KÖZPONTI IGAZGATÁS ÜGYRENDJE Miskolc, 2014
1.1.25. sz. Egyetemi Szabályzat MISKOLCI EGYETEM KÖZPONTI IGAZGATÁS ÜGYRENDJE A Miskolci Egyetem Szenátusának 73/2014. sz. határozata. Készült 8 példányban. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.
Kiadásért felelős: Dr. Szakály Dezső főtitkár Kiadja a Miskolci Egyetem Nyomdaszám: Re.2014-.. ME Miskolc-Egyetemváros, 2014
Oldalszám: Tartalomjegyzék Fejezetszám F e j e z e t c í m Old. szám Vált. szám Bevezetés dátuma I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1 A KÖZPONTI IGAZGATÁS SZERVEZETE 1 A SZERVEZETI EGYSÉGEK IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE 1 A SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI ÁLTALÁBAN 2 AZ EGYES SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI 3 A SZERVEZETI EGYSÉGEK KÖZÖTTI KAPCSOLAT 10 AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE 11 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 12
Oldalszám:
Oldalszám: 1 I. fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. (1) Jelen szabályzat célja, hogy egységessé és áttekinthetővé tegye a Miskolci Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Központi Igazgatás szervezeti egységeinek feladatait, ügyintézési, ügyviteli rendjét, az ezekhez kapcsolódó tevékenységet, ezáltal elősegítse az egyes egységek feladatának és munkájának magas színvonalú ellátását. (2) A Központi Igazgatás a Miskolci Egyetem gazdálkodási egysége, vezetője a főtitkár. (3) A Központi Igazgatás a rektor, rektorhelyettesek, főtitkár, szakterületi igazgató, igazgatók, hivatalvezető és irodavezetők által irányított szervezeti egységekből áll. II. fejezet A KÖZPONTI IGAZGATÁS SZERVEZETE 2. (1) A Központi Igazgatás szervezeti egységei csoport, iroda, hivatal, központ, intézet elnevezéssel működnek. (2) A Központi Igazgatás szervezeti egységei a) Rektori Hivatal b) Központi Kezelő Csoport c) Marketing és Kommunikációs (PR) Csoport d) Egyetemi Ügyfélszolgálati Központ e) Diák Iroda f) Konfuciusz Intézet A Központi Igazgatás, mint gazdálkodási egységhez tartozó szervezeti egységek: g) Belső Ellenőrzési Osztály h) Humánpolitikai és Jogi Iroda i) Minőségbiztosítási Iroda j) Technológiai- és Tudástranszfer Központ Pályázati Iroda Innovációmenedzsment Kooperációs Kutatási Központ III. fejezet A SZERVEZETI EGYSÉGEK IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE 3. (1) A Központi Igazgatás szervezeti egységein belüli munkát közvetlenül a rektorhelyettesek, a főtitkár, a szakterületi igazgató, hivatalvezető, igazgatók, az irodavezetők, ill. a munkairányítói feladatok ellátásával megbízott munkatársak szervezik, irányítják és ellenőrzik.
