1. Az intézményi CEEPUS koordinátor feladatai Az intézményi CEEPUS koordinátor legfıbb feladata a programmal kapcsolatos gyakorlati teendık kivitelezése, a pályázni szándékozók segítése és az információ továbbítása. Ezen felül a következık: 1.1. Folyamatos munkakapcsolatot tart a Tempus Közalapítvánnyal. 1.2. Továbbítja a Tempus Közalapítványtól érkezı anyagokat, információkat az oktatók és a hallgatók felé. 1.3. Segíti a hálózati koordinátorok munkáját. 1.4. Tájékoztatja a dékáni hivatalokat és az illetékes karokat/tanszékeket a hálózati projektek elfogadásáról. 1.5. Ellenırzi, hogy a CEEPUS ösztöndíjas helyeket nyilvánosan, mindenki számára hozzáférhetı módon hirdették meg az intézményben. 1.6. Figyelemmel kíséri az oktatói és hallgatói mobilitásokat, ezen belül nyilvántartja az elfogadott hálózatokon belül rendelkezésre álló ösztöndíjhónapokat (ki- és beutazások), valamint az ösztöndíjasok érkezési és elutazási idejét. 1.7. Tájékoztatja a hálózati programok keretében kiutazó hallgatókat és oktatókat az ösztöndíjjal kapcsolatos kötelezettségeikrıl. Ezen belül, az ösztöndíjasok online elvégzendı feladatai: - az elnyert ösztöndíj elfogadása a www.ceepus.info honlapon - a hálózati mobilitásban résztvevık esetében útijelentés (Student/Teacher Mobility Report) kitöltése a www.ceepus.info lapon 1.8. Ellenırzi, hogy a fogadóintézmény által kiállított igazolást (Letter of Confirmation) feltöltötték-e a www.ceepus.info honlapra a hallgató hazaérkezésétıl számított 2 héten belül. 1.9. Tájékoztatja a CEEPUS program iránt érdeklıdıket. 1.10. Együttmőködik az intézmény gazdasági osztályával. 2. A CEEPUS hálózati koordinátor feladatai A hálózati koordinátor felel a pályázatban meghatározott célokhoz igazodó szakmai munkájáért és a hálózaton belüli mobilitásokért, a hálózat egészét tekintve. A hálózati koordinátor az alábbiakban ismertetett teendıket a projektpartnerekkel, az intézményi koordinátorral, illetve a pályázni szándékozó hallgatókkal és oktatókkal együttmőködve végzi: 2.1. A nyertes hálózatok kiértesítése után a Letter of Acceptance aláírásával, lepecsételésével és visszaküldésével elfogadja az elnyert hónapkereteket és a hálózati munka alapszabályait. A hálózat hivatalos mőködésének feltétele, hogy a nyilatkozat visszaküldjék a Tempus Közalapítványnak. 2.2. Az elnyert hónapkeret konkrét, intézményenkénti elosztása a résztvevık közös feladata. A különbözı CEEPUS országokra megadott keretszámokat nem lehet átrendezni, még akkor sem, ha a hálózat összes ösztöndíjhónap mennyisége változatlan marad, mivel a CEEPUS ösztöndíjakat mindig az adott fogadó ország biztosítja. 3. Hálózati koordinátor/partner feladatai Az alábbi feladatokat a hálózati koordinátor elıbb felsorolt feladatai mellett végzi, a hálózati partnerekre csak az alábbiak vonatkoznak: 3.1. Biztosítja az intézménybe érkezı külföldi hallgatók/oktatók szakmai programjának.
