterv készítése o Jó gyakorlat: összehangolni a projektütemezéssel, ahol a tevékenység is látszik 3.2.1.3 KÖLTSÉGTERV Költsége Költségek k számszerűs azonosít ítése ása Költségek azonosítása Részletes költséglista készítése a feladatokhoz rendelve Költségek számszerűsítése Projektmenedzsment, projektiroda költség Humánköltség (javasolt óradíjban) Eszközköltség (javasolt napidíjban) Anyagköltség (javasolt darabra) Szolgáltatási díj (egységár) Adminisztratív költség (egységár) Egyéb költségek Költségek ütemezése Költségek ütemezés e Pénzügyi folyamat szabályozás a A kezdési és befejezési időpontok birtokában időtervvel kombinált költségterv készítése Jó gyakorlat: összehangolni a projektütemezéssel, ahol a tevékenység is látszik Pénzügyi folyamat szabályozása A szabályozás célja Folyamatlépések Szerepek és felelősségek a pénzügyi folyamatban Formanyomtatványok használata 3.2.1.4 MINŐSÉGTERV Minőségcél Minőségirányí ok -tási terv meghatáro készítése Minőségcélok zása meghatározása Követelmények meghatározása Leszállítandó anyagok hozzárendelése a követelményekhez Minőségi kritériumok feltüntetése Minőségi sztenderd meghatározása, ha értelmezhető Minőségirányítási terv készítése Minőségirányítási audittechnika megnevezése Minőségellenőr -zési terv készítése Minőségüg yi folyamat szabályozá sa 23
Az Önkormányzatra, Polgármesteri Hivatalra gyakorolt hatása Leírása Alkalmazás gyakorisága Minőségellenőrzési terv készítése Ellenőrzési technika megnevezése Leírása Alkalmazása gyakorisága Minőségügyi folyamat szabályozása A szabályozás célja Folyamatlépések Szerepek és felelősségek a minőségügyi folyamatban Formanyomtatványok használata 3.2.1.5 KOCKÁZATKEZELÉSI TERV Kockázato k azonosítás a Kockázatok azonosítása Kockázatok kategorizálása (pl. kommunikáció, erőforrás) Kockázatok meghatározása, leírása Kockázatok sorszámos beazonosítása Kockázatok értékelése Kockázatok értékelése Adott kockázat bekövetkezése valószínűségének meghatározása Adott kockázat hatásának meghatározása Kockázatértékelés a két szempont összevetésével NAGY Kockázatkezel ési akcióterv készítése A bekövetkezés valószínűsége ALACSON KÖZEPES MAGAS Y Kockázatmenedzs ment folyamat szabályozása KÖZEPES KICSI Kockázatkezelési akcióterv készítése Kockázatmenedzsment folyamat szabályozása A szabályozás célja Folyamatlépések Szerepek és felelősségek a kockázatmenedzsment folyamatban Formanyomtatványok használata 24
3.2.1.6 ÁTVÉTELI TERV Átvételi Átvételi kritériumok ütemezés meghatároz készítése Átvételi kritériumok ása meghatározása Leszállítandó anyag, szolgáltatás, a teljesítés tárgya Átvételi kritérium meghatározása Átvételi sztenderd (ha értelmezhető) Átvételi ütemezés készítése Leszállítandó anyag, teljesítés tárgya Teljesítési határidő Tesztelési, ellenőrzési módszer Tesztelő, ellenőr Tesztelés, ellenőrzés dátuma Átvételi folyamat szabályozása A szabályozás célja Folyamatlépések Szerepek és felelősségek az átvételi folyamatban Formanyomtatványok használata Átvételi folyamat szabályoz ása 3.2.1.7 KOMMUNIKÁCIÓS TERV Kommuniká Kommunikác ció iós résztvevőine követelmény k ek Kommunikáció résztvevőinek azonosítása Legalább a projektszervezet tagjaira ki kell térni A külső szervezetekre, akikkel kapcsolatban vagyunk, ki kell térni Kommunikációs követelmények meghatározása Résztvevő neve Szerepe a projektben Kapcsolódó szervezet Információs igénye Kommunikációs ütemterv készítése Kommunikációs tevékenység besorolása Információ megnevezése (MIT?) Résztvevő neve (KIK KÖZÖTT?) Időpont (MIKOR?) Módszer (HOGYAN?) Kommunikációs folyamat szabályozása A szabályozás célja Kommunikáci ós ütemterv készítése Kommunikáció s folyamat szabályozása 25