Oldalszám: 2 (2) A szervezeti egységek kinevezett vezetői távollétük esetére helyettesítésükről gondoskodni kötelesek. (3) A szervezeti egységek feladatait az ügyvivő szakértők, az igazgatási ügyintézők az ügyviteli alkalmazottak és műszaki szolgáltatók munkaköri leírásuknak megfelelően látják el. (4) A Szervezeti és Működési Szabályzat I. kötet Szervezeti és Működési Rend 24. -ában meghatározott egyetemi vezetőt a közvetlenül alárendelt szervezeti egység, illetve személyek tekintetében megilleti az utasítás adásának a joga. Az utasítás csak a közvetlenül alárendelt szervezeti egység működésére, illetve személy feladatvégzésére vonatkozhat. IV. fejezet A SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI ÁLTALÁBAN 4. (1) A Központi Igazgatás szervezeti egységei az Egyetem igazgatásával, oktatási-kutatási, tudományos, nemzetközi, humánpolitikai, jogi, minőségirányítási, stratégiai és fejlesztési, pályázati, kulturális tevékenységével kapcsolatos adminisztrációs feladatokat látnak el. (2) Fő feladataik: a) A rektor, rektorhelyettesek, főtitkár, szakterületi igazgató munkájával kapcsolatos titkársági feladatok ellátása. b) Testületek tevékenységével kapcsolatos ügyintézés. c) Hazai és külföldi kutatási pályázatokkal, normatív kutatástámogatással kapcsolatos feladatok ellátása. d) Doktori képzéssel, fokozatszerzési eljárással, valamint a habilitációval kapcsolatos teendők. e) Tudományos Diákköri munka segítése. f) Az egyetemi humánpolitikai folyamatok tervezése, ügyintézése. g) Jogi képviseleti, tanácsadási feladatok ellátása. h) Az egyetemi pályázati tevékenység koordinációja, az ezzel kapcsolatos ügyvitel. i) Sajtófigyelés, PR-tevékenység. j) Hivatalos külföldi utazások, vendégfogadások adminisztratív előkészítése. k) Hallgatóknak nyújtható támogatások, általuk fizetendő díjak ügyintézése. l) Diákigazolvánnyal, diákhitellel kapcsolatos feladatok. m) Hallgatói információs, tanulmányi, életpálya tanácsadó szolgáltatások. n) Adatgyűjtés, nyilvántartás, adatszolgáltatás, közérdekű információk honlapon való közzététele. o) A gazdálkodási egység gazdasági ügyeinek intézése, humánpolitikai adminisztratív feladatok ellátása. p) A szakterületekre vonatkozó szabályzatok megalkotása és karbantartása. q) Központi kézbesítési, postázási feladatok, ügyiratkezelési teendők ellátása. r) Tájékoztatás, egyéb adatszolgáltatás az egyetem más hivatalai, szervezeti egységei részére. s) Az egyetemi célkitűzések megvalósításának segítése.
Oldalszám: 3 (3) A közalkalmazottak a feladataikat elvárható pontossággal, szakértelemmel, a takarékossági szempontok figyelembevételével és az egyetemi vagyon megóvására tekintettel kötelesek végezni, igazgatási, (bér)gazdálkodási vonatkozásban ügyelve a szolgálati út betartására. V. fejezet AZ EGYES SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI Rektori Hivatal 5. (1) A Rektori Hivatal az egész Egyetemet átfogó igazgatási, szervezési munkában a rektor, a rektorhelyettesek, a főtitkár tevékenységét segítő hivatal, amelynek tevékenységét a hivatalvezető szervezi és irányítja az Egyetem rektorának útmutatásai alapján. A rektor, rektorhelyettesek, főtitkár ügyiratkezelésével kapcsolatos feladatok; továbbá programok egyeztetése, szervezése. Hivatali kapcsolattartás az Egyetem karaival, egyéb szervezeti egységeivel, más felsőoktatási intézményekkel. Egyetemi szintű adatszolgáltatás, adattovábbítás, nyilvántartás vezetése. A Szenátus, a Rektori Kabinet munkájának szervezése, segítése, a szükséges feladatok elvégzése, jegyzőkönyvek elkészítése, a Szenátus határozatainak az illetékeshez történő továbbítása, honlapon való közlése. Minisztériumi és egyéb határidős feladatok figyelemmel kísérése, a szükséges intézkedések megtétele. Az Egyetem valamennyi szervezeti egységét érintő kérdésben a tájékoztatás megküldése. Kapcsolattartás az Emberi Erőforrások Minisztériuma szakirányú szerveivel. A (bér)gazdálkodási egység vezetéséből adódó ügyintézési feladatok ellátása. Közreműködés az egyetemi szintű szabályzatok elkészítésében, karbantartásában, nyilvánosságra hozatalában. A Központi Igazgatás gazdasági ügyeinek intézése. A főtitkár igazgatási felügyeletéből adódó ügyintézési feladatok. Közreműködés az egyetemi helyiséghasználattal kapcsolatos döntés-előkészítések ügyintézésében, együttműködve a Gazdasági-Műszaki Főigazgatósággal. A belső ellenőri jelentésekkel kapcsolatos igazgatási, ügyviteli teendők ellátása. A Központi Igazgatás humánpolitikai adminisztratív feladatainak ellátása. A Rektor és az egyetemi főtitkár kötelezettségvállalási, utalványozási jogkörébe tartozó dologi, megbízási keret kifizetéseinek nyilvántartása. Hallgatói Öntevékeny Csoportok regisztrációja (rektor felé történő bejelentési kötelezettségből adódóan). A rektor mellett rektori titkárság működik. A munkatársai a titkárságon, mint szolgálati helyen, a Rektori Hivatal keretében látják el feladataikat, a hivatalvezető irányításával. Feladataikat képezi:
Oldalszám: 4 A rektor intézményi, intézményen kívüli kapcsolattartásából következő titkársági teendők biztosítása. A rektor megbízatásából adódó testületi tagságokkal kapcsolatos ügyintézési, szervezési feladatok ellátása. A rektor munkájával, a titkárság működésével kapcsolatos pénzügyi, gazdasági teendők teljesítése. Hazai és külföldi vendégek fogadása, protokolláris, hostessi feladatok ellátása. Egyetemi szintű rendezvények szervezése, lebonyolítása, más szervezeti egységek, megbízott dolgozók közreműködésével. A kitüntetésekre, díszoklevelekre vonatkozó egyetemi szintű nyilvántartás vezetése, adatszolgáltatás. Sajtókapcsolat, PR szervezése. Az egyetemi szintű információk honlapon történő közzététele. Az általános rektorhelyettes mellett titkárság működik. Az ott dolgozók a rektorhelyettes közvetlen irányítása és utasításai alapján látják el feladataikat. A titkárság munkatársai a titkárságon, mint szolgálati helyen, a Rektori Hivatal keretében látják el feladataikat. Feladataikat képezi: Akkreditációs eljárásokkal kapcsolatos ügyintézési, szervezési és ügyviteli feladatok ellátása, dokumentáció készítése. Elvégzi a költségtérítéses képzésekkel kapcsolatos ügyviteli, dokumentációs feladatokat. Iratok gépelése, szerkesztése, sokszorosítása, postázása, napi teendők ellátása. Az általános rektorhelyettes által irányított bizottságok, ülések, megbeszélések előkészítésében, lebonyolításában való közreműködés. Elektronikus iratkezelési rendszer (MonDoc) folyamatos figyelemmel kísérése, ezzel kapcsolatos ügyintézés (érkeztetés, iktatás, levelezés). A szakreferensek munkájának segítése. Az általános rektorhelyettes által irányított és felügyelt területekkel való kapcsolattartás. A tanulmányi rektorhelyettes mellett titkárság működik. Az ott dolgozók a rektorhelyettes közvetlen irányítása és utasításai alapján látják el feladataikat. A titkárság munkatársai a titkárságon, mint szolgálati helyen, a Rektori Hivatal keretében látják el feladataikat. Feladataikat képezi: Hallgatói jogorvoslati és fegyelmi ügyek, méltányossági kérelmek intézése, adminisztratív feladatok elvégzése. A beiskolázással, illetve felvételi tevékenységgel kapcsolatos adatok nyilvántartása, statisztikák készítése, ülések előkészítése, kiállításokon való részvétel szervezése. Iratok gépelése, szerkesztése, sokszorosítása, postázása, napi teendők ellátása. Elektronikus iratkezelési rendszer (MonDoc) folyamatos figyelemmel kísérése, ezzel kapcsolatos ügyintézés (érkeztetés, iktatás, levelezés). A szakreferensek munkájának segítése.
Oldalszám: 5 A tanulmányi rektorhelyettes hatáskörébe tartozó feladatok, ügyek adminisztrációs teendőinek ellátása. Köztársasági ösztöndíjjal kapcsolatos feladatok ellátása. Záróvizsga Bizottsági elnökök, pótelnökök, tagok felkérésének előkészítése. Ülések, tanácskozások, megbeszélések előkészítése. A pályakövetési rendszer adminisztrációs feladatainak ellátása. A stratégiai és fejlesztési rektorhelyettes mellett titkárság működik. Az ott dolgozók a rektorhelyettes közvetlen irányítása és utasításai alapján látják el feladataikat. A titkárság munkatársai a titkárságon mint szolgálati helyen, a Rektori Hivatal keretében látják el feladataikat. Feladataikat képezi: a stratégiai és fejlesztési rektorhelyettes feladat- és hatáskörében felmerülő tevékenységek koordinálása, a tevékenységek ellátásához szükséges feltételek biztosítása, operatív információrendszer kialakítása, kapcsolattartás az egyetem szervezeti egységeivel különös tekintettel azon szervezetekre, amelyek felügyeletét a stratégiai és fejlesztési rektorhelyettes látja el -, egyetemen kívüli szervezetekkel, hatóságokkal, az ipari-, és gazdasági kapcsolatok felügyeletében, szervezésében közreműködés, a szakképzési támogatással kapcsolatos egyetemi ügyviteli, adatszolgáltatási feladatok ellátása, egyetemi szintű pályázatok előkészítésével kapcsolatosan felmerülő feladatokban közreműködés, a rektorhelyettesi levelezéssel kapcsolatos feladatok végzése, az elektronikus iratkezelési rendszer (MonDoc) folyamatos figyelemmel kísérése, ezzel kapcsolatos ügyintézés (érkeztetés, iktatás, levelezés). iratok gépelése, szerkesztése, sokszorosítása, dokumentumok nyomdai előkészítése. A tudományos és nemzetközi rektorhelyettes mellett titkárság működik. Az ott dolgozók a rektorhelyettes közvetlen irányítása és utasításai alapján látják el feladataikat. A titkárság munkatársai a titkárságon, mint szolgálati helyen, a Rektori Hivatal keretében látják el feladataikat. A titkárság átfogó feladata az Egyetem tudományos és nemzetközi tevékenységével kapcsolatos ügyek intézése és a tudományos és nemzetközi rektorhelyettes munkájának segítése az alábbi területeken és témákban: Hazai és nemzetközi oktatási-kutatási pályázatokkal kapcsolatban a Pályázati Szabályzatban foglalt a titkárságra vonatkozó feladatok ellátása. Az illetékességi körébe tartozó kutatási fejlesztési tevékenységekkel kapcsolatos feladatok. A doktori képzés szervezése: szabályozások, akkreditációk, felvételi meghirdetés, keretszámok szétosztása, pályázatok engedélyeztetése, felvételi kiértesítések, a felvettek nyilvántartása, szakmai nyelvvizsgák engedélyeztetése, honosítással kapcsolatos ügyintézés. Egyetemi Doktori Tanács működtetése.
Oldalszám: 6 A doktori fokozat megszerzésére irányuló eljárások szervezése: engedélyeztetés, oklevélkészítés, doktori avatásra előkészítés, adatszolgáltatások. A PhD fokozatok egyetemi szintű nyilvántartása. Tiszteletbeli doktori cím adományozásával kapcsolatos ügyintézés. A habilitációval kapcsolatos feladatok: szabályozás, habilitációs eljárások megszervezése, a habilitációs tudományterületi és fellebbviteli bizottságok működtetése, adatszolgáltatások. A habilitáltak egyetemi szintű nyilvántartása. Az egyetemi közlemények megjelentetésével kapcsolatos feladatok. Különböző kiadványok összeállítása. A tudományos diákköri tevékenység szervezése és ügyvitele. Találmányi és újítási ügyek intézése. Tudományos és nemzetközi rendezvények szervezése, lebonyolítása. Az egyetem ill. valamely szervezeti egysége által szervezett tudományos és szakmai rendezvény engedélyezése. Hazai és nemzetközi kiállításokon való egyetemi részvétel szervezése. Egyetemi oktatók, kutatók és hallgatók egyetemi szintű alapítványi támogatásokkal kapcsolatos ügyeinek intézése. A tudományos kapcsolatok fenntartásához, bővítéséhez kapcsolódó feladatok, ügyintézés. Egyetemi szintű nemzetközi oktatási-kutatási együttműködési szerződések előkészítése, nyilvántartása. Hivatalos külföldi utazások és vendégfogadások adminisztratív előkészítése, utazási szabályzat gondozása. Közreműködés nemzetközi oktatási projektek végrehajtásában (intézményi koordináció, projektmenedzsment és adminisztráció). Ösztöndíj- és pályázati felhívások nyilvántartása, továbbítása, információnyújtás hallgatók-oktatók részére. A Miskolci Egyetem nemzetközi kapcsolatainak fejlesztése, ügyvitele, a nemzetközi kapcsolatokra vonatkozó nyilvántartás vezetése és adatszolgáltatás, ügyintézés. Nemzetközi képzések ügyvitele. Egyetemi Projekt Háló működésének információs támogatása. Közreműködés nemzetközi rendezvények lebonyolításában. Közreműködés a Miskolci Egyetem nemzetközi ismertségét elősegítő egyéb tevékenységek megvalósításában (pl. projektekhez kötődő tájékoztató füzetek készítése, Miskolci Egyetem-ismertető összeállítása idegen nyelvű kiadványok számára). A főtitkár mellett titkárság működik. Az ott dolgozók a főtitkár közvetlen irányítása és utasításai alapján látják el feladataikat. A titkárság munkatársai a titkárságon, mint szolgálati helyen, a Rektori Hivatal keretében látják el feladataikat. Feladataikat képezi: A főtitkár hatáskörébe tartozó feladatok, ügyek adminisztrációs teendőinek ellátása.
Oldalszám: 7 A főtitkári programhoz kötődő, illetve a főtitkár által összehívott ülések, megbeszélések, tárgyalások előkészítésében, lebonyolításában való közreműködés. A Rektori Kabinet és a Szenátus technikai előkészítése, az ülések anyagainak begyűjtése, a tagoknak való megküldése, a főtitkár előterjesztéseinek adminisztratív előkészítése. A főtitkár gondozásába utalt szabályzatok szerkesztése, gépelési teendők ellátása. A szabályzatok, vezető testületi ülésekkel kapcsolatos anyagok honlapon történő megjelentetése. A Központi Igazgatás gazdálkodási egység főtitkári kötelezettségvállalásba utalt dologi és személyi előirányzatokkal összefüggő ellenjegyzői feladatok ellátása, kötelezettségvállalásra történő előkészítése. A Központi Igazgatás személyi, munkaügyi teendőinek ellátása. A főtitkári levelezéssel kapcsolatos feladatok végzése, az elektronikus iratkezelési rendszer (MonDoc) folyamatos figyelemmel kísérése, ezzel kapcsolatos ügyintézés (érkeztetés, iktatás, levelezés). Iratok gépelése, szerkesztése, sokszorosítása, dokumentumok nyomdai előkészítése. Leltározási tevékenység megszervezése. A vezető testületek által elfogadott, aláírásokkal ellátott együttműködési megállapodások bekérése, folyamatos feltöltése az együttműködési megállapodások tárába. Adatok feltöltése a szenátusi határozatok tárába. Központi Kezelő Csoport 6. (1) A Központi Kezelő Csoport feladatkörébe tartozik: Az Egyetem intézményi szintű postázási és kézbesítési feladatainak ellátása. A Rektori Hivatal iratkezelési, valamint minősített ügyiratkezelői feladatainak ellátása. A Rektori Hivatal, a Humánpolitikai és Jogi Iroda anyaggazdálkodási feladatainak ellátása. Az Egyetem szervezeti egységei által előkészített postai küldemények átvételének, nyilvántartásának, előírások szerinti feldolgozásának, a postahivatalnak történő átadásának, a szervezeti egységek részére érkezett postai küldemények átvételének, nyilvántartásának és átadásának biztosítása. Gondoskodás az Egyetem szervezeti egységei által elkészített belső iratok átvételéről, nyilvántartásáról, továbbításáról. A szabályzatalkotási rendelkezésből eredő nyilvántartási, kezelési és a bélyegzőkészítés rendjéből eredő teendők végzése. A főtitkár útmutatásai szerint vezetője által közreműködés a Központi Igazgatás igazgatási, gazdálkodási, humánpolitikai teendőinek adminisztratív ellátásában.
Oldalszám: 8 Marketing és Kommunikációs (PR) Csoport 7. (1) A Marketing és Kommunikációs (PR) Csoport feladatai: A központi egyetemi rendezvények előkészítése, szervezése, lebonyolítása. Az egyetem területén folytatott papíralapú hirdetési tevékenység engedélyezése. Sajtótájékoztatók szervezése, lebonyolítása. Sajtófigyelés végzése. Konfuciusz Intézet 8. (1) A Konfuciusz Intézet célja a kínai nyelv és kultúra népszerűsítése és terjesztése, a kínai nyelv oktatása, a kulturális kapcsolatok fejlesztése, az 5000 éves kínai kultúra globális megismertetése, egy Kínát szerető és ismerő réteg kialakítása, nyelvtanfolyamok, kulturális és tudományos programok szervezése, könyvek, tananyagok kiadása, tanácsadással a kínai nyelv és kultúra népszerűsítése, a magyar-kínai kapcsolatok fejlődésének elősegítése. (2) A Konfuciusz Intézet a Központi Igazgatás gazdálkodási egységhez tartozó oktatási szervezeti egység. (3) A Konfuciusz Intézet működésének pénzügyi forrásai: együttműködési megállapodás keretében a kínai fél által nyújtott projekt alapú finanszírozás, a Miskolci Egyetem támogatása és saját bevétel. (4) A Konfuciusz Intézet feladatai: a) kínai nyelv oktatása; b) kínai nyelvtanfolyamok alap-, közép- és felsőfokon, illetve speciális nyelvi képzések (pl. üzleti, gazdasági nyelv) megszervezése, lebonyolítása, és a kínai, mint idegen nyelv oktatási képességének vizsgáztatása; c) magyar nyelv oktatása kínaiak részére; d) továbbképzés, e) tananyagfejlesztés, kínai nyelvi tananyagok kidolgozása és kiadása; f) a modern Kína-kutatás támogatása, információs bázis megteremtése és fenntartása; g) egyetemi szintű rendezvények és kínai témájú versenyek támogatása; h) kínai témájú kulturális rendezvények (kiállítások, hangversenyek, filmvetítések) megszervezése, lebonyolítása; i) nyilvános előadássorozatok a hagyományos és modern kínai kultúra, a mai gazdaság, politika, társadalom különböző területeiről; j) kínai filmek és TV műsorok vetítése; k) tanácsadás ösztöndíjügyekben, utazással, gazdasági, kulturális együttműködési lehetőségekkel kapcsolatban, ösztöndíj-lehetőségek felkutatása.
Oldalszám: 9 Egyetemi Ügyfélszolgálati Központ 9. (1) Átfogó feladata a tanulmányi rektorhelyettes munkájának segítése, ezen belül: a hallgatóknak nyújtható támogatásokról, ösztöndíjakról és mentességekről, valamint a fizetendő díjakról és térítésekről szóló kormányrendelet és az ehhez kapcsolódó egyetemi szabályzat figyelembevételével gondoskodás a hallgatói normatíva pontos kiszámításáról, annak felhasználásáról és havonkénti kifizetéséről. együttműködés a dékáni hivatalokkal, kari szintű oktatási egységek hivatalaival, kari bizottságokkal, a Hallgatói és Doktoranduszhallgatói Önkormányzat tagjaival és a Pénzügyi Osztállyal, a különböző szintű és formájú hallgatói ösztöndíjak kifizetése, a kifizetett ösztöndíjakról jogszabályban meghatározott igazolások kiadása, a hallgatók pénzbeli juttatásaival kapcsolatos ügyviteli munka, jelentések készítése, a karokkal egyeztetve tandíjak megállapítása, ehhez kapcsolódó kimutatások készítése, adatszolgáltatás, tanulmányi és statisztikai adatszolgáltatás-nyújtás: a társadalombiztosítás vonatkozásában, a NAV-nak, az Emberi Erőforrások Minisztériumának és az egyetem szervezeti egységei számára, hallgatói szolgáltatásokkal kapcsolatos ügyfélszolgálat biztosítása (tájékoztatás), hallgatói tanulmányi és vizsgaügyekkel kapcsolatos ügyfélszolgálat, a NEPTUN Egységes Felsőoktatási Tanulmányi Rendszer felhasználóinak ügyfélszolgálat biztosítása (tájékoztatás), az egyetemi WiFi hálózat és egyetemi e-mail ügyfélszolgálata, diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok ellátása, a diákhitellel kapcsolatos kérelmek ellenőrzése, kapcsolattartás a Diákhitel Központtal, egyetemi szinten a fogyatékos hallgatók segítése és tanulmányi ügyeikkel kapcsolatos bizottság működtetése, és az ebből fakadó jelentési kötelezettség, az 1992. év előtti hallgatói jogviszonyra vonatkozó igazolások, okmányok másodlatainak kiadása, egyetemi szintű órarendkészítés, terem nyilvántartási és teremfoglalási rendszer üzemeltetése, teremengedélyezési jegyek kiadása és ezzel kapcsolatos hallgatói és oktatói ügyfélfogadás, közreműködés az egyetemi szintű beiskolázási tevékenység ellátásában; közreműködés a felvételi eljárás lebonyolításában; a hallgatók nyilvántartása, hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása, hallgatói jogviszony-igazolások kiadása; törzskönyvek, törzslapok vezetése; hallgatói szerződések elkészítése és nyilvántartása; a hallgatók kérelmeivel kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása; a hallgatói költségtérítések nyilvántartása, ellenőrzése, hallgatói tartozásokkal kapcsolatos ügyintézés;
Oldalszám: 10 a hallgatók tanulmányi eredményeinek nyilvántartása, rangsoruk elkészítése; közreműködés a szakirány-jelentkezés lebonyolításában; közreműködés a záróvizsgákkal kapcsolatos feladatok ellátásában; leckekönyvek kiadása, abszolutóriumok kiállítása; oklevelek, oklevélmellékletek kiállítása és nyilvántartása; közreműködés a diplomaosztó szervezésében. (1) A Diák Iroda feladatai: Diák Iroda 10. a) Az ifjúságpolitikai feladatokkal kapcsolatos adminisztratív tevékenység ellátása. b) A Hallgatói és Doktoranduszhallgatói Önkormányzat működési feltételeinek biztosítása. c) Hallgatói információs, tanulmányi, életpálya tanácsadó és karriertervezési szolgáltatások. d) Hallgatói tájékoztató kiadványok szerkesztése. e) Albérlet-közvetítés. f) Hallgatói öntevékeny csoportok regisztrációja (HÖK felé történő bejelentési kötelezettség alapján). g) Kiállítások, hallgatói rendezvények szervezése, lebonyolítása, illetve közreműködés a szervezésben, lebonyolításban. h) Állásajánlatok meghirdetése, magánmunkaerő-közvetítés, cégbemutató előadások, állásbörze szervezése. i) Közreműködés az egyetemi szintű pályakövetéses vizsgálat koordinálásában, értékelésében. j) Részvétel az egyetemi beruházásokkal kapcsolatos hallgatói igények felmérésében, a döntés-előkészítés segítése. k) Közreműködés a beiskolázási, felvételi, beiratkozási tevékenységben (pl. hallgatói kiértesítésekhez DM anyagok szervezése). l) Nemzetközi diák- és tanárigazolványok készítése. VI. fejezet A SZERVEZETI EGYSÉGEK KÖZÖTTI KAPCSOLAT 11. (1) A szervezeti egységeknek a munkavégzésük során olyan munkakapcsolatot kell kialakítani, amely segíti az egymásra épülő feladatok költségtakarékos, magas színvonalú megoldását. (2) Az egységek segítik egymás munkáját határidőre történő adatszolgáltatással, az egységre háruló feladatok maradéktalan teljesítésével.
Oldalszám: 11 (3) A kapcsolat vezetői szinten és ügyintézői szinten egyaránt létrejöhet, a kapcsolat formáját az aktuális feladat határozza meg. (4) A munkakapcsolat nem eredményezheti a feladatok átruházását. (5) A Központi Igazgatás összehangolt működése érdekében a főtitkár az általa indokoltnak tartott rendszerességgel egyeztetést tart. (6) Az értekezleten a Központi Igazgatásban dolgozó, vezető megbízatást ellátó személyek vesznek részt. Az értekezlet időpontjáról a rektort, rektorhelyetteseket, szakterületi igazgatót tájékoztatni kell, akik döntésük szerint azon részt vehetnek. A főtitkár mást is meghívhat, akinek részvétele a napirendre tekintettel indokolt. (7) Az értekezletről emlékeztető készül, amelyben meg kell jelölni az esetleges döntések, állásfoglalások végrehajtásáért felelős személyeket, a végrehajtás határidejét. VII. fejezet AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE 12. (1) Az egyes szervezeti egységeken belül dolgozó ügyintézők munkaköri leírásai tartalmazzák, hogy munkakörük az egység mely tevékenységéhez kapcsolódik. (2) A beérkező ügyiratokat a vezetők, ill. nem vezető beosztású munkatársak a munkaköri leírásoknak megfelelően adják ki (szignálják) elintézésre az ügyintézőknek, akik gondoskodnak a MonDoc irat és dokumentumkezelő programban történő rögzítésről. (3) Az intézkedést igénylő ügyiratoknál az elintézést a válaszlevél dokumentálja, amelyet az ügyintéző aláírásra az illetékes vezetőnek előkészít. (4) A kiadmány elküldését a Központi Kezelő Csoport által vezetett postai küldemények feladó jegyzéke tartalmazza. (5) Az elintézést követően az ügyirat és a kiadmány másolata irattárba személyi ügyekben a Humánpolitikai Irodán keletkezett irat személyi anyagba kerül, amely egyben az ügyirat elintézését (lezárását) jelenti, mely tényt rögzíteni szükséges az iratkezelő programban, megjelölve az irat tárolási módját. Az ügyirat lezárása egyben az elintézési folyamat befejezését is jelenti. (6) A papíralapú irat mozgását az iratkezelő programmal összhangban dokumentáltan kell végezni. E célra kézbesítőkönyv vagy munkakönyv alkalmazandó. (7) A beérkező ügyiratok mellett esetenként személyes megkeresés, telefon, e-mail kapcsolat alapján jelentkeznek feladatok, az ilyen típusú megkeresésekről a szervezeti egység vezetését ellátó személy haladéktalanul tájékoztatandó, aki az ügyintéző kijelöléséről gondoskodik. A megtett intézkedésekről amennyiben a megkeresés intézkedést igényel feljegyzést kell készíteni, a keletkezett iratok iktatása szükséges. (8) Az ügyiratkezelés irányításáért és ellenőrzéséért a szervezeti egység vezetője felelős. (9) Az ügyiratkezelést az egyetemi Iratkezelési Szabályzatban foglalt előírások alapján kell végezni. (10) Az egyes szervezeti egységek kiadmányaikhoz a rektor által engedélyezett fejléces papírt és a 5.5. sz. A Miskolci Egyetem bélyegzőinek készítése, nyilvántartása és használata elnevezésű szabályzatban meghatározott bélyegzőt használhatják.
Oldalszám: 12 VIII. fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 13. (1) Ez az ügyrend a Szenátus 73/2014. sz. határozata alapján, 2014. április 1. napján lép hatályba, hatálybalépésével egyidejűleg a 2007. január 1. napján hatályba lépett, 1.1.25. sz. Központi Igazgatás ügyrendje hatályon kívül helyezésre kerül. (2) Ezen ügyrendi szabályzat figyelembevételével a hatálybalépést követően módosítják, készítik el az egyes szervezeti egységek vezetői a munkavállalókra vonatkozó munkaköri leírásokat. Miskolc, 2014. március 27. Mell.: 1.sz. Központi Igazgatás szervezeti ábra Prof. Dr. Torma András a Miskolci Egyetem rektora a Szenátus elnöke
Oldalszám: 13 KÖZPONTI IGAZGATÁS Főtitkár Központi Kezelő Csoport Rektori Hivatal Marketing és Kommunikációs (PR) Csoport Diák Iroda Egyetemi Ügyfélszolgálati Központ Konfuciusz Intézet A Központi Igazgatás gazdálkodási egységhez tartozó egységek az egyetemi szintű organogramban elhelyezve (SZMSZ I. kötet 1. sz. melléklet): Belső Ellenőrzési Osztály Technológiai és Tudástranszfer Központ Minőségbiztosítási Iroda Humánpolitikai és Jogi Iroda Pályázati Iroda Innovációmenedzsment Kooperációs Kutatási Központ