3.2. Tanévenként két alkalommal meghirdeti a kiutazók számára a CEEPUS ösztöndíjas helyeket nyilvános, mindenki számára elérhetı módon, figyelembe véve a Tempus Közalapítvány által meghatározott pályázati határidıket. 3.3. Folyamatosan kapcsolatot tart az intézményi CEEPUS-koordinátorral. 3.4. Szükség szerint kapcsolatot tart a Tempus Közalapítvánnyal. 3.5. Kiállítja a beérkezı ösztöndíjasok számára az on-line formátumú igazoló levelet (Letter of Confirmation) a támogatott periódus végén. A Letter of Confirmation az ösztöndíjas fogadóintézményben eltöltött idıszakának igazolására szolgál. A mobilitásban részt vett hallgató/oktató kötelessége ezt az igazolást kitöltetni a fogadó intézmény koordinátorával. 3.6. Folyamatosan tájékoztatja a hálózati koordinátort/partnereket a fogadási keretek felhasználásáról. 3.7. Elkészíti a záró szakmai beszámolót. 4. Hallgatói / oktatói mobilitás a CEEPUS programban 4.1. Az oktatói és hallgatói mobilitás a hivatalos CEEPUS országok (Albánia, Ausztria, Bosznia- Hercegovina, Bulgária, Csehország, Horvátország, Koszovó, Macedónia, Magyarország, Montenegró, Lengyelország, Románia, Szerbia, Szlovákia, Szlovénia) akkreditált felsıoktatási intézményei között valósítható meg. 4.2. Az oktatói és hallgatói mobilitás az elfogadott hálózatok keretein belül a fogadó intézmény fogadási keretének erejéig valósítható meg. Az eredetileg nem tervezett mobilitások (nyári egyetem, intenzív kurzus, hallgatói kirándulás, freemoverek) hónapkereten felüli igénye a hálózatok által fel nem használt hónapkeretbıl fedezhetık. (ld. bıvebben 8. pont) 4.3. A támogatás ösztöndíjat jelent, amely tartalmazza a Magyarországra érkezıknek szánt szállás-hozzájárulást, de nem fedezi az utazási költségeket. A beutazók biztosítását a CEEPUS országok között szociálpolitikai egyezmények biztosítják, melynek keretében a sürgısségi ellátás ingyenes a beérkezı CEEPUS ösztöndíjasok részére. Ha a beérkezı ösztöndíjas kiegészítı egészségbiztosítást szeretne kötni, akkor azt saját forrásból kell fedeznie. 4.4. A CEEPUS ösztöndíjasoktól nem szabad tandíjat vagy beiratkozási díjat kérni. Az ösztöndíjat a kiutazó a fogadó országtól kapja, melynek összege ennek megfelelıen változó. 4.5. A CEEPUS program keretében a magyar fogadó intézmények a beérkezı hallgatóknak és oktatóknak az alábbiak szerint teljesíthetnek kifizetéseket: Az oktatóknak min. 5 munkanap alatt legalább 6 tanítási óra megtartása kötelezı a fogadó intézményben. A közös képzési program keretében, vagy a közös program kidolgozása céljával utazó oktatók esetén a kötelezı minimum tanítási óraszám 5 munkanap alatt 4 óra. 4.6. A Magyarországra érkezı ösztöndíjasok pályázataira csak akkor fizethetı támogatás, ha: a hallgató és az oktató elfogadta az ösztöndíját az on-line rendszerben és a Tempus Közalapítvány a Letter of Award elektronikus úton való megküldésével tájékoztatja a fogadó intézményt arról, hogy a támogatás kifizethetı az ösztöndíjasoknak. 4.7. A 2009/2010-es tanévtıl nem különböztetjük meg az oktatókat a tartózkodási idıtartam, ill. a megtartott tanítási óra szerint. Ezért az oktatóknak nem kell elküldeniük a Tempus Közalapítványhoz a Letter of Acceptance dokumentumot. 4.8 Az Obligations of a CEEPUS Scholarship Holder -t a pályázó a központi CEEPUS honlapon fogadja el, ezért nem kell elküldenie az aláírt dokumentumot a Tempus Közalapítványnak.
4.9. A fogadó intézmény a bejövı hallgatók és oktatók számára köteles a CEEPUS program mobilitási alapelvei szerint a helyi hallgatókkal egyenlı bánásmódot biztosítani. 4.10. Fentiek értelmében erısen ajánlott, hogy a beérkezı hallgatók kollégiumi térítési díja ne legyen magasabb az adott felsıoktatási intézményben tanuló magyar hallgatókénál, valamint a tartózkodás idıtartamától függıen ideiglenes vagy állandó diákigazolvány biztosítható részükre. 4.11. A fogadó intézmény nem szólíthatja fel a bejövı hallgatókat tanulmányi díjak megfizetésére, pl.: tandíj, regisztrációs díj, vizsgadíj *. 4.12. 4.3-tıl 4.11-ig jelölt pontok az freemover hallgatókra is érvényesek. 5. A hallgatói/oktatói mobilitási ösztöndíj elnyerésének feltételei 5.1. CEEPUS ösztöndíjas csak az a hallgató lehet, aki alapképzéses hallgatók esetében: 2 lezárt félévvel rendelkezik a kiutazáskor aktív hallgatói jogviszony CEEPUS országbeli állampolgárság, kivéve: ld 5.4. az adott hálózat intézményi koordinátora, vagy hálózati koordinátor/ partner támogatja. A hallgatói mobilitás célja lehet féléváthallgatás részvétel nyári egyetemen, intenzív kurzuson, hallgatói kiránduláson laboratóriumi munka szakmai gyakorlat Diplomamunkakészítés 5.2. Oktatóként CEEPUS ösztöndíjban csak az részesülhet, aki egy részvételre jogosult felsıoktatási intézmény alkalmazottja, akinek munkaköri kötelességei közé tartozik az oktatás, és CEEPUS-ország állampolgára (ez alól kivételt jelentenek a CEEPUS hálózatok mőködésében részt vevı vendégoktatók, akik állampolgárságuktól függetlenül részt vehetnek az oktatói mobilitásban), és akit az adott hálózat intézményi koordinátora, vagy hálózati koordinátor/ partner támogat. Az oktatói mobilitás célja: Elsısorban oktatási tevékenység, melynek során 5 munkanap alatt legalább 6 tanóra megtartása kötelezı. Közös képzési program kidolgozása céljával utazó oktatók esetén a kötelezı minimum tanítási óraszám 5 munkanap alatt 4 tanóra. Az oktatási tevékenységhez társulhat kutatás, konferencián való részvétel, de ez nem lehet kizárólagos cél. 5.3. Egyéb feltételek: A pályázó saját állampolgárságával megegyezı országba nem utazhat CEEPUS támogatással. Egy tanéven belül a kiutazás meghosszabbítható, de az ösztöndíjas periódus egésze nem haladhatja meg a 10 hónapot. 5.4. Nem CEEPUS országbeli állampolgársággal rendelkezı pályázók egyenlı státusz fogalma: * Laboratóriumi díjak, vizsgadíjak vagy könyvtári díjak abban az esetben kérhetıek a bejövı hallgatóktól, ha ezeket a Támogatott hazai hallgatóitól is beszedi, a tılük kért összeggel megegyezıen.
Az alábbi feltételek mellett az ún. Equal Status dokumentumok birtokában lévı személyek is jogosultak a CEEPUS pályázatokban való részvételre: Tartózkodási engedéllyel rendelkezı európai és harmadik országbeli állampolgárok Menekültek, hontalanok, kettıs állampolgársággal rendelkezı személyek. Csak CEEPUS tevékenységekre pályázhatnak. A fogadóországtól párhuzamosan két támogatásban nem részesülhet a pályázó. Hallgatók részérıl szükséges a nappali tagozatos hallgatói státusz igazolása. A pályázók jelentkezésüket azon ország nemzeti irodájához küldik, ahol nappali tagozatos hallgatói jogviszonyuk fennáll. A kettıs állampolgársággal rendelkezı hallgatók eredetileg választott státuszukat kötelesek fenntartani a jelentkezés minden további szakaszában. A jelentkezı oktatók fıállású alkalmazottak kell, hogy legyenek a küldı intézményben. Az egyenlı státuszt dokumentumokkal kell igazolni akkor, amikor a pályázatot feltölti a központi CEEPUS honlapra. 6. Az ösztöndíjasok kiválasztása 6.1. A CEEPUS Egyezmény elveinek megfelelıen biztosítani kell a mobilitásban résztvevık számára az esélyegyenlıséget. A hónapkeretekre a pályázati kiírásokat elérhetıvé kell tenni írásban és minden érdeklıdı számára elérhetı helyen. A pályázati felhívás történhet centralizált módon, illetve karonként, tanszékenként is. 6.2. Az esélyegyenlıség elısegítése érdekében a CEEPUS ösztöndíjakat a hátrányos helyzető pályázók számára is elérhetıvé kell tenni, ezért a kiválasztás során figyelembe kell venni a hátrányos helyzetőséget. Hátrányos helyzetőnek tekintjük azt a hallgatót, aki árvaellátásban részesül és/vagy fogyatékossággal él és/vagy tartósan beteg és /vagy speciális étkezési igényő és/vagy akit az intézmény egyéb okból hátrányos helyzetőnek minısített (pl. szociális ösztöndíjban részesül). 6.3. Továbbá elınyben kell részesíteni az ösztöndíjasok kiválasztásakor azokat, akik még nem részesültek CEEPUS ösztöndíjban. Elıbbiek a freemover pályázókra is vonatkoznak. 6.4. A pályázati kiírásnak tartalmaznia kell az alábbiakat: A hálózat száma A hálózat által megfogalmazott általános célkitőzése címszavakban Képzési programok, kurzuslehetıségek a megpályázható intézményekben Kapcsolattartó személy intézményi-, hálózati koordinátor személye, elérhetıségei Jelentkezés feltételei Megpályázható intézmények, hónapkeretek Az oktatás nyelve A pályázat beadás határideje, módja A pályázat elbírálásának módja, szempontjai 6.5. A pályázati felhívásokat az intézménynek meg küldenie elektronikusan a Tempus Közalapítványhoz, a CEEPUS@tpf.hu e-mail címre, 2010. május 15-ig illetve 2010. szeptember 30-ig.
6.6. A CEEPUS koordinátorok csak az általuk ösztöndíjra javasolt pályázatokat továbbítják a Tempus Közalapítványnak. A TKA módosíthatja a kiválasztottak listáját (például ha a kiválasztott hallgató/oktató nem felel meg a fenti mobilitási feltételeknek, illetve ha a megpályázott hónapok meghaladják a rendelkezésre álló keretet). 6.7. Tájékoztatni kell az érdeklıdıket a freemover-ként való pályázás lehetıségére, ha a hallgató/oktató nem talált magának olyan hálózatot, melyben a küldı-, és/vagy a célegyetem szerepel. 6.8. Az egyéni mobilitási pályázatok beadási határideje: ıszi félévre június 15. tavaszi félévre október 31. A pályázatokat elektronikusan kell feltölteni a Központi CEEPUS Iroda honlapján a GRAIN rendszerbe. A Magyarországról kiutazók esetében a pályázatoknak a fenti dátumokig be kell érkezniük a TKA-hoz. 7.1. Hallgatók 7. A megpályázható idıszak Féléváthallgatás esetén ajánlott az egy tanulmányi félév (szorgalmi és vizsgaidıszak), vagy trimeszter, egy tanévben maximum 10 hónap. A minimális tartózkodási idıszak 3 hónap, ez alól kizárólag a diplomamunkát végzık kivételek, akik 1-10 hónapra is érkezhetnek. A diplomamunka készítését jelezni kell a pályázatban. A posztgraduális és Ph.D. képzésben résztvevık minimum 1 hónapra, maximum 10 hónapra jelentkezhetnek. Hallgatók esetében technikailag egy hónapnak minısül a legalább 21 napos külföldi tartózkodás. Több hónapos ösztöndíj idıszak esetén az utolsó hónap 16 nap felett teljes hónapnak minısül. Nem félév-áthallgatási célú mobilitás (Kreditpont adása és elismerése ilyenkor is kötelezı!): a) nyári egyetem: minimum 10 munkanap; b) intenzív nyelvi vagy szakmai kurzus: minimum 10 munkanap. c) hallgatói kirándulás: 2-3 munkanapos, tudományos, és/vagy mővészeti kurzus. 7.2. Oktatók Az oktatói kiutazás idıtartama minimum 1 hónap, maximum 10 hónap. Oktatók esetén technikailag 1 hónapnak minısül a legalább 5 munkanapos külföldi tartózkodás, mely idıszak alatt legalább 6 tanítási óra megtartása kötelezı a fogadó intézményben. A Közös Oklevélprogram kidolgozása céljával utazó oktatók esetén a kötelezı tanítási óraszám 5 munkanap alatt minimum 4 óra. 7.3. Egyéb feltételek: Hallgatók esetében a második CEEPUS kiutazásra csak különösen indokolt esetben kerülhet sor, és ha a küldı intézmény a megfelelı indoklást a pályázat továbbításakor megküldi a Tempus Közalapítványnak, és a TKA az indoklást jóváhagyja. Ph.D. hallgatók és oktatók többször is utazhatnak, a CEEPUS Miniszteri Bizottság 2004. március 13-i varsói ülésen hozott döntése értelmében azonban a kirívóan gyakori kiutazások esetében a TKA indoklást kérhet a pályázótól, valamint a küldı hálózat koordinátorától/partnerétıl, amelyet továbbít a Központi CEEPUS Irodához. A CEEPUS Miniszteri Bizottság 2007. február 29-i ülésén hozott egyhangú döntése értelmében a CEEPUS II programban a hallgatók képzési ciklusonként maximum 10-10 hónapra kaphatnak ösztöndíjat. A doktoranduszokra vonatkozóan nincs felsı határa a támogatott idıszaknak. 8. A fogadási készség visszaigazoltatása
A fogadó egyetemnek/fıiskolának vissza kell igazolnia a Tempus Közalapítvány felé a beutazó ösztöndíjas fogadását és az ösztöndíjas tartózkodási idıszakát. Ennek folyamatát az alábbiakban ismertetjük: I. A beérkezık pályázatait a rendszer a küldı ország nemzeti CEEPUS irodájától automatikusan a magyar fogadó intézmény hálózati koordinátorához/partneréhez továbbítja, aki a fogadási készséget a pályázat Tempus Közalapítványhoz való továbbításával igazolja. Amennyiben a pályázót a tanszék valamilyen okból (hónapkeret hiány, nem megfelelı szakirány, stb.) nem tudja fogadni, ezt is jelezni kell a Tempus Közalapítványnak a jelentkezés elutasításával. II. III. i. Ha a hálózati koordinátor/partner nem elérhetı, ismeretében az intézményi koordinátor is jogosult a fogadókészség igazolására (ehhez szükséges a belépési kód). A pályázat beérkezésérıl a rendszer automatikusan generált e-mailben tájékoztatást küld a fogadó intézmény hálózati koordinátora/partnere felé. A fogadási készséget elektronikus úton, a Központi CEEPUS Iroda honlapján a pályázat beérkezésétıl számított 2 héten belül kell igazolni. Ennek módjáról bıvebb információ a Tempus Közalapítvány honlapján olvasható. A Tempus Közalapítvány addig nem fogad el egyéni pályázatot, amíg a fogadóintézmény nem hagyja jóvá a pályázatot elektronikus formában. A visszaigazolás után a TKA értesíti a pályázót az ösztöndíj elnyerésérıl, mégpedig úgy, hogy e-mailben kiküldi a Letter of Award -ot a fogadó intézménynek. Ez alapján a támogatás kifizethetı az ösztöndíjasoknak, miután a hallgató és az oktató elfogadta a megítélt ösztöndíjat a központi CEEPUS honlapon. Ez utóbbira a fogadóintézmény felhívja a beérkezı és a kiutazó ösztöndíjasok figyelmét. Amíg a Letter of Award elektronikus úton nem érkezik meg az intézményhez, az ösztöndíj nem fizethetı ki!