Folyamatlépések Szerepek és felelősségek a kommunikációs folyamatban Formanyomtatványok használata 3.2.2 PROJEKT ADMINISZTRÁCIÓ Projektműködés kialakításakor a működési keretet meghatározó Szervezeti és Működési Szabályzatot és jelen dokumentumban foglaltakat kell alapul venni. A projektszervezési módszertan egyik fontos jellemzője az összefüggő, jól strukturált, naprakész dokumentációs rendszer, amely hatékonyan támogatja a rendszer bevezetési projekt végrehajtását, és a projekttagok esetleges akadályoztatása esetén a munka folyamatosságának biztosítását. A szabványos könyvtárstruktúra a projektrésztvevők számára megkönnyíti a dokumentumok gyors elérését, a dokumentumok közötti eligazodást és az új dokumentumok megfelelő tárolását. Jelen fejezetben bemutatjuk azt a dokumentációs csomagot, amely biztosítja a projekt előrehaladásának, megvalósítási lépéseinek pontos követhetőségét valamint azon formalizált dokumentumokat, amelyek lehetővé teszik a felek közti hatékony kommunikációt. A projektadminisztráció során ellenőrizni kell, hogy: a projekt adminisztrációja az szükséges iratkezelési szabályzatoknak megfelel-e, a kialakított és elfogadott dokumentációs rend be van-e tartva, ki vannak-e alakítva a dokumentáció verziókontrolljára vonatkozó szabályok, valamint biztosítva van-e a dokumentumokhoz való hozzáférés. A projekt előrehaladását és a projektet záró jelentéseket a Projektmenedzser felügyelete alatt működő irattár dokumentációi rögzítik. A projekt-dokumentációs adattárnak a következőket kell tartalmaznia: szerződések (megbízási és vállalkozási szerződések, kapcsolódó iratok), beszerzések teljes dokumentációja másolatban, rendezvények teljes dokumentációja, kommunikációhoz kapcsolódó dokumentáció, előrehaladási jelentés pénzügyi elszámolások, beszámolók, hiteles számlamásolatok, teljesítési igazolások, pénzügyi előrehaladási jelentések. 3.2.2.1 A PROJEKT JELENTÉSI RENDSZERE A projekt jelentési rendszere a projekt operatív és taktikai szintű irányítását segítő státuszjelentésekben, valamint az uniós források felhasználásához kapcsolódó Projekt Előrehaladási Jelentésekben testesül meg. A két jelentés típus közötti különbség elsősorban a felhasználás céljából adódik. A jelentési rendszer kialakítása során mindenképpen figyelmet kell fordítani a jelentések egymásra épülésére, a párhuzamosságok elkerülésére. 26
A státuszjelentéseknek általánosságban a múltra vonatkozó és előrejelző típusú információt kell szolgáltatnia a projektterjedelem, -ütemezés, -költség és -minőség állapotáról, valamint a projektkockázatokról és a változáskezelésről. Rendszerezik és bemutatják azt, hogy az erőforrások a projektcélkitűzések teljesítése érdekében hogyan kerültek felhasználásra, információt nyújtanak az előrehaladásról, a következő időszak feladatairól, a feltárt és kezelendő kockázatokról, változtatási igényekről, döntési pontokról. A státuszjelentések két szinten készülnek: ez az írásos eszköze a munkacsoportok projektvezető felé történő beszámolásának, másrészt a projektvezető a teljes projektről státuszjelentésben számol be a PFB felé. Ezáltal ezek a jelentések egyben előzetes információt nyújtanak a státusz megbeszélésekhez. Az uniós pályázati forrásból finanszírozott projektek sajátossága, hogy a biztosított források felhasználásának hatékony ellenőrzése érdekében a Közreműködő Szervezet felé a Támogatási Szerződésben meghatározott rendszerességgel és formában Projekt Előrehaladási Jelentésben kell tájékoztatást adni a projekt előrehaladásáról, a források felhasználásáról. A PEJ-ek egyszerű összeállítása érdekében a státuszjelentések tartalmát olyan módon határozzuk meg, hogy abból a PEJ (majd a projekt zárását követően a Záró PEJ) könnyen előállítható legyen. Az egyes dokumentumok elnevezése során a sablonokban meghatározottakat követni kell, azaz az egyes dokumentumok fájlneve utaljon az abban szereplő információkra. Az elnevezésnél ügyelni kell a megfelelő verziószámmal való ellátásra is. A projekt során felmerülő bizalmas adatok kezelését szükség esetén jogosultság kezeléssel együtt lehet megoldani. A jogosultság korlátozása történhet magának a dokumentum megnyitásának illetve szerkeszthetőségének jelszóval való korlátozásával, illetve az alkalmazott támogató eszközök által nyújtott lehetőségek alkalmazásával. A projektmenedzsmenthez kapcsolódó adminisztrációs tevékenységből származó előnyök: Egyablakos információáramlási megoldás, azaz az információ áramlása az ügyfél kijelölt vezetője és a