Az önkormányzati miniszter és az oktatási és kulturális miniszter. /2008. ( ) ÖM-OKM együttes rendelete

Az önkormányzati miniszter és az oktatási és kulturális miniszter /2008. ( ) ÖM-OKM együttes rendelete az önkormányzati hivatalok államigazgatási ügyekkel összefüggésben keletkezett iratai tárgyi alapú rendszerezéséről és megőrzési idejéről A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35. -ának (6) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján, az önkormányzati miniszter feladat- és hatásköréről szóló 132/2008. (V. 14.) Korm. rendelet 1. -ának a) és d) pontjában, valamint az oktatási és kulturális miniszter feladat- és hatásköréről szóló 167/2006. (VII. 28.) Korm. rendelet 1. -ának d) pontjában meghatározott feladatkörökben eljárva a következőket rendeljük: 1. Az önkormányzati hivatalok államigazgatási ügyekkel összefüggésben keletkezett iratai tárgyi alapú rendszerezését és megőrzési idejét jelen rendelet mellékletében határozzuk meg. 2. Az önkormányzati hivatalok államigazgatási ügyekkel összefüggésben keletkezett iratok ügyköreinek és azok megőrzési idejének az önkormányzati hivatalok iratkezelési szabályzatának mellékletét képező irattári tervben való alkalmazása kötelező. 3. (1) Ez a rendelet 2009. január 1-jén lép hatályba. (2) Egyidejűleg a helyi önkormányzatok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 12/2006. (XII.18.) ÖTM rendelet hatályát veszti. Budapest, 2008. október Dr. Hiller István Dr. Gyenesei István

2 Melléklet a /2008. ( ) ÖM-OKM együttes rendelethez Az önkormányzati hivatalok államigazgatási ügyekkel összefüggésben keletkezett iratai tárgyi alapú rendszerezése és megőrzési ideje Az önkormányzati hivatal iratkezelésének szabályozása keretében irattári tervet készít. Az irattári tervben az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzati hivatal szervezetéhez, feladatés hatásköréhez igazodóan indokolt felsorolni, s meghatározni a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az önkormányzati hivatal irattári tervét az államigazgatási ügyekkel összefüggésben keletkezett iratai tárgyi alapú rendszerezését és megőrzési idejének meghatározását alapul véve alakítja ki, melybe a mellékletben meghatározott ügyköröket a megőrzési idővel egyetemben be kell építenie. Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jelnek kell mutatnia, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Az irattári jel összetevői: ágazati : meghatározza az ügy ágazati hovatartozását; ügykörszám: háromjegyű szám, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben; selejtezési jel: meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, levéltárba helyezés: meghatározza az irat levéltári átadásának idejét. Az irattári jel alkalmazására, feljegyzésére az iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint kell intézkedni.

3 A) Adóigazgatási ügyek Adó- és értékbizonyítványok A 5 Vagyoni igazolások, adóigazolások A 5 Adóbevételi terv és teljesítés A 10 Adó bevallás, adó kivetése (gépjárműadó, talajterhelési, építményadó, A 10 idegenforgalmi adó stb.) Adókivetés elleni jogorvoslatok A 10 Adóellenőrzés A 10 Adategyeztetés A 10 Adókedvezményi, adómentességi ügyek A 10 Adóhátralék A 10 Adó túlfizetése A 10 Adó téves befizetése, átvezetési kérelmek A 10 Adóval összefüggő méltányossági kérelmek A 10 Adótartozások behajtása, végrehajtás A 10 Egyéb adóügyi levelezés (pl. helyíni szemle, belföldi jogsegély stb.) A 10 Adóösszesítő, valamint a számítógépes éves feldolgozás adattartalmáról év A 5 végén készített lista Adózók egyéni törzsadatai (nyilvántartás) A 30 Adók módjára behajtandó köztartozások iratai A 10 B) EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS Szenvedélybetegek (alkohol- és kábítószer-használók, egyéb függőségben szenvedők) kötelező gondozásba vétele B B 30 Egészségügyi ellátásra való jogosultsági ügyek B 30 Egészségügyi szűrővizsgálatok megszervezése B 2 Humánorvoslásban használt szérumok stb. üzemi előállításának B NS 15 engedélyezése és véleményezése Gyógyhely, gyógyfürdőintézmény, kitermelt ásványvíz, gyógyvíz, gyógyiszap és gyógyforrástermék törzskönyvi adatai változásának bejelentése B 5 Ifjúsági orvos (iskolaorvos) kijelölése (középfokú oktatási intézményekben) B 5 Járványügyi intézkedések B 10 Köztisztasági és településtisztasági feladatok B 10 Rágcsálómentesítés, szúnyoggyérítés, rovarirtás B 2 Szakosított ellátási formák megszervezése (átmeneti elhelyezést nyújtó intézmények, fogyatékosok otthona, idősek otthona, nappali ellátást nyújtó intézmények, pszichiátriai betegek otthona, rehabilitációs intézmények), megszüntetése B NS 15 Társadalombiztosítási járulék ügyek B 75 Háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, B 10 ügyeleti pályázatok, szerződések

4 C) SZOCIÁLIS IGAZGATÁS Időskorúak járadékának megállapítása (havi rendszeres szociális ellátás) C 10 Rendszeres szociális segély (havi rendszeres szociális ellátás) C 10 Ápolási díj megállapítása (havi rendszeres szociális ellátás) C 75 Lakásfenntartási támogatás C 2 Átmeneti segély (alkalmankénti/havi rendszerességgel nyújtott) C 5 gyógyszertámogatás Átmeneti segély (alkalmankénti/havi rendszerességgel nyújtott) C 5 egészségügyi szolgáltatás díja Átmeneti segély (alkalmankénti/havi rendszerességgel nyújtott) C 5 jövedelemkiegészítő támogatás Átmeneti segély (alkalmankénti/havi rendszerességgel nyújtott) rendszeres C 5 nevelési támogatás Átmeneti segély (alkalmankénti/havi rendszerességgel nyújtott) C 5 önkormányzat által meghatározott más ellátási forma Adósságkezelési szolgáltatás (lakhatást segítő ellátás, adósságcsökkentési C 10 támogatás) Közgyógyellátással kapcsolatos ügyek (gyógyszersegély, gyógyászati segédeszköz-támogatás) C 5 Rendkívüli segélyezés, árvízkárosultak állami támogatása C 5 Fogyatékosok, ellátásra szorulók érdekvédelme, támogatása C 10 Hadigondozási, nemzeti gondozási ügyek C 75 Közüzemi kompenzációs ügyek, lakbérhozzájárulás C 2 Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatások C 5 fenntartása falugondnoki és tanyagondnoki szolgáltatás Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatások C 5 fenntartása étkeztetés, házi segítségnyújtás Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatások C 5 fenntartása családsegítés Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatások C 5 fenntartása jelzőrendszeres házi segítségnyújtás Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatások C 5 fenntartása közösségi ellátások Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatások C 5 fenntartása támogató szolgáltatás Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatások C 5 fenntartása utcai szociális munka Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatások C 5 fenntartása nappali ellátás Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások ápolást, C 15 gondozást nyújtó intézmények fenntartása idősek otthona Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások ápolást, C 15 gondozást nyújtó intézmények fenntartása pszichiátriai betegek otthona Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások ápolást, C 15 gondozást nyújtó intézmények fenntartása szenvedélybetegek otthona Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások ápolást, C 15 gondozást nyújtó intézmények fenntartása fogyatékos személyek otthona Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások ápolást, C 15 gondozást nyújtó intézmények fenntartása hajléktalanok otthona Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások rehabilitációs C NS HN

5 intézmények fenntartása - Pszichiátriai beteg rehabilitációs intézménye Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások rehabilitációs C NS HN intézmények fenntartása - Szenvedélybetegek rehabilitációs intézménye Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások rehabilitációs C NS HN intézmények fenntartása - Fogyatékos személyek rehabilitációs intézménye Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások rehabilitációs C NS HN intézmények fenntartása - Hajléktalan személyek rehabilitációs intézménye Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Átmeneti C NS HN elhelyezést nyújtó intézmények fenntartása -Időskorúak gondozóháza Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Átmeneti C NS HN elhelyezést nyújtó intézmények fenntartása - Fogyatékos személyek gondozóháza Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Átmeneti C NS HN elhelyezést nyújtó intézmények fenntartása -Pszichiátriai betegek átmeneti otthona Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Átmeneti C NS HN elhelyezést nyújtó intézmények fenntartása -Szenvedélybetegek átmeneti otthona Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Átmeneti C NS HN elhelyezést nyújtó intézmények fenntartása Éjjeli menedékhely Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Átmeneti C NS HN elhelyezést nyújtó intézmények fenntartása - Hajléktalan személyek átmeneti szállása Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Átmeneti elhelyezést nyújtó intézmények fenntartása Bázis-szállás C NS HN Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Lakóotthonok C NS fenntartása - Fogyatékos személyek lakóotthona Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Lakóotthonok C NS fenntartása - Pszichiátriai betegek lakóotthona Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Lakóotthonok C NS fenntartása - Szenvedélybetegek lakóotthona Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátások Egyéb C NS speciális szociális intézmény fenntartása Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatást biztosító C NS intézmények működésének engedélyezése Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátásokat biztosító C NS intézmények működésének engedélyezése Szerződés a szociális feladatok átvállalásáról C NS HN Szociális szolgáltatók, nappali ellátást nyújtó szociális intézmények és C NS HN szociális vállalkozás működésének engedélyezése, engedélyek módosítása, visszavonása, nyilvántartása és a működés ellenőrzése Szociálpolitikai kerekasztal működésével kapcsolatos iratok C 10 Személyi térítési díj megállapítása C 10 Gondozási szükséglet vizsgálata C 15 Területi vagy regionális nyugdíjpénztár alakítása C NS HN Társhatósági megkeresések (pl. idegen környezettanulmány, igazolás) C 2 Szociális kölcsön egyedi ügyek (lejárat után) C 5 Eltartói nyilatkozat C 5 Behajtással, végrehajtással kapcsolatos ügyek (pl. gondozási díj) C 75

6 Nyilvántartások: a szociálisan rászorult személyekről C NS HN Nyilvántartások: rendszeres segélyben részesülők nyilvántartása C NS HN Nyilvántartások: hadigondozottak, nemzeti gondozottak nyilvántartása C NS HN Nyilvántartások: időskorúak járadékának nyilvántartása C NS HN Nyilvántartások: közgyógyellátásban részesülők nyilvántartása C NS HN Segítséggel élők ügyei, közlekedési kedvezményei C 10 Szociális igazgatás tárgykörébe tartozó, máshová nem sorolt ügyek irata C 2 (egyedi kérelmek, panaszok, bejelentések stb.) E) KÖRNYEZETVÉDELMI, ÉPÍTÉSI ÜGYEK, TELEPÜLÉSRENDEZÉS, KOMMUNÁLIS IGAZGATÁS Környezet- és természetvédelem Környezet- és természetvédelmi hatósági feladatok (engedélyek, határértékek megállapítása, hatásvizsgálat, felülvizsgálat, kötelezettségek megállapítása, tilalmak, tereprendezés, jelentős környezeti hatással járó jogerős határozatok, környezetvédelmi közigazgatási szerződések közzététele, egyéb) Légszennyezési bírság E 5 Zaj- és rezgésbírság E 5 Természetvédelmi bírság E 5 Környezetvédelmi bírság E 5 Légszennyező források nyilvántartása Szolgáltató tevékenységet ellátó üzemi létesítmény energiahordozó- és/vagy E 10 üzemmódváltásra kötelezése, tevékenységének korlátozása, felfüggesztése, illetőleg feloldása Önkormányzatok természetvédelmi feladatai (helyi jelentőségű védett természeti területek védelmével kapcsolatos tevékenység összehangolása, javaslattétel helyi jelentőségű védett természeti területté nyilvánításra, stb,.) E 10 Védetté nyilvánított területek hasznosításának, kezelésének ügyei E 10 Építési ügyek, településrendezés betújel Tilalmak: változtatási tilalom Tilalmak: telekalakítási tilalom Tilalmak: építési tilalom Telekalakítás: Telekcsoport újraosztása Telekalakítás: Telekfelosztás Telekalakítás: Telekegyesítés Telekalakítás: Telekhatár-rendezés Elővásárlási jog Útépítési és közművesítési hozzájárulás Településrendezési kötelezések: beépítési kötelezettség Településrendezési kötelezések: helyrehozatali kötelezettség Településrendezési kötelezések: beültetési kötelezettség Településrendezési szerződés

7 Építési munkák építésügyi hatósági engedélyezéséhez kapcsolódó iratok: E 3 Telekalakítási elvi engedély Építési munkák építésügyi hatósági engedélyezéséhez kapcsolódó iratok: E 3 Építési elvi engedély Építésügyi engedélyezéshez/bejelentéshez/kötelezéshez kapcsolódó iratok: E NS Bontási engedélyezés/kötelezés HN Építésügyi engedélyezéshez/bejelentéshez/kötelezéshez kapcsolódó iratok: E NS Építési engedélyezés HN Építésügyi engedélyezéshez/bejelentéshez/kötelezéshez kapcsolódó iratok: E NS Használatbavételi engedélyezés HN Építésügyi engedélyezéshez/bejelentéshez/kötelezéshez kapcsolódó iratok: E NS Bejelentés köteles tevékenységek/tudomásulvétel HN Építésügyi engedélyezéshez/bejelentéshez/kötelezéshez kapcsolódó iratok: E NS Felvonók építése, használatbavétele HN Építésügyi engedélyezéshez/bejelentéshez/kötelezéshez kapcsolódó iratok: E NS Fennmaradási engedélyezés HN Építésügyi engedélyezéshez/bejelentéshez/kötelezéshez kapcsolódó iratok: Rendeltetés megváltoztatására irányuló engedélyezés Műemléki és építészeti értékek felkutatása, nyilvántartása, felújítása, E NS HN karbantartása Nyilvántartások: A települések közigazgatási területét ábrázoló földmérési alaptérképek (bel- és külterület ábrázolásával) Nyilvántartások: A helyi építési szabályzat és a településrendezési tervek nyilvántartása, Nyilvántartások: A telekalakítási engedélyek mellékletét képező tervek Nyilvántartások: A belterületi közműnyilvántartás Nyilvántartások: Az építmény-nyilvántartás Nyilvántartások: Az átnézeti nyilvántartási térkép Nyilvántartások: A külterületen lévő nyomvonalas és kapcsolódó létesítmények nyilvántartása Nyilvántartások: Lakásépítéssel, megszűnéssel kapcsolatos nyilvántartás Nyilvántartások: A hatósági ellenőrzések jegyzőkönyveinek nyilvántartása Nyilvántartások: Építésügyi hatósági kötelezés Nyilvántartások: Építmény fennmaradásának engedélyezése Nyilvántartások: Építésügyi hatóság településrendezési iratai Nyilvántartások: Építésügyi hatóság helyi építési értékvédelmi nyilvántartása Nyilvántartások: Építésügyi és eljárási bírság kiszabása, behajtása, nyilvántartása Nyilvántartások: Építési tevékenység megkezdésének bejelentésével kapcsolatos iratok Nyilvántartások: Az egyéb jogszabályban megjelölt, e tárgykörbe tartozó egyéb nyilvántartások Kulturális örökség védelmével kapcsolatos önkormányzati feladatok (pl. régészeti lelőhelyek védetté nyilvánításával összefüggésben hirdetmény elhelyezés, mentő feltárás, elővásárlási jog gyakorlása, stb.) E 50 Területrendezési hatósági eljárások E 15

8 Kommunális ügyek Közterület tisztántartása, felügyelete, hulladék elhelyezése, gyűjtése, szállítása, hulladékártalmatlanítás, hulladék-újrahasznosítás, hulladékgazdálkodási bírság ügyek, E 5 Temetők fenntartásával, üzemeltetésével kapcsolatos hatósági ügyek E 10 Sírboltkönyv Hozzájárulás temetkezési szolgáltatást végző gazdálkodó szervezet E 5 alapításához Temetkezési szolgáltatás ellátásához telephely létesítésének engedélyezése E 15 Temetkezési szolgáltatás engedélyezése (pl. halotthamvasztó létesítése, E NS 15 megszüntetése) F) KÖZLEKEDÉS ÉS HÍRKÖZLÉSI IGAZGATÁS Közterület-foglalási, -használati megállapodások és díjak F 5 Közutak, helyi vasutak, járdák, gépkocsi behajtók, gyalogutak, kerékpárutak F NS 15 építése, forgalomba helyezése, megszüntetése Utcabútorok elhelyezésének engedélyezése, tervrajzok F NS HN Üzemanyagtöltő állomásokkal kapcsolatos ügyek F 15 Vasúti átkelőhelyek, gépkocsibehajtók, gyalogutak, járdák, kerékpárutak, F 10 közutak fenntartása, parkolók kialakítása, fenntartása G) VÍZÜGYI IGAZGATÁS Árvíz és belvízzel, helyi vízkárelhárítással kapcsolatos operatív ügyek G 5 Csatorna és vízmű bírság G 5 Kutak létesítési engedélye G NS HN Ivóvíz-, szennyvíztisztító berendezés létesítésének engedélyezése G NS HN Vizek és vízi létesítmények nyilvántartása G NS HN Vízi állás létesítésének, fennmaradásának és bontásának engedélyezése G NS HN Vízjogi létesítési és üzemeltetési engedély G NS HN Vízmérőhely, tisztítóakna közterületen történő elhelyezése G 15 H) ÖNKORMÁNYZATI, IGAZSÁGÜGYI ÉS RENDÉSZETI IGAZGATÁS Anyakönyvi és állampolgársági ügyek Állampolgársági esküokmányok H NS HN Állampolgársági kérelmek H 5

9 Anyakönyv (születési, házassági, halotti) H NS HN Anyakönyvi alapiratok (születési, házassági, halotti utólagos bejegyzések H NS HN alapiratai) Anyakönyvi igazgatás szervezete, működése H 10 Anyakönyvi kivonatok kérése, adatok közlése H 5 Anyakönyvi mutatók H NS HN Egyéb anyakönyvi iratok, anyakönyvi kivonatok tőpéldányai, átadás-átvételi H 5 jegyzőkönyvei, adatközlések iratai Nyilvántartás a nyitott anyakönyvi bejegyzésekről H NS HN Nyilvántartás a helyi anyakönyvvezetői jogosultságokról H NS HN Teljes hatályú apai elismerő nyilatkozat H NS HN Okmányirodák feladatkörébe utalt ügyek, a polgárok személyi adatainak, lakcímének nyilvántartása Adategyeztetés H 5 A nyilvántartás alapjául szolgáló alapiratok, értesítések, nyilatkozatok H 5 Adatszolgáltatási nyilvántartás H 5 Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek (beadványok, kérelmek, H 5 megkeresések, átiratok, adatszolgáltatási bizonylatok) Az online nyilvántartásból (Közigazgatási és Elektronikus H 5 Közszolgáltatások Központi Hivatala által) közölt nyilvántartási adatok A harmadik országbeli állampolgárok (letelepedett, bevándorolt) H 5 nyilvántartásba vételével kapcsolatos jegyzőkönyvek Menekültek, külföldiek nyilvántartásba vételével kapcsolatos H 5 jegyzőkönyvek A szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkezők ügyeiben keletkező H 5 iratok (Egyesült Gazdasági Térség országainak állampolgárai, családtagjaik és a magyar állampolgárok harmadik országbeli családtagjai). Manuális (kartonos) nyilvántartás a polgárok személyi adatairól és H 5 lakcíméről, lecserélt nyilvántartó kartonok Személyi azonosító kiadásával, módosításával és visszavonásával H 15 kapcsolatos iratok Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek (elutasítás, lakcímbejelentési kötelezettség teljesítésére való felhívás, lakcímrendezés, lakcím fiktívvé, érvénytelenné nyilvánítása, ) H 5 Címnyilvántartással kapcsolatos ügyek H 15 Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy H 5 személyazonosító igazolvány kiadásának megtagadása Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy H 1 személyazonosító igazolvány pótlása, cseréje Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy H 2 személyazonosító igazolvány elvesztése, eltulajdonítása, megsemmisülése és találása Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy H 5 személyazonosító igazolvány bevonása, visszavonása Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy személyazonosító igazolvány kiadásával kapcsolatos, az eljáró hatóságnál H 5

10 keletkezett, máshová nem sorolt iratok Érvénytelen hatósági igazolványok H 2 A járműnyilvántartásba bejegyzett adatváltozások tényét megalapozó, H 20 ügyintézés során keletkezett iratok Okmánytárba történő felterjesztésekor keletkezett gépjármű iktató-ív másolati példánya Az ideiglenes rendszámtábla (Z-, E-, P-, M-) kiadásával, visszavonásával, H 10 adatváltozás bejelentésével kapcsolatos iratok A jármű okmányokkal, illetve rendszámtáblák selejtezésével kapcsolatos H NS 15 jegyzőkönyv első példánya A műszaki érvényesítő cimke felhasználói ív, illetve a műszaki érvényesítő H 10 cimke selejtezési jegyzőkönyv 1 példánya Az ideiglenes és nemzetközi vezetői engedély kiadása, pótlása során H 10 keletkezett iratok A vezetői engedélyek selejtezési jegyzőkönyvei H NS 15 A vezetői engedélyek kiadásával összefüggő iratok H NS A rontott, ideiglenes és nemzetközi vezetői engedélyek selejtezési H NS jegyzőkönyvei A közúti közlekedési nyilvántartásból történő egyedi adatszolgáltatással H 5 kapcsolatos ügyek A hivatalból, illetve kérelemre indult, de hivatalból folytatott közlekedési H 5 igazgatási ügyek iratai (a jármű ismételt forgalomba helyezését, illetve a visszavont, bevont vezetői engedély visszaadását követően) Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek H 2 A közlekedési igazgatással kapcsolatos egyéb iratok (beadványok, átiratok, H 2 megkeresések, körlevelek) Mozgáskorlátozott parkolási igazolvánnyal kapcsolatos ügyek (kiadás, csere, pótlás, visszavonás, selejtezés stb.) H 10 Útlevélügyek H 15 Határátlépési engedélyek H 5 Okmánykiadás során illetékmentességi (költségmentességi) ügyek (pl. elírás, H 2 hatósági mulasztás következtében cserélt okmányok kiadása) Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyek (kiadás, visszavonás, adatváltozás, selejtezés, pótlás, csere stb.) H 30 A választási eljárásról szóló 1997. évi C. törvény hatálya alá tartozó eljárások Választási jegyzőkönyvek (szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek) első eredeti példánya Választási jegyzőkönyvek (szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek) második eredeti példánya H NS 90 nap 1 H NS 5 Szavazókörök, helyi önkormányzati választókerületek megállapítása H NS 15 Választási irodák létrehozása és tevékenysége H NS 15 Választási bizottság működése H NS 15 Választójogosultság nyilvántartásával kapcsolatos ügyek H 5 1 A jegyzőkönyvek első példányának illetékes levéltárba történő átadása érdekében a külön jogszabályi előírások alapján kell intézkedni.

11 Tűzoltóság Tűzvédelmi ellenőrzés, jegyzőkönyv, határozat, bírság H 15 Tűzvédelmi kötelezettség megállapítása H NS HN Menedékjogi ügyek Menedéket élvező külföldiek átmeneti ellátása és támogatása H 5 Támogatásra jogosult menekültek, menedékesek, befogadottak adatainak H 5 nyilvántartása Igazságügyi igazgatás Birtokháborítási ügyek H 5 Egyéb igazgatási ügyek Szerencsejáték-szervezői tevékenység hatósági igazolása H 5 Címerhasználat, névhasználat, turisztikai logo engedélyezése H 5 Hagyatéki ügyek, ingóság leltározása H NS HN Hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás H 5 Hirdetmények (ingatlan bérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet is) H 5 kifüggesztéséről igazolás Szabálysértési ügyek, helyszíni bírságolás H 2 Elhagyott, talált robbanótest helyszíni mentesítése H 2 Tolmács és szakfordítói igazolvány kiadása H 75 Tolmács és szakfordítói nyilvántartás H NS Zászló (lobogó) kitűzésével kapcsolatos iratok H 5 Európai zászló kitűzésével kapcsolatos iratok H 5 Lobbitevékenységgel kapcsolatos iratok H 5 Közérdekű kérelmek, panaszok, javaslatok, bejelentések H 2 I) Lakás- és helyiségügyek Első lakáshoz jutás, lakásépítés, lakásvásárlás, egyéb lakáscélú támogatás egyedi ügyek, igazolások (lejárat után) Ingatlanközvetítői, ingatlanvagyon-értékelő és közvetítői névjegyzék vezetése I 15 I NS

12 J) GYERMEKVÉDELMI ÉS GYÁMÜGYI IGAZGATÁS Szülő adatai nélkül anyakönyvezett gyermekek nyilvántartása J NS HN Gyermekvédelmi, gyermekjóléti ellátásra való jogosultság nyilvántartása J NS HN Gyámság és gondnokság alatt állók nyilvántartása J NS HN Nyilvántartás az átmeneti és tartós nevelésbe vett gyermekekről J NS HN Nyilvántartás az ideiglenes hatállyal elhelyezett gyermekekről J NS HN Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyonának nyilvántartása J NS HN Védelembe vett gyermekek nyilvántartása J NS HN Gyermekvédelmi kedvezmény nyilvántartása J NS HN Nyilvántartás a gyámhivatal által megállapított és folyósított pénzbeli J NS HN ellátásról Halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek nyilvántartása, részükre kiadott J NS HN igazolások nyilvántartása Örökbefogadásra várakozók nyilvántartása J NS HN Családi jogállás rendezésével, az apai, anyai elismeréssel, a képzelt szülők, a képzelt apa és anya megállapításával kapcsolatos ügyek J NS HN Otthonteremtési támogatás J 30 Gyámhatósági és gyermekvédelmi munka szakmai, felügyeleti ellenőrzése J NS 15 (éves értékelés) Gyámsági és gondnoksági egyedi ügyek J 30 Gondnoksági peres ügyek J 75 Gyermektartásdíj megelőlegezésére vonatkozó ügyek J NS HN Gyermekjóléti alapellátásra való jogosultsági egyedi ügyek (átmeneti J NS HN gondozás, bölcsőde, helyettes szülő) Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatások engedélyezése, engedély J 75 módosítása, visszavonása Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatást végző személyek, szervezetek nyilvántartása, ellenőrzése J NS HN Helyettes szülői hálózat megszervezése J 75 Kapcsolattartási ügyek J NS HN Kiskorú házasságkötésének engedélyezése J NS 15 Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyoni érdekvédelmével kapcsolatos J NS HN ügyek Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával kapcsolatos ügyek: J 75 Védelembe vétel Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával kapcsolatos ügyek: Ideiglenes J 75 hatályú elhelyezés Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával kapcsolatos ügyek: Átmeneti J 75 és tartós nevelésbe vétel, nevelési felügyelet elrendelése, lefolytatása, felülvizsgálata, megszüntetése Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával kapcsolatos ügyek: J 75 Utógondozás, utógondozói ellátás elrendelése Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával kapcsolatos ügyek: J 75 Családbafogadás Nevelőszülői hálózat működésével kapcsolatos ügyek J NS HN Örökbefogadási ügyek J NS HN Szülői felügyelettel kapcsolatos ügyek (szülői ház elhagyása, stb.) J 30 Ügygondnok, eseti gondnokok (méhmagzat gondnoka stb.) kirendelése J 75

13 Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány stb.) J 2 Kiskorúak részére megállapított és folyósított pénzbeli, természetbeni J 10 ellátással kapcsolatos ügyek - Rendkívüli gyermekvédelmi kedvezmény Kiskorúak részére megállapított és folyósított pénzbeli, természetbeni J 10 ellátással kapcsolatos ügyek - Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás J 5 Bírósági, ügyészségi, rendőri megkeresés gyermekvédelmi intézkedés J 2 megtételére Gyermekvédelmi intézkedést valószínűsítő lakossági vagy jelzőrendszeri J 2 jelzések Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás tárgykörébe tartozó, máshová nem sorolt egyedi kérelmek, panaszok, bejelentések J 2 K) IPARI IGAZGATÁS Atomerőmű biztonsági övezetének megállapítása K 75 Bányászattal kapcsolatos engedélyezési eljárás, föld alatti tároló térségekről K NS 15 nyilvántartás vezetése, stb. Ipartelepítési engedélyek, telepengedélyek K NS 15 A helyi önkormányzat jegyzőjének (főjegyzőjének) a távhőszolgáltatással K NS kapcsolatos feladatai: távhőtermelő létesítménnyel kapcsolatos iratok A helyi önkormányzat jegyzőjének (főjegyzőjének) a távhőszolgáltatással K NS kapcsolatos feladatai: távhőszolgáltató működési engedélyével kapcsolatos iratok A helyi önkormányzat jegyzőjének (főjegyzőjének) a távhőszolgáltatással K NS kapcsolatos feladatai: távhőszolgáltató üzletszabályzatának jóváhagyása A helyi önkormányzat jegyzőjének (főjegyzőjének) a távhőszolgáltatással K NS kapcsolatos feladatai: távhőtermelők és távhőszolgáltatók tevékenységének ellenőrzése A helyi önkormányzat jegyzőjének (főjegyzőjének) a távhőszolgáltatással K 15 kapcsolatos feladatai: e feladatkörben keletkezett egyéb iratok Veszélyes folyadékok és olvadékok tárolótartályainak létesítési, K 5 használatbavételi és javítási engedélyezési eljárás Vezetékek létesítése és vezetékjogi engedélyezési eljárás K 5 Veszélyes ipari üzemek környezetében veszélyességi övezet kijelölése K 75 L) KERESKEDELMI IGAZGATÁS, IDEGENFORGALOM Magánszálláshelyek (fizetővendéglátás, falusi szállásadás) nyilvántartásba vételével, törlésével kapcsolatos egyedi ügyek; A nem üzleti célú közösségi, szabadidős szálláshely-szolgáltatással kapcsolatban keletkezett iratok (kollégiumok, diákotthonok) L 75 Mozgóárusítási engedély L 10 Működési engedéllyel rendelkező üzletek nyilvántartása L NS HN Műsoros előadás (pl. zene- és táncrendezvények, szórakoztató játékok) L 5 betiltása Szeszes italok alkalmi árusításának engedélyezése L 2

14 Üzletek, pénznyerő automaták, játéktermek üzemeltetési, működési engedélye és visszavonása, ideiglenes bezárása, nyitvatartásának korlátozása (lejárat után), mindezen rendelkezések megszűnése Vásárok és piacok, kereskedelmi és vendéglátó egységek, magánszálláshelyek ellenőrzése Vásár, piac rendezésére jogosult nyilvántartásba vétele, nyilvántartásból való törlése Üzletfeliratok és egyes közérdekű közlemények magyar nyelvű közzétételével kapcsolatos iratok Utazási vállalkozók ellenőrzése, tevékenység felfüggesztése, nyilvántartásból történő törlés kezdeményezése L 15 L 5 L NS HN L 10 L 75 M) FÖLDMŰVELÉSÜGY, ÁLLAT- ÉS NÖVÉNYEGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS Állatforgalmazás, állatbemutató engedélyezése M 2 Állatszállítás és marhalevél kezelés M 2 Állattartási, állatvédelmi ügyek M 5 Állattartók és állatállomány nyilvántartása M NS HN Árutermelő ültetvény helyszíni szemléje, határszemle M 5 Belterületi és külterületi határvonalak megállapítása M NS HN Belterületi növényvédelem és ellenőrzése M 10 Ebek védőoltásának megszervezése, összeírása, nyilvántartása M 5 Külterületi földrajzi nevek megállapítása, megváltoztatása, nyilvántartása, M NS 15 véleményezése Hegyközségek kisebb jelentőségű ügyei M 5 Járványügyi intézkedések, veszélyes kártevők elleni védekezés M 15 Méhészek és méhvándorlási nyilvántartás M 10 Művelési ágváltozások M 10 Nyilvántartás az árutermelő szőlő és gyümölcs telepítéséről, kivágásáról M NS HN Vadászterületi résztulajdonosok közös képviseleti ügyei M 10 Vadkárral, halászati károkkal kapcsolatos iratok M 5 Veszélyes állatok tartási engedélye M 10 Veszélyes ebek tartási ügyei M 10 Parlagfű-mentesítés M 5 Állatpanzió és állatmenhely létesítése, állatotthon, állatkert működésének M NS HN engedélyezése Termőföld értékesítésével kapcsolatos jegyzői feladatok (ingatlan bérleti, M 5 vételi ajánlat, haszonbérlet kifüggesztése) Termőföld elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos iratok M 5 Ebteleppel, gyepmesteri teleppel kapcsolatos iratok M 10 N) MUNKAÜGYI IGAZGATÁS, MUNKAVÉDELEM Alkalmi Munkavállalói könyv kiállításának nyilvántartása N NS HN

15 P) KÖZOKTATÁSI ÉS KULTURÁLIS IGAZGATÁS Bizonyítványmásodlatok kiállítása P 2 Érettségi vizsgabizottsági iratok P 15 Gyermekek szakértői vizsgálata, iskolaérettséget tanúsító vizsgálat, P 5 szakvélemény Intézményi felvételi és fegyelmi ügyekben törvényességi kérelem P 2 Tanulói jogviszony igazolása P 2 Művészeti alkotások elhelyezésének véleményezése P 5 Helyi önkormányzat által működtetett kulturális intézmények P NS HN (közművelődési, közgyűjteményi intézmények, múzeumok, könyvtárak, közösségi színterek) iratai Nem helyi önkormányzat által alapított nevelési, oktatási, kulturális, művészeti intézmények működésének engedélyezése, működéssel kapcsolatos egyéb ügyek P NS 15 Pedagógus igazolvány ügyek P 2 Tanköteles és fejlesztő iskolai oktatásra köteles tanulók nyilvántartása P NS HN Tankötelezettség elmulasztásával kapcsolatos ügyek P 2 R) SPORTÜGYEK Sportlétesítményekre, versenyengedélyekre vonatkozó adatszolgáltatásokkal összefüggő iratok R 10 X) HONVÉDELMI, KATASZTRÓFAVÉDELMI IGAZGATÁS, FEGYVERES BIZTONSÁGI ŐRSÉG Honvédelmi igazgatás Hadkötelesekkel kapcsolatos ügyek X NS HN Gazdaságvédelmi felkészítési és mozgósítási feladatok tervezése, szervezése X NS 15 Polgármesteri hivatalok honvédelmi tervei, feladatai X NS HN Helyi védelmi bizottsági ülés jegyzőkönyvei, tervei X NS HN Mozgósítási feladatok végrehajtásáról jegyzőkönyv, mozgósítási terv X NS HN Nyilvántartás a minősített időszakban igénybe vételre tervezhető X NS HN ingatlanokról és szolgáltatásokról Katasztrófavédelmi igazgatás Életvédelmi létesítmények (óvóhely) kijelölése X NS HN

16 Életvédelmi létesítmények fenntartása X 10 Életvédelmi létesítmények minősített időszaki használatával kapcsolatban X 10 keletkezett iratok Katasztrófariasztás elrendelése és végrehajtása, kitelepítés, kiürítés X NS HN Kivételes rendelkezések X NS HN Polgári védelmi alapterv és veszélyelhárítási terv X NS HN Polgári védelmi felkészítési követelmények X 10 Polgári védelmi készletgazdálkodási ügyek X 10 Polgári védelmi személyi állomány nyilvántartása X 75 Szolgáltatás elrendelése, átadás-átvételi jegyzőkönyv, kártalanítás X 10 Termelési, ellátási és szolgáltatási kötelezettségre vonatkozó szerződés X 10 Védelmi bizottság iratai X NS 15 Visszamaradó készletek X 5 Katasztrófavédelmi tervek X NS HN Helyreállítási és újjáépítési ügyek X NS 15 Polgárvédelmi szervezet létrehozása (munkahelyi is) X NS HN Polgári védelmi kötelezettség teljesítése alóli mentesség igazolása X 10 Veszélyes ipari üzemek külső védelmi tervének készítésével és gyakoroltatásával, valamint a lakossági tájékoztató kiadványok készítésével kapcsolatos iratok X NS HN Fegyveres biztonsági őrség Fegyveres biztonsági őrség létrehozása, működtetése, megszüntetése ügyében keletkezett iratok X 15

17 I N D O K O L ÁS A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 2007. évi módosításakor a kötelező erővel érvényesülő miniszteri rendelet kiadására vonatkozó felhatalmazás hatályon kívül helyezésre került, a beépült rendelkezés [Ltv. 35. (6) bekezdése] alapján felhatalmazást kapott az önkormányzatokért felelős miniszter, hogy a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben rendeletben állapítsák meg az önkormányzati hivatalok államigazgatási ügyekkel összefüggésben keletkezett iratai tárgyi alapú rendszerezését és megőrzési idejét. Ennek értelmében a kiadásra kerülő rendeletben jelölt irattári tételek tekintetében a megőrzési idő a továbbiakban is kötelező jelleggel érvényesül. A hivatkozott rendelkezésre figyelemmel mintegy egy éve megkezdődött a helyi önkormányzatok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 12/2006. (XII. 18.) ÖTM rendelet felülvizsgálata. Ennek során a megkeresett szervek az államigazgatási ügyekkel összefüggésben keletkezett iratok tárgyi alapú rendszerezésére különböző javaslatokkal éltek. A tervezet szövege az önkormányzati hivatalok, közigazgatási hivatalok, továbbá az egyes szaktárcák és a Magyar Országos Levéltár bevonásával lefolytatatott koordináció során tett észrevételek, javaslatok figyelembe vételével alakult ki. A tárgyi alapú rendszerezés és a megőrzési idő meghatározása során az irattári terv áttekinthetőbbé tétele, kezelhetősége érdekében mellőzésre került az egyes irattári tételeknél a hatáskörre történő utalás, az őrzési idő meghatározásánál a kód alkalmazása. Ennek eredményeként az egyes tételeknél a kód helyett az őrzés éve került rögzítésre. Figyelemmel a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 12. -ának (2) bekezdésében foglaltakra, mely szerint az irattári tervet kell általános és különös részre osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani, a tárgyi alapú rendszerezés során csak az egyes ágazatokat jelöltük meg. Az ágazati hovatartozást meghatározó eknél a szabályozás követi a korábbi gyakorlatot. A jogszabályi környezet változására figyelemmel egyes irattári jelek felhasználására ugyanakkor (pl. D/Egyházügyek) nem került sor. A rendelet szerinti szabályozás segítséget nyújt az irattári terv készítéséhez, annak összeállítása során az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételeket indokolt majd besorolni. Az ügykörszám meghatározás a rendelet kiadása során mellőzésre került, lehetővé téve ezáltal az egyes ügyköröknek az önkormányzati hivatalok által kiadásra kerülő iratkezelési szabályzatok kötelező mellékletét képező irattári tervbe való zavartalan beépítését. Az egyes ügykörökhöz kapcsolódó megőrzési idők a maradandó értékű iratok fennmaradásának biztosítása mellett a szükségtelen irathalmozás megelőzésére tekintettel kerültek meghatározásra.