Projektvezető között egy csatornán keresztül történik. A felállítandó Városfejlesztési Iroda működése biztosítja, hogy a szükséges információk hatékony módon jutnak el a megfelelő személyekhez (minden érintetthez), és az érintettek igényük szerinti mélységben mindig a releváns információkat kapják meg. Teljes körű megbízás menedzsment. Ebbe beletartozik a projekt előrehaladásának folyamatos, naprakész követése, a kockázatok feltárása és kezelésükre javaslatok kidolgozása, döntések előkészítése stb. Célorientált működésmód biztosítja, hogy projektszerűen, határidőn és erőforrásterveken belül a feladatok elkészüljenek, illetve objektív időközben felmerülő szempontok alapján az eredeti tervek frissítése megtörténjen. A feladat komplexitásából adódóan Városfejlesztési Iroda rugalmasan változó többletmunka esetében is rendelkezésre áll. Hatékonyabb az erőforrás-felhasználás, mivel a projektre a feladatok jellegének és szakmaiságának megfelelő kompetenciával rendelkező személyek biztosíthatók, akiknek a rendelkezésre állása időszakos, igénybevételük mindig az éppen szükséges mértékben történik. 3.2.2.2 PROJEKTALAPÍTÓ DOKUMENTUM (PAD) A projekt nagyságától és kiterjedtségétől függően javasolt projekt alapító dokumentum (a továbbiakban PAD) kialakítása. A PAD kidolgozása során konkrét, végrehajtható projektté kell formálni a feladatot. A PAD másik feladata az, hogy annak alapján a projekttulajdonos, 27
projektgazda meghozhassa a döntést a projekt elindításáról vagy elvetéséről. Ezen dokumentumban előzetesen meghatározhatóak a projekt céljai, jellemzői, termékei, ütemezése, mérföldkövei, szükséges erőforrásai, a projektszervezet kialakításának módja és felelősségi köre, a projektre ható kockázatok és kezelésük módját. A megfelelően kialakított projektterv végigkíséri a projekt teljes élettartamát, megalapozza a projekt feladatokat és határidők ellenőrzését, költség terveket és azok kontrollingját és az erőforrások menedzsmentjét is. A PAD hatékony eszköz lehet a projektvezető kezében arra az esetre is, ha a szereplők ellenállása kockáztatja a projekt célok elérését. Az alábbiakban bemutatjuk a PAD egy lehetséges tartalomjegyzékét: az elvárt eredmény (egyértelműen definiált, érthető, jó kommunikálható, reális, azaz a rendelkezésre álló/megszerezhető erőforráskeretből, a tervezett időre, a rendelkezésre álló/megszerezhető kompetenciákkal stb. megvalósítható és pozitív hatás az adott közigazgatási ügymenetre) sikertényezők, sikerkritériumok (indikátorok): o szorosan összefüggnek a projekt céljaival, az elérendő eredménnyel o lehetőség szerint számszerűek, jól mérhetők o összhangban vannak a projekt üzleti indoklásával a projekt terjedelme struktúra idő-, erőforrás-, költségterv a projekt szervezete kockázatok (feltárás, elemzés, stakeholder elemzés) marketingterv minőségi terv humán változáskezelési terv pénzügyi, gazdaságossági értékelés. A jól működő adminisztrációs rendszer biztosítja, hogy minden, a projekttel kapcsolatos információt és eredményt megfelelő formában dokumentálnak, tárolnak és minden arra hivatott fél számára könnyen elérhetővé tesznek; Projekt során használt formanyomtatványok azonosítása Időszakos felülvizsgálata, változások követése A Hivatal adminisztrációs szabályozásának felülvizsgálata és a projekttel összefüggő egyedi szabályozások meghatározása o Eltérő megőrzési hely o Eltérő megőrzési idő o Elosztások, hozzáférések o Tárolási mód (logikai, fizikai) o Selejtezés módja 28
3.2.2.3 SZABVÁNYOS KÖNYVTÁRSTRUKTÚRA AZ EURÓPAI UNIÓS PÁLYÁZATI ANYAGOK TÁROLÁSÁRA Az Európai Uniós pályázatok elektronikus tárolásakor meghatározó szempont az egységesség, egyszerűség, logikai megfelelés és átláthatóság biztosítása. Az alkalmazandó könyvtárstruktúrát az alábbi ábra szemlélteti: Könyvtárstruktúra az európai uniós pályázati anyagok tárolására vonatkozóan 1. szint 2. szint 3. szint 4. szint operativ_progr am_neve palyazat_tamogatas _neve palyazati_kiiras palyazat szerzodes hatteranyagok mellekletek penzugyek arajanlat megvalositasi tamogatasi kapcsolodo_iratok helyzetelemzes adatok nyilatkozatok_cikkek scannelt dokumentumok fotok CV abrak adatok hianypotlas projekt elorehaladasi jelentes elszamolas_ beszamolas projekt_elorehaladasi_jelentes penzugyi_elorehaladasi_jelentes teljesitesi_igazolas hiteles_szamlamasolat 29
atadas_atveteli_jegyzokonyv alairasi_cimpeldany kozbeszerzesi_dokumentacio rendezvenyek_dokumentacioja beszerzesek_dokumentacioja_masolat ban kommunikaciohoz_kapcsolodo_ dokumentacio palyazati_lehet osegek jogszabalyok egyuttmukodo_ szervezetek egyeb projektzaras regi 2010 regi 2010 regi ASZ foldhivatal egyeb_projekttevekenyseget_igazolo_i rat projekt_termekek vegszamla vegteljesites A struktúra első szintjét az operatív programok rövidítéseinek neveivel fémjelzett könyvtárak képezik (pl. AROP, DAOP, TIOP stb.). Ugyanezen a szinten kell létrehozni a következő könyvtárakat: palyazati_lehetosegek, jogszabalyok, egyuttmukodo_szervezetek és egyeb. A második szinten a pályázatok szerint kerülnek tárolásra a hozzájuk kapcsolódó elektronikus anyagok (pl. DAOP_3.2.1., EMOP2.0, CEDE_2009 stb.). A harmadik szinten az egyes pályázatokhoz kapcsolódó dokumentumokat összesen kilenc kategória mentén kell elrendezni. A tízedik alkönyvtárban ( regi ) pedig a korábbi, 2009-nél régebbi pályázatokat célszerű egy helyen tárolni. A korábbi anyagok egyfajta mankót jelenthetnek az aktuális pályázatok megírása során. 30
A negyedik szint már a konkrét projektdokumentumok helye. Az ide vonatkozó javaslatunk csupán iránymutató, természetesen igény szerint alakítható. A könyvtárak minél részletesebb alábontása tovább könnyíti az áttekinthetőséget. 3.2.2.4 ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA A hatékony munkavégzés érdekében ellenőrizni kell, hogy hasonló témában készült-e már elektronikus dokumentum. Amennyiben létezik megfelelő mintadokumentum, azt kell használni. Ebben az esetben is a munkát egy új verzió eltárolásával kell kezdeni, az eredeti, írásvédett dokumentum sértetlenségének megőrzése érdekében. Az elektronikus dokumentumnak olyan beszélő megnevezést (file név) kell adni, hogy a név alapján a dokumentum tartalma felismerhető legyen. A megnevezés során a következő konvenciókat kell alkalmazni: Téma_dokumentumtípus_címzett_verziószám.kiterjesztés AROP_PAD_v01.doc AROP_Szervezetfejlesztes_Adatkiegeszites_VATI_v01.doc a téma a dokumentum tartalmára kell, hogy utaljon; a dokumentumtípus a dokumentum jellegét jellemző rövid megnevezés; a címzettet akkor kell feltüntetni, ha értelmezhető, ebben az esetben a címzett megnevezését kell feltüntetni, szükség esetén rövidítve; a verziószám a létrehozáskor v01 kell legyen; minden változtatás mentésekor növelni kell eggyel a verziószámot a kiterjesztést az adott szoftver automatikusan adja hozzá a file névhez 3.2.2.5 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ELTÁROLÁSA Elektronikus dokumentumot csak a közös szerveren szabad eltárolni. A dokumentum kezelőjének a megfelelő elektronikus könyvtár kiválasztásával gondoskodnia kell arról, hogy az adott dokumentumot csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező munkatársak érhessék el. 3.2.2.6 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK VÉLEMÉNYEZÉSE ÉS MÓDOSÍTÁSA Az elektronikus dokumentum módosításakor a munkát egy újabb verzió eltárolásával kell kezdeni, az eredeti dokumentum sértetlenségének megőrzése érdekében. Az új verziónak más megnevezést kell adni, ha más témához csak mintaként kerül használatra az eredeti, illetve a verziószámot kell növelni, ha az eredeti dokumentum a téma változtatása nélkül érdemben módosításra kerül (továbbfejlesztés). Amennyiben a módosítás véleményezés céljából kerül elvégzésre, a verziószám emelése nem szükséges, viszont a véleményezést végző munkatárs monogramját a verziószám mögött fel kell tüntetni az elektronikus dokumentum file nevében. AROP_Szervezetfejlesztes_Adatkiegeszites_VATI_v01_VM.doc 3.2.2.7 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS LEVELEK NYOMTATÁSA Főszabályként a költséghatékonyság miatt csak azt az elektronikus dokumentumot szabad kinyomtatni, amit elektronikusan nem lehet tovább kezelni